Text/bitmap/Excel/CSV files
To import external files into PhraseExpress:
- Open the main program window.
- Highlight the desired target folder in the phrase tree view.
- Click
- Selected the file(s) to import.
Alternatively, drag & drop the file(s) into the desired target phrase folder in the phrase tree view.
Depending on the file type, PhraseExpress shows a selection of following options:
| Import Option | Description |
|---|---|
| Imports the entire file contents as a whole. | |
Splits the source file line-by-line and generates separate phrases for each imported line. | |
PhraseExpress creates a new phrase with a macro function that opens the external file with it's associated default program (defined in the Microsoft Windows settings). Example: If you import a Microsoft Excel .XLS file this way, PhraseExpress will launch Excel and load the Excel spreadsheet. |
Embedding vs Linking
Sie können den Inhalt externer Quelldateien entweder importieren oder alternativ eine dynamische Verknüpfung zwischen PhraseExpress und der Quelldatei erstellen:
- Beim Import werden die Daten werden von der externen Datenquelle übernommen und als unabhängige Kopie in Ihrer Textbausteindatei gespeichert. Dadurch wird die externe Datei von PhraseExpress nicht mehr benötigt.
Vorteil: Die Datenquelle wird nach dem Import nicht mehr von PhraseExpress benötigt.
Nachteil: Es besteht keine Verbindung zwischen den externen Daten und PhraseExpress und spätere Änderungen in der externen Datenquelle werden von PhraseExpress nicht berücksichtigt. Dazu müssten Sie die Daten löschen und erneut importieren. - Bei Verknüpfung der externen Daten werden lediglich Verweise (Verknüpfung) der externen Daten in die Textbausteindatei importiert. PhraseExpress generiert bei jedem Start die Textbausteine erneut aus der Datenquelle.
Vorteil: Änderungen in der externen Datei werden in PhraseExpress widergespiegelt.
Nachteil: Die Datenquelle muss PhraseExpress immer zur Verfügung stehen.