Diese Dokumentation bezieht sich auf PhraseExpress v16 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 15 ist hier verfügbar
Text-/Bild-/Excel-/CSV-Dateien
Um externe Dateien in PhraseExpress zu importieren:
- Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
- Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Ziel-Textbausteinordner.
- Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche
.
- Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
Alternativ ziehen Sie eine oder mehrere Datei(en) oder ganze Dateiverzeichnisse mit der Maus in den gewünschten Zielordner der Textbaustein-Baumansicht.
Die weiteren Schritte hängen vom Dateityp ab:
Importart | Beschreibung |
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Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie in PhraseExpress gespeichert. Vorteile:
Nachteil:
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Es wird ein neuer Textbaustein mit der Makrofunktion und Verweis auf die externe Datei erstellt. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben. Vorteile:
Nachteile:
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Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion mit dem dazugehörigen Programm öffnet. Beispiele:
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PhraseExpress kann aus jeder Zeile einer Quelldatei einen separaten Textbaustein generieren. Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen ("Separator") voneinander getrennt sind. Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind. Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein » Autotext mitteilen. Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein. Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen. Voraussetzungen für die zu importierende TextdateiGegebenenfalls müssen Sie Textdateien vor dem Import anpassen, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann:
Bei Berücksichtigung dieser Regeln ermittelt PhraseExpress den Separator in den meisten Fällen automatisch. Diesen können Sie ihn im Importdialog auch manuell anpassen. | |
PhraseExpress kann Dateien ganzer Dateiverzeichnisse importieren und dabei auch die Dateiordnerstruktur in der Textbausteinbaumstruktur abbilden. Für jede zu importierende Datei lässt sich hierbei separat die gewünschte Importmethode wählen (Einbetten, Verknüpfen, etc.). |
Verknüpfung
Sie können entweder den Inhalt von externen Quelldateien importieren oder alternativ eine dynamische Verknüpfung zwischen PhraseExpress und der Quelldatei erstellen:
Importieren
Die Daten werden aus der externen Datenquelle übernommen und in Ihrer Textbausteindatenbank gespeichert.
Vorteil: Die Datenquelle wird von PhraseExpress nach dem Import nicht mehr benötigt. Die importierten Daten wandern mit Ihrer Textbausteindatenbank.
Nachteil: Spätere Änderungen in der Quelldatei werden nicht in der PhraseExpress Textbausteindatenbank aktualisiert. Nach dem Import gibt es keine Datenverbindung zwischen der Quelldatei und PhraseExpress. Um Inhalte zu aktualisieren, müssten Sie die importierten Daten in PhraseExpress löschen und erneut importieren.
Dynamische Verknüpfung
Es werden nur Referenzen (Verknüpfungen) der externen Daten in die Phrasendatenbank importiert PhraseExpress generiert bei jedem Start die Textbausteine neu aus der Datenquelle.
Vorteil: Änderungen in der externen Datei werden in PhraseExpress beim nächsten Programmstart aktualisiert.
Nachteil: Die Datenquelle muß für PhraseExpress zu jeder Zeit verfügbar sein. Wenn Sie z. B. eine Verknüpfung zu einer Datei herstellen, die auf einem Netzwerkspeicher abgelegt ist, funktioniert sie nicht, wenn Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.
Wenn Sie die Textbausteindatenbank gemeinsam mit einem Team nutzen, müssen alle Benutzer auch Zugriff auf eine dynamisch verknüpfte Quelldatei haben.