Einbetten

Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie in PhraseExpress gespeichert.

Vorteile:

• Die Originaldatei kann verschoben oder gelöscht werden, weil die Inhalte innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei gespeichert werden.
• Das Einfügen des Dateiinhalts geschieht sehr schnell, weil der Inhalt nicht erst von der externen Quelldatei geladen werden muss.

Nachteil:

• Die Datei kann je nach Dateiformat innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei erheblich mehr Platz benötigen, als sie als eigenständige separate Datei einnimmt. Sie sollten diese Option daher nur sparsam einsetzen, wenn eine Einbettung unbedingt erforderlich ist.

Verknüpfen

Es wird ein neuer Textbaustein mit der Makrofunktion und Verweis auf die externe Datei erstellt. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben.

Vorteile:

• Die Makrofunktion benötigt nur sehr wenig Speicherplatz in der Textbausteindatei.
• Es wird stets der aktuellste Inhalt der Quelldatei eingefügt, falls sich die Datei zwischenzeitlich geändert hat, weil sie zum Zeitpunkt des Ausführens des Textbausteins geladen wird.

Nachteile:

• Das Ausführen des Textbausteins dauert länger, weil die Datei erst zum Zeitpunkt des Ausführens geladen wird.
• Die externe Datei darf nicht verschoben oder gelöscht werden, weil ansonsten der Verweis auf die externe Datei ins Leere läuft. In diesem Fall wird das Makro von PhraseExpress ignoriert.
• Wenn Sie die Textbausteindatei auf einem anderen Rechner verwenden, muss die Quelldatei unter dem gleichen Dateipfad verfügbar sein.

Mit dazugehörigem Programm starten

Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion mit dem dazugehörigen Programm öffnet.

Beispiele:

• Wenn Sie auf diese Weise eine Microsoft Excel .XLS Datei importieren und den Textbaustein später aufrufen, dann öffnet PhraseExpress die entsprechende Excel-Datei in MS Excel.
• Wenn es sich bei der externen Datei um eine URL Verknüpfung handelt, öffnet PhraseExpress die entsprechende Internetseite im Standardbrowser.

Zeilenweise importieren

PhraseExpress kann aus jeder Zeile einer Quelldatei einen separaten Textbaustein generieren.

Videoanleitung

Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen ("Separator") voneinander getrennt sind.

Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind.

Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein » Autotext mitteilen.

Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein.

Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen.

Voraussetzungen für die zu importierende Textdatei

Videodemo eines Excel Imports

Gegebenenfalls müssen Sie Textdateien vor dem Import anpassen, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann:

• Die Liste muss in einer unformatierten .txt Textdatei vorliegen.
• Pro Zeile darf nur je ein Textbaustein und optional die dazugehörige Autotext-Abkürzung enthalten sein.
• Die Reihenfolge von Textbaustein <-> Autotext ist unwichtig, muss aber für alle Zeilen beibehalten werden.
• Der Separator muss in jeder Zeile identisch sein.
• Der Separator kann mehrere Zeichen beinhalten, darf aber in seiner Gesamtheit nicht im restlichen Text vorkommen.

Bei Berücksichtigung dieser Regeln ermittelt PhraseExpress den Separator in den meisten Fällen automatisch. Diesen können Sie ihn im Importdialog auch manuell anpassen.

Inklusive Ordnerstruktur importieren

PhraseExpress kann Dateien ganzer Dateiverzeichnisse importieren und dabei auch die Dateiordnerstruktur in der Textbausteinbaumstruktur abbilden.

Für jede zu importierende Datei lässt sich hierbei separat die gewünschte Importmethode wählen (Einbetten, Verknüpfen, etc.).