Diese Dokumentation bezieht sich auf die PhraseExpress v17 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 16 ist hier verfügbar

Externe Daten

PhraseExpress kann Daten aus extermen Quellen extrahieren und in einen Textbausteine einbetten; zum Beispiel Textdateien, Microsoft Outlook E-Mails, CSV, Excel XLS Zellenwerteoder Werte aus einer XML-Datei.

MS Outlook Add-In

Das Microsoft Outlook Add-In wird optional mit der Programminstallation des gewöhnlichen PhraseExpress Clients installiert.

Das PhraseExpress Outlook Add-In erweitert die Makrofunktionen für "Externe Daten", um verschiedene Daten aus Microsoft Outlook zu extrahieren:

Das Outlook-Add-In kann den Titel, Vor- und Nachnamen, das Geschlecht und die E-Mail-Adresse des Senders, die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Text der Eaktuell im Posteingang markierten E-Mail extrahieren.

Diese Informationen können mit zusätzlichen Makrofunktionen verwendet werden, um leistungsstarke Funktionen zu erstellen:

  • Antworten Sie mit einer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage, die von einer der oben extrahierten Informationen abhängt.
  • Antworten Sie mit einer personalisierten Anrede mit dem Namen des Absenders. Die Beispieltextbausteindatei beinhaltet hierzu einige Anwendungsbeispiele.
  • Automatische Anzeige von Textbausteinen in Abhängigkeit vom E-Mailinhalt. Zeigen Sie z.B. Textbausteine aus dem Vertrieb an, wenn in der E-Mail nach Marketinginformationen gefragt wird ( Videoanleitung).

Das Add-In kann diese Daten ausschließlich aus der aktuell ausgewählten E-Mail im Posteingang extrahieren. Es funktioniert nicht für alle anderen in Outlook gespeicherten E-Mails.

Name, Titel und Geschlecht werden durch Analyse des E-Mail-Textes extrahiert und eignen sich am besten für Geschäfts-E-Mails mit standardisiertem Layout. Die Erkennung ist daher nicht 100%ig.

Das Add-In erfordert eine lokale Microsoft Outlook Installation unter Windows. Online/browserbasiertes Outlook oder Apple Mac wird nicht unterstützt.

Sollten Sie die Option im Zuge der gewöhnlichen Installation abgewählt haben, wiederholen Sie die Installation und setzen Sie das Häkchen zur Installation des PhraseExpress Outlook Add-Ins. Wird bei der Installation die Option nicht angeboten, konnte PhraseExpress keine lokal installiertes Microsoft Outlook finden.

Installation

Im Zuge der Installation der regulären PhraseExpress Version (nicht bei Verwendung der MSI Installationsdatei) wird die Installation des Outlook Add-Ins angeboten.

Um das Outlook Add-In zu installieren:
  1. Beenden Sie Microsoft Outlook.
  2. Installieren Sie den gewöhnlichen PhraseExpress Client. Stellen Sie sicher, Outlook Add-In Option anzukreuzen:



    Bei fehlender Option konnte PhraseExpress keine lokale Outlook Installation finden. Das Add-In funktioniert nicht mit der Onlineversion von Microsoft Office.
  3. Folgen Sie den Anweisungen im Zuge der Installationsprozedur. Wir empfehlen Ihnen bei erster Verwendung, die Beispiel-Textbausteine zu installieren!

Das Add-In startet automatisch mit der PhraseExpress Hauptanwendung und benötigt keine Konfiguration.

Wählen Sie bei der PhraseExpress Installation "Für alle Benutzer installieren", da das Outlook Add-In Administrationsrechte erfordert.

Microsoft Windows beschränkt die Add-In Installation auf das Benutzerkonto, mit dem die PhraseExpress Installation erfolgt. Es steht nicht ohne weiteres für andere Benutzerkonten auf diesem Rechner zur Verfügung.

Um das Add-In für alle Anwender des Rechners verfügbar zu machen:
  1. Beenden Sie Microsoft Outlook.
  2. Installieren Sie PhraseExpress mit aktivierter Outlook Add-In Option.
  3. Starten Sie Microsoft Outlook mit Administratorrechten (Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Outlook Programmverknüpfung und wählen Sie die entsprechende Option).
  4. Installieren Sie das PhraseExpress Outlook Add-In in Microsoft Outlook mit der dafür vorgesehenen Funktion ("Datei » Optionen » Verwalten: Add-Ins » Los » Hinzufügen…").
  5. Wählen Sie die PhraseExpress Outlook Add-In Datei "pexmsol.dll", die sich im PhraseExpress Programmverzeichnis befindet (Standard: "C:\Programme(x86)\PhraseExpress").

Erste Schritte

Videodemo

Sofern Sie die mit der Installation mitgelieferten Beispieltextbausteine nicht gelöscht haben, können Sie sofort loslegen:

  1. Starten Sie PhraseExpress und Outlook.
  2. Markieren Sie eine beliebige Email mit normaler Gestaltung (Anrede, Inhalt und Grußformel) im Outlook Posteingang.
  3. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG+R, um die Email zu beantworten.
  4. Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie die gewünschte Anrede:

Alternativ können Sie in der Antwort-Email auch den Autotext "sgh" (Abkürzung für "Sehr geehrter Herr"), oder "sgf", gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, um die Anrede ohne Maus aufzurufen.

Bei englischsprachigen Emails geben Sie stattdessen "Dear" und ein Leerzeichen ein.

Geschlechtserkennung

Diese Makrofunktion ermittelt mit Hilfe einer intern gespeicherten Vornamenliste das Geschlecht des Email-Absenders.

Videoanleitung

Geschlecht des AbsendersAusgabe der Makrofunktion
Nicht ermittelbar0
Weiblicher Absender1
Männlicher Absender2
Sowohl männlich als auch weiblich möglich3

Sprachübersetzung

PhraseExpress unterstützt Onlinedienste, wie DeepL oder OpenAI zur Übersetzung von Texten per Makrofunktion in die angegebene Zielsprache.

Demovideo

Sofern keine Quellsprache angegeben ist, analysiert der Übersetzungsalgorithmus den Text, um die Sprache des Textes automatisch zu bestimmen.

AI Textbearbeitung

Videotutorial

Das Makro "KI Textbearbeitung" ermöglicht die Nutzung von künstlicher Intelligenz ("KI") in jeder Anwendung:

Im Makrodialog definieren Sie die Eingabe, also den Text der von der KI bearbeitet werden soll, sowie die Anweisung in natürlicher Sprache, wie die KI den Text verarbeiten soll:

Über das Zahnradsymbol können Sie das gewünschte Sprachmodell wählen und weitere AI Parameter konfigurieren.

Die wahre Stärke liegt in der Kombination des KI Makros mit weiteren PhraseExpress Makrofunktionen. Mit einem Rechtsklick in eines der Eingabefelder können Sie eine PhraseExpress Makrofunktion in das KI-Makro einfügen.

Sie können das Eingabe leer lassen und die KI auffordern, einen Text zu generieren, statt einen bestehenden Text zu bearbeiten; z.B. "schreibe ein zufälliges Keksrezept".

Einfügen externer Dateiinhalte

Diese Makrofunktion gibt den Inhalt der angegebene Datei aus.

Unterstützte Dateitypen

DateiartDateiendung
Textdateien.TXT, .RTF, .HTM, .HTML, .DOC, .DOCX

Bilddateien

.BMP, .JPG, .PNG

Excel-Dateien

.XLS, .XLSX

Microsoft Word- & Excel-Dokumente erfordern ein installiertes Microsoft Office.

Externe Datei einfügen

Diese Makrofunktion kopiert den Inhalt der angegebenen Datei in die Windows Zwischenablage und fügt die Zwischenablage in die aktuelle Zielanwendung ein.

Microsoft Word- & Excel-Dokumente erfordern ein installiertes Microsoft Office.

MS Excel Zellenwerte

Diese Makrofunktion gibt die Zelle(n) einer Microsoft Excel-Datei aus:

Parameter:
  • "Zeile" und "Spalte" definieren die Koordinate des auszulesenden Wertes (jeweils ab Zahl 1).
  • Bei optionaler Angabe von Endzeile und/oder Endspalte werden die Werte bis zur jeweiligen Koordinate ausgegeben (jeweils ab Zahl 1). Wird sowohl eine Endspalte und Endzeile angegeben, werden die entsprechenden Zellen des Ausschnitts der CSV-Datei von "links oben bis rechts unten" ausgegeben.
  • Der optionale Parameter Tabellenblatt definiert die gewünschte Tabelle (ab Zahl 1).
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Zeile werden diese optional mit dem unter Spaltenseparator angegebenen Zeichen aneinandergereiht ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Spalte werden diese optional mit dem, unter Zeilenseparator definierten Trenntext aneinandergereiht ausgegeben.

Die Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Finde MS Excel-Tabellenspalte

Die Makrofunktion gibt die Spaltenkoordinate (Zahl ab 1) des optional gewählten "Tabellenblatts" einer Microsoft Excel-Datei aus, in der sich der "Suchtext" befindet:

Diese Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Finde MS Excel-Tabellenzeile

Die Makrofunktion gibt die Zeilenkoordinate (Zahl ab 1) des optional gewählten "Tabellenblatts" einer Microsoft Excel-Datei aus, in der sich der "Suchtext" befindet.

Diese Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Die Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

CSV Werte

Diese Makrofunktion gibt die Zelle(n) einer CSV-Datei ("comma separated values", englisch für "kommagetrennte Werte") aus.

Parameter:
  • "Zeile" und "Spalte" definieren die Koordinate des auszulesenden Wertes (jeweils ab Zahl 1).
  • Bei optionaler Angabe von Endzeile und/oder Endspalte werden die Werte bis zur jeweiligen Koordinate ausgegeben (jeweils ab Zahl 1). Wird sowohl eine Endspalte und Endzeile angegeben, werden die entsprechenden Zellen des Ausschnitts der CSV-Datei von "links oben bis rechts unten" ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Zeile werden diese optional mit dem unter Spaltenseparator angegebenen Zeichen aneinandergereiht ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Spalte werden diese optional mit dem, mit "Zeilenseparator" definierten Trenntext aneinandergereiht ausgegeben.

XML Wert

Diese Makrofunktion gibt den mittels XPath adressierten Wert einer XML-Datei aus.

Als XML Quelldatei kann auch eine URL angegeben werden.

Namensraum-Angaben werden für xpath Abfragen nicht unterstützt.

Datenbankabfrage

Dieses Makro stellt eine Verbindung zu einer SQL- oder Microsoft Access-Datenbank her und gibt die angegebene Abfrage aus:

Diese Makrofunktion extrahiert Daten aus einer Datenbankquelle, die innerhalb eines Textbausteins eingefügt werden, in dem das Makro verwendet wird. Zum Import einer ganzen Datenbank als Textbausteine dient stattdessen die Datenbank-Importfunktion.

Systemvoraussetzungen

Das Lesen externer Datenbanken erfordert spezielle Treiber:

  • Microsoft Access: Microsoft Access Driver (*.mdb)" x86 ODBC driver. Um die 32-bit statt der 64-bit Version zu installieren, verwenden Sie bitte den Kommandozeilenparameter /passive.
  • Microsoft SQL: Microsoft SQL NativeClient (Download)
  • MySQL: LibMySQL.dll (Kopieren Sie diese Datei in das PhraseExpress Programmverzeichnis)
  • Firebird SQL: Firebird SQL ODBC Treiber (Download)

Windows Umgebungsvariable

Diese Makrofunktion gibt die angegebene Windows-Umgebungsvariable aus (siehe Wikipedia).

ActiveDirectory Variable

Diese Makrofunktion gibt den angegebenen LDAP Wert aus. Diese Funktion ist praktisch für E-Mail-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Der Microsoft ActiveDirectory muss lokal installiert und verfügbar sein.

Inhaltsverzeichnis


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