Externe Daten

PhraseExpress kann Daten aus extermem Quellen extrahieren und in einen Textbausteine einbetten; zum Beispiel Textdateien, Microsoft Outlook E-Mails, CSV, Excel XLS Zellenwerte oder Werte aus einer XML-Datei.

MS Outlook Add-In

Das Microsoft Outlook Add-In wird optional mit der PhraseExpress-Programminstallation installiert.

Es erweitert die externen Datenmakrofunktionen um eine Reihe von Funktionen, um verschiedene Daten aus Outlook zu extrahieren:

Das Outlook-Add-In kann den Titel, Vor- und Nachnamen, das Geschlecht und die E-Mail-Adresse des Senders, die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Text der Eaktuell im Posteingang markierten E-Mail extrahieren.

Das Add-In kann diese Daten ausschließlich aus der ausgewählten E-Mail im Posteingang extrahieren. Es funktioniert nicht für alle anderen in Outlook gespeicherten E-Mails.

Titel und Name werden durch Analyse des E-Mail-Textes extrahiert und eignen sich am besten für Geschäfts-E-Mails mit standardisiertem Layout. Die Erkennung ist daher nicht 100%ig.

Das Add-In erfordert eine lokale Microsoft Outlook Installation.

Installation

  1. Beenden Sie Microsoft Outlook.
  2. Installieren Sie den gewöhnlichen PhraseExpress Client. Stellen Sie sicher, Outlook Add-In Option anzukreuzen.
  3. Folgen Sie den Anweisungen im Zuge der Installationsprozedur. Wir empfehlen Ihnen bei erster Verwendung, die Beispiel-Textbausteine zu installieren!

Das Add-In startet automatisch mit der PhraseExpress Hauptanwendung und benötigt keine Konfiguration.

Microsoft Windows beschränkt die Add-In Installation auf das Benutzerkonto, mit dem die PhraseExpress Installation erfolgt. Es steht nicht ohne weiteres für andere Benutzerkonten auf diesem Rechner zur Verfügung.

Um das Add-In für alle Anwender des Rechners verfügbar zu machen:
  1. Beenden Sie Microsoft Outlook.
  2. Installieren Sie PhraseExpress mit aktivierter Outlook Add-In Option.
  3. Starten Sie Microsoft Outlook mit Administratorrechten (Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Outlook Programmverknüpfung und wählen Sie die entsprechende Option).
  4. Installieren Sie das PhraseExpress Outlook Add-In in Microsoft Outlook mit der dafür vorgesehenen Funktion ("Datei » Optionen » Verwalten: Add-Ins » Los » Hinzufügen…").
  5. Wählen Sie die PhraseExpress Outlook Add-In Datei "pexmsol.dll", die sich im PhraseExpress Programmverzeichnis befindet (Standard: "C:\Programme(x86)\PhraseExpress").

Erste Schritte

Videodemo

Wenn die Addin-Textbausteinbeispiele installiert haben, können Sie sofort loslegen:

  1. Starten Sie PhraseExpress und Outlook.
  2. Markieren Sie eine beliebige Email mit normaler Gestaltung (Anrede, Inhalt und Grußformel) im Outlook Posteingang.
  3. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG+R, um die Email zu beantworten.
  4. Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie die gewünschte Anrede:

Alternativ können Sie in der Antwort-Email auch den Autotext "sgh" (Abkürzung für "Sehr geehrter Herr"), oder "sgf", gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, um die Anrede ohne Maus aufzurufen.

Bei englischsprachigen Emails geben Sie stattdessen "Dear" und ein Leerzeichen ein.

Geschlechtserkennung

Diese Makrofunktion ermittelt mit Hilfe einer intern gespeicherten Vornamenliste das Geschlecht des Email-Absenders.

Geschlecht des AbsendersAusgabe der Makrofunktion
Nicht ermittelbar0
Weiblicher Absender1
Männlicher Absender2
Sowohl männlich als auch weiblich möglich3

Einfügen externer Dateiinhalte

Diese Makrofunktion fügt den Inhalt der angegebene Datei im Moment des Ausführens des Textbausteins in den Textbaustein ein.

Unterstützte Dateitypen

DateiartDateiendung
Textdateien.TXT, .RTF, .HTM, .HTML, .DOC, .DOCX

Bilddateien

.BMP, .JPG, .PNG

Excel-Dateien

.XLS, .XLSX

Microsoft Word- & Excel-Dokumente erfordern ein installiertes Microsoft Office.

Externe Datei einfügen

Diese Makrofunktion kopiert den Inhalt der angegebenen Datei in die Windows Zwischenablage und fügt die Zwischenablage in die aktuelle Zielanwendung ein.

Microsoft Word- & Excel-Dokumente erfordern ein installiertes Microsoft Office.

CSV Werte

Diese Makrofunktion fügt die Zelle(n) einer CSV-Datei ("comma separated values", englisch für "kommagetrennte Werte") dynamisch im Moment des Ausführens des Textbausteins ein.

Parameter:
  • "Zeile" und "Spalte" definieren die Koordinate des auszulesenden Wertes (jeweils ab Zahl 1).
  • Bei optionaler Angabe von Endzeile und/oder Endspalte werden die Werte bis zur jeweiligen Koordinate ausgegeben (jeweils ab Zahl 1). Wird sowohl eine Endspalte und Endzeile angegeben, werden die entsprechenden Zellen des Ausschnitts der CSV-Datei von "links oben bis rechts unten" ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Zeile werden diese optional mit dem unter Spaltenseparator angegebenen Zeichen aneinandergereiht ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Spalte werden diese optional mit dem, mit "Zeilenseparator" definierten Trenntext aneinandergereiht ausgegeben.

MS Excel Zellenwerte

Diese Makrofunktion fügt die Zelle(n) einer Microsoft Excel-Datei dynamisch im Moment des Ausführens des Textbausteins ein.

Parameter:
  • "Zeile" und "Spalte" definieren die Koordinate des auszulesenden Wertes (jeweils ab Zahl 1).
  • Bei optionaler Angabe von Endzeile und/oder Endspalte werden die Werte bis zur jeweiligen Koordinate ausgegeben (jeweils ab Zahl 1). Wird sowohl eine Endspalte und Endzeile angegeben, werden die entsprechenden Zellen des Ausschnitts der CSV-Datei von "links oben bis rechts unten" ausgegeben.
  • Der optionale Parameter Tabellenblatt definiert die gewünschte Tabelle (ab Zahl 1).
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Zeile werden diese optional mit dem unter Spaltenseparator angegebenen Zeichen aneinandergereiht ausgegeben.
  • Bei Ausgabe mehrerer Zellen einer Spalte werden diese optional mit dem, unter Zeilenseparator definierten Trenntext aneinandergereiht ausgegeben.

Die Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Finde MS Excel-Tabellenspalte

Die Makrofunktion gibt die Spaltenkoordinate (Zahl ab 1) des optional gewählten "Tabellenblatts" einer Microsoft Excel-Datei aus, in der sich der "Suchtext" befindet.

Diese Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Finde MS Excel-Tabellenzeile

Die Makrofunktion gibt die Zeilenkoordinate (Zahl ab 1) des optional gewählten "Tabellenblatts" einer Microsoft Excel-Datei aus, in der sich der "Suchtext" befindet.

Diese Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

Die Makrofunktion erfordert eine lokale Microsoft Excel Installation.

XML Wert

Diese Makrofunktion fügt den, per XPath adressierten Wert einer XML-Datei dynamisch im Moment des Ausführens des Textbausteins ein.

Sie können auch eine URL für eine auf einem Webserver gespeicherte XML Datei angeben.

Windows Umgebungsvariable

Diese Makrofunktion fügt die angegebene Windows-Umgebungsvariable ein (siehe Wikipedia).

Sprachübersetzung

PhraseExpress kann Texte per Makrofunktion in die angegebene Sprache übersetzen. Sofern keine Quellsprache angegeben ist, analysiert der Übersetzungsalgorithmus den Text, um die Sprache des Textes automatisch zu bestimmen.

In den meisten Fällen verschachteln Sie wahrscheinlich weitere Makros in das Eingabefeld des Quelltextes, z.B. um den aktuellen Inhalt der Zwischenablage einzufügen oder eine Variable einzufügen.

Die Übersetzung wird von dem externen, unabhängigen Online-Dienst Deepl.com bereitgestellt, der ein kostenpflichtiges Abonnement erfordert. Sie erhalten einen API-Schlüssel, der in den PhraseExpress-Einstellungen eingegeben wird.

ActiveDirectory Variable

Diese Makrofunktion fügt den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für E-Mail-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Inhaltsverzeichnis

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