Textbausteine bearbeiten

Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie in der linksseitigen Baumansicht den gewünschten Textbaustein.
  3. Bearbeiten Sie den Textbaustein auf der rechten Fensterseite.

Textbausteine erstellen

Videoerläuterung

So erstellen Sie einen neuen Textbaustein:
  1. Wählen Sie in der linken Baumansicht des Hauptprogrammfensters den Textbausteinordner, der den neuen Textbaustein aufnehmen soll.
  2. Klicken Sie im Hauptmenü oben links die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Textbausteins (oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG+ N).
  3. Erstellen und konfigurieren Sie den neuen Textbaustein auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters.

Der Textbaustein wird gespeichert, wenn Sie das Programmfenster durch Klick auf das X schließen.

Um den Textbaustein zu speichern, ohne das Programmfenster zu schließen, wählen Sie den Hauptmenübefehl "Datei » Speichern" oder drücken Sie die Tastenkombination STRG+ S.

PhraseExpress ist nicht als Textarchivierungslösung konzipiert. Bitte bewahren Sie stets eine Kopie Ihrer Texte in der Datenbank/Datenquelle Ihrer Wahl auf.

In folgenden Fällen können Sie keinen Textbaustein erstellen:
  • Sie haben keine Schreibrechte für den Textbausteinordner, in dem Sie den Textbaustein erstellen möchten.
  • Die Textbausteindatei ist auf Dateiebene schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Bearbeiten/Erstellen von Textbausteinen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.
Bei Verwendung mit einem PhraseExpress Server:
  • Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit den Ordner oder ein darin befindliches Element.
  • Der PhraseExpress Client ist derzeit nicht mit dem PhraseExpress/SQL-Server verbunden und verwendet deshabl eine temporäre Cache-Datei, die nicht bearbeitet werden kann. In diesem Fall sollten Sie in der Statuszeile einen Hinweis erhalten.

Textbausteineigenschaften

Für jeden Textbaustein speichert PhraseExpress folgende Bestandteile:

Beschreibung

Die Beschreibung dient zur Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü:

Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.

Schmal eingestellte Textbausteinmenüs schneiden die Beschreibung gegebenenfalls ab. Stellen Sie daher den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.

Textbausteininhalt

Der Textbausteininhalt kann aus Text mit oder ohne Formatierungen, Tabellen, Makrofunktionen und Bildern bestehen.

Sobald der Text mit einer Schriftart/-größe oder Formatierung versehen wird, oder wenn eine Tabelle, oder ein Bild hinzugefügt wird, wechselt der Textbausteintyp automatisch von "unformatiert" auf "formatiert".

Bilder können Sie Drag & Drop oder über die Schaltfläche im Hauptmenü zum Textbausteininhalt hinzufügen. Mit einem Doppelklick ändern Sie die Eigenschaften des Bilds. Die Bildgröße wird durch Ziehen an den Ecken geändert.

Formatierungs­optionEigenschaften

  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbaustein­datei.
  • Funktioniert in allen Ziel­programmen.
  • Makro­funktionen können in der klassischen Ansicht gezeigt werden.
  • Keine Textformatierung oder Bilder.
  • Das Erscheinungsbild wird vom Zielprogramm vorgegeben.

Formatierte Textbausteine beinhalten Schriftformatierungen (Schriftart, -größe, -farbe, Fettschrift, Kursiv, Unterstreichungen), Bilder und Tabellen.

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei.

Dieses Textbaustein­format speichert spezielle Word Text­formatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.

  • Mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei. Geringere Performance bei der Verarbeitung und dem Einfügen, da Microsoft Word hierzu im Hintergrund geöffnet werden muss.
  • Keine Unterstützung von PhraseExpress Makro­funktionen, Duplikatsuche, Mengenbearbeitung, Suchen & Ersetzen und Funktionen, die den Textbausteininhalt ändern (Suchen & Ersetzen, Mengenbearbeitung, Duplikatsuche, etc.).
  • Zur Unterstützung erfordert PhraseExpress eine lokale Microsoft Word Installation.

Dieses Format ist nur dann erforderlich, wenn Sie zwingend die spezifische Wordformatierung benötigen. Beachten Sie die wesentlichen Einschränkungen dieses Formats. Nach Möglichkeit sollten Sie gewöhnlich formatierte oder unformatierte Textbausteine bevorzugen.

Formatierte Textbausteine lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste in den Textbausteininhalt entfernen:

Die Tastenkombination STRG-ENTER fügt einen Seitenumbruch hinzu und SHIFT-ENTER einen Zeilenumbruch. Mittels STRG-Leerzeichen geben Sie ein geschütztes Leerzeichen ("non-breaking space") ein.

Einige Zeichen können nicht direkt im Textbausteininhalt verwendet, sondern müssen "escaped" werden. Beispielsweise muss die Zeichenfolge {# mit drei führenden "Backslashes" \\\\{# eingegeben werden. Diese drei Backslashes werden nicht ausgegeben, sondern nur intern von PhraseExpress verwendet. Folgende Zeichen müssen mit führenden Backslashes "escaped" werden:

Gewünschte ZeichenausgabeErforderliche Eingabe
{#\\\{#
}\\\
{{\{{
}}\}}

(*

\(*

*)

\*)

Trigger

Trigger (Auslöser) werden verwendet, um einen Textbaustein einzufügen. Zum Beispiel wird der Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" eingefügt, wenn Sie hierfür den Autotext-Trigger "mfg" definiert haben und diese Abkürzung in einem Programm eingeben.

Sie können einem Textbaustein mehrere Trigger zuweisen und mehrere Textbausteine können die gleichen Trigger haben.

Tastenkombinationen

Videoanleitung

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1+ F12) oder einer Maustaste bezeichnet:

Beispiel einer Tastenkombination

Zum Beispiel könnte die Tastenkombination STRG+ ALT+ S eine Signatur einfügen:

Tastenkombination Eingabe

Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen:
  1. Klicken sie die gewünschte Kombination der STRG, ALT, WIN und/oder SHIFT Schaltflächen.
  2. Klicken Sie das kleine Dreieck neben dem Eingabefeld.
  3. Wählen Sie aus dem Menü die gewünschte Taste.

Alternativ klicken Sie in das Tastenkombination-Eingabefeld und betätigen Sie die gesamte Tastenkombination.

Die meisten Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Tastenkombinationen mehrfach nutzen

Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Hotkeys merken. Daher können Sie in PhraseExpress die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen.

So lässt sich zum Beispiel die Tastenkombination STRG+ALT+S gleich mehreren E-Mail-Signaturtextbausteinen zuweisen.

Bei Betätigung der Tastenkombination sammelt PhraseExpress alle zugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü:

Phrase menu

Das funktioniert sogar, wenn die Textbausteine in unterschiedlichen Textbausteinordnern gespeichert wurden. PhraseExpress sammelt die Textbausteine aus allen Ordnern zusammen.

Mit Pfeil Auf/Ab wählen Sie den Textbaustein und per Klick fügen Sie den vorgewählten Textbaustein ein.

Praktisch! Mit einer einzelnen Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.

Tastenkombinationen für Textbausteinordner

Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden.

Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner mit Produktbeschreibungen.

Bei Aufruf eines Textbausteinordners mit einer Tastenkombination zeigt PhraseExpress am unteren Ende des Textbausteinmenüs den Befehl Neuer Textbaustein… , mit dem Sie direkt in diesem Ordner einen neuen Textbausteine erstellen können.

Angenommen, Sie haben in einer beliebigen Anwendung eine Produktbeschreibung, die Sie in Ihrem Produkte-Textbausteinordner speichern möchten:

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in der Quellanwendung.
  2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+ALT+P, den Sie zuvor einem Textbausteinordner für Produktinfos zugewiesen hatten.
  3. Betätigen Sie unmittelbar danach die PfeilAuf Taste, um direkt zum Befehl Neuer Textbaustein… zu gelangen.
  4. Drücken Sie ENTER und schließen Sie das Erstellen eines neuen Textbausteins ab.

Autotext

Videoanleitung

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele:
  • Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit den Tippfehler.
  • Bei Eingabe des Autotexts "sig" erscheint ein Auswahlmenü mit Ihren Signaturen.
  • Mediziner können ICD-10 Codes in Diagnosen wandeln (und umgekehrt).
  • Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.
  • Als Besonderheit können Sie in PhraseExpress die gleiche Autotextabkürzung auch mehreren Textbausteinen gleichzeitig zuweisen. Es scheint dann automatisch eine "MultipleChoice"-Auswahl mit allen passenden Textbausteinen.

In PhraseExpress funktioniert Autotext nicht nur in Office-Anwendungen, sondern auch in den meisten anderen Programmen und bietet dabei deutlich mehr Funktionalität.


So definieren Sie einen Autotext für einen Textbaustein(ordner):
  1. Geben Sie unter "Trigger" das gewünschte Textkürzel ein:

  2. Wählen Sie eine Autotext-Option aus der Dropdown-Liste neben dem Eingabefeld für Autotext.

Vermeiden Sie Autotexte, die im normalen Schreibfluß vorkommen. Der Autotext "das" wäre ungeeignet, das es ein oft getipptes Wort ist und daher wohl meist unerwünscht zu einer Ausführung des dazugehörigen Textbausteins käme. Alternativ wählen Sie für solche Fälle die Option "Nach manueller Bestäigung ausführen".

Bei sehr kurzen Autotexten weist ein Warndreieck auf die Gefahr unerwünschter Textersetzungen hin.

Die Zuweisung eines Autotexts zu einem Textbaustein führt diesen aus. Bei Zuweisung eines Autotexts zu einem Textbausteinordner zeigt PhraseExpress den Inhalt des Textbausteinordners in einem Textbausteinmenü, damit Sie anschließend den gewünschten Textbaustein auswählen können.

Autotexte mehrfach nutzen

Damit Sie weniger Autotexte auswendig lernen müssen, können Sie einen Autotext auch verschiedenen Textbausteinen zuweisen.

Bei Eingabe eines mehrfach verwendeten Autotext sammelt PhraseExpress alle dazugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü:

Phrase menu

Sie können dann einfach mit den Pfeiltasten oder per Klick den gewünschten Textbaustein heraussuchen.

Praktisch! Mit einem Autotext erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.

Mehrfach genutzte Textbausteine werden im Autotext-Eingabefeld des Hauptprogrammfensters mit dem Symbol gekennzeichnet.

RegEx Autotext

"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn eine Texteingabe mit dem angegebenen regulären Ausdruck übereinstimmt

Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.

Anwendungsbeispiel: Ein Textbausteinordner wird automatisch bei Eingabe einer beliebigen(!) E-Mailadresse angezeigt. Dies ist ein Unterschied zu regulärem Autotext, bei dem nur eine bestimmte E-Mail-Adresse zur Anzeige des Textbausteinordner führt.

Finger weg, wenn Sie nicht genau wissen, wie man reguläre Ausdrücke benutzt, da sie falsch angewendet zu verwirrenden Ergebnissen führen können. Im Internet finden Sie Anleitungen hierzu.

Fenster

Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, bzw. öffnet einen Textbausteinordner, wenn der Fokus auf ein Programmfenster mit dem angegebenen Programmnamen und Fenstertitel wechselt.

Sie können z. B. automatisch einen bestimmten Textbausteinordner anzeigen, wenn Sie ein bestimmtes Programmfenster starten oder zu diesem wechseln.

Uhrzeit

Dieser Trigger führt jeden Tag zur angegebenen Zeit den Textbaustein aus.

Zwischenablage

Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, wenn die Windows-Zwischenablage mit der angegebenen Textzeichenfolge gefüllt ist.

Anwendungsbeispiel: Bei Kopieren einer bestimmten E-Mailadresse in die Zwischenablage, kann PhraseExpress eine Auswahl an Aktionen hierzu anbieten (zum Beispiel das Versenden vorgefertiger E-Mails an eben diese Emailadresse).

RegEx Zwischenablage

"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn die Zwischenablage mit einem Text befüllt wird, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt.

Anwendungsbeispiel: Beim Kopieren einer beliebigen Internetadresse in die Zwischenablage kann zeigt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit verschiedenen Aktion für diese URL (zum Beispiel das Öffnen im Browser, Versenden der URL mit einem Zusatztext per E-Mail, etc.).

Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.

Zum Beispiel kann ein Textbausteinordner automatisch angezeigt werden, wenn in die Zwischenablage eine beliebige E-Mail-Adresse kopiert.

Finger weg, wenn Sie nicht genau wissen, wie man RegEx benutzt. Das ist nur für Experten!

Inhaltsverzeichnis


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