Diese Dokumentation bezieht sich auf PhraseExpress v16 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 15 ist hier verfügbar

Textbausteine bearbeiten

Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie in der linken Baumansicht den gewünschten Textbaustein.
  3. Bearbeiten Sie den Textbaustein auf der rechten Fensterseite.

SHIFT-Klick auf das Startleistensymbol öffnet den zuletzt ausgeführten Textbaustein zur Bearbeitung.

Textbausteineigenschaften

Für jeden Textbaustein speichert PhraseExpress folgende Informationen:

Beschreibung

Die Beschreibung dient der Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü:

Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.

Schmal eingestellte Textbausteinmenüs schneiden die Beschreibung gegebenenfalls ab. Stellen Sie daher den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.

Verwenden Sie Begriffen, die Sie später verwenden, um den Textbaustein mit der Suchfunktion zu finden.

Textbausteininhalt

Der Textbausteininhalt kann aus Text mit oder ohne Formatierungen, Tabellen, Makrofunktionen und Bildern bestehen.

Sobald der Text mit einer Schriftart/-größe oder Formatierung versehen wird, oder wenn eine Tabelle, oder ein Bild hinzugefügt wird, wechselt der Textbausteintyp automatisch von "unformatiert" auf "formatiert".

Bilder können Sie Drag & Drop oder über die Schaltfläche im Hauptmenü zum Textbausteininhalt hinzufügen. Mit einem Doppelklick ändern Sie die Eigenschaften des Bilds. Die Bildgröße wird durch Ziehen an den Ecken geändert.

Formatierungs­optionEigenschaften

  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbaustein­datei.
  • Funktioniert in allen Ziel­programmen.
  • Makro­funktionen können in der klassischen Ansicht gezeigt werden.
  • Keine Textformatierung oder Bilder.
  • Das Erscheinungsbild wird vom Zielprogramm vorgegeben.

Formatierte Textbausteine beinhalten Schriftformatierungen (Schriftart, -größe, -farbe, Fettschrift, Kursiv, Unterstreichungen), Bilder und Tabellen.

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei.

Dieses Textbaustein­format speichert spezielle Word Text­formatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.

  • Mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei. Geringere Performance bei der Verarbeitung und dem Einfügen, da Microsoft Word hierzu im Hintergrund geöffnet werden muss.
  • Keine Unterstützung von PhraseExpress Makro­funktionen, Duplikatsuche, Mengenbearbeitung, Suchen & Ersetzen und Funktionen, die den Textbausteininhalt ändern (Suchen & Ersetzen, Mengenbearbeitung, Duplikatsuche, etc.).
  • Zur Unterstützung erfordert PhraseExpress eine lokale Microsoft Word Installation.

Dieses Format ist nur dann erforderlich, wenn Sie zwingend die spezifische Wordformatierung benötigen. Beachten Sie die wesentlichen Einschränkungen dieses Formats. Nach Möglichkeit sollten Sie gewöhnlich formatierte oder unformatierte Textbausteine bevorzugen.

Textformatierungen lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste in den Textbausteininhalt entfernen:

Die Tastenkombination STRG-ENTER fügt einen Seitenumbruch hinzu und SHIFT-ENTER einen Zeilenumbruch. Mittels STRG-Leerzeichen geben Sie ein geschütztes Leerzeichen ("non-breaking space") ein.

Einige Zeichen lassen sich nicht im Textbausteininhalt verwenden, sondern müssen "escaped" werden. Beispielsweise muss die Zeichenfolge {# mit drei führenden "Backslashes" \\\\{# eingegeben werden. Diese drei Backslashes werden nicht ausgegeben, sondern nur intern von PhraseExpress verwendet. Folgende Zeichen müssen mit führenden Backslashes "escaped" werden:

Gewünschte ZeichenausgabeErforderliche Eingabe
{#\\\{#
}\\\
{{\{{
}}\}}

(*

\(*

*)

\*)

Trigger

Trigger (Auslöser) werden verwendet, um einen Textbaustein einzufügen. Zum Beispiel kann ein Autotext-Trigger "mfg" den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" auslösen.

Ein Textbaustein kann mehrere Trigger haben und ein Trigger kann mehreren Textbausteinen zugewiesen werden. PhraseExpress sammelt dann alle Textbausteine mit dem gleichen Trigger in einem Textbausteinmenü zur Auswahl.

Einige Trigger bieten die Möglichkeit, den Textbaustein bei erfüllter Bedingung sofort auszuführen, wenn die Option mit dem Symbol gedrückt wurde. Alternativ wird die Ausführung des Textbausteins zunächst zur Ausführung vorgeschlagen.

Tastenkombinationen

Videoanleitung

Eine Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) ist das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1+ F12) oder einer Maustaste:

Beispiel einer Tastenkombination

Zum Beispiel könnte die Tastenkombination STRG+ ALT+ S eine Signatur einfügen:

Tastenkombination Eingabe

Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen:
  1. Wählen Sie als Trigger die Option "Tastenkombination".
  2. Klicken sie die gewünschte Kombination der STRG, ALT, WIN und/oder SHIFT Schaltflächen.
  3. Klicken Sie das kleine Dreieck neben dem Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Taste.

Alternativ klicken Sie in das Tastenkombination-Eingabefeld und betätigen Sie die gesamte Tastenkombination.

Die meisten Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Tastenkombinationen mehrfach nutzen

Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Hotkeys merken. Daher können Sie in PhraseExpress die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen.

So lässt sich zum Beispiel die Tastenkombination STRG+ALT+S mehreren Signaturtextbausteinen zuweisen. PhraseExpress sammelt in diesem Fall alle zugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü:

Phrase menu

Mit Pfeil Auf/Ab wählen Sie den Textbaustein und per Klick fügen Sie den vorgewählten Textbaustein ein.

Praktisch! Mit einer einzelnen Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.

Tastenkombinationen für Textbausteinordner

Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden.

Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner zum Beispiel mit Produktbeschreibungen.

Autotext

Videoanleitung

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele:
  • Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit Tippfehler.
  • Bei Eingabe des Autotexts "sig" erscheint ein Auswahlmenü mit Ihren Signaturen.
  • Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

In PhraseExpress funktioniert Autotext nicht nur in Office-Anwendungen, sondern auch in den meisten anderen Programmen und bietet dabei deutlich mehr Funktionalität.


So definieren Sie einen Autotext für einen Textbaustein(ordner):
  1. Geben Sie unter "Trigger" das gewünschte Textkürzel ein:

  2. Wählen Sie eine Autotext-Option aus der Dropdown-Liste neben dem Eingabefeld für Autotext.

Vermeiden Sie Autotexte, die im normalen Schreibfluß vorkommen. Zum Beispiel wäre der Autotext "das" ungeeignet, weil das Wort "das" ein oft getipptes Wort ist und es daher wohl meist unerwünscht zu einer Ausführung des dazugehörigen Textbausteins käme. Alternativ wählen Sie für solche Fälle die Option "Nach manueller Bestäigung ausführen".

Bei kurzen Autotexten weist ein Warndreieck auf die Gefahr unerwünschter Textersetzungen hin.

Bei Eingabe des Autotexts eines Textbausteinordner bietet PhraseExpress die im Ordner befindlichen Textbausteine in einem Textbausteinmenü zur Auswahl an.

Autotexte mehrfach nutzen

Damit Sie weniger Autotexte auswendig lernen müssen, können Sie einen Autotext auch verschiedenen Textbausteinen zuweisen.

Bei Eingabe eines mehrfach verwendeten Autotext sammelt PhraseExpress alle dazugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü zur bequemen Auswahl:

Phrase menu

Mehrfach genutzte Autotexte werden im Autotext-Eingabefeld mit dem Symbol gekennzeichnet. Mit einem Klick auf das Symbol zeigt PhraseExpress alle zugehörigen Textbausteine an.

RegEx Autotext

PhraseExpress kann einen Textbaustein ausführen, wenn eine Texteingabe mit dem angegebenen regulären Ausdruck übereinstimmt. Reguläre Ausdrücke (abgekürzt "RegEx") sind ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters.

Anwendungsbeispiel: Ein Textbausteinordner wird automatisch bei Eingabe einer beliebigen(!) E-Mailadresse angezeigt. Dies ist ein Unterschied zu gewöhnlichem Autotext, der nur auf eine bestimmte E-Mail-Adresse reagiert.

Bei RegEx hingegen prüft PhraseExpress die Eingabe nicht gegen einen statischen Text, sondern auf ein bestimmtes Muster. Im Beispielsfall einer E-Mail ist das spezifische Muster eine Zeichenfolge, gefolgt auf ein @-Zeichen, weitere Zeichen, dann ein Punkt und wieder Text.

PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.

Fenster

PhraseExpress kann einen Textbaustein bei Erscheinen eines Programmfenster mit gegebenenfalls definierten Fenstertitel automatisch auslösen.

Sie können z. B. auch einen bestimmten Textbausteinordner automatisch anzeigen, wenn Sie ein bestimmtes Programmfenster starten oder zu diesem wechseln.

Uhrzeit

Dieser Trigger führt jeden Tag zur angegebenen Zeit den Textbaustein aus.

Zwischenablage

Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, wenn die Windows-Zwischenablage mit der angegebenen Textzeichenfolge gefüllt wird.

Anwendungsbeispiel: Bei Kopieren einer bestimmten E-Mailadresse in die Zwischenablage, kann PhraseExpress eine Auswahl an Aktionen hierzu anbieten (zum Beispiel das Versenden vorgefertiger E-Mails an eben diese Emailadresse).

RegEx Zwischenablage

"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn die Zwischenablage mit einem Text befüllt wird, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt.

Anwendungsbeispiel: Beim Kopieren einer beliebigen Internetadresse in die Zwischenablage kann zeigt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit verschiedenen Aktion für diese URL (zum Beispiel das Öffnen im Browser, Versenden der URL mit einem Zusatztext per E-Mail, etc.).

Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.

Inhaltsverzeichnis


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