Textbausteine bearbeiten
Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
- Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
- Wählen Sie in der linken Baumansicht den gewünschten Textbaustein.
- Bearbeiten Sie den Textbaustein auf der rechten Fensterseite.
SHIFT-Klick auf das Startleistensymbol öffnet den zuletzt ausgeführten Textbaustein zur Bearbeitung.
In folgenden Fällen können Sie keine Textbausteine bearbeiten:
- Sie haben keine Schreibrechte.
- Die Textbausteindatei ist auf Betriebssystemebene schreibgeschützt.
- Ein anderer Anwender bearbeitet zur Zeit den gleichen Textbaustein (bei Verwendung eines SQL Servers).
- Das Erstellen von Textbausteinen wurde mittels Kommandozeilenparameter gesperrt.
- Der Administrator hat das Bearbeiten/Erstellen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.
- PhraseExpress verwendet eine temporäre, lokal zwischengespeicherte Textbausteindatenbank vom SQL Server.
Textbausteineigenschaften
Für jeden Textbaustein speichert PhraseExpress folgende Informationen:
Beschreibung
Die dient der Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü:
Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.
Schmal eingestellte Textbausteinmenüs schneiden die Beschreibung gegebenenfalls ab. Stellen Sie daher den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.
Verwenden Sie Begriffen, die Sie später verwenden, um den Textbaustein mit der Suchfunktion zu finden.
Textbausteininhalt
Der Textbausteininhalt kann aus Text mit oder ohne Formatierungen, Tabellen, Makrofunktionen und Bildern bestehen.
Sobald der Text mit einer Schriftart/-größe oder Formatierung versehen wird, oder wenn eine Tabelle, oder ein Bild hinzugefügt wird, wechselt der Textbausteintyp automatisch von "unformatiert" auf "formatiert".
Bilder können Sie Drag & Drop oder über die Schaltfläche im Hauptmenü zum Textbausteininhalt hinzufügen. Mit einem Doppelklick ändern Sie die Eigenschaften des Bilds. Die Bildgröße wird durch Ziehen an den Ecken geändert.
| Formatierungsoption | Eigenschaften |
|---|---|
|
|
| Formatierte Textbausteine beinhalten Schriftformatierungen (Schriftart, -größe, -farbe, Fettschrift, Kursiv, Unterstreichungen), Bilder und Tabellen. Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei. |
| Dieses Textbausteinformat speichert spezielle Word Textformatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.
Dieses Format ist nur dann erforderlich, wenn Sie zwingend die spezifische Wordformatierung benötigen. Beachten Sie die wesentlichen Einschränkungen dieses Formats. Nach Möglichkeit sollten Sie gewöhnlich formatierte oder unformatierte Textbausteine bevorzugen. |
Textformatierungen lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste in den Textbausteininhalt entfernen:
Die Tastenkombination STRG-ENTER fügt einen Seitenumbruch hinzu und SHIFT-ENTER einen Zeilenumbruch. Mittels STRG-Leerzeichen geben Sie ein geschütztes Leerzeichen ("non-breaking space") ein.
Einige Zeichen lassen sich nicht im Textbausteininhalt verwenden, sondern müssen "escaped" werden. Beispielsweise muss die Zeichenfolge {# mit drei führenden "Backslashes" \\\\{# eingegeben werden. Diese drei Backslashes werden nicht ausgegeben, sondern nur intern von PhraseExpress verwendet. Folgende Zeichen müssen mit führenden Backslashes "escaped" werden:
| Gewünschte Zeichenausgabe | Erforderliche Eingabe |
|---|---|
| {# | \\\{# |
| } | \\\ |
| {{ | \{{ |
| }} | \}} |
(* | \(* |
*) | \*) |
Trigger
Trigger (Auslöser) werden verwendet, um einen Textbaustein einzufügen. Zum Beispiel kann ein Autotext-Trigger "mfg" den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" auslösen.
Ein Textbaustein kann mehrere Trigger haben und ein Trigger kann mehreren Textbausteinen zugewiesen werden. PhraseExpress sammelt dann alle Textbausteine mit dem gleichen Trigger in einem Textbausteinmenü zur Auswahl.
Einige Trigger bieten die Möglichkeit, den Textbaustein bei erfüllter Bedingung sofort auszuführen, wenn die Option mit dem Symbol 
gedrückt wurde. Alternativ wird die Ausführung des Textbausteins zunächst zur Ausführung vorgeschlagen.
Tastenkombinationen
Eine Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) ist das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1+ F12) oder einer Maustaste:
Zum Beispiel könnte die Tastenkombination STRG+ ALT+ S eine Signatur einfügen:
Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen:
- Wählen Sie als Trigger die Option "".
- Klicken Sie die gewünschte Kombination der STRG, ALT, WIN und/oder SHIFT Schaltflächen.
- Klicken Sie das kleine Dreieck neben dem Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Taste.
Alternativ klicken Sie in das Tastenkombination-Eingabefeld und betätigen Sie direkt die gesamte Tastenkombination.
Die meisten Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.
Tastenkombinationen mehrfach nutzen
Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Hotkeys merken. Daher können Sie in PhraseExpress die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen.
So lässt sich zum Beispiel die Tastenkombination STRG+ALT+S mehreren Signaturtextbausteinen zuweisen. PhraseExpress sammelt in diesem Fall alle zugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü:
Mit Pfeil Auf/Ab wählen Sie den Textbaustein und per Klick fügen Sie den vorgewählten Textbaustein ein.
Praktisch! Mit einer einzelnen Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.
Tastenkombinationen für Textbausteinordner
Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden.
Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner zum Beispiel mit Produktbeschreibungen.
Autotext
Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.
Anwendungsbeispiele:
- Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
- Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit Tippfehler.
- Bei Eingabe des Autotexts "sig" erscheint ein Auswahlmenü mit Ihren Signaturen.
- Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.
In PhraseExpress funktioniert Autotext nicht nur in Office-Anwendungen, sondern auch in den meisten anderen Programmen und bietet dabei deutlich mehr Funktionalität.
So definieren Sie einen Autotext für einen Textbaustein(ordner):
- Wählen Sie "" als Triggertyp und geben Sie das gewünschte Textkürzel ein:
- Wählen Sie eine Autotext-Option aus der Dropdown-Liste neben dem Eingabefeld für Autotext.
Vermeiden Sie Autotexte, die im normalen Schreibfluß vorkommen. Zum Beispiel wäre der Autotext "das" ungeeignet, weil das Wort "das" ein oft getipptes Wort ist und es daher wohl meist unerwünscht zu einer Ausführung des dazugehörigen Textbausteins käme. Alternativ wählen Sie für solche Fälle die Option "".
Bei kurzen Autotexten weist ein Warndreieck auf die Gefahr unerwünschter Textersetzungen hin.
Bei Eingabe des Autotexts eines Textbausteinordner bietet PhraseExpress die im Ordner befindlichen Textbausteine in einem Textbausteinmenü zur Auswahl an.
Autotextoptionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
Nach Eingabe des Autotexts und Abschluss mit ENTER , TAB oder eines Satz- oder Leerzeichens wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:  | |
Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:  Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde der Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt bei Eingabe der ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" ausgelöst werden. | |
Nach manueller Bestätigung ausführen | Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe in einem Auswahlmenü zum Einfügen vorgeschlagen:  Der Vorschlag wird durch Drücken der einstellbaren Bestätigungstaste angenommen oder durch Weitertippen ignoriert. |
Smart Complete | Der Textbaustein wird nach Eingabe des Anfangs der Textbausteinbeschreibung vorgeschlagen. Die Definition eines Autotexts wird damit überflüssig. Die Anzahl der einzugebenden Zeichen zur Anzeige der Vorschläge wird unter eingestellt:  SmartComplete aktiviert automatisch die Optionen Groß-/Kleinschreibung unterscheiden und Manuelle Bestätigung. |
Die Expertenoptionen bieten eine detaillierte Autotext-Konfiguration für erfahrene PhraseExpress Anwender. Diese Optionen sind wirklich nur etwas für fortgeschrittene Anwender. |
Bei Wahl einer Autotextoption für einen Textbausteinordner bietet PhraseExpress an, diese auf alle Elemente in dem Textbausteinordner anzuwenden.
Praktisch: Die gewählte Autotextoption wird auch Voreinstellung für neue Elemente, die in dem Textbausteinordner erstellt werden. Sie können damit elegant für verschiedene Textbausteinordner unterschiedliche Autotexteinstellungsvorgaben definieren.
Expertenoptionen
Die Autotext-Expertenoptionen bieten erweiterte Kofigurationsmöglichkeiten:
- Soll das Satz-/Leerzeichen nach einem Autotext nicht ausgegeben werden?
- Sollen Tippfehler stets nur Wortanfang/-mitte/-/ende korrigiert werden, zum Beispiel Tippfehler am Wortende "…ign" » "…ing"?
- Sollen Autotexte nur nach Eingabe einer Zahl oder nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?
Vor- und Nachzeichen
Das Zeichen, das zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voranstehen muss, heißt . Das Zeichen, das zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen muss, ist das .
Sie können in PhraseExpress das zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:
| Vor-/ Nachzeichen Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Beliebig | Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden. |
Keine | Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt. |
Standard | Es werden die Standard- Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (wie in den Expertenoptionen eingestellt). |
Enter/ Leerzeichen/ Tab | Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER/ TAB/ Leerzeichen- Taste betätigt werden. |
Buchstaben/ Zahlen | Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z, bzw. eine Zahl 0-9 eingegeben werden. |
Eigene | Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen. Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+ Sie können für die ENTER-Taste auch den Code #13 und für die Tab-Taste den Code #9 verwenden. |
Nur für Nachzeichen verfügbar: Bei gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt. |
Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:
| Gewünschtes Verhalten | Vorzeichen | Nachzeichen |
|---|---|---|
Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt. Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert. Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl. | Standard | Standard |
Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt. Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren. | Beliebig | Keine |
Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'. Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert. | Standard | Buchstaben |
Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'. Diese Einstellung kann zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende dienen. | Buchstaben | Standard |
Groß-/Kleinschreibungsautomatik
Bei deaktivierter Autotext-Option "" tritt die automatische Groß-/Kleinschreibung nach folgenden Regeln in Kraft:
- Geben Sie einen Autotext in Kleinbuchstaben ein, startet die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
- Schreiben Sie den ersten Buchstaben des Autotexts groß, wird auch der erste Buchstabe des Textbausteininhaltes groß ausgegeben.
- Geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Autotextes groß ein, wie in den Experteneinstellungen definiert, wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.
Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:
| Eingabe | Textbaustein | Ausgabe |
|---|---|---|
| bsp | beispiel | beispiel |
| Bsp | beispiel | Beispiel |
| BSP | beispiel | BEISPIEL |
Erforderliche Einstellungen für die Groß-/Kleinschreibungautomatik:
- Der Textbausteininhalt muss mit einem Kleinbuchstaben beginnen.
- Der dazugehörige Autotext muss vollständig in Kleinschrift definiert sein.
- Der Autotext darf im Textbausteinbestand nicht nochmals mit abweichender Groß-/Kleinschreibung existieren.
- Damit der gesamte Text in Großbuchstaben ausgegeben wird, muss dies in den aktiviert sein.
Manuelle Bestätigung
Bei aktivierter Option wird ein Textbaustein bei Eingabe des Autotextes zunächst in einem Auswahlmenü angeboten:
Sie können nun einfach weiter tippen oder den Textbaustein mit der einstellbaren Bestätigungstaste ausführen.
Nachzeichen entfernen
Soll das für die Ausführung des Autotextes gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht ausgegeben werden, aktivieren Sie die Option .
Diese Option ist nicht erforderlich, wenn das auf oder eingestellt wurde.
Autotexte mehrfach nutzen
Damit Sie weniger Autotexte auswendig lernen müssen, können Sie einen Autotext auch verschiedenen Textbausteinen zuweisen.
Bei Eingabe eines mehrfach verwendeten Autotext sammelt PhraseExpress alle dazugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü zur bequemen Auswahl:
Mehrfach genutzte Autotexte werden im Autotext-Eingabefeld mit dem Symbol 
gekennzeichnet. Mit einem Klick auf das Symbol zeigt PhraseExpress alle zugehörigen Textbausteine an.
RegEx Autotext
PhraseExpress kann einen Textbaustein ausführen, wenn eine Texteingabe mit dem angegebenen regulären Ausdruck übereinstimmt. Reguläre Ausdrücke (abgekürzt "RegEx") sind ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters.
Anwendungsbeispiel: Ein Textbausteinordner wird automatisch bei Eingabe einer beliebigen(!) E-Mailadresse angezeigt. Dies ist ein Unterschied zu gewöhnlichem Autotext, der nur auf eine bestimmte E-Mail-Adresse reagiert.
Bei RegEx hingegen prüft PhraseExpress die Eingabe nicht gegen einen statischen Text, sondern auf ein bestimmtes Muster. Im Beispielsfall einer E-Mail ist das spezifische Muster eine Zeichenfolge, gefolgt auf ein @-Zeichen, weitere Zeichen, dann ein Punkt und wieder Text.
PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.
Fenster
PhraseExpress kann einen Textbaustein bei Erscheinen eines Programmfenster mit gegebenenfalls definierten Fenstertitel automatisch auslösen.
Sie können z. B. auch einen bestimmten Textbausteinordner automatisch anzeigen, wenn Sie ein bestimmtes Programmfenster starten oder zu diesem wechseln.
Uhrzeit
Dieser Trigger führt jeden Tag zur angegebenen Zeit den Textbaustein aus.
Zwischenablage
Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, wenn die Windows-Zwischenablage mit der angegebenen Textzeichenfolge gefüllt wird.
Anwendungsbeispiel: Bei Kopieren einer bestimmten E-Mailadresse in die Zwischenablage, kann PhraseExpress eine Auswahl an Aktionen hierzu anbieten (zum Beispiel das Versenden vorgefertiger E-Mails an eben diese Emailadresse).
RegEx Zwischenablage
"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn die Zwischenablage mit einem Text befüllt wird, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt.
Anwendungsbeispiel: Beim Kopieren einer beliebigen Internetadresse in die Zwischenablage kann zeigt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit verschiedenen Aktion für diese URL (zum Beispiel das Öffnen im Browser, Versenden der URL mit einem Zusatztext per E-Mail, etc.).
Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.