Textbausteine bearbeiten

Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie in der linksseitigen Baumansicht den gewünschten Textbaustein.
  3. Bearbeiten Sie den Textbaustein auf der rechten Fensterseite.

Textbausteine erstellen

Videoerläuterung

So erstellen Sie einen neuen Textbaustein:
  1. Wählen Sie in der linken Baumansicht des Hauptprogrammfensters den Textbausteinordner, der den neuen Textbaustein aufnehmen soll.
  2. Klicken Sie im Hauptmenü oben links die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Textbausteins (oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG+ N).
  3. Erstellen und konfigurieren Sie den neuen Textbaustein auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters.

Der Textbaustein wird gespeichert, wenn Sie das Programmfenster durch Klick auf das X schließen.

Um den Textbaustein zu speichern, ohne das Programmfenster zu schließen, wählen Sie den Hauptmenübefehl "Datei » Speichern" oder drücken Sie die Tastenkombination STRG+ S.

PhraseExpress ist nicht als Textarchivierungslösung konzipiert. Bitte bewahren Sie stets eine Kopie Ihrer Texte in der Datenbank/Datenquelle Ihrer Wahl auf.

Bei Verwendung ohne SQL Server vermeiden Sie das Speichern großer und/oder vieler Bitmaps, da dies zu einer zu großen Textbausteindatei führt. Bevorzugen Sie das Einbetten großere Bitmaps mittels Makrofunktion, statt Bilder in den Textbaustein zu kopieren. Die maximale Textbausteindateigröße ist aufgrund mehrerer Faktoren undefinierbar und die Datei kann bei Überschreiten beschädigt werden. In diesem Fall können Sie die letzte Textbausteindatei aus der Datensicherung wiederherstellen.

In folgenden Fällen können Sie keinen Textbaustein erstellen:
  • Sie haben keine Schreibrechte für den Textbausteinordner, in dem Sie den Textbaustein erstellen möchten.
  • Die Textbausteindatei ist auf Dateiebene schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Bearbeiten/Erstellen von Textbausteinen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.
  • Nur bei Verwendung mit einem PhraseExpress Server: Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit den Ordner oder ein darin befindliches Element.

Textbausteineigenschaften

Für jeden Textbaustein speichert PhraseExpress folgende Bestandteile:

Beschreibung

Die Beschreibung dient zur Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü:

Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.

Schmal eingestellte Textbausteinmenüs schneiden die Beschreibung gegebenenfalls ab. Stellen Sie daher den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.

Sie können an die Beschreibung weitere Texte als "tags" anhängen, die sich für die Textbausteinmenü-Suche nutzen lassen.

Tastenkombinationen

Videoanleitung

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste ( F1+ F12) oder einer Maustaste bezeichnet:

Beispiel einer Tastenkombination

Zum Beispiel könnte die Tastenkombination STRG+ ALT+ S eine Signatur einfügen:

Tastenkombination Eingabe

Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen:
  1. Klicken sie die gewünschte Kombination der STRG, ALT, WIN und/oder SHIFT Schaltflächen.
  2. Klicken Sie das kleine Dreieck neben dem Eingabefeld.
  3. Wählen Sie aus dem Menü die gewünschte Taste. Alternativ klicken Sie in das Tastenkombination-Eingabefeld und betätigen Sie die gesamte Tastenkombination.

Die meisten Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Tastenkombinationen mehrfach nutzen

Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Hotkeys merken.

In PhraseExpress können Sie daher die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen können.

Sie können zum Beispiel die Tastenkombination STRG+ALT+S für mehrere E-Mail-Signaturtextbausteine zuweisen.

Bei Betätigung einer mehrfach verwendeten Tastenkombination sammelt PhraseExpress alle Textbausteine mit der entsprechenden Tastenkombination in einem Textbausteinmenü:

Phrase menu

Mit den Pfeiltasten oder per Klick wählen Sie anschließend den gewünschten Textbaustein aus.

Praktisch! Mit einer Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.

Tastenkombinationen für Textbausteinordner

Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden:

Der Ordner kann weitere Unterordner beinhalten, so dass Sie mit einer einzelnen Tastenkombination bequem unterschiedliche Bereiche Ihrer Textbausteindatenbank erreichen können.

Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner mit Produktbeschreibungen.

Bei Aufruf eines Textbausteinordners mit einer Tastenkombination zeigt PhraseExpress am unteren Ende des Textbausteinmenüs den Befehl Neuer Textbaustein… , mit dem Sie direkt in diesem Ordner einen neuen Textbausteine erstellen können.

Angenommen, Sie haben in einer beliebigen Anwendung eine Produktbeschreibung, die Sie in Ihrem Produkte-Textbausteinordner speichern möchten:

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in der Quellanwendung.
  2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+ALT+P, den Sie zuvor einem Textbausteinordner für Produktinfos zugewiesen hatten.
  3. Betätigen Sie unmittelbar danach die PfeilAuf Taste, um direkt zum Befehl Neuer Textbaustein… zu gelangen.
  4. Drücken Sie ENTER und schließen Sie das Erstellen eines neuen Textbausteins ab.

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