Funktionsübersicht

Alle Funktionen, die auf unseren Internetseiten beschrieben werden, beziehen sich auf die PhraseExpress Version für Windows. Der Funktionsumfang der Versionen für Apple macOS und iOS weichen von der Windows-Version ab und sind auf der jeweiligen Produktseite beschrieben, sofern nicht anders angegeben.

Textbausteine verwalten

  • Systemweite Funktionalität in allen Programmen, die Texteingaben empfangen können (MS Office, OpenOffice, Lotus Notes, Thunderbird, Firefox, Datenbank-Frontends, EMR, Medico, Medifox, RA Micro, SAP, Datev, etc).
  • Frei strukturierbarer Ordnerhierarchie.
  • Verwaltung in mehreren verschiedene Sprachen.
  • Textbausteinverknüpfungen zur Wiederverwendung von Textbausteinen in verschiedenen Textbausteinordnern.
  • Farbkennzeichnung zur Hervorhebung einzelner Textbausteine.

Textbausteine bearbeiten

Textbausteine einfügen

  • Flexibler Textbausteinabruf:
    • Auswahlmenü in der Startleiste oder beim Mauszeiger.
    • Schnellsuche mit Trefferanzeige in Echtzeit.
    • Auf den Desktop fixierbare Textbausteinmenüs.
    • Aufruf per Tastenkombination oder Autotext (Textabkürzung).
    • Ausführung zur bestimmten Uhrzeit, bei Erscheinen eines Programmfensters oder bei bestimmten Zwischenablageinhalten.
  • Ausgabe inklusive Textformatierung und Bildern in RTF, HTML und nativer Microsoft Word Formatierung (erfordert Microsoft Word Installation).
  • Einstellbares Textbausteinausgabeziel:
    • Aktuelle Anwendung
    • Bestimmte Anwendung
    • Zwischenablage
    • Datei
    • Email

Netzwerkunterstützung

  • Gemeinsame Nutzung von Textbausteinen im Unternehmen mit Client-/Serverarchitektur.
  • Unterstützung für Microsoft SQL Server (inkl. Microsoft SQL Server Express Edition) und Citrix/TerminalServer.
  • Gleichzeitige Verwaltung persönlicher und gemeinsam genutzter Textbausteine.
  • Zugriffsrechtesystem nach Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Domänen oder Benutzergruppen (Microsoft ActiveDirectory).
  • Zentrale Benutzer-, Konfigurations- und Lizenzverwaltung.
  • E-Mail-Benachrichtigungen über Serverstatus.
  • Optionale Einschränkung der Benutzeroberfläche zur Vermeidung von Fehlbedienung und Minimierung des Schulungsaufwandes.

Multi-Plattformkompatibilität

PhraseExpress ist für verschiedene Plattformen verfügbar:

  • PhraseExpress für Windows
  • PhraseExpress für Mac
  • PhraseExpress iOS App für iPhone und iPad

Elektronische Formulare

Formulare sammeln Anwendereingaben, die ausgewertet und im Textbaustein eingebettet werden:

  • Dialoggestütztes Erstellen von Formularen ohne Programmierkenntnisse.
  • Optionale Syntaxprüfung der Anwendereingaben (Prüfung auf E-Mailadresse, URL, Dateipfad, Zahl, etc.).
  • Speichern und mehrfache Wiederverwendung von einmal vorgenommenen Eingaben.

Dynamische Inhalte

Textbausteine unterstützen neben statischem Text auch dynamische Inhalte:

  • Zeit- und Datumsstempel
    • Formatierte Datums-/Zeitausgabe (z.B. '20.05.2014', '10/10/2014', 'Mittwoch', 'Dez 2014', '23:34', '11:34pm', etc.).
    • Datumsausgabe mit einstellbarer Zeitverschiebung (z.B. aktuelles Datum plus 14 Werktage).
    • Optional auf 1/4, 1/2 oder ganze Stunden gerundete Zeitstempel.
    • Ausgabe der aktuellen Kalenderwoche oder des aktuellen Tag des Jahres.
    • Zeit- oder datumsabhängige Textbausteininhalte.
  • Einbetten externer Datenquellen
    • Text-/Bilddateien
    • Zellenwerte aus CSV- oder Excel-Dateien (erfordert lokale Microsoft Excel Installation)
    • Werte aus XML-Dateien
    • ActiveDirectory/LDAP Werte
    • Windows Umgebungsvariablen
    • Outlook E-Mailinformationen (Absenderemail, Betreff, Nachrichtentext, etc.; erfordert lokale Outlook Installation).
    • Externe Datenbanken (Firebird, MS SQL, SQL Lite, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, Oracle, Interbase) im Rahmen individueller Anpassungsprojekte.
  • Programmgesteuerte Inhalte
    • "Wenn-Dann-Sonst"-Verzweigungen
    • Verkettete Textbausteine
    • Zeitabhängige Textbausteine
    • Zufällige Textbausteinauswahl
    • Mathematische Berechnungen
    • Textvariablen, Zwischenablageinhalt, Zufallszahl

Dokumentengenerator

Der Dokumentengenerator erstellt vollständige Dokumente aus ihren Textbausteinen (erfordert Microsoft Word Installation):

  • Intuitive Dokumenterstellung auf Basis von Textbausteinlisten.
  • Dokumenterstellung optional auf Basis bestehender MS Word Vorlagen.
  • Einfügen der generierten Dokumente in eine Zielanwendung oder Erstellen einer Datei.
  • Textbausteinlisten als Vorlage wiederverwendbar.
  • Kombinierbarkeit des Dokumentengenerators mit Formular- und Makrofunktionen.
  • Leistungsfähige Vorschaufunktion einzelner Abschnitte oder des vollständigen Dokuments.

Cloud-Synchronisation

Textbausteine können mittels Cloud-Synchronisation über das Internet an verschiedenen Standorten gemeinsam genutzt werden:

  • Herstellerübergreifende Unterstützung verschiedener Cloud-Anbieter (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Apple iCloudDrive, etc).
  • Passwortschutz mit "Ende-zu-Ende" AES Verschlüsselung unter Windows.
  • Automatisches Zusammenführen von Änderungen seitens mehrere Anwender.

Textvorschlagsfunktion

Die Textvervollständigungsfunktion erspart das manuelle Erstellen von Textbausteinen:

  • Automatische Erkennung wiederholt eingegebener Texte und Vervollständigung bei späterer Eingabe.
  • Vorschläge ganzer Sätze und einzelner Wörter.
  • Anpassung an individuellen Schreibstil mittels Training anhand vorhandener Textdokumente oder gesendeter Outlook E-Mails (erfordert lokale Outlook Installation).

Autotextfunktionen

Autotexte erweitern Textabkürzungen während der Eingabe zu längeren Texten:

  • Mehrfache Verwendung des gleichen Autotexts öffnet "multiple choice"-Menü zur Textbausteinauswahl.
  • Autotexte können optional zum Einfügen angeboten, statt automatisch ausgeführt zu werden.
  • Beschränkung einzelner Autotext- und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme.
  • Beschränkung einzelner Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Anwender.
  • Automatische Erkennung und Unterdrückung von unerwünscht ausgeführten Autotexte.
  • Automatische Anpassung der Groß-/Kleinschreibung an die Texteingabe.

Tippfehlerkorrektur

PhraseExpress korrigiert Tippfehler während der Eingabe:

  • Automatisches Lernen individueller Tippfehlerkorrekturen.
  • Erkennung unerwünschter Rechtschreibfehlerkorrekturen.

Mehrfache Zwischenablage

PhraseExpress merkt sich frühere Inhalte der Zwischenablage, die normalerweise von Windows mit jedem neuen Zwischenablageinhalt überschrieben werden.

  • Wahlweise Einfügen des Zwischenablageinhalts mit oder ohne Textformatierungen.
  • Zwischenablageinhalte können als Textbausteine in PhraseExpress überführt werden.
  • Kontextsensitive Funktionen, zum Beispiel Senden einer E-Mail an eine im Zwischenablagespeicher befindlichen Emailadresse.

Automatisierung

  • Unterstützung des Makroprogramms "Macro Recorder" zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte (erfordert separate Macro Recorder Enterprise Edition Lizenz).
  • Starten von Programmen mit Parameterübergabe.
  • Öffnen von Dateien/Internetseiten inklusive Warten auf vollständiges Laden der Internetseite.
  • Schleifenfunktion mit einstellbarer Wiederholung.
  • Verzweigungsfunktion ("Wenn-dann-sonst)
  • Fokuswechsel zu einer bestimmten Applikation mit Vorwahl der Fenstergröße.
  • Zeit-/datumsabhängiger Textbausteinaufruf
  • Zufallsgesteuerter Textbausteinaufruf
  • Automatisierter Wechsel der aktuellen Tastaturspracheinstellung.
  • Simulation der Betätigung von Sondertasten.
  • Erweiterte Textoperationen (Leerzeichen trimmen, Textlänge ermitteln, Teilstring extrahieren, etc.)
  • Mathematische Berechnung mit einstellbaren Vor-/Nachkommastellen, Dezimal- und Tausendertrennzeichen.
  • Ausgabe von Hinweisdialogen mit programmierbaren Schaltflächen (Ja, Nein, OK, Abbrechen).
  • Programmgesteuerte Erstellung und Änderung von Textbausteinen.

Weitere Funktionen

  • Ermittlung der tatsächlichen Tippgeschwindigkeit des Anwenders.
  • Mathematische Berechnungen während der gewöhnlichen Texteingabe.
  • Nutzungsstatistik zur Berechnung der mit PhraseExpress erzielten Geld-/Zeitersparnis.
  • Pro Zielanwendung einstellbare Texteinfügemethode für maximale Kompatibilität mit Drittanwendungen.
  • Portable Version zum Installation ohne Adminrechte oder zum Betrieb auf USB Speichermedien.
  • Textbausteinübersichtsdruck inklusive Zuordnungen zu Autotexten und Tastenkombinationen.

Unterstützung für automatisierte Softwareverteilung

Bei Verwendung mit einem SQL Server:

Import aus Drittanwendungen

PhraseExpress importiert Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen ein (erfordert lokale Microsoft Word Installation):

  • Import ganzer Dateiverzeichnisse inklusive Ordnerstruktur.
  • Zeilenweises Auslesen von MS Word Dokumenten und Textdateien zur Erstellung einzelner Textbausteine (erfordert lokale Microsoft Word Installation).
  • Zeilenweises Auslesen von Microsoft Excel oder CSV-Dateien (erfordert lokale Microsoft Excel Installation).
  • Import aus zahlreichen Drittprogrammen, wie zum Beispiel TextExpander (klassische, nicht serverbasierte Version), AutoHotkey, Breevy, Texter, etc.

Textbaustein-Export

PhraseExpress exportiert einzelne Textbausteine in verschiedene Dateiformate (erfordert lokale Microsoft Word Installation):

  • Unformatierter Text
  • Rich Text Format
  • Microsoft Wordformat

Datensicherheit

PhraseExpress betreibt einen hohen Aufwand, damit Ihre Daten sicher gespeichert sind:

  • Einschränkbare Benutzeroberfläche zur Minimierung von Fehlbedienung, Schulungsaufwand und versehentliches Löschen von Daten.
  • Client-/Server-Architektur verhindert Schreibkollisionen und Synchronisationskonflikte bei gleichzeitiger Textbausteinbearbeitung seitens mehrerer Anwender.
  • AES verschlüsselte Datenspeicherung und Netzwerkübertragung.
  • Fortlaufende Dateisicherung und Wiederherstellungsoption der Textbausteindatei oder einzelner Textbausteine.
  • Bei Nutzung eines SQL Servers: Änderungsprotokoll für jeden Textbaustein inklusive Benutzername und Wiederherstellung jedes Textbausteins auf früheren Versionsstand mit Echtzeitvorschau der Änderungen.
  • Einstellbares Datensicherungsverzeichnis und zusammengeführte Datensicherung von mehreren Anwendern an einem zentralen Speicherort.