Gemeinsame Nutzung
Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen auf mehreren Rechnern bietet PhraseExpress folgende Optionen:
- Textbausteindateien können "peer-to-peer" über ein lokales NAS Netzwerklaufwerk oder über das Internet mittels Cloudspeicherdienst (Dropbox, OwnCloud, etc.) synchronisiert werden.
- PhraseExpress kann sich mit einem SQL Server verbinden, der Textbausteine zentral in einer Client-/Server-Architektur bereitstellt. Der SQL-Server kann vor Ort installiert sein oder in der Cloud (Azure, Amazon AWS) laufen.
Der Zugriff auf gemeinsam genutzte Textbausteine lässt sich auf bestimmte Benutzer, Workgroups oder Domänen beschränken. Somit können Sie bestimmte Textbausteinordner mit anderen teilen und andere Textbausteinordner nur Ihnen selbst zugänglich machen.
Was soll man wählen?
Peer-to-Peer-Sharing
Jeder Benutzer hat die gleichen Rechte, um jederzeit Änderungen an den Textbausteinen vorzunehmen. Dabei besteht das Risiko, dass mehrere Benutzer können dieselbe Phrase bearbeiten. Daher kann es zu Bearbeitungskollisionen kommen, bei denen einer den anderen übertrumpft, was zu Datenverlusten führt. Wir empfehlen, die Schreibrechte auf wenige Redakteure zu beschränken, um Bearbeitungskonflikte zu minimieren. Jede Bearbeitung jedes Benutzers wird als separate Aktualisierungsdatei auf/vom Cloud/NAS-Synchronisierungsordner hoch- bzw. heruntergeladen. Das bedeutet, dass keinen Zustand gibt, in dem alle Benutzer über die neuesten Textbausteinstandverfügen, da Benutzer ihre Bearbeitungen möglicherweise nur langsam aktualisieren (PhraseExpress kann jedoch so konfiguriert werden, dass es bei jedem Programmstart aktualisiert wird). Alle diese Aktualisierungsdateien müssen von jedem Benutzer verarbeitet werden, um synchron zu bleiben. Für ein Team mit rund 25 Benutzern funktioniert das gut, aber wir haben keine Erfahrung mit größeren Gruppen.
SQL-Server
Der SQL-Server verhindert sicher, dass es zu Bearbeitungskollisionen kommt, da immer nur ein einziger Benutzer denselben Satz bearbeiten kann. Alle Daten werden zentral auf dem Server-Computer gespeichert, höchstwahrscheinlich mit etablierten Backup-Verfahren. Alle Benutzer haben jederzeit den gleichen Stand des Phrasenkatalogs PhraseExpress bietet zusätzliche Funktionen, wenn ein SQL-Server verwendet wird, z. B. eine zentrale Nutzungsstatistik und eine Kommentarfunktion für jede Phrase zur Zusammenarbeit im Team.
Weitere Vor- und Nachteile finden Sie in den folgenden Abschnitten.