Diese Dokumentation bezieht sich auf PhraseExpress v16 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 15 ist hier verfügbar

Cloudsynchronisierung

CloudsynchronisationPhraseExpress kann Textbausteine auf mehreren Rechnern mittels Netzwerkfreigabe oder über das Internet mittels Cloud-Synchronisierungsdienst (Dropbox, OwnCloud, o.ä.) auf dem gleichen Stand halten.

Vorteile und Eigenschaften

  • Einfach einzurichten. Keine Server Hardware/Software erforderlich.
  • Ideal für Teams bis zu etwa 25 Benutzer.
  • Für HomeOffice-Anwender geeignet, da keine permanente Netzwerkverbindung erforderlich ist.
  • Hohe Datensicherheit dank "Ende-zu-Ende" Verschlüsselung.
  • Benutzer synchronisieren Änderungen manuell nach Bedarf. Für eine automatische Aktualisierung verwenden Sie bitte einen SQL Server.
  • Wenn viele Anwender viele Textbausteine gleichzeitig ändern, besteht die systembedingte Gefahr von Bearbeitungskonflikten, die durch Beschränkung der Anwender mit Schreibrechten reduziert werden können. Alternativ verwenden Sie einen SQL Server, der Versionskonflikte verhindert.
  • Lizenzschlüssel werden dezentral auf jedem einzelnen Rechner registriert. Für eine zentrale Lizenz- und Benutzerverwaltung, erwägen Sie die Nutzung eines SQL Servers.

Funktionsprinzip

Alle Benutzer speichern Textbausteine in einer eigenen lokalen Textbausteindatei auf ihrem jeweiligem Computer.

Der Benutzer, der seine Textbausteine mit anderen gemeinsam nutzen möchte, erstellt zunächst einen zentralen Sync-Ordner an einem Speicherort, auf den alle Anwender zugreifen können. Die anderen Anwender verbinden ihre lokale Textbausteindatei mit diesem Sync-Ordner.

Der Sync-Ordner ist gewissermaßen die "Drehscheibe", um die Bearbeitungen zwischen allen Benutzern auszutauschen. Anwender senden ihre Bearbeitungen auf Knopfdruck an den Sync-Ordner und holen die Änderungen seitens anderer Benutzer von dort ab. Diese werden dann jeweils auf die lokale Textbausteindatei des Anwenders angewendet.

Das Synchronisationssystem wurde mit PhraseExpress v16 umfassend geändert. Wenn Sie eine frühere Version verwendet haben, müssen Sie die Synchronisation neu konfigurieren, wie hier beschrieben!

Textbausteine bereitstellen

Um Textbausteine anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen:
  1. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie mit anderen teilen möchten.
  2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und "Textbausteine bereitstellen".
  3. Wählen Sie ein Verzeichnis in einem Netzwerklaufwerk oder ein Cloud Dateisynchronisationsverzeichnis, auf das alle gewünschten Anwender Zugriff haben.
  4. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster.

PhraseExpress erstellt in dem gewählten Verzeichnis verschiedene Dateien, um ihre Textbausteine mit anderen zu teilen.

WICHTIG: Diese Ersteinrichtung wird nur von einem einzigen Benutzer vorgenommen. Alle anderen Benutzer verbinden sich mit dem Sync-Ordner, wie unten beschrieben.

Warten Sie bei Verwendung eines Clouddiensts, bis das Synchronisationsverzeichnis auf alle Rechnern verteilt wurde. Bei Übertragung über das Internet kann das eine Weile dauern.

Sie können die Textbausteindatei vorher mit einem Passwort sichern. Die Textbausteine im Sync-Ordner werden somit noch vor der Ablage zum Beispiel in der Online-Cloud verschlüsselt. Denken Sie daran, allen Nutzern der geteilten Textbausteine das Passwort mitzuteilen.

Einzelne Textbausteinordner können zugriffsbeschränkt werden, so dass Sie persönliche Textbausteine behalten können.

Geteilte Textbausteine laden

Ein Benutzer muss zunächst wie zuvor beschrieben einen Synchronisationsordner erstellt haben. Andere Benutzer können sich dann mit diesem Synchronisationsordner wie folgt verbinden:

  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und "Bereitgestellte Textbausteine laden".
  3. wählen Sie dann den vom Initiator erstellten Sync-Ordner.

PhraseExpress wird den Inhalt ihrer Textbausteindatei mit den zentral bereitgestellten Textbausteinen ersetzen und auf Ihren Wunsch hin ihre Textbausteine importieren. Diese sind dann nur für Sie sichtbar.

Änderungen synchronisieren

Voraussetzung zur Synchronisation ist, dass PhraseExpress mit dem Synchronisationsordner verbunden ist, wie zuvor beschrieben.

So aktualisieren Sie ihre Textbausteine mit Änderungen anderer Benutzer:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche"Aktualisierungen senden/empfangen" oder betätigen Sie die Tastenkombination CTRL-F5.

PhraseExpress sendet Ihre Änderungen an der lokalen Textbausteindatei an den zentralen Synchronisationsordner und führt Änderungen seitens anderer Benutzern mit Ihrer lokalen Textbausteindatei zusammen.

Haben mehrere Benutzer denselben Textbaustein gleichzeitig bearbeitet, verwendet PhraseExpress die letzte Bearbeitung auf der Grundlage der "koordinierten Weltzeit" (UTC).

Warum manuell?
  • Sie können neue Textbausteine zunächst lokal testen, ohne andere Benutzer mit unvollendeter Arbeit zu verwirren. Erst wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, senden Sie ihre Änderungen auf Befehl für alle anderen Anwender in den Sync-Ordner.
  • Das Analysieren und Zusammenführen vieler Änderungen benötigt einige Kraftanstrengungen und PhraseExpress funktioniert während dieser Zeit verlangsamt.
  • Die manuelle Synchronisierung reduziert die Netzwerklast.

Benutzerverwaltung

PhraseExpress führt eine Liste aller Benutzer, die an der Textbausteinsynchronisation teilnehmen, um die Verteilung der Bearbeitungen zu steuern.

Die Benutzerliste öffnen Sie mit dem Befehl "Datei » Sync Benutzerliste".

Anwender, zum Beispiel Kollegen, die das Unternehmen verlassen haben, ohne zuvor die Synchronisation eigenhändig zu beenden, können aus dieser Liste gelöscht werden.

Gelöschte Benutzer werden nicht von der Synchronisierung ausgeschlossen, sondern tauchen wieder in der Liste auf, wenn sie eine neue Synchronisierung durchführen

Apple Mac

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine mit Apple Mac-Clients synchronisieren.

Aufgrund der unterschiedlichen Textformatierungssysteme von Mac und Windows, können Textbausteine mit Bildern nicht synchronisiert werden.

Die Version PhraseExpress für Mac unterstützt eine Teilmenge der in der Windows-Version verfügbaren Makrofunktionen.

Apple iPhone/iPad

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit iPhones/iPads synchronisieren. Hierzu ist zwingend Apple iCloud Drive erforderlich. Andere Cloud-Synchronisationsdienste werden derzeit von der iOS App nicht unterstützt.

Für die Synchronisierung mit dem iPhone/iPad ist zwingend iCloud Drive erforderlich.

Starten Sie die Synchronisation vom iPhone/iPad aus, da die PhraseExpress für iOS App einen speziellen App Systemordner im iCloud Drive Syncverzeichnis erstellen muss. Dies kann nur die App, nicht jedoch die PhraseExpress Version für Windows/Mac.

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