20 Jahre PhraseExpress - Die neue Version 16.1 ist da!

Cloud-/NAS-Synchronisierung

CloudsynchronisationPhraseExpress kann Textbausteine auf mehreren Rechnern mittels Netzwerkfreigabe oder über das Internet mittels Cloud-Synchronisierungsdienst (Dropbox, OwnCloud, o.ä.) auf dem gleichen Stand halten.

Vorteile und Eigenschaften

  • Einfache Einrichtung. Keine Server Hardware/Software erforderlich.
  • Intelligenter Synchronisationsmechanismus verhindert Konfliktdateien beim Synchronisieren.
  • Ideal für HomeOffice-Anwender, da keine permanente Verbindung zum lokalen Netzwerk erforderlich ist.
  • Hohe Datensicherheit dank "Ende-zu-Ende" Verschlüsselung.
  • Benutzer synchronisieren Änderungen nach Bedarf. Für eine automatische Aktualisierung verwenden Sie bitte einen SQL Server.

Funktionsprinzip

Videoanleitung

Alle Benutzer speichern Textbausteine auf ihrem eigenen Computer. Einer der Benutzer, der seine Textbausteine mit anderen gemeinsam nutzen möchte, erstellt einmalig einen zentralen Sync-Ordner.

Dieser Sync-Ordner ist gewissermaßen die "Drehscheibe", um Bearbeitungen zwischen allen Benutzern auszutauschen. Anwender senden ihre Bearbeitungen auf Knopfdruck an den Sync-Ordner und holen die Änderungen seitens anderer Benutzer von dort ab. Diese werden dann jeweils auf die lokale Textbausteindatei des Anwenders angewendet.

Der Sync-Ordner kann sich auf einem NAS Netzwerklaufwerk oder in einem Synchronisationsverzeichnis einer Cloudlösung (Dropbox, iCloud Drive, GoogleDrive oder einer selbst gehosteten Lösung, wie zum Beispiel OwnCloud) befinden.

Alle anderen Anwender verbinden ihre lokale Textbausteindatei mit diesem Sync-Ordner.

Das Synchronisationssystem wurde mit PhraseExpress v16 umfassend geändert. Wenn Sie eine frühere Version verwendet haben, müssen Sie die Synchronisation neu konfigurieren, wie hier beschrieben!

Textbausteine bereitstellen

Um Textbausteine anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen:

  1. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie mit anderen teilen möchten.
  2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und "Textbausteine bereitstellen".
  3. Wählen Sie ein Verzeichnis in einem Netzwerklaufwerk oder ein Cloud Dateisynchronisationsverzeichnis, auf das alle gewünschten Anwender Zugriff haben.
  4. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster.

PhraseExpress erstellt in dem gewählten Verzeichnis verschiedene Dateien, um ihre Textbausteine mit anderen zu teilen.

WICHTIG: Diese Ersteinrichtung wird nur von einem einzigen Benutzer vorgenommen. Dieser Anwender wird automatisch zum "Master. Alle anderen Benutzer verbinden sich mit dem Sync-Ordner, wie unten beschrieben.

Alle Anwender müssen die gleiche PhraseExpress Version einsetzen.

Bei Verwendung eines Online-Clouddienstes müssen Sie Funktionen deaktivieren, die Dateien zwar lokal anzeigen, aber erst dann tatsächlich auf den PCs herunterladen, wenn auf diese zugegriffen wird (Beispiel Microsoft OneDrive / Beispiel Apple iCloud Drive).

Warten Sie bei Verwendung eines Clouddiensts, bis das Synchronisationsverzeichnis auf alle Rechnern verteilt wurde. Bei Übertragung über das Internet kann das eine Weile dauern.

Sie können die Textbausteindatei vorher mit einem Passwort sichern. Die Textbausteine im Sync-Ordner werden somit noch vor der Ablage zum Beispiel in der Online-Cloud verschlüsselt. Denken Sie daran, allen Nutzern der geteilten Textbausteine das Passwort mitzuteilen.

Einzelne Textbausteinordner können zugriffsbeschränkt werden, so dass Sie persönliche Textbausteine behalten können.

Geteilte Textbausteine laden

Ein Benutzer ("Master") muss zunächst – wie zuvor beschrieben – einen Synchronisationsordner erstellt haben. Andere Benutzer können sich dann mit diesem Synchronisationsordner wie folgt verbinden:

  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Falls Sie mehrere Textbausteindatei geladen haben, wählen Sie in der Baumansicht den Wurzelknoten der Textbausteindatei, die für die Synchronisation verwendet werden soll.
  3. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und "Bereitgestellte Textbausteine laden".
  4. Wählen Sie den vom "Master"-Benutzer erstellten Sync-Ordner.

PhraseExpress wird den Inhalt ihrer Textbausteindatei mit den zentral bereitgestellten Textbausteinen ersetzen und auf Wunsch ihre Textbausteine importieren. Diese sind dann nur für Sie sichtbar.

Die PhraseExpress Installationen können mittels Konfigurationsdatei für die Synchronisation vorkonfiguriert werden, wie in diesem Videotutorial für Experten(!) erläutert.

Bei Verwendung eines Online-Clouddienstes müssen Sie Funktionen deaktivieren, die Dateien zwar lokal anzeigen, aber erst dann tatsächlich auf den PCs herunterladen, wenn auf diese zugegriffen wird (Beispiel Microsoft OneDrive / Beispiel Apple iCloud Drive).

Änderungen synchronisieren

Voraussetzung zur Synchronisation ist, dass PhraseExpress mit dem Synchronisationsordner verbunden ist, wie zuvor beschrieben.

So tauschen Sie Textbausteinänderungen mit anderen Benutzer aus:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht den Textbausteinzweig mit dem Wolkensymbol.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche"Aktualisierungen senden/empfangen" oder betätigen Sie die Tastenkombination CTRL-F5 .

PhraseExpress sendet Ihre Änderungen an der lokalen Textbausteindatei an den zentralen Synchronisationsordner und führt Änderungen seitens anderer Benutzern mit Ihrer lokalen Textbausteindatei zusammen.

Haben mehrere Benutzer denselben Textbaustein gleichzeitig bearbeitet, verwendet PhraseExpress die letzte Bearbeitung auf der Grundlage der "koordinierten Weltzeit" (UTC).

Warum manuell?
  • Sie können neue Textbausteine zunächst lokal testen, ohne andere Benutzer mit unvollendeter Arbeit zu verwirren. Erst wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, senden Sie ihre Änderungen auf Befehl für alle anderen Anwender in den Sync-Ordner.
  • Das Analysieren und Zusammenführen vieler Änderungen benötigt einige Kraftanstrengungen und PhraseExpress funktioniert während dieser Zeit verlangsamt.
  • Die manuelle Synchronisierung reduziert die Netzwerklast.

Synchronisierung beenden

So beenden Sie die Textbausteinsynchronisierung:

  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie in der Baumansicht den Knoten der Textbausteindatei mit dem Cloud-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das Dreieckssymbol der Hauptmenü-Schaltfläche"Aktualisierungen senden/empfangen" und wählen Sie"Synchronisation beenden".

PhraseExpress trennt nach Bestätigung die Textbausteindatei vom Synchronisationsordner.

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