Diese Dokumentation bezieht sich auf PhraseExpress v16 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 15 ist hier verfügbar

Cloudsynchronisierung

CloudsynchronisationPhraseExpress kann Textbausteine auf mehreren Rechnern mittels Netzwerkfreigabe oder über das Internet mittels Cloud-Synchronisierungsdienst (Dropbox, OwnCloud, o.ä.) auf dem gleichen Stand halten.

Vorteile und Eigenschaften

  • Ideal für kleine Teams (bis zu etwa 25 Benutzer).
  • Einfach einzurichten. Keine aufwendige Serverinstallation erforderlich.
  • Für HomeOffice geeignet (keine permanente Netzwerkverbindung erforderlich).
  • Hohe Datensicherheit dank "Ende-zu-Ende" Verschlüsselung.
  • Benutzer synchronisieren Änderungen auf Anfrage, um Netzwerkverkehr zu minimieren.
  • PhraseExpress führt Änderungen verschiedener Benutzer zusammen.
  • Einzelne Textbausteinordner lassen sich auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen beschränken.

Funktionsprinzip

Alle Benutzer speichern Textbausteine jeweils in einer lokalen Textbausteindatei auf ihrem jeweiligem Computer.

Der Benutzer, der seine Textbausteine mit anderen gemeinsam nutzen möchte, erstellt einen zentralen Sync-Ordner an einem Speicherort, auf den alle Anwender zugreifen können. Der Sync-Ordner ist gewissermaßen die "Drehscheibe", um Bearbeitungen zwischen allen Benutzern auszutauschen.

Anwender senden ihre Bearbeitungen auf Knopfdruck an den Sync-Ordner und holen die Änderungen seitens anderer Benutzer von dort ab. Diese werden dann jeweils auf die lokale Textbausteindatei des Anwenders angewendet.

Textbausteindatei bereitstellen

Um Textbausteine anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen:
  1. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie mit anderen teilen möchten.
  2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und wählen Sie ein Verzeichnis, in einer NAS-Netzwerkfreigabe oder im Synchronisierungsverzeichnis eines Online Cloud-Dienstes, auf das alle anderen Anwender Zugriff haben.
  3. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster.

Warten Sie bei Verwendung eines Clouddiensts, bis das Synchronisationsverzeichnis auf alle Rechnern verteilt wurde. Bei Übertragung über das Internet kann das eine Weile dauern.

Sie können die Textbausteindatei vorher mit einem Passwort sichern. Die Textbausteine im Sync-Ordner werden somit noch vor der Ablage zum Beispiel in der Online-Cloud verschlüsselt. Denken Sie daran, allen Nutzern der geteilten Textbausteine das Passwort mitzuteilen.

Einzelne Textbausteinordner können zugriffsbeschränkt werden, so dass Sie persönliche Textbausteine behalten können.

Geteilte Textbausteine laden

Um die geteilten Textbausteine zu nutzen:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie den Befehl "Datei » Textbausteine mit anderen synchronisieren" und wählen Sie dann den vom Initiator erstellte Sync-Ordner.

Verwenden Sie auf allen Rechnern das gleiche Clouddienst-Benutzerkonto. Dies entspricht nicht zwingend dem zur Anmeldung am Rechner genutzten Konto.

Änderungen synchronisieren

So synchronisieren Sie Ihre lokale Textbausteindatei mit Änderungen anderer Benutzer:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche"Aktualisierungen senden/empfangen" oder betätigen Sie die Tastenkombination CTRL-F5.

PhraseExpress sendet Ihre Änderungen an der lokalen Textbausteindatei an den zentralen Synchronisationsordner und führt Änderungen seitens anderer Benutzern mit Ihrer lokalen Textbausteindatei zusammen.

Haben mehrere Benutzer denselben Textbaustein gleichzeitig bearbeitet, verwendet PhraseExpress die letzte Bearbeitung auf der Grundlage der "koordinierten Weltzeit" (UTC).

Warum manuell?
  • Sie können neue Textbausteine zunächst lokal testen, ohne andere Benutzer mit unvollendeter Arbeit zu verwirren. Erst wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, senden Sie ihre Änderungen auf Befehl für alle anderen Anwender in den Sync-Ordner.
  • Das Analysieren und Zusammenführen vieler Änderungen benötigt einige Kraftanstrengungen und PhraseExpress funktioniert während dieser Zeit verlangsamt.
  • Die manuelle Synchronisierung reduziert die Netzwerklast.
Auf Wunsch kann PhraseExpress automatisch aktualisieren:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptfenster.
  2. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Hauptmenüs der Schaltfläche"Updates senden/empfangen" und wählen Sie"Sync Optionen".
  3. Konfigurieren Sie die automatische Synchronisierung in den PhraseExpress Einstellungen.

Benutzerverwaltung

PhraseExpress führt eine Liste aller Benutzer, die an der Textbausteinsynchronisation teilnehmen, um die Verteilung der Bearbeitungen zu steuern.

Die Benutzerliste öffnen Sie mit dem Befehl "Datei » Sync Benutzerliste".

Anwender, zum Beispiel Kollegen, die das Unternehmen verlassen haben, ohne zuvor die Synchronisation eigenhändig zu beenden, können aus dieser Liste gelöscht werden.

Gelöschte Benutzer werden nicht von der Synchronisierung ausgeschlossen, sondern tauchen wieder in der Liste auf, wenn sie eine neue Synchronisierung durchführen

Apple Mac

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit PhraseExpress für Mac synchronisieren.

Starten Sie die Synchronisation vom Mac aus, weil die Windows Version Textbausteindateien vom Mac laden kann (nicht jedoch andersherum).

Apple iCloud Drive für MacOS enthält ein Dateiversionierungssystem, das unseres Wissens jedoch nicht in der Windows-Version von iCloud Drive implementiert ist. Dies kann zu Problemen führen, wenn mehrere Benutzer die Textbausteindatei bearbeiten, bevor sie vollständig mit allen Computern synchronisiert wurde.

Anleitung für Apple Mac

Apple iPhone/iPad

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit iPhones/iPads synchronisieren. Hierzu ist zwingend Apple iCloud Drive erforderlich. Andere Cloud-Synchronisationsdienste werden derzeit von der iOS App nicht unterstützt.

Für die Synchronisierung mit dem iPhone/iPad ist zwingend iCloud Drive erforderlich.

Starten Sie die Synchronisation vom iPhone/iPad aus, weil die Windows Version Textbausteindateien vom iPhone/iPad laden kann (nicht jedoch andersherum).

Apple iCloud Drive für iOS enthält ein Dateiversionierungssystem, das unseres Wissens jedoch nicht in der Windows-Version von iCloud Drive implementiert ist. Dies kann zu Problemen führen, wenn mehrere Benutzer die Textbausteindatei bearbeiten, bevor sie vollständig mit allen Computern synchronisiert wurde.

Anleitung für iPhone/iPad

Inhaltsverzeichnis


    Inhaltsverzeichnis