Diese Dokumentation bezieht sich auf PhraseExpress v5 beta. Die Dokumentation für die Produktionsversion 4 ist hier verfügbar

Textbausteine bearbeiten

Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie in der Baumansicht den gewünscht Textbaustein aus.
  3. Ändern Sie die Textbausteineigenschaften auf der rechten Fensterseite.

Textbausteineigenschaften

Textbausteine haben folgende Bestandteile:

Beschreibung

Die Beschreibung dient zur Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü.

Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.

Bei schmal eingestelltem Textbausteinmenü wird die Beschreibung gegebenenfalls abgeschnitten. Stellen Sie dahre den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.

Sie können an die Beschreibung weitere Texte als "tags" anhängen, die sich für die Textbausteinmenü-Suche nutzen lassen.

Textbausteininhalt

Der Textbausteininhalt besteht aus Text (inklusive Makrofunktionen), der bei Aufruf des Textbausteins in die Zielanwendung eingefügt wird.

Unformatierte Textbausteine werden automatisch zu formatierten Textbausteinen, wenn Sie formatierten Text oder Bitmaps einfügen oder Textformatierungsfunktionen (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftart) anwenden. Um die Textformatierung zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Inhaltsfeld der Phrase und wählen Sie "Textformatierung entfernen":

Formatierungs­optionEigenschaften

  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbaustein­datei.
  • Funktioniert in allen Ziel­programmen.
  • Makro­funktionen können in der klassischen Ansicht gezeigt werden.
  • Keine Textformatierung oder Bilder.
  • Das Erscheinungsbild wird vom Zielprogramm vorgegeben.

Formatierte Textbausteine beinhalten nicht nur Schriftart, -größe, -farbe, Fettschrift, Kursiv oder Unterstreichungen, sondern gegebenenfalls auch Bilder und Tabellen

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei.

Trigger

Trigger (Auslöser) werden verwendet, um einen Textbaustein einzufügen. Zum Beispiel kann ein Autotext-Trigger "mfg" den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" auslösen.

Ein Textbaustein kann mehrere Trigger haben und ein Trigger kann mehreren Textbausteinen zugewiesen werden. PhraseExpress sammelt dann alle Textbausteine mit dem gleichen Trigger in einem Textbausteinmenü zur Auswahl.

Einige Trigger bieten die Möglichkeit, den Textbaustein bei erfüllter Bedingung sofort auszuführen, wenn die Option mit dem Symbol gedrückt wurde. Alternativ wird die Ausführung des Textbausteins zunächst zur Ausführung vorgeschlagen.

Tastenkombinationen

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, CMD, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste ( F1+ F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

Zum Beispiel könnte die Tastenkombination CMD+ ALT+ S eine Signatur einfügen.

Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen, wählen Sie unter "Trigger" die Option "Hotkey", klicken Sie auf "Kurzbefehl zuweisen" und betätigen Sie dann die gewünscht Tastenkombination:

Viele Kombinationen mit der CMD-Taste sind bereits für macOS reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Tastenkombinationen mehrfach nutzen

Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Tastenzuordnungen zu Textbausteinen merken.

In PhraseExpress können Sie daher die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen können.

Sie können zum Beispiel die Tastenkombination CMD+ALT+S für mehrere E-Mail-Signaturtextbausteine zuweisen.

Bei Betätigung einer mehrfach verwendeten Tastenkombination sammelt PhraseExpress alle Textbausteine mit der entsprechenden Tastenkombination in einem Textbausteinmenü:

Sie können dann einfach mit den Pfeiltasten oder per Klick den gewünschten Textbaustein heraussuchen.

Praktisch! Mit einer Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.

Tastenkombinationen für Textbausteinordner

Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden.

Der Ordner kann weitere Unterordner beinhalten, so dass Sie mit einer einzelnen Tastenkombination bequem unterschiedliche Bereiche Ihrer Textbausteindatenbank erreichen können.

Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner mit Produktbeschreibungen.

Bei Aufruf eines Textbausteinordners mit einer Tastenkombination zeigt PhraseExpress am unteren Ende des Textbausteinmenüs den Befehl Neuer Textbaustein… , mit dem Sie direkt in diesem Ordner einen neuen Textbausteine erstellen können.

Angenommen, Sie haben in einer beliebigen Anwendung eine Produktbeschreibung, die Sie in Ihrem Produkte-Textbausteinordner speichern möchten:

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in der Quellanwendung.
  2. Drücken Sie die Tastenkombination STRG+ALT+P, den Sie zuvor einem Textbausteinordner für Produktinfos zugewiesen hatten.
  3. Betätigen Sie unmittelbar danach die PfeilAuf Taste, um direkt zum Befehl Neuer Textbaustein… zu gelangen.
  4. Drücken Sie ENTER und schließen Sie das Erstellen eines neuen Textbausteins ab.

RegEx Autotext

PhraseExpress kann einen Textbaustein ausführen, wenn eine Texteingabe mit dem angegebenen regulären Ausdruck übereinstimmt. Reguläre Ausdrücke (abgekürzt "RegEx") sind ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters.

Anwendungsbeispiel: Ein Textbausteinordner wird automatisch bei Eingabe einer beliebigen(!) E-Mailadresse angezeigt. Dies ist ein Unterschied zu gewöhnlichem Autotext, der nur auf eine bestimmte E-Mail-Adresse reagiert.

Bei RegEx hingegen prüft PhraseExpress die Eingabe nicht gegen einen statischen Text, sondern auf ein bestimmtes Muster. Im Beispielsfall einer E-Mail ist das spezifische Muster eine Zeichenfolge, gefolgt auf ein @-Zeichen, weitere Zeichen, dann ein Punkt und wieder Text.

PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken:

Fenster

PhraseExpress kann einen Textbaustein bei Erscheinen eines Programmfenster mit gegebenenfalls definierten Fenstertitel automatisch auslösen.

Sie können z. B. auch einen bestimmten Textbausteinordner automatisch anzeigen, wenn Sie ein bestimmtes Programmfenster starten oder zu diesem wechseln.

Uhrzeit

Dieser Trigger führt jeden Tag zur angegebenen Zeit den Textbaustein aus.

Zwischenablage

Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, wenn die Windows-Zwischenablage mit der angegebenen Textzeichenfolge gefüllt wird. Optional können Sie "*" (ohne "") als "Wildcard" Platzhalter verwenden.

Anwendungsbeispiel: Bei Kopieren einer bestimmten E-Mailadresse in die Zwischenablage, kann PhraseExpress eine Auswahl an Aktionen hierzu anbieten (zum Beispiel das Versenden vorgefertiger E-Mails an eben diese Emailadresse).

RegEx Zwischenablage

"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn die Zwischenablage mit einem Text befüllt wird, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt.

Anwendungsbeispiel: Beim Kopieren einer beliebigen Internetadresse in die Zwischenablage kann zeigt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit verschiedenen Aktion für diese URL (zum Beispiel das Öffnen im Browser, Versenden der URL mit einem Zusatztext per E-Mail, etc.).

Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.

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