Textbausteine bearbeiten
Um einen Textbaustein zu bearbeiten:
- Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
- Wählen Sie in der Baumansicht den gewünscht Textbaustein aus.
- Ändern Sie die Textbausteineigenschaften auf der rechten Fensterseite.
Textbausteineigenschaften
Textbausteine haben folgende Bestandteile:
Textbausteinbeschreibung
Die dient zur Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü.
Wählen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.
Bei schmal eingestelltem Textbausteinmenü wird die Beschreibung gegebenenfalls abgeschnitten. Stellen Sie dahre den wichtigen, unterscheidenden Teil der Beschreibung an den Anfang.
Sie können an die Beschreibung weitere Texte als "tags" anhängen, die sich für die Textbausteinmenü-Suche nutzen lassen.
Textbausteininhalt
Der Textbausteininhalt besteht aus Text (inklusive Makrofunktionen), der bei Aufruf des Textbausteins in die Zielanwendung eingefügt wird.
Unformatierte Textbausteine werden automatisch zu formatierten Textbausteinen, wenn Sie formatierten Text oder Bitmaps einfügen oder Textformatierungsfunktionen (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftart) anwenden. Um die Textformatierung zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Inhaltsfeld der Phrase und wählen Sie "":
| Formatierungsoption | Eigenschaften |
|---|---|
|
|
| Formatierte Textbausteine beinhalten nicht nur Schriftart, -größe, -farbe, Fettschrift, Kursiv oder Unterstreichungen, sondern gegebenenfalls auch Bilder und Tabellen Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei. |
Trigger
Trigger (Auslöser) werden verwendet, um einen Textbaustein einzufügen. Zum Beispiel kann ein Autotext-Trigger "mfg" den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" auslösen:
Ein Textbaustein kann mehrere Trigger haben und ein Trigger kann mehreren Textbausteinen zugewiesen werden. PhraseExpress sammelt dann alle Textbausteine mit dem gleichen Trigger in einem Textbausteinmenü zur Auswahl.
Einige Trigger bieten die Möglichkeit, den Textbaustein bei erfüllter Bedingung sofort auszuführen, wenn die Option mit dem Symbol 
gedrückt wurde. Alternativ wird die Ausführung des Textbausteins zunächst zur Ausführung vorgeschlagen.
Tastenkombinationen
Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, CMD, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste ( F1+ F12) oder einer Maustaste bezeichnet.
Zum Beispiel könnte die Tastenkombination CMD+ ALT+ S eine Signatur einfügen.
Um eine Tastenkombination einem Textbaustein (oder einem Textbausteinordner) zuzuweisen, wählen Sie unter "Trigger" die Option "Hotkey", klicken Sie auf "Kurzbefehl zuweisen" und betätigen Sie dann die gewünscht Tastenkombination:
Viele Kombinationen mit der CMD-Taste sind bereits für macOS reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.
Tastenkombinationen mehrfach nutzen
Die Anzahl nutzbarer Tastenkombinationen ist begrenzt und Sie möchten sich vermutlich ohnehin nicht zu viele Tastenzuordnungen zu Textbausteinen merken.
In PhraseExpress können Sie daher die gleiche Tastenkombination für verschiedene Textbausteine zuweisen können.
Sie können zum Beispiel die Tastenkombination CMD+ALT+S für mehrere E-Mail-Signaturtextbausteine zuweisen.
Bei Betätigung einer mehrfach verwendeten Tastenkombination sammelt PhraseExpress alle Textbausteine mit der entsprechenden Tastenkombination in einem Textbausteinmenü:
Sie können dann einfach mit den Pfeiltasten oder per Klick den gewünschten Textbaustein heraussuchen.
Praktisch! Mit einer Tastenkombination erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.
Tastenkombinationen für Textbausteinordner
Tastenkombinationen können nicht nur Textbausteinen, sondern auch Textbausteinordnern zugeordnet werden.
Der Ordner kann weitere Unterordner beinhalten, so dass Sie mit einer einzelnen Tastenkombination bequem unterschiedliche Bereiche Ihrer Textbausteindatenbank erreichen können.
Beispiel: Mit der Tastenkombination STRG+ALT+F könnten Sie einen Textbausteinordner mit einer Untermenüstruktur all Ihrer Textbausteine zum Thema Finanzen öffnen. Eine andere Tastenkombinationen STRG+ALT+P öffnet einen Ordner mit Produktbeschreibungen.
Bei Aufruf eines Textbausteinordners mit einer Tastenkombination zeigt PhraseExpress am unteren Ende des Textbausteinmenüs den Befehl , mit dem Sie direkt in diesem Ordner einen neuen Textbausteine erstellen können.
Angenommen, Sie haben in einer beliebigen Anwendung eine Produktbeschreibung, die Sie in Ihrem Produkte-Textbausteinordner speichern möchten:
- Markieren Sie den gewünschten Text in der Quellanwendung.
- Drücken Sie die Tastenkombination STRG+ALT+P, den Sie zuvor einem Textbausteinordner für Produktinfos zugewiesen hatten.
- Betätigen Sie unmittelbar danach die PfeilAuf Taste, um direkt zum Befehl zu gelangen.
- Drücken Sie ENTER und schließen Sie das Erstellen eines neuen Textbausteins ab.
Autotext
Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.
Anwendungsbeispiele:
- Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
- Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit den Tippfehler.
- Bei Eingabe des Autotexts "sig" erscheint ein Auswahlmenü mit Ihren Signaturen.
- Mediziner können ICD-10 Codes in Diagnosen wandeln (und umgekehrt),
- Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.
- Als Besonderheit können Sie in PhraseExpress die gleiche Autotextabkürzung auch mehreren Textbausteinen gleichzeitig zuweisen. Es scheint dann automatisch eine "MultipleChoice"-Auswahl mit allen passenden Textbausteinen.
In PhraseExpress funktioniert Autotext nicht nur in Office-Anwendungen, sondern auch in den meisten anderen Programmen und bietet dabei mehr Funktionalität.
So definieren Sie einen Autotext für einen Textbaustein(ordner):
- Unter "", wählen Sie die Option "":
- Geben Sie unter "" das gewünschte Textkürzel ein.
- Wählen Sie eine Autotext-Option aus:
Autotextoptionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
Nach Eingabe des Autotexts und Abschluss mit ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichens wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:  | |
Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:  Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde der Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt bei Eingabe der ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" ausgelöst werden. | |
Nach manueller Bestätigung ausführen | Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe in einem Auswahlmenü zum Einfügen vorgeschlagen:  Der Vorschlag wird durch Drücken der einstellbaren Bestätigungstaste angenommen oder durch Weitertippen ignoriert. |
Smart Complete | Der Textbaustein wird nach Eingabe des Anfangs der Textbausteinbeschreibung vorgeschlagen. Die Definition eines Autotexts wird damit überflüssig.  |
Die Expertenoptionen bieten eine feinstmögliche Autotext-Konfiguration für erfahrene PhraseExpress Anwender. Diese Optionen sind wirklich nur etwas für Experten! Einsteiger sollten tunlichst die Finger davon ablassen, da ansonsten nachhaltig tiefgreifende Überforderungserscheinungen auftreten können. |
Tastenkombinationen mehrfach nutzen
Damit Sie weniger Autotexte auswendiglernen müssen, können Sie einen Autotext auch verschiedenen Textbausteinen zuweisen.
Bei Eingabe eines mehrfach verwendeten Autotext sammelt PhraseExpress alle dazugehörigen Textbausteine in einem Textbausteinmenü:
Sie können dann einfach mit den Pfeiltasten oder per Klick den gewünschten Textbaustein heraussuchen.
Praktisch! Mit einem Autotext erreichen Sie eine ganze Auswahl an Textbausteinen.
Im Hauptprogrammfenster werden mehrfach genutzte Textbausteine im Autotext-Eingabefeld mit dem Symbol 
gekennzeichnet.
RegEx Autotext
PhraseExpress kann einen Textbaustein ausführen, wenn eine Texteingabe mit dem angegebenen regulären Ausdruck übereinstimmt. Reguläre Ausdrücke (abgekürzt "RegEx") sind ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters.
Anwendungsbeispiel: Ein Textbausteinordner wird automatisch bei Eingabe einer beliebigen(!) E-Mailadresse angezeigt. Dies ist ein Unterschied zu gewöhnlichem Autotext, der nur auf eine bestimmte E-Mail-Adresse reagiert.
Bei RegEx hingegen prüft PhraseExpress die Eingabe nicht gegen einen statischen Text, sondern auf ein bestimmtes Muster. Im Beispielsfall einer E-Mail ist das spezifische Muster eine Zeichenfolge, gefolgt auf ein @-Zeichen, weitere Zeichen, dann ein Punkt und wieder Text.
PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken:
Fenster
PhraseExpress kann einen Textbaustein bei Erscheinen eines Programmfenster mit gegebenenfalls definierten Fenstertitel automatisch auslösen.
Sie können z. B. auch einen bestimmten Textbausteinordner automatisch anzeigen, wenn Sie ein bestimmtes Programmfenster starten oder zu diesem wechseln.
Uhrzeit
Dieser Trigger führt jeden Tag zur angegebenen Zeit den Textbaustein aus.
Zwischenablage
Dieser Trigger führt einen Textbaustein aus, wenn die Windows-Zwischenablage mit der angegebenen Textzeichenfolge gefüllt wird. Optional können Sie "*" (ohne "") als "Wildcard" Platzhalter verwenden.
Anwendungsbeispiel: Bei Kopieren einer bestimmten E-Mailadresse in die Zwischenablage, kann PhraseExpress eine Auswahl an Aktionen hierzu anbieten (zum Beispiel das Versenden vorgefertiger E-Mails an eben diese Emailadresse).
RegEx Zwischenablage
"RegEx autotext" führt einen Textbaustein aus, wenn die Zwischenablage mit einem Text befüllt wird, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt.
Anwendungsbeispiel: Beim Kopieren einer beliebigen Internetadresse in die Zwischenablage kann zeigt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit verschiedenen Aktion für diese URL (zum Beispiel das Öffnen im Browser, Versenden der URL mit einem Zusatztext per E-Mail, etc.).
Ein regulärer Ausdruck (abgekürzt "RegEx") ist ein ausgeklügeltes System zur Erkennung eines bestimmten Textmusters. PhraseExpress bietet eine Auswahl von RegEx Autotext Beispielen, wenn Sie auf das Dreieckssymbol des Eingabefeldes klicken.