PhraseExpress v9 Dokumentation

Installation der Software

Verwendung mit einem USB Stick

Erste Schritte mit PhraseExpress

Wie kann ich Textbausteine…

…speichern?

…aufrufen?

…bearbeiten?

…finden?

…löschen?

Weitere Funktionen

Textbaustein-Auswahlmenü

Desktopmenüs

Tastenkombinationen

Autotext

Textbausteine auf bestimmte Programme beschränken

Textbausteine auf bestimmte Benutzer beschränken

PhraseExpress gegen Fehlbedienung schützen

Passwortschutz

Vorschlagsfunktion

Zwischenablagespeicher

Zuletzt verwendete Textbausteine

Rechtschreibfehlerkorrektur

Browsersuche

Berechnung während einer Texteingabe

PhraseExpress im Team nutzen

Makrofunktionen

Übersicht

Wie kann ich…

…das aktuelle Datum in einem Textbaustein hinzufügen?

…Textbausteine miteinander verketten?

…eine manuelle Texteingabe in einem Textbaustein hinzufügen?

…ein Formular erstellen?

…eine vorgefertigte Email erstellen?

…eine Wenn-Dann-Sonst Abfrage erstellen?

…ein Programm starten?

…eine Datei öffnen?

…eine Internetseite öffnen?

Sonstiges

Expertenmodus

Programmeinstellungen

Programmzustände

In PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

PhraseExpress temporär deaktivieren

Registrierung von PhraseExpress

Lizenz von PhraseExpress entfernen

Automatischer Start mit dem Rechner

Tipps & Tricks

Zeitersparnisberechnung

Speicherort der persönlichen Daten

Daten importieren / exportieren

Datensicherung

PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten

Kommandozeilenparameter

Deinstallation

Fehlersuche

 


Handbuchkonventionen

Sie betrachten dieses Handbuch im Internet-Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder das Handbuch ausdrucken können.

Die Onlineversion des Handbuchs kann aktuellere Informationen aufweisen, als eine lokal gespeicherte Version. Das lokal gespeicherte Handbuch enthält Links zu Online-Internetseiten.

  • Fettgedruckte und schräggestellte Worte kennzeichnen Optionen im Programm oder Menübefehle.
  • Dateinamen sind stets kursiv gedruckt.
  • Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.
  • Tastenkombinationen sehen so aus: WIN-C. Mit WIN ist die linke Windows-Funktionstaste (rechts neben STRG) gemeint.

Dieses Symbol weist auf nützliche Informationen hin.

Mit dem Lampensymbol werden praktische Tipps und Tricks hervorgehoben.

Hinweise in Verbindung mit dem Warnsymbol sind wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

Installation der Software

Videoanleitung

  1. Laden Sie die Installationsdatei von unserer Internetseite herunter.
  2. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei "PhraseExpressSetup.exe".
  3. Folgen Sie den Anweisungen im Zuge der Installationsprozedur.
  4. Registrieren Sie die Installation, wenn Sie einen Lizenzschlüssel erworben haben.

Sehr wichtiger Hinweis

Die PhraseExpress Autotext-Funktion wird mit der AutoKorrektur-Funktion Ihrer bestehenden Office-Anwendung kollidieren. Um Probleme zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur-Einträge aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung (siehe Microsoft Hilfe).

 

Informationen zur automatisierten Installation der PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion, bzw. im Handbuch zum SQL Client Manager.

Sofern keine Textbausteindatei einer früheren PhraseExpress Installation existiert, installiert PhraseExpress auf Wunsch eine Textbausteindatei mit Beispieltexten und AutoKorrektur-Einträgen. Wenn Sie diese nicht benötigen, können Sie diese nachträglich bearbeiten oder entfernen. Auf unserer Homepage erhalten Sie weitere kostenlose Erweiterungen zum Herunterladen.

Verwendung mit USB Speichersticks

Videoanleitung

PhraseExpress kann auch ohne Installation direkt von einem USB Stick gestartet werden und steht damit inklusive Ihrer individuellen Textbausteine auf beliebig vielen Rechnern zur Verfügung:

  1. Laden Sie das "Portable Edition" ZIP-Archiv herunter.
  2. Extrahieren Sie den Inhalt dieses ZIP Archivs in ein beliebiges Verzeichnis des USB Speichers.
  3. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf die PhraseExpress.exe Programmdatei direkt aus dem Programmverzeichnis.

PhraseExpress wechselt beim Start von einem USB Speicher automatisch und in den speziellen, portablen Modus, der in der Titelzeile des Hauptprogrammfensters angezeigt wird. Konfigurations- und Anwenderdaten werden dann in das gleiche Verzeichnis gespeichert, in dem sich die PhraseExpress Programmdateien befinden.

Wenn Sie bereits eine Textbausteindatei erstellt haben, kopieren Sie diese auf dem USB Stick. Starten Sie dann PhraseExpress vom USB Stick und laden Sie die Textbausteindatei vom USB Stick.

Wichtige Hinweise

  • Die Textbausteindatei muss sich in einem beliebigen Verzeichnis des gleichen USB-Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.
  • Der "USB-Modus" kann mittels Kommandozeilenparameter -portable erzwungen werden.

Umstieg von einer früheren Programmversion

Wir empfehlen vor Installation der neuen PhraseExpress Version die ältere Version zu entfernen.

Mit dem ersten Speichern aktualisiert die neue Version etwaige Textbausteindateien älterer Versionen in ein neues Dateiformat, um die neuen Funktionen unterstützen zu können.

Erstellen Sie vor einer Aktualisierung einer bestehenden PhraseExpress Installation eine Sicherungskopie Ihrer Textbausteindatei, weil diese zum Beispiel nach erstmaliger Bearbeitung mit der neuen Version nicht mehr in alten PhraseExpress Versionen lesbar sein wird.

Informationen zum Upgrade der PhraseExpress Netzwerk Edition finden Sie im Handbuch der Netzwerk Edition.

Erste Schritte in PhraseExpress

Nach dem Start von PhraseExpress finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Startleistensymbol

Wenn Sie das Symbol nicht sehen, ändern Sie bitte in Windows die Einstellung für das PhraseExpress Startleistensymbol, damit es ständig eingeblendet wird (Videoanleitung).

Dieses Startleistensymbol ist der Hauptzugang zu PhraseExpress. Sie können es mit der linken Maustaste klicken, um Textbausteine auszuwählen oder mit der rechten Maustaste die Einstellungen und weitere Funktionen erreichen.

Ab sofort erspart Ihnen PhraseExpress viel zeitraubende Tipparbeit:

Textbaustein erstellen

Ein neuer Textbaustein ist in wenigen Schritten in PhraseExpress gespeichert:

Videodemonstration

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Neuen Textbaustein erstellen. Oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination STRG-ALT-C
  3. Der markierte Text wird von PhraseExpress erfasst und es erscheint ein Fenster zur Eingabe weiterer Details:
    Phrasendetails
    Hier nehmen Sie die im Folgenden beschriebenen Einstellungen für den neuen Textbaustein vor:

    • Die Beschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Textbaustein-Auswahlmenü. Als Vorgabe finden Sie hier den Anfang des Textbausteins. Die Beschreibung muss aber nicht mit dem Textbaustein übereinstimmen.
    • Mit einer Tastenkombination können Sie später den Textbaustein per Tastendruck aufrufen. Die Betätigung der Tastenkombination STRG-ALT-A könnte zum Beispiel Ihre Adresse ausgeben (Weitere Informationen).
    • Ein Autotext ist eine Textabkürzung, die bei dessen Eingabe mit dem gespeicherten Textbaustein ersetzt wird. Zum Beispiel könnte die Eingabe des Autotexts "mfg" einen Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" einfügen (Weitere Informationen).
    • Ein Textbaustein, bzw. die Erkennung des dazugehörigen Autotexts oder der Tastenkombination, kann auf bestimmte Programme beschränkt werden (Weitere Infos hierzu).
    • Wenn der neuen Textbaustein mit einer Textformatierung versehen ist oder Bilder beinhaltet, können Sie mit der Option "Speichern als…" das gewünschte Textbausteinformat wählen:

      Formatierungsoption Was wird gespeichert? Vorteile Nachteile

      Text ohne Bilder und ohne Schriftformatierung

      Dies ist die empfohlene Standardeinstellung.

      • Benötigt den geringsten Platz in der Textbausteindatei.
      • Funktioniert in allen Zielprogrammen.
      • Unterstützung aller Makrofunktionen.
      • Texte werden ohne Schriftformatierung und ohne Bilder gespeichert.

      Texte inklusive Bilder mit "RichText"-Formatierung.

      • Sehr genaue Speicherung der Textformatierung.
      • Geeignet z.B. für MS Office und Outlook.
      • Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei.
      • Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen.

      Texte inklusive Bilder im HTML-Format.

      • Speziell geeignet für Internetseiteninhalte.
      • Effiziente Speicherung von Bildern.
      • Kann im HTML-Quellcode nachbearbeitet werden.
      • Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei.
      • Prinzipiell keine exakte Formatierungssteuerung möglich. Die Darstellung hängt gegebenenfalls von "Stylesheets", bzw. der Interpretation des Zielprogramms ab.
      • Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen.

      Pro Edition

      Text inklusive Bilder, Platzhalter, Formatierungen, eingebetteter Microsoft Office Objekte.

      • Dieses Textbausteinformat speichert spezielle Word Textformatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.
      • Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei.
      • Keine Unterstützung der PhraseExpress Makrofunktionen.
      • Nur von Microsoft Word unterstützt.

      Bitmap

      Bitmap

         

      Variable

      Zählervariable

         

      Besteht der zu speichernde Text ausschließlich aus einem Internetlink (z.B. "http://www.maxivista.de"), kann PhraseExpress beim Ausführen des Textbausteins die entsprechende Internetseite in Ihrem Browser öffnen, statt lediglich den Internetlink als Text auszugeben.

      Technisch wird das realisiert, in dem der Textinhalt (sprich der Internetlink) in ein {#url …} Makro eingebettet wird.

    Die native MS Word-Formatierung wird nur von der Professional Edition unterstützt. HTML-/RTF-Formatierung wird nicht von der Easy Edition unterstützt. Sie können Ihre PhraseExpress Variante unter http://upgrade.phraseexpress.de erweitern.

    Das HTML-Format wird in zukünftigen PhraseExpress Versionen nicht mehr enthalten sein und durch ein erweitertes RTF-Format ersetzt.

Wenn der Menüpunkt zum Erstellen eines neuen Textbausteins nicht vorhanden ist, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienung ausgeblendet.

Textbaustein in eine Anwendung einfügen

Videodemonstration

  1. Klicken Sie in der Zielanwendung an die Stelle, wo der Textbaustein eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie aus dem Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein.
  3. Das Auswahlmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.
Weitere Möglichkeiten zum Einfügen eines Textbausteins:
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für den Textbaustein definiert haben.
  • Geben Sie den Autotext ein, falls Sie diesen für den Textbaustein definiert haben.
  • Geben Sie den Autotext ein oder betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für einen Textbausteinordner definiert haben und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus dem Auswahlmenü aus.
  • Klicken Sie den gewünschten Textbaustein in einem Desktopmenü oder ziehen Sie ihn aus dem Desktopmenü in das gewünschte Zielprogramm. Pro Edition

Bei Problemen mit dem Einfügen von Textbausteinen hilft Ihnen das Kapitel "Fehlersuche".

Textbausteine bearbeiten

Videoerläuterung

Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Textbausteine bearbeiten, um das PhraseExpress Hauptprogrammfenster zu öffnen.

Im Textbaustein-Auswahlmenü oder Desktopmenü erscheint bei einem Klick der rechten Maustaste auf einen Eintrag ein Kontextmenü, über das Sie direkt zur Bearbeitung gelangen.

Um das zuletzt von PhraseExpress eingefügte Element schnell zu bearbeiten, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Für diese Aktion können Sie unter Extras » Einstellungen » Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination definieren.

Es öffnet sich das PhraseExpress Hauptprogrammfenster zum Bearbeiten Ihrer Textbausteine:

Auf der linken Seite des Hauptprogrammfensters organisieren Sie Textbausteine in einer frei definierbaren Baumstruktur, erstellen neue Ordner und arrangieren diese per Klicken & Ziehen in der Baumstruktur.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Ordner können weitere Unterordner beinhalten. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick bei einer großen Textbausteinanzahl.

NEU Das Symbol in der ersten Ebene der Baumstruktur zeigt das Symbol den aktuellen Status für alle Elemente unterhalb dieser Ebene an:

Symbol Erläuterung

Normal

Alles OK - Textbausteine können bearbeitet werden und Autotexte/Tastenkombinationen sind aktiv.

Offline

Die dazugehörige Datei konnte nicht geladen werden (zum Beispiel aufgrund einer Netzwerkunterbrechung) es wird währenddessen eine lokale Kopie der Originaldatei verwendet (Offlinedatei).

Zugriffsbeschränkt

Für die Elemente wurden Zugriffsbeschränkungen definiert.

Deaktiviert

Tastenkombinationen und Autotexte für diese Elemente wurden deaktiviert. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste und Wahl des entsprechenden Befehls können diese wieder aktiviert werden.

Bearbeitung gesperrt

Die Bearbeitung ist zurzeit gesperrt, weil ein anderer Anwender die Textbausteine zurzeit bearbeitet. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen wurde, wird die Bearbeitung wieder freigegeben. Alternativ erscheint dieses Symbol auch, wenn bei Verwendung eines SQL Servers ein anderer Anwender das Element zwischenzeitlich gelöscht hat. Durch Drücken von F5 können Sie den Status aktualisieren.

Keine Schreibrechte

Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt oder Sie haben keine Schreibrechte. Sie können die Textbausteine verwenden, aber nicht bearbeiten.

Passwortschutz

Die Textbausteindatei ist einem Passwortschutz versehen.

Markieren Sie einen Textbaustein in der linken Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters zu bearbeiten.

Mittels gedrückter STRG und/oder SHIFT-Taste können Sie mehrere Elemente in der linken Baumansicht auswählen, um Einstellungen für diese Elemente gleichzeitig zu bearbeiten.

Ziehen Sie externe Dateien, Dateiordner und Programme per "Klicken & Ziehen" in einen beliebigen Ordner in der Baumansicht, um den Inhalt dieser Dateien in PhraseExpress hinzuzufügen.

Im Expertenmodus werden weitere Kontextmenü-Optionen angezeigt.

Wenn einzelne Einstellungen nicht verfügbar sind, dann sind diese grau dargestellt und deaktiviert. In den meisten Fällen erhalten Sie diesbezüglich in der unteren Statuszeile weitere Informationen.

Einstellungen für Textbausteine

Ein Textbaustein hat folgende Bestandteile:

  • Über die Beschreibung identifizieren Sie ein Element später im Auswahlmenü. PhraseExpress verwendet als Vorgabe den Anfang des Textbausteins.
  • Im Eingabefeld Textbausteininhalt bearbeiten Sie den Textbausteintext. Wenn dieser leer gelassen wird, verwendet PhraseExpress automatisch die Beschreibung.
  • Mit einer Tastenkombination fügen Sie einen Textbaustein "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein.
  • Ein Autotext ist eine Textabkürzung, die mit dem dazugehörigen Textbausteininhalt ersetzt wird. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste können sie einem Textbaustein mehrere Autotexte zuweisen.

Einstellungen für Ordner

Markieren Sie einen Ordner in der Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters zu konfigurieren:

  • Vergeben Sie eine prägnante Beschreibung, damit Sie den Ordner später im Auswahlmenü leicht identifizieren können.
  • Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthalten Textbausteinen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger.
  • Mit der optionalen Eingabe eines Autotexts öffnet PhraseExpress bei laufender Texteingabe den entsprechenden Textbausteinordner direkt neben dem Mauszeiger, damit Sie einen der darin befindlichen Textbausteine zum Einfügen auswählen können.
  • Im Textbereich Informationen können Sie Notizen zu den Inhalten des Textbausteinordners, z.B. über den Verwendungszweck verfassen. Wenn Sie Ihren Notizen "$$$" (ohne "") voranstellen, dann wird die Notiz unwiderruflich vor Änderungen geschützt.

Einstellungen für einen Ordner dienen als Standardvorgabe für jeden neuen Textbaustein, den Sie in diesem Ordner erstellen.

Bearbeitungsbefehle im Kontextmenü für Elemente in der Baumansicht

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein Element in der linken Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen.

Die Befehle unterscheiden sich, je nachdem ob Sie auf eine Textbausteindatei, einen Textbaustein oder Textbausteinordner klicken.

  • Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Deaktivierte Ordner werden durch ein spezielles Ordnersymbol in der Baumansicht angezeigt.
  • Bei Deaktivierung der Option Im Aufklappfenster zeigen wird der entsprechende Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten, die nur per Autotext aufgerufen werden und im Aufklappfenster nicht benötigt werden.
  • Die Erweiterten Bearbeitungsfunktionen ermöglichen die komfortable 'Mengenbearbeitung' der Autotexte, Beschreibungen oder Textbausteininhalte aller Elemente in einem Ordner "in einem Rutsch".
  • Der Befehl Duplikate entfernen und identische Autotexte zusammenfassen fasst alle Textbausteine gleichen Inhalts und gleichen Autotexts zusammen. Ist der Inhalt identisch, der Autotext aber unterschiedlich, dann werden die Autotexte der Doubletten zum ersten identischen Textbaustein hinzugefügt und die Doubletten anschließend gelöscht.

Einige Befehle sind nur im Expertenmodus sichtbar.

Textbausteine finden

Textbausteine können Sie anhand der Beschreibung, einer Tastenkombination, des Inhalts oder des Autotexts ausfindig machen:

Schnellsuche

Videodemonstration

Klicken Sie im Hauptprogrammfenster unterhalb der Baumansicht auf die Lupen-Schaltfläche oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-F.

Es erscheint das Sucheingabefeld und Sie können auswählen, welche Inhalte die Suche berücksichtigen soll (Beschreibung, Textbausteininhalt, Autotexte, Tastenkombinationen)

Nach Eingabe einiger Buchstaben (bzw. einer Tastenkombination) erscheinen die Suchtreffer in einer Listenansicht. Wenn es nur einen einzigen Treffer gibt, wird dieser stattdessen in der Textbausteinordnerstruktur angezeigt und markiert.

  • Klicken Sie auf ein Element in der Trefferliste, um es auf der rechten Seite bearbeiten.
  • Doppelklicken Sie ein Element in der Trefferliste, um in die Baumansicht zurück zu wechseln.
  • Um von der Baumansicht wieder in die Listenansicht der Suchtreffer zu gelangen, klicken Sie in das Sucheingabefeld.

Zum Beenden einer Suche klicken Sie bitte nochmals auf die Lupen-Schaltfläche oder klicken Sie die X-Schaltfläche rechts neben dem Sucheingabefeld.

Suchen & Ersetzen

Videodemonstration

Wenn Sie nur einen bestimmten Textbausteinordner durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Befehl Suchen & Ersetzen oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-H.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten. Falls formatierte Texte gefunden werden, können Sie wählen, ob diese permanent(!) in unformatierte Textbausteine umgewandelt werden sollen, damit die Textersetzung vorgenommen werden kann. Ansonsten werden formatierte Textbausteine von der Suchen & Ersetzen Funktion ignoriert.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche bei gedrückter STRG-Taste.

Wenn Sie ausschließlich Textbausteininhalte suchen & ersetzen, erscheinen automatisch mehrzeilige Eingabefelder.

Textbausteine löschen

Zum Löschen eines Elements öffnen Sie zunächst das Hauptprogrammfenster:

  • Den jeweils zuletzt eingefügten Textbaustein öffnen Sie mittels Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol bei gedrückter SHIFT-Taste.
  • Oder klicken Sie das Startleistensymbol mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Textbausteine bearbeiten, um das Hauptprogrammfenster zu öffnen.
  • Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Element in einem Textbaustein-Auswahlmenü oder Desktopmenü und wählen Sie den Kontextmenü-Eintrag Bearbeiten.

Markieren Sie anschließend das zu löschende Element in der linken Baumansicht und klicken Sie das rote Mülleimer-Symbol. Alternativ betätigen Sie die Entf-Taste.

Wenn Sie einen Textbausteindateiknoten aus der Baumansicht entfernen, wird die Textbausteindatei lediglich entladen, aber nicht von Ihrer Festplatte gelöscht. Sie können Sie jederzeit wieder laden.

In folgenden Fällen kann ein Textbausteinordner nicht gelöscht werden und die Befehle zum Löschen von Textbausteinordnern sind deaktiviert:

  • Sie haben keine Schreibrechte auf den zu löschenden Textbausteinordner, bzw. einen in dem zu löschenden Ordner befindlichen Unterordner.
  • Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit die Textbausteindatei.
  • Der Textbausteinordner hat einen internen Schreibschutz, den wir gegebenenfalls bei der Auslieferung gesetzt haben.
  • Die Textbausteindatei selbst ist schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Löschen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.

PhraseExpress prüft beim Löschen eines Textbausteins, ob dieser mit einem anderen Textbaustein per #insert-Makro verknüpft ist und bietet gegebenenfalls an, den verknüpfenden Textbausteinen anzuzeigen.

Das Textbaustein-Auswahlmenü

PhraseExpress zeigt Ihnen in folgenden Fällen ein Textbaustein-Auswahlmenü in der Nähe des Mauszeigers an:

  • Sie haben einen Autotext eingegeben, bzw. eine Tastenkombination betätigt, der/die für mehrere Textbausteine, bzw. für einen Textbausteinordner definiert ist.
  • Ein Textbaustein wurde von Ihnen so konfiguriert, dass er nicht automatisch, sondern erst nach Bestätigung eingefügt wird.
  • Die Textvorschlagsfunktion bietet Ihnen im Auswahlmenü die automatische Vervollständigung dieses Texts an.

Sie können einzelne Textbausteinordner aus dem Auswahlmenü durch Entfernen des Häkchens unter Bearbeiten » Im Textbausteinmenü anzeigen ausblenden. Die Autotexte/Tastenkombinationen der darin enthaltenen Elemente bleiben dabei immer noch aktiv. Alternativ können Sie Textbausteinordner inklusive Deaktivierung der darin enthaltenen Elemente von einzelnen Programmen ausschließen.

Auswahl eines Eintrages im Auswahlmenü

Videoerläuterung zum Auswahlmenü

  • Klicken Sie im Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein mit der linken Maustaste, um ihn in die Zielanwendung einzufügen.
  • Mit der rechten Maustaste erhalten Sie praktische Zusatzfunktionen für diesen Eintrag.
  • Verwenden Sie die Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf-Tasten, um schrittweise zum gewünschten Eintrag im Auswahlmenü zu gelangen.
  • Falls sich viele Einträge im Auswahlmenü befinden, können Sie bei gleichzeitig gedrückter STRG-Taste in größeren Schritten im Auswahlmenü vor-, bzw. zurückspringen.
  • Verwenden Sie die Bild Auf- und Bild Ab-Taste, um zum obersten, bzw. untersten aktuell im Auswahlmenü sichtbaren Element zu springen. Mit diesen Tasten können Sie "seitenweise" in den Textbausteinen vor- und zurück "blättern".
  • Mit der Taste Pos1, bzw. Home springen Sie direkt zum ersten Eintrag und mit Ende zum letzten aller Einträge im Auswahlmenü.
  • Mit der Pfeil Rechts-Taste springen Sie direkt in den ersten Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Textbausteinauswahl. Mit der Pfeil Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
  • In den Programmeinstellungen können Sie "Schnellwahltasten" definieren, mit denen Textbausteine direkt ausgewählt werden können.
  • Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü mittels Tastenkombination aufgerufen wurde, drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben des gewünschten Textbausteins, um direkt dorthin zu springen.

Mit der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt. Diese Bestätigungstaste können Sie in den Einstellungen ändern.

NEU Textbausteine, die auf bestimmte Programme beschränkt wurden, werden nur dann im Auswahlmenü angezeigt, wenn das entsprechende Zielprogramm gerade aktiv ist. Sie sehen also nur die für das aktuell aktive Zielprogramm relevanten Textbausteine.

NEU Wenn Sie das Auswahlmenü auf der Trennlinie klicken und auf dem Desktop verschieben, bietet PhraseExpress an, Auswahlmenü auch zukünftig stets an dieser Position einzublenden. Bei wiederholtem Verschieben wird diese Einstellung zurückgesetzt.

Eine Textbausteinauswahl können Sie stets mit der ESC-Taste abbrechen.

Wenn Sie im Auswahlmenü einmal die Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit ENTER bestätigen.

Bei Klick auf einen Eintrag mit gedrückter STRG-Taste wird der Inhalt in die Zwischenablage kopiert, statt in die Anwendung eingefügt zu werden. Das ist hilfreich, falls in seltenen Fällen das direkte Einfügen des Textbausteins durch PhraseExpress in die Zielapplikation scheitert.

NEU Wenn Sie einen formatierten Textbaustein bei gedrückter SHIFT-Taste klicken, wird dieser ohne Textformatierung eingefügt. Das ist insbesondere für den Zwischenablagespeicher nützlich.

NEU Die Größe des Auswahlmenüs können Sie mit der Maus durch Ziehen an den Rändern anpassen.

NEU Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Trennlinie oberhalb des Befehls "Neuen Textbaustein erstellen" erscheinen weitere Optionen.

NEU Weitere nützliche Optionen erhalten Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste im Auswahlmenü.

Textbaustein-Auswahlmenüs auf dem Desktop platzieren Pro Edition

Videoeinführung

Das Auswahlmenü in der Startleiste schließt nach Auswahl und Einfügen eines Textbausteins automatisch. Um einen weiteren Textbaustein einzufügen, müssen Sie das Auswahlmenü erneut aufrufen.

Textbausteinordner lassen sich aber auch permanent auf dem (Desktop) platzieren, um das wiederholte Durchhangeln durch Textbausteinordnerstrukturen zu vermeiden:

  • Klicken & Ziehen Sie den gewünschten Textbausteinordner einfach aus dem Auswahlmenü an eine freie Stelle des Desktops.
  • Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textbausteinordner und wählen Sie "Auf dem Desktop platzieren".

Das "Desktopmenü" beinhaltet alle im jeweiligen Textbausteinordner befindlichen Textbausteine in einem kompakten Fenster auf dem Desktop, das permanent sichtbar bleibt. Es können beliebige viele Desktopmenüs erzeugt werden.

Sie können nacheinander mehrere Textbausteine klicken, um diese in ein Dokument einzufügen, ohne das Auswahlmenü jedes Mal aufrufen zu müssen.

Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste kann ein Desktopmenü abwechselnd ein- und ausgeklappt werden, um Platz zu schaffen.

Sie können neue Textbausteine direkt in einem Desktopmenü erstellen, indem Sie einen Textbereich in einer Quellanwendung markieren und bei gedrückter Maustaste in das Desktopmenü hineinziehen.

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste eines Desktopmenüs öffnet ein Kontextmenü mit weiteren Optionen.

NEU Sie können Desktopmenüs mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Titelleiste auf bestimmte Programme beschränken. Desktopmenüs werden dann automatisch ein-/ausgeblendet, wenn die entsprechenden Programme Fokus haben.

Beispiel: Sie haben einen Textbausteinordner "Kontonummern", der nur angezeigt werden soll, wenn Ihre Onlinebanking-Seite im Internetbrowser aktiv ist. Wenn Sie nun zu einem anderen Programm wechseln, wird das Desktopmenü automatisch ausgeblendet. Das gilt auch für einzelne Textbausteine innerhalb eines Desktopmenü, sofern Sie für diese Elemente Programmbeschränkungen definiert haben.

NEU Die Breite und Höhe eines Desktopmenüs können Sie mit der Maus durch Ziehen an den Rändern anpassen.

NEU Textbausteine, die auf bestimmte Programme beschränkt wurden, werden nur im Desktopmenü angezeigt, wenn das entsprechende Zielprogramm gerade aktiv ist. Sie sehen also nur die für das aktuell aktive Zielprogramm relevanten Textbausteine im Desktopmenü. Die Programmbeschränkung für Desktopmenüs wirkt sich auch auf Tastenkombinationen und Autotexte aus.

Desktopmenüs sind übrigens besonders praktisch für die System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine.

Tastenkombinationen verwenden

Videodemo

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1.F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

Anwendungsbeispiel:

Wenn Sie z.B. dem Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-ALT-G zugewiesen haben, wird dieser Text nach Drücken dieser Tastenkombination an der aktuellen Position der Einfügemarke eingefügt.

Bei eifriger Nutzung werden Sie sich jedoch schon bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner verwenden, der mehrere Texte beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü zur Auswahl des gewünschten Textbausteins.

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Insbesondere Kombinationen allein mit der WIN-Taste sind oft bereits für Windows reserviert. Ab Windows 7 haben diese reservierten Tastenkombinationen sogar Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben.

Maustasten sollten nicht ohne Kombination mit den Tasten STRG, WIN, SHIFT und ALT verwendet werden.

Wenn Tastenkombinationen nicht funktionieren, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

In den Einstellungen können Sie die Tastenkombinationen zum Ausführen eines im Auswahlmenü markierten Textbausteins ändern.

Autotext verwenden

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress durch den dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele für Autotext:

  • Die Eingabe des Autotexts 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit die falsche Texteingabe.
  • Ein Autotext "##anrede" könnte ein Auswahlmenü mit verschiedenen Anreden einblenden lassen.
  • Textbausteine, die durch einen Autotext aufgerufen werden, können auch Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Wenn Autotexte nicht funktionieren, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Bei unerwünschten Textersetzungen hilft das Thema "Unerwünschte Autotexte".

Wenn Autotextoptionen grau dargestellt werden, dann wurde die Autotextfunktion im (übergeordneten) Textbausteinordner deaktiviert oder Sie haben keine Bearbeitungsrechte.

Autotext-Optionen im Einfachmodus

Im Einfachmodus können Autotexte auf drei Arten konfiguriert werden:

Option Beschreibung

Nach Eingabe des Autotext und nach Abschluss mit der ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichen wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt.

Das ist die empfohlene Einstellung für die meisten Anwendungsfälle.

Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt.

Vermeiden Sie bei dieser Einstellung Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde ein Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt ausgeführt werden, sobald Sie die ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" tippen.

Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe zunächst in einem Auswahlmenü beim Cursor zum Einfügen vorgeschlagen. Man kann den Vorschlag durch Drücken der Bestätigungstaste annehmen oder durch Weitertippen ignorieren.

 

Autotext-Optionen im Expertenmodus

Der Expertenmodus bietet ausgefeilte weitere Optionen.

Beispiele für fortgeschrittene Autotext-Konfigurationen:

  • Möchten Sie das Satz-/Leerzeichen nach einem Autotext nicht mit ausgegeben haben?
  • Sollen Tippfehler stets nur Wortanfang/-mitte/-/ende korrigiert werden erkannt werden. zum Beispiel Tippfehler am Worteende "…ign" » "…ing")
  • Sollen Autotexte nur nach Eingabe einer Zahl oder vielleicht gar nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?

Vor- und Nachzeichen

Die folgenden Optionen erfordern ein gewisses technisches Verständnis des Themas Autotext und sind keinesfalls für Einsteiger zu empfehlen.

Das Zeichen, das zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voran stehen muss, heißt Vorzeichen. Das Zeichen, das zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen muss, ist das Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress das zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Vor-/Nachzeichen Einstellung Erläuterung

Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.

 

Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt.

 

Es werden die Standard-Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (wie in den Expertenoptionen eingestellt).

Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER-Taste betätigt werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Leerzeichen eingegeben werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss die TAB-Taste betätigt werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z eingegeben werden.

Anwendungsbeispiel: Der Autotext "fpg" mit der Einstellung "Buchstaben" als Vor-/Nachzeichen wird automatisch mit dem Textbaustein "füg" ersetzt. Damit werden Tippfehler ausschließlich inmitten eines Wortes (also zwischen anderen Buchstaben), wie zum Beispiel "einfpgen" in "einfügen" korrigiert.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss eine Zahl von 0-9 getippt werden.

Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen.

Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+

Sie können für die ENTER-Taste auch den Code #13 und für die Tab-Taste den Code #9 verwenden.

Nur für Nachzeichen verfügbar: Bei inkrementellem Autotext gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt.

Die Mindestanzahl notwendiger Zeichen, bevor das Auswahlmenü erscheint, lässt sich bei aktiviertem Expertenmodus unter Extras » Einstellungen » Popup » Inkrementeller Autotext anzeigen ab x Zeichen einstellen.

Video mit einer Beispielanwendung für inkrementellen Autotext

Inkrementeller Autotext ist eine recht spezielle Funktion und sollte vor der Verwendung umfassend verstanden worden sein, um nützliche Dienste leisten zu können. Bei unsachgemäßer Anwendung erhalten Sie viele unpassende Textvorschläge und gegebenenfalls unerwünschte Textersetzungen.

Inkrementeller Autotext bietet sich für Textbausteinordner an und die Einstellung sollte auf alle im Ordner enthaltenen Textbausteine angewendet werden. Selbstverständlich sollten für die Elemente in diesem Ordner auch Autotexte definiert sein. Es empfiehlt sich auch die Autotext-Option Autotext vorschlagen für den Ordner zu aktivieren.

 

Hier finden Sie einige praktische Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:

Gewünschtes Verhalten Erforderliche Einstellung
für das Vorzeichen
Erforderliche Einstellung
für das Nachzeichen

Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt.

Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.

Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.

Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.

Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.

Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.

Diese Einstellung kann zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende dienen.

Abschließend ein sehr komplexes Beispiel:

Ein Autotext nur dann erkannt, wenn eine Zahl voransteht und der Autotext direkt mit ENTER abgeschlossen wird.

Beispiel. Der Autotext 'test' würde nur bei Eingabe von '34testENTER' ausgeführt. Die Zahl ist dabei nicht Bestandteil des Autotextes; es sei denn der Autotext selbst beinhaltet eine Zahl am Anfang. Sie ist nur zur Erkennung des Autotexts erforderlich.

Eine weitere recht spezielle Konfiguration:

Hier muss ein Autotext mit einem #-Zeichen abschließen.

Autotext erst nach Bestätigung ausführen

Videodemo

Bei aktivierter Option Manuelle Bestätigung vor dem Einfügen wird vor dem Ausführen des Autotextes der Textbaustein zunächst in einem Auswahlmenü zum Einfügen angeboten, daß in der Nähe der Einfügemarke erscheint. Damit haben Sie bei jeder Autotexterkennung die Möglichkeit, die Textersetzung abzulehnen oder anzunehmen.

Die Bestätigungstaste können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Menüoption im Hauptprogrammfenster ändern.

Nachzeichen nach dem Ausführen des Autotextes entfernen

Videodemo

Wenn das für die Ausführung des Autotextes gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht ausgegeben werden soll, dann aktivieren Sie die Option Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken.

Diese Option ist nicht erforderlich, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung.

Groß-/Kleinschreibungsautomatik

  • Wenn Sie den Autotext mit einem Kleinbuchstaben beginnen, startet die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
  • Schreiben Sie jedoch den ersten Buchstaben des Autotexts groß, wird auch der erste Buchstabe des Textbausteininhaltes groß eingefügt.
  • Geben Sie mindestens die ersten zwei Buchstaben des Autotextes groß ein, wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben. Die Anzahl der erforderlichen Buchstaben kann direkt in der Konfigurationsdatei config.xml unter dem Parameter <AutoCapsCount>2</AutoCapsCount> geändert werden.

Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:

Tastatureingabe Textbausteininhalt Eingefügter Text
bsp beispiel beispiel
Bsp beispiel Beispiel
BSP Beispiel BEISPIEL

Diese Automatik können Sie durch Aktivierung der Option Groß-/Kleinschreibung des Autotexts unterscheiden ausschalten. Dann wird ein Autotext unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob er mit Großbuchstaben oder mit Kleinbuchstaben beginnt.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Kapitel "Expertenmodus").

PhraseExpress auf bestimmte Programme beschränken

Videoanleitung

Normalerweise funktioniert PhraseExpress in allen Programmen. Textbausteine lassen sich jedoch auch auf bestimmte Programme beschränken.

Anwendungsbeispiele:
  • Die Abkürzung "MFG" wird in einer Emailanwendung mit "Mit freundlichen Grüßen", aber in einem Word Dokument mit "Multifunktionsgerät" ersetzt.
  • Die Tastenkombination STRG-ALT-B fügt beim Onlinebanking Ihre Bankverbindung ein, aber öffnet in einem Word Dokument eine Auswahl von Bewerbungs-Textbausteinen.
  • Ein Autotext, bzw. eine Tastenkombination soll in bestimmten Programmen ausgeklammert werden.
  • Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich aus PhraseExpress ausklammern.
  • Bestimmte Textbausteine sollen nur bei bestimmten Programmen im Auswahlmenü erscheinen.
  • NEU Ein Desktopmenü soll nur bei bestimmten Programmen sichtbar sein.
 
So erstellen Sie eine Programmbeschränkung:
  1. Starten Sie das Zielprogramm, auf das der Textbaustein oder Textbausteinordner beschränkt werden soll.
  2. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  3. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein(ordner) und klicken Sie das Ankreuzfeld "Auf bestimmte Programme beschränken".
  4. Definieren Sie im Programmbeschränkungsdialog, ob das Element auf ein Programm beschränkt, bzw. davon ausgeschlossen werden soll.
  5. Wählen Sie im nächsten Auswahlmenü aus der Liste aller laufenden Programme das gewünschte Programm aus.
  6. Geben Sie gegebenenfalls an, ob die Programmbeschränkung für alle Dokumente im ausgewählten Programm gelten soll, oder nur für bestimmte Fenstertitel.

Mit den +/ --Schaltflächen können Sie weitere Programmbeschränkungen hinzufügen, bzw. löschen.

NEU Wenn Sie einen bestimmten Textbaustein von einem Programm ausschließen möchten, indem Sie gerade arbeiten, führen Sie den Textbaustein aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startleistensymbol. Wählen Sie anschließend den entsprechenden Befehl.

Die Programmbeschränkung ist auch sehr praktisch für den Zwischenablagespeicher, der keine Textbausteininhalte mehr aus gesperrten Anwendungen speichert.

NEU Die hier beschriebene Programmbeschränkung gilt für individuelle Textbausteine/Textbausteinordner. Diese Einstellungen werden in der Textbausteindatei gespeichert und gelten für alle Anwender, die diese Textbausteindatei-/datenbank verwenden. Die PhraseExpress Anwendung kann jedoch auch global auf bestimmte Programme beschränkt werden. Diese Einstellung wird auf dem jeweiligen Rechner gespeichert und berücksichtigt.

Wenn PhraseExpress einen Fenstertitel nicht sofort identifizieren kann, wechseln Sie bitte den Fokus wiederholt (zum Beispiel bei "FireFox").

Zugriffsrechte beschränken

Schreib- und Leserechte können pro Textbausteinordner auf bestimmte Anwender, Arbeitsgruppen, Benutzergruppen oder Domänen beschränkt werden.

Anwendungsbeispiele:

  • Ein Textbausteinordner beinhaltet persönliche Textbausteine, die nur Sie sehen möchten.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen nur für einen bestimmten Anwender sichtbar sein.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen für die Arbeitsgruppe "Vertrieb" sichtbar, dabei aber nur von einem bestimmten Anwender editierbar sein.
  • Die gleiche Tastenkombination, bzw. der gleiche Autotext soll für verschiedene Anwender jeweils eigene Textbausteine auslösen.

Klicken Sie zur Einstellung der Zugriffsrechte mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner und wählen Sie den Befehl Zugriffsrechte beschränken.

Zugriffsbeschränkte Ordner sind in der Baumstruktur durch ein spezielles Ordnersymbol gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Textbausteine und Unterordner sind ab sofort nur für die von Ihnen angegebenen Teilnehmer im Netzwerk sichtbar.

  • Der Ersteller ("Eigentümer") eines Ordners hat stets volle Zugriffsrechte, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.
  • Leserechte lassen sich mit fortschreitender Tiefe der Ordnerhierarchie nur weiter beschränken. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.
  • Anwender mit Schreibrechten haben stets auch Leserechte.
  • Die hier beschriebenen Zugriffsrechte eignen sich nicht zum Schutz von vertraulichen Daten, weil Administratoren mittels Spezialbefehlen ungeachtet von Zugriffsbeschränkungen alle Textbausteine sehen können. Zum Schutz vertraulicher Daten dient der Passwortschutz.

Passwortschutz

Videoeinführung

Einzelne Textbausteindateien lassen sich gegen unbefugten Zugriff mit einem Passwort schützen.

Markieren Sie hierzu den gewünschten Textbausteindateizweig in der Baumansicht und wählen Sie den Befehl Datei » Passwortschutz für Datei […] aktivieren.

Das Passwort kann alternativ pro Programmstart oder als erweiterter Schutz bei jedem Öffnen des Hauptprogrammfensters abgefragt werden.

Passwortgeschützte Textbausteindateien werden mit AES Verschlüsselung auf der Festplatte gespeichert und bei Verwendung eines Cloud-Anbieters auch gesichert über das Internet übertragen.

PhraseExpress gegen Fehlbedienung schützen

Die Benutzeroberfläche kann zum Schutz vor Bedienfehlern eingeschränkt werden:

Einschränkung Konfiguration

Ändern der Programmeinstellungen sperren

Bearbeiten von Textbausteinen sperren

  • Starten Sie das PhraseExpress Programm mit dem Kommandozeilenparameter -noedit
  • Setzen Sie einen Datei-Schreibschutz auf die Textbausteindatei(en).
  • Bei Verwendung des PhraseExpress Server oder eines SQL Servers entfernen Sie im Register "Monitor" des Client Managers für die entsprechenden Anwender das Häkchen in der Spalte "S".

Die Menübefehle für die Programmeinstellungen, bzw. zum Bearbeiten der Textbausteine werden nicht nur gesperrt, sondern komplett aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Das verringert dank verschlanktem Erscheinungsbild den Schulungs- und Supportaufwand, weil unsichtbare Bedienelemente nicht falsch verwendet werden können.

Die Textvorschlagsfunktion

Videodemo

Die Textvorschlagsfunktion wird unter Extras » Einstellungen » Funktionen » Textvorschlagsfunktion (de)aktiviert und erspart das manuelle Erstellen von häufig verwendeten Textbausteinen:

Wenn Sie während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner Sätze, wie zum Beispiel "Vielen Dank für Ihre Anfrage." wiederholt eingeben, bietet Ihnen PhraseExpress die automatische Vervollständigung bei Eingabe des Satzanfangs an.

PhraseExpress benötigt hierzu eine kurze "Gewöhnung" an Ihren individuellen Schreibstil. Diese Trainingsphase können Sie durch Anlernen mit bereits von Ihnen geschriebenen Emails oder Textdokumenten abkürzen.

Schreiben Sie die Sätze mindestens drei Mal identisch und ohne Tippfehler, damit sie von der Textvorschlagsfunktion gelernt werden. PhraseExpress unterscheidet Groß-/Kleinschreibung. Die Sätze erfordern eine einstellbare Mindestlänge, um von PhraseExpress vorgeschlagen zu werden, da Sie kurze Sätze ohnehin schneller tippen, als sie aus einem Menü auszuwählen.

Bei mehreren Alternativen der Satzvervollständigung erscheint ein Auswahlmenü, das automatisch wieder verschwindet, wenn Sie es ignorieren und weitertippen.

Die Textvorschlagsfunktion verwendet eine von Ihren Textbausteindateien getrennten Wörterbuchdatei (vgl. Kapitel "Speicherort der persönlichen Daten"), die vollautomatisch von PhraseExpress gepflegt wird:

Neue Wörter lernt PhraseExpress durch wiederholte Eingabe in einer beliebigen Anwendung automatisch. Unerwünschte oder nicht mehr benötigte Wörter löscht das Programm nach einer einstellbaren Verfallszeit automatisch aus dem Wörterbuch. Eine manuelle Bearbeitung ist daher nicht erforderlich/möglich.

Unerwünschte Vorschläge verschwinden automatisch aus der Datenbank, wenn sie nicht angenommen werden. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorschlag, um ihn zu entfernen.

Sofern Passwörter keine Leer- oder Satzzeichen beinhalten, sollten diese im Regelfall nicht vorgeschlagen werden. PhraseExpress kann global von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden, in denen Sie gegebenenfalls vertrauliche Eingaben vornehmen.

Wenn keine Textvorschläge erscheinen, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Die Vorschlagsfunktion bietet Einstellungen, um die Treffsicherheit der Vorschläge zu beeinflussen.

Die Textvorschlagsfunktion funktioniert sprachunabhängig, jedoch nicht mit asiatischen Sprachen.

Der Zwischenablagespeicher

Normalerweise überschreibt Windows den aktuellen Inhalt der Zwischenablage, wenn Sie die Zwischenablage mit neuen Inhalten füllen.

PhraseExpress kann die letzten Textinhalte der Windows Zwischenablage in dem System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher sichern, der in Einstellungen unter Funktionen » Zwischenablagespeicher (de)aktiviert wird.

NEU Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag können Sie wählen, ob das Element mit oder ohne Textformatierung eingefügt, oder in die Zwischenablage kopiert werden soll.

Einstellungsmöglichkeiten zum Zwischenablagespeicher erhalten Sie durch Markieren des Zwischenablagespeicher-Ordners in der Baumansicht:

  • Sie können hier die Tastenkombination für den Aufruf des Zwischenablagespeichers einstellen. Da die Tastenkombination STRG-V bekanntlich den aktuellen Zwischenablageinhalt ausgibt, empfehlen wir für den Zwischenablagespeicher die ähnliche Tastenkombination STRG-ALT-V für den Zugriff auf die Historie der Zwischenablage.
  • PhraseExpress kann den Zwischenablagespeicher wahlweise mit Beenden des Programms automatisch löschen.
  • Die maximale Anzahl vorheriger Zwischenablageinhalte ist einstellbar.
  • Wahlweise beseitigt PhraseExpress überschüssige Leerzeichen vor und hinter den Zwischenablageinhalten.
  • Optional werden unerwünschte Textformatierungen von Zwischenablageinhalten entfernt, um Speicherplatz zu sparen.
  • Der Zwischenablagespeicher kann von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden und nimmt somit von diesen Programmen keine Zwischenablageinhalte auf.
  • Der Zwischenablagespeicher kann als Desktopmenü auf dem Arbeitsplatz platziert werden, um jederzeit schnellen Zugriff auf frühere Zwischenablageinhalte zu erhalten. PRO EDITION
  • NEU Bei Bedarf können Sie den Zwischenablagespeicher mit einem Passwort schützen.
  • Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und von neueren Inhalten überschrieben, bzw. beim Beenden von PhraseExpress gelöscht werden.

Zuletzt verwendete Textbausteine aufrufen

PhraseExpress kann sich die zuletzt verwendeten Textbausteine und von Ihnen akzeptierte Textvorschläge merken, die dann in einen System-Textbausteinordner Zuletzt verwendet kopiert werden.

Praktisch ist diese Funktion, wenn Sie wiederkehrend Zugriff auf eine kleinere Anzahl zuletzt ausgeführter Textbausteine benötigen, z.B. beim Ausfüllen von Formularfeldern. Hierfür empfiehlt es sich, diesen Ordner zwecks schnellen Zugriffs aus dem Auswahlmenü zu ziehen und als Desktopmenü auf dem Desktop zu platzieren.

Dieser Ordner dient Ihnen auch als Datenbrücke zwischen Ihren normalen Textbausteinen und der Textvorschlagsfunktion, weil in diesen Ordner alle angenommenen Textvorschläge kopiert werden.

Die Funktion können Sie durch Löschen des Textbausteinordners "Zuletzt verwendete Textbausteine" ausschalten (und in den PhraseExpress Einstellungen Extras » Einstellungen » Funktionen » Ordner für die zuletzt verwendete Textbausteine anzeigen aktivieren).

Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil Inhalte der System-Textbausteinordner "flüchtig" sind und ggf. von neueren Inhalten überschrieben, bzw. je nach Einstellung beim Beenden von PhraseExpress ggf. gelöscht werden.

Tippfehlerkorrektur

Die Tippfehlerkorrektur wird mit der gewöhnlichen Autotextfunktion in PhraseExpress realisiert.

Beispiel:

Die Autokorrekturtextbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Wenn Sie doppelte Korrekturersetzungen erhalten, konkurriert PhraseExpress mit der Korrekturfunktion einer anderen Anwendung (zum Beispiel Microsoft Word). Deaktivieren Sie in diesem Fall die entsprechende Korrekturfunktion.

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, lesen Sie bitte in das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

PhraseExpress kann Microsoft Word Autotext/AutoKorrektur-Einträge importieren, damit Sie diese in allen Programmen nutzen können.

Wir stellen Rechtschreibkorrektur-Datenbanken in mehreren Sprachen als kostenlose Downloads zur Verfügung.

Bei Verwendung einer SQL Textbausteindatenbank empfehlen wir aus Performancegründen, die Tippfehlerkorrektur-Textbausteine nicht in der SQL Datenbank, sondern in einer separaten, lokal gespeicherten Textbausteindatei zu speichern.

Tippfehler-Lernfunktion

Videoeinführung

PhraseExpress erkennt, wenn Sie falsch geschriebene Wörter korrigieren und erstellt nach wiederholter Korrektur im System-Textbausteinordner "Gelernte Wortkorrekturen" einen neuen Textbaustein mit der richtigen Schreibweise als Textbausteininhalt und dem Tippfehler als Autotext.

Wenn ein neuer Tippfehler gelernt wird, erscheint beim PhraseExpress Startleistensymbol ein entsprechender Hinweis und optional ein Hinweiston.

Damit wird der Tippfehler zukünftig auf Nachfrage von PhraseExpress automatisch korrigiert.

Für die korrekte Erkennung eines Tippfehlers ist es wichtig, dass Sie ein falsch geschriebenes Wort zunächst mit einem Leerzeichen abschließen, dann mit der Rücktaste die falsche Schreibweise löschen und das Wort anschließend korrigieren.

Die Lernfunktion für AutoKorrekturen können Sie in den PhraseExpress Einstellungen unter Extras » Einstellungen » Funktionen » Tippfehler-Lernfunktion aktivieren.

Durch Löschen des System-Textbausteinordners "Gelernte Korrekturen" können Sie die Funktion wieder ausschalten.

Wenn Sie den Textbausteinordner "Gelernte Korrekturen" in der Baumansicht markieren, erhalten Sie auf der rechten Fensterseite weitere Einstellungen für die Lernfunktion:

  • Die maximale Anzahl der gelernten Tippfehler lässt sich begrenzen.
  • Sie können die erforderliche Mindestlänge eines Wortes definieren, ab der Wortkorrekturen gelernt werden. Es ergibt Sinn, sehr kurze Wörter von der Lernfunktion auszuschließen, weil hier die Verbesserungsvorschläge oft nicht zutreffen und ablenken würden. Ein guter Wert für die Mindestwortlänge sind daher 4.8 Buchstaben.
  • Es lässt sich hier auch einstellen, wie oft Sie einen Tippfehler wiederholen müssen, bevor er von PhraseExpress gelernt wird. Wir empfehlen hier eine Einstellung von 2.3 Wiederholungen.

Bei Erreichen der einstellbaren maximalen Anzahl von Einträgen im System-Textbausteinordner werden alte Einträge mit neu gelernten Wortkorrekturen ersetzt und gehen damit verloren. Verschieben Sie vor Beenden von PhraseExpress erwünschte Wortkorrektur-Einträge in Ihren Textbausteinbestand, damit diese nicht verlorengehen!

Wenn Sie später einen Tippfehler machen, für den es im System-Textbausteinordner eine gespeicherte AutoKorrektur gibt, dann wird diese nicht automatisch durchgeführt, sondern zunächst in einem Auswahlmenü vorgeschlagen. Wenn Sie eine automatische Korrektur ohne Bestätigung wünschen, markieren Sie den System-Textbausteinordner und deaktivieren Sie die Option "Manuelle Bestätigung vor dem Einfügen". Hierfür muss der Expertenmodus aktiviert sein.

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, hilft Ihnen das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und ggf. von neueren Inhalten überschrieben, bzw. beim Beenden von PhraseExpress ggf. gelöscht werden.

Für die Tippfehler-Lernfunktion muss die Textvorschlagsfunktion aktiviert sein.

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

Browsersuche

Die Browsersuche ist eine sehr nützliche Funktion, um beliebige Texte bequem im Internet recherchieren zu können:

Videodemo

  1. Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
  3. Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress wird dann die ausgewählte Internetseite mit bereits ausgefülltem Suchbegriff öffnen. Das funktioniert sogar mit Adressen in Google Maps oder für eine Routenplanung.

Die Browsersuche ist keine fest implementierte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit bestehenden Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Browsersuche" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Sie können die vorgegebene Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche ändern, wie bei jedem anderen Textbaustein auch.

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

Berechnungen während der Texteingabe

PhraseExpress kann das Ergebnis einer mathematischen Berechnung im Zuge einer beliebigen Texteingabe einfügen.

Videodemo

Schließen Sie hierzu einfach eine Formel mit dem Gleichzeichen ab und PhraseExpress schlägt Ihnen dann vor, die Formel mit dem Rechenergebnis zu ersetzen.

Die Berechnungsfunktion ist keine gesonderte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Sonderfunktionen" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

PhraseExpress im Team verwenden

Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen im Team bietet PhraseExpress folgende Alternativen:

Gemeinsamer Zugriff auf eine Textbausteindatei NEU

Mehrere PhraseExpress Installationen können die gleiche Textbausteindatei laden und gemeinsam nutzen.

Ja, das ist wirklich so einfach: Alle PhraseExpress Installationen greifen auf die gleiche Textbausteindatei zu, die zum Beispiel auf einem zentralen Netzwerklaufwerk gespeichert ist.

Beim Speichern eigener Änderungen an der Textbausteindatei prüft PhraseExpress, ob die Textbausteindatei zwischenzeitlich von einem anderen Anwender geändert wurde. Die integrierte Synchronisation führt Änderungen beider Anwender in die gemeinsam genutzte Textbausteindatei zusammen. In den Einstellungen können Sie die Synchronisation konfigurieren.

Die PhraseExpress Clients erstellen fortlaufende Datensicherungen, die jeweils auch den Namen des Bearbeiters beinhalten. Alle Anwender können optional den gleichen Speicherort für die Datensicherungen einstellen. Dann wird die Änderungshistorie aller Anwender an eine zentrale Stelle zusammengeführt.

Die Bearbeitung von Textbausteine in kurzer zeitlicher Abfolge seitens mehrerer Anwender kann systembedingt zu Konflikten bei der Synchronisation führen. Verwenden Sie in diesem Fall besser einen SQL- oder PhraseExpress Server. Beide Varianten schützen vor Zugriffskollisionen.

Textbausteine in der Cloud

Videoanleitung

PhraseExpress kann Textbausteindateien mithilfe von Cloud-Speicheranbietern auch über das Internet synchronisieren, wie hier am Beispiel Dropbox gezeigt:

  1. Speichern Sie eine Textbausteindatei auf einem Client mit dem Befehl Datei » Speichern Unter… im Dropbox Dateiverzeichnis "/Dropbox/….
  2. Dropbox verteilt die Datei anschließend über das Internet auf alle anderen Rechner.
  3. PhraseExpress erkennt auf allen anderen Rechnern beim Öffnen des Hauptprogrammfensters automatisch, wenn sich eine oder mehrere Textbausteindateien in einem Synchronisationsordner von Dropbox, GoogleDrive oder SkyDrive befinden und bietet an, diese zu synchronisieren.

Alternativ laden Sie die Textbausteindatei auf allen anderen Rechnern manuell mit dem Befehl Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei, bzw. wenn Sie die Textbausteindatei als weiteren Dateizweig in PhraseExpress hinzufügen wollen: Datei » Neu » Neuer Dateizwei » Lokale Textbausteindatei.

Änderungen an der Textbausteindatei werden beim Speichern von Dropbox an alle Rechner verteilt und von der PhraseExpress eigenen Synchronisation zusammengeführt. Änderungen werden bei Programmstart, beim Öffnen des Hauptprogrammfensters, oder beim Schließen des Hauptprogrammfensters (wenn Sie Textbausteine geänderte haben) berücksichtigt.

Wenn Sie Textbausteindateien mit einem Passwort versehen, sind die Textbausteine dank Dateiverschlüsselung selbst dann vor unberechtigtem Zugriff geschützt, wenn Ihr Cloud-Speicherkonto kompromittiert werden sollte.

Dropbox benötigt einige Zeit zur Synchronisierung der Textbausteindateien über das Internet. Wenn mehrere Anwender die Textbausteindatei gleichzeitig bearbeiten und kurz hintereinander speichern, bevor Dropbox die Datei über das Internet verteilen konnte, kann es zu Synchronisationskonflikten kommen. Schränken Sie daher die Schreibrechte auf wenige Anwender ein. um derartige Konflikte zu verhindern.

Die Synchronisationsfunktion funktioniert nicht nur mit Dropbox, sondern mit allen Synchronisationsdiensten, die einen Dateiordner zur Synchronisation verwenden; zum Beispiel auch Google Drive oder Microsoft SkyDrive.

Verbindung mit einem SQL Server NEU

PhraseExpress kann sich über den Menüpunkt Datei » Öffnen/Neu » Textbausteindatenbank auf SQL Server mit einem FireBird SQL Server verbinden, um Textbausteine im Unternehmen bereitzustellen.

Besonderheiten:

  • Empfohlen für eine hohe Benutzeranzahl (ab 25 Arbeitsplatzinstallationen).
  • Textbausteininhalte werden erst im Moment des Ausführens des Textbausteins vom Server geladen. Dies minimiert den lokalen Speicherplatzbedarf der Clients, wenn die Datenbank viele Bilder oder formatierte Textbausteine beinhaltet. Das Einfügen dauert jedoch etwas länger, als bei einer lokal gespeicherten Textbausteindatei.
  • Mehrere Anwender können die Textbausteindatenbank gleichzeitig bearbeiten (Videodemo).
  • Die Datensicherung der SQL Datenbank erfolgt nicht über PhraseExpress, sondern über Tools von Drittanbietern.
  • Die Textbausteindatenbank steht am Client bei unterbrochener Netzwerkverbindung nicht zur Verfügung. Wenn Sie Ihre SQL Textbausteine unterwegs benötigen, ziehen Sie diese bitte per Drag & Drop in der Baumansicht in eine lokal gespeicherte Textbausteindatei.
  • Synchronisationskonflikte werden durch transaktionsbasierte Datenbankzugriffe verhindert.

Weitere Informationen finden Sie im SQL Client Manager Handbuch.

Wichtiger Hinweis

Aktivieren Sie in den Arbeitsplatzinstallationen unter Extras » Einstellungen » Netzwerk die Netzwerkunterstützung.

Textbausteine im Netzwerk mit dem PhraseExpress Server

Der PhraseExpress Server stellt eine zentrale Textbausteindatei mit professioneller Client-Server Architektur für mehrere Anwender im lokalen Unternehmensnetzwerk bereit.

Besonderheiten:

  • Der PhraseExpress Server eignet sich für kleinere Netzwerke bis 2-50 Benutzer.
  • Das Bearbeiten der zentral gespeicherten Textbausteindatei wird für alle Anwender gesperrt, sobald ein Anwender die Textbausteindatei bearbeitet, um Versionskonflikte zu verhindern.
  • Die Textbausteindatei befindet sich stets komplett im lokalen Speicher und gewährleistet damit blitzschnelles Einfügen der Textbausteine.
  • Wenn die Netzwerkverbindung unterbrochen ist, werden die Textbausteine des PhraseExpress Servers lokal zwischengespeichert und können schreibgeschützt weiter verwendet werden.

Wichtiger Hinweis

Aktivieren Sie in den Arbeitsplatzinstallationen unter Extras » Einstellungen » Netzwerk die Netzwerkunterstützung.

Automatische Serversuche

Videodemonstration

Um die automatische Serversuche zu (re)aktivieren, klicken Sie in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei » Öffnen » Mit PhraseExpress Server verbinden » Automatische Serversuche.

Der PhraseExpress Client sucht anschließend im Hintergrund über einen einstellbaren UDP Port nach dem PhraseExpress Server im lokalen Netzwerk. Empfängt der Server ein Signal von der Arbeitsplatzinstallation, übermittelt er seine IP Adresse über einen ebenfalls konfigurierbaren UDP Port an die Arbeitsplatzinstallation, die die Netzwerk-Textbausteindatei anschließend lädt.

Auch nach einem Neustart erwartet die Arbeitsplatzinstallation den Server zunächst von der im Rahmen der automatischen Serversuche übermittelten IP Adresse. Hat sich die IP Adresse des Servers zwischenzeitlich jedoch geändert, wird die Arbeitsplatzinstallation den Server erneut suchen.

Ändern Sie den vorgewählten UDP Port nur dann, wenn er auf der Arbeitsplatzinstallation bereits von einer anderen Anwendung belegt ist.

Manuelle IP Adresseingabe des Servers

Hat der Server stets eine feste IP Adresse, können Sie die IP Adresse auch manuell eingeben. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei » Mit PhraseExpress Server verbinden » Geben Sie die IP Adresse des Zentralrechners an.

Bei Eingabe einer IP Adresse entfällt die Serversuche per UDP und der Server wird stets an der definierten IP Adresse erwartet.

Weitere Infos zur Konfiguration des PhraseExpress Servers finden Sie unter http://netman.phraseexpress.de.

Die Benutzeroberfläche des PhraseExpress Clients kann gegen Fehlbedienung geschützt werden, um den Schulungs-/Supportaufwand zu minimieren.

Makrofunktionen

PhraseExpress kann mit Hilfe einer leistungsfähigen Makrosprache weit mehr, als nur statische Textbausteine wiedergeben.

Mit Makrofunktionen lassen sich dynamische Inhalte zu den Textbausteinen hinzufügen, wie zum Beispiel externe Dateien, manuelle Texteingaben, formatierbare Zeit- und Datumsstempel oder fortlaufende Zähler. PhraseExpress kann auch Anwendungen starten, Dokumente öffnen, Eingabeformulare und Textbausteine automatisiert erstellen, Hinweisfenster oder Sprechblasen ausgeben, Berechnungen durchführen, häufig benötige Arbeitsschritte oder Tastendrucksequenzen automatisieren, Textbausteine verketten, und vieles mehr.

Mithilfe von Schleifenbefehlen und Verzweigungsabfragen lassen sich auch komplexere Automatisierungsaufgaben erledigen.

Liste aller Makrofunktionen

Klicken Sie in der auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel zu gelangen:

Makrofunktion Beschreibung RTF/HTML
{#date} Fügt das aktuelle Datum ein. Das Datumsformat entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen. Ja
{#time} Fügt die aktuelle Zeit ein. Das Zeitformat (12 vs. 24 Stunden) entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen. Ja
{#datetime …} Fügt einen frei formatierbaren Datum- oder Zeitstempel mit optionaler Zeitverschiebung ein. Ja
{#calendar …} Öffnet ein Kalender-Fenster zur Auswahl eines Datums. Ja
{#insert …} Fügt einen Textbaustein in einen anderen Textbaustein ein. Nein
{#cursor} Platziert den Cursor an eine bestimmte Stelle im Textbaustein. Nein
{#input …} Öffnet einen Eingabedialog zum Einfügen einer manuellen Texteingabe in die Phrase. Ja
{#form …} Erstellt ein Eingabeformular, das manuelle Texteingaben sammelt und gebündelt in den Textbaustein einfügt. Nein
{#msgbox …} Öffnet ein Hinweisfenster mit konfigurierbaren Schaltflächen. Nein
{#balloon …} Zeigt eine anklickbare Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol. NEU Ja
{#env …} Fügt eine Windows-Systemvariable ein. Ja
{#adldap …} Fügt einen ActiveDirectory LDAP Wert ein. Ja
{#asc …} Fügt ein Sonderzeichen, wie z.B. © oder ¥ ein. Ja
{#rnd …} Fügt eine Zufallszahl ein. Ja
{#mail …} Erstellt eine Emailnachricht mit Emailadresse, Betreff und Nachrichtentext. Nein
{#run …} Startet ein Programm. Nein
{#open …} Öffnet eine Datei. Nein
{#openfolder …} Öffnet einen Dateiordner im Windows Dateiexplorer. Nein
{#url …} Öffnet eine Internetseite. Nein
{#calc …} Führt eine Berechnung durch und gibt das Ergebnis als Text aus. NEU Ja
{#simkey …} Simuliert die Betätigung einer Taste. Nein
{#clipboard …} Kopiert eine aktuelle Markierung in die Windows Zwischenablage / Fügt den Zwischenablageinhalt ein. Nein
{#insertclipboard} Fügt den aktuellen Zwischenablageinhalt als Text (Taste-für-Taste) ein. Nein
{#setclipboard …} Füllt die Windows Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt. Nein
{#pastefile …} Fügt eine Datei als Dateianlage an eine Email an. Nein
{#var …} Gibt den aktuellen Zahlenwert Inkrement einer Zählervariablen aus. Ja
{#setvar …} Definiert Wert und Inkrement einer Zählervariablen. Ja
{#insertfile …} Fügt innerhalb eines Textbausteins den Inhalt einer externen Datei ein. NEU Ja
{#focus …} Wechselt den Fokus zu einer bestimmten Anwendung. NEU Nein
{#cond …} "Wenn-Dann-Sonst"-Abfrage. Verzweigt den Textbaustein je nach Ergebnis einer Abfrage. Nein
{#sleep …} Verzögert die Ausgabe um eine bestimmte Zeitspanne. Nein
{#loop …} Wiederholungsschleife Nein
{#pasteoptions …} Definiert die Einfügemethode für einen bestimmten Textbaustein. Nein
{#setlayout …} Ändert das Windows Tastatur-Schema auf die gewünschte Sprache. Nein
{#getlayout} Ermittelt das aktuell in Windows eingestellte Tastatur-Sprachschema. Ja
Stringoperationen… Verschiedene Funktionen zur Manipulation von Text. Ja
Outlook Makrofunktionen… Funktionen zum Auslesen von Outlook Emails (erfordert Add-In "Textbausteinverwaltung für Outlook"). NEU Nein

Einige Makros funktionieren nicht in HTML/RTF-formatierten Textbausteinen, wie in der letzten Spalte der Tabelle angegeben.

In MS Word-formatierten Textbausteinen funktionieren PhraseExpress Makros grundsätzlich nicht. Splitten Sie Word-formatierte Textbausteine auf, und rufen Sie diesen über einen unformatierten Hilfstextbaustein nacheinander auf, der dann weitere Makrofunktionen beinhalten kann (Videoanleitung hierzu).

Makrofunktionen verwenden

Videodemo

Makrofunktionen werden als normaler Text im Textbausteininhalt gespeichert. Zur besseren Erkennung sind sie gegenüber normalem Fließtext farblich hinterlegt.

Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf die ein Rautezeichen '#', der Makrofunktionsname, gegebenenfalls für das Makro erforderliche Parameter und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Wenn Sie die Syntax der Makrofunktionen auswendig kennen, können Sie diese im Eingabefeld Textbausteininhalt manuell eingeben. Wir empfehlen jedoch ausdrücklich, das Makromenü Makro zu verwenden, um Syntaxfehler zu verhindern:

Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die gewünschte Funktion und nehmen Sie im darauf folgenden Dialog die Einstellungen vor.

Beispiel eines Textbausteins mit Makrofunktionen:

Heute ist der {#date}. Es ist jetzt {#time} Uhr.

Mit einem Doppelklick auf den Makronamen können Sie die Makroparameter bearbeiten.

Makrofunktionen können nahezu beliebig ineinander verschachtelt oder miteinander verkettet werden und damit anspruchsvolle Automatisierungsaufgaben erledigen.

Videodemo

Beispiel für verschachtelte Makrofunktionen:

{#input -head Datum? -def {#date}}

In diesem Beispiel ist das Makro {#date} zur Ausgabe des aktuellen Datums innerhalb des Makros {#input…} zur manuellen Texteingabe eingebettet. Verschachtelte Makros werden immer von "innen nach außen" abgearbeitet. Dieses Makro setzt also zuerst den Vorgabewert auf das aktuelle Datum und fordert Sie anschließend zur Eingabe auf, bei der Sie das Datum noch ändern können.

Beispielvideo über verschachtelte Makros zur Erstellung datumsabhängiger Textbausteininhalte.

Wenn Sie in einem Makroeingabedialog in einem Eingabefeld die rechte Maustaste betätigen, erhalten Sie eine Auswahl weiterer Makros, so dass Sie verschachtelbare Makros bequem erstellen können.

Einige Makrofunktionen können nur in unformatierten Textbausteinen verwendet werden. Splitten Sie eine formatierte Phrase gegebenenfalls in zwei separate formatierte Phrasen und erstellen Sie eine neue unformatierte Phrase. Rufen Sie dort den ersten Teil der formatierten Phrase mittels {#insert …} Makro auf, fügen Sie dann die gewünschten Makrofunktionen hinzu und schließen Sie die neue Phrase mit dem Aufruf des zweiten Teils der formatierten Phrase mittels {#insert …} Makro ab.

Das aktuelle Datum in einen Textbaustein einfügen

Videodemonstration

PhraseExpress kann mit Hilfe der Makrofunktion {#date} an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und mit dem Makro {#time} die aktuelle Tageszeit einfügen.

Erstellen Sie einen neuen Textbaustein, klicken Sie die Schaltfläche Makro hinzufügen » Zeit/Datum » Aktuelles Datum einfügen.

PhraseExpress fügt dann das an der aktuellen Cursorposition die Makrofunktion {#date} ein:

Heute ist der {#date}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#time}.

Beim späteren Ausführen dieses Textbausteins wird der statische Text ausgegeben und anstelle der Makrofunktionen das jeweils aktuelle Datum, bzw. die aktuelle Uhrzeit ausgegeben:

Heute ist der 17.11.2012. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema. Im folgenden Kapitel lernen Sie, wie das Datum auch in anderen Formaten ausgegeben werden kann.

Weitere Datumsformatierung

Videodemonstration

Videodemo zur Ausgabe des Datums in verschiedenen Sprachen

Die Makrofunktion {#datetime -f Format -s Verschiebung} gibt das Datum, bzw. die Zeit in verschiedener Formatierung aus.

Beispiele:

  • Ausgabe einzelner Datumsbestandteile, z.B. nur des Tages, Monats, der Stunde, Kalenderwoche oder Tag des Jahres.
  • Verschieben des aktuellen oder eines beliebigen anderen Datums auf zukünftige oder vergangene Minuten, Stunden, Tage, Monate oder Jahre. Dies ist nützlich z.B. für Textbausteine, die ein zukünftiges Fälligkeitsdatum beinhalten.
  • Runden der Uhrzeit auf eine volle Viertelstunde, halbe oder ganze Stunde. Eine aktuelle Uhrzeit von z.B. 12:05 wird mit dieser Option auf 12:00 abgerundet, oder auf 12:15, 12:30 oder 13:00 aufgerundet ausgegeben. Sie können festlegen ob die Uhrzeit stets aufgerundet (und nie abgerundet) werden soll.

Aufgrund der recht komplexen Syntax fügen Sie ein {#datetime …} Makro am besten immer über den Befehl Makro » Zeit/Datum » Formatiertes Datum einfügen ein.

Wählen Sie anschließend die gewünschten Einstellungen. Im Makroeingabedialog zeigt Ihnen die Vorschau stets das Ausgabeformat an.

Parameterreferenz für die Datum-/Zeitformatierung:
Parameter Bedeutung
d Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).
dd Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).
ddd Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) an.
dddd Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) an.
ddddd

Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Kurzform an (17.11.2010).

dddddd Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Langform an (Dienstag, 17.11.2010).
m Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) an.
mmmm Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) an.
y oder yy Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).
yyyy Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).
h Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).
hh Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).
n Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).
nn Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).
s Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).
ss Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).
t Zeigt die Uhrzeit im Kurzformat an (16:47).
tt Zeigt die Uhrzeit Langformat an (16:47:23).
am/pm Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

Zeitverschiebung

Mit dem zusätzlichen Parameter -s Verschiebung können Sie das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurückstellen.

Dem Parameterindikator -s folgt die Höhe der Verschiebung und direkt danach die Angabe, welche Zeiteinheit (Tag, Jahr, Stunde, etc.) verschoben werden soll:

Beispiel für Verschiebungen Textausgabe
{#datetime} 17.11.2010 10:47
{#datetime -s 1d} 17.11.2010 10:47
{#datetime -s -2h} 17.11.2010 08:47
{#datetime -f mm.yyyy -s 5y} 11.2015

Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#datetime -d} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#datetime -w} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Datumsbasierte Berechnungen

Mit dem optionalen Parameter -value kann ein beliebiges Datum im Format der Windows Regionaleinstellungen übermittelt werden, das mittels der {#datetime} Makrofunktion anschließend datums-/zeitverschoben in einem beliebigen Format wieder ausgegeben wird.

Dieses Beispiel verschiebt das angegebene Datum um +14 Werktage:

{#datetime -value 20.10.2013 -s 14w}

Datumsauswahlfenster öffnen

Videodemo

Das Makro {#calendar -head Fenstertitel -f Datumsformat -s Verschiebung -def Vorgabewert -manual} öffnet ein Kalenderfenster und wählt gegebenenfalls ein vorgegebenes Datum im Kalender vor. Nach Auswahl des Datums wird dieses im definierten Format ausgegeben.

Erstellen Sie hierzu einen Textbaustein und fügen Sie an gewünschter Position das Kalendermakro über die Schaltfläche Makro hinzufügen » Zeit/Datum » Kalender zur Datumsauswahl ein:

Wählen Sie ein Datum: {#calendar -head Datumsauswahl}

Dieses Beispiel öffnet das Datumsauswahlfenster:

Kalender

Das vom Anwender ausgewählte Datum wird als Text in der gewünschten Formatierung eingefügt.

Bei Erscheinen des Dialogs wird das aktuelle Datum als Vorschlag angeboten. Es kann aber auch ein abweichendes Datum oder ein vom jeweils aktuellen Datum verschobener Tag als Vorgabe definiert werden.

Mit dem optionalen Parameter -manual wird zusätzlich ein Eingabefeld zwecks manueller Datumseingabe eingeblendet.

Wenn Sie dieselbe Datumsauswahl an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel für die Kalender-Makros. Die Datumsauswahl wird dann nur einmal abgefragt und anschließend für alle Kalender-Makros mit gleichem Fenstertitel innerhalb des Textbausteins wiederverwendet.

Textbausteine in einen anderen Textbaustein einfügen

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#insert Autotext …} verkettet einen Textbaustein mit einem weiteren Textbaustein.

Der einzufügende Textbaustein wird hierbei über seinen Autotext definiert.

Sie können aber nicht nur Textbausteine in einen anderen Textbaustein einfügen, sondern sogar einen Textbausteinordner.

Wenn Sie einen Textbausteinordner, der ja meist Textbausteine beinhaltet, in einen anderen Textbaustein einbetten, weiß PhraseExpress noch nicht, welcher der im eingebetteten Ordner befindliche Textbausteine in den anderen Textbaustein eingefügt werden soll.

Daher können Sie das gewünschte Verhalten im Makroeingabedialog konfigurieren:

  • Sie können den gewünschten Textbaustein aus einem Auswahlmenü beim Cursor manuell auswählen ("multiple choice"-Auswahl).
  • PhraseExpress wählt bei jedem Aufruf des Textbausteinordners einen im Ordner befindlichen Textbaustein zufällig aus.
  • Sie definieren einen bestimmten Textbaustein aus dem Ordner über den Parameter -index aus.

Anwendungsbeispiele:

  • Eine Fußzeile oder Email-Signatur wird von mehreren Textbausteinen gemeinsam genutzt.
  • Einzelne Vertragsabschnitte oder beliebige Texte werden in verschiedenen Textbausteinen wiederverwendet.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#insert Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

{#insert ##signatur}

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext ##signatur und folgendem Textinhalt:

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Mit dem zusätzlichen optionalen Parameter -inherit (engl. für 'vererben') merkt sich PhraseExpress Ihre Textbausteinwahl aus dem Auswahlmenü, falls Sie das {#insert …} Makro mit dem gleichen Autotext mehrfach in einem Textbaustein verwenden.

Sie können einen Textbaustein aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld des gerade bearbeiteten Textbausteins ziehen, um eine Verkettung mittels #insert Makrofunktion zu erstellen.

Falls der einzufügende Textbaustein noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Beschreibung und zwei vorangestellten '##' Zeichen und einer Zufallszahl automatisch einen Autotext.

Vorteile von verschachtelten Textbausteinen:

  • Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst.
  • Sie sparen Speicherplatz für die Textbausteindatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Zähler in einem Textbaustein verwenden

Sie können beliebig viele Zählervariablen als "Textbausteine" erstellen, die mit jedem Aufruf um einen einstellbaren Wert erhöht/vermindert werden.

Erstellen einer Variablen

Variablen werden von PhraseExpress genauso erstellt und verwaltet, wie jeder andere gewöhnliche Textbaustein. Erstellen Sie einen Textbaustein und geben Sie als Beschreibung eine Zahl ein. PhraseExpress fragt Sie dann, ob der soeben erstellte Textbausteine in eine Variable umgewandelt werden soll.

Weisen Sie der Variablen auf der rechten Seite des Programmfensters eine Beschreibung, den Startwert der Variablen, optional einen Inkrement/Dekrement und einen Autotext zu (über den die Variable mittels #insert Makrofunktionen in anderen Textbausteinen verwendet wird).

Wenn Sie keinen Variablennamen eingeben, wird automatisch das erste Wort der Beschreibung hierfür übernommen.

Sie können diese Variable nun als Zahlenwert in jede beliebige Anwendung einfügen.

Im praktischen Einsatz werden Variablen jedoch im Zusammenhang mit anderen Phrasen verwendet. Eine Variable mit dem Autotext 'ordernr' könnte z.B. in folgendem Textbaustein genutzt werden:

Guten Tag,

Ihre Bestellung hat die Rechnungsnummer {#insert ordernr}. Vielen Dank für Ihren Einkauf.

Viele Grüße,
Moe Torad

Mit jedem Aufruf des Textbausteins wird der Zähler nach dem Einfügen entsprechend Ihrer Angabe erhöht bzw. vermindert.

Per Makrobefehl {#setvar …} können Sie den Variablenwert und das Inkrement programmgesteuert ändern.

Mit dem Makrobefehl {#calc …} können Sie die Anzahl führender Nullen für die Zählervariable definieren.

Cursor an bestimmte Stelle im Textbaustein platzieren

Mit der Makrofunktion {#cursor} definieren Sie die Position des Cursors innerhalb des Textbausteins nach dem Einfügen.

Beispiel:

Der Cursor steht hier: {#cursor} und nicht am Ende des Textes.

Dieses Makro funktioniert nur für unformatierte Textbausteine, die mittels Taste-für-Taste(!) eingefügt werden. Die Position kann verfälscht sein, wenn sich andere Makrofunktionen vor dem {#cursor} Makro befinden, weil dann je nach zusätzlicher Texteinfügung durch andere Makrofunktionen der Offset vom Textbaustein-Beginn verfälscht wird.

Manuelle Texteingabe in einem Textbaustein

Videodemonstration

Mit der Makrofunktion {#input -head Fenstertitel} können Sie während des Einfügens eines Textbausteins zur manuellen Eingabe eines Textes auffordern, der anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Beispiel:

Guten Tag, {#input -head Name des Adressaten}

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß,
Mark A. Roni

Wenn Sie diese Phrase aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Dialogfenster mit der Fensterbeschriftung "Name des Adressaten", die Sie zur Texteingabe auffordert:

Eingabefeld

Der dann eingegebene Text wird anstelle der Makrofunktion eingesetzt und ausgegeben:

Guten Tag, Mario Ahner

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß
Mark A. Roni

Sie können die Betätigung der OK-Schaltfläche auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER simulieren.

Weitere Parameter für {#input}

  • Mit dem Parameter -single erhalten Sie ein einzeiliges Eingabefeld. Die Texteingabe kann somit schneller mittels ENTER, statt mit STRG-ENTER abgeschlossen werden kann.
  • Mit dem Parameter -def kann das Eingabefeld mit einem Vorgabetext vorausgefüllt werden.

Wenn Sie eine Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, wiederholen Sie einfach das #input Makro und verwenden Sie dabei den identischen Fenstertitel. Die Texteingabe ist dann nur einmal erforderlich, die an allen Stellen eingesetzt wird, an denen sich das {#input …} Makro mit dem gleichlautenden Fenstertitel befindet.

Eingabeformular erstellen

Video "Formular erstellen"

PhraseExpress kann vor Ausführen eines Textbausteins optional ein Formular voranstellen, in dem der Anwender vor dem Ausführen des Textbaustein gebündelt mehrere Eingaben vornehmen kann, die an die entsprechenden Stellen im Textbaustein eingefügt werden.

Empfohlene Verfahrensweise zum Erstellen eines Formulars:

  1. Stellen Sie zunächst den Textbaustein fertig, in dem später Formulareingaben erfolgen sollen.
  2. Erzeugen Sie anschließend das Formular für diesen Textbaustein, indem Sie die Formular-Elemente mit dem Befehl Makro » Formular an den gewünschten Stellen im Textbaustein hinzufügen.
Folgendes Video veranschaulicht die Verschachtelung von Makros in einem Formular-Makro und zeigt, dass sich die neue Formular-Funktion sehr flexibel in die bekannten PhraseExpress Grundfunktionen einbinden lässt:

Video "Makros innerhalb von Formular-Makros"

Liste der Formularmakros

Formularmakro Beschreibung

{#form -text Fenstertitel -width 450}

Definiert den Fenstertitel und die Breite des Formulars in Pixel (250-1280 Pixel). Ohne Angabe hat das Fenster eine Standardbreite von 450 Pixeln.

Dieses Makro ist optional und muss sich ganz am Anfang des Textbausteins befinden.

{#formtext -text Beschreibung -link http://www.internetseite.de -hint Hinweistext}

 

Fügt einen Text in das Formular-Fenster hinzu.

Dieser Text kann z.B. zur Beschreibung des Formulars für den Anwender dienen und wird nach Abschluss der Eingabe nicht im Textbaustein ausgegeben.

  • Wenn Sie mittels Parameter -link eine Internetseitenadresse angeben, wird diese beim Klick auf den Text im Formular geöffnet.
  • Der optionale Parameter -hint definierten einen Informationstext, der beim Überstreichen des Eingabefelds mit der Maus angezeigt wird.

{#formseparator}

Horizontale Trennlinie zur optischen Gliederung.

{#formeditbox -text Beschreibung -def Vorgabewert -single -required -hidden -hint Hinweistext}

Fügt dem Formular ein Texteingabefeld mit der unter -text definierten Beschriftung hinzu.

  • Der optionale Parameter -def füllt das Eingabefeld mit einem Vorgabewert. Der Vorgabewert kann übrigens wiederum ein Makro beinhalten; z.B. wird mittels -def {#insertclipboard} der aktuelle Inhalt der Zwischenablage als Eingabe vorgegeben.
  • Der Parameter -single erzeugt ein einzeiliges Eingabefeld.
  • Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld nicht leer sein. Die Eingabefeld-Beschriftung wird hierbei um den Text "(Eingabe erforderlich)" ergänzt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde.
  • Der Parameter -hidden verdeckt Anwendereingaben mit **** Zeichen (wie bei einer Passworteingabe).
  • Der optionale Parameter -hint definierten einen Informationstext, der beim Überstreichen des Eingabefelds mit der Maus angezeigt wird.

{#formcheckbox -text Beschreibung -vals Angekreuzt|Nicht angekreuzt -def True -hint Hinweistext}

Erzeugt ein Ankreuzfeld mit der optional unter -text definierten Beschriftung.

  • Bei angekreuztem Feld wird der Text unter "Angekreuzt" ausgegeben. Andernfalls wird der Text unter "Unangekreuzt" ausgegeben. Beide Werte werden durch einen vertikalen Strich getrennt. Beide können wiederum Makros sein: Das Beispiel {#formcheckbox -vals {#insert ##ja}|{#insert ##nein}} fügt den Textbaustein mit dem Autotext ##ja ein, falls die Checkbox angekreuzt wurde. Andernfalls wird der Textbaustein mit dem Autotext ##nein eingesetzt.
  • Wenn der Parameter -vals fehlt, dann gibt das Makro die Wörter 'True' bzw. 'False' aus.
  • Wird -def True hinzugefügt, ist das Ankreuzfeld als Vorgabe angekreuzt.
  • Der optionale Parameter -hint definierten einen Informationstext, der beim Überstreichen des Formularelements mit der Maus angezeigt wird.

{#formcombobox -text Beschreibung -items Option1|Option2|Option3 -def Option 1 -required -hint Hinweistext}

Erzeugt eine Auswahlliste ("DropDown", bzw. "ComboBox") mit der optional unter -text definierten Beschriftung.

  • Die einzelnen auswählbaren Posten werden mit einem vertikalen Strich getrennt unter dem Parameter -items aufgelistet. Die einzelnen Posten können wiederum Makros beinhalten.
  • Unter -def lässt sich ein Vorgabetext einstellen, der einer der zuvor aufgelisteten Posten sein kann, aber nicht muss.
  • Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld beim Ausfüllen nicht leer bleiben. In diesem Fall wird der Beschreibung der Text "(Eingabe erforderlich)" angefügt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde.

  • Der optionale Parameter -hint definierten einen Informationstext, der beim Überstreichen des Formularelements mit der Maus angezeigt wird.
Anwendungsbeispiel:

{#form -text Beispielformular -width 500}{#formtext -text Dies ist ein Beispielformular}{#formseparator}Der Kunde heißt: {#formeditbox -text Ihr Name? -def Klaus -single -required}.

Der Kunde ist {#formcheckbox -text Sind Sie männlich? -hint Hinweistext -vals männlich|weiblich -def True}.

Der Kunde verwendet {#formcombobox -text Welche Version verwenden Sie? -items Version 6|Version 7|Version 8}.

Wenn Sie diesen Textbaustein aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Eingabeformular mit der Fensterbeschriftung "Beispielformular", das Sie zur Eingabe weiterer Informationen auffordert.

Nachdem der Anwender alle Eingaben im Formular vorgenommen und mit der Schaltfläche OK quittiert hat, bindet PhraseExpress die Eingaben an die entsprechenden Stellen im Textbaustein ein und fügt diesen gebündelt in die Zielanwendung ein:

Der Kunde heißt Michael.

Der Kunde ist männlich.

Der Kunde verwendet Version 8.

Formular-Elemente können in beliebiger Kombination und mehrfach verwendet werden.

Die maximale Länge der Beschriftung für Formular-Elemente beträgt 256 Zeichen. Falls Texte im Formularfenster abgeschnitten werden, vergrößern Sie bitte die Fensterbreite mittels {#form …} Makros.

Die Höhe des Formularfensters hängt von der Anzahl der verwendeten Formularelemente ab. Überschreitet die Formularhöhe die Bildschirmhöhe, dann werden Rollbalken eingeblendet.

Entgegen der normalen Makroverarbeitung (von innen nach außen), werden Formular-Makros, die in einem Textbaustein verwendet werden, zunächst sequentiell verarbeitet. Lediglich etwaige Makrofunktionen innerhalb eines Formular-Makros werden dann wieder rekursiv verarbeitet.

Wenn Sie ein und dieselbe Eingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach eine identische Beschriftung für das entsprechende Formularelement. Das Formularelement wird später im Formular nur einmal angezeigt. Die Anwendereingabe wird dann an allen Stellen eingesetzt, an denen sich das Makro mit der gleich lautenden Beschriftung befindet.

Diese Funktion ist nur in der Pro Edition enthalten.

Ein Hinweisfenster anzeigen

Die Makrofunktion {#msgbox -head Fenstertitel -text Hinweistext -yes Autotext -no Autotext -cancel Autotext -defaultno} öffnet ein Hinweisfenster mit dem entsprechend definierten Text. Dies ist praktisch, um eine laufende Textbausteinausgabe temporär zu unterbrechen, oder um eine Ja/Nein-Abfrage zu gestatten.

Hinweisfenster können eine der folgenden Schaltflächenkombinationen aufweisen:

  • OK
  • OK / Abbrechen
  • Ja / Nein

Für jede Schaltfläche kann der Autotext eines Textbausteins angegeben werden, der beim Druck der entsprechenden Schaltfläche ausgeführt werden soll. Somit sind Verzweigungen zu verschiedenen Textbausteinen möglich.

Nach Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Textbausteins abgebrochen, in dem sich das {#msgbox …} Makro befindet.

Wenn der optionale Parameter -defaultno verwendet wird, hat die 'Nein', bzw. 'Abbrechen'-Schaltfläche Fokus beim Aufruf des Hinweisfensters.

Sprechblase anzeigen

Die Makrofunktion {#balloon…} zeigt eine Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol an.

Beispiel:

{#BALLOON -title Überschrift -text Sprechblasentext -onclick Ausgabe}

Der Inhalt der Sprechblase besteht aus der Überschrift und dem Sprechblasentext. Optional kann PhraseExpress beim Klick auf die Sprechblase einen Text ausgeben, bzw. mit Hilfe weiterer Makrofunktionen weitere Operationen durchführen.

Eine Windows Umgebungsvariable in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#env Umgebungsvariable} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins die gewünschte Windows-Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

Zurzeit unter {#env %os%} angemeldeter Anwendername: {#env %username%}

gibt folgenden Text aus:

Zurzeit unter Windows_NT angemeldeter Anwendername: Erwin

Einfügen einer ActiveDirectory LDAP Variable

Die Makrofunktion {#adldap Variablenname} fügt an Stelle des Makros den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für Email-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

Freundliche Grüße,
{#adldap Name}

Telefon: {#adldap Phone}

gibt folgenden Text aus:

Freundliche Grüße,
Claire Grube

Telefon: 05121/45455-92

Eine Zufallszahl in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#rnd Maximalwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins eine Zufallszahl zwischen 0 und dem angegebenen Maximalwert ein.

Beispiel:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist {#rnd 100}.

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise folgender Text:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist 23.

Eine Email erstellen

Videodemo

Die Makrofunktion {#mail -to Empfänger -cc CC-Empfänger -bcc BCC-Empfänger -subject Betreff -attach Dateipfad(e) -body Emailinhalt -html} erstellt eine neue Email mit Ihrem Standard-Emailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus. Es müssen nicht alle Parameter verwendet werden.

Beispiel:

{#mail -to carmen.baer@kaese.de -subject Neuigkeiten -body {#insert textbeispiel}}

Das Beispiel startet Emailanwendung, erstellt eine neue Email mit dem Inhalt des verknüpften Textbausteins mit dem Autotext textbeispiel:

Hallo Carmen,

schau mal in Deinen Briefkasten!

Gruss,
Bernhard Diener

Das Ergebnis:

Email

Das separate Outlook Add-In "Textbausteinverwaltung für Outlook" bietet erweiterte Möglichkeiten der automatisierten Emailbeantwortung.

Es gibt verschiedene Email-Sendemethoden für das {#mail …} Makro, die in den Experteneinstellungen ausgewählt werden können. Wenn Sie Probleme beim automatisierten Erstellen von Emails haben, testen Sie die verschiedenen Methoden.

Sie können mehrere Dateien als Anlage definieren. Trennen Sie hierzu die Dateipfade mit einem Vertikalstrich. Beispiel: -attach C:\date1.txt|C:\datei2.txt

Beinhaltet der Dateianlagepfad Leerzeichen, setzen Sie bitte den Pfad in Anführungsstriche.

HTML-formatierte Emails lassen sich nur mit MS Outlook bei Verwendung der Emailsende-Methode "Outlook OLE Automation" versenden. Auch für das {#mail …} Makro muss der Parameter -html enthalten sein. Beispiel: {#mail -to test@test.de -subject Betreff -body {#insert ##inhalt -html} -html}

Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung auch in Lotus Notes selbst aktiviert sein. Diese ist nämlich standardmäßig deaktiviert.

Mehrere Email-Empfänger lassen sich kommagetrennt definieren. Beispiel: alf@meyer.de,kurt@ibm.de

Starten einer Anwendung mit PhraseExpress

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#RUN -file "Programmdatei" -params "Parameter" -workdir "Arbeitsverzeichnispfad"} startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

{#run -file "notepad.exe"}

Alternativ können Sie ein Programm zum Starten mit PhraseExpress hinzufügen, indem Sie das Programmsymbol im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste klicken und den Befehl Mit PhraseExpress starten wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option Kontextmenüs für Dateien deaktiviert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, müssen Sie gegebenenfalls den kompletten Dateipfad zur Programmdatei angeben.

Die Syntax hat sich ab PhraseExpress Version 8 geändert!

Öffnen einer Datei mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#open Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

{#open d:\daten\beispiel.txt}

Öffnen eines Windows Dateiordners mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#openfolder "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Windows Dateiordner im Explorer:

Beispiel:

{#openfolder "C:\Windows"}

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um einen Ordner im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -select hinzu.

Aufrufen einer Internetseite

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#url Internetseite} öffnet den Internetbrowser und ruft die angegebene Internetseite auf.

Beispiel:

{#URL http://www.phraseexpress.com}

Tastenbetätigung simulieren

PhraseExpress kann alle Arbeitsabläufe am PC automatisieren, die durch Betätigen von Tastendrücken erreicht werden können. Die Simulation der Betätigung von Sondertasten auf Ihrer Tastatur wird über Makrofunktionen abgebildet.

Sondertastenbeispiele Ausgabe
{#ENTER} Die ENTER-Taste wird betätigt.
{#SHIFT -chars abc} Ausgabe der Zeichen 'abc' zusammen mit gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -chars {#ALT -chars abc}} Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -count 5} Die Pfeil Unten-Taste wird 5x betätigt

Beispiel:

Benutzername{#TAB}Passwort{#ENTER}

In diesem Beispiel wird der Text Benutzername ausgegeben, die Betätigung der TAB-Taste simuliert, der Text "Passwort" ausgegeben und abschließend der ENTER-Taste simuliert. Das ist praktisch, um z.B. den Anmeldevorgang an einer Internetseite zu automatisieren.

Für Sondertasten gelten folgende reservierte Schlüsselwörter:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:

Sondertaste Hinweis
{#NONE} Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -chars{#ENTER}{#DOWN} -count 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil Ab-Taste

{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}

 

Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. {#CTRL -chars A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -chars a}.

Sonderzeichen in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#ASC Zahlenwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur. 

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

In der Windowsanwendung Charmap ("Zeichentabelle") finden Sie eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Angabe des Zahlencodes.

Eine Berechnung durchführen

Die Makrofunktion {#CALC Berechnung} berechnet die unter Berechnung angegebene Formel und gibt das Ergebnis als Text aus.

Beispiel:

{#CALC 4+5}

Dieser Befehl gibt das Ergebnis 9 aus.

Interessant wird dieser Befehl durch Kombination/Verschachtelung mit anderen Makros:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*45}

Da Makros immer von innen nach außen abgearbeitet werden, wird in diesem Beispiel zunächst per {#input …} Makro nach Eingabe einer Zahl gefragt. Anschließend wird dieser eingegebene Wert mit 45 multipliziert und dann ausgegeben. Statt der Zahl 45 könnten Sie auch ein {#insert …} Makro verwenden, das auf einen Textbaustein verweist, der wiederum eine Zahl beinhaltet:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*{#INSERT Beispielphrase}}

Wenn Sie hier z.B. 5 eingeben und der Textbaustein mit dem Autotext "Beispielphrase" die Zahl 12 beinhaltet, dann würde die Zahl 60 ausgegeben werden.

Das Calc Makro unterstützt auch hexadezimale Werte, die mit einem $-Zeichen identifiziert werden:

{#CALC $AB + $1F}

Der Parameter -digits ergänzt das Rechenergebnis um eine definierbare Anzahl an führenden Nullen.

Mit dem Parameter -round lässt sich die Ausgabe des Rechenergebnisses auf eine bestimmte Anzahl an Nachkommstellen runden.

NEU Mit dem Parameter -decimalmark definieren Sie das Dezimaltrennzeichen und mit dem Parameter -thousands das Tausendertrennzeichen.

NEU Wenn für einen der Parameter -round, -decimalmark oder -thousands der Wert "auto" angegeben wird, dann passt sich das Ausgabeformat der Berechnung an das Eingabeformat an.

Ohne diese Formatierungsparameter wendet PhraseExpress die Windows-Einstellungen für die Zahlenformatierung an.

Bei inkonsistenter Eingabeformatierung (zum Beispiel Operanden mit verschiedenen Dezimaltrennzeichen) gibt die Makrofunktion eine Fehlermeldung aus.

Den Fokus zu einer anderen Anwendung wechseln

Die Makrofunktion {#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator"). Falls die angegebene Anwendung nicht geladen ist, bleibt der Fokus auf der aktuell aktiven Anwendung.

Beispiel:

{#FOCUS Calculator}

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

NEU Der optionale Parameter -windowstate definiert die Darstellung des dazugehörigen Programmfensters: maximize, minimize, restore, hide oder show.

Sie können auch einen Platzhalter * im Fenstertitel verwenden.

Verzögerung

{#SLEEP 3000}

Diese Funktion lässt PhraseExpress für die angegebene Zahl nnnn in Millisekunden warten (im obigen Beispiel für 3 Sekunden). Diese Funktion ist nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung von einigen Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Wenn-Dann-Oder (If-Then-Else) Abfrage

Die Makrofunktion {#COND } ermöglicht eine verzweigte Programmierung in PhraseExpress. In Abhängigkeit einer Eingabe können verschiedene Ausgaben generiert werden:

{#COND -IF Eingabewert = Bedingung -THEN Anweisung -ELSE Alternativanweisung}

Anstelle des Vergleichsoperators "=" kann auch "!=" (für "ungleich"), ">", "<", ">=", "=<" verwendet werden.

Es können Texte und Ganzzahlen verglichen werden. Kommazahlen funktionieren nicht.

Die Anweisungen hinter -THEN und -ELSE können weitere Makrofunktionen beinhalten.

 
Beispiel:

{#COND -IF {#INPUT Wort?} = Hans -THEN Das ist Hans. -ELSE Das ist nicht Hans.}

Das hier verwendete Beispiel fragt nach der Eingabe eines Namens und gibt bei Eingabe von "Hans" folgendes aus:

Das ist Hans

 

Sie können mit diesem Makro auch Zahlenwerte numerisch vergleichen und statt eines statischen Texts auch andere Textbausteine mittels Makrobefehl #INSERT einfügen:

{#COND -IF {#INPUT Zahl?} >= 5 -THEN Die Zahl ist mindestens 5. -ELSE {#INSERT ##autotexteineranderenphrase}}

Das hier verwendete Beispiel fragt nach der Eingabe einer Zahl und gibt bei einer Zahl größer als 5 aus:

Die Zahl ist mindestens 5.

Wird hingegen eine Zahl kleiner 5 eingegeben, dann gibt PhraseExpress per #insert Befehl den Textbaustein mit dem Autotext ##autotexteineranderenphrase aus.

Texte können ausschließlich mit = verglichen werden. Um Textlängen zu vergleichen, verwenden Sie zusätzlich das #length Makro.

Schleifenfunktion

Der Befehl {#LOOP -count x} wiederholt alles was sich hinter 'LOOP' befindet x-mal.

Beispiel:

{#LOOP Beispieltext{#ENTER} -count 3}

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' in jeweils einer neuen Zeile dreimal untereinander aus:

Beispieltext

Beispieltext

Beispieltext

Zwischenablage

Videodemonstration

{#CLIPBOARD -copy}

Diese Funktion kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage. Dies wird durch Simulation der Tastenkombination STRG-c erreicht.

{#CLIPBOARD -paste}

Diese Funktion fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein. Dies wird durch Simulation der Tastenkombination STRG-v erreicht.

Weitere Zwischenablage-Funktionen

Mit Makrofunktion {#INSERTCLIPBOARD} wird der Zwischenablageinhalt zeichenweise als Text ausgegeben, statt über die weiter oben beschriebene Systemfunktion (Betätigen von STRG-v). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageinhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

{#INPUT -head Eingabe? -def {#INSERTCLIPBOARD}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Mit der Makrofunktion {#SETCLIPBOARD Inhalt} wird die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt gefüllt.

Beispiel:

{#SETCLIPBOARD {#INPUT Text?}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text gefüllt.

Dateianlage an Email anfügen NEU

Die Makrofunktion {#pastefile Dateipfad} übermittelt die angegebene Datei über die Zwischenablage an die aktuelle Zielanwendung.

Ein praktischer Anwendungsfall ist das Anfügen einer Dateianlage an ein geöffnetes Emailfenster.

Beispiel:

{#pastefile D:\daten\Prospekt.pdf}

Wenn die Datei nicht korrekt als Dateianlage angefügt wird, geben Sie dem Betriebssystem mehr Zeit zur bei der Verarbeitung der Zwischenablage, in dem Sie vor und/oder nach dem Makro eine Verzögerung mittels {#sleep …} Makrofunktion hinzufügen.

Wenn Sie eine Datei nicht als Dateianlage anfügen, sondern deren Inhalt in eine Email einfügen möchten, schauen Sie sich bitte das {#insertfile …} Makro an.

Textbaustein per Makro erstellen/ändern

Videoanleitung

{#SETPHRASE -description Beschreibung -content Textbausteininhalt -autotext PhrasenAutotext -folder OrdnerAutotext}

Hiermit wird ein Textbaustein mit der entsprechend definierten Beschreibung, Inhalt und Autotext in dem Textbausteinordner erstellt, der unter -folder angegeben ist.

Dieses Makro ist sehr praktisch, um eine Programmierung mit Variablen zu realisieren. Die erstellten/geänderten Textbausteine fungieren hierbei als Textvariablen, die in anderen Textbausteine per {#INSERT …} Makro eingebunden und nach Verwendung auch wieder gelöscht werden können.

Nach Ausführen eines Textbausteins, der diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie auch, daß bei gleichzeitigem Zugriff auf die Textbausteindatei alle Arbeitsplatzinstallationen die Datei mit jeder Änderung aktualisieren/synchronisieren müssen. Daher sollten Sie mit diesem Makro erstellte, bzw. geänderte Textbausteine gegebenenfalls in einer separaten, lokalen(!) Textbausteindatei speichern.

  • Wenn kein Parameter -content angegeben wird, wird der Textbaustein mit dem mittels -autotext definierten Autotext gelöscht!
  • Wird kein Parameter -folder angegeben oder, wenn der hier angegebene Ordnerautotext nicht existiert, wird der Textbaustein in der Hauptebene der Textbaustein-Hierarchie erstellt.

Variablenwert/Inkrement per Makro erstellen/ändern

Mit der Makrofunktion {#setvar …} wird der Wert Inkrement einer Zählervariablen, die anhand ihres Autotextes identifiziert wird, auf einen neuen Wert eingestellt, bzw. ein neues Inkrement definiert.

{#SETVAR -var VariablenAutotext -value NeuerWert -inc NeuesInkrement}

Zusätzlich lässt sich optional ein neues Inkrement definieren. Bei Angabe eines negativen Wertes wird dies ein Dekrement.

Nützlich ist dieses Makro, wenn sich eine Variable bei mehrfacher Verwendung innerhalb eines Textbausteins temporär nicht ändern soll. Setzen Sie hier einfach das Inkrement zu Beginn der Phrase auf Null und abschließend wieder auf den ursprünglichen Wert:

{#SETVAR -var Zähler -inc 0}Die Variable hat den Wert: {#INSERT Zähler}

Nochmalige Ausgabe: {#INSERT Zähler}.{#SETVAR -var Zähler -inc 1}

Hier die Textausgabe zu dem Beispiel:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 5

Ohne Verwendung von {#setvar …} würde folgendes ausgegeben:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 6

Nach Ausführen eines Textbausteins, die diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie auch, daß bei Verwendung der PhraseExpress Network Edition alle Arbeitsplatzinstallationen mit der neu definiertem Textbausteininhalt aktualisiert werden. Wir empfehlen daher, Variablen in einer separaten, lokalen Textbausteindatei zu speichern.

Einbindung einer externen Datei

{#INSERTFILE Dateipfad}

Diese Funktion lädt die mittels Dateipfad angegebene Datei im Moment des Ausführens des Textbausteins und fügt den Inhalt in den Textbaustein ein. Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern mit der Makrofunktion nur der Verweis darauf.

Unterstützte Dateitypen

Dateiart Dateiendung
Textdateien .TXT, .RTF, .HTM, .HTML, .DOC, .DOCX

Bilddateien

.BMP, .JPG, .TIFF, .PNG

Excel-Dateien

.XLS, .XLSX

Microsoft Word- & Excel-Dokumente werden nur in der Professional Edition unterstützt.

Wenn Sie statt den Inhalt einer Datei einzufügen, die Datei selbst - zum Beispiel als Email-Dateianlage - übermitteln möchten, schauen Sie sich bitte die Makrofunktion {#pastefile …} an.

Das {#INSERTFILE} Makro ersetzt und erweitert die Makrofunktionen {#IMGFILE} und {#TEXTFILE} früherer PhraseExpress Versionen.

Einfügemethode ändern

{#PASTEOPTIONS -pastespeed Einfügegeschwindigkeit -method kbk oder cb} Dies ist ein Beispieltext.

Diese Makrofunktion bestimmt die Einfügemethode für einen bestimmten Textbaustein unabhängig von der Systemeinstellung. Die Einfügegeschwindigkeit lässt sich ebenfalls in Millisekunden Pause pro Tastendruck anpassen. Verwenden Sie entweder kbk, um den Text Zeichen-für-Zeichen einzufügen oder cb für die Verwendung der Windows Zwischenablage.

Beispiel:

{#PASTEOPTIONS -method kbk}

Dieser Befehl muss sich am Textbausteinanfang befinden.

Stringoperationen

Die Makrofunktionen für Stringoperationen erlauben die automatisierte Bearbeitung von Textbausteinen. Zum Verständnis sind Programmierkenntnisse erforderlich.

Makrofunktion Beschreibung
{#length Text} Gibt die Länge des angegebenen Texts als ganzzahligen Wert zurück. Dieses Makro ist nützlich in Zusammenhang mit den anderen Makrofunktionen {#substr} und {#calc}.
{#lowercase Text} Wandelt den Text in Kleinbuchstaben um.
{#uppercase Text} Wandelt den Text in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercasefirst Text} Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercasefirst Text} Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercaseword Text} Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercaseword Text} Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#trim Text} Entfernt Leerzeichen vor und hinter dem angegebenen Text.
{#trimleft Text} Entfernt Leerzeichen vor dem angegebenen Text.
{#trimright Text} Entfernt Leerzeichen hinter dem angegebenen Text.
{#pos Text -substr Teiltext} Gibt die Position als ganzzahligen Wert zurück, ab der der unter -substr angegebene Teiltext in Text vorkommt.
{#replace Text -oldtext AlterText -newtext NeuerText} Ersetzt im Text den unter -oldtext angegebenen String mit dem unter -newtext angegebenen String.
{#substr Text -from x -count y} Extrahiert aus dem Text einen Teilstring ab Zeichenposition -from mit der Länge -count.
Anwendungsbeispiel:

Sehr geehrter Herr{#uppercasefirst {#trim {#input -head Nachname? -def {#insertclipboard} -single}}}

Das verschachtelte Makrobeispiel wird von innen nach außen verarbeitet: Zunächst erwartet die manuelle Texteingabe mittels {#input …} Makro die Eingabe eines Nachnamens für eine Anredefloskel. Als Vorgabewert wird mit {#insertclipboard …} der aktuelle Inhalt der Zwischenablage vorgeschlagen. Nach der manuellen Texteingabe werden überschüssige Leerzeichen mittels {#trim …} entfernt und abschließend der erste Buchstabe der Texteingabe mit dem Makro {#uppercasefirst …} groß geschrieben.

Das Sprachschema der Tastatur ändern

Mit dem Makro {#SETLAYOUT Sprach-ID} können Sie die Spracheinstellung der Tastatur ('Tastaturschema') ändern, um z.B. Sonderzeichen anderer Sprachen korrekt auszugeben.

Beispiel:

{#SETLAYOUT 00000407}Dieser Text wird mit deutscher Tastatureinstellung ausgegeben.

{#SETLAYOUT 00000409}Ab hier wird das US-amerikanische Tastaturlayout verwendet.

{#SETLAYOUT 00000407}Abschließend wird zum deutschen Layout zurückgestellt.

Die Einstellung wird vom Betriebssystem dauerhaft übernommen, bis Sie es mit einem weiteren {#SETLAYOUT …} Makro wieder neu definieren.

Mit Hilfe des Makros {#GETLAYOUT …} lässt sich die aktuelle Einstellung des Tastaturschemas ermitteln, um sie z.B. mit dem Makro {#SETPHRASE …} temporär in einen Textbaustein zwischen zu speichern:

{#SETPHRASE -description Aktuelles Tastaturschema -content {#GETLAYOUT} -autotext currentkeyboardscheme}

Mit diesem Makro wird die aktuelle Sprachschema-Einstellung in einen Textbaustein gespeichert. Dieser Textbaustein wird als temporäre Textvariable verwendet und über den Autotext "currentkeyboardscheme" identifiziert. Nach Abschluss verschiedener Änderungen der Sprachschema-Einstellungen können Sie dann das ursprüngliche Tastaturschema wiederherstellen.

Hierzu wird der temporäre Textbaustein per {#INSERT …} Makro in den Befehl {#SETLAYOUT …} zum Setzen des Schemas aufgerufen:

{#SETLAYOUT {#INSERT currentkeyboardscheme}}{#SETPHRASE -content -autotext currentkeyboardscheme}

Das am Ende befindliche {#SETPHRASE …} Makro löscht durch den leeren -content Parameter den temporären Textbaustein.

Eine Liste der Sprach-IDs ('language identifiers') finden Sie auf der Microsoft MSDN Internetseite.

Einfach- vs. Expertenmodus

PhraseExpress-Einsteiger schätzen eine übersichtliche Benutzeroberfläche während Profinutzer die große Vielfalt der Einstellmöglichkeiten in PhraseExpress bevorzugen.

Diesen gegensätzlichen Anspruch vereint das Programm durch zwei Betriebsarten:

Modus Erläuterung
Verschlankte Benutzeroberfläche mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen Einstieg. Umfangreiche Funktionen werden aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Einblendung aller Einstellmöglichkeiten und erweiterter Menüs.

Den Expertenmodus aktivieren Sie über das Menü Ansicht » Expertenmodus.

Alle erweiterten Einstellungen sind auch im Normalmodus aktiv! Das Ausblenden der Optionen dient lediglich der optischen Verschlankung der Benutzeroberfläche.

Die Funktionen im Expertenmodus sind nicht in der PhraseExpress Easy Edition verfügbar.

Programmeinstellungen

Zum Anpassen der Programmeinstellungen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Textbausteine bearbeiten » Extras » Einstellungen.

Clevere Anwender erreichen häufig benötigte Einstellungen noch schneller mit einem Klick auf das Startleistensymbol bei einer der folgenden Zusatztasten betätigen:

Zusatztaste Ausgelöste Aktion
ALT-Klick Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
SHIFT-Klick Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
STRG-Klick PhraseExpress temporär deaktivieren.
STRG-ALT-Klick Schnellzugriff auf die Einstellungen der Textvorschlagsfunktion.

  • Wenn der Befehl Einstellungen fehlt, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienungen auf eine der folgenden Arten ausgeblendet:
    • Die Konfigurationsdatei config.xml ist mit einem Schreibschutz versehen.
    • Die PhraseExpress Programmdatei wurde mit dem Kommandozeilenparameter -nosettings gestartet.
    • Im Client Manager ist für den entsprechenden Benutzer das Konfigurationsrecht entzogen (Kein Häkchen in der Spalte "K").

Einstellungen » Funktionen

Wir ersparen Ihnen Beschreibungen im Stile von "Zwischenablagespeicher aktivieren aktiviert den Zwischenablagespeicher" und beschränken uns im Handbuch auf erklärungsbedürftige Optionen.

Falls Sie sich bei den Einstellungen 'verfahren' haben, hilft Ihnen die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen.

Einstellungen » Tastenkombinationen

Mit den Tastenkombinationen erhalten Sie Schnellzugriff auf häufig benötigte Funktionen in PhraseExpress.

Für das Textbaustein-Auswahlmenü lassen sich weitere Tastenkombinationen definieren.

Einstellungen » Anzeige

Hier kann die Sprache der Benutzeroberfläche, das Verhalten des Hauptprogrammfensters eingestellt und die Anzeige von Warnmeldungen konfiguriert werden.

Sprechblasen-Hinweise sind Zusatzinformationen, die in einer Sprechblase unten rechts beim PhraseExpress Startleistensymbol erscheinen.

Wir empfehlen, diese Hinweise aktiviert zu lassen, weil Sie durch Klicken auf die Sprechblasen bequem zu Programmeinstellungen springen können.

Falls trotz aktivierter Sprechblasen keine Hinweise angezeigt werden, sind diese eventuell generell auf Ihrem Rechner deaktiviert. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Sprechblasen auf Ihrem System aktivieren können.

Einstellungen » Hinweistöne

Bei der Arbeit am PC kann man das Textbaustein-Auswahlmenü leicht übersehen. PhraseExpress kann daher beim Anzeigen des Auswahlmenüs und bei einigen weiteren Ereignissen zusätzlich einen Hinweiston im Audiodateiformat .wav oder .mp3 abspielen.

Wir empfehlen kurze und unaufdringliche Hinweistöne zu verwenden.

Einstellungen » Textbausteindatei

Textbausteindatei-Synchronisation

PhraseExpress überprüft beim Speichern der Textbausteindatei, ob zwischenzeitlich eine andere Installation die Textbausteindatei ebenfalls bearbeitet und aktualisiert hat.

PhraseExpress kann bei jedem Synchronisationskonflikt nachfragen, wessen Änderungen übernommen werden oder ob Änderungen stets automatisch zusammengeführt werden sollen.

Datensicherung

Wenn Sie die Datensicherung deaktivieren, werden alle gespeicherten Backups auf Nachfrage gelöscht.

Hier können Sie auch die Anzahl der Datensicherungen konfigurieren, die PhraseExpress vorhalten soll.

Das einstellbare Sicherungsverzeichnis sollte vom Speicherort der Textbausteindatei abweichen, damit bei einem Festplattendefekt zumindest noch die Datensicherungen zur Verfügung stehen.

Mehrere Anwender können einen gemeinsam genutzten, zentralen Speicherort für die Datensicherungen verwenden. PhraseExpress führt dann die Änderungen aller Anwender zentral zusammen.

Wenn Sie unterwegs ohne Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Datensicherungsordner arbeiten, werden Ihre Bearbeitungsschritte lokal zwischengespeichert und mit der nächsten Netzwerkversion wieder in die zentrale Datensicherung eingepflegt.

Wichtige Hinweise

  • Achten Sie auf ausreichenden Speicherplatz für die Datensicherungen.
  • Für System-Textbausteinordner und SQL Textbausteindatenbanken legt PhraseExpress keine Datensicherung an. Für die Datensicherung von SQL Datenbanken bieten sich kostenlose Hilfsprogramme für Firebird an.

Zwischenspeichern von SQL Textbausteinen

Normalerweise werden Textbausteininhalte bei Verwendung eines SQL Servers bei jedem Ausführen des Textbausteins vom Server geladen. Optional kann PhraseExpress einmal geladene Textbausteine für eine beschleunigte Wiedergabe lokal zwischenspeichern. Dies erhöht jedoch den lokalen Speicherbedarf und Textbausteinänderungen werden erst bei einem Neustart des PhraseExpress Clients berücksichtigt.

Einstellungen » Netzwerk

Aktivieren Sie die Option Netzwerkunterstützung, wenn die PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation für folgende Anwendungsfälle auf das lokale Netzwerk, bzw. das Internet zugreifen muss:

Die Kommunikationsports zwischen den PhraseExpress Arbeitsplatzinstallationen und dem PhraseExpress Server der Netzwerk Edition sollten Sie nur ändern, wenn die Ports in Ihrem Netzwerk bereits belegt sind oder wenn Sie mehrere PhraseExpress Server parallel im Netzwerk betreiben (die über unterschiedliche Ports laufen müssen).

Proxyserver

Falls Ihr Rechner über einen Proxy-Server an das Netzwerk angebunden ist, können Sie hier Proxy Einstellungen vornehmen. Wenden Sie sich bei Fragen zur Proxyserverkonfiguration an Ihren Systemadministrator.

Diese Einstellung wirkt sich auch für die Prüfung auf Softwareaktualisierungen und für die Registrierung der Lizenzschlüssel aus.

Softwareaktualisierungen

PhraseExpress kann gelegentlich prüfen, ob Sie die aktuellste Version verwenden. Diese Einstellung können Sie unter Extras » Einstellungen » Netzwerk anpassen:

Option Beschreibung

In dieser Einstellung ist die Prüfung auf neue Versionen deaktiviert.

Diese Einstellung wird nicht empfohlen! Sie erhalten keine Information bei wichtigen Fehlerkorrekturen!

Sie werden nur über Aktualisierungen informiert, die schwerwiegende Fehler beheben, bzw. grundlegend neue Funktionen bereitstellen.

Wichtige Aktualisierungen wurden vor der Veröffentlichung sorgfältig getestet und kann nach bestem Wissen bedenkenlos in Produktivumgebungen verwendet werden.

Wichtige Aktualisierungen werden typischerweise nur sehr selten veröffentlicht und Sie verpassen bei dieser Einstellung kleinere Verbesserungen.

Das ist die empfohlene Einstellung für Unternehmen mit einer konservativen Aktualisierungspolitik.

Wenn Sie auch an kleineren Verbesserungen interessiert sind, dann werden Sie bei dieser Einstellung auch über laufende Verbesserungen informiert.

Die Installation solcher kleinerer Aktualisierungen ist nicht zwingend erforderlich, bietet aber oft nützliche neue Funktionen oder behebt kleinere Probleme.

Wählen Sie diese Option nur dann, wenn wir eine individuelle Anpassung für Sie vornehmen, bzw. wenn Sie eine Lösung für ein spezielles Problem im Rahmen eines laufenden Kundendienstfalls erwarten.

Normale Anwender sollten diese Option nicht aktivieren, weil Sie ansonsten Aktualisierungen erhalten, die Fehler, bzw. undokumentierte Funktionen beinhalten könnten.

Bei Wahl dieser Option werden Sie informiert, falls eine Betaversion einer zukünftigen Version vorliegt.

Diese Einstellung ist nicht immer sichtbar.

Die Einstellung ist jeweils "abwärtskompatibel", d.h., wenn Sie "Kleinere Aktualisierungen" gewählt haben, werden Sie trotzdem auch über wichtige Aktualisierungen informiert.

Im Kapitel "PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten" finden Sie weitere Hinweise zur Prüfung auf neuere Version.

Einstellungen » Auswahlmenüs

Inhalte im Auswahlmenü

Mit der Option Inhalte im Auswahlmenü definieren Sie die Bestandteile eines Textbausteins (Beschreibung, Autotext, Tastenkombination, Schnellwahltaste), die im Auswahlmenü angezeigt werden.

Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü während des Tippens eingeblendet wird, können Sie mit dem Parameter Auswahlmenü nach x. Zeichen weiterer Texteingabe automatisch ausblenden eben genau das tun. Wenn Sie das Auswahlmenü ignorieren, schließt es sich selbsttätig nach einigen Zeichen weiterer Texteingabe. Mit diesem "Nachlauf" verpassen Sie auch bei zügigem Weitertippen kein Textbausteinauswahlmenü.

Vermutlich möchten Sie keine Textbausteine zur Auswahl angeboten bekommen, für die Sie inkrementelle Autotexte definiert haben, wenn Sie gerade einmal das erste Zeichen eines inkrementellen Autotext eingegebene haben. Daher sollten Sie für den Parameter Inkrementelle Autotexte ab Eingabe des x. Zeichens berücksichtigen auf 2-3 Zeichen einstellen.

Positionierung des Auswahlmenüs

Wenn Sie einen Textbausteinordner per Tastenkombination oder Autotext aufrufen, erscheint das Auswahlmenü direkt beim Mauszeiger in gewünschter Weise:

Positionierung Beschreibung

Das Auswahlmenü erscheint oberhalb der aktuellen Eingabezeile.

Das Auswahlmenü erscheint unterhalb der aktuellen Eingabezeile.

Wenn oberhalb der aktuellen Eingabezeile mehr Bildschirmplatz als unten vorhanden ist, wird das Auswahlmenü oberhalb der Eingabezeile angezeigt.

Andernfalls wird es unterhalb der aktuellen Eingabezeile eingeblendet.

Die Position wird also dynamisch je nach Platzverhältnissen bei jeder Anzeige des Auswahlmenüs automatisch ermittelt.

Das Auswahlmenü erscheint direkt beim Mauszeiger.

Das Auswahlmenü erscheint stets an der gleichen Stelle. Zur Festlegung der Position klicken Sie das Auswahlmenü an der Trennlinie und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle.

Leider übermitteln einige Anwendungen, wie zum Beispiel Mozilla Firefox eine falsche Position der Einfügemarke an das Betriebssystem. PhraseExpress erkennt solch ungültige Positionsangaben und zeigt das Auswahlmenü an einer einstellbaren Position als "Notlösung" an.

Die Microsoft Accessibility-Option bietet eine genauere Ermittlung der aktuellen Cursorposition mit speziellen Windowsfunktionen. Leider ist diese Funktion inkompatibel zu einigen Anwendungen und kann zu Abstürzen führen.

Einstellungen » Auswahlmenü » Erscheinungsbild

In diesem Menü können Sie die Farben der einzelnen Elemente im Auswahlmenü einstellen.

Wenn Sie die Windows 7/8 Darstellung auswählen, sind nur die Textfarben einstellbar, weil die anderen Farben vom Windows-Farbschema vorgegeben sind.

NEU Zum Anpassen der Farben klicken Sie in der interaktiven Vorschau auf den gewünschten Text oder Hintergrund-Bereich und definieren Sie mittels Klick auf den Farbwähler eine neue Farbe.

NEU Sie können auch die Schriftart und -größe ändern, was sehr praktisch für Sehbehinderte ist. Die dynamische Vorschau zeigt die Schriftgröße an, sofern der Platz ausreicht.

Achten Sie zwecks Lesbarkeit auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Textfarbe und Hintergrund, bzw. Markierung.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element in der Vorschau, um dessen Farbeinstellung auf die ganze Zeile zu übertragen.

Einstellungen » Auswahlmenü » Tastenkombinationen

Bestätigungstaste zum Ausführen eines Textbausteins im Auswahlmenü

Mit der Bestätigungstaste wird ein im Textbaustein-Auswahlmenü markiertes Element ausgeführt. Verwenden Sie hierfür eine Taste, die einerseits bequem erreichbar ist, aber ein unerwünschtes Ausführen während einer Texteingabe vermeidet.

Wir empfehlen die Tasten TAB oder #, beziehungsweise ; auf amerikanischen Tastaturen.

Schnellwahltasten im Auswahlmenü

Mit den Schnellwahltasten wählen Sie ein bestimmtes Element im Textbaustein-Auswahlmenü aus, ohne es zuvor mit der Maus oder mittels Pfeiltasten ansteuern zu müssen:

Schnellwahltasten Beschreibung

Hiermit können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt über die Zahlen der oberen Tastenreihe ausgewählt werden.

Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü eine Zahl eingeben können. Andernfalls können Sie Zahlen nur noch über den Ziffernblock auf der rechten Seite der Tastatur eingeben, wenn das Auswahlmenü geöffnet ist.

Mit den Zahlen im Ziffernblock einer Desktop-Tastatur können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden.

Vorteil: Zahlen können auch bei geöffnetem Auswahlmenü über die obere Zahlenreihe Ihrer Tastatur eingegeben werden, während Sie einen Textbaustein direkt durch Zahleneingabe auf dem Ziffernblock auswählen können.

"NumLock" muss zur Aktivierung der Zahlen auf dem Ziffernblock aktiviert sein. In diesem Fall leuchtet die NumLock-Anzeige auf Ihrer Tastatur.

Mit den Funktionstasten F1-F12 können bis zu 12 Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden.

Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, weil die Funktionstasten meist bereits von anderen Windowsprogrammen belegt sind.

Mit dieser Einstellung können bis zu 26 Elemente im Auswahlmenü direkt durch Eingabe eines Buchstabens ausgewählt werden.

Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü weitere Buchstaben eingeben können.

Tastenkombinationen für die Textvorschlagsfunktion

Sie können eine Tastenkombination definieren, um lediglich das nächste Wort eines im Textbaustein-Auswahlmenü markierten Textvorschlags einzufügen, statt des ganzen Satzes, zum Beispiel STRG-PfeilRechts

Einstellungen » Textvorschlagsfunktion

Vermutlich haben Sie bereits beim Schreiben einer SMS die Erfahrung gemacht, daß eine Texteingabevorhersage aufgrund unpassender Vorschläge immer auf einem schmalen Grat zwischen Arbeitserleichterung und Ablenkung wandert.

Grundsätzlich haben wir die daher Textvorschlagsfunktion sehr zurückhaltend konzipiert. Sie wird bei fortschreitender Nutzung eher wenige Vorschläge machen, als nutzlose Vorschläge zu erzeugen.

Sie können mit folgenden Optionen jedoch den Zeitpunkt, die Anzahl und Genauigkeit der Textvorschläge nach Ihren Vorlieben anpassen:

Treffsicherheit der Vorschlagsfunktion

Wählen Sie den Parameter Treffsicherheit je nach Vorliebe und gewünschter Anwendung:

  • Eine niedrig eingestellte Treffsicherheit erzeugt viele Vorschläge bereits zu Beginn einer Texteingabe, die aber nicht immer zutreffen müssen. Eine niedrige Genauigkeit ist nur empfehlenswert, wenn Sie sehr oft gleichlautende Formulierungen verwenden. Andernfalls werden Sie recht schnell von zu vielen, aber eventuell unpassenden Vorschlägen abgelenkt.
  • Bei einer hoch gewählten Treffsicherheit wartet PhraseExpress vor einem Vorschlag zunächst die Eingabe mehrerer Wörter ab, um besser abschätzen zu können, welcher Satz am ehesten zutrifft. In der höchsten Stufe erhalten Sie Vorschläge nur noch sehr spät nach Eingabe von mindestens vier Wörtern mit einer sehr hohen Treffsicherheit.

Die Option Automatisch ermitteln hilft Ihnen bei der Wahl des Parameters Treffsicherheit anhand Ihres Nutzungsverhaltens:

  • Wenn Sie nur wenige Textvorschläge annehmen, dann vermutet PhraseExpress ungeeignete Vorschläge und erhöht die Treffsicherheit schrittweise, um weniger Vorschläge zu generieren.
  • Wenn jedoch aufgrund zu hoch eingestellter Treffsicherheit keine Vorschläge mehr erscheinen, lockert PhraseExpress den Parameter schrittweise wieder, damit wieder Vorschläge angezeigt werden.

Dieses Verfahren ergibt ein sich fortlaufend ändernde Einstellung der Treffsicherheit. Wenn Sie mit einer Einstellung zufrieden sind, können Sie die Option Automatisch ermitteln wieder ausschalten, um die aktuelle Einstellung für die Treffsicherheit 'einzufrieren'.

Einzelworte vs. ganze Sätze

Videodemonstration

PhraseExpress bietet sowohl vollständige Sätze zur Ergänzung an, als optional auch einzelne Wörter innerhalb eines Satzes, um Ihnen die Eingabe längerer Begriffe zu erleichtern:

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü ist sehr praktisch.

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü hat nützliche Optionen.

Vorschlagsfensterauswahlmenü

Im oberen Beispiel ist das Wort "Vorschlagsfensterauswahlmenü" ein Einzelwortvorschlag.

Wenn Sie keine unvollständigen Sätze vorgeschlagen haben möchten, verschieben Sie den Schieberegler ganz nach rechts.

Bei gleichzeitiger Wahl eines hohen Treffsicherheitsparameters erscheinen Vorschläge erst nach Eingabe einiger Wörter, wobei sich die Mindesteingabeersparnis verringert, weil ja schon viel Text eines Satzes eingegeben wurde. Wenn dann noch eine hohe Mindesteingabeersparnis in den Einstellungen für das Auswahlmenü gewählt wurde, werden Sie nur noch Vorschläge für sehr lange Sätze erhalten.

Mindesteingabeersparnis

Die Mindesteingabeersparnis ist sehr wichtig für die Textvorschlagsfunktion und definiert die Differenz zwischen der Länge eines bereits eingegebenen Texts und der Gesamtlänge eines daraus resultierenden Textvorschlages.

Dieser Parameter definiert somit die mindestens notwendige Buchstabenanzahl, die Ihnen die Annahme eines Textbausteins an Tipparbeit einsparen muss, um angezeigt zu werden.

Beispiel:

Eingabeesparnis

Die Texteingabe "Vielen Da" ergäbe den Vorschlag "Viele Dank für Ihre Anfrage.". Bei Annahme des Vorschlages hätten Sie also eine Eingabeersparnis von 20 Zeichen.

Die Mindesteingabeersparnis lässt sich getrennt für Einzelwortvorschläge und ganze Sätze einstellen. Wir empfehlen für ganze Sätze eine Mindesteingabeersparnis ab 15-20 Zeichen, so daß Vorschläge nur dann erscheinen, wenn sie eine wirkliche Arbeitserleichterung bedeuten. Für einzelne Wörter reicht eine Mindesteingabeersparnis von ca. 5-10 Zeichen.

Bei einer sehr hoch gewählten Mindesteingabeersparnis werden keine kurzen Einträge mehr angezeigt.

Für Einzelwortvorschläge auch von kürzeren Wörtern empfehlen wir die Mindesteingabeersparnis auf 2-5 Zeichen und die Treffsicherheit auf 10% zu setzen.

Wenn Einzelwortvorschläge in den Einstellungen für die Vorschlagsfunktion deaktiviert sind, können Sie keine Mindesteingabeersparnis für Einzelwortvorschläge einstellen.

Einstellungen » Textvorschlagsfunktion » Erweitert

Filter für die Vorschlagsfunktion

Mit dem Filter können Sie einschränken, welche Texteingaben für die Textvorschlagsfunktion berücksichtigt werden sollen. Wenn zum Beispiel das Häkchen vor "Texte mit Großbuchstaben am Satzanfang lernen" entfernen, dann ignoriert die Textvorschlagsfunktion alle Texteingaben, die mit einem Großbuchstaben beginnen.

Lernfunktion

PhraseExpress benötigt eine gewisse Einlernungsphase, bevor es Ihnen Satzvervollständigungen anbieten kann. Mit zunehmender Gewöhnung an Ihren persönlichen Schreibstil werden Textvorschläge immer treffsicherer.

Diesen Lernvorgang können Sie drastisch beschleunigen, indem Sie PhraseExpress unter Extras » Einstellungen » Vorschlagsfunktion » Erweitert » Texte lernen aus… in die Vergangenheit schauen lassen und das Programm mit Ihren Textdateien oder bereits getätigter Outlook Emailkorrespondenz 'füttern'.

Videodemonstration

Der Lernvorgang ist nur einmal erforderlich, da sich Ihre bereits geschriebenen Texte nachträglich ja nicht mehr ändern.

Wortverfallszeit

Die Textvorschlagsfunktion verwendet ein Wörterbuch, das fortlaufend mit Ihren Texteingaben gefüttert wird. Damit Wörterbuch nicht unnötig groß wird, entfernt PhraseExpress automatisch selten verwendete Wörter (z.B. einmalige Tippfehler) nach einer einstellbaren Verfallszeit.

Mit kürzerer Verfallszeit vergisst PhraseExpress unbenutzte Wörter schneller und das Wörterbuch bleibt zugunsten einer zügigen Vorschlagsberechnung kompakt. Allerdings vergisst PhraseExpress dann auch seltener verwendete Wörter, die aber dennoch nützlich sein könnten.

Diese Automatik erspart Ihnen eine manuelle Pflege der Satzvorschläge und das Wörterbuch passt sich fortlaufend an Ihren Bedarf an: Texte/Wörter, die Sie nicht mehr verwenden, vergisst PhraseExpress automatisch und neue Inhalte werden mit deren Eingabe ebenfalls automatisch gelernt.

Experteneinstellungen

Bei den Standard-Vor-, bzw. Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluss eines Autotexts erkennt.

#9 steht dabei für die TAB-Taste und #13 für die ENTER-Taste. Diese Einstellungen sollten nur bei ganz speziellen Anforderungen geändert werden. Sie wirken sich global auf alle Autotexte aus, für die Standard-Vor-/Nachzeichen ausgewählt sind.

Bei Problemen mit einer gesperrten ENTER oder TAB-Taste, deaktivieren Sie bitte die Option ENTER- und TAB-Tasten durch PhraseExpress leiten.

Globale Beschränkung auf bestimmte Programme

Die PhraseExpress Anwendung kann global auf bestimmte Programme beschränkt werden.

Diese globalen Programmbeschränkungen haben Priorität vor Programmbeschränkungen für Textbausteine und werden in der Konfigurationsdatei des lokalen Rechners gespeichert. Sie gelten daher für alle Anwender des entsprechenden Rechners.

Wenn Sie eine Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen und die Programmbeschränkungen für alle Anwender definieren möchten, verwenden Sie bitte die Programmbeschränkung für Textbausteine, die in der Textbausteindatei gespeichert werden. Markieren Sie hierzu das Wurzelelement in der Baumansicht und schränken Sie dieses inklusive aller Elemente aller Unterordner auf die gewünschten Programme ein. Diese Einstellung wird dann in der gemeinsam genutzten Textbausteindatei, statt in der Konfigurationsdatei gespeichert. Damit erreicht die Einstellung alle Anwender der Textbausteindatei.

Experteneinstellungen » Textausgabe

Wenn ein Autotext erkennt wird, bzw. ein Textbaustein aus dem Auswahlmenü ausgewählt wird und der Textbaustein anschließend einfügt wird, wird der Programmfokus vom Zielprogramm zu PhraseExpress und wieder zurück gewechselt. Damit auch ältere Rechner diesen Wechsel rechtzeitig vollziehen können, wartet PhraseExpress eine einstellbare Verzögerung ab.

Experimentieren Sie bei Problemen mit der Texteinfügung mit folgenden Verzögerungen:

  • Die Verzögerung nach Fokuswechsel wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit für den Fokuswechsel von PhraseExpress hin zur Zielapplikation ab, bevor der Textbaustein eingefügt wird. Die hierfür erforderliche Verzögerung hängt von der Rechnergeschwindigkeit ab. Wenn Texteinfügungen in einer falschen Anwendung oder gar im "Nirwana" erfolgen, dann erhöhen Sie diese Einfügeverzögerung.
  • Bei Einfügen mittels der Zwischenablage können Sie getrennt eine zusätzliche Verzögerung definieren, falls es zu Problemen beim Einfügen kommt, weil das Befüllen der Windows Zwischenablage mit Inhalten etwas Zeit benötigt. Formatierte Textbausteine benötigen mehr Zeit.
Bei aktivierter Option "Windows Fokuswechsel überschreiben" merkt sich PhraseExpress den Fokus der gerade aktuellen Anwendung vor Anzeigen eines Auswahlmenü, Eingabefensters, etc. und setzt den Fokus explizit wieder in das zuvor gemerkte Zielprogramm. Allerdings kann dies in seltenen Fällen zu Problemen führen, wenn der aktuelle Programmfokus aus verschiedenen technischen Gründen nicht korrekt ermittelt werden kann. Experimentieren Sie mit dieser Einstellung, wenn Texte nicht in das korrekte Zielprogramm eingefügt werden.

Experteneinstellungen » Einfügemethode

PhraseExpress unterstützt mehrere technische Methoden, um unter Windows Textbausteine in eine Zielanwendung einzufügen. Diese können Sie separat für jedes Programm definieren:

Einfügemethode Varianten Vor- und Nachteile

 

Kurze Textbausteine werden am schnellsten mittels Simulation einzelner Tastendrücke eingefügt. PhraseExpress ahmt dabei "Taste-für-Taste" das manuelle Tippen des Textbausteins nach.

Vorteil: Unterstützt die meisten internationalen Zeichensätze (inklusive asiatischer Zeichensätze) und Tastatur-Sprachlayouts.

Nachteil: Einige Zielprogramme unterstützen diese Einfügemethode nicht. Das Einfügen längerer Texte dauert recht lange.

 

Vorteil: Beste Kompatibilität mit den meisten Programmen (inklusive Java Applets).

Nachteil: Funktioniert nicht mit internationalen Zeichensätzen oder speziellen Tastaturen.

Erforderlich bei Nutzung von PhraseExpress im Apple Safari Browser v5.1 (oder neuer).

 

Dies ist eine experimentelle Einfügemethode für Fälle, wenn die anderen Einfügemethoden zu Kompatibilitätsproblemen führen.

 

Vorteil: Längere Textbausteine werden über die Windows Zwischenablage schnell "in einem Rutsch" eingefügt.

Nachteil: Systembedingt kommt es nach dem Einfügen zu einer gewissen Verzögerung, weil die Zwischenablage zunächst von Windows freigegeben, gefüllt und dann wieder ausgegeben werden muss. Dadurch eignet sich diese Einfügemethode nicht für Autotexte, die für die AutoKorrektur verwendet werden, weil diese möglichst schnell im Textfluß ersetzt werden sollen.

Ein guter Kompromiss ist die Wahl der Option Textbaustein mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen. Kürzere Texte werden damit " Taste-für-Taste" und Texte ab der gewählten Mindestlänge automatisch mit der Zwischenablage eingefügt.

Optional kann PhraseExpress nach Verwendung der Zwischenablage den vorherigen Zwischenablageinhalt wiederherstellen. Diese Einstellung verursacht jedoch eine weitere systembedingte Verzögerung.

NEU Wählen Sie für jedes Zielprogramm eine jeweils individuelle Einfügemethode, um Kompatibilitätsprobleme mit bestimmten Zielprogrammen zu lösen. Wenn Sie eine Einfügemethode für ein Zielprogramm definieren, hat diese Einstellung für dieses Programm Vorrang gegenüber der Standardeinstellung.

Experimentieren Sie bitte mit den Einstellungen, wenn Sie Probleme beim Einfügen von Textbausteinen in bestimmten Anwendungen haben, da es keine allgemeingültige Empfehlung gibt.

Sie können für einzelne Textbausteine mittels Makrobefehl {#pasteoptions …} eine bestimmte Einfügemethode definieren. Diese Makrofunktion hat vorrangige Priorität gegenüber den anderen Einfügemethode-Einstellungen.

Experteneinstellungen » Verschiedenes

  • Wenn bei Verwendung des {#mail …} Makros mit MS Outlook und Verwendung der Sendemethode mailto: merkwürdige Sonderzeichen im Emailtext erscheinen, dann aktivieren Sie die Option UTF-8 Zeichenkodierung.
  • Wenn die Mailversendemethode MAPI nicht funktioniert, durchsuchen Sie bitte Ihren Rechner nach der Datei fixmapi.exe und führen Sie diese mit Administrationsrechten aus. Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung extra in Lotus Notes aktiviert werden.

Programmzustände

Die verschiedenen Programmzustände werden durch die Farbe des Programmsymbols unten rechts in der Startleiste angezeigt:

Farbe Erläuterung

weiss - Weiss

PhraseExpress ist gestartet, aber gerade mit der Verarbeitung der Textbausteindatei beschäftigt.

grau - Grau

PhraseExpress ist temporär deaktiviert (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktivieren").

rot - Rot

Alles perfekt! PhraseExpress ist betriebsbereit.

Von PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

Wenn das Hauptprogrammfenster geöffnet wird, werden einige Tastenkombinationen temporär von PhraseExpress verwendet:

Tastenkombination Verwendung
STRG-N Erstellt einen neuen Textbaustein an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-O Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-F Öffnet das Auswahlmenü zur Schnellsuche.
STRG-H Öffnet den Suchen & Ersetzen-Dialog.
STRG-D Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
STRG-S Speichert alle geladenen Textbausteindateien ohne das Hauptprogrammfenster zu schließen.
STRG-A Markiert alle Elemente innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-I Öffnet den Dialog zum Importieren von Textbausteindateien.
STRG-C, -X, -V Zwischenablagenoperationen: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen
F1 Öffnet diese Programmhilfe.
F5 Lädt die aktuell markierte Textbausteindatei erneut, bzw. aktualisiert ihren Status.
Entfernen Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
ESC Minimiert das Einstellungsfenster.
ALT-F4 Minimiert/Beendet PhraseExpress.
Pfeiltasten In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG-SHIFT-Pfeil Links / Pfeil Rechts Erweitert/Minimiert alle Textbausteinordnerzweige
STRG-Pfeil Auf/Ab Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um ein Element nach oben/unten.
SHIFT-Pfeil Auf/Ab Erweitert die aktuelle Markierung auf das vorherige/nächste Element.
STRG-SHIFT-Pfeil Auf/Ab In der Baumansicht wird zum ersten/letzten Element gesprungen.
BildAuf/BildAb Springt zum ersten/letzten aktuell sichtbaren Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-BildAuf/BildAb Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um die aktuell sichtbaren Elemente nach oben/unten.
SHIFT-BildAuf/BildAb Erweitert die aktuelle Markierung auf alle oberen/unteren aktuell sichtbaren Elemente der gleichen Textbausteinordnerebene.
Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element des gesamten Textbausteinbestandes.

PhraseExpress temporär deaktivieren

Videodemo

Sie können PhraseExpress ohne Beenden des Programms durch Klick auf das Startleistensymbol bei gedrückter STRG-Taste kurzzeitig deaktivieren. Das Ausrufezeichen des Startleistensymbols wird dann graufarbig.

Nochmaliges Klicken bei gedrückter STRG-Taste reaktiviert PhraseExpress wieder.

Sie können unter Extras » Einstellungen » Tastenkombinationen eine Tastenkombination für diese Aktion definieren.

Freischalten/Registrieren von PhraseExpress

PhraseExpress ist nur für Privatanwender kostenlos (weitere Infos hierzu). Professionelle Anwender müssen Lizenzschlüssel erwerben und diese auf eine der folgenden Arten registrieren:

Lokale Registrierung

Videoanleitung

Wenn Sie PhraseExpress ohne SQL- oder PhraseExpress Server auf einem oder wenigen Rechner(n) oder einem USB Stick verwenden:

  1. Wählen Sie im Hauptprogrammfenster den Befehl Zur professionellen Nutzung freischalten.
  2. Kopieren Sie den Lizenzschlüssel im Format XXXX-XXXX-XXXXXXXX-XXXX in die Windows Zwischenablage.
  3. Im Lizenzschlüssel-Eingabefeld sollte sich bereits der Lizenzschlüssel befinden. Ansonsten fügen Sie ihn bitte per Zwischenablage ein.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Freischaltung über das Internet erscheint in der Programm-Titelleiste je nach gekaufter Lizenz der Text "PhraseExpress Easy", "PhraseExpress Pro", bzw. "PhraseExpress Standard" und der Lizenzschlüssel ist an die Hardware gebunden.

Den Lizenzstatus können Sie stets über den Menüpunkt Hilfe » Über PhraseExpress abfragen.

Sie benötigen bei dieser Lizenzierungsmethode pro Rechner jeweils einen separaten Lizenzschlüssel.

Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn auf dem Rechner ein Citrix/TerminalServer installiert ist oder, wenn PhraseExpress mit dem Server der Netzwerk Edition verbunden ist. Verwenden Sie in diesem Fall bitte eine der weiteren Registrierungsvarianten.

Allgemeine Hinweise zur Registrierung

  • PhraseExpress sendet und speichert Lizenzschlüssel zusammen mit einer nicht-personalisierten Hardware ID über das Internet an unseren Lizenzserver zur Lizenzbindung an die Hardware.
  • Auf Anfrage bieten wir eine Lizenzierung ohne Internetverbindung an (nicht möglich für den Betrieb mit einem SQL Server).
  • Die Lizenzbindung können Sie jederzeit wieder lösen.

Hinweise bei Verwendung von PhraseExpress auf einem USB Stick

  • Um Ihre PhraseExpress Lizenz für den USB Stick zu registrieren, darf sich auf dem Gast-PC keine PhraseExpress Installation befinden! Wenn sich auf dem Gast-PC bereits eine PhraseExpress Installation befindet, wird der Lizenzschlüssel an diese Gast-PC Installation gebunden und nicht an den USB Stick. Entfernen Sie PhraseExpress daher vollständig vom Gastrechner, wenn Sie die Lizenz an den USB Stick binden möchten.
  • Beenden Sie PhraseExpress, bevor Sie den USB Stick vom Rechner abziehen, um sicherzustellen, daß die Registrierung auf den USB Stick geschrieben werden kann!
  • Mit der Registrierung Ihres Lizenzschlüssels an den USB Stick, ist dieser an die USB Hardware gebunden.

Zentrale Freischaltung mittels PhraseExpress Server

PhraseExpress kann eine Lizenz von einem PhraseExpress Server (für SQL Server siehe unten!!) über das lokale Netzwerk beziehen (auch wenn keine Textbausteindatei vom PhraseExpress Server verwendet wird. Der PhraseExpress Server dient dann lediglich als Lizenzserver).

  1. Registrieren Sie Ihre Lizenzschlüssel zentral im Client Manager der PhraseExpress Netzwerk Edition (vgl. Handbuch der Netzwerk Edition).
  2. Wählen Sie im Hauptprogrammfenster des PhraseExpress Clients den Befehl Zur professionellen Nutzung freischalten.
  3. Wählen Sie die Option "Lizenzserver" und klicken Sie entweder auf die Schaltfläche "Automatische Serversuche" oder geben Sie die IP Adresse des PhraseExpress Servers an.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Zentrale Freischaltung mittels SQL Server

Wenn Sie PhraseExpress mit einem SQL Server betreiben, werden die Lizenzschlüssel für alle Clients zentral im SQL Client Manager registriert:

  1. Registrieren Sie Ihre Lizenzschlüssel zentral mit dem SQL Client Manager (vgl. Handbuch für den SQL Client Manager).
  2. Wählen Sie im Hauptprogrammfenster des PhraseExpress Clients den Befehl Zur professionellen Nutzung freischalten.
  3. Wählen Sie die Option "SQL Lizenzdatenbank" und geben Sie den Speicherort der Lizenzdatenbank an.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Vorteile der Lizenzierung mittels PhraseExpress-, bzw. SQL Server:

  • Die Arbeitsplatzinstallationen benötigen keine Internetverbindung.
  • Die Lizenzierung erfolgt zentral und es entfällt die manuelle Verteilung der Lizenzschlüssel an alle Arbeitsplatzinstallationen.
  • Sie können zwischen NamedUser- und ConcurrentUser Lizenzierung wählen.

Arbeitsplatzinstallationen benötigen eine lokale Netzwerkverbindung zum PhraseExpress, bzw. SQL Server.

Entfernen der Lizenz

Videoanleitung

Wenn Sie eine PhraseExpress Lizenz lokal auf einem Rechner registriert haben, diese aber für eine andere Installation benötigen, entfernen Sie bitte zunächst die Bindung der Lizenz von der aktuellen Installation:

Öffnen Sie hierzu das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und wählen Sie Extras » Lizenz von dieser Installation entfernen.

Für diesen Vorgang ist kurzzeitig eine Internetverbindung erforderlich, um die Installation vom Lizenzschlüssel zu lösen. Hierzu werden der Lizenzschlüssel und die Hardware ID übermittelt, um die Lizenzierung von unserem Autorisierungsserver zu entfernen.

Nach Entfernen der Lizenz sind die Lizenzierungsinformationen auf unserem Server gelöscht und die entsprechende PhraseExpress Installation darf nicht mehr für professionelle Zwecke genutzt werden.

Wenn Sie PhraseExpress bereits von Ihrem Rechner entfernt haben, können Sie die Entfernung der Lizenz nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren und dann die Lizenz entfernen.

Tipps & Tricks

Wir haben im Laufe der Jahre einige Tricks gesammelt, mit denen Sie das Optimum aus der Software herausholen können:

  • Organisieren Sie Textbausteine in Textbausteinordnern. Die Ordnerstruktur kann sich dabei an den jeweiligen Einsatzzweck orientieren. Sortieren Sie Textbausteine getrennt z.B. nach Sprache, verschiedenen Produkten oder Abteilungen. Oder benutzen Sie separate Ordner für Email-Signaturen, Anreden, Chatphrasen, Abkürzungen, Tippfehlerkorrekturen, Internetlinks, etc.
  • Verwenden Sie verschachtelte Textbausteine. PhraseExpress kann Textbausteine aus einem anderen Textbaustein heraus aufrufen. Erstellen Sie z.B. eine gemeinsam von mehreren Email-Textbausteinen genutzte Signatur (siehe Kapitel "#insert Makro")
  • Nutzen Sie Tastenkombinationen für Ordner statt für Textbausteine. Aufgrund der begrenzten Menge an zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen sollten Sie diese für Textbausteinordner nutzen. Somit stehen Ihnen per Tastendruck die thematisch geeignet sortierten Textbausteine zur schnellen Auswahl mit den Pfeiltasten oder der Maus zur Verfügung.
  • Nutzen Sie Autotexte. Diese Funktion ist einfach zu praktisch, um ignoriert zu werden. Sie können damit Abkürzungen ausschreiben, Tippfehler automatische korrigieren lassen oder z.B. Internetadressen erweitern. Bei Eingabe von 'hp.' kann PhraseExpress Ihren Internetbrowser öffnen und die Seite 'http://www.mygreathomepage.com' automatisch öffnen. Oder Sie tippen 'calc', um den Windows Rechner zu starten. Die Zeitersparnis ist enorm!
  • Wenn Sie sehr viele Bilder in Ihren Textbausteinen verwenden, steigt die Größe der Textbausteindatei stark an und wir empfehlen stattdessen die dynamische Einbindung externer Dateien per Makrofunktion.
  • Weitere Tipps & Tricks finden Sie in unserem Videoblog http://www.Textbausteinmanager.de

Einige "undokumentierte" Tricks

Videodemonstration

Diese versteckten Funktionen sind wirklich praktisch und lassen versierte Anwender durch das Programm geradezu 'hindurch fliegen':

  • Im Expertenmodus werden weitere Optionen und Funktionen sichtbar.
  • Mit einem Klick der rechten Maustaste auf einen Eintrag im Textbaustein-Auswahlmenü erhalten Sie weitere praktische Funktion für das Element.
  • Um direkt zur Bearbeitung des zuletzt ausgeführten Textbausteins zu springen, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das Startleisten-Programmsymbol.
  • Sie können Trennlinien zwischen Textbausteinen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Erstellen Sie hierzu einen leeren Textbaustein und geben Sie als Beschreibung einige Minuszeichen (---) ein. PhraseExpress wird der Textbaustein automatisch in eine Trennlinie umwandeln, die Sie wie einen Textbaustein in der Baumansicht verschieben oder wieder löschen können.
  • Wenn Sie eine Internet-URL als Textbaustein speichern, bietet Ihnen PhraseExpress an, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den dazugehörigen Autotext eingeben, statt einfach nur die URL zu speichern. Beispiel: Sie markieren den Text 'http://www.amazon.de' und erstellen daraus einen neuen Textbaustein. Wenn Sie dann im PhraseExpress Dialog die Option Als Internetseite im Browser starten aktivieren und als Autotext z.B. das Kürzel ama definieren, so öffnet PhraseExpress bei einer späteren Texteingabe 'ama' automatisch die Internetseite, statt den URL Text auszugeben.
  • Wenn Sie einen neuen Textbaustein erstellen und lediglich eine Zahl als Beschreibung eingeben, bietet PhraseExpress Ihnen an, den Textbaustein in eine dynamische Zählervariable umzuwandeln.
  • Durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche im Hauptprogrammfenster bei gedrückter STRG-Taste öffnet sich der Dialog Suchen & Ersetzen.
  • Wenn Sie auf den Text "Textbausteininhalt" im Hauptprogrammfenster klicken, erhalten Sie einen Wort- und Buchstabenzähler.

Zeitersparnisberechnung

Videoeinführung

Nach dem ersten PhraseExpress Start ermittelt das Programm im Hintergrund Zeit Ihre Tippgeschwindigkeit. Auf dieser Basis und der Anzahl der eingefügten Textbausteine kann PhraseExpress die gewonnene Zeitersparnis berechnen.

Beispiel:

Angenommen, Sie müssen immer wieder den Satz "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot auf Basis unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Internetseite http://www.jetztalleskaufen.de finden." schreiben.

Für diese 119 Zeichen benötigt ein durchschnittlicher Tipper wohl mindestens 30 Sekunden. Mit Hilfe von PhraseExpress ist dieser Satz als Textbaustein jedoch in weniger als 5 Sekunden ausgewählt und eingefügt.

PhraseExpress spart Ihnen also mindestens 25 Sekunden pro Ausführung dieses Textbausteins. Die automatische Korrektur von Tippfehlern, die PhraseExpress nebenbei erledigt, sei hier nicht einmal berücksichtigt.

Bei einem angenommenen Stundensatz von 20 Euro spart Ihnen PhraseExpress demnach überschlägig 14 Cent pro Ausführung des Textbausteins (20 Euro/Stunde * (30 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,14 Euro).

Mit einem Klick auf die Statistik-Statuszeile im Hauptprogrammfenster erhalten Sie eine detailliertere Übersicht über Ihre individuelle Zeitersparnis.

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung.

Wichtiger Hinweis

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann aufgrund von Arbeitnehmerschutzbestimmungen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Die Funktion kann unter Extras » Einstellungen » Funktionen deaktiviert werden.

In der Netzwerk Edition deaktivieren Sie die Statistikfunktion, indem Sie im Monitor des Client Managers die Spalten zurzeit- und Geldersparnis ausblenden (siehe Kapitel "Client Manager" im Handbuch der Netzwerkversion).

Arbeiten mit Textbausteindateien

NEU PhraseExpress kann mehrere Textbausteindateien-/-datenbanken von verschiedenen Datenquellen gleichzeitig laden.

Die Baumansicht des Hauptprogrammfensters zeigt die Textbausteine aller Textbausteindateien zusammengefasst.

Die oberste Textbausteindatei in der Baumansicht hat einen gewissen Vorrang: In dieser werden Textbausteine gespeichert, die mittels Menübefehl "Neuen Textbaustein erstellen", bzw. der Tastenkombination STRG-ALT-C erstellt werden. Die Reihenfolge der Textbausteindateien können Sie mittels Klicken & Ziehen in der ersten Hierarchie-Ebene verschieben.

Die meisten unter dem Menüpunkt "Datei" befindlichen Befehle beziehen sich immer jeweils auf die aktuell in der Baumansicht markierte Textbausteindatei.

Speicherort Ihrer Textbausteine

Videodemo

Der Speicherort wird für die aktuell in der Baumansicht markierte Textbausteindatei in der Statuszeile angezeigt. Sie können den Speicherort mittels Doppelklick auf den Statuszeilentext ändern.

Weitere Details über die aktuell markierte Textbausteindatei erhalten Sie über den Menübefehl Datei » Eigenschaften.

Textbaustein-Datenquellen

NEU PhraseExpress unterstützt eine Vielzahl unterschiedlicher Datenquellen, die in beliebiger Kombination gleichzeitig genutzt werden können:

Symbol Speicherort Erläuterung

Lokale Datei

Lokale Textbausteindatei

Beispiele:

c:\daten\phrases.pxp

\\Server\Verzeichnis\Textbausteine.pxp

Textbausteindateien haben die Dateiendung .pxp und beinhalten die Textbausteinordnerstruktur, alle Textbausteine sowie Tastenkombinationen-/Autotexte-Einstellungen und Zugriffsrechtebeschränkungen.

Der Standard-Dateiname lautet phrases.pxp, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben.

Die Textbausteindatei kann sich auf einer lokalen Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk befinden.

NEU Mehrere Anwender können die gleiche Textbausteindatei laden. Änderungen der Textbausteine synchronisiert.

PhraseExpress Server

PhraseExpress Server

Beispiel: 192.168.123.121 (IP Adresse des PhraseExpress Servers)

Die Textbausteindatei wird vom PhraseExpress Server der Netzwerkversion geladen.

FTP Server

Textbausteindatei in einem Dropbox Verzeichnis NEU

Die Textbausteindatei befindet sich in einem von Dropbox synchronisiertem Dateiverzeichnis.

SQL Server

SQL Server NEU

Beispiel: Rechnername:d:\daten\phrases.pexsql

PhraseExpress lädt die Textbausteine von einem Firebird SQL Server.

Auf einem SQL Server gespeicherte Textbausteine lassen sich nicht mit einem Passwortschutz versehen. Verwenden zum Zugriffsschutz stattdessen die Zugriffsrechtebeschränkungen.

Eine neue Textbausteindatei erstellen

  1. Markieren Sie in der Baumansicht den Textbausteindateizweig, für den Sie eine neue Textbausteindatei erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf Datei » Neu und wählen Sie die gewünschte Textbaustein-Datenquelle.
  3. Geben Sie im folgenden Dialog den Speicherort und Namen der neu zu erstellenden Datei an.

Die bisher in dem aktuell ausgewählten Textbausteinzweig befindlichen Textbausteine werden entladen und eine neue, leere Datei erstellt.

Die zuvor in dem aktuell markierten Textbausteinzweig geladenen Textbausteine werden nicht gelöscht. Sie werden lediglich nicht mehr geladen.

Einen neuen Textbausteindateizweig hinzufügen

PhraseExpress kann beliebig viele lokale Textbausteindateien, Netzwerk-Textbausteindateien, TextExpander Dateien und/oder SQL Datenbanken gleichzeitig laden:

  1. Klicken Sie auf Datei » Neu und den Untermenüpunkt "Neuer Dateizweig".
  2. Wählen Sie aus dem Untermenü die gewünschte Textbausteindatei-Quelle.
  3. Geben Sie im folgenden Dialog den Namen der zu erstellenden, bzw. zu ladenden Datei an.

PhraseExpress fügt in der Baumansicht einen neuen Textbausteinzweig hinzu.

Wenn Sie eine bereits bestehende Textbausteindatei angeben, dann wird diese in den neuen Zweig geladen. Wenn Sie eine noch nicht existierende Datei angeben, dann erstellt PhraseExpress nach Bestätigung eine neue Textbausteindatei (bzw. gegebenenfalls eine neue leere SQL Textbausteindatenbank).

  • Wenn mehrere Textbausteindateien geladen werden, müssen die Dateinamen jeweils unterschiedlich sein.

Textbausteindateizweig aus PhraseExpress löschen

Markieren Sie den Textbausteindateizweig in der Baumansicht und betätigen Sie die Entf-Taste oder klicken Sie auf das Mülleimersymbol unterhalb der Baumansicht.

Die Textbausteindatei wird nicht von der Festplatte gelöscht! Es wird lediglich der Textbausteindateizweig aus dem Textbausteinbestand in PhraseExpress entfernt.

Textbausteindatei speichern

So können Sie eine bestehende Datei unter einem anderen Dateinamen-/ort speichern:

  1. Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Textbausteindateizweig.
  2. Klicken Sie auf Datei » Speichern Unter… und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis-/namen.
  3. Die Datei wird anschließend an dem angegebenen Ziel gespeichert.

Eine Textbausteindatei laden

So können Sie eine bestehende Datei in einen bestehenden Textbausteindateizweig laden:

  1. Markieren Sie in der Baumansicht den Textbausteindateizweig, dessen Speicherort geändert werden soll.
  2. Klicken Sie auf Datei » Öffnen und wählen Sie aus dem Untermenü die gewünschte Textbausteindatei-Quelle.
  3. Geben Sie im folgenden Dialog die gewünschte Datei an.

 

Wenn Sie einen Dateinamen einer noch nicht existierenden Datei angeben, erstellt PhraseExpress auf Nachfrage im gewählten Verzeichnis eine neue, leere Textbausteindatei (bzw. gegebenenfalls eine neue leere SQL Textbausteindatenbank).

Speicherort von PhraseExpress-relevanten Dateien

PhraseExpress speichert Ihre Daten und Einstellungen in folgenden Dateien und Verzeichnissen:

Datei Verwendungszweck Speicherort

phrases.pxp

Textbausteindateien haben die Datei-Endung .pxp und beinhalten die Textbaustein-Ordnerstruktur mit alle Textbausteinen und deren Autotext-/Tastenkombination-Konfigurationen, sowie alle Zugriffsrechte-Definitionen.

Wenn Sie Ihre PhraseExpress Daten auf einen neuen Rechner übertragen möchten, kopieren Sie diese Datei auf den neuen PC.

Sichern Sie diese Datei regelmäßig auf externe Datenträger, um Datenverlust zu vermeiden!

Die Standardvorgabe einer lokalen Textbausteindatei ist das Windows Anwenderdatenverzeichnis für alle Anwender:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\.
  • Windows 7/8: C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\

Der Speicherort kann abweichen, wenn Sie nach der Erstinstallation eine andere Textbausteindatei geladen oder erstellt haben.

Bei Betrieb von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis dieses USB Speichers befinden.

Wenn alle Textbausteindateien mit einem Dateischreibschutz versehen sind, blendet PhraseExpress alle Menüpunkte zum Erstellen und Bearbeiten von Textbausteinen aus, um Fehlbedienung seitens unerfahrener Anwender zu verhindern.

clipboard.pxp
lastused.pxp
autocorrect.pxp

Diese System-Textbausteinordner beinhalten die Inhalte des Zwischenablagespeichers, zuletzt verwendete Textbausteine und Typolearn.

Bei Deaktivierung dieser Funktionen wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress gelöscht.

Diese System-Textbausteindateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht geändert werden.

Persönliches Anwenderdatenverzeichnis:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\PhraseExpress\)
  • Windows 7/8: C:\Users\Benutzername\Documents\PhraseExpress\

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.

words.pal

Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion.

Bei Deaktivierung der Textvorschlagsfunktion wird die dazugehörige Datei auf Nachfrage von PhraseExpress gelöscht.

Diese Datei ist verschlüsselt und wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet.

config.xml

Diese Konfigurationsdatei beinhaltet alle Programmeinstellungen.

Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress)
  • Windows 7/8: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\
  • Die Installationsroutine erstellt die Konfigurationsdatei config.xml mit einigen Einstellungsvorgaben zunächst in das Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender:
    • Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\PhraseExpress\.
    • Windows 7/8: C:\ProgramData\PhraseExpress\

    Befindet sich beim ersten PhraseExpress Programmstart noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungsverzeichnis, dann liest PhraseExpress die Konfigurationsdatei zunächst aus dem Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender und speichert sie anschließend in das persönliche Anwendungsverzeichnis. Von dort werden die Einstellungen dann auch bei jedem weiteren Programmstart ausgelesen.

    Somit dient die im Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender befindliche Konfigurationsdatei als Einstellungs-"Vorlage" für alle Benutzer des Rechners, die PhraseExpress das erste Mal starten.

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich die Konfigurationsdatei stets im Programmverzeichnis und wird nicht auf dem Gastrechner gespeichert.

Wenn diese Konfigurationsdatei mit einem Dateischreibschutz versehen ist, blendet PhraseExpress den Menüpunkt "Einstellungen" aus. Dies kann helfen, eine Fehlkonfiguration seitens unerfahrener Anwender zu verhindern.

 

pexdesktop.xml

Diese Datei beinhaltet die Einstellungen von Desktopmenüs mit Koordinaten, Fenstergrößen und Einstellungen.

Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress)
  • Windows 7/8: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\

phrases_cache.pxp

 

Textbausteindateien mit der Namenzusatz "_cache" und einen zufälligen Code beinhalten jeweils den letzten Stand der Textbausteindatei.

Sobald PhraseExpress erkennt, dass die dazugehörige Original-Textbausteindatei nicht verfügbar ist (zum Beispiel bei einer unterbrochenen Netzwerkverbindung), wird diese Datei temporär genutzt, bis wieder eine Netzwerkverbindung zum Server besteht.

Temporäre Dateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht eigenhändig geändert oder verschoben werden.

Der Netzwerkcache ist nicht für Textbausteindateien erforderlich, die auf der lokalen Festplatte gespeichert sind, weil diese ständig verfügbar sein sollte.

/PhraseExpressBackup/*

Sofern kein abweichender Dateipfad für die Datensicherung gewählt wurde, erstellt PhraseExpress im Anwendungsdatenverzeichnis Datensicherungen der letzten 99 Änderungen der Textbausteindateien. Dies gilt nicht für SQL Textbausteindatenbanken.

Zwischenspeichern von Textbausteindateien

Wenn sich eine Textbausteindatei von einem Netzwerklaufwerk oder einem PhraseExpress Server der Netzwerk Edition geladen wird und die Netzwerkverbindung zum Beispiel aufgrund einer Reisetätigkeit unterbrochen ist, wechselt PhraseExpress automatisch auf eine lokal vorgehaltene Kopie der Textbausteindatei, damit Sie PhraseExpress auch unterwegs nutzen können.

Bei Wiederverbindung mit dem Netzwerk wechselt PhraseExpress automatisch wieder auf die aktuelle Textbausteindatei im Netzwerk zurück und führt zwischenzeitlich geänderte Textbausteine mit der Synchronisationsfunktion zusammen.

Offline erstellte Datensicherungen werden bei Wiederverbindung ebenfalls zusammengeführt, wenn der Datensicherungsspeicherort auf einem Netzwerklaufwerk liegt.

Bezieht der PhraseExpress Client seine Lizenz über einen Server, verwendet der Client unterwegs eine temporäre Lizenz, die nach einiger Zeit abläuft. Die Arbeitsplatzinstallation muss sich dann wieder mit dem PhraseExpress Server verbinden, um die temporäre Lizenz zu erneuern. Sie können den Status und das aktuelle Alter der temporären Lizenz unter Hilfe » Über PhraseExpress abfragen.

Wenn Sie die Textbausteindatei zum Beispiel im lokalen Dateiverzeichnis einer Cloud-Speicheranbieters ablegen, dann können Sie Ihre Textbausteindatei sogar auch über das Internet synchronisieren. Bei Verwendung von Dropbox erscheint in der Baumansicht das entsprechende Symbol.

Aufbau der Textbausteindatei

PhraseExpress verwendet eine UTF-8 kodierte XML-Datei mit der Dateiendung .pxp, die komprimiert und AES verschlüsselt wird. Die resultierende ZIP-Datei hat ebenfalls die Dateiendung .pxp. In dem ZIP-Archiv befinden sich auch alle Bitmaps, die in der Textbausteindatei gespeichert sind.

PhraseExpress kann XML-Dateien jedoch auch direkt als Textbausteindatei laden. Beim ersten Speichern durch PhraseExpress wird die Datei dann automatisch komprimiert/verschlüsselt gespeichert.

Videoanleitung

Sie können Textbausteindateien automatisiert z.B. aus einer Datenbank generieren und in PhraseExpress verwenden, wenn Sie diese XML-Struktur verwenden:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><phrases>
  <min_ver>7.0.0</min_ver>
  <ce>True</ce>
  <description>Beschreibung</description>
  <phrase>
    <autotext>BeispielAutotext</autotext>
    <description>BeispielBeschreibung</description>
    <text>BeispielTextbausteininhalt</text>
  </phrase>
  <folder>
    <ce>True</ce>
    <description>TextbausteinordnerBeschreibung</description>
    <phrase>
      <autotext>BeispielAutotext</autotext>
      <description>BeispielBeschreibung</description>
      <text>BeispielTextbausteininhalt</text>
    </phrase>
  </folder>
</phrases>
Speichern Sie die XML-Datei mit der Dateiendung .pxp, damit Sie von PhraseExpress als Textbausteindatei erkannt wird.

Wenn Ihre Daten Zeichen enthalten, die auch Bestandteil der XML-Syntax sind, müssen Sie diese in spezieller Form eines enkodierten Zeichens ersetzen:

Zeichen Enkodiertes Zeichen

&

&amp

<

&lt

>

&gt

"

&quot

'

&apos

 

Trennlinien erzeugen Sie mit <separator><description>-</description></separator>

Externe Daten importieren

Videodemonstration

So importieren Sie externe Dateien in PhraseExpress:

  • Ziehen Sie eine oder mehrere Datei(en) direkt in den gewünschten Ordner der Baumansicht im Hauptprogrammfenster, der die zu importierende Datei aufnehmen soll.
  • Alternativ klicken Sie auf den Textbausteinordner mit der rechten Maustaste, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Importieren oder wählen Sie den Menübefehl Datei » Importieren. Wählen Sie dann die gewünschte Quelle aus.
  • Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu importierende Datei selbst und wählen Sie den Befehl Importieren aus dem Kontextmenü. Dieser Befehl fehlt, wenn der Dateityp nicht unterstützt wird, oder Sie im Zuge der Programminstallation die Option "Integration in Datei-Kontextmenüs" deaktiviert hatten. Durch erneute Installation von PhraseExpress können Sie dies nachholen. Bei Verwendung der portablen Edition ist der Befehl nicht vorhanden, weil er eine Installation auf dem Gastrechner erfordert.

Der weitere Ablauf hängt vom Dateityp der Quelldatei ab:

MS Word AutoKorrektur/Autotext importieren

Videodemonstration

Sie können AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office in PhraseExpress importieren, die PhraseExpress anschließend zur Nutzung in allen Programmen bereitstellt, statt nur in Outlook, Excel oder Word.

Die Zugriffsrechte der Textbausteinordner mit importierten AutoKorrektur- und Autotext-Einträgen werden automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender individuelle AutoKorrektur-Einträge verwendet. Diese Einstellung können Sie selbstverständlich ändern, wenn Sie im Netzwerk eine gemeinsam genutzte AutoKorrektur verwenden möchten.

Der Import von Autotext/AutoKorrektur-Einträgen ist auf 255 Zeichen pro Element beschränkt. Dies scheint eine Einschränkung von Microsoft Office zu sein, die wir nicht beheben können.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Word AutoKorrektur-Einträge importieren, deaktivieren Sie unbedingt die AutoKorrektur-Funktion in Microsoft Office, um eine doppelte Erkennung von Tippfehlern zu verhindern.

Sie erhalten ansonsten Textersetzungen mit doppelten Buchstaben, weil sowohl PhraseExpress, als auch Office versuchen wird, AutoKorrekturen vorzunehmen.

Alternativ sperren Sie die AutoKorrektur-/Autotexteinträge aus Microsoft Word und Outlook mit der PhraseExpress Programmbeschränkungsfunktion aus.

Importieren von TextExpander Textbausteindateien

PhraseExpress kann Textbausteindateien des Mac-Programms SmileOnMyMac "TextExpander" importieren und in beide Richtungen synchronisieren:

  1. Finden oder exportieren Sie die TextExpander Textbausteindatei auf Ihrem Mac:
    • Als Standardvorgabe speichert TextExpander die Textbausteine in der Datei Settings.textexpander, die sich auf dem Mac in dem Verzeichnis [Home]/Library/Application Support/TextExpander befindet. Mit dem Finder können Sie diese Datei auch auf Ihrem Mac suchen.
    • Um eine bestimmte Textbausteingruppe zu exportieren, markieren Sie die Gruppe in TextExpander und betätigen Sie die Tastenkombination Kommando-S.
  2. Übertragen Sie die TextExpander Textbausteindatei auf den Windows PC:
    • Kopieren Sie hierzu die *.textexpander Datei vom Mac auf einen USB Stick, brennen Sie sie auf eine CD-R und kopieren Sie diese auf Ihren Windows PC.
    • Senden Sie die Datei als Emailanhang an sich selbst.
    • Verwenden Sie eine Netzwerkverbindung mit Dateifreigabe zur Dateiübertragung.
    • Nutzen Sie einen Online-Dateiaustauschdienst, wie zum Beispiel DropBox (siehe http://www.dropbox.com).
  3. Importieren Sie die *.textexpander Datei in PhraseExpress:
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die TextExpander Datei und wählen Sie den Befehl In PhraseExpress importieren aus dem Kontextmenü.
    • Alternativ öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und klicken Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste an die Stelle, wo sie die TextExpander Textbausteine importieren möchten und wählen Sie Importieren aus dem Kontextmenü.

PhraseExpress wird die TextExpander Datei anschließend in das PhraseExpress Format umwandeln und in Ihren bestehenden Textbausteinbestand in PhraseExpress einfügen.

Der Import aus TextExpander unterstützt zurzeit unformatierte und RTF formatierte Textbausteine und einige TextExpander Makrofunktionen (mit Ausnahme von Apple Script, weil dieses grundsätzlich nicht unter Windows verfügbar ist).

Alternativ zum Importieren kann PhraseExpress Textbausteine mit TextExpander für Windows synchronisieren.

 

Import einer PhraseExpress Textbausteindatei

Beim Import einer PhraseExpress Textbausteindatei mit der Datei-Endung .pxp wird deren Inhalt samt der Ordnerstruktur in der aktuell geladenen Textbaustein-Baumstruktur hinzugefügt.

Import einer externen Text- oder Bilddatei

PhraseExpress fragt Sie beim Import einer externen Datei, wie die Datei in PhraseExpress eingebunden werden soll:

Importart Beschreibung

Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie in PhraseExpress gespeichert.

Vorteile:

  • Die Originaldatei kann verschoben oder gelöscht werden, weil die Inhalte innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei gespeichert werden.
  • Das Einfügen des Dateiinhalts geschieht sehr schnell, weil der Inhalt nicht erst von der externen Quelldatei geladen werden muss.

Nachteil:

  • Die Datei kann je nach Dateiformat innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei erheblich mehr Platz benötigen, als sie als eigenständige separate Datei einnimmt. Sie sollten diese Option daher nur sparsam einsetzen, wenn eine Einbettung unbedingt erforderlich ist.

Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der mittels Makrofunktion {#insertfile …} auf die externe Datei verweist. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben.

Vorteile:

  • Die Makrofunktion benötigt nur sehr wenig Speicherplatz in der Textbausteindatei.
  • Es wird stets der aktuellste Inhalt der Quelldatei eingefügt, falls sich die Datei zwischenzeitlich geändert hat, weil Sie zum Zeitpunkt des Ausführens des Textbausteins geladen wird.

Nachteile:

  • Das Ausführen des Textbausteins dauert länger, weil die Datei erst zum Zeitpunkt des Ausführens geladen wird.
  • Die externe Datei darf nicht verschoben oder gelöscht werden, weil ansonsten der Verweis auf die externe Datei ins Leere läuft. In diesem Fall wird das Makro von PhraseExpress ignoriert.
  • Wenn Sie die Textbausteindatei auf einem anderen Rechner verwenden, muss die Quelldatei unter dem gleichen Dateipfad verfügbar sein.

Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion {#open …} mit dem dazugehörigen Programm öffnet.

Beispiele:

  • Wenn Sie auf diese Weise eine Microsoft Excel .XLS Datei importieren und den Textbaustein später aufrufen, dann öffnet PhraseExpress die entsprechende Excel-Datei in MS Excel.
  • Wenn es sich bei der externen Datei um eine URL Verknüpfung handelt, öffnet PhraseExpress die entsprechende Internetseite im Standardbrowser.

PhraseExpress kann aus jeder Zeile einer Quelldatei einen separaten Textbaustein generieren.

Videoerläuterung

Videotutorial mit einer Praxisanwendung

Videotutorial CSV-Datei Import

Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen ("Separator") voneinander getrennt sind.

Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind:

PhraseExpress___pex

MaxiVista___mv

MultiMouse___mm

Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein » Autotext mitteilen.

Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein:

Importierte Textliste

Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen (siehe Kapitel "Erweiterte Bearbeitungsbefehle").

Voraussetzungen für die zu importierende Textdatei

Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Rohdaten mit einem Texteditor modifizieren, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann:

  • Die Liste muss in einer unformatierten .txt Textdatei vorliegen.
  • Pro Zeile darf nur je ein Textbaustein und optional die dazugehörige Autotext-Abkürzung enthalten sein.
  • Die Reihenfolge von Textbaustein <-> Autotext ist unwichtig, muss aber für alle Zeilen beibehalten werden.
  • Der Separator muss in jeder Zeile identisch sein.
  • Der Separator kann mehrere Zeichen beinhalten, darf aber in seiner Gesamtheit nicht im restlichen Text vorkommen.

Wenn Sie diese Regeln berücksichtigen, kann PhraseExpress den Separator bei der Analyse der Textdatei in den meisten Fällen automatisch ermitteln. Wenn dieser nicht korrekt erkannt wird, können Sie ihn im Importdialog händisch anpassen.

Nach erfolgreichem Import bietet Ihnen PhraseExpress an, bereits vorhandene Textbausteine aus den importierten Daten herauszufiltern, um Doubletten in Ihrem Textbausteinbestand zu vermeiden.

Exportieren eines Textbausteinordners

Videodemonstration

Ziehen Sie den Textbausteinordner aus der Baumansicht des Hauptprogrammfensters auf den Desktop, um daraus eine eigenständig nutzbare Textbausteindatei zu exportieren.

Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner, der die zu exportierenden Textbausteine beinhaltet, und wählen Sie den Befehl Exportieren.

Eine exportierte Datei kann als Textbausteindatei in PhraseExpress geladen werden.

Datensicherung

PhraseExpress speichert für lokale Textbausteindateien die Historie der Änderungen der Textbausteindatei.

Sie können eine ältere Version Ihrer Textbausteindatei in folgenden Schritten wiederherstellen:

  1. Markieren Sie in der Baumansicht das Wurzelelement der Textbausteindatei, die wiederhergestellt werden soll.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei » Frühere Dateiversion wiederherstellen
  3. Wählen Sie die gewünschte frühere Version aus der Auswahlliste.

PhraseExpress tauscht anschließend die aktuell geladene Textbausteindatei mit dem gewählten Versionsstand aus. Diesen Vorgang können Sie mit dem gleichen Verfahren wieder rückgängig machen.

Die Datensicherung kann in den Einstellungen konfiguriert werden.

Bei Verwendung der Netzwerkversion lesen Sie bitte das Kapitel "Datensicherung" des Handbuchs zur Netzwerkversion.

Wichtige Hinweise

  • Sichern Sie Ihre Textbausteindateien regelmäßig auf weitere externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!
  • Für System-Textbausteinordner und SQL Textbausteindatenbanken legt PhraseExpress keine Datensicherung an.

PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten

PhraseExpress kann in regelmäßigen Abständen prüfen, ob eine Aktualisierung für das Programm verfügbar ist, sofern der Rechner Zugang zum Internet hat.

Sie können die automatische Prüfung jederzeit nachträglich ein- oder ausschalten oder eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und wählen Sie den Befehl Extras » Jetzt auf Softwareaktualisierungen prüfen.

Bei der Prüfung auf Softwareaktualisierungen werden eine Hardware ID und gegebenenfalls Ihr Lizenzschlüssel an unseren Update-Server gesendet. Stellen Sie sicher, daß PhraseExpress die Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Weitere Informationen zu der Aktualisierungsprüfung finden Sie im Kapitel "Einstellungen - Aktualisierungsprüfung".

Die Softwareaktualisierung wird bei Verbindung mit einem PhraseExpress Server auf der lokalen Arbeitsplatzinstallation deaktiviert. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen zentral an. Damit wird verhindert, dass einzelne Anwender ihren Client aktualisieren und damit gegebenenfalls die Kompatibilität im Netzwerkverbund verlieren.

Für die Installation von Softwareaktualisierungen muss sich der Benutzer mit Administratorrechten autorisieren.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Programmdatei

PhraseExpress kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Funktionen aufzurufen.

Kommandozeilenparameter Erläuterung

-DEBUG

Erstellt auf dem Desktop einen Dateiordner "Debug_PhraseExpress" und eine Datei Debug_PhraseExpress_Datum_Uhrzeit.txt , die Informationen enthält, um uns bei der Fehlersuche zu helfen, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen.

Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, das den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt.

Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.

Diesen Fehlersuchemodus können Sie auch ohne Kommandozeilenparameter starten, indem Sie beim PhraseExpress Programmstart die SHIFT-Taste gedrückt halten.

-DICTIONARY=Dateipfad

Hiermit können Sie PhraseExpress mit einer beliebigen Wörterbuchdatei der Textvorschlagsfunktion starten. Wenn Sie die Zugriffsrechte der Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) setzen, werden keine neuen Wörter/Sätze hinzugelernt.

-CONFIGFILE=Dateipfad

Dieser Kommandozeilenparameter startet PhraseExpress mit einer im Dateipfad angegebenen Konfigurationsdatei.

Beispiel: PhraseExpress.exe -configfile=c:/meinedaten/meinekonfig.xml

Beim Beenden speichert PhraseExpress die aus der Konfigurationsdatei entnommenen Werte in die Konfigurationsdatei des Benutzers am üblichen Dateispeicherort.

-READONLY

PhraseExpress wird gestartet und die Textbausteindatei geladen, als ob sie schreibgeschützt wäre. Hierdurch werden alle Menübefehle und Optionen zum Erstellen oder Ändern von Textbausteinen aus der Benutzeroberfläche entfernt.

-PORTABLE

Startet PhraseExpress im portablen Modus, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speicherstick gestartet wurde.

Kopieren Sie hierzu alle PhraseExpress Programmdateien der USB Variante (Download) in ein beliebiges Dateiverzeichnis Ihres Rechners und starten Sie PhraseExpress mit dem Kommandozeilenparameter -portable.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Verwendung mit USB Speichersticks".

-SHUTDOWN

Beendet PhraseExpress. Damit können zum Beispiel Backupanwendungen vor dem Erstellen einer Dateisicherung der Textbausteindatei PhraseExpress programmgesteuert herunterfahren.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Installationsdatei

Videoanleitung

Auch die PhraseExpress Installationsdatei kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Parameter und Einstellungen zu übergeben. Dies ist interessant für die automatisierte Softwareverteilung im Unternehmensnetzwerk:

Kommandozeilenparameter Erläuterung

/SQLSERVER=computername:laufwerksbuchstabe:\pfad\datenbankname

Wenn Sie Ihre Textbausteine auf einem SQL Server speichern, können Sie der Installationsroutine den Speicherort der SQL Datenbank per Kommandozeilenparameter übergeben.

Beispiel: /SQLSERVER=mainserver:d:\daten\phrases.pexsql

Bei Verwendung dieses Kommandozeilenparameters wird automatisch auch der Kommandozeilenparameter /NETWORK aktiviert.

/SQLLICENSE=computername:driveletter:\pfad\

Wenn die Arbeitsplatzinstallationen über eine SQL Lizenzdatenbank lizenziert werden, können Sie hier den Pfad auf die SQL Lizenzdatenbank (ohne(!) Dateinamen) übermitteln.

Beispiel: /SQLLICENSE=mainserver:d:\daten\

Bei Verwendung dieses Kommandozeilenparameters wird automatisch auch der Kommandozeilenparameter /NETWORK aktiviert.

/SERVER=IP Addresse:Port

Wenn Sie die PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation mit dem Server der Netzwerk Edition verwenden möchten, können Sie hier die IP Adresse und Port des PhraseExpress Servers angeben.

Beispiel: /SERVER=192.168.100.223:1026

Bei Verwendung dieses Kommandozeilenparameters wird automatisch auch der Kommandozeilenparameter /NETWORK aktiviert.

/ServerUDPPort=Portnummer

Bei automatischer PhraseExpress Serversuche sendet die Arbeitsplatzinstallation UDP broadcast polls über UDP Port 1037. Diesen Port können Sie über diesen Kommandozeilenparameter anpassen:

Example: /ServerUDPPort=1062

/ListenUDPPort=Portnummer

Nachdem der PhraseExpress Server einen UDP broadcase poll erhalten hat, schickt der PhraseExpress Server seine IP Adresse über UDP Port 1036 zurück. Diesen UDP Port können Sie wie folgt ändern:

Example: /ListenUDPPort=1035

/license=XXXX

Mit der Installation können sie optional den Lizenzschlüssel zwecks automatisierte Registrierung der Installation mit dem Kommandozeilenparameter /license=XXXX übergeben, wobei XXXX mit dem Lizenzschlüssel ersetzt werden muss.

Jede Installation benötigt einen separaten Lizenzschlüssel. Auf Anfrage können wir Ihnen bei Kauf ab 25 Lizenzen auch einen einzelnen Lizenzschlüssel für die Registrierung der entsprechenden Anzahl mehrerer Installationen konfigurieren.

/NETWORK

Aktiviert die grundsätzliche Netzwerkfunktionalität in PhraseExpress, die für die Nutzung der Netzwerk Edition, für die Prüfung auf Softwareaktualisierungen und für den Zugriff auf Textbausteindateien im Netzwerk/Internet erforderlich ist.

/PHRASEFILE=laufwerksbuchstabe:\pfad\dateiname.pxp

Hiermit können Sie den Pfad zu einer bestimmten Textbausteindatei per Kommandozeilenparameter übergeben.

Beispiel: /PHRASEFILE=d:\daten\phrases.pxp

/NOSTATS

Deaktiviert die Statistikfunktion in PhraseExpress.

/IGNORECAPSLOCK

Aktiviert die Funktion zur Blockierung der CAPSLOCK-Taste gegen versehentliche Betätigung

/NOTEXTPREDICTION

Installiert PhraseExpress mit deaktivierter Textvorschlagsfunktion.

/NOCONFIG

Deaktiviert alle Einstelloptionen in der PhraseExpress Benutzeroberfläche zum Schutz vor Fehlkonfiguration seitens unerfahrener Anwender.

/NOEDIT

Deaktiviert zum Schutz vor Fehlbedienung seitens unerfahrener Anwender die Möglichkeit, Textbausteine zu erstellen oder zu ändern.

Das für PhraseExpress verwendete Installationsmodul "InnoSetup" bietet weitere Kommandozeilenparameter, die der Drittanbieter unter http://unattended.sourceforge.net/InnoSetup_Switches_ExitCodes.html dokumentiert.

PhraseExpress vom Rechner entfernen

Videodemonstration

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie PhraseExpress über Start » Programme » PhraseExpress » PhraseExpress deinstallieren.

Entfernen Sie die Lizenz von Ihrer aktuellen Installation bevor Sie PhraseExpress von Ihrem Rechner entfernen.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Markieren Sie unter dem Register "Prozesse" den Eintrag "PhraseExpress.exe" und beenden Sie den Prozess. Wiederholen Sie danach die Deinstallation.

Fehlersuche

Bitte prüfen Sie zunächst einige grundlegenden Dinge:

  • Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol icon unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten links in der Windows Taskleiste auf das Startsymbol » Alle Programme » PhraseExpress » PhraseExpress.
  • Wenn Sie das Startleistensymbol dann immer noch nicht sehen und Windows 7/8 verwenden, müssen Sie die Einstellung für die Windows Startleiste ändern, um das PhraseExpress Startleistensymbol einzublenden (Videoanleitung hierzu).
  • Wenn das Programmsymbol ein graues Ausrufezeichen zeigt, ist PhraseExpress deaktiviert und ignoriert Ihre Texteingaben. Bitte reaktivieren Sie PhraseExpress (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär (de)aktivieren").
  • Bei geöffnetem Hauptprogrammfenster sind alle Funktionen deaktiviert. Minimieren Sie das Hauptprogrammfenster, damit PhraseExpress funktionieren kann.
  • Zeigt PhraseExpress ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.
  • Stellen Sie sicher, daß die AutoKorrektur-Funktion Ihrer Textanwendung (z.B. MS Word oder Open Office) deaktiviert ist, weil sie definitiv mit PhraseExpress kollidieren würde. Beide Anwendungen würden um die Erkennung und das Einsetzen des gleichen Autotextes ringen. Um hierdurch bedingte Probleme auszuschließen, können Sie das Einfügen eines Textes testweise in einer Anwendung probieren, die keine Textersetzungsfunktion beinhaltet, z.B. der Editor oder Wordpad.
  • Beenden Sie schrittweise alle im Hintergrund laufenden Programme, um Inkompatibilitäten mit anderen Anwendungen aufzuspüren und zu isolieren. Insbesondere Programm, die Tastaturein-/ausgaben auswerten (Andere Clipboard Manager, Textbaustein-Utilities oder spezielle Multimedia-Tastaturtreiber) können zu Problemen führen, wenn diese um die Auswertung und Verarbeitung von Tastatureingaben konkurrieren.
  • Prüfen Sie, ob etwaige "Sicherheits-" oder "Computerschutz"-Programme die Tastatur-Abfrage ("Keyboard Hook") von PhraseExpress blockieren.
  • Testen Sie PhraseExpress mit dem Windows Editor oder Wordpad als möglichst einfaches Zielprogramm, um etwaige Einflüsse ihrer spezifischen Zielanwendung auszuschließen.
  • Wenn die Tasten ENTER oder TAB auf Ihrem Rechner blockiert sein sollte, deaktivieren Sie bitte die Experteneinstellung "ENTER und TAB durch PhraseExpress leiten" (weitere Infos).
  • Falls Textbausteine unerwünscht in Großbuchstaben ausgegeben werden, bzw. Autotexte mit Groß-/Kleinschreibungsunterscheidung oft nicht ausgeführt werden, aktualisieren Sie auf Version 9.1.45 (oder gegebenenfalls neuer).

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

Videodemo

PhraseExpress bietet komfortable Möglichkeiten, unerwünschte Textersetzungen zu verhindern:

  • Entfernen Sie eine unerwünschte Textersetzung mit der Backspace-/Entfernen-Taste. PhraseExpress wird die nächste Eingabe einmalig nicht mehr ersetzen. Optional gibt PhraseExpress bei Erkennung eines unerwünschten Autotexts einen Hinweiston (siehe Kapitel "Hinweistöne") und eine Hinweis-Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol aus. Bei Klicken auf die Sprechblase öffnet sich der entsprechende Textbaustein zur Bearbeitung.
  • Alternativ klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol icon unten rechts in der Startleiste. Hierdurch öffnet sich der zuletzt ausgeführte Textbaustein zur Bearbeitung, den Sie nun ändern oder löschen können.
  • Falls ein Textbaustein-Auswahlfenster unerwünscht ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, um ihn zur Bearbeitung in PhraseExpress zu öffnen. Hier können Sie den Autotext löschen oder abändern.
  • Sie können unter Einstellungen » Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination definieren, um direkt zur Bearbeitung des jeweils zuletzt eingefügten Textbausteins zu gelangen.
Weitere Tipps zur Vermeidung unerwünschter Textbausteine:

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen generell nicht?

Videodemo

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Existiert der Autotext überhaupt in der aktuell verwendeten Textbausteindatei? Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und suchen Sie den gewünschten Autotext (siehe Kapitel "Suchen und Finden"). Stellen sie sicher, daß der Autotext keine eventuell unerwünschten Leerzeichen oder ungeeignete Einstellungen enthält. Gegebenenfalls klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Autotext-Eingabefeld und wählen Sie die Option Auf Standardeinstellungen zurücksetzen.
  • Ist der zum Autotext zugehörige Textbausteininhalt leer? Enthält er eine fehlerhafte Makrofunktion?
  • Haben Sie die Textersetzung eventuell vorher rückgängig gemacht? PhraseExpress merkt sich dies und unterdrückt dann den Autotext automatisch einmalig. Geben Sie den Autotext in diesem Fall einfach nochmals ein.
  • Wurden Autotexte/Tastenkombinationen für einen bestimmten Textbausteinordner deaktiviert? Prüfen Sie, ob der betreffende Textbausteinordner in der Baumansicht ein graues Ordnersymbol hat. Falls ja, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und setzen Sie ein Häkchen vor Autotext/Tastenkombinationen aktivieren.
  • Haben Sie die Autotexteinstellungen in den Experteneinstellungen geändert? Dies kann bei fehlerhafter Konfiguration dazu führen, daß Autotexte nicht mehr funktionieren. Setzen Sie die Einstellungen gegebenenfalls wieder auf Standardeinstellungen zurück.
  • Erstellen Sie einen neuen Textbaustein und vergeben sie diesem einen Autotext. Wenn dieser Textbaustein ausgeführt wird, dann wurde der Autotext für den nicht funktionierenden Textbaustein fehlerhaft konfiguriert.

Werden Texte in die falsche Anwendung eingefügt

  • Wenn Textbausteine in das falsche Programm eingefügt werden, oder wenn statt einer Textausgabe nur Töne erklingen, dann deaktivieren testweise die Experteneinstellung "Fokuswechsel erzwingen" (weitere Infos).

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen nur in bestimmten Programmen nicht?

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Haben Sie den zum Autotext gehörigen Textbaustein so konfiguriert, daß er nur in bestimmten Programmen erkannt werden soll? Ändern Sie gegebenenfalls diese Optionen oder geben Sie den Autotext in der entsprechenden Anwendung ein, für die der Autotext konfiguriert wurde. Siehe Kapitel "Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken".
  • Haben Sie PhraseExpress global auf bestimmte Programme beschränkt?
  • Wenn die betreffende Zielanwendung mit Administratorrechten gestartet wurde, muss PhraseExpress, bzw. die Zielanwendung ebenfalls mit Administratorrechten gestartet werden (Klick mit der rechten Maustaste auf die PhraseExpress Programmverknüpfung und "Als Administrator ausführen" im Kontextmenü wählen).
  • PhraseExpress bietet mehrere technische Varianten, Textbausteine in die Zielapplikation einzufügen und manche Zielanwendungen sind nicht mit allen Einfügemethoden kompatibel. Experimentieren Sie bitte mit den Texteinfügemethoden (siehe Kapitel "Einfügemethode"). Insbesondere der Apple Safari Browser v5.1 (oder neuer) erfordert die Umstellung auf "SendKey".
  • Prüfen Sie, ob die Zielanwendung die Verarbeitung von formatierten Textbausteinen unterstützt, falls Sie einen formatierten Textbaustein einfügen möchten. Wordpad oder Notepad unterstützen zum Beispiel keine HTML-formatierten Textbausteine.
  • Einige sicherheitskritische Zielanwendungen (z.B. Passwortprogramm oder Banking-Anwendungen) verwenden eventuell speziell geschützte Eingabefelder, die externe Texteingaben blockieren. PhraseExpress kann sich darüber nicht hinwegsetzen. Wenden Sie sich in diesem Fall zwecks Lösung an den Hersteller der Zielanwendung.

Werden Texte fehlerhaft eingefügt?

Wenn Texte von PhraseExpress unvollständig oder mit falschen Zeichen eingefügt werden, prüfen Sie bitte folgendes:

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Werden Texte verschluckt oder zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht, ist PhraseExpress vermutlich zu schnell für den Rechner. Sie können daher eine künstliche Verzögerung einstellen (siehe Kapitel "Verzögerungen").
  • Manche Anwendungen werten Texteingaben während des Tippens aus (Rechtschreibprüfung, Autoformatierung, Syntaxhervorhebung, Wortfilter, etc.), was systembedingt zur Verlangsamung des Texteinfügens führen kann. Dies ist oft auf Webseiten mit Javascript, in Programmier-Entwicklungsumgebungen oder z.B. in Adobe Dreamweaver der Fall. Gegebenenfalls können Sie die Einfügemethode auf Zwischenablage umstellen oder eine andere Methode für das Einfügen per 'Taste-für-Taste' auswählen (siehe Kapitel "Einfügemethode").
  • Werden falsche Zeichen eingefügt, prüfen Sie bitte, ob das korrekte Tastatur-Sprachlayout eingestellt ist. Wechseln Sie bei Verwendung von asiatischen Sprachen die Einfügemethode auf Zwischenablage (siehe Kapitel "Einfügemethode").
  • PhraseExpress bietet mehrere technische Varianten, Textbausteine in die Zielapplikation einzufügen. Experimentieren Sie bitte mit den Einstellungen, wenn Probleme bei der Textausgabe auftreten. (siehe Kapitel "Einfügemethode").
  • Wenn das Einfügen eines Textbausteins in eine Zielanwendung immer noch scheitert, halten Sie beim Auswählen eines Textbausteins aus dem Auswahlmenü die STRG-Taste gedrückt. Dann wird der Textbaustein nicht ausgegeben, sondern stattdessen in die Windows Zwischenablage kopiert. Von dort können Sie den Textbaustein anschließend einfügen.

Erhalten Sie keine Textvorschläge?

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Textvorschlagsfunktion unter Extras » Einstellungen » Funktionen » Vorschlagsfunktion aktiviert ist.
  • Beachten Sie, daß Textvorschläge ausschließlich für ganze Sätze oder Einzelworte gemacht werden, die je nach Einstellung zum Kontext passen müssen.
  • Sätze müssen mindestens drei Mal identisch eingegeben werden, bevor sie vorgeschlagen werden. PhraseExpress unterscheidet zwischen Groß-/Kleinschreibung.
  • Wenn viele alternative Vervollständigungen in Frage kommen, müssen Sie die Eingabe zunächst fortsetzen, um die Anzahl möglicher Variationen zu verringern. Alternativ können Sie die Auswahlmenü-Einstellung Zeige maximal x Einträge im Auswahlmenü erhöhen.
  • Sätze müssen eine Mindestlänge haben, um von der Vorschlagsfunktion berücksichtigt zu werden. Diese Mindestlänge hängt von den Parametern Mindesteingabeersparnis und Genauigkeit ab. Wenn Sie beide Parameter verkleinern, werden auch kurze Sätze vorgeschlagen.
  • Wurde die Textvorschlagsfunktion in den Einstellungen auf bestimmte Programme eingeschränkt? Das können Sie unter Extras » Einstellungen » Funktionen » Vorschlagsfunktion » Erweitert prüfen.
  • Wenn die Wörterbuchdatei words.pal auf Nurlesen (read-only) gesetzt wurde oder keine Schreibrechte auf diese Datei bestehen, werden keine neuen Sätze und Wörter gelernt und entsprechend keine Vorschläge für unbekannte Sätze gemacht.
  • Die Textvorschlagsfunktion wird bei Verwendung mit asiatischen Sprachen grundsätzlich deaktiviert.

FehlenTextbausteine oder Ordner im Auswahlmenü?

Wenn Sie Textbausteine oder Textbausteinordner im Textbaustein-Auswahlmenü vermissen, prüfen Sie folgendes:

  • Haben Sie versehentlich die Auswahlmenügröße verändert? Ziehen Sie das Auswahlmenü einfach an den Rändern wieder in die gewünschte Größe.
  • Wenn Sie einen bestimmten Textbausteinordner nicht mehr im Auswahlmenü sehen, öffnen Sie das Hauptprogrammfenster und klicken Sie in der Baumansicht auf den entsprechenden Ordner mit der rechten Maustaste und prüfen Sie, ob die Option "Im Auswahlmenü anzeigen" gesetzt ist.
  • Wurden Textbausteine auf bestimmte Programme beschränkt? Diese werden dann gegebenenfalls aus dem Auswahlmenü ausgefiltert.
  • Haben Sie keine Zugriffsrechte auf denTextbaustein mehr? Vielleicht hat Ihnen bei gemeinsamer Nutzung einer Textbausteindatei ein anderer Anwender die Leserechte zwischenzeitlich entzogen?

Textbausteine können nicht verändert werden?

Grundsätzliche erhalten Sie in der Statuszeile des PhraseExpress Hauptprogrammfensters Informationen, warum Textbausteine nicht geändert werden können. Mögliche Gründe:

  • Das Schreibschutz-Attribut ('read-only') ist für die Textbausteindatei gesetzt und Sie können mangels Schreibrechte keine Änderungen an den Textbausteinen vornehmen.
  • Sie verwenden eine Textbausteindatei von einem Internetserver, die grundsätzlich nur im Nurlese-Modus verwendet werden kann.
  • Von uns gelieferte Textbausteinordner können intern schreibgeschützt sein und lassen sich nicht bearbeiten.
  • Bei Verwendung der Netzwerkversion:
    • Die Bearbeitung ist gesperrt, solange ein anderer Anwender im Netzwerk das PhraseExpress Hauptprogrammfenster geöffnet hat und/oder einen neuen Textbaustein erstellt. Die Spalte 'Status' des Client Manager Monitors zeigt jederzeit, welcher Anwender im Netzwerk die Textbausteine gerade bearbeitet (siehe Handbuch Netzwerkversion).
    • Sie haben eventuell keine Schreibrechte auf die Textbausteindatei oder einen bestimmten Textbausteinordner. Siehe Kapitel "Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren".
    • Sie haben zurzeit keine Netzwerkverbindung und verwenden temporär die Offline Netzwerk Cachedatei, die nicht verändert werden kann. Andernfalls würden Ihre Änderungen verlorengehen, wenn nach Wiederverbindung mit dem Server auf die zentrale Netzwerkdatei zurück gewechselt wird.
    • Die Bearbeitung kann für ältere Arbeitsplatzinstallationen gesperrt sein, weil sie gegebenenfalls neuere Funktionen der Textbausteindatei noch nicht berücksichtigen. Verwenden Sie für alle Arbeitsplatzinstallation im Netzwerk die gleiche Versionsnummer.

Sind bestimmte Einstellungen grau und lassen sich nicht ändern?

Schauen Sie im PhraseExpress Hauptprogrammfenster in die untere Statuszeile. Oft finden Sie hier weitere Informationen über den aktuellen Programmstatus.

Verharren Sie einen Moment über die betreffende Einstellungsoption. In vielen Fällen erhalten Sie in einem Hinweisfenster weitere Informationen über den Grund der Sperrung vor Änderungen.

Einstellungen können aus folgenden Gründen für die Bearbeitung gesperrt sein:

  • Netzwerkoptionen sind ausgeblendet, wenn die Netzwerkfunktion deaktiviert ist (Einstellung jetzt öffnen), oder keine Verbindung zum PhraseExpress Server besteht (siehe Kapitel "PhraseExpress im Netzwerk verwenden").
  • Manche Funktionen im Kontextmenü in der Baumansicht sind nur für Textbausteine möglich, andere jedoch nur für Textbausteinordner. Wählen Sie das entsprechende Element, um dafür geeignete Optionen zu erhalten.