PhraseExpress v8 Dokumentation

PhraseExpress muss nicht unbedingt permanent auf einem PC installiert werden, sondern unterstützt auch den Betrieb von einem USB Stick:

Laden Sie die USB Installationsvariante von unserer Internetseite http://download.phraseexpress.de#usb herunter.
Extrahieren Sie anschließend den Inhalt des ZIP Archivs in ein beliebiges Verzeichnis des USB Speichers (Videoanleitung).
Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf die PhraseExpress.exe Programmdatei direkt aus dem Programmverzeichnis.

PhraseExpress erkennt automatisch, wenn es von einem USB Speicher gestartet wird und wechselt in den speziellen USB Modus, der auch in der Titelzeile angezeigt wird.

Im USB Modus werden alle Konfigurations- und Anwenderdaten in das gleiche Verzeichnis gespeichert, in dem sich die Programmdateien befinden. Der Gast-PC bleibt dabei unversehrt und es werden keine Daten auf dem Gast-PC geschrieben.

Wichtige Hinweise

Beenden Sie PhraseExpress stets, bevor Sie den USB Speicher herausziehen, um Datenverlust zu vermeiden!
Beachten Sie bei Verwendung der USB Version die wichtigen Hinweise bezüglich der Lizenzschlüssel-Registrierung im Kapitel "Registrierung von PhraseExpress".

Die Textbausteindatei muss sich in einem beliebigen Verzeichnis des gleichen USB-Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.
PhraseExpress kann sich auch im USB Modus mit dem PhraseExpress Server der Network Edition verbinden.
Der "USB-Modus" kann mittels Kommandozeilenparameter erzwungen werden, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speicher gestartet wurde (siehe Kapitel "Kommandozeilenparameter").

Umstieg von einer früheren Programmversion

Wir empfehlen, vor Installation der neuen PhraseExpress Version die ältere Version zu entfernen. Die neue Version konvertiert Ihre bestehende Textbausteindatei beim ersten Speichern in ein aktualisiertes Dateiformat, um die neuen Funktionen unterstützen zu können.

Erstellen Sie vor einer Aktualisierung einer bestehenden PhraseExpress Installation eine Sicherungskopie Ihrer Textbausteindatei, weil diese zum Beispiel nach erstmaliger Bearbeitung mit der neuen Version nicht mehr in alten PhraseExpress Versionen lesbar sein wird.

Aktualisieren Sie bei Verwendung der Netzwerkversion alle Arbeitsplatzinstallationen. Ein gemischter Betrieb mit alten und neuen Versionen ist nicht möglich.

Wichtiger Hinweis

Als Texteingabehilfe reagiert PhraseExpress auf Ihre Tastatureingaben.

Leider wird die hierfür benötigte Tastatursystemabfrage ("keyboard hook") bisweilen auch von Schadsoftware missbraucht. Daher verkennen einige "Antivirus/Antispyware"-Programme PhraseExpress irrtümlich als 'Spyware' und blockieren es in einigen Fällen sogar.

Bei blockierter Tastaturabfrage kann PhraseExpress jedoch nicht funktionieren. Sie müssen PhraseExpress in Ihrem "Sicherheits"programm eine Zugriffsgenehmigung erteilen.

Den Schutz persönlicher Daten betrachten wir als sehr wichtiges Gut im digitalen Zeitalter und garantieren Ihnen, daß PhraseExpress niemals ungefragt persönliche Informationen über das Internet sendet!

Als deutsches Unternehmen befolgen wir selbstverständlich die hiesigen strengen Datenschutzgesetze und Sie können PhraseExpress bedenkenlos verwenden. Dies garantieren wir unseren Kunden auf Anfrage gerne schriftlich.

Wir sind zum Beispiel sogar eines der wenigen Unternehmen, die zugunsten der Privatsphäre unserer Internetseitenbenutzer auf jegliche Drittkomponenten, wie Google Analytics o.ä. verzichten.

Die PhraseExpress Programm- und Installationsdateien sind digital signiert und versichern Ihnen somit von unabhängiger Seite die Herkunft der Software.

In folgenden Fällen greift PhraseExpress auf das Netzwerk zu:

Bei aktivierter Netzwerkoption sucht PhraseExpress in Intervallen nach dem PhraseExpress Server der Netzwerk Edition im lokalen Netzwerk.
Bei eingeschalteter Option zur automatischen Prüfung auf Softwareaktualisierung sendet PhraseExpress gelegentlich eine Anfrage an unseren Server, ob eine neuere Programmversion veröffentlicht wurde. Es wird lediglich die Softwareversionsnummer, die Netzwerkadapter-Adresse und gegebenenfalls ein Teil des Lizenzschlüssels übertragen. Es handelt sich hierbei um eine gewöhnliche Updatefunktion, wie sie in nahezu jeder modernen Software zu finden ist.

Beide Funktionen können in den PhraseExpress Einstellungen deaktiviert werden (siehe Kapitel "Einstellungen - Netzwerk") und PhraseExpress greift dann überhaupt nicht auf das Netzwerk zu.

Erste Schritte in PhraseExpress

Nach dem Start von PhraseExpress finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Startleistensymbol

Falls Sie das Symbol nicht sehen, klicken Sie unten links in der Taskleiste auf das Windows Startsymbol Programme PhraseExpress PhraseExpress.

Ab sofort erspart Ihnen PhraseExpress viel zeitraubende Tipparbeit:

Ohne weiteres Zutun wird die Vorschlagsfunktion nach einer gewissen Lernphase automatisch damit beginnen, wiederholt eingegebene Sätze zum Einfügen vorzuschlagen.
Der Zwischenablagespeicher bietet Ihnen Schnellzugriff auf frühere Inhalte der Windows Zwischenablage.
Die Tippfehlerkorrektur korrigiert automatisch Tippfehler in jeder Windowsanwendung.

Sie können häufig benötigte Texte aber auch manuell speichern. Dies bietet sich für alle Texte an, die Sie täglich mehrmals benötigen, wie z.B. Ihren Namen, Emailadresse, Bankverbindung, Adressen, Telefonnummern, etc.

Neuen Textbaustein speichern

Videodemo: Tipps für die Erstellung neuer Textbausteine

Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Mauszeiger in einer beliebigen Anwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts und anschließend den Befehl Neue Phrase erstellen. Oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination STRG-ALT-C.
Es erscheint das "Direkteingabefenster" zur Eingabe weiterer Details:
- Die Beschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Textbaustein-Auswahlmenü. PhraseExpress verwendet als Vorgabe den Anfang des Textbausteins.
- Mit einer Tastenkombination können Sie später den Textbaustein per Tastendruck einfügen (siehe Kapitel "Tastenkombinationen").
- Der Autotext ist eine Textabkürzung, die bei dessen Eingabe mit dem gespeicherten Textbaustein ersetzt wird (siehe Kapitel "Autotext"). Beispiel: Für den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" bietet sich der Autotext "mfg" an.
  
  Autotexte können auf drei Arten erkannt werden:
  - Bei der Autotext-Option Sofort ausführen wird der Autotext direkt nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts erweitert. Vermeiden Sie bei dieser Einstellung Autotexte, die Bestandteil eines normalen Wortes sind. Zum Beispiel würde ein Autotext „ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt ausgeführt werden, sobald Sie die ersten drei Buchstaben des eigentlich gewünschten Wortes "Ingelheim" tippen.
  - Mit der Einstellung Nach Satz- oder Leerzeichen ausführen wird der Autotext erst nach Abschluss mit der ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichen ersetzt.
  - Bei aktivierter Option Nach manueller Bestätigung ausführen wird der Textbaustein zunächst in einem Auswahlmenü beim Cursor zum Einfügen vorgeschlagen. Man kann den Vorschlag durch Drücken der Bestätigungstaste annehmen oder durch Weitertippen ignorieren.
  - Der Expertenmodus bietet weitere Optionen an, die im Kapitel "Autotext verwenden" beschrieben werden.

PhraseExpress speichert den Textbaustein nach Betätigen der Schaltfläche OK. Das Speichern wird verworfen, wenn Sie stattdessen auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.

Wenn Sie die Option Dieses Fenster nicht mehr zeigen ankreuzen, wird das oben gezeigte Direkteingabefenster bei zukünftigem Anlegen neuer Textbausteine unterdrückt und neue Textbausteine "auf kürzestem Wege" ohne weitere Nachfragen in PhraseExpress gespeichert. Dies empfehlen wir jedoch nur dann, falls Sie viele Textbausteine aus einem Dokument "in einem Rutsch" speichern und die erstellten Textbausteine später im Hauptprogrammfenster organisieren und bearbeiten möchten. In den meisten Fällen ist es sinnvoller, direkt nach Aufnahme eines neuen Textes gleich den dazugehörigen Autotext oder die gewünschte Formatierung zu wählen.

Falls Sie das Direkteingabefenster deaktiviert haben, können Sie es unter unter Extras Einstellungen Anzeige Details direkt nach Erstellen eines neuen Textbausteins eingeben wieder einschalten.

Textbaustein mit Bildern und Formatierung speichern

Beim Erstellen eines neuen Textbausteins analysiert PhraseExpress den zu speichernden Text. Wenn dieser mit einer Textformatierung versehen ist, die von PhraseExpress unterstützt wird, können Sie mit der Option "Speichern als…" das gewünschte Format wählen:

Formatierungsoption	Was wird gespeichert?	Vorteile	Nachteile
Unformatierter Text	Text ohne Bilder und ohne Schriftformatierung Dies ist die empfohlene Standardeinstellung.	Benötigt den geringsten Platz in der Textbausteindatei. Funktioniert in allen Zielprogrammen Unterstützung aller Makrofunktionen	Texte werden ohne Schriftformatierung und ohne Bilder gespeichert.
Word-Format	Text inklusive Bilder, Platzhalter, Formatierungen, eingebetteter Microsoft Office Objekte	Dieses Textbausteinformat speichert spezielle Word Textformatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.	Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei Keine Unterstützung der PhraseExpress Makrofunktionen Die speziellen Word-Formatierungen werden nur von Microsoft Word unterstützt.
HTML-Format	Texte inklusive Bilder im HTML-Format	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die auch Bilder beinhalten Speziell geeignet für Internetseiteninhalte Effiziente Speicherung von Bildern	Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen
RTF-Format	Texte mit "Rich Text"-Formatierung	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die keine Bilder beinhalten Sehr genaue Speicherung der Textformatierung Geeignet z.B. für MS Office und Outlook	Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei. Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen
Metadaten	Beinhaltet mehrere Formate	Dieses Format sollte nur in speziellen Fällen eingesetzt werden, wenn z.B. nur ein Bild im Metadaten-Format gespeichert werden soll.	Erheblicher Speicherplatzbedarf in der Textbausteindatei! Keine Makrounterstützung Eingeschränkte Unterstützung von Zielapplikationen Diese Speichermethode ist nur bei aktivierter Option "Mit Metadaten speichern" verfügbar.
Internetseitenaufruf	Besteht der zu speichernde Text ausschließlich aus einem Internetlink (z.B. "http://www.maxivista.de"), kann PhraseExpress beim Ausführen des Textbausteins die entsprechende Internetseite in Ihrem Browser öffnen, statt lediglich den Internetlink als Text auszugeben. Technisch wird das realisiert, in dem der Textinhalt (sprich der Internetlink) in ein {#url …} Makro eingebettet wird.

Textformatierung und Bilder benötigen relativ viel Speicherplatz in der Textbausteindatei und sollten grundsätzlich nur dann gespeichert werden, wenn es unbedingt notwendig ist. Nach Möglichkeit sollten Sie Textbausteine unformatiert speichern.

Unformatierte Textbausteine unterstützen eine größere Anzahl der Makrofunktionen.

Die Formatierung eines Textbausteins kann später jederzeit in PhraseExpress durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das Textbausteininhaltsfenster des Hauptprogrammfensters entfernt werden.

Word-Formatierung wird nur von der Professional Edition unterstützt. HTML-/RTF-Formatierung wird nicht von der Easy Edition unterstützt. Sie können Ihre PhraseExpress Variante unter http://upgrade.phraseexpress.de erweitern.

Textbaustein nur in bestimmten Programmen ausführen

Diese Option erscheint nur im Expertenmodus.

Wenn Sie einen neuen Textbaustein erstellen, kennt PhraseExpress das Programm, aus dem der Text stammt und bietet mit der Option Nur in Programm […}] ausführen an, daß der dazugehörige Autotext, bzw. die Tastenkombination ausschließlich in dem Programm funktioniert, aus dem der Textbaustein stammt.

Bei aktivierter Option bleibt der zugewiesene Autotext unberücksichtigt, wenn Sie ihn in einem anderen Programm eingeben. Sie können damit z.B. identische Autotexte unterschiedlichen Textbausteinen zuweisen, die jeweils nur in den Programmen ausgeführt werden, in denen sie erstellt wurden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Textbausteine auf bestimmte Programme beschränken".

Textbaustein in eine Anwendung einfügen

Videoerläuterung zum Auswahlmenü

Positionieren Sie die Einfügemarke an die zum Einfügen gewünschte Stelle in der Zielanwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol und wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein.
Das Auswahlmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.

Ein Textbaustein lässt sich alternativ auf eine der folgende Arten einfügen:

Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für den Textbaustein definiert haben (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
Geben Sie den Autotext ein, falls Sie einen für den Textbaustein definiert haben (vgl. Kapitel "Autotext").
Ziehen Sie einen Textbaustein aus einem Abreißmenü in das gewünschte Zielprogramm (vgl. Kapitel "Abreißmenüs").

Bei Problemen mit der Texteinfügung schauen Sie bitte im Kapitel "Fehlersuche".

Das Textbaustein-Auswahlmenü

PhraseExpress zeigt Ihnen in folgenden Fällen ein "Popup"-Auswahlmenü in der Nähe des Mauszeigers an, um Ihnen gespeicherte Textbausteine oder Textvorschläge der Textvorschlagsfunktion zur Auswahl anzubieten:

Sie haben einen Autotext eingegeben, bzw. eine Tastenkombination betätigt, der/die für verschiedene Textbausteine, bzw. für einen Textbausteinordner verwendet wurde.

Beispiele:
- Der Autotext "mfg" wurde sowohl für den Textbaustein "Multifunktionsgerät", als auch für "Mit freundlichen Grüßen" verwendet.
- Die identische Tastenkombination STRG-ALT-B wurde mehreren Textbausteinen "Bankverbindung" und "Benutzername" zugewiesen.
- Die Tastenkombination STRG-ALT-B wurde einem Textbausteinordner zugewiesen, der eine Liste Ihrer Bankverbindungen beinhaltet.
  In all diesen Fällen ist nicht eindeutig, welchen Textbaustein Sie einfügen möchten und PhraseExpress öffnet daher in diesem Fall ein Menü zur Auswahl.
Sie haben eine(n) Autotext/Tastenkombination für einen Textbaustein eingegeben, der so eingestellt ist, daß er nicht automatisch eingefügt wird, sondern zuvor von Ihnen bestätigt werden muss (siehe Kapitel "Autotext automatisch ausführen"). Sie können den Textbaustein mit der Bestätigungstaste annehmen, oder durch Weitertippen ignorieren. Das Fenster wird sich dann nach Eingabe weniger Zeichen wieder schließen. Alternativ verschwindet das Auswahlmenü sofort durch Betätigung der ESC-Taste.
Sie haben einen Text mehrfach eingegeben und die Textvorschlagsfunktion bietet Ihnen diesen Satz zur automatischen Vervollständigung an (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion").
Das Auswahlmenü zeigt sowohl Vorschläge der Textvorschlagsfunktion, als auch Textbausteine aus Ihrem Datenbestand. Um Verwechslungen zu vermeiden, können Sie die Textfarbe getrennt einstellen (vgl. Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü - Farben").

Auswahl eines Eintrages im Auswahlmenü

Klicken Sie den gewünschten Textbaustein mit der Maus im Auswahlmenü.
Verwenden Sie die Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf-Tasten, um schrittweise zum gewünschten Eintrag im Auswahlmenü zu gelangen.
Falls sich viele Einträge im Auswahlmenü befinden, können Sie bei gedrückter STRG-Taste in größeren Schritten im Auswahlmenü vor-, bzw. zurückspringen.
Verwenden Sie die Bild Auf- und Bild Ab-Taste, um zum obersten, bzw. untersten aktuell im Auswahlmenü sichtbaren Element zu springen.
Mit der Taste Pos1, bzw. Home springen Sie direkt zum ersten Eintrag aller Elemente im Auswahlmenü.
Mit der Taste Ende springen Sie direkt zum letzten aller Einträge im Auswahlmenü.
Mit der Pfeil Rechts-Taste öffnet sich der erste Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Textbausteinauswahl. Mit der Pfeil Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
Wenn Sie in den Einstellungen "Schnellwahltasten" definiert haben, können Sie den gewünschten Textbaustein auch direkt durch Betätigen der entsprechenden Schnellwahltaste einfügen. Schnellwahltasten können Sie in den Einstellungen definieren (siehe Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen").
Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü mittels Tastenkombination aufgerufen wurde, drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben des gewünschten Textbausteins, um direkt dorthin zu springen. Das funktioniert jedoch nicht bei Aufruf des Auswahlmenüs per Autotext.

Mit der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt. Diese Bestätigungstaste können Sie in den Einstellungen ändern (siehe Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen").

Das Erscheinungsbild des Auswahlmenüs lässt sich in den Einstellungen ändern (siehe Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü").

Wenn Sie im Auswahlmenü auf einen Textbaustein bei gedrückter STRG-Taste klicken, wird der Inhalt in die Zwischenablage kopiert, statt in die Anwendung eingefügt zu werden. Das ist hilfreich, falls in seltenen Fällen das direkte Einfügen des Textbausteins durch PhraseExpress in die Zielapplikation scheitert.

Das Auswahlmenü können Sie jederzeit mit der ESC-Taste schließen.

Wenn Sie in einem Auswahlmenü mindestens einmal die Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit der ENTER-Taste bestätigen.

Geheimtipp! Zur blitzschnellen Bearbeitung eines Textbausteins klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Textbaustein im Auswahlmenü.

Textbaustein-Auswahlmenüs auf dem Desktop platzieren

Videoeinführung

Das Auswahlmenü in der Startleiste schließt sich normalerweise nach Auswahl und Einfügen eines Textbausteins automatisch. Um einen weiteren Textbaustein einzufügen, müssen Sie das Auswahlmenü erneut manuell aufrufen.

Textbausteinordner lassen sich jedoch auch bei gedrückter Maustaste aus dem PhraseExpress Textbausteinauswahlfenster "herausziehen" und dauerhaft auf dem Arbeitsplatz (Desktop) platzieren. Das ist praktisch, um mehrere Textbausteine nacheinander in ein Dokument einzufügen, ohne das Auswahlmenü jedes Mal aufrufen zu müssen.

PhraseExpress merkt sich die Positionen aller "Abreißmenüs" beim Beenden des Programms und stellt diese bei erneutem Programmstart wieder her. Mit Klick auf das weiße Kreuz rechts oben in der Titelleiste lassen sich die Fenster wieder entfernen. Hierbei wird nur das Abreißmenü ausgeblendet; die Textbausteine selbst bleiben im Programm erhalten.

Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste kann ein Abreißmenü abwechselnd ein- und wieder ausgerollt werden, um temporär Platz zu schaffen.

Sie können übrigens auch neue Textbausteine direkt in einem Abreißmenü erstellen, indem Sie einen Textbereich in einer Quellanwendung markieren und bei gedrückter Maustaste in das Abreißmenü hineinziehen.

Abreißmenüs sind auch sehr praktisch für die System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine.

Diese Funktion ist nur in der Pro Edition enthalten.

Tastenkombinationen verwenden

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird die gleichzeitige Betätigung einer oder mehrerer der Tasten SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1..F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

PhraseExpress kann mit Betätigung einer Tastenkombination einen Textbaustein ausführen.

Anwendungsbeispiel:

Wenn Sie z.B. dem Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-ALT-G zugewiesen haben, dann wird dieser Text nach Drücken von STRG-ALT-G an der aktuellen Position der Einfügemarke eingefügt.

Tastenkombinationen sind eine sehr praktisch Funktion. Jedoch werden Sie sich bei eifriger Nutzung schon sehr bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner verwenden, der mehrere Texte beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü in Nähe des Mauszeigers, und der gewünschte Text lässt sich mit den Pfeiltasten der Tastatur oder mit der Maus auswählen (siehe Kapitel "Das Textbaustein-Auswahlmenü").

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Insbesondere Kombinationen allein mit der WIN-Taste sind oft bereits für Windows reserviert. Unter Windows Vista/7 haben diese reservierten Tastenkombinationen sogar Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben.

Maustasten sollten nicht alleine ohne eine Kombination mit den Tasten STRG, WIN, SHIFT und ALT verwendet werden.

Wenn Tastenkombinationen nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel "Fehlersuche".

In den Einstellungen können Sie die Tastenkombinationen zum Ausführen eines im Auswahlmenü markierten Textbausteins ändern (siehe Kapitel "Einstellungen Tastenkombinationen").

Autotexte verwenden

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress durch den jeweils dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele für Autotext:

Die Eingabe des Autotexts 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz ' Sehr geehrter Herr'.
Der Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit die falsche Texteingabe.
Textbausteine, die durch einen Autotext aufgerufen werden, können auch Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Wenn Autotexte nicht funktionieren, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Bei unerwünschten Textersetzungen lesen Sie bitte das Kapitel "Unerwünschte Autotexte".

Wenn Autotextoptionen grau dargestellt werden, dann wurde die Autotextfunktion im (übergeordneten) Textbausteinordner deaktiviert oder Sie haben keine Bearbeitungsrechte.

Autotext konfigurieren

Die Autotextfunktion kann sehr individuell an spezielle Bedürfnisse angepasst werden.

Anwendungsbeispiele:

Möchten Sie das Leerzeichen nach einem Autotext nicht mit ausgegeben haben?
Soll ein Textbaustein direkt nach Eingabe des letzten Zeichens eines Autotexts sofort ausgeführt werden, statt erst nach Eingabe eines abschließenden Leer-/Satzzeichens nach dem Autotext?
Möchten Sie Autotexte nicht automatisch, sondern zunächst vorgeschlagen und erst nach zusätzlicher manueller Bestätigung ausführen?
Sollen Autotexte nur innerhalb eines Wortes, nach Eingabe einer Zahl oder vielleicht gar nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?
Sollen Textbausteine in Abhängigkeit der Groß-/Kleinschreibung des Autotexts unterschiedlich ausgegeben werden?

Bitte beachten Sie, daß die im folgenden beschriebenen Optionen recht technisch gehalten sind und ein gewisses Verständnis für die Zusammenhänge beim Autotext erfordern.

Die erweiterten Autotext-Optionen sind nur im Expertenmodus verfügbar (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Vor- und Nachzeichen

In der Standardeinstellung werden Autotexte stets dann erkannt, wenn sie als vereinzelte Wörter eingegeben werden. Ein einzelnes Wort ist hierbei so definiert, daß es entweder am Satzanfang steht oder auf ein Leerzeichen, Satzzeichen, Tabulator folgt.

PhraseExpress ersetzt den Autotext mit dem dazugehörigen Textbaustein nach Abschluss des Wortes durch Eingabe eines Leer-/Satzzeichens oder Betätigung der ENTER oder TAB- Taste.

Die Zeichen, die zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voran stehen müssen, heißen Vorzeichen. Die Zeichen, die zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen müssen, nennen wir Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress die zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Vor-/Nachzeichen Option	Erläuterung
Beliebig	Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.
Keine	Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt.
Standard	Es werden die Standard-Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (die in den Expertenoptionen angepasst werden können).
Enter	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER-Taste betätigt werden.
Leerzeichen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Leerzeichen stehen.
Tab	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die TAB-Taste betätigt werden.
Buchstaben	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z vorhanden sein.
Zahlen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss eine Zahl von 0-9 stehen.
Eigene	Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen. Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+ Sie können für die ENTER-Taste auch den Code #13 und für die Tab-Taste den Code #9 verwenden.
Inkrementell	Nur für Nachzeichen verfügbar: Bei inkrementellem Autotext gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt. Die Mindestanzahl notwendiger Zeichen, bevor das Auswahlmenü erscheint, lässt sich bei aktiviertem Expertenmodus unter Extras Einstellungen Expertenoptionen Inkrementeller Autotext anzeigen ab x Zeichen einstellen. Video mit einer Beispielanwendung für inkrementellen Autotext Inkrementeller Autotext ist eine recht spezielle Funktion und sollte vor der Verwendung umfassend verstanden worden sein, um nützliche Dienste leisten zu können. Bei unsachgemäßer Anwendung erhalten Sie viele unpassende Textvorschläge und gegebenenfalls unerwünschte Textersetzungen. Inkrementeller Autotext bietet sich für Textbausteinordner an und die Einstellung sollte auf alle im Ordner enthaltenen Textbausteine angewendet werden. Selbstverständlich sollten für die Elemente in diesem Ordner auch Autotexte definiert sein. Es empfiehlt sich auch die Autotext-Option Autotext vorschlagen für den Ordner zu aktivieren.

Hier finden Sie einige praktische Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:

Gewünschtes Verhalten	Beispielanwendung	Erforderliche Einstellung für das Vorzeichen	Erforderliche Einstellung für das Nachzeichen
Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt. Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.	Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.	Standard	Standard
Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.	Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.	Beliebig	Keine
Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.	Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.	Standard	Buchstaben
Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.	Analog dient diese Kombination zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende.	Buchstaben	Standard
Ein Autotext nur dann erkannt, wenn eine Zahl voransteht und der Autotext direkt mit ENTER abgeschlossen wird. Beispiel. Der Autotext 'test' würde nur bei Eingabe von '34testENTER' ausgeführt. Die Zahl ist dabei nicht Bestandteil des Autotextes; es sei denn der Autotext selbst beinhaltet eine Zahl am Anfang. Sie ist nur zur Erkennung des Autotexts erforderlich.	Diese Konfiguration ist ein Beispiel einer sehr individuellen Spezialanwendung.	Zahlen.	ENTER
Hier muss ein Autotext mit einem #-Zeichen abschließen.	Auch dies ist eine recht spezielle Anwendung.	Standard	Eigene (Z.B. mit dem Zeichen #)

Autotext vor dem Ausführen bestätigen

Bei aktivierter Option Manuelle Bestätigung vor dem Einfügen wird vor dem Ausführen des Autotextes der Textbaustein zunächst in einem Auswahlmenü zum Einfügen angeboten, daß in der Nähe der Einfügemarke erscheint. Damit haben Sie bei jeder Autotexterkennung die Möglichkeit, die Textersetzung abzulehnen oder anzunehmen.

In der Standardeinstellung werden Autotexte vorherige Bestätigung ausgeführt.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Die Bestätigungstaste können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Menüoption im Hauptprogrammfenster ändern.

Nachzeichen nach dem Ausführen des Autotextes entfernen

Wenn Sie nach Ausführung des Autotextes das hierfür gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht benötigen, dann aktivieren Sie die Option Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken.

Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Groß-/Kleinschreibungsautomatik

Wenn Sie den ersten Buchstaben des Textbausteininhalts und den dazugehörigen Autotext klein schreiben, dann aktiviert sich automatisch die Groß-/Kleinschreibungsautomatik für diesen Textbaustein und PhraseExpress passt die Groß-/Kleinschreibung des Textbausteins automatisch Ihrer Eingabe des Autotextes an:

Wenn Sie den Autotext mit einem Kleinbuchstaben beginnen, startet die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
Schreiben Sie jedoch den ersten Buchstaben des Autotexts groß, wird auch der erste Buchstabe des Textbausteininhaltes groß eingefügt.
Geben Sie mindestens die ersten zwei Buchstaben des Autotextes groß ein, wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.

Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:

Tastatureingabe	Textbausteininhalt	Eingefügter Text
bsp	beispiel	beispiel
Bsp	beispiel	Beispiel
BSP oder BSp	beispiel	BEISPIEL

Diese Automatik können Sie durch Aktivierung der Option Groß-/Kleinschreibung des Autotexts unterscheiden ausschalten. Dann wird ein Autotext unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob er mit Großbuchstaben oder mit Kleinbuchstaben beginnt.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Kapitel "Expertenmodus").

PhraseExpress auf bestimmte Programme beschränken

Videoerläuterung zur Bearbeitung von Textbausteinen

Die Erkennung von Autotexten und Tastenkombinationen lassen sich wahlweise auf bestimmte Programme beschränken.

Anwendungsbeispiele:

Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins soll nur in bestimmten Programmen funktionieren.
Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins soll in bestimmten Programmen ignoriert werden.
Ein und derselbe Autotext soll je nach Anwendung jeweils einen unterschiedlichen Textbaustein aufrufen.
Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich aus PhraseExpress ausklammern.

Es lässt sich für jeden Textbausteinordner getrennt einstellen, in welchen Programmen Textbausteine ausgeführt werden soll, bzw. in welchen Programmen ein Textbaustein ignoriert werden sollen:

Nur bestimmte Programme zulassen

Starten Sie die Programme, auf die Sie PhraseExpress Autotexte/Tastenkombinationen beschränken möchten.
Klicken Sie auf die kleine dreieckige Schaltfläche und markieren die gewünschten Anwendungen aus der Liste aller gestarteten Programme.
Bestätigen Sie die Wahl mit der OK Schaltfläche.

Wenn kein Programm ausgewählt wird, dann funktioniert PhraseExpress in allen Programmen.

Bestimmte Programme sperren

Starten Sie die Programme, in denen Sie keine PhraseExpress Autotexte/Tastenkombinationen wünschen.
Klicken Sie auf die kleine dreieckige Schaltfläche und markieren die gewünschten Anwendungen aus der Liste aller gestarteten Programme.
Bestätigen Sie die Wahl mit der OK Schaltfläche.

Wenn kein Programm ausgewählt wird, dann wird PhraseExpress in keinem Programm eingeschränkt.

Sie können den Namen eines Prozesses oder Programms auch manuell in das Eingabefeld eingeben und mehrere Programme, getrennt durch einen Vertikalstrich auflisten. Verwenden Sie kein Leerzeichen oder Komma.

Die Textvorschlagsfunktion lässt sich separat auf bestimmte Programme beschränken (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion auf bestimmte Programme beschränken").

Wenn alle Textbausteine in PhraseExpress pauschal nur in bestimmten Programmen funktionieren sollen, dann definieren Sie die Programmbeschränkung für das erste Element in der Textbaustein-Baumansicht und wenden Sie die Einstellung bei Nachfrage auf alle Elemente aller Unterordner an.

Diese Option steht nur im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Textbausteine bearbeiten

Klicken Sie unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das PhraseExpress Hauptprogrammfenster zu öffnen.

Wenn Sie in einem Textbaustein-Auswahlmenü mit der rechten Maustaste auf einen Textbaustein klicken, den Sie bearbeiten möchten, können Sie das Hauptfenster noch einfacher erreichen.

Um die zuletzt von PhraseExpress eingefügte Phrase direkt zu bearbeiten, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Hierfür können Sie unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination für den Schnellzugriff definieren.

Auf der linken Seite des Hauptprogrammfensters können Sie Textbausteine in einer frei definierbaren Baumstruktur organisieren, neue Ordner erstellen und per Klicken und Ziehen ("Drag&Drop") in der Baumstruktur arrangieren.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Ordner können weitere Unterordner beinhalten. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick bei vielen Textbausteinen.

Klicken Sie mit der linken Maustaste ein oder mehrere Objekte in der Baumstruktur, um es/sie zu bearbeiten.
Mit einem Klick mit der rechten Maustaste erhalten Sie weitere Bearbeitungsoptionen.
Mehrere Elemente lassen sich gleichzeitig bearbeiten, wenn Sie die gewünschten Elemente bei gedrückter STRG und/oder SHIFT-Taste mit der Maus auswählen.

Ziehen Sie externe Dateien, Dateiordner und Programme per "Drag & Drop" in einen beliebigen Ordner in der Baumansicht, um den Inhalt dieser Dateien in PhraseExpress hinzuzufügen (siehe Kapitel "Externe Daten importieren").

Bei Verwendung der Netzwerkversion können Sie für jeden Textbausteinordner getrennt einstellen, wer den Ordner sehen oder bearbeiten darf (siehe Kapitel "Zugriffsrechte definieren").

Wenn einzelne Einstellungen nicht verfügbar sind, dann sind diese grau dargestellt und deaktiviert. In den meisten Fällen erhalten Sie diesbezüglich in der unteren Statuszeile weitere Informationen.

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Elemente wurde ab v8 gegenüber früheren Versionen stark verbessert. Hier finden Sie ein Video zu dem Thema.

Einstellungen für einen Textbaustein

Markieren Sie den zu bearbeitenden Textbaustein in der linken Baumansicht, und Sie erhalten auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Für die Beschreibung verwendet PhraseExpress bei der Erstellung eines neuen Textbausteins zunächst den Anfang des Textbausteininhalts, die Sie hier ändern können.
Im Eingabefeld Textbausteininhalt können Sie den Textbausteintext bearbeiten und mittels der Schaltfläche Makros hinzufügen um leistungsfähige Zusatzfunktionen erweitern. Mit einem Doppelklick auf eine Makrofunktion öffnet sich der dazugehörige Makroeingabedialog.
Mit einem Klick mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld Textbausteininhalt öffnet sich ein Kontextmenü:
- Sehr lange Texte lassen mit der Option Zeilenumbruch in das Eingabefenster einpassen. Beachten Sie, daß die dann dargestellten Zeilenumbrüche lediglich temporär sind und bei späterer Ausführung im Zielprogramm nicht übernommen werden.
- Formatierte Textbausteine haben einen höheren Speicherbedarf. Daher können Sie hier die Textformatierung entfernen.
- Unformatierten Textbaustein lassen sich hier auch nachträglich In das HTML Format umwandeln. Beachten Sie jedoch, daß einige Makrofunktionen in formatierten Textbausteinen nicht funktionieren.
- Weitere selbsterklärende Funktionen ändern die Darstellung des Textbausteininhalts im Hauptprogrammfenster. Probieren Sie die Funktionen einfach aus.
Mit einer Tastenkombination fügen Sie einen Textbaustein "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Ein Autotext ersetzt eine gleichlautende laufende Texteingabe mit dem Textbausteininhalt. Näheres zu den weiteren Autotext-Optionen ist im Kapitel "Autotext verwenden" beschrieben.

Im Expertenmodus erhalten Sie weitere Textbaustein-Optionen.

Einstellungen für einen Ordner

Markieren Sie den zu bearbeitenden Textbausteinordner in der Baumansicht, und Sie erhalten auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Vergeben Sie eine prägnante Beschreibung, damit Sie den Ordner später im Auswahlmenü leicht identifizieren können.
Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthalten Textbausteinen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Mit der optionalen Eingabe eines Autotexts öffnet PhraseExpress bei laufender Texteingabe den entsprechenden Textbausteinordner direkt neben dem Mauszeiger, damit Sie einen der darin befindlichen Textbausteine zum Einfügen auswählen können. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".
Im Textbereich Informationen können Sie Notizen, z.B. über den Verwendungszweck schreiben. Wenn Sie Ihren Notizen "$$$" (ohne "") voranstellen, dann wird die Notiz dauerhaft vor Änderungen geschützt.

Wenn Sie Einstellungen für einen Ordner definieren, werden diese als Standardvorgabe für jeden neuen Textbaustein verwendet, den Sie später in diesem Ordner erstellen. Selbstverständlich können Sie anschließend die Einstellung des Textbausteins jederzeit anpassen.

Im Expertenmodus erhalten Sie weitere Ordner-Optionen.

Bearbeitungsbefehle im Kontextmenü

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein einzelnes Objekt in der linken Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü, das weitere Funktionen bereitstellt.

Die Befehle unterscheiden sich, je nachdem ob Sie auf einen Textbaustein oder Textbausteinordner klicken.

Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Deaktivierte Ordner werden durch ein graues Ordnersymbol in der Baumansicht angezeigt.
Bei Deaktivierung der Option Im Aufklappfenster zeigen wird der entsprechende Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und im Aufklappfenster nicht benötigt werden und beschleunigt die Darstellungs-/ und Verarbeitungsgeschwindigkeit von PhraseExpress. Etwaige Tastenkombinationen und Autotexte werden aber für diesen Ordner weiter berücksichtigt.
Die Erweiterten Bearbeitungsfunktionen ermöglichen die komfortable 'Massenbearbeitung' von allen Elementen, die sich in einem Ordner befinden. Im Untermenü wählen Sie aus, ob Sie die Autotexte, Beschreibungen oder Textbausteininhalte verändern möchten. Im daran anschließenden Untermenü wählen Sie die Änderung, die an allen Elementen vorgenommen werden sollen. Die dort verfügbaren Befehle sind selbsterklärend.
Der Befehl Duplikate entfernen und identische Autotexte zusammenfassen prüft alle Textbausteine in diesem Ordner auf identischen Inhalt. Textbausteine gleichen Inhalts und gleichen Autotexts werden gelöscht. Ist der Inhalt identisch, der Autotext aber unterschiedlich, dann werden die Autotexte der Doubletten zum ersten identischen Textbaustein hinzugefügt und die Doubletten anschließend gelöscht. Optional können Sie diese Funktion auch auf alle Unterordner des aktuell markierten Ordners ausweiten.

Einige Befehle sind nur im Expertenmodus sichtbar.

Tastenkombinationen in der Textbaustein-Baumansicht

Tastenkombinationen erlauben Ihnen eine schnelle Navigation innerhalb Ihres Textbausteinbestands:

Tastenkombination	Funktion
Pfeil Auf/Ab	Bewegt die Markierung zum vorherigen/nächsten Element in der Baumansicht.
Pos1/Ende	Springt zum ersten/letzten Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
BildAuf/BildAb	Springt zum ersten/letzten aktuell sichtbaren Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-Pos1/Ende	Springt zum ersten/letzten Element des gesamten Textbausteinbestandes.
SHIFT-Pfeil Auf/Ab	Erweitert die aktuelle Markierung auf das vorherige/nächste Element.
SHIFT-BildAuf/BildAb	Erweitert die aktuelle Markierung auf alle oberen/unteren aktuell sichtbaren Elemente der gleichen Textbausteinordnerebene.
STRG-Pfeil Auf/Ab	Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um ein Element nach oben/unten.
STRG-BildAuf/BildAb	Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um die aktuell sichtbaren Elemente nach oben/unten.
Pfeil Rechts	Erweitert den aktuell markierten Textbausteinordnerzweig. Bei wiederholter Betätigung springt die Markierung zum ersten Unterordner des zuvor geöffneten Textbausteinordnerzweigs.
Pfeil Links	Minimiert den aktuell markierten Textbausteinordnerzweig. Bei wiederholter Betätigung springt die Markierung zum übergeordneten Ordner des zuvor geschlossenen Textbausteinordners.
STRG-SHIFT-Pfeil Rechts	Erweitert alle Textbausteinordnerzweige.
STRG-SHIFT-Pfeil Links	Minimiert alle Textbausteinordnerzweige.
STRG-A	Markiert alle Elemente innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-F	Blendet die Schnellsuche unterhalb der Baumansicht ein.
STRG-H	Öffnet das Suchen & Ersetzen Fenster.
STRG-I	Öffnet den Dialog zum Importieren von Textbausteindateien.
STRG-D	Dupliziert alle aktuell markierten Elemente.
STRG-N	Erstellt einen neuen Textbaustein unterhalb der aktuellen Markierung.
STRG-O	Erstellt einen neuen Textbausteinordner unterhalb der aktuellen Markierung.
Entf	Löscht die aktuell in der Baumansicht markierten Elemente. Wenn Textbausteinordner mit Inhalten gelöscht werden sollen, erscheint stets vorher eine Sicherheitsabfrage.

Textbausteine finden

Textbausteine können Sie anhand der Beschreibung, einer Tastenkombination, des Inhalts oder des Autotexts ausfindig machen:

Schnellsuche

Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche unterhalb der Baumansicht. Es erscheint die Schnellsuche mit der Sie den gesamten Textbausteinbestand blitzschnell nach Eingabe weniger Buchstaben des Suchbegriffs durchsuchen können.

Wenn Sie mehrmals auf die Lupen-Schaltfläche klicken, öffnet sich der Such-Eingabebereich in zwei Schritten mit weiteren Einstellungs-Optionen.

Wenn nach Eingabe einiger Buchstaben oder gegebenenfalls einer Tastenkombination Elemente gefunden werden, können Sie mit der ENTER-Taste oder der Schaltfläche "Nächstes" von einem zum nächsten Suchtreffer springen.

Mit Betätigen von STRG-ENTER springen Sie wieder schrittweise zurück zu den vorherigen Suchtreffern.

Bei Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Suchen & Ersetzen Dialog.

Wenn Sie die Lupenschaltfläche mit der rechten Maustaste klicken, öffnet/schließt sich das Schnellsuche-Eingabefeld mit den zuletzt gewählten Suchkriterien.

Suchen & Ersetzen

Wenn Sie einen bestimmten Ordner (und optional dessen Unterordner) durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Befehl Suchen & Ersetzen.

Der Fenstertitel des Suchen & Ersetzen Dialogfensters zeigt Ihnen stets, in welchem Textbausteinordner die Suche durchgeführt wird.

Kreuzen sie an, ob Sie nach Textbaustein-Beschreibungen, -inhalten oder Autotexten, bzw. einer beliebigen Kombination davon suchen möchten.

Geben Sie anschließend den Suchbegriff und gegebenenfalls die gewünschte Ersetzung für den Suchtreffer an.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten. Falls formatierte Texte gefunden werden, können Sie wählen, ob diese permanent(!) in unformatierte Textbausteine umgewandelt werden sollen, damit die Textersetzung vorgenommen werden kann. Ansonsten werden formatierte Textbausteine von der Suchen & Ersetzen Funktion ignoriert.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche bei gedrückter STRG-Taste oder mit der Tastenkombination STRG-ALT-H.

Textbausteine löschen

Um einen Textbaustein zu löschen, muss er zunächst auf eine der folgenden Arten zur Bearbeitung in PhraseExpress geöffnet werden:

Den jeweils zuletzt von PhraseExpress eingefügten Textbaustein öffnen Sie durch Klick auf das PhraseExpress Programmsymbol bei gedrückter SHIFT-Taste unten rechts in der Startleiste.
Oder wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Hauptprogrammfenster zu öffnen.
Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Eintrag in einem Textbaustein-Auswahlmenü

Markieren Sie anschließend den unerwünschten Textbaustein oder Textbausteinordner in der Baumansicht und klicken Sie das rote Mülleimer-Symbol. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage und Klick auf OK wird der Textbaustein dauerhaft gelöscht.

Zu Ihrer Sicherheit prüft PhraseExpress, ob der zu löschende Textbaustein von einem anderen Textbaustein per #insert-Makro verwendet wird und bietet Ihnen dann an, nach den Textbausteinen zu suchen, die den zu löschenden Textbaustein verwenden.

Die Vorschlagsfunktion

Die Textvorschlagsfunktion erspart Ihnen die manuelle Speicherung von häufig verwendeten Textbausteinen und arbeitet unauffällig im Hintergrund.

Die Funktion wird unter Extras Einstellungen Funktionen Textvorschlagsfunktion ein- bzw. ausgeschaltet.

Während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner erkennt PhraseExpress mehrmals von Ihnen eingegebene Sätze, wie zum Beispiel "Vielen Dank für Ihre Anfrage.", und bietet Ihnen diese im bei späterer Wiederholung automatisch zur Vervollständigung an.

Ein ausgefeilter Algorithmus ermittelt die Textvorschläge anhand folgender Faktoren:

Häufigkeit der Eingabe gleichlautender Sätze
Berücksichtigung der von Ihnen ignorierten Vorschläge
Individuelle Einstellungen (s.u.)
Einer geheimen Zauberformel, die uns viele schlaflose Nächte der Programmierung gekostet hat und die wir hüten, wie England seine Kronjuwelen.

Achten Sie lediglich darauf, daß Sie die Sätze identisch schreiben, damit sie als wiederholt eingegeben erkannt werden können. PhraseExpress unterscheidet Groß-/Kleinschreibung und das Satzzeichen am Satzende. Die Sätze müssen auch eine (einstellbare) Mindestlänge aufweisen, damit sie vorgeschlagen werden (siehe Kapitel "Mindesteingabeersparnis").

Ab der dritten Wiederholung schlägt Ihnen PhraseExpress diese Sätze zur Vervollständigung vor, sobald es die Eingabe des Satzanfangs erkennt.

Wenn mehrere Satz-Alternativen passen, erscheinen diese in einem Auswahlmenü in Nähe des Cursors zur Auswahl mittels Pfeil Auf- / Pfeil Ab-Tasten oder der Maus. Wenn Sie den Vorschlag ignorieren und einfach weitertippen, verschwindet der Vorschlag automatisch.

Die Textvorschlagsfunktion ist zwar in PhraseExpress integriert, verwendet aber eine von Ihrer Textbausteindatei getrennte Datenbasis (vgl. Kapitel "Speicherort der persönlichen Daten"). Das neuartige an der Textvorschlagsfunktion ist, daß es nicht auf Basis vorgegebener statischer Wörterbücher arbeitet, sondern Vorschläge anhand Ihres persönlichen Schreibstils automatisch ermittelt. Hierdurch ist es unabhängig von der Sprache und von etwaigen fachspezifischen Inhalten.

Unerwünschte Vorschläge können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste löschen.

Mit einem Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol bei gedrückter STRG-Taste wird die Textvorschlagsfunktion temporär deaktiviert (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktivieren").

Falls Sie gar keine Textvorschläge erhalten, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Die Textvorschlagsfunktion arbeitet sehr effizient, benötigt aber etwas CPU-Leistung während der allgemeinen Texteingabe am PC. Wenn Sie ein Laptop im Batteriemodus betreiben, können Sie die Textvorschlagsfunktion temporär deaktivieren, um Strom zu sparen.

Bei Verwendung asiatischer Sprachen wird die Textvorschlagsfunktion automatisch deaktiviert.

PhraseExpress speichert generell keine Passwörter, die aus einem Wort bestehen.

Die Vorschlagsfunktion bietet Einstellungen, um die Treffsicherheit der Vorschläge zu beeinflussen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Einstellungen - Textvorschlagsfunktion".

Der Zwischenablagespeicher

Den Zwischenablagespeicher (de)aktivieren Sie unter Extras Einstellungen Funktionen Zwischenablagespeicher.

Normalerweise überschreibt Windows den Inhalt der Zwischenablage jedes Mal, wenn Sie etwas Neues in die Zwischenablage kopieren.

PhraseExpress speichert jeweils die letzten Textinhalte der Windows Zwischenablage in dem Spezial-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher. Hier erhalten Sie Zugriff auf ältere Zwischenablageinhalte.

Es empfiehlt es sich bei häufiger Verwendung, diesen Ordner zwecks schnellen Zugriffs aus dem Auswahlmenü zu ziehen und als Abreißmenü auf dem Desktop zu platzieren (siehe Kapitel "Abreißmenü").

Weitere Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie den Zwischenablagespeicher-Ordner in der Textbaustein-Baumansicht markieren:

PhraseExpress kann den Zwischenablagespeicher bei jedem Beenden des Programms löschen
Die Anzahl der zu speichernden vorherigen Inhalte lässt sich hier einstellen.
Wahlweise beseitigt PhraseExpress überschüssige Leerzeichen vor und hinter dem Zwischenablageinhalt.
Optional werden unerwünschte Textformatierungen von Zwischenablageinhalten entfernt.
Der Zwischenablagespeicher kann auf bestimmte Programme beschränkt werden, bzw. von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden (siehe Kapitel "Auf bestimmte Programme beschränken").

Da die Tastenkombination STRG-V bekanntlich den aktuellen Zwischenablageinhalt ausgibt, empfehlen wir für den Zwischenablagespeicher die Tastenkombination STRG-ALT-V für den Zugriff auf die Historie der Zwischenablage.

Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und von neueren Inhalten überschrieben, bzw. beim Beenden von PhraseExpress gelöscht werden.

Zuletzt verwendete Textbausteine aufrufen

PhraseExpress kann sich die zuletzt verwendeten Textbausteine und von Ihnen akzeptierte Textvorschläge merken, die dann in einen System-Textbausteinordner Zuletzt verwendet kopiert werden.

Praktisch ist diese Funktion, wenn Sie fortlaufend Zugriff auf eine kleinere Anzahl gleicher Textbausteine benötigen, z.B. beim Ausfüllen von Formularfeldern. Hierfür empfiehlt es sich, diesen Ordner zwecks schnellen Zugriffs aus dem Auswahlmenü zu ziehen und als Abreißmenü auf dem Desktop zu platzieren (siehe Kapitel "Abreißmenü").

Dieser Ordner dient Ihnen weiterhin als Datenbrücke zwischen Ihren normalen Textbausteinen und der Textvorschlagsfunktion, weil in diesen Ordner alle angenommenen Textvorschläge kopiert werden.

Die Funktion können Sie durch Löschen des Textbausteinordners "Zuletzt verwendete Textbausteine" ausschalten (und in den PhraseExpress Einstellungen Extras Einstellungen Funktionen Ordner für die zuletzt verwendete Textbausteine anzeigen aktivieren).

Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und ggf. von neueren Inhalten überschrieben, bzw. beim Beenden von PhraseExpress ggf. gelöscht werden.

Tippfehlerkorrektur

Die Tippfehlerkorrektur ist keine spezielle Sonderfunktion in PhraseExpress, sondern wird mit der gewöhnlichen Autotextfunktion realisiert.

Beispiel:

Die Autokorrekturtextbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, lesen Sie bitte in das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

Die Korrektur-Textbausteindatei wird fortlaufend ergänzt. Sie können die aktuellste Version für mehrere Sprachen von unseren Internetseiten herunterladen: http://download.phraseexpress.de

Tippfehler-Lernfunktion

Videoeinführung

PhraseExpress erkennt, wenn Sie falsch geschriebene Wörter korrigieren und erstellt nach wiederholter Korrektur im System-Textbausteinordner "Gelernte Wortkorrekturen" einen neuen Textbaustein mit der richtigen Schreibweise als Textbausteininhalt und dem Tippfehler als Autotext.

Wenn ein neuer Tippfehler gelernt wird, erscheint beim PhraseExpress Startleistensymbol ein entsprechender Hinweis und optional ein Hinweiston (siehe Kapitel "Hinweistöne").

Damit wird der Tippfehler zukünftig auf Nachfrage von PhraseExpress automatisch korrigiert.

Für die korrekte Erkennung eines Tippfehlers ist es wichtig, daß Sie ein falsch geschriebenes Wort zunächst mit einem Leerzeichen abschließen, dann mit der Rücktaste die falsche Schreibweise löschen und das Wort anschließend korrigieren.

Die Lernfunktion für AutoKorrekturen können Sie in den PhraseExpress Einstellungen unter Extras Einstellungen Funktionen Tippfehler-Lernfunktion aktivieren.

Durch Löschen des System-Textbausteinordners "Gelernte Korrekturen" können Sie die Funktion wieder ausschalten.

Wenn Sie den Textbausteinordner "Gelernte Korrekturen" in der Baumansicht markieren, erhalten Sie auf der rechten Fensterseite weitere Einstellungen für die Lernfunktion.

Sie können die erforderliche Mindestlänge eines Wortes definieren, ab der Wortkorrekturen gelernt werden. Es ergibt Sinn, sehr kurze Wörter von der Lernfunktion auszuschließen, weil hier die Verbesserungsvorschläge oft nicht zutreffen und ablenken würden. Ein guter Wert für die Mindestwortlänge sind daher 4..8 Buchstaben.

Es lässt sich hier auch einstellen, wie oft Sie einen Tippfehler wiederholen müssen, bevor er von PhraseExpress gelernt wird. Wir empfehlen hier eine Einstellung von 2..3 Wiederholungen.

Beachten Sie, daß bei Erreichen der einstellbaren maximalen Anzahl von Einträgen im System-Textbausteinordner, alte Einträge mit neu gelernten Wortkorrekturen ersetzt werden und damit verlorengehen. Verschieben Sie daher vor Beenden von PhraseExpress etwaige erwünschte gelernte Wortkorrektur-Einträge in Ihren Textbausteinbestand, damit Ihnen diese auch beim nächsten PhraseExpress Start zur Verfügung stehen!

Wenn Sie später einen Tippfehler machen, für den es im System-Textbausteinordner eine gespeicherte AutoKorrektur gibt, dann wird diese nicht automatisch durchgeführt, sondern zunächst in einem Auswahlmenü vorgeschlagen. Wenn Sie eine automatische Korrektur ohne Bestätigung wünschen, markieren Sie den System-Textbausteinordner und deaktivieren Sie die Option "Manuelle Bestätigung vor dem Einfügen" (siehe auch Kapitel "Manuelle Bestätigung"). Hierfür muss der Expertenmodus aktiviert sein (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, hilft Ihnen das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Sie können dort keine eigenen Textbausteine erstellen. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren eigenen Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und ggf. von neueren Inhalten überschrieben, bzw. beim Beenden von PhraseExpress ggf. gelöscht werden.

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

Browsersuche

Die Browsersuche ist eine sehr nützliche Funktion, um beliebige Texte bequem im Internet recherchieren zu können:

Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress wird dann die ausgewählte Internetseite mit bereits ausgefülltem Suchbegriff öffnen. Das funktioniert sogar mit Adressen in Google Maps oder für eine Routenplanung.

Die Browsersuche ist eigentlich keine gesonderte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit bestehenden Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Browsersuche" von unserer Internetseite http://www.phraseexpress.de/phrases.php.

Sie können die vorgegebene Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche ändern, wie für jeden anderen Textbaustein auch (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen").

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

Berechnungen während der Texteingabe

PhraseExpress kann das Ergebnis einer mathematischen Berechnung im Zuge einer beliebigen Texteingabe einfügen.

Schließen Sie hierzu einfach eine Formel mit dem Gleichzeichen ab und PhraseExpress schlägt Ihnen dann vor, die Formel mit dem Rechenergebnis zu ersetzen.

Die Berechnungsfunktion ist keine gesonderte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Sonderfunktionen" von unserer Internetseite http://www.phraseexpress.de/phrases.php.

Diese Funktion ist nicht in der Easy Edition enthalten.

PhraseExpress im Netzwerk verwenden

Textbausteine lassen sich mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, wenn Sie den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition installieren.

Jeder Anwender kann sowohl gemeinsame Textbausteine, als auch persönliche Textbausteine verwenden (vgl. Kapitel "Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren").

Eine aktive Serververbindung der Arbeitsplatzinstallation mit dem PhraseExpress Server erkennen Sie am grünen Ausrufezeichen im Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Sie verwenden dann die zentrale Textbausteindatei des Servers (vgl. Kapitel "Programmzustände").

Wichtiger Hinweis

Stellen Sie sicher, daß in den Arbeitsplatzinstallationen unter Extras Einstellungen Netzwerk die Netzwerkunterstützung aktiviert ist, wenn Sie PhraseExpress mit dem PhraseExpress Server verwenden möchten.

Zwischenspeicherung der Netzwerk-Textbausteindatei

Bei Unterbrechung der Netzwerkverbindung zum PhraseExpress Server verschwindet das grüne Ausrufezeichen im Startleistensymbol und PhraseExpress verwendet eine Kopie der zentralen Textbausteindatei, die Sie allerdings nicht bearbeiten können, um Synchronisationskonflikte zu vermeiden. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden automatisch wieder die Textbausteine des Servers verwendet.

Die lokale PhraseExpress Installation hat keine Lizenz, wenn sie nicht mit dem Server verbunden ist, weil diese bei Verwendung der Netzwerk Edition stets vom Server zugewiesen wird. Wenn Sie PhraseExpress auch offline verwenden möchten, benötigen Sie eine separate Einzelplatzversion-Lizenz.

Automatische Serversuche

Um die automatische Serversuche zu (re)aktivieren, klicken Sie in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Automatische Serversuche.

Bei aktivierter automatischer Serversuche sucht die Arbeitsplatzinstallation kontinuierlich über einen einstellbaren UDP Port nach einem Server im Netzwerk. Empfängt der Server ein Signal von der Arbeitsplatzinstallation, übermittelt er seine IP Adresse über einen ebenfalls konfigurierbaren UDP Port an die Arbeitsplatzinstallation, die die Netzwerk-Textbausteindatei anschließend lädt.

Auch nach einem Neustart erwartet die Arbeitsplatzinstallation den Server zunächst von der im Rahmen der automatischen Serversuche übermittelten IP Adresse. Hat sich die IP Adresse des Servers zwischenzeitlich jedoch geändert, wird die Arbeitsplatzinstallation den Server erneut suchen.

Die automatische Serversuche wird deaktiviert, wenn Sie eine IP Serveradresse manuell angeben oder eine lokale Textbausteindatei öffnen.

Ändern Sie den vorgewählten UDP Port nur dann, wenn er auf der Arbeitsplatzinstallation bereits von einer anderen Anwendung belegt ist.

Manuelle IP Adresseingabe des Servers

Hat der Server stets eine feste IP Adresse, können Sie die IP Adresse auch manuell eingeben. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Geben Sie die IP Adresse des Zentralrechners an.

Wenn Sie die IP Adresse manuell eingeben, beendet die Arbeitsplatzinstallation die Serversuche per UDP und erwartet den Server ausschließlich auf der eingegebenen IP Adresse. Wechselt der Server zwischenzeitlich die IP Adresse, dann wird die Arbeitsplatzinstallation den Server nicht mehr finden, bevor Sie entweder die neue IP Adresse eingeben oder die automatische Serversuche aktivieren.

Weitere Infos finden Sie im Handbuch zur Netzwerk Edition unter http://netman.phr aseexpress.de.

Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren

Wenn Sie mit der Netzwerkversion eine zentrale Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, können Sie den Zugriff auf beliebige Textbausteinordner im Netzwerk beschränken.

Anwendungsbeispiele:

Die Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen nur für einen bestimmten Anwender sichtbar sein.
Die Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen für die Arbeitsgruppe "Vertrieb" sichtbar, aber nur von einem bestimmten Anwender editierbar sein.

Klicken Sie zur Einstellung der Zugriffsrechte mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner und wählen Sie den Befehl Zugriffsrechte im Netzwerk beschränken im Kontextmenü. Diese Option ist nur im Expertenmodus verfügbar (vgl. Kapitel "Expertenmodus").

Sie können bei gedrückter STRG- oder SHIFT-Taste auch mehrere Textbausteinordner gleichzeitig markieren.

Zugriffsbeschränkte Ordner sind in der Baumstruktur durch ein grünes Männchen im Ordnersymbol gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Textbausteinen und Unterordner sind ab sofort nur für die von Ihnen angegebenen Teilnehmer im Netzwerk sichtbar.

In den Detail-Einstellungen können Sie detailliert bestimmen, welche Anwender, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen und Domänen Zugriff auf den Ordner erhalten. Trennen Sie mehrere Anwender/Arbeitsgruppen mit Komma voneinander. Setzen Sie ein *, wenn alle Anwender, Benutzergruppen, etc. Zugriff erhalten sollen.

Wichtige Hinweise :

Die Zugriffsrechte werden in den Detaileinstellungen per Oder-Logik interpretiert. Beispiel: Wenn Sie "MeineDomain" und "AnwenderA" Zugriffsrechte gewähren, dann erhalten sowohl alle Mitglieder von "MeineDomain" als auch "AnwenderA" Zugriffsrechte.
Trennen Sie bitte mehrere Einträge im Eingabefeld per Komma und ohne Leerzeichen. Beispiel: Klaus,Erwin,Sandra
Ein Sternchen im Eingabefeld ist ein Platzhalter und bedeutet, daß jeweils alle Teilnehmer Zugriff haben. Beachten Sie, daß auch hier die Oder-Verknüpfung gilt!
Wenn das Eingabefeld leer ist, hat niemand Zugriff.
Der ursprüngliche Ersteller eines Ordners hat stets Schreib-/Leserecht, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.
Die Gruppen/Anwender mit Leserechten lassen sich in einer Ordnerhierarchie nur stetig verkleinern. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.
Wer Schreibrecht hat, hat stets auch Leserecht auf einen Ordner.

Makrofunktionen

Textbausteine können in PhraseExpress weit mehr, als nur statische Texte wiedergeben.

Mittels leistungsfähiger Makrofunktionen lassen sich zusätzliche dynamische Inhalte hinzufügen, wie manuelle Texteingaben, das aktuelle Datum oder fortlaufende Zähler, oder sogar Anwendungen starten oder Dokumente öffnen.

Liste aller Makrofunktionen

Klicken Sie in der folgenden Liste auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel zu gelangen:

Makrofunktion	Beschreibung	HTML
{#date}	Fügt das aktuelle Datum ein. Das Datumsformat entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#time}	Fügt die aktuelle Zeit ein. Das Zeitformat (12 vs. 24 Stunden) entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#datetime …}	Fügt einen frei formatierbaren Datum- oder Zeitstempel mit optionaler Zeitverschiebung ein.
{#calendar …}	Öffnet ein Kalender-Fenster zur Auswahl eines Datums.
{#insert …}	Fügt einen Textbaustein in einen anderen Textbaustein ein.
{#cursor}	Platziert den Cursor an eine bestimmte Stelle im Textbaustein.
{#input …}	Öffnet einen Eingabedialog zum Einfügen einer manuellen Texteingabe in die Phrase.
{#form …}	Erstellt ein Eingabeformular, das manuelle Texteingaben sammelt und gebündelt in den Textbaustein einfügt.
{#msgbox …}	Öffnet ein Hinweisfenster mit konfigurierbaren Schaltflächen.
{#env …}	Fügt eine Windows-Systemvariable ein.
{#adldap …}	Fügt einen ActiveDirectory LDAP Wert ein.
{#asc …}	Fügt ein Sonderzeichen, wie z.B. © oder ¥ ein.
{#rnd …}	Fügt eine Zufallszahl ein.
{#mail …}	Erstellt eine Emailnachricht mit Emailadresse, Betreff und Nachrichtentext.
{#run …}	Startet ein Programm.
{#open …}	Öffnet eine Datei.
{#openfolder …}	Öffnet einen Dateiordner im Windows Dateiexplorer.
{#url …}	Öffnet eine Internetseite.
{#focus …}	Wechselt den Fokus zu einer bestimmten Anwendung.
{#sleep …}	Verzögert die Ausgabe um eine bestimmte Zeitspanne.
{#calc …}	Führt eine Berechnung durch und gibt das Ergebnis als Text aus.
{#simkey …}	Simuliert die Betätigung einer Taste.
{#loop …}	Wiederholungsschleife
{#clipboard …}	Kopiert eine aktuelle Markierung in die Windows Zwischenablage / Fügt den Zwischenablageinhalt ein.
{#insertclipboard}	Fügt den aktuellen Zwischenablageinhalt als Text (Taste-für-Taste) ein.
{#setclipboard …}	Füllt die Windows Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt.
{#setphrase …}	Erstellt/Ändert einen Textbaustein mit vorgegebenem Inhalt.
{#var …}	Gibt den aktuellen Zahlenwert einer Zählervariable aus.
{#setvar …}	Definiert Wert und Inkrement einer Zählervariable.
{#insertfile …}	Fügt innerhalb eines Textbausteins den Inhalt einer externe .txt Textdatei ein.
{#pasteoptions …}	Definiert die Einfügemethode für eine einzelne Phrase.
{#setlayout …}	Ändert das Windows Tastatur-Schema auf die gewünschte Sprache.
{#getlayout}	Ermittelt das aktuell in Windows eingestellte Tastatur-Sprachschema.
Stringoperationen…	Verschiedene Funktionen zur Manipulation von Text.

Einige Makros funktionieren nicht in HTML/RTF formatierten Textbausteinen, wie in der letzten Spalte der Tabelle angegeben.

In MS Word-formatierten Textbausteinen funktionieren Makros grundsätzlich nicht, aber Sie können Sie behelfen, indem Sie Word-formatierte Textbausteine aufsplitten und über einen unformatierten Hilfstextbaustein aufrufen, der dann weitere Makrofunktionen beinhalten kann (Videoanleitung hierzu).

Makrofunktionen verwenden

Makrofunktionen werden im Textbausteininhalt eines Textbausteins in PhraseExpress gespeichert. Zur besseren Erkennung sind sie gegenüber normalem Fließtext farblich hinterlegt.

Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf das ein Doppelkreuzzeichen, der Makrofunktionsname, gegebenenfalls für das Makro erforderliche Parameter und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Wenn Sie die Syntax der Makrofunktionen auswendig kennen, können Sie diese im Eingabefeld Textbausteininhalt manuell eingeben.

Viel einfacher fügen Sie ein Makro aber mit der Schaltfläche Makro hinzufügen in einen Textbaustein ein. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die gewünschte Funktion und nehmen Sie im darauf folgenden Dialog die Einstellungen vor.

Später erreichen Sie den Makroeingabedialog jederzeit mit einem Doppelklick auf den Makrofunktionsnamen im Textbausteininhalt-Eingabefeld.

Hier ein Beispiel, wie ein Textbaustein mit Makrofunktionen im Eingabefeld eines Textbausteins aussieht:

Heute ist der {#date}. Es ist jetzt {#time} Uhr.

Sie können Makrofunktionen auch nahezu beliebig ineinander verschachteln oder miteinander verketten und damit anspruchsvollste Automatisierungsaufgaben erledigen.

Weiteres Beispielvideo über verschachtelte Makros zur Erstellung datumsabhängiger Textbausteininhalte.

Beispiel für verschachtelte Makrofunktionen:

{#input -head Datum? -def {#date}}

In diesem Beispiel ist das Makro zur Ausgabe des aktuellen Datums innerhalb des Makros zur manuellen Texteingabe eingebettet. Makros werden immer der Reihe nach und von "innen nach außen" abgearbeitet. Dieses Makro setzt also zuerst den Vorgabewert auf das aktuelle Datum und fordert Sie anschließend zur Eingabe auf, bei der Sie das Datum noch ändern können.

Wenn Sie in einem Makroeingabedialog in einem Eingabefeld die rechte Maustaste betätigen, erhalten Sie eine Auswahl weiterer Makros, so daß Sie verschachtelbare Makros bequem erstellen können.

Einige Makrofunktionen können nur in unformatierten Textbausteinen verwendet werden. Splitten Sie eine formatierte Phrase gegebenenfalls in zwei separate formatierte Phrasen, und erstellen Sie eine neue unformatierte Phrase. Rufen Sie dort den ersten Teil der formatierten Phrase mittels {#insert …} Makro auf, fügen Sie dann die gewünschten Makrofunktionen hinzu und schließen Sie die neue Phrase mit dem Aufruf des zweiten Teils der formatierten Phrase mittels {#insert …} Makro ab.

Das aktuelle Datum in einen Textbaustein einfügen

PhraseExpress kann mit Hilfe der Makrofunktion {#date} an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und mit dem Makro {#time} die aktuelle Tageszeit einfügen.

Erstellen Sie einen neuen Textbaustein, klicken Sie die Schaltfläche Makro hinzufügen -> Zeit/Datum -> Aktuelles Datum einfügen.

PhraseExpress fügt dann das an der aktuellen Cursorposition die Makrofunktion {#date} ein:

Heute ist der {#date}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#time}.

Beim späteren Ausführen dieses Textbausteins wird der statische Text ausgegeben und anstelle der Makrofunktionen das jeweils aktuelle Datum, bzw. die aktuelle Uhrzeit ausgegeben:

Heute ist der 17.11.2010. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema. Im folgenden Kapitel lernen Sie, wie das Datum auch in anderen Formaten ausgegeben werden kann.

Weitere Datumsformatierung

Videodemo zur Ausgabe des Datums ins verschiedenen Sprachen

Die Makrofunktion {#datetime -f Format -s Verschiebung} gibt das Datum, bzw. die Zeit in verschiedener Formatierung aus.

Beispiele:

Ausgabe einzelner Datumsbestandteile, z.B. nur des Tages, Monats, der Stunde, Kalenderwoche oder Tag des Jahres.
Verschieben des aktuellen oder eines beliebigen anderen Datums auf zukünftige oder vergangene Minuten, Stunden, Tage, Monate oder Jahre. Dies ist nützlich z.B. für Textbausteine, die ein zukünftiges Fälligkeitsdatum beinhalten.
Runden der Uhrzeit auf eine volle Viertelstunde, halbe oder ganze Stunde. Eine aktuelle Uhrzeit von z.B. 12:05 wird mit dieser Option auf 12:00 abgerundet, oder auf 12:15, 12:30 oder 13:00 aufgerundet ausgegeben. Sie können festlegen ob die Uhrzeit stets aufgerundet (und nie abgerundet) werden soll.

Aufgrund der recht komplexen Syntax, fügen Sie ein {#datetime …} Makro am besten immer über die Schaltfläche Makro hinzufügen -> Zeit/Datum -> Formatiertes Datum einfügen ein.

Wählen Sie anschließend die gewünschten Einstellungen. Die Vorschau im Makroeingabedialog zeigt Ihnen stets, in welchem Format die Zeit und das Datum vom Makro ausgegeben wird.

Parameterreferenz für die Datum-/Zeitformatierung:

Parameter	Bedeutung
d	Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).
dd	Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).
ddd	Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) an.
dddd	Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) an.
ddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Kurzform an (17.11.2010).
dddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Langform an (Dienstag, 17.11.2010).
m	Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm	Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm	Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) an.
mmmm	Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) an.
y oder yy	Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).
yyyy	Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).
h	Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).
hh	Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).
n	Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).
nn	Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).
s	Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).
ss	Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).
t	Zeigt die Uhrzeit im Kurzformat an (16:47).
tt	Zeigt die Uhrzeit Langformat an (16:47:23).
am/pm	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

Zeitverschiebung

Mit dem zusätzlichen Parameter -s Verschiebung können Sie das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurückstellen.

Dem Parameterindikator -s folgt die Höhe der Verschiebung und direkt danach die Angabe, welche Zeiteinheit (Tag, Jahr, Stunde, etc.) verschoben werden soll:

Beispiel für Verschiebungen	Textausgabe
{#datetime}	17.11.2010 10:47
{#datetime -s 1d}	17.11.2010 10:47
{#datetime -s -2h}	17.11.2010 08:47
{#datetime -f mm.yyyy -s 5y}	11.2015

Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#datetime -d} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#datetime -w} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Datumsbasierte Berechnungen

Mit dem optionalen Parameter -value kann ein beliebiges Datum in dem Format, wie in den Windows Regionaleinstellungen definiert, übermittelt werden, das mittels der {#datetime} Makrofunktion anschließend datums-/zeitverschoben in einem beliebigen Format wieder ausgegeben wird.

Dieses Beispiel verschiebt das mittels {#date} übermittelte aktuelle Datum um +14 Werktage:

{#datetime -value {#date} -s 14w}

Datumsauswahlfenster öffnen

Das Makro {#calendar -head Fenstertitel -f Datumsformat -s Verschiebung -def Vorgabewert -manual} fügt das Datum als ein, daß der Anwender aus einem Kalender-Fenster auswählt.

Erstellen Sie hierzu einen Textbaustein und fügen Sie an gewünschter Position das Kalendermakro über die Schaltfläche Makro hinzufügen -> Zeit/Datum -> Kalender zur Datumsauswahl ein:

Wählen Sie ein Datum: {#calendar -head Datumsauswahl}

Dieses Beispiel öffnet das Datumsauswahlfenster:

Kalender

Das vom Anwender ausgewählte Datum wird als Text in der gewünschten Formatierung eingefügt.

Bei Erscheinen des Dialogs wird das aktuelle Datum als Vorschlag angeboten. Es kann aber auch eine beliebiges Datum oder ein vom jeweils aktuellen Datum verschobener Tag definiert werden.

Mit dem optionalen Parameter -manual wird zusätzlich ein Eingabefeld zwecks manueller Datumseingabe eingeblendet.

Wenn Sie dieselbe Datumsauswahl an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel für die Kalender-Makros. Die Datumsauswahl wird dann nur einmal abgefragt und anschließend für alle Kalender-Makros innerhalb des Textbausteins verwendet, die den gleichen Fenstertitel aufweisen.

Textbausteine in einen anderen Textbaustein einfügen

Mit der Makrofunktion {#insert Autotext …} können Sie Textbausteine oder sogar Textbausteinordner in einen anderen Textbaustein einbetten oder miteinander verketten.

Der einzufügende Textbaustein wird hierbei über seinen Autotext definiert.

Sie können aber nicht nur Textbausteine in einen anderen Textbaustein einfügen, sondern sogar einen Textbausteinordner.

Wenn Sie einen Textbausteinordner, der ja meist Textbausteine beinhaltet, in einen anderen Textbaustein einbetten, weiß PhraseExpress noch nicht, welcher der im eingebetteten Ordner befindliche Textbausteine in den anderen Textbaustein eingefügt werden soll.

Daher können Sie das gewünschte Verhalten im Makroeingabedialog konfigurieren:

Sie können den gewünschten Textbaustein aus einem Auswahlmenü beim Cursor manuell auswählen ("multiple choice"-Auswahl).
PhraseExpress wählt bei jedem Aufruf des Textbausteinordners einen im Ordner befindlichen Textbaustein zufällig aus.
Sie definieren einen bestimmten Textbaustein aus dem Ordner über den Parameter -index aus.

Praktische Anwendungsbeispiele:

Eine Fußzeile oder Email-Signatur wird von mehreren Textbausteinen gemeinsam genutzt.
Einzelne Vertragsabschnitte oder beliebige Texte werden in verschiedenen Textbausteinen wiederverwendet.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#insert Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

{#insert signatur}

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext signatur und folgendem Textinhalt:

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Mit dem zusätzlichen optionalen Parameter -inherit (engl. für 'vererben') merkt sich PhraseExpress Ihre Textbausteinwahl aus dem Auswahlmenü, falls Sie das {#insert …} Makro mit dem gleichen Autotext mehrfach in einem Textbaustein verwenden.

Sie können auch einen Textbaustein aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld der gerade bearbeiteten Phrase ziehen. PhraseExpress fügt dort anschließend das Makro ein.

Falls die einzufügende Phrase noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Beschreibung und zwei vorangestellten '##' Zeichen und einer Zufallszahl automatisch einen Autotext.

Vorteile von verschachtelten Phrasen

Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst.
Sie sparen Speicherplatz für die Textbausteindatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Zähler in einem Textbaustein verwenden

Sie können beliebig viele Zählervariablen als "Textbausteine" erstellen, die mit jedem Aufruf um einen frei definierbaren Wert erhöht/vermindert wird.

Erstellen einer Variable

Variablen werden von PhraseExpress genauso erstellt und verwaltet, wie jeder andere gewöhnliche Textbaustein. Öffnen Sie die Einstellungen, erstellen Sie einen Textbaustein und geben Sie als Beschreibung eine Zahl ein. PhraseExpress fragt Sie dann, ob die soeben erstellte Phrase in eine Variable umgewandelt werden soll.

Weisen Sie anschließend der Variablen auf der rechten Seite des Programmfensters eine Beschreibung, den Startwert der Variablen, optional einen Inkrement/Dekrement und - am wichtigsten - den Variablennamen (gleichzeitig auch der Autotext) zu.

Wenn Sie keinen Variablennamen eingeben, wird automatisch das erste Wort der Beschreibung hierfür übernommen.

Sie können diese Variable nun als Zahlenwert in jede beliebige Anwendung einfügen.

Im praktischen Einsatz werden Variablen jedoch im Zusammenhang mit anderen Phrasen verwendet. Eine Variable mit dem Autotext 'ordernr' könnte z.B. in folgendem Textbaustein genutzt werden:

Guten Tag,

Ihre Bestellung hat die Rechnungsnummer {#insert ordernr}. Vielen Dank für Ihren Einkauf.

Viele Grüße,
Moe Torad

Mit jedem Aufruf des Textbausteins wird der Zähler nach dem Einfügen entsprechend Ihrer Angabe erhöht, bzw. vermindert.

Per Makrobefehl {#setvar …} können Sie den Variablenwert und den Inkrement programmgesteuert ändern.

Mit dem Makrobefehl {#calc …} können Sie die Anzahl führender Nullen für die Zählervariable definieren.

Cursor an bestimmte Stelle im Textbaustein platzieren

Mit der Makrofunktion {#cursor} definieren Sie die Position des Cursors innerhalb des Textbausteins nach dem Einfügen.

Beispiel:

Der Cursor steht hier: {#cursor} und nicht am Ende des Textes.

Dieses Makro funktioniert nur für unformatierte Textbausteine, die mittels Taste-für-Taste(!) eingefügt werden. Die Position kann verfälscht sein, wenn sich andere Makrofunktionen vor dem {#cursor} Makro befinden, weil dann je nach zusätzlicher Texteinfügung durch andere Makrofunktionen der Offset vom Textbaustein-Beginn verfälscht wird.

Manuelle Texteingabe in einem Textbaustein

Video "Formular erstellen"

Mit der Makrofunktion {#input -head Fenstertitel} können Sie während des Einfügens eines Textbausteins zur manuellen Eingabe eines Textes auffordern, der anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Beispiel:

Guten Tag, {#input -head Name des Adressaten}

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß,
Mark A. Roni

Wenn Sie diese Phrase aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Dialogfenster mit der Fensterbeschriftung "Name des Adressaten", die Sie zur Texteingabe auffordert:

Eingabefeld

Der dann eingegebene Text wird anstelle der Makrofunktion eingesetzt und ausgegeben:

Guten Tag, Mario Ahner

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß
Mark A. Roni

Sie können die Betätigung der OK-Schaltfläche auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER simulieren.

Weitere Parameter für {#input}

Mit dem Parameter -single erhalten Sie ein einzeiliges Eingabefeld. Der Vorteil ist hierbei, daß die Texteingabe mit ENTER, statt mit STRG-ENTER abgeschlossen werden kann.
Der Parameter -def definiert eine Textvorgabe, mit der das Texteingabefeld vorausgefüllt wird. Der Anwender kann diese Vorgabe natürlich noch abändern. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -def Vorgabebeispiel}

Wenn Sie ein und dieselbe Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel. Sie müssen dann die Texteingabe nur einmal vornehmen, die dann an allen Stellen eingesetzt wird, an denen sich das {#input …} Makro mit dem gleichlautenden Fenstertitel befindet.

Eingabeformular erstellen

PhraseExpress kann vor Ausführen eines Textbausteins optional ein Formular voranstellen, das den Anwender zu manuellen Eingaben auffordert, die nach Ausfüllen des Formulars an die entsprechenden Stellen im Textbaustein eingefügt werden.

Wir empfehlen folgende Verfahrensweise:

Stellen Sie zunächst den Textbaustein fertig, in dem später Formulareingaben erfolgen sollen.
Erzeugen Sie anschließend das Formular für diesen Textbaustein, indem Sie die Formular-Elemente mit der Schaltfläche Makro hinzufügen an den gewünschten Stellen im Textbaustein hinzufügen.

Hier finden Sie noch ein Video, daß Ihnen die Verschachtelung von Makros in einem Formular-Makro veranschaulicht. Dies zeigt, daß sich die neue Formular-Funktion sehr flexibel in die bekannten PhraseExpress Grundfunktionen einbinden lässt:

Video "Makros innerhalb von Formular-Makros"

Liste der Formularmakros

Formularmakro	Beschreibung
{#form -text Fenstertitel -width 450}	Definiert den Fenstertitel und die Breite des Formulars in Pixel (250..1280 Pixel). Ohne Angabe hat das Fenster eine Standardbreite von 450 Pixel. Dieses Makro ist optional und muss sich ganz am Anfang des Textbausteins befinden.
{#formtext -text Beschreibung -link http://www.internetseite.de -hint Hinweistext}	Fügt einen Text in das Formular-Fenster hinzu. Dieser Text kann z.b. zur Beschreibung des Formulars für den Anwender dienen und wird nach Abschluss der Eingabe nicht im Textbaustein ausgegeben. Wenn Sie mittels Parameter -link eine Internetseitenadresse angegeben, wird diese beim Klick auf den Text im Formular geöffnet. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formseparator}	Horizontale Trennlinie zur optischen Gliederung.
{#formeditbox -text Beschreibung -def Vorgabewert -single -required -hidden -hint Hinweistext}	Fügt dem Formular ein Texteingabefeld mit der unter -text definierten Beschriftung hinzu. Der optionale Parameter -def füllt das Eingabefeld mit einem Vorgabewert. Der Vorgabewert kann übrigens wiederum ein Makro beinhalten; z.B. wird mittels -def {#insertclipboard} der aktuelle Inhalt der Zwischenablage als Eingabe vorgegeben. Der Parameter -single erzeugt ein einzeiliges Eingabefeld. Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld nicht leer sein. Die Eingabefeld-Beschriftung wird hierbei um den Text "(Eingabe erforderlich)" ergänzt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde. Der Parameter -hidden verdeckt Anwendereingaben mit **** Zeichen (wie bei einem Passworteingabedialog). Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formcheckbox -text Beschreibung -vals Angekreuzt\|Nicht angekreuzt -def True -hint Hinweistext}	Erzeugt ein Ankreuzfeld mit der optional unter -text definierten Beschriftung. Bei angekreuztem Feld wird der Text unter AngekreuztText ausgegeben. Andernfalls wird der Text unter UnangekreuztText ausgegeben. Beide Werte werden durch ein vertikalen Strich getrennt. Beides können wiederum Makros sein: Das Beispiel {#formcheckbox -vals {#insert ##ja}\|{#insert ##nein}} fügt den Textbaustein mit dem Autotext ##ja aus, falls die Checkbox angekreuzt wurde. Andernfalls wird der Textbaustein mit dem Autotext ##nein eingesetzt. Wenn der Parameter -vals fehlt, dann gibt das Makro die Wörter 'True', bzw. 'False' aus. Wird -def True hinzugefügt, ist das Ankreuzfeld als Vorgabe angekreuzt. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formcombobox -text Beschreibung -items Option1\|Option2\|Option3 -def Option 1 -required -hint Hinweistext}	Erzeugt eine Auswahlliste ("DropDown", bzw. "ComboBox") mit der optional unter -text definierten Beschriftung. Die einzelnen auswählbaren Posten werden mit einem vertikalen Strich getrennt unter dem Parameter -items aufgelistet. Die einzelnen Posten können wiederum Makros beinhalten. Unter -def lässt sich ein Vorgabetext einstellen, der einer der zuvor aufgelisteten Posten sein kann, aber nicht muss. Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld beim Ausfüllen nicht leer bleiben. In diesem Fall wird der Beschreibung der Text "(Eingabe erforderlich)" angefügt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.

Anwendungsbeispiel:

{#form -text Beispielformular -width 500}{#formtext -text Dies ist ein Beispielformular}{#formseparator}Der Kunde heißt: {#formeditbox -text Ihr Name? -def Klaus -single -required}.

Der Kunde ist {#formcheckbox -text Sind Sie männlich? -hint Hinweistext -vals männlich|weiblich -def True}.

Der Kunde verwendet {#formcombobox -text Welche Version verwenden Sie? -items Version 6|Version 7|Version 8}.

Wenn Sie diesen Textbaustein aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Eingabeformular mit der Fensterbeschriftung "Beispielformular", das Sie zur Eingabe weiterer Informationen auffordert.

Nachdem der Anwender alle Eingaben im Formular vorgenommen und mit der Schaltfläche OK quittiert hat, bindet PhraseExpress die Eingaben an die entsprechenden Stellen im Textbaustein ein und fügt diesen gebündelt in die Zielanwendung ein:

Der Kunde heißt Michael.

Der Kunde ist männlich.

Der Kunde verwendet Version 8.

Formular-Elemente können in beliebiger Kombination und mehrfach verwendet werden.

Die maximale Länge der Beschriftung für Formular-Elemente beträgt 256 Zeichen. Falls Texte im Formularfenster abgeschnitten werden, vergrößern Sie bitte die Fensterbreite mittels {#form …} Makros.

Die Höhe des Formularfensters hängt von der Anzahl der verwendeten Formularelemente ab. Überschreitet die Formularhöhe die Bildschirmhöhe, dann werden Rollbalken eingeblendet.

Entgegen der normalen Makroverarbeitung (von innen nach außen), werden Formular-Makros, die in einem Textbaustein verwendet werden, zunächst sequentiell verarbeitet. Lediglich etwaige Makrofunktionen innerhalb eines Formular-Makros werden dann wieder rekursiv verarbeitet.

Wenn Sie ein und dieselbe Eingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach eine identische Beschriftung für das entsprechende Formularelement. Das Formularelement wird später im Formular nur einmal angezeigt. Die Anwendereingabe wird dann an allen Stellen eingesetzt wird, an denen sich das Makro mit dem gleichlautenden Beschriftung befindet.

Diese Funktion ist nur in der Pro Edition enthalten.

Ein Hinweisfenster anzeigen

Die Makrofunktion {#msgbox -head Fenstertitel -text Hinweistext -yes Autotext -no Autotext -cancel Autotext -defaultno} öffnet ein Hinweisfenster mit dem entsprechend definierten Text. Dies ist praktisch, um eine laufende Textbausteinausgabe temporär zu unterbrechen, oder um eine Ja/Nein-Abfrage zu gestatten.

Hinweisfenster können eine der folgenden Schaltflächenkombinationen aufweisen:

OK
OK / Abbrechen
Ja / Nein

Für jede Schaltfläche kann der Autotext eines Textbausteins angegeben werden, der beim Druck der entsprechenden Schaltfläche ausgeführt werden soll. Somit sind Verzweigungen zu verschiedenen Textbausteinen möglich.

Nach Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Textbausteins abgebrochen, in dem sich das {#msgbox …} Makro befindet.

Wenn der optionale Parameter -defaultno verwendet wird, hat die 'Nein', bzw. 'Abbrechen'-Schaltfläche Fokus beim Aufruf des Hinweisfensters.

Eine Windows Umgebungsvariable in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#env Umgebungsvariable} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins die gewünschte Windows-Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

Zurzeit unter {#env %os%} angemeldeter Anwendername: {#env %username%}

gibt folgenden Text aus:

Zurzeit unter Windows_NT angemeldeter Anwendername: Erwin

Einfügen einer ActiveDirectory LDAP Variable

Die Makrofunktion {#adldap Variablenname} fügt an Stelle des Makros den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für Email-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

Freundliche Grüße,
{#adldap Name}

Telefon: {#adldap Phone}

gibt folgenden Text aus:

Freundliche Grüße,
Claire Grube

Telefon: 05121/45455-92

Eine Zufallszahl in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#rnd Maximalwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins eine Zufallszahl zwischen 0 und dem angegebenen Maximalwert ein.

Beispiel:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist {#rnd 100}.

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise folgender Text:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist 23.

Eine vorgefertigte Email erstellen

Die Makrofunktion {#mail -to Empfänger -cc CC-Empfänger -bcc BCC-Empfänger -subject Betreff -attach Dateipfad(e) -body Emailinhalt -html} erstellt eine neue Email mit Ihrem Standard-Emailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus. Es müssen nicht alle Parameter verwendet werden.

Beispiel:

{#mail -to carmen.baer@kaese.de -subject Neuigkeiten -body {#insert textbeispiel}}

Das Makro würde Ihre Emailanwendung starten, eine neue Email erstellen und die angegebenen Felder ausfüllen. In diesem Beispiel wird eine weitere Phrase mit dem Autotext textbeispiel als Email-Nachrichtentext ("body") mit folgendem Inhalt eingefügt:

Hallo Carmen,

schau mal in Deinen Briefkasten!

Gruss,
Bernhard Diener

Das Ergebnis:

Es gibt verschiedene Email-Sendemethoden für das {#mail …} Makro, die in den Experteneinstellungen ausgewählt werden können. Wenn Sie Probleme beim automatisierten Erstellen von Emails haben, testen Sie die verschiedenen Methoden.

Sie können mehrere Dateien als Anlage definieren. Trennen Sie hierzu die Dateipfade mit einem Vertikalstrich. Beispiel: -attach C:\date1.txt|C:\datei2.txt

Beinhaltet der Dateianlagepfad Leerzeichen, setzen Sie bitte den Pfad in Anführungsstriche.

HTML-formatierte Emails lassen sich nur mit MS Outlook bei Verwendung der Emailsende-Methode "Outlook OLE Automation" versenden. Achten Sie darauf, daß auch für das {#mail …} Makro der Parameter -html enthalten ist. Beispiel: {#mail -to test@test.de -subject Betreff -body {#insert ##inhalt -html} -html}

Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung auch in Lotus Notes selbst aktiviert sein. Diese ist nämlich standardmäßig deaktiviert.

Mehrere Email-Empfänger lassen sich kommagetrennt definieren. Beispiel: alf@meyer.de,kurt@ibm.de

Starten einer Anwendung mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#RUN -file "Programmdatei" -params "Parameter" -workdir "Arbeitsverzeichnispfad"} startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

{#run -file "notepad.exe"}

Alternativ können Sie ein Programm zum Starten mit PhraseExpress hinzufügen, indem Sie das Programmsymbol im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste klicken und den Befehl Mit PhraseExpress starten wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option Kontextmenüs für Dateien deaktiviert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, müssen Sie gegebenenfalls den kompletten Dateipfad zur Programmdatei angeben.

Die Syntax hat sich ab PhraseExpress Version 8 geändert!

Öffnen einer Datei mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#open Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

{#open d:\daten\beispiel.txt}

…Öffnen eines Windows Dateiordners mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#openfolder "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Windows Dateiordner im Explorer:

Beispiel:

{#openfolder "C:\Windows"}

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um einen Ordner im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -select hinzu:

{#openfolder "C:\Windows" -select}

Aufrufen einer Internetseite

Die Makrofunktion {#url Internetseite} öffnet den Internetbrowser und ruft die angegebene Internetseite auf.

Beispiel:

{#url http://www.phraseexpress.com}

Tastenbetätigung simulieren

Die Simulation der Betätigung von Sondertasten auf Ihrer Tastatur werden über Makrofunktionen abgebildet.

Sondertastenbeispiele	Ausgabe
{#ENTER}	Die ENTER-Taste wird betätigt.
{#SHIFT -chars abc}	Ausgabe der Zeichen 'abc' zusammen mit gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -chars {#ALT -chars abc}}	Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -count 5}	Die Pfeil Unten-Taste wird 5x betätigt

Beispiel:

Benutzername{#TAB}Passwort{#ENTER}

In diesem Beispiel wird der Text Benutzername ausgegeben, die Betätigung der TAB-Taste simuliert, der Text "Passwort" ausgegeben und abschließend der ENTER-Taste simuliert. Das ist praktisch, um z.B. den Anmeldevorgang an einer Internetseite zu automatisieren.

Für Sondertasten gelten folgende reservierte Schlüsselwörter:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:

Sondertaste

Hinweis

{#NONE}

Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -chars{#ENTER}{#DOWN} -count 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil Ab-Taste

{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}

Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Achten Sie darauf, daß die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. {#CTRL -chars A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -chars a}.

Sonderzeichen in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#ASC Zahlenwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur.

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

In der Windowsanwendung Charmap ("Zeichentabelle") finden Sie eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Angabe des Zahlencodes.

Eine Berechnung durchführen

Die Makrofunktion {#CALC Berechnung} berechnet die unter Berechnung angegebene Formel und gibt das Ergebnis als Text aus.

Beispiel:

{#CALC 4+5}

Dieser Befehl gibt das Ergebnis 9 aus.

Interessant wird dieser Befehl durch Kombination/Verschachtelung mit anderen Makros:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*45}

Da Makros immer von innen nach außen abgearbeitet werden, wird in diesem Beispiel zunächst per {#input …} Makro nach Eingabe einer Zahl gefragt. Anschließend wir dieser eingegebene Wert mit 45 multipliziert und dann ausgegeben. Statt der Zahl 45 könnten Sie auch ein {#insert …} Makro verwenden, daß auf einen Textbaustein verweist, der wiederum eine Zahl beinhaltet:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*{#INSERT Beispielphrase}}

Wenn Sie hier z.B. 5 eingeben und der Textbaustein mit dem Autotext "Beispielphrase" die Zahl 12 beinhaltet, dann würde die Zahl 60 ausgegeben werden.

Das Calc Makro unterstützt auch hexadezimale Werte, die mit einem $-Zeichen identifiziert werden:

{#CALC $AB + $1F}

Mit dem Parameter -round lässt sich die Ausgabe des Rechenergebnisses auf eine bestimmte Anzahl an Nachkommstellen runden.

Der Parameter -digits ergänzt das Rechenergebnis um eine definierbare Anzahl an führenden Nullen.

Für datums- oder uhrzeitbasierte Berechnungen verwenden Sie bitte die {#datetime} Makrofunktion.

Den Fokus zu einer anderen Anwendung wechseln

Die Makrofunktion {#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator"). Falls die angegebene Anwendung nicht geladen ist, bleibt der Fokus auf der aktuell aktiven Anwendung.

Beispiel:

{#FOCUS Calculator}

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

Sie können auch einen Platzhalter * im Fenstertitel verwenden.

Verzögerung

{#SLEEP 3000}

Diese Funktion lässt PhraseExpress für die angegebene Zahl nnnn in Millisekunden warten (im obigen Beispiel für 3 Sekunden). Diese Funktion ist nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung bis zu 1..3 Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Schleifenfunktion

Der Befehl {#LOOP -count x} wiederholt alles was sich hinter 'LOOP' befindet x-mal.

Beispiel:

{#LOOP Beispieltext{#ENTER} -count 3}

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' in jeweils einer neuen Zeile dreimal untereinander aus:

Beispieltext

Zwischenablage

{#CLIPBOARD -copy}

Diese Funktion kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage. Dies wird durch Simulation der Tastenkombination STRG-c erreicht.

{#CLIPBOARD -paste}

Diese Funktion fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein. Dies wird durch Simulation der Tastenkombination STRG-v erreicht.

Weitere Zwischenablage-Funktionen

Mit Makrofunktion {#INSERTCLIPBOARD} wird der Zwischenablageinhalt zeichenweise als Text ausgegeben, statt über die weiter oben beschriebene Systemfunktion (Betätigen von STRG-v). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageinhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

{#INPUT -head Eingabe? -def {#INSERTCLIPBOARD}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Mit der Makrofunktion {#SETCLIPBOARD Inhalt} wird die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt gefüllt.

Beispiel:

{#SETCLIPBOARD {#INPUT Text?}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text gefüllt.

Textbaustein per Makro erstellen/ändern

{#SETPHRASE -description Beschreibung -content Textbausteininhalt -autotext PhrasenAutotext -folder OrdnerAutotext}

Hiermit wird ein Textbaustein mit der entsprechend definierten Beschreibung, Inhalt und Autotext in dem Textbausteinordner erstellt, der unter -folder angegeben ist.

Dieses Makro ist sehr praktisch, um dynamische und/oder temporäre Textvariablen zu realisieren. Die erstellten/geänderten Textbausteine fungieren hierbei als Textvariablen, die in anderen Textbausteine per {#INSERT …} Makro eingebunden und nach Verwendung auch wieder gelöscht werden können.

Nach Ausführen eines Textbausteins, die diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie auch, daß bei Verwendung der PhraseExpress Network Edition alle Arbeitsplatzinstallationen mit der neu definiertem Textbausteininhalt aktualisiert werden. Sie sollten dieses Makro daher mit Bedacht verwenden.

Wenn kein Parameter -content angegeben wird, wird der Textbaustein mit dem mittels -autotext definierten Autotext gelöscht!
Wird kein Parameter -folder angegeben wird oder, wenn der hier angegebene Ordnerautotext nicht existiert, wird der Textbaustein in der Hauptebene der Textbaustein-Hierarchie erstellt.

Variablenwert/Inkrement per Makro erstellen/ändern

Mit der Makrofunktion {#setvar wird der Wert einer Zählervariable, die anhand ihres Autotextes identifiziert wird, auf einen neuen Wert eingestellt, bzw. ein neuer Inkrement definiert.

{#SETVAR -var VariablenAutotext -value NeuerWert -inc NeuerInkrement}

Zusätzlich lässt sich optional ein neuer Inkrement definieren. Bei Angabe eines negativen Wertes wird dies ein Dekrement.

Nützlich ist dieses Makro, wenn sich eine Variable bei mehrfacher Verwendung innerhalb eines Textbausteins temporär nicht ändern soll. Setzen Sie hier einfach den Inkrement zu Beginn der Phrase auf Null und abschließend wieder auf den ursprünglichen Wert:

{#SETVAR -var Zähler -inc 0}Die Variable hat den Wert: {#INSERT Zähler}

Nochmalige Ausgabe: {#INSERT Zähler}.{#SETVAR -var Zähler -inc 1}

Hier die Textausgabe zu dem Beispiel:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 5

Ohne Verwendung von {#setvar würde folgendes ausgegeben:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 6

Einbindung einer externen Datei

{#INSERTFILE Dateipfad}

Diese Funktion lädt die mittels Dateipfad angegebene Datei im Moment des Ausführens des Textbausteins und fügt den Inhalt in den Textbaustein ein. Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern mit der Makrofunktion nur der Verweis darauf.

Unterstützte Dateitypen

Dateiart	Dateiendung
Textdateien	.TXT, .RTF, .HTM, .HTML, .DOC, .DOCX
Bilddateien	.BMP, .JPG, .TIFF, .PNG

Microsoft Word-Dokumente werden nur in der Professional Edition unterstützt.

Das {#INSERTFILE} Makro ersetzt die Makrofunktionen {#IMGFILE} und {#TEXTFILE} früherer PhraseExpress Versionen.

Einfügemethode ändern

{#PASTEOPTIONS -pastespeed Einfügegeschwindigkeit -method kbk oder cb} Dies ist ein Beispieltext.

Diese Makrofunktion bestimmt die Einfügemethode für einen bestimmten Textbaustein unabhängig von der Systemeinstellung. Die Einfügegeschwindigkeit lässt sich ebenfalls in Millisekunden Pause pro Tastendruck anpassen. Verwenden Sie entweder kbk, um den Text Zeichen-für-Zeichen einzufügen oder cb für die Verwendung der Windows Zwischenablage.

Beispiel:

{#PASTEOPTIONS -method kbk}

Dieser Befehl muss sich am Textbausteinanfang befinden.

Stringoperationen

Die Makrofunktionen für Stringoperationen erlaubende die automatisierte Bearbeitung von Textbausteinen. Zum Verständnis sind Programmierkenntnisse erforderlich.

Makrofunktion	Beschreibung
{#length Text}	Gibt die Länge des angegebenen Texts als ganzzahligen Wert zurück. Dieses Makro ist nützlich in Zusammenhang mit anderen Makros {#substr} und {#calc}.
{#lowercase Text}	Wandelt den Text in Kleinbuchstaben um.
{#uppercase Text}	Wandelt den Text in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercasefirst Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercasefirst Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercaseword Text}	Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercaseword Text}	Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#trim Text}	Entfernt Leerzeichen vor und hinter dem angegebenen Text.
{#trimleft Text}	Entfernt Leerzeichen vor dem angegebenen Text.
{#trimright Text}	Entfernt Leerzeichen hinter dem angegebenen Text.
{#pos Text -substr Teiltext}	Gibt die Position als ganzzahligen Wert zurück, ab der der unter -substr angegebene Teiltext in Text vorkommt.
{#replace Text -oldtext AlterText -newtext NeuerText}	Ersetzt im Text den unter -oldtext angegebenen String mit dem unter -newtext angegebenen String.
{#substr Text -from x -count y}	Extrahiert aus dem Text einen Teilstring ab Zeichenposition -from mit der Länge -count.

Anwendungsbeispiel:

Sehr geehrter Herr{#uppercasefirst {#trim {#input -head Nachname? -def {#insertclipboard} -single}}}

Das verschachtelte Makrobeispiel wird von innen nach außen verarbeitet: Zunächst erwartet die manuelle Texteingabe mittels {#input …} Makro die Eingabe eines Nachnamens für eine Anredefloskel. Als Vorgabewert wird mit {#insertclipboard der aktuelle Inhalt der Zwischenablage vorgeschlagen. Nach der manuellen Texteingabe werden überschüssige Leerzeichen mittels {#trim entfernt und abschließend der erste Buchstabe der Texteingabe mit dem Makro {#upperfirstcase groß geschrieben.

Das Sprachschema der Tastatur ändern

Mit dem Makro {#SETLAYOUT Sprach-ID} können Sie die Spracheinstellung der Tastatur ('Tastaturschema') ändern, um z.B. Sonderzeichen anderer Sprachen korrekt auszugeben.

Beispiel:

{#SETLAYOUT 00000407}Dieser Text wird mit deutscher Tastatureinstellung ausgegeben.

{#SETLAYOUT 00000409}Ab hier wird das US-amerikanische Tastaturlayout verwendet.

{#SETLAYOUT 00000407}Abschließend wird zum deutschen Layout zurückgestellt.

Die Einstellung wird vom Betriebssystem dauerhaft übernommen, bis Sie es mit einem weiteren {#SETLAYOUT Makro wieder neu definieren.

Mit Hilfe des Makros {#GETLAYOUT} lässt sich die aktuelle Einstellung des Tastaturschemas ermitteln, um sie z.B. mit dem Makro {#SETPHRASE …} temporär in einen Textbaustein zwischen zu speichern:

{#SETPHRASE -description Aktuelles Tastaturschema -content {#GETLAYOUT} -autotext currentkeyboardscheme}

Mit diesem Makro wird die aktuelle Sprachschema-Einstellung in einen Textbaustein gespeichert. Dieser Textbaustein wird als temporäre Textvariable verwendet und über den Autotext "currentkeyboardscheme" identifiziert. Nach Abschluss verschiedener Änderungen der Sprachschema-Einstellungen können Sie dann das ursprüngliche Tastaturschema wiederherstellen.

Hierzu wird der temporäre Textbaustein per {#INSERT …} Makro in den Befehl {#SETLAYOUT …} zum Setzen des Schemas aufgerufen:

{#SETLAYOUT {#INSERT currentkeyboardscheme}}{#SETPHRASE -content -autotext currentkeyboardscheme}

Das am Ende befindliche {#SETPHRASE …} Makro löscht durch den leeren -content Parameter den temporären Textbaustein.

Eine Liste der Sprach-IDs ('language identifiers') finden Sie auf der Microsoft MSDN Internetseite.

Programmeinstellungen

Zum Anpassen der Programmeinstellungen klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Einstellungen. Anschließend wählen Sie in der oberen Menüleiste des Programmfensters auf Extras Einstellungen.

Clevere Anwender erreichen häufig benötigte Einstellungen jedoch viel schneller mit einem Klick auf das Startleistensymbol zusammen mit einer der folgenden Zusatztasten:

Zusatztaste	Ausgelöste Aktion
STRG-Klick	Autotext/Textvorschläge/Tastenkombinationen temporär ausschalten (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktivieren").
SHIFT-Klick	Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
STRG-ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Einstellungen für die Textvorschlagsfunktion.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Menüpunkt im PhraseExpress Hauptprogrammfenster verharren, erhalten Sie oft weitere Informationen.

Wenn der Menübefehl Einstellungen bei Verwendung der PhraseExpress Netzwerkversion fehlt, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienungen ausgeblendet.

Einstellungen - Funktionen

Viele Optionen sind selbsterklärend, bzw. können gefahrlos ausprobiert werden (Einstellungen jetzt öffnen).

Wir ersparen Ihnen Beschreibungen im Stile von "Zwischenablagespeicher aktivieren aktiviert den Zwischenablagespeicher" und beschränken uns auf die Erläuterung erklärungsbedürftiger Optionen.

Falls Sie sich bei den Einstellungen 'verfahren' haben, hilft Ihnen die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen.

Einfach- vs. Expertenmodus

Neue Anwender schätzen eine übersichtliche aufgeräumte Benutzeroberfläche. Profinutzer bevorzugen hingegen die große Vielfalt der Einstellmöglichkeiten in PhraseExpress. Diese gegensätzlichen Ansprüche vereint PhraseExpress durch zwei Betriebsarten:

Modus	Erläuterung
Normalmodus	Verschlankte Benutzeroberfläche mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen Einstieg. Komplizierte Funktionen sind aus der Benutzeroberfläche versteckt.
Expertenmodus	Einblendung aller Einstellmöglichkeiten und erweiterter Menüs.

Zwischen beiden Betriebsarten kann jederzeit mittels Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Hauptprogrammfenster gewechselt werden und es gehen keine Einstellungen hierdurch verloren.

Alle Experteneinstellungen bleiben auch im Normalmodus aktiv! Die Optionen werden lediglich zwecks Verschlankung aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Die Funktionen im Expertenmodus sind nicht in der PhraseExpress Easy Edition verfügbar.

Einstellungen - Tastenkombinationen

Mit den hier definierbaren Tastenkombinationen erreichen Sie häufig benötigte Programmfunktionen per Tastendruck (Einstellungen jetzt öffnen).

Für das Textbaustein-Auswahlmenü lassen sich weitere Tastenkombinationen definieren (siehe Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen).

Beachten Sie die allgemeinen Hinweise im Kapitel "Tastenkombinationen".

Einstellungen - Anzeige

Hier kann die Sprache der Benutzeroberfläche, das Verhalten des Hauptprogrammfensters eingestellt und die Anzeige von Warnmeldungen konfiguriert werden (Einstellungen jetzt öffnen).

Die Option Details direkt nach Erstellen einer neuen Phrase eingeben aktiviert das Dialogfenster, das direkt nach Erstellen eines neuen Textbausteins erscheint und die Eingabe des Autotexts oder einer Tastenkombination ermöglicht.

Sprechblasen-Hinweise sind Zusatzinformationen, die in einer Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol erscheinen. Wir empfehlen, diese aktiviert zu lassen.

Falls trotz aktivierter Sprechblasen keine angezeigt werden, sind diese eventuell generell auf Ihrem Rechner deaktiviert. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Sprechblasen auf Ihrem System aktivieren können.

Einstellungen - Hinweistöne

Bei der Arbeit am PC kann man das Textbaustein-Auswahlmenü leicht übersehen. PhraseExpress kann daher beim Anzeigen des Auswahlmenüs und bei einigen weiteren Ereignissen zusätzlich einen Hinweiston abspielen (Einstellungen jetzt öffnen).

Sie können hierfür .wav oder .mp3 Sounddateien verwenden, Wir empfehlen kurze und eher zurückhaltende Hinweistöne zu verwenden, weil Sie andernfalls schnell nerven.

Einstellungen - Netzwerk

Wenn Sie Textbausteine gemeinsam im Netzwerk nutzen möchten, stellen Sie sicher, daß die Option Netzwerkunterstützung aktiviert ist.

Die Kommunikationsports zwischen den PhraseExpress Arbeitsplatzinstallationen und dem Server sollten Sie nur ändern, wenn die Ports in Ihrem Netzwerk bereits belegt sind.

Weitere Informationen zum Netzwerkbetrieb finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion unter http://netman.phraseexpress.de

Einstellungen - Proxy

Falls Ihr Rechner über einen Proxy-Server an das Netzwerk angebunden ist, können Sie hier etwaige Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen sind auch für die Prüfung auf Softwareaktualisierungen und für die Registrierung der Lizenzschlüssel relevant (Einstellungen jetzt öffnen).

Ihr Systemadministrator kann Ihnen weiterhelfen, wenn Sie Fragen zu der Proxyserverkonfiguration haben.

Einstellungen - Softwareaktualisierungen

PhraseExpress kann gelegentlich prüfen, ob Sie die aktuellste Version verwenden und gegebenenfalls die neuere Version herunterladen und automatisch installieren (Einstellungen jetzt öffnen).

Option	Beschreibung
Keine Prüfung	Die Prüfung auf neue PhraseExpress Versionen ist deaktiviert. Diese Einstellung wird nicht empfohlen! Sie erhalten keine Information bei wichtigen Fehlerkorrekturen! Beachten Sie, daß wir Kundendienst nur für die jeweils aktuellste Version anbieten.
Wichtige Aktualisierungen	Sie werden nur über Aktualisierungen informiert, die schwerwiegende Fehler beheben, bzw. grundlegend neue Funktionen bereitstellen. Wichtige Aktualisierungen wurden vor der Veröffentlichung sorgfältig getestet und können bedenkenlos in Produktivumgebungen verwendet werden. Beachten Sie, daß wichtige Aktualisierungen typischerweise nur sehr selten auftreten. Das ist die empfohlene Einstellung für Unternehmen mit einer konservativen Aktualisierungspolitik.
Kleinere Aktualisierungen	Wenn Sie auch an kleineren Verbesserungen interessiert sind, dann werden Sie bei dieser Einstellung auch über laufende Verbesserungen informiert. Die Installation solcher kleinerer Aktualisierungen ist nicht zwingend erforderlich, bietet aber oft nützliche neue Funktionen oder behebt kleinere Probleme. Empfohlen für Privatanwender oder versierte PhraseExpress Anwender
Experimentelle Versionen	Wählen Sie diese Option nur dann, wenn wir eine individuelle Anpassung für Sie vornehmen, bzw. wenn Sie eine Lösung für ein spezielles Problem im Rahmen eines laufenden Kundendienstfalls erwarten. Normale Anwender sollten diese Option nicht aktivieren, weil Sie ansonsten Aktualisierungen erhalten, die Fehler, bzw. undokumentierte Funktionen beinhaltet.
Betaversionen	Bei Wahl dieser Option werden Sie informiert, falls eine Betaversion einer zukünftigen Version vorliegt. Diese Einstellung ist nicht immer sichtbar.

Die Einstellung ist jeweils "abwärtskompatibel", d.h., wenn Sie "Kleinere Aktualisierungen" gewählt haben, werden Sie trotzdem auch über wichtige Aktualisierungen informiert.

Im Kapitel "PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten" finden Sie weitere Hinweise zur Prüfung auf neuere Version.

Einstellungen - Auswahlmenüs

Im Einstellungsbereich Anzeige definieren Sie, die Anzahl, Länge und Reihenfolge der Textbausteine, wie Sie im Auswahlmenü angezeigt werden sollen.

Darüber hinaus können Sie einstellen, ob zu den Textbausteinen zusätzlich deren Autotexte, Tastenkombinationen, etc. angezeigt werden sollen (Einstellungen jetzt öffnen).

Beachten Sie, daß mehr Zeit und Bildschirmfläche wird für den Aufbau und Darstellung benötigt wird, je mehr Informationen angezeigt werden.

Einstellungen - Auswahlmenü - Verhalten

Mindesteingabeersparnis

Die Mindesteingabeersparnis betrifft die Textvorschlagsfunktion und ist die Differenz zwischen der Länge eines bereits eingegebenen Texts und der Gesamtlänge eines daraus resultierenden Textvorschlages.

Dieser Parameter definiert somit die mindestens notwendige Buchstabenanzahl, die Ihnen die Annahme eines Textbausteins an Tipparbeit einsparen muss, um angezeigt zu werden.

Beispiel:

Eingabeesparnis

Die Texteingabe "Vielen Da" ergäbe den Vorschlag "Viele Dank für Ihre Anfrage.". Bei Annahme des Vorschlages hätten Sie also eine Eingabeersparnis von 20 Zeichen.

Die Mindesteingabeersparnis lässt sich getrennt für Einzelwortvorschläge und ganze Sätze einstellen. Wir empfehlen für ganze Sätze eine Mindesteingabeersparnis ab 15..20 Zeichen, so daß Vorschläge nur dann erscheinen, wenn sie eine wirkliche Arbeitserleichterung bedeuten. Für einzelne Wörter reicht eine Mindesteingabeersparnis von ca. 5..10 Zeichen.

Bedenken Sie, daß bei einer sehr hoch gewählten Mindesteingabeersparnis keine kurzen Einträge mehr angezeigt werden.

Wenn Einzelwortvorschläge in den Einstellungen für die Vorschlagsfunktion deaktiviert sind, können Sie keine Mindesteingabeerparnis für Einzelwortvorschläge einstellen.

Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü mit einem Textvorschlag oder mit einem Autotext eingeblendet wird, können Sie mit dem Parameter Auswahlmenü nach x. Zeichen weiterer Texteingabe automatisch ausblenden eben genau das tun. Wenn Sie das Auswahlmenü ignorieren, schließt es sich selbsttätig nach einigen Zeichen weiterer Texteingabe. Mit diesem gewissen "Nachlauf" verpassen Sie auch bei zügiger Texteingabe kein Textbausteinauswahlmenü.

Der Parameter Auswahlmenü nach x Sekunden automatisch ausblenden schließt das Fenster nach einstellbarer Zeitspanne, falls Sie zwischenzeitlich keine anderen Tasten betätigen.

Vermutlich möchten Sie keine Textbausteine zur Auswahl angeboten bekommen, für die Sie inkrementelle Autotexte definiert haben, wenn Sie gerade einmal das erste Zeichen eines inkrementellen Autotext eingegebene haben. Daher sollten Sie für den Parameter Inkrementelle Autotexte ab Eingabe des x. Zeichens berücksichtigen auf 2..3 Zeichen einstellen.

Einstellungen - Auswahlmenü - Positionierung

Wenn Sie einen Textbausteinordner per Tastenkombination oder Autotext aufrufen, erscheint das Auswahlmenü direkt beim Mauszeiger in gewünschter Weise (Einstellung jetzt öffnen):

Positionierung	Beschreibung
Oberhalb des Cursors	Das Auswahlmenü erscheint oberhalb der aktuellen Eingabezeile.
Unterhalb des Cursors	Das Auswahlmenü erscheint unterhalb der aktuellen Eingabezeile.
Automatisch ober-/unterhalb des Cursors	Wenn oberhalb der aktuellen Eingabezeile mehr Bildschirmplatz als unten vorhanden ist, wird das Auswahlmenü oberhalb der Eingabezeile angezeigt. Andernfalls wird es unterhalb der aktuellen Eingabezeile eingeblendet. Die Position wird also dynamisch je nach Platzverhältnissen bei jeder Anzeige des Auswahlmenüs automatisch ermittelt.
Beim Mauszeiger	Das Auswahlmenü erscheint direkt beim Mauszeiger.

Leider übermitteln einige Anwendungen, wie zum Beispiel Mozilla Firefox eine falsche Position der Einfügemarke an das Betriebssystem.

PhraseExpress erkennt solch ungültige Positionsangaben und zeigt das Auswahlmenü statt beim Mauszeiger an einer der folgenden Standardpositionen als "Notlösung" an (Einstellung jetzt öffnen):

In der Nähe des PhraseExpress Startleistensymbols
In der Mitte des Haupt-Monitors
In der Mitte des Monitors, auf dem die aktuelle Zielapplikation dargestellt wird (bei Verwendung mehrerer Monitore)
In der Mitte des aktuellen Zielprogrammfensters
Beim Mauszeiger

Die Microsoft Accessibility-Option bietet eine genauere Ermittlung der aktuellen Cursorposition. Leider ist diese Funktion inkompatibel zu einigen Anwendungen und kann zu Abstürzen führen.

Einstellungen - Auswahlmenü - Farben

In diesem Menü können Sie die Farben der einzelnen Elemente im Auswahlmenü nach Ihren Vorlieben einstellen (Einstellung jetzt öffnen).

Wir empfehlen, einen dezent abweichenden Hintergrund für die Textvorschläge zu verwenden, um sie im Auswahlmenü von den normalen Textbausteinen unterscheiden zu können.

Wenn Sie für die Markierung das Windows Vista Design auswählen, sind einige Farben nicht einstellbar, weil Sie vom Vista-Farbschema vorgegeben sind.

Achten Sie auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Textfarbe und Hintergrund, bzw. Markierung, damit der Text leserlich bleibt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Farbe, um diese Farbeinstellung jeweils auf eine ganze Zeile zu übertragen.

Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen

Bestätigungstaste zum Ausführen eines Textbausteins im Auswahlmenü

Mit der hier angegebenen Tastenkombination als Bestätigungstaste wird das aktuell im Auswahlmenü markierte Element ausgeführt. Verwenden Sie hierfür eine Taste, die einerseits bequem erreichbar ist, aber andererseits nicht bei der laufenden Texteingabe verwendet wird, damit Elemente nicht in unerwünschten Situationen zum Einfügen bestätigt werden.

Wir empfehlen die Tasten TAB, + oder # für diesen Zweck, weil diese bequem erreichbar und direkt neben der ENTER-Taste angeordnet sind (Einstellung jetzt öffnen).

Schnellwahltasten im Auswahlmenü

Mit den Schnellwahltasten können Sie ein bestimmtes Elements im Textbaustein-Auswahlmenü direkt auswählen, ohne es zuvor mit der Maus oder mittels Pfeiltasten ansteuern zu müssen (Einstellung jetzt öffnen).

Folgende Tastenbereiche können Sie als Schnellwahltasten verwenden:

Schnellwahltasten	Beschreibung
Zahlen 1-9	Hiermit können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt über die Zahlen der oberen Tastenreihe ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü eine Zahl eingeben können. Andernfalls können Sie Zahlen nur noch über den Ziffernblock auf der rechten Seite der Tastatur eingeben, wenn das Auswahlmenü geöffnet ist.
Num1-Num9	Mit den Zahlen im Ziffernblock auf der rechten Tastaturseite können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden. Bei Mobil-PCs sind diese Tasten oft nicht vorhanden. Vorteil: Zahlen können auch bei geöffnetem Auswahlmenü über die obere Zahlenreihe Ihrer Tastatur eingegeben werden, während Sie einen Textbaustein direkt durch Zahleneingabe auf dem Ziffernblock auswählen können. Achten Sie darauf, daß "NumLock" zur Aktivierung der Zahlen auf dem Ziffernblock aktiviert ist. In diesem Fall leuchtet die NumLock-Anzeige auf Ihrer Tastatur.
Funktionstasten F1-F12	Mit den F-Tasten der oberen Tastaturreihe können bis zu 12 Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, weil die Funktionstasten meist bereits von anderen Windowsprogrammen belegt sind.
Buchstaben a-z	Mit dieser Einstellung können bis zu 26 Elemente im Auswahlmenü direkt durch Eingabe eines Buchstabens ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü weitere Buchstaben eingeben können.

Tastenkombinationen für die Textvorschlagsfunktion

Sie können eine Tastenkombination definieren, um lediglich das nächste Wort eines im Textbaustein-Auswahlmenü markierten Textvorschlags einzufügen, statt des ganzen Satzes. Hierfür eignet sich z.B. die Tastenkombination STRG-SHIFT-Pfeil rechts (Einstellung jetzt öffnen).

Falls Sie mehrere Satzvorschläge erhalten, die alle gleichlautend anfangen, können Sie mit einer separat zu definierenden Tastenkombination den Teilsatz bis zu der Stelle einfügen, ab der sich die Sätze unterscheiden. Diese Tastenkombination können Sie in den PhraseExpress Einstellungen anpassen. Wir empfehlen hierfür die Tastenkombination STRG-ALT-SHIFT-Pfeil rechts (Einstellung jetzt öffnen).

Einstellungen - Textvorschlagsfunktion

Sie haben vermutlich bereits beim Schreiben einer SMS mit Ihrem Mobiltelefon die Erfahrung gemacht, daß eine Texteingabevorhersage immer auf einem schmalen Grat zwischen Arbeitserleichterung und Ablenkung aufgrund unpassender Vorschläge wandert.

Grundsätzlich haben wir die Textvorschlagsfunktion sehr zurückhaltend konzipiert. Sie wird bei fortschreitender Nutzung eher weniger Vorschläge machen, als mit nutzlosen Vorschlägen zu nerven.

Sie können mit folgenden Optionen jedoch den Zeitpunkt, die Anzahl und Genauigkeit der Textvorschläge nach Ihren Vorlieben anpassen (Einstellung jetzt öffnen):

Treffsicherheit der Vorschlagsfunktion

Wählen Sie den Parameter Treffsicherheit je nach Vorliebe und gewünschter Anwendung:

Bei niedrig eingestellter Treffsicherheit erhalten Sie viele Vorschläge bereits zu Beginn einer Texteingabe, die aber nicht immer zutreffen müssen. Eine niedrige Genauigkeit ist nur empfehlenswert, wenn Sie sehr oft gleichlautende Formulierungen verwenden oder während Sie sich mit der Vorschlagsfunktion vertraut machen wollen. Andernfalls werden Sie recht schnell von zu vielen, aber eventuell unpassenden Vorschlägen abgelenkt.
Bei einer hoch gewählten Treffsicherheit wartet PhraseExpress vor einem Vorschlag zunächst die Eingabe mehrerer Wörter ab, umso besser abschätzen zu können, welcher Satz am ehesten zutrifft. In der höchsten Stufe erhalten Sie Vorschläge nur noch sehr spät nach Eingabe von mindestens vier Wörtern mit einer sehr hohen Treffsicherheit.

Die Option Automatisch ermitteln hilft Ihnen bei der Wahl des Parameters Treffsicherheit anhand Ihres Nutzungsverhaltens:

Wenn Sie nur wenige Textvorschläge annehmen, dann vermutet PhraseExpress ungeeignete Vorschläge und erhöht die Treffsicherheit schrittweise, um weniger Vorschläge zu generieren.
Wenn jedoch aufgrund zu hoch eingestellter Treffsicherheit keine Vorschläge mehr erscheinen, lockert PhraseExpress den Parameter schrittweise wieder, damit wieder Vorschläge angezeigt werden.

Dieses Verfahren ergibt ein sich fortlaufend ändernde Einstellung der Treffsicherheit. Wenn Sie mit einer Einstellung zufrieden sind, können Sie die Option Automatisch ermitteln wieder ausschalten, um die aktuelle Einstellung für die Treffsicherheit 'einzufrieren'.

Einzelworte vs. ganze Sätze

PhraseExpress bietet sowohl vollständige Sätze zur Ergänzung an, als optional auch einzelne Wörter innerhalb eines Satzes, um Ihnen die Eingabe längerer Begriffe zu erleichtern:

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü ist sehr praktisch.

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü hat nützliche Optionen.

Vorschlagsfensterauswahlmenü

Im oberen Beispiel ist das Wort "Vorschlagsfensterauswahlmenü" ein Einzelwortvorschlag.

Wenn Sie keine unvollständigen Sätze vorgeschlagen haben möchten, verschieben Sie den Schieberegler ganz nach rechts.

Bei gleichzeitiger Wahl eines hohen Treffsicherheitsparameters erscheinen Vorschläge erst nach Eingabe einiger Wörter, wobei sich die Mindesteingabeersparnis verringert, weil ja schon viel Text eines Satzes eingegeben wurde. Wenn dann noch eine hohe Mindesteingabeersparnis in den Einstellungen für das Auswahlmenü gewählt wurde, werden Sie nur noch Vorschläge für sehr lange Sätze erhalten.

Für Einzelwortvorschläge auch von kürzeren Wörtern empfehlen wir die Mindesteingabeersparnis auf 2..5 und die Treffsicherheit auf 10% zu setzen.

Einstellungen - Textvorschlagsfunktion - Erweitert

Lernfunktion

Mit zunehmender Gewöhnung an Ihren persönlichen Schreibstil werden Textvorschläge immer treffsicherer, aber auch seltener.

Diesen Lernvorgang können Sie drastisch beschleunigen, indem Sie PhraseExpress mittels Texte lernen aus… in die Vergangenheit schauen lassen und das Programm mit Ihren Textdateien oder bereits getätigter Outlook Emailkorrespondenz 'füttern'.

Diese Funktion finden Sie in unter Extras Einstellungen Vorschlagsfunktion Erweitert.

Der Lernvorgang ist für Emails nur einmal erforderlich, da sich Ihre bereits geschriebenen Emails nachträglich ja nicht mehr ändern.

Wortverfallszeit

Die Textvorschlagsfunktion verwendet ein Wörterbuch, das fortlaufend mit Ihren Texteingaben gefüttert wird. Damit diese (verschlüsselte) Datei bei fortlaufender Nutzung nicht unendlich groß wird, entfernt PhraseExpress selten verwendete Wörter (z.B. einmalige Tippfehler) nach einer einstellbaren Verfallszeit automatisch.

Je kürzer die einstellbare Verfallszeit, desto schneller vergisst PhraseExpress unbenutzte Wörter und das Wörterbuch bleibt zugunsten einer zügigen Vorschlagsberechnung kompakt. Allerdings vergisst PhraseExpress dann auch selten verwendete, aber nicht minder nützliche Textbausteinen schneller.

Textvorschläge auf bestimmte Programme beschränken

Normalerweise erscheinen Textvorschläge in jedem Windows Programm. Sie können aber auch bestimmte Programme ausschließen (Einstellung jetzt öffnen).

Nur bestimmte Programme zulassen

Starten Sie einfach die Programme, auf die die Textvorschlagsfunktion beschränkt werden sollen, klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche und markieren Sie die gewünschten Programme.

Es werden dann keine Textvorschläge mehr in anderen Programmen angeboten.

Wenn kein Programm angegeben wird, dann werden Textvorschläge in allen Programmen angeboten.

Bestimmte Programme sperren

Optional lassen sich Programme angeben, bei denen PhraseExpress keine Textvorschläge machen soll. Wird kein Programm angegeben, dann sperrt PhraseExpress kein Programm aus.

Sie können den Namen eines Prozesses oder Programms auch manuell in das Eingabefeld eingeben und mehrere Programme, getrennt durch einen Vertikalstrich und ohne Leerzeichen auflisten. Wir raten jedoch von der manuellen Eingabe ab, weil der exakte Programmname meist unbekannt ist.

Experteneinstellungen

Wichtiger Hinweis

Die "Experteneinstellungen" sind erfahrenen Anwendern vorbehalten, die PhraseExpress an ganz spezielle Bedürfnisse anpassen möchten. Ändern Sie die Einstellungen wirklich nur dann, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Andernfalls besteht Gefahr, daß Sie Textbausteindaten löschen oder PhraseExpress außer Funktion setzen. In den meisten Fällen sind Änderungen in diesem Bereich nur auf direkte Anleitung durch uns erforderlich.

Wir bieten keine kostenlose technische Kundenunterstützung bei Änderung von Experteneinstellungen ohne Aufforderung durch uns. Betätigen Sie vor einer Anfrage die Schaltfläche Auf Standardeinstellungen zurücksetzen, die sich ganz unten in den Experteneinstellungen befindet.

Bei den Standard-Vor- und Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluss eines Autotexts erkennt.

#9 steht dabei für die TAB-Taste und #13 für die ENTER-Taste. Diese Einstellungen sollten nur bei ganz speziellen Anforderungen geändert werden. Sie wirken sich global auf alle Autotexte aus, für die Standard-Vor-/Nachzeichen ausgewählt sind.
Wenn Sie Ihre Autotexte mit einem festen Vorzeichen versehen möchten, können Sie dieses als globalen Autotext-Präfix definieren. Wenn Sie hier z.B. ein '#' angeben, wird ein Autotext 'mfg' nur noch erkannt, wenn Sie '#mfg' eingeben. Diese Einstellung wirkt sich global auf alle Autotexte aus.
- AutoKorrektur-Einträge zur Tippfehlerkorrektur werden nicht mehr funktionieren, wenn Sie einen globalen Autotext-Präfix definieren.
Die ENTER- und TAB-Tasten werden durch PhraseExpress geleitet, um z.B. Textersetzungen vor dem Absenden durch ENTER vornehmen zu können.

Diese Option können Sie deaktivieren, falls in bestimmten Anwendungen (insbesondere Spiele) die ENTER-Taste gesperrt bleibt oder doppelt ausgeführt wird.
Optional kann PhraseExpress Texte beim Einfügen aus der Zwischenablage wie manuelle Texteingaben behandeln, um damit auch die Zwischenablageinhalte z.B. für Autotext und die Textvorschlagsfunktion zu berücksichtigen.

Verzögerungen

Die Taste-für-Taste Einfügegeschwindigkeit definiert den Zeitabstand zwischen dem Einfügen jedes einzelnen Buchstabens. Im Normalfall sollte diese Einstellung auf maximal schnell stehen bleiben. Die optionale Zufallsvariation variiert die Pausen zufällig, um eine unregelmäßige Texteingabe eines Menschen zu simulieren (z.B. für Präsentationszwecke).

Wenn ein Autotext erkennt wird, bzw. ein Textbaustein aus dem Auswahlmenü ausgewählt wird und der Textbaustein anschließend einfügt wird, wird der Programmfokus vom Zielprogramm zu PhraseExpress und wieder zurück gewechselt. Damit auch ältere Rechner diesen Wechsel rechtzeitig vollziehen können, wartet PhraseExpress eine einstellbare Verzögerung ab.

Experimentieren Sie bei Problemen mit der Texteinfügung mit folgenden Verzögerungen:

Die Einfügeverzögerung wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit nach Auswahl eines Textbausteins oder Eingabe eines Autotextes ab. Dies behebt Probleme bei bestimmten Tastaturtreibern, die etwas Zeit für die Verarbeitung der von PhraseExpress simulierten Texteingaben benötigen. Insbesondere IBM/Lenovo Thinkpad Tastaturtreiber benötigen eine kleine Pause. Es werden hiermit auch Probleme behoben, wenn zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht werden.
Die Verzögerung für Fokuswechsel wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit für den Fokuswechsel von PhraseExpress hin zur Zielapplikation ab, bevor der Textbaustein eingefügt wird. Die hierfür erforderliche Verzögerung hängt von der Rechnergeschwindigkeit ab. Wenn Texteinfügungen in einer falschen Anwendung oder gar im "Nirwana" erfolgen, dann erhöhen Sie diese Einfügeverzögerung. Windows Vista benötigt ebenfalls eine etwas höhere Verzögerung. Bei Einfügen mittels der Zwischenablage können Sie getrennt für unformatierte und formatierte Textbausteininhalte eine zusätzliche Verzögerung definieren, falls es zu Problemen beim Einfügen kommt.

Einfügemethode

PhraseExpress kennt zwei Methoden, um Textbausteine in die Zielanwendung einzufügen (Einstellung jetzt öffnen):

Längere Textbausteine werden über die Windows Zwischenablage schnell "in einem Rutsch" eingefügt, aber systembedingt mit einer gewissen Verzögerung, weil die Zwischenablage zunächst von Windows freigegeben, gefüllt und dann wieder ausgegeben werden muss. Dadurch eignet sich diese Einfügemethode nicht für Autotexte, die für die AutoKorrektur verwendet werden, weil diese möglichst schnell im Textfluß ersetzt werden sollen. Außerdem wird die die Zwischenablage beim Einfügen eines Textbausteins mit dem Textbausteininhalt überschrieben.
Kurze Textbausteine werden schneller durch die Simulation einzelner Tastendrücke eingefügt. PhraseExpress ahmt sozusagen das manuelle Tippen des Textbausteins "Taste-für-Taste" nach.
PhraseExpress kann die Einfügemethode der Option Phrase mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen automatisch in Abhängigkeit des jeweils einzufügenden Textbausteins wählen. Dies stellt einen guten Kompromiss dar: Kürzere Texte werden schnell Taste-für-Taste eingefügt, und Texte mit einer einstellbaren Mindestlänge werden mit der Zwischenablage eingefügt.
- Sie können für hier getroffenen Einstellungen für einzelne Textbausteine mittels Makrobefehl {#pasteoptions …} überschreiben.
Optional kann PhraseExpress den vorherigen Zwischenablageinhalt wiederherstellen. Bitte beachten Sie, daß dies eine weitere systembedingte Verzögerung für das Zwischenspeichern verursacht.
Diese Option stellt übrigens auch den Zwischenablageinhalt nach dem Erstellen eines neuen Textbausteins aus der Zwischenablage wieder her.

PhraseExpress bietet drei technische Varianten für das Einfügen von Texten mit der Taste-für-Taste-Methode (Einstellung jetzt öffnen):

Einfügemethode

Vor- und Nachteile

VK_PACKET (Empfohlen)

Vorteil: Unterstützt die meisten internationalen Zeichensätze (inklusive asiatischer Zeichensätze) und Tastatur-Sprachlayouts.

Nachteil: Einige Zielprogramme unterstützen diese Einfügemethode nicht.

Sendkey

Vorteil: Beste Kompatibilität mit den meisten Programmen (inklusive Java Applets).

Nachteil: Funktioniert nicht mit internationalen Zeichensätzen oder speziellen Tastaturen.

Erforderlich bei Nutzung von PhraseExpress im Apple Safari Browser v5.1 (oder neuer).

WM_char message

Dies ist eine experimentelle Einfügemethode.

Wir können keine Empfehlung für die beste Wahl einer Einfügemethode aussprechen. Experimentieren Sie bitte den Einstellungen, wenn Sie Probleme beim Einfügen von Textbausteinen in bestimmten Anwendungen haben.

Verschiedenes

PhraseExpress kann Metadaten bei formatierten Textbausteinen speichern, die jedoch die Textbausteindatei erheblich vergrößert. Sie sollten auf diese Weise nicht sehr viele Textbausteine mit RTF-Formatierung speichern. Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn formatierte Texte in Ihren Zielapplikationen nicht korrekt eingefügt werden. Wir empfehlen, nach Möglichkeit die HTML-Formatierung zu bevorzugen, falls diese von der Zielapplikation unterstützt wird.
- Wenn Sie diese Option aktiviert hatten und dann deaktivieren, entfernt PhraseExpress auf Nachfrage alle bereits bestehenden Metadaten zwecks Verschlankung der Textbausteindatei. Die Textbausteine selbst bleiben dabei selbstverständlich erhalten.
Wenn bei Verwendung des {#mail …} Makros mit MS Outlook 2007 und Verwendung der Sendemethode mailto: merkwürdige Sonderzeichen im Emailtext erscheinen, dann aktivieren Sie die Option UTF-8 Zeichenkodierung.
Wenn die Mailversendemethode MAPI nicht funktioniert, durchsuchen Sie bitte Ihren Rechner nach der Datei fixmapi.exe und führen Sie diese mit Administrationsrechten aus. Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung extra in Lotus Notes aktiviert werden.

Programmzustände

Die verschiedenen Programmzustände werden durch die Farbe des Programmsymbols unten rechts in der Startleiste angezeigt:

Farbe	Erläuterung
- Weiss	PhraseExpress ist gestartet, aber gerade mit der Verarbeitung der Textbausteindatei beschäftigt. Bei Verwendung des PhraseExpress Server weist das weiße Symbol auch darauf hin, daß keine Netzwerkverbindung besteht und temporär eine lokal kopierte Netzwerk-Textbausteindatei verwendet wird. Diese Kopie können Sie nicht bearbeiten.
- Grau	PhraseExpress ist betriebsbereit, aber Vorschlagsfunktion, Tastenkombinationen und die Autotextfunktion wurden temporär deaktiviert (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktivieren").
- Rot	PhraseExpress ist betriebsbereit und verwendet eine lokal gespeicherte Textbausteindatei.
- Grün	PhraseExpress ist mit dem Server der Netzwerk Edition verbunden und betriebsbereit. Es wird die Netzwerk-Textbausteindatei verwendet.

Von PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

Wenn das PhraseExpress Hauptprogrammfenster geöffnet wird, sind einige Tastenkombinationen temporär von PhraseExpress belegt:

Tastenkombination	Verwendung
STRG-N	Erstellt einen neuen Textbaustein an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-O	Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-F	Öffnet das Auswahlmenü zur Schnellsuche.
STRG-H	Öffnet den Suchen&Ersetzen-Dialog.
STRG-D	Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
Entfernen	Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
F1	Öffnet die Programmhilfe.
ALT-F4	Minimiert/Beendet PhraseExpress.
ESC	Minimiert das Einstellungsfenster. Je nach Einstellung werden gemachte Änderungen gespeichert oder verworfen.
STRG-C, -X, -V	Zwischenablagenoperationen: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen
Pfeiltasten	In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG-SHIFT-Pfeil Rechts	In der Baumansicht werden alle Ordner aufgeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Links	In der Baumansicht werden alle Ordner zugeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Auf	In der Baumansicht wird zum ersten Element gesprungen.
STRG-SHIFT-Pfeil Ab	In der Baumansicht wird zum letzten Element gesprungen.

Die PhraseExpress Tastenkombinationen werden temporär deaktiviert, wenn sich der Mauszeiger im Tastenkombinations-Eingabefeld befindet, so dass Sie o.a. Tastenkombinationen für Ihre Textbausteine/Ordner verwenden können.

PhraseExpress temporär deaktivieren

Um die Autotexterkennung, Textvorschläge oder Tastenkombinationserkennung zu stoppen, müssen Sie das Programm nicht komplett beenden.

Diese Funktionen lassen sich schnell temporär deaktivieren, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und gleichzeitig auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken. Das Symbol erscheint dann in grauer Farbe.

Durch nochmaliges Anklicken bei gedrückter STRG-Taste werden beide Funktionen wieder aktiviert.

Sie können unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen eine Tastenkombination definieren, um PhraseExpress schnell zu (de)aktivieren.

Freischaltung von PhraseExpress

Wenn Sie PhraseExpress für kommerzielle Zwecke einsetzen, benötigen Sie einen Lizenzschlüssel, den Sie in unserem Internetshop erwerben können. PhraseExpress ist ausschließlich bei rein privater Nutzung zuhause kostenlos, sofern Sie mit der Tätigkeit am Rechner kein Einkommen erzielen. Weitere Hinweise zur Lizenz finden Sie online unter http://www.phraseexpress.de/freeware.htm.

Für die Freischaltung ist keine neue Installation erforderlich. Sie müssen lediglich den Lizenzschlüssel einmalig in PhraseExpress registrieren:

Erwerben Sie eine Lizenz im PhraseExpress Shop.
Sie erhalten den Lizenzschlüssel per Email von uns.
Der Lizenzschlüssel hat das Format XXXX-XXXX-XXXXXXXX-XXXX. Kopieren Sie ihn vollständig in die Windows Zwischenablage.
Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Zur kommerziellen Nutzung freischalten.
Im Lizenzschlüssel-Eingabefeld sollte sich bereits der Lizenzschlüssel befinden. Alternativ können Sie diesen dort manuell eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Die Registrierung der Lizenz erfordert kurzzeitig eine Internetverbindung, um den Lizenzschlüssel mit der aktuellen Installation zu verknüpfen. Hierbei wird ausschließlich Ihr Lizenzschlüssel, die aktuelle Programmversion und eine Hardware-ID übertragen.

Nach erfolgreicher Freischaltung erscheint in der Programm-Titelleiste je nach gekaufter Lizenz der Text "PhraseExpress Easy", "PhraseExpress Pro", bzw. "PhraseExpress Standard" und das Programm kann ab sofort für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Sie benötigen für jeden Rechner jeweils einen Lizenzschlüssel der Einzelplatzversion. Falls Sie PhraseExpress auf mehreren Rechnern, aber mit einer geringeren Anzahl von Anwendern einsetzen möchten, ist eventuell die Verwendung der Netzwerk Edition sinnvoller, die eine Lizenzierung pro Benutzer, statt pro Rechner vornimmt (weitere Infos finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion).

Hinweise bei Verwendung von PhraseExpress auf einem USB Stick

Um Ihre PhraseExpress Lizenz für den USB Stick zu registrieren, darf sich auf dem Gast-PC keine PhraseExpress Installation befinden! Wenn sich auf dem Gast-PC bereits eine PhraseExpress Installation befindet, wird der Lizenzschlüssel an diese Gast-PC Installation gebunden und nicht an den USB Stick.
Beenden Sie PhraseExpress, bevor Sie den USB Stick vom Rechner abziehen, um sicherzustellen, daß die Registrierung auf den USB Stick geschrieben werden kann!
Mit der Registrierung Ihres Lizenzschlüssels an den USB Stick, ist diese an die jeweilige USB Hardware gebunden. Wenn Sie den PhraseExpress Programmordner auf einen anderen USB Stick verschieben möchten, müssen Sie die Lizenzbindung vorher entfernen (siehe Kapitel "Entfernen der Lizenz").

Lizenzierung der Netzwerkversion

Bei Verwendung der Netzwerkversion ist keine Lizenzschlüssel-Eingabe auf den lokalen Arbeitsplatzinstallationen erforderlich. Lizenzen der Netzwerk Edition werden stattdessen zentral im Client Manager verwaltet (siehe Kapitel "Lizenzschlüssel" im Handbuch der Netzwerkversion).

Entfernen der Lizenz

Ein Lizenzschlüssel kann jeweils nur für eine Installation verwendet werden. Wenn Sie eine PhraseExpress Lizenz für eine andere Installation benötigen, entfernen Sie bitte zunächst die Bindung der Lizenz von der aktuellen Installation:

Öffnen Sie hierzu das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und wählen Sie Hilfe Lizenz von dieser Installation entfernen.

Für diesen Vorgang ist kurzzeitig eine Internetverbindung erforderlich, um die Installation vom Lizenzschlüssel zu lösen. Hierbei wird ausschließlich Ihr Lizenzschlüssel, die aktuelle Programmversion und eine Hardware-ID übertragen.

Nach Entfernen der Lizenz darf die entsprechende PhraseExpress Installation nicht mehr für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Wenn Sie PhraseExpress bereits von Ihrem Rechner entfernt haben, können Sie die Entfernung der Lizenz nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren und dann die Lizenz entfernen.

PhraseExpress automatisch mit dem Rechner starten

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress mit jedem Rechnerstart automatisch gestartet werden soll. Hierfür wird eine Programmverknüpfung in den Windows Autostart-Ordner abgelegt.

Ob PhraseExpress automatisch mit dem Rechnerstart gestartet werden soll, können Sie unter Extras Einstellungen Funktionen Autostart wählen.

Tipps & Tricks

Wir haben im Laufe der Jahre einige Tricks gesammelt, mit denen Sie das Optimum aus der Software herausholen können:

Organisieren Sie Textbausteine in Textbausteinordnern. Die Ordnerstruktur kann sich dabei an den jeweiligen Einsatzzweck orientieren. Sortieren Sie Textbausteine getrennt z.B. nach Sprache, verschiedenen Produkten oder Abteilungen. Oder benutzen Sie separate Ordner für Email-Signaturen, Anreden, Chatphrasen, Abkürzungen, Tippfehlerkorrekturen, Internetlinks, etc.
Verwenden Sie verschachtelte Textbausteine. PhraseExpress erlaubt Ihnen, eine weitere Phrase aus einem Textbaustein aufzurufen. Erstellen Sie z.B. eine gemeinsam von mehreren Email-Textbausteinen genutzte Signatur (siehe Kapitel "#insert Makro")
Nutzen Sie Tastenkombinationen für Ordner statt für Textbausteine. Aufgrund der begrenzten Menge an zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen sollten Sie diese für Textbausteinordner nutzen. Somit stehen Ihnen per Tastendruck die thematisch geeignet sortierten Textbausteine zur schnellen Auswahl mit den Pfeiltasten oder der Maus zur Verfügung.
Nutzen Sie Autotext. Diese Funktion ist einfach zu praktisch, um ignoriert zu werden. Sie können damit Abkürzungen ausschreiben, Tippfehler automatische korrigieren lassen oder z.B. Internetadressen erweitern. Bei Eingabe von 'hp.' kann PhraseExpress Ihren Internetbrowser öffnen und die Seite 'http://www.mygreathomepage.com' automatisch öffnen. Oder Sie tippen 'calc', um den Windows Rechner zu starten. Die Zeitersparnis ist enorm!
Wenn Sie sehr viele Bilder in Ihren Textbausteinen verwenden, steigt die Größe der Textbausteindatei stark an und wir empfehlen die Einbindung externer Dateien per Makrofunktion.
Wenn Sie die Grafik im Hauptprogramm stört, können Sie diese jederzeit durch einfaches Löschen der Datei ad.png dauerhaft aus der Benutzeroberfläche entfernen. Es wurd aber ohnehin kein anderweitig nutzbarer Platz durch die Abbildung verbraucht.

Einige "undokumentierte" Tricks

Diese versteckten Funktionen sind wirklich praktisch und lassen versierte Anwender durch das Programm geradezu 'hindurch fliegen':

Aktivieren Sie den Expertenmodus, damit weitere Optionen und Funktionen sichtbar werden. Alternativ können Sie den Modus auch per Klick mit der rechten Maustaste auf das Autotext-Eingabefeld wechseln (siehe Kapitel "Expertenmodus").
Textbausteine lassen sich blitzschnell mittels Klick mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbaustein im Auswahlmenü klicken.
Textbausteine werden bei Klick zusammen mit der STRG-Taste im Auswahlmenü in die Windows Zwischenablage kopiert, statt in die Zielanwendung eingefügt zu werden.
Um direkt zur Bearbeitung den zuletzt ausgeführten Textbaustein zu springen, klicken Sie zusammen mit der SHIFT-Taste auf das Startleisten-Programmsymbol.
Die Programmeinstellungen erreichen Sie noch schneller durch Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der ALT-Taste. Mittels STRG-ALT-Klick erreichen Sie die Einstellungen der Textvorschlagsfunktion (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion").
Autotexte/Tastenkombinationen und die Vorschlagsfunktion lassen sich temporär mit einem Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste deaktivieren.
Für häufig benötigte Funktionen können Sie unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen auch Tastenkombinationen für den Schnellzugriff definieren.
Sie können Trennlinien zwischen Textbausteinen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Erstellen Sie hierzu einen leeren Textbaustein und geben Sie als Beschreibung einige Minuszeichen (---) ein. PhraseExpress wird der Textbaustein automatisch in eine Trennlinie umwandeln, die Sie wie einen Textbaustein in der Baumansicht verschieben oder wieder löschen können.
Wenn Sie eine Internet-URL als Textbaustein speichern, bietet Ihnen PhraseExpress an, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den dazugehörigen Autotext eingeben, statt einfach nur die URL zu speichern. Beispiel: Sie markieren den Text 'http://www.amazon.de' und erstellen daraus einen neuen Textbaustein. Wenn Sie dann im PhraseExpress Dialog die Option Als Internetseite im Browser starten aktivieren und als Autotext z.B. das Kürzel ama definieren, so öffnet PhraseExpress bei einer späteren Texteingabe 'ama' automatisch die Internetseite, statt den URL Text auszugeben.
Wenn Sie einen neuen Textbaustein erstellen und lediglich eine Zahl als Beschreibung eingeben, bietet PhraseExpress Ihnen an, den Textbaustein in eine dynamische Zählervariable umzuwandeln.
Durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Dialog Suchen & Ersetzen (siehe Kapitel "Suchen und Ersetzen").

Zeitersparnisberechnung

Videoeinführung

PhraseExpress ermittelt kurz nach erstem Start im Hintergrund Ihre tatsächliche Tippgeschwindigkeit. Anschließend berechnet PhraseExpress auf dieser Grundlage und der Anzahl der eingefügten Textbausteine die gewonnene Zeitersparnis auf die Minute genau.

Praktisches Beispiel:

Angenommen, Sie müssen immer wieder den Satz "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot auf Basis unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Internetseite http://www.jetztalleskaufen.de finden." schreiben.

Für diese 119 Zeichen benötigt ein durchschnittlicher schneller Tipper wohl mindestens 30 Sekunden. Bei Einsatz von PhraseExpress ist dieser Textbaustein jedoch in weniger als 5 Sekunden ausgewählt und eingefügt.

PhraseExpress spart Ihnen also mindestens 25 Sekunden pro Ausführung dieses Textbausteins. Die automatische Korrektur von Tippfehlern sei hier sogar noch nicht berücksichtigt.

Das ist keine Marketingbehauptung, sondern leicht nachweisbar: Bei einem angenommenen Stundensatz von 20 Euro spart Ihnen PhraseExpress demnach 14 Cent pro Ausführung des Textbausteins (20 Euro/Stunde * (30 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,14 Euro).

Klicken Sie auf im PhraseExpress Hauptprogrammfenster auf die Statistik-Statuszeile und Sie erhalten eine detailliertere Übersicht über Ihre individuelle Zeitersparnis. Sie werden feststellen, dass sich PhraseExpress bereits nach wenigen Tagen Benutzung bezahlt macht.

Selbstverständlich werden diese Informationen nicht anderweitig genutzt oder über das Internet übertragen.

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung.

Wichtiger Hinweis

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann aufgrund von Arbeitnehmerschutzbestimmungen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Diese Funktion kann in der lizenzierten Installation der Einzelplatzversion unter Extras Einstellungen Funktionen deaktiviert werden.

In der Netzwerk Edition deaktivieren Sie die Statistikfunktion, indem Sie im Monitor des Client Managers die Spalten zur Zeit- und Geldersparnis ausblenden (siehe Kapitel "Client Manager" im Handbuch der Netzwerkversion).

Speicherort der persönlichen Daten

Um den aktuellen Speicherort der Textbausteindatei zu ermitteln, klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen. Klicken Sie dann das oberste Wurzelelement oben links in der Textbaustein-Baumansicht und wählen Sie den Befehl Datei Eigenschaften.

Mit einem Klick auf den dort angezeigten Dateipfad öffnen Sie das entsprechende Dateiverzeichnis im Windows Explorer.

Die PhraseExpress Textbausteindatei beinhaltet alle Ihre Textbausteine, Tastenkombinationen und Autotexte. Sie hat grundsätzlich die Dateiendung .pxp (oder .px3, falls Sie PhraseExpress seit Version 3 verwenden). Der Standard-Dateiname lautet phrases.pxp, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben. Sie können auch die Dateisuche in Windows nutzen, um Textbausteindateien auf Ihrem Rechner ausfindig zu machen.

Es sind folgende Online- und Offline-Speicherorte für Textbausteine möglich:

Beispiel

Erläuterung

C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\phrases.pxp

Die Textbausteindatei befindet sich auf einem lokalen Dateiträger.

192.168.123.144:1025

Die Textbausteine werden vom PhraseExpress Server der Netzwerkversion bezogen.

Bei Abbruch der Netzwerkverbindung wechselt PhraseExpress temporär zu einer lokalen Kopie der Netzwerk-Textbausteindatei. Das erkennen Sie am weißen Startleistenprogrammsymbol (siehe Kapitel "Programmzustände").

Speicherort der Textbausteindatei ändern

Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster durch Klicken auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen (Hauptprogrammfenster jetzt öffnen).

Zum Öffnen einer bereits existierenden lokalen Textbausteindatei klicken Sie auf Datei Textbausteindatei Öffnen.
Um die bestehende lokale Textbausteindatei an einem neuen Speicherort zu speichern, wählen Sie Datei Textbausteindatei Speichern unter.
Um eine neue lokale Textbausteindatei an einem bestimmten Pfad zu erstellen, wählen Sie Datei Neue lokale Textbausteindatei.
Die Textbausteindatei muss sich auf der lokalen Festplatte befinden. Bei Verwendung von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis des USB Speichers befinden. PhraseExpress lässt keinen Netzwerk-Speicherort zu, um Schreibkollisionen und Versionskonflikte bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Anwender zu verhindern. Für die gemeinsame Nutzung einer Textbausteindatei mit mehreren Anwendern installieren Sie bitte den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition, den Sie unter http://download.phraseexpress.de herunterladen können. Weiter Informationen finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion unter http://netman.phraseexpress.de

Bei schreibgeschützter Textbausteindatei ("read only") sind alle Menüpunkte zum Bearbeiten von Textbausteinen aus PhraseExpress entfernt (siehe auch hier).

Mit einem Doppelklick auf eine .pxp Textbausteindatei kann die Datei in PhraseExpress direkt geladen, bzw. importiert werden.

Von uns bereitgestellte Textbausteindateien können durch spezielle Parameter so vorkonfiguriert sein, daß sie nur importiert, nicht jedoch geladen werden können.

Speicherort aller PhraseExpress-relevanten Dateien

PhraseExpress speichert Einstellungen und Daten in folgenden Dateien:

Datei	Verwendungszweck	Speicherort
phrases.pxp	Die Textbausteindatei mit der Endung .pxp ist die wichtigste Datei in PhraseExpress und beinhaltet alle Textbausteine mit deren Autotext-/Tastenkombinationszuweisungen und der Ordnerstruktur. In der Netzwerkversion sind in der Textbausteindatei auch alle Zugriffsrechte-Definitionen gespeichert. Wenn Sie Ihre PhraseExpress Daten auf einen neuen Rechner übertragen möchten, kopieren Sie diese Datei auf den neuen PC. Sichern Sie diese Datei regelmäßig auf externe Datenträger, um Datenverlust zu vermeiden!	Gemeinsames Anwenderdatenverzeichnis für alle Anwender: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\. Windows Vista/7: C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\ Der Speicherort kann abweichen, wenn Sie nach der Erstinstallation eine andere Textbausteindatei geladen oder erstellt haben. Bei Betrieb von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis dieses USB Speichers befinden.
clipboard.pxp, lastused.pxp, autocorrect.pxp	Die Inhalte der System-Textbausteinordner (Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine) werden als Textbausteindateien im gleichen Ordner, wie Ihre persönlichen Textbausteindatei phrases.pxp abgelegt und beinhalten den Zwischenablagespeicher, die zuletzt benutzten Textbausteine und die von PhraseExpress gelernten AutoKorrekturen. Bei Deaktivierung dieser Funktionen wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress nicht mehr benötigt und daher automatisch gelöscht. Diese Dateien werden ausschließlich von PhraseExpress verwaltet und sollten nicht von Ihnen geändert werden.	Persönliches Anwenderdatenverzeichnis: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\PhraseExpress\) Windows Vista/7: C:\Users\Benutzername\Documents\PhraseExpress\ Per Kommandozeilenparameter kann eine andere Wörterbuchdatei gewählt werden (siehe Kapitel "Kommandozeilenparameter für die Programmdatei"). Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.
words.pal	Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion. Bei Deaktivierung der Textvorschlagsfunktion wird die dazugehörige Datei auf Nachfrage von PhraseExpress gelöscht. Diese Datei wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet und darf nicht von Ihnen geändert werden.
config6.ini	Diese Konfigurationsdatei beinhaltet alle persönlichen Programmeinstellungen.	Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress) Windows Vista/7: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\ Die Installationsroutine kopiert die Konfigurationsdatei config6.ini mit einigen Einstellungsvorgaben in das Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender: Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\PhraseExpress\. Windows Vista/7: C:\ProgramData\PhraseExpress\ Befindet sich noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungsverzeichnis, zum Beispiel, wenn ein neuer Anwender das Programm das erste Mal startet, dann liest PhraseExpress die Konfigurationsdatei aus dem Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender und speichert sie im Folgenden in das persönliche Anwendungsverzeichnis. Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.
network.pxp	Diese Textbausteindatei wird von PhraseExpress bei Verwendung der Netzwerk Edition angelegt und beinhaltet jeweils den letzten Stand der Netzwerk-Textbausteindatei. Bei unterbrochener Netzwerkverbindung wird diese Datei temporär genutzt, bis wieder eine Netzwerkverbindung zum Server besteht. Diese Datei wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet und darf nicht von Ihnen geändert werden.	Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress) Windows Vista/7: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\ Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.

Aufbau der Textbausteindatei

PhraseExpress verwendet eine UTF-8 kodierte XML-Datei mit der Dateiendung .pxp, die komprimiert und AES verschlüsselt wird. Die resultierende ZIP-Datei hat ebenfalls die Dateiendung .pxp. In dem ZIP-Archiv befinden sich auch alle Bitmaps, die in der Textbausteindatei gespeichert sind.

PhraseExpress kann XML-Dateien jedoch auch direkt laden. Beim ersten Speichern durch PhraseExpress wird die Datei dann automatisch komprimiert/verschlüsselt gespeichert.

Sie können Textbausteindateien automatisiert z.B. aus einer Datenbank generieren und in PhraseExpress verwenden, wenn Sie diese XML-Struktur verwenden:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<phrases>
 <version>0</version>
 <folder>
 <description>Folder name</description>
 <phrase>
 <description>Phrase description</description>
 <text>phrase text</text>
 <autotext>phrase Autotext</autotext>
 </phrase>
 </folder>
</phrases>

Wenn Ihre Daten Zeichen enthalten, die auch Bestandteil der XML-Syntax sind, müssen Sie diese in spezieller Form eines enkodierten Zeichens ersetzen:

Zeichen	Enkodiertes Zeichen
&	&amp
<	&lt
>	&gt
"	&quot
'	&apos

Trennlinien erzeugen Sie mit <separator><description>-</description></separator>

Externe Daten importieren

Externe Dateien können Sie auf verschiedene Weise in PhraseExpress importieren:

Klicken Sie im PhraseExpress Hauptprogrammfenster in der Baumansicht mit der rechten Maustaste auf den Textbausteinordner, der die zu importierende Datei aufnehmen soll, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Importieren. In dem folgenden Untermenü wählen Sie dann die gewünschte Quelle aus.
Alternativ können Sie eine oder mehrere Datei(en) zum Importieren einfach in einen Ordner in der Baumansicht des geöffneten PhraseExpress Hauptprogrammfensters hineinziehen.
Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu importierende Datei und wählen Sie den Befehl Importieren aus dem Kontextmenü. Dieser Befehl fehlt, wenn der Dateityp nicht unterstützt wird, oder Sie im Zuge der Programminstallation die Option "Kontextmenüs für Dateien" deaktiviert hatten. Durch erneute Installation von PhraseExpress können Sie dies nachholen.

Der weitere Ablauf hängt vom Dateityp der Quelldatei ab:

Import einer PhraseExpress Textbausteindatei

Beim Import einer .pxp PhraseExpress Textbausteindatei wird deren Inhalt in einen neuen Ordner der aktuell geladenen Textbaustein-Baumstruktur hinzugefügt.

Import einer externen Text-/Bilddatei

PhraseExpress fragt Sie beim Import einer externen Datei, auf welche Weise die Datei in PhraseExpress eingebunden werden soll, wenn mehrere Alternativen möglich sind:

Importart	Beschreibung
Einbetten	Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei gespeichert. Vorteile: Die Originaldatei kann verschoben oder gelöscht werden, falls Sie die Datei anderweitig nicht mehr benötigen. Das Einfügen des Dateiinhalts geschieht sehr schnell, weil der Inhalt bereits mit dem Start von PhraseExpress geladen wurde und sofort bereitsteht. Nachteil: Die Datei kann je nach Dateiformat innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei erheblich mehr Platz benötigen, als sie als eigenständige separate Datei einnimmt. Sie sollten diese Option daher nur sparsam einsetzen, wenn eine Einbettung unbedingt erforderlich ist.
Verknüpfen	Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der mittels Makrofunktion {#insertfile …} auf die externe Datei verweist. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben. Vorteile: Die Makrofunktion benötigt nur sehr wenig Speicherplatz in der Textbausteindatei. Es wird stets der aktuellste Inhalt der Quelldatei eingefügt, falls sich die Datei zwischenzeitlich geändert hat. Nachteile: Das Ausführen des Textbausteins dauert geringfügig länger, weil die Datei erst zum Zeitpunkt des Ausführens geladen wird. Die externe Datei darf nicht verschoben oder gelöscht werden, weil ansonsten der Verweis auf die externe Datei ins Leere läuft. In diesem Fall wird das Makro von PhraseExpress ignoriert. Wenn Sie die Textbausteindatei auf einem anderen Rechner verwenden, müssen Sie sicherstellen, daß die Quelldatei auch dort unter dem gleichen Dateipfad verfügbar ist. Bei Einsatz der Netzwerk Edition entfällt dies jedoch, weil in diesem Fall die Textbausteindatei ohnehin zentral gespeichert wird.
Mit dazugehörigem Programm starten	Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion {#open …} mit dem dazugehörigen Programm öffnet. Beispiel: Wenn Sie auf diese Weise eine Microsoft Excel .XLS Datei importieren und den Textbaustein später aufrufen, dann startet PhraseExpress das Programm Excel und lädt die entsprechende Excel-Datei. Wenn es sich bei der externen Datei um eine URL Verknüpfung handelt, öffnet PhraseExpress die entsprechende Internetseite im Standardbrowser.
Zeilenweise als separate Textbausteine importieren	PhraseExpress kann eine Textdatei zeilenweise auslesen und aus jeder Zeile einen separaten Textbaustein generieren. Videoerläuterung Videotutorial mit einer Praxisanwendung Videotutorial CSV-Datei Import Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen (der "Separator") voneinander getrennt sind. Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind: PhraseExpress___pex MaxiVista___mv MultiMouse___mm Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein <-> Autotext mitteilen. Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein: Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen (siehe Kapitel "Erweiterte Bearbeitungsbefehle"). Voraussetzungen für die zu importierende Textdatei Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Rohdaten mit einem Texteditor modifizieren, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann: Die Liste muss in einer unformatierten .txt Textdatei vorliegen. Pro Zeile darf nur je ein Textbaustein und optional die dazugehörige Autotext-Abkürzung enthalten sein. Die Reihenfolge von Textbaustein <-> Autotext ist egal, muss aber für alle Zeilen beibehalten werden. Der Separator muss in jeder Zeile identisch sein. Der Separator kann mehrere Zeichen beinhalten, darf aber in seiner Gesamtheit nicht im restlichen Text vorkommen. Wenn Sie diese Regeln berücksichtigen, kann PhraseExpress den Separator bei der Analyse der Textdatei in den meisten Fällen automatisch ermitteln. Wenn dieser nicht korrekt erkannt wird, können Sie ihn im Importdialog händisch anpassen. Diese Funktion ersetzt den "PhraseExpress Importer", der bislang als separates Programm angeboten wurde.

Nach erfolgreichem Import bietet Ihnen PhraseExpress an, bereits vorhandene Textbausteine aus den importierten Daten herauszufiltern, um Doubletten in Ihrem Textbausteinbestand zu vermeiden.

Importieren bestehender MS Word AutoKorrektur-/Autotexteinträge

Sie können auch AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office 2003/2007/2010 in PhraseExpress importieren, die PhraseExpress anschließend zur Nutzung in allen Programmen bereitstellt, statt nur in Outlook, Excel oder Word.

Bei Verwendung der Netzwerk Edition wird der Textbausteinordner, der die importierten AutoKorrektur- und Autotext-Einträge beinhaltet, automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender im Netzwerk eigene, persönliche AutoKorrektur-Einträge verwendet.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Word AutoKorrektur-Einträge importieren, deaktivieren Sie unbedingt die AutoKorrektur-Funktion in Microsoft Office, um eine doppelte Erkennung von Tippfehlern zu verhindern.

Sie erhalten ansonsten Textersetzungen mit doppelten Buchstaben, weil sowohl PhraseExpress, als auch Office versuchen wird, AutoKorrekturen vorzunehmen.

Importieren von TextExpander Textbausteindateien

PhraseExpress kann Textbausteindateien des Mac-Programms SmileOnMyMac "TextExpander" in wenigen Schritten importieren:

Finden oder exportieren Sie die TextExpander Textbausteindatei auf Ihrem Mac:
- Als Standardvorgabe speichert TextExpander die Textbausteine in der Datei Settings.textexpander, die sich auf dem Mac in dem Verzeichnis [Home]/Library/Application Support/TextExpander befindet. Mit dem Finder können Sie diese Datei auch auf Ihrem Mac suchen.
- Um eine bestimmte Textbausteingruppe zu exportieren, markieren Sie die Gruppe in TextExpander und betätigen Sie die Tastenkombination Kommando-S.
Übertragen Sie die TextExpander Textbausteindatei auf den Windows PC:
- Kopieren Sie hierzu die *.textexpander Datei vom Mac auf einen USB Stick, brennen Sie sie auf eine CD-R und kopieren Sie diese auf Ihren Windows PC.
- Senden Sie die Datei als Emailanhang an sich selbst.
- Verwenden Sie eine Netzwerkverbindung mit Dateifreigabe zur Dateiübertragung.
- Nutzen Sie einen Online-Dateiaustauschdienst, wie zum Beispiel DropBox (siehe http://www.dropbox.com).
Importieren Sie die *.textexpander Datei in PhraseExpress:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die TextExpander Datei und wählen Sie den Befehl In PhraseExpress importieren aus dem Kontextmenü.
- Alternativ öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und klicken Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste an die Stelle, wo sie die TextExpander Textbausteine importieren möchten und wählen Sie Importieren aus dem Kontextmenü.

PhraseExpress wird die TextExpander Datei anschließend in das PhraseExpress Format umwandeln und in Ihren bestehenden Textbausteinbestand in PhraseExpress einfügen.

Der Import aus TextExpander unterstützt zurzeit unformatierten Text und die meisten der TextExpander eigenen Makrofunktionen (mit Ausnahme von Apple Script, weil dieses grundsätzlich nicht unter Windows verfügbar ist).

Exportieren eines Textbausteinordners

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner, der die zu exportierenden Textbausteine beinhaltet, und wählen Sie den Befehl Exportieren.

Alternativ ziehen Sie einfach den zu exportierenden Textbausteinordner aus der Baumansicht des Hauptprogrammfensters auf den Windows Desktop. PhraseExpress erstellt dann aus dem herausgezogenen Textbausteinordner eine eigenständig nutzbare PhraseExpress .pxp Textbausteindatei mit der Kurzbeschreibung des exportierten Ordners als Dateiname.

Eine exportierte Datei kann als autarke Textbausteindatei in PhraseExpress geladen werden.

Datensicherung

PhraseExpress erstellt bei jeder Textbausteindateiänderung eine Kopie der Textbausteindatei mit der Dateiendung .bak im gleichen Ordner der Textbausteindatei (siehe Kapitel "Speicherort der Textbausteindatei"). Änderungen werden immer dann gespeichert, wenn Sie das Programm schließen oder die OK-Schaltfläche in den Einstellungen betätigen.

Die Sicherungskopie entspricht immer der Original-Textbausteindatei vor der zuletzt gespeicherten Änderung.

Möchten Sie eine Änderung rückgängig machen, oder wenn die Textbausteindatei gelöscht oder unbrauchbar geworden ist, dann…

Schließen Sie das Hauptprogrammfenster durch Klick auf "Abbrechen"(!) und beenden Sie PhraseExpress.
Verschieben Sie die aktuelle Textbausteindatei mit der Dateiendung .pxp in ein anderes Verzeichnis oder löschen Sie gegebenenfalls die Datei.
Entfernen Sie die Dateiendung .bak von der Sicherungskopie. Sie sollte dann die Dateiendung .pxp aufweisen. Gegebenenfalls müssen Sie in Windows in den Explorer Ordneranzeigeoptionen die Anzeige der Dateierweiterungen aktivieren.
Wenn Sie jetzt PhraseExpress wieder starten, wird diese Datei verwendet. Mit der nächsten Änderung wird eine neue Sicherungskopie angelegt.

Wichtiger Hinweis

Sichern Sie Ihre persönlichen Daten (insbesondere phrases.pxp und words.pal) regelmäßig auf externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!

Bei Verwendung der Netzwerkversion werden sogar die 99 letzten Versionen der Textbausteindatei gesichert. Siehe Kapitel "Backup" des Handbuchs zur Netzwerkversion.

PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten

PhraseExpress kann in regelmäßigen Abständen prüfen, ob eine Aktualisierung für das Programm verfügbar ist, sofern der Rechner Zugang zum Internet hat.

Sie können die automatische Prüfung jederzeit nachträglich ein- oder ausschalten oder eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Extras Einstellungen Netzwerk Softwareaktualisierung Jetzt prüfen.

Stellen Sie sicher, daß PhraseExpress Ihre Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Bei der Prüfung wird ein Teil des Lizenzschlüssel (falls vorhanden), die Versionsnummer der aktuellen Installation, die Installations-ID und die Benutzersprache übermittelt. Es werden keine persönlichen Daten übertragen.

Weitere Informationen zu der Aktualisierungsprüfung finden Sie im Kapitel "Einstellungen - Aktualisierungsprüfung".

Die Softwareaktualisierung wird in der Netzwerkversion deaktiviert. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen zentral an.

Für die Installation von Softwareaktualisierungen muss der Benutzer mit Administratorrechten eingeloggt sein. Ab Windows Vista/7 erscheint im Zuge der Aktualisierung ein Dialog zum Anmelden mit Administrationsrechten.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Programmdatei

PhraseExpress kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Funktionen aufzurufen.

Kommandozeilenparameter	Erläuterung
-DEBUG	Erstellt eine Datei debug.txt in einem Dateiordner auf dem Desktop, die uns bei der Fehlersuche helfen kann, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen. Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, daß den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt. Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.
-DICTIONARY=Dateipfad	Hiermit können Sie PhraseExpress mit einer beliebigen Wörterbuchdatei der Textvorschlagsfunktion starten. Wenn Sie die Zugriffsrechte der Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) setzen, werden keine neuen Wörter/Sätze hinzugelernt.
-CONFIGFILE=Dateipfad	Dieser Kommandozeilenparameter startet PhraseExpress mit einer im Dateipfad angegebenen Konfigurationsdatei. Beispiel: PhraseExpress.exe -configfile=c:/meinedaten/meinekonfig.ini Beim Beenden speichert die aus der Konfigurationsdatei entnommenen Werte wieder in die Konfiguration mit dem üblichen Dateispeicherort (vgl. Kapitel "Speicherort der Daten").
-READONLY	PhraseExpress wird gestartet und die Textbausteindatei geladen, als ob sie schreibgeschützt wäre. Hierdurch werden alle Menübefehle und Optionen zum Erstellen oder Ändern von Textbausteinen aus der Benutzeroberfläche entfernt.
-PORTABLE	Startet PhraseExpress im USB Modus, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speicherstick gestartet wurde. Kopieren Sie hierzu alle PhraseExpress Programmdateien der USB Variante (Download) in ein beliebiges Dateiverzeichnis Ihres Rechners und starten Sie PhraseExpress mit dem Kommandozeilenparameter -portable. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Verwendung mit USB Speichersticks".
-CERTCHECK	Prüft beim Programmstart die Unversehrtheit der digitale Signatur aller Programmdateien.
-SHUTDOWN	Dient zum programmgesteuerten Beenden von PhraseExpress. Damit können zum Beispiel Backupanwendungen vor dem Erstellen einer Dateisicherung der Textbausteindatei PhraseExpress herunterfahren.

Im Handbuch der PhraseExpress Network Edition finden Sie weitere nützliche Kommandozeilenparameter für die Installationsdatei der Arbeitsplatzinstallation. Diese sind interessant für die verteilte Installation von PhraseExpress im Netzwerk.

PhraseExpress vom Rechner entfernen

Wichtiger Hinweis für kommerzielle Nutzer

Entfernen Sie die Lizenz von Ihrer aktuellen Installation bevor Sie PhraseExpress von Ihrem Rechner entfernen. Andernfalls bleibt Ihr Lizenzschlüssel auch nach Deinstallation der Software an den Rechner gebunden und kann nicht mehr für eine neue Installation verwendet werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Lizenz entfernen".

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie PhraseExpress über Start Programme PhraseExpress PhraseExpress deinstallieren.

Ihre Textbausteindatei bleibt nach der Deinstallation zum Schutze vor versehentlichem Datenverlust auf jeden Fall erhalten und wird nicht automatisch gelöscht.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Wechseln Sie zum Register "Prozesse", markieren Sie den Prozess phraseexpress.exe und beenden Sie den Prozess. Dann sollte sich die Deinstallation erfolgreich abschließen lassen.

Fehlersuche

In diesem Kapitel finden Sie Hinweise und Tipps, falls Probleme mit PhraseExpress auftreten.

Bitte prüfen Sie zunächst einige grundlegenden Dinge:

Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten links in der Windows Taskleiste auf das Startsymbol Alle Programme PhraseExpress PhraseExpress.
Wenn Sie das Startleistensymbol dann immer noch nicht sehen und Windows 7 verwenden, müssen Sie die Einstellung für die Windows Startleiste ändern, um das PhraseExpress Startleistensymbol einzublenden (Videoanleitung hierzu).
Wenn das Programmsymbol ein graues Ausrufezeichen zeigt, ist PhraseExpress deaktiviert und ignoriert Ihre Texteingaben. Bitte reaktivieren Sie PhraseExpress (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär (de)aktivieren ").
Wenn das PhraseExpress Hauptprogrammfenster geöffnet, sind alle Funktionen deaktiviert. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster, damit PhraseExpress funktionieren kann.
Zeigt PhraseExpress ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.
Stellen Sie sicher, daß die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Textanwendung (z.B. MS Word oder Open Office) deaktiviert ist, weil sie definitiv mit PhraseExpress kollidieren würde. Beide Anwendungen würden um die Erkennung und das Einsetzen des gleichen Autotextes ringen. Um hierdurch bedingte Probleme auszuschließen, können Sie das Einfügen eines Textes testweise in einer Anwendung probieren, die keine Textersetzungsfunktion beinhaltet, z.B. der Editor oder Wordpad.
Beenden Sie alle anderen Programme, die Tastaturein-/ausgaben auswerten (Andere Clipboard Manager, Textbaustein-Utilities oder spezielle Multimedia-Tastaturtreiber), um Inkompatibilitäten aufzuspüren.
Prüfen Sie, ob etwaige "Sicherheits-" oder "Computerschutz"-Programme die Tastatur-Abfrage ("Keyboard Hook") von PhraseExpress blockieren.
Testen Sie PhraseExpress mit dem Windows Editor oder Wordpad als möglichst einfaches Zielprogramm, um etwaige Einflüsse ihrer spezifischen Zielanwendung auszuschließen.

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

PhraseExpress bietet einige komfortable Möglichkeiten, unerwünschte Textersetzungen zu beseitigen:

Machen Sie eine unerwünschte Textersetzung z.B. mittels "Undo" oder mit der Backspace-/Entfernen-Taste rückgängig. PhraseExpress erkennt unerwünschte Textersetzungen automatisch und wird Ihre nächste Eingabe einmalig nicht mehr ersetzen. Optional gibt PhraseExpress bei Erkennung eines unerwünschten Autotexts optional einen Hinweiston (siehe Kapitel "Hinweistöne") und eine Hinweis-Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol aus. Bei Klicken auf die Sprechblase öffnet sich der entsprechende Textbaustein zur Bearbeitung.
Alternativ klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Hierdurch öffnet sich der zuletzt ausgeführte Textbaustein zur Bearbeitung, den Sie nun ändern oder löschen können.
Falls ein unerwünschter Autotext in einem Textbaustein-Auswahlfenster erscheint, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, um ihn zur Bearbeitung in PhraseExpress zu öffnen. Hier können Sie den Autotext löschen, abändern oder die Erkennung des Autotexts auf bestimmte Programme einschränken (siehe Kapitel "Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken").
Sie können unter Einstellungen Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination definieren, um direkt zur Bearbeitung des jeweils zuletzt eingefügten Textbausteins zu gelangen.

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen generell nicht?