Bei Erstinstallation startet PhraseExpress im Einfachmodus mit einem reduzierten Funktionsumfang und weniger Eisntellmöglichkeiten, um neuen Anwendern einen leichten Einstieg zu ermöglichen.

PhraseExpress ist jedoch ein 'stilles Wasser' und bietet nach Aktivierung des Expertenmodus viele weitere Funktionen, die fast alles ermöglichen, was Sie sich in Sachen Textbausteine vorstellen können. Lesen Sie hier, wie Sie den Expertenmodus aktivieren können (siehe Kapitel "Expertenmodus").

Beachten Sie auch das Kapitel Tipps & Tricks!

Handbuchkonventionen

Sie betrachten dieses Handbuch gerade in Ihrem Internet-Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder das Dokument ausdrucken können.

Fettgedruckte und schräggestellte Worte kennzeichnen Optionen im Programm oder Menübefehle.
Dateinamen sind stets kursiv gedruckt.
Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.
Tastenkombinationen sehen so aus: WIN-C. Mit WIN ist die linke Windows-Funktionstaste (rechts neben STRG) gemeint.

Dieses Symbol mit einem i weist auf nützliche Informationen hin.

Mit dem Lampensymbol werden praktische Tipps und Tricks hervorgehoben.

Hinweise in Verbindung mit diesem Symbol sind wichtig und sollten beachtet werden.

Was kann PhraseExpress?

Demonstrationsvideo

Die Textbausteinverwaltung PhraseExpress erleichtert die tägliche Tipparrbeit am PC:

Speichern Sie häufig benötigte Texte in PhraseExpress, die Sie ansonsten jeden Tag mehrmals eingeben würden, z.B. Ihren Namen, Adresse, Bankverbindung, etc. Diese in PhraseExpress gespeicherten Texte stehen dann in jedem Windows-Programm beim Schreiben von Emails, bei der Berichterstellung oder Beantwortung häufig wiederkehrender Fragen im Kundendienst auf schnellen Abruf bereit.
Normalerweise geht der Inhalt Windows Zwischenablage mit jedem Speichern neuer Inhalte unwiederbringlich verloren. Der Zwischenablagespeicher in PhraseExpress sichert jedoch frühere Inhalte der Windows Zwischenablage vor dem Überschreiben. Ältere Inhalte lassen sich bequem abrufen und in jedes Windows-Programm einfügen.
Eine mehrsprachige Rechtschreibkorrektur berichtigt Tippfehler in jedem Programm.
Zahlenberechnungen lassen sich mit PhraseExpress im normalen Fließtext anstellen.
Zahlreiche Funktionen zur Automatisierung helfen Ihnen bei der täglichen Arbeit. Programme lassen sich per Tastenkombination oder Autotext starten oder sogar ganze Emails in einem Rutsch automatisiert erstellen.

Ihre Vorteile

Sie sparen viel Zeit, weil PhraseExpress Ihnen die Eingabe wiederkehrender Texteingaben abnimmt.
Textbausteine und die Rechtschreibkorrektur verringern Tippfehler.
Die Korrespondenz wird durch einheitliche Textvorlagen ohne zusätzlichen Zeitaufwand ausführlicher und freundlicher.
Zentral verwaltete Textbausteine gewährleisten eine unternehmensweit einheitliche Kommunikation.
Vermeidung des büro-typischen RSI-Syndroms, das bis zur Berufsunfähigkeit führen kann.

Spezielle Vorteile von PhraseExpress

Die einzigartige Vorschlagsfunktion erspart das manuelle Erstellen der Textbausteine.
PhraseExpress kann Ihre Microsoft Word AutoKorrektur- und Autotexteinträge importieren und stellt diese in allen Anwendungen zur Verfügung, statt nur in Word oder Outlook. Das Übertragen ihrer bestehenden Autotext-/AutoKorrektur-Einträge auf einen neuen Rechner wird somit ebenfalls zum Kinderspiel.
Textbausteine können auch Microsoft Word-, HTML- und RTF-Schriftformatierung und Bilder beinhalten.
Der Zwischenablagespeicher bietet schnellen Zugriff auf frühere Zwischenablageninhalte.
In PhraseExpress können Sie einen Autotext für mehrere Textbausteine nutzen. Sie erhalten dann eine Textbausteinauswahl direkt an der Einfügemarke.
Textbausteine können miteinander zu Kombinationstexten verkettet und ineinander verschachtelt werden.
Tastenkombinationen und Autotexte lassen sich auf bestimmte Programme beschränken.
Die Client-Server Architektur der Netzwerk Edition bietet Zugriff aller Anwender auf eine gemeinsam genutzte Textbausteindatei. Die Schreib- und Leserechte können separat für jeden einzelnen Textbausteinordner definiert werden.
Durch Verwendung eines zentralen Netzwerkservers werden Versions- und Synchronisationskonflikte verhindert, die andernfalls durch das gleichzeitige Bearbeiten der Textbausteine von mehreren Anwendern entstehen könnten.
Die Programmoberfläche lässt sich zur Vermeidung von Fehlbedienung einschränken und Menübefehle ausblenden. Der Schulungsaufwand wird minimiert und Datenverlust ausgeschlossen.
Die Feststelltaste CAPSLOCK kann zum Schutz vor versehentlicher Betätigung deaktiviert werden.

Eine vollständige Liste aller Funktionen finden Sie unter http://www.phraseexpress.de/funktionen.htm

Das ist neu in Version 7

Eine Übersicht über die neuen Funktionen finden Sie auf unserer Internetseite unter http://neu.phraseexpress.de.

Systemvoraussetzungen

PhraseExpress ist sehr genügsam und funktioniert auf jedem herkömmlichen Rechner:

Microsoft Windows XP, Vista oder Windows 7 (für TerminalServer benötigen Sie zusätzlich den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition).
Optional: Internetzugang zum Herunterladen von Softwareaktualisierungen.
Optional: Internetbrowser zur Anzeige der Onlinedokumentation.
Ca. 5 MB Festplattenspeicher für die Installation zuzüglich Speicherplatz für die Textbausteindatei.

Hinweis zum Speicherbedarf: Der Windows Taskmanager zeigt statt des tatsächlichen Speicherbedarfs den wesentlich größeren, vom Betriebssystem temporär zugewiesenen Speicher an. Dieser zu viel zugewiesene Speicher wird bei Bedarf umgehend anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt. PhraseExpress benötigt ca. 6 MB Speicher zuzüglich der Textbausteindaten. Wir investieren einen erheblichen Anteil des Entwicklungsaufwands in eine effiziente Speicherplatzverwaltung und geringe CPU Last durch ein sorgfältig strukturiertes Programmdesign.

Installation der Software

Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei und folgen Sie den Anweisungen.

Beim ersten Programmstart erscheint der Importassistent, der Ihnen die Übernahme bestehender AutoKorrektur- und Autotext-Einträge aus Microsoft Office und anderen Programmen ermöglicht. Diesen Importassistenten können Sie auch abbrechen und jederzeit später aufrufen (siehe Kapitel "Import").

Die PhraseExpress Autotext-Funktion wird mit der AutoKorrektur-Funktion Ihrer bestehenden Office-Anwendung kollidieren. Um Probleme zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung (siehe Microsoft Hilfe). Die Importfunktion in PhraseExpress bietet Ihnen optional die Deaktivierung an.

Bei Installation unter Windows 7 müssen Sie die Einstellung für das PhraseExpress Startleistensymbol so ändern, daß es ständig angezeigt wird, weil das Symbol wichtige Statusinformationen anzeigt (Videoanleitung hierzu).

Wenn Sie Textbausteine gemeinsam auf mehreren Rechnern nutzen möchten, benötigen Sie den separat zu installierenden PhraseExpress Netzwerkserver. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion unter http://netman.phraseexpress.de

Informationen zur verteilten Installation von PhraseExpress finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion unter http://netman.phraseexpress.de#distribution.

Sofern keine Textbausteindatei von einer früheren PhraseExpress Installation existiert, installiert PhraseExpress eine Textbausteindatei mit Beispieltexten und AutoKorrektureinträgen. Diese können Sie nachträglich leicht wieder entfernen, wenn Sie diese nicht benötigen. Auf unserer Internetseite http://www.phraseexpress.de/phrases.php erhalten Sie weitere Textbausteindatenbanken.

Wenn Sie PhraseExpress kommerziell nutzen, müssen Sie PhraseExpress einmalig online freischalten (siehe Kapitel "PhraseExpress registrieren").

Verwendung mit USB Speichersticks

Videoanleitung

PhraseExpress muss nicht unbedingt auf einem PC installiert werden, sondern unterstützt auch den Betrieb von einem USB Stick.

Laden Sie das ZIP Archiv der Programmdateien und extrahieren Sie den Inhalt des ZIP Archivs in ein beliebiges Dateiverzeichnis auf Ihrem USB Speicher (Videoanleitung). Dies ist die einfachste Variante.

PhraseExpress wechselt automatischin in einen speziellen USB Modus, wenn es von einem USB Speicher gestartet wird. Dies können Sie am Wort "USB" in der Titelleiste des Programmfensters erkennen.

Im USB Modus werden alle Konfigurations- und Anwenderdaten in das gleiche Verzeichnis gespeichert, in dem sich die Programmdateien befinden. Der Gast-PC bleibt dabei unversehrt und es werden keine Daten oder Registry-Einträge geschrieben.

PhraseExpress verwendet im USB Modus eine etwaige auf dem Gast-PC befindliche Konfigurationsdatei nur dann, wenn sich im Programmverzeichnis auf dem USB Stick noch keine Konfigurationsdatei befindet.

Wichtiger Hinweis

Beenden Sie PhraseExpress stets, bevor Sie den USB Speicher herausziehen, um Datenverlust zu vermeiden!

Die Textbausteindatei muss sich auf einem beliebigen Verzeichnis des gleichen USB-Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.
PhraseExpress kann sich aber auch im USB Modus mit einem PhraseExpress Server der Netzwerkversion verbinden.
Der USB-Modus kann mittels Kommandozeilenparameter erzwungen werden, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speicher gestartet wurde (siehe Kapitel "Kommandozeilenparameter").

Umstieg von einer früheren Programmversion

Wir empfehlen, vor Installation der neueren etwaige Installationen älterer Version zuvor zu deinstallieren. Die neue Version konvertiert Ihre bestehende Textbausteindatei in ein neues Dateiformat, um die neuen Funktionen unterstützen zu können.

Erstellen Sie vor einer Aktualisierung einer bestehenden PhraseExpress Installation eine Sicherungskopie Ihrer Textbausteindatei, weil diese zum Beispiel nach erstmaliger Bearbeitung mit der neuen Version nicht mehr in alten PhraseExpress Versionen lesbar sein wird.

Aktualisieren Sie bei Verwendung der Netzwerkversion alle Arbeitsplatzinstallationen. Ein gemischter Betrieb mit alten und neuen Versionen ist nicht möglich.

Wichtiger Hinweis

Als Texteingabehilfe reagiert PhraseExpress auf Ihre Tastatureingaben.

Leider wird die hierfür benötigte Tastatursystemabfrage ("keyboard hook") bisweilen auch von Schadsoftware missbraucht. Daher verkennen einige "Antivirus/Antispyware"-Programme PhraseExpress irrtümlich als 'Spyware' und blockieren es in einigen Fällen sogar.

Bei blockierter Tastaturabfrage kann PhraseExpress jedoch nicht funktionieren. Sie müssen PhraseExpress in Ihrem "Sicherheits"programm eine Zugriffsgenehmigung erteilen.

Den Schutz persönlicher Daten betrachten wir als sehr wichtiges Gut im digitalen Zeitalter und garantieren Ihnen, daß PhraseExpress niemals ungefragt persönliche Informationen über das Internet sendet!

Als deutsches Unternehmen befolgen wir selbstverständlich die hiesigen strengen Datenschutzgesetze und Sie können PhraseExpress bedenkenlos verwenden. Dies garantieren wir unseren Kunden auf Anfrage gerne schriftlich.

Wir sind zum Beispiel sogar eines der wenigen Unternehmen, die zugunsten der Privatsphäre unserer Internetseitenbenutzer auf jegliche Drittkomponenten, wie Google Analytics o.ä. verzichten.

Die PhraseExpress Programm- und Installationsdateien sind digital signiert und versichern Ihnen somit von unabhängiger Seite die Herkunft der Software.

In folgenden Fällen greift PhraseExpress auf das Netzwerk zu:

Bei aktivierter Netzwerkoption sucht PhraseExpress in Intervallen nach dem PhraseExpress Server im lokalen Netzwerk.
Bei eingeschalteter Option zur automatischen Prüfung auf Softwareaktualisierung sendet PhraseExpress gelegentlich eine Anfrage an unseren Server, ob eine neuere Programmversion veröffentlicht wurde. Es wird lediglich die Softwareversionsnummer, die Netzwerkadapter-Adresse und gegebenenfalls ein Teil des Lizenzschlüssels übertragen. Es handelt sich hierbei um eine gewöhnliche Updatefunktion, wie sie in nahezu jeder modernen Software zu finden ist.

Beide Funktionen können in den PhraseExpress Einstellungen deaktiviert werden (siehe Kapitel "Einstellungen - Netzwerk"). In diesem Fall nimmt PhraseExpress überhaupt keine Verbindung zum Internet auf.

Erste Schritte in PhraseExpress

Nach dem Start von PhraseExpress finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Startleistensymbol

Falls Sie das Symbol nicht sehen, klicken Sie unten rechts in der Taskleiste auf das Windows Startsymbol Programme PhraseExpress PhraseExpress.

Ab sofort erspart Ihnen PhraseExpress viel zeitraubende Tipparbeit.

Eigentlich brauchen Sie jetzt gar nichts Besonderes zu unternehmen. Die Vorschlagsfunktion wird nach einer gewissen Lernphase automatisch damit beginnen, wiederholt eingegebene Sätze zum Einfügen vorzuschlagen.

Sie können häufig benötigte Texte aber auch manuell speichern. Dies bietet sich zunächst für alle Texte an, die Sie täglich mehrmals benötigen, wie z.B. Ihren Namen, Emailadresse, Bankverbindung, Adressen, Telefonnummern, etc.

Neuen Textbaustein speichern

Videodemonstration

Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Mauszeiger in einer beliebigen Anwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts und anschließend den Befehl Neue Phrase erstellen. Oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination STRG-ALT-C.
Es erscheint das "Direkteingabefenster" zur Eingabe weiterer Details:
- Die Beschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Textbaustein-Auswahlmenü. PhraseExpress verwendet hierfür den Anfang des Textbausteins. Sie können die Beschreibung aber auch ändern.
- Mit einer Tastenkombination können Sie später den Textbaustein per Tastendruck einfügen (siehe Kapitel "Tastenkombinationen").
- Der Autotext ist ein Textkürzel, daß bei dessen Eingabe mit dem gespeicherten Textbaustein ersetzt wird (siehe Kapitel "Autotext"). Beispiel: Für den Textbaustein "Mit freundlichen Grüßen" bietet sich der Autotext "mfg" an.
  
  Autotexte können auf drei Arten erkannt werden:
  - Bei der Autotext-Option Sofort ausführen wird der Autotext direkt nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts erweitert. Vermeiden Sie bei dieser Einstellung Autotexte, die Bestandteil eines normalen Wortes sind. Zum Beispiel würde ein Autotext „ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt ausgeführt werden, sobald Sie die ersten drei Buchstaben des eigentlich gewünschten Wortes "Ingelheim" tippen.
  - Mit der Einstellung Nach Satz- oder Leerzeichen ausführen wird der Autotext erst nach Abschluß mit der ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichen ersetzt.
  - Bei aktivierter Option Nach manueller Bestätigung wird der Textbaustein zunächst in einem Auswahlmenü beim Cursor zum Einfügen vorgeschlagen. Man kann den Vorschlag durch Drücken der Bestätigungstaste annehmen, oder durch Weitertippen ignorieren.
  - Der Expertenmodus bietet weitere Optionen an, die im Kapitel "Autotext verwenden" beschrieben werden.

PhraseExpress speichert den Textbaustein nach Betätigen der Schaltfläche OK. Das Speichern wird verworfen, wenn Sie stattdessen auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.

Wenn Sie die Option Dieses Fenster nicht mehr zeigen ankreuzen, wird das oben gezeigte Direkteingabefenster bei zukünftigem Anlegen neuer Textbausteine unterdrückt und neue Textbausteine "auf kürzestem Wege" ohne weitere Nachfragen in PhraseExpress gespeichert. Dies empfehlen wir jedoch nur dann, falls Sie viele Textbausteine aus einem Dokument "in einem Rutsch" speichern und die erstellten Textbausteine später im Hauptprogrammfenster organisieren möchten. In den meisten Fällen ist es sinnvoller, direkt nach Aufnahme eines neuen Textes gleich den dazugehörigen Autotext oder die gewünschte Formatierung zu wählen.

Wenn Sie das Direkteingabefenster deaktiviert haben, können Sie es unter unter Extras Einstellungen Anzeige Details direkt nach Erstellen eines neuen Textbausteins eingeben wieder einschalten.

Videodemo: Tipps für die Erstellung neuer Textbausteine

Textbaustein mit Bildern und Formatierung speichern

PhraseExpress analysiert den Textbausteininhalt und bietet mit der Option "Speichern als…" eine Auswahl der von PhraseExpress unterstützten Formatierungsarten an:

Formatierungsoption	Was wird gespeichert?	Vorteile	Nachteile
Unformatierter Text	Text ohne Bilder und ohne Schriftformatierung. Dies ist die empfohlene Standardeinstellung.	Benötigt den geringsten Platz in der Textbausteindatei. Funktioniert in allen Zielprogrammen Unterstützung aller Makrofunktionen	Texte werden ohne Schriftformatierung und ohne Bilder gespeichert.
Word-Format	Text inklusive Bilder, Platzhalter, Formatierungen, eingebetteter Microsoft Office Objekte.	Dieses Textbausteinformat speichert spezielle Word Textformatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Exceltabellen) und Platzhalter, dynamisch generierte Seitenzahlen, etc..	Mehr Speicherplatzverbrauch Keine Unterstützung der PhraseExpress Makrofunktionen Die speziellen Word-Formatierungen werden nur von Microsoft Word unterstützt.
HTML-Format	Texte inklusive Bilder im HTML-Format.	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die auch Bilder beinhalten Speziell geeignet für Internetsseiteninhalte Effiziente Speicherung von Bildern	Mehr Speicherplatzverbrauch Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen
RTF-Format	Texte mit "Rich Text"-Formatierung.	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die keine Bilder beinhalten Sehr genaue Speicherung der Textformatierung Geeignet z.B. für MS Office und Outlook	Mehr Speicherplatzverbrauch Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen Bilder werden nur bei aktivierter Option "Mit Metadaten" gespeichert.
Metadaten	Beinhaltet mehrere Formate.	Dieses Format sollte nur in speziellen Fällen eingesetzt werden, wenn z.B. nur ein Bild im Metadaten-Format gespeichert werden soll.	Erheblicher Speicherplatzbedarf! Keine Makrounterstützung Eingeschränkte Unterstützung von Zielapplikationen. Diese Speichermethode ist nur bei aktivierter Option "Mit Metadaten speichern" verfügbar.
Internetseitenaufruf	Besteht der zu speichernde Text ausschließlich aus einem Internetlink (z.B. "http://www.maxivista.de"), kann PhraseExpress beim Ausführen des Textbausteins die entsprechende Internetseite in Ihrem Browser öffnen, statt lediglich den Internetlink als Klartext auszugeben. Technisch wird das realisiert, in dem der Textinhalt (sprich der Internetlink) in ein {#url} Makro eingebettet wird.

Textformatierung und Bilder benötigen relativ viel Speicherplatz in der Textbausteindatei und sollten nur gespeichert werden, wenn es unbedingt notwendig ist. Nach Möglichkeit sollten Sie Textbausteine unformatiert speichern.

Unformatierte Textbausteine unterstützen eine größere Anzahl der Makrofunktionen.

Die Formatierung kann später jederzeit in PhraseExpress durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Textbausteininhaltsfenster entfernt werden.

Textbausteine nur in bestimmten Programmen ausführen

Diese Option erscheint nur im Expertenmodus.

Wenn Sie einen neuen Textbaustein erstellen, kennt PhraseExpress das Programm, aus dem der Text stammt und bietet mit der Option Nur in Programm [..] ausführen an, daß der dazugehörige Autotext, bzw. die Tastenkombination ausschließlich in dem Programm funktioniert, aus dem der Textbaustein stammt.

Bei aktivierter Option bleibt der zugewiesene Autotext unberücksichtigt, wenn Sie ihn in einem anderen Programm eingeben. Sie können damit z.B. identische Autotexte unterschiedlichen Textbausteinen zuweisen, die jeweils nur in den Programmen ausgeführt werden, in denen sie erstellt wurden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Textbausteine auf bestimmte Programme beschränken"

Textbaustein in eine Anwendung einfügen

Videodemonstration

Positionieren Sie die Einfügemarke an die zum Einfügen gewünschte Stelle in der Zielanwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol und wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein.
Das Auswahlmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.

Ein Textbaustein lässt sich alternativ auf eine der folgende Arten einfügen:

Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für die Phrase definiert haben (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
Geben Sie den Autotext ein, den Sie gegebenenfalls für die Phrase definiert haben (vgl. Kapitel "Autotext").
Ziehen Sie einen Textbaustein aus einem Abreißmenü in das gewünschte Zielprogramm (vgl. Kapitel "Abreißmenüs").

Das Textbaustein-Auswahlmenü

PhraseExpress zeigt Ihnen in folgenden Fällen ein "Popup" Auswahlmenü in der Nähe des Mauszeigers an, um Ihnen Textbausteine oder Textvorschläge der Textvorschlagsfunktion zur bequemen Auswahl anzubieten:

Sie haben einen Autotext eingegeben, bzw. eine Tastenkombination betätigt, die für verschiedene Textbausteine, bzw. für einen Textbausteinordner verwendet wurde.

Beispiele:
- Der Autotext "mfg" wurde sowohl für den Textbaustein "Multifunktionsgerät", als auch für "Mit freundlichen Grüßen" verwendet.
- Die Tastenkombination STRG-ALT-B wurde den beiden Textbausteinen "Bankverbindung" und "Benutzername" zugewiesen.
- Die Tastenkombination STRG-ALT-B wurde einem Textbausteinordner zugewiesen, der eine Liste Ihrer Bankverbindungen beinhaltet.
  In all diesen Fällen ist nicht eindeutig, welchen Textbaustein Sie einfügen möchten und PhraseExpress öffnet daher in diesem Fall ein Menü zur Auswahl.
Sie haben eine(n) Autotext/Tastenkombination für einen Textbaustein eingegeben, der so eingestellt ist, daß er nicht automatisch eingefügt, sondern zuvor von Ihnen bestätigt werden muss (siehe Kapitel "Autotext automatisch ausführen"). Sie können den Textbaustein durch Drücken der Bestätigungstaste annehmen, oder durch Weitertippen ignorieren. Das Fenster wird sich dann nach Eingabe weniger Zeichen wieder schließen.
Sie haben einen Text getippt, den Sie zuvor bereits mehrfach eingegeben haben und die Textvorschlagsfunktion bietet Ihnen diese Sätze zur automatischen Vervollständigung an (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion").
Im Auswahlmenü werden sowohl Vorschläge der Textvorschlagsfunktion, als auch Textbausteine aus Ihrem Datenbestand angezeigt. Um Verwechslungen zu vermeiden, können Sie die Farbe im Auswahlmenü hierfür separat einstellen (vgl. Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü - Farben").

Auswahl eines Eintrages im Auswahlmenü

Videoerläuterung zum Auswahlmenü

Klicken Sie mit der Maus den gewünschten Textbaustein, um ihn auszuführen.
Alternativ verwenden Sie die Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf-Tasten, um schrittweise zum gewünschten Eintrag im Auswahlmenü zu gelangen.
Falls sich viele Einträge im Auswahlmenü befinden, können Sie bei gedrückter STRG-Taste in größeren Schritten im Auswahlmenü springen.
Verwenden Sie die Bild Auf und Bild Ab-Taste, um zum obersten, bzw. untersten aktuell sichtbaren Element zu springen.
Mit der Taste Pos1, bzw. Home springen Sie direkt zum ersten Eintrag aller Elemente im Auswahlmenü.
Mit der Taste Ende springen Sie direkt zum letzten aller Einträge im Auswahlmenü.
Mit der Pfeil Rechts-Taste öffnet sich der erste Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Textbausteinauswahl. Mit der Pfeil Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
Wenn ein Textvorschlag markiert ist, übernehmen Sie mit der STRG-Pfeil Rechts-Taste das jeweils nächste Wort des vorgeschlagenen Satzes. Bei mehreren möglichen Textvorschlägen wird mit der STRG- ALT-Pfeil Rechts-Tasteder Teilsatz bis zu dem Wort eingefügt, ab dem sich die Vorschläge unterscheiden.
Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü mittels Tastenkombination aufgerufen wurde, drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben der gewünschten Phrase, um direkt dorthin zu springen. Das funktioniert jedoch nicht bei Aufruf des Auswahlmenü per Autotext.

Mit der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt.

Textvorschläge sind zwecks Unterscheidung von normalen Textbausteineinträgen mit einer hellblauen Hintergrundfarbe hinterlegt.

Das Erscheinungsbild des Auswahlmenüs und die hier beschriebenen Tastenkombinationen lassen sich in den Einstellungen ändern (siehe Kapitel "Einstellungen - Auswahlmenü").

Wenn Sie auf einen Textbaustein im Auswahlmenü bei gedrückter STRG-Taste klicken, wird der Inhalt in die Zwischenablage kopiert statt in die Anwendung eingefügt zu werden.

Das Auswahlmenü können Sie jederzeit mit der ESC-Taste (oben links auf Ihrer Tastatur) schließen.

Wenn Sie in einem Auswahlmenü mindestens einmal die Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit der ENTER-Taste bestätigen.

Geheimtipp! Zur blitzschnellen Bearbeitung eines Textbausteins klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Textbaustein im Auswahlmenü.

Textbaustein-Auswahlmenüs auf dem Desktop platzieren

Videoeinführung

Das Auswahlmenü in der Startleiste schließt sich normalerweise nach Auswahl und Einfügens eines Textbausteins automatisch. Um einen weiteren Textbaustein einzufügen, müssen Sie das Auswahlmenü erneut manuell aufrufen.

Textbausteinordner lassen sich jedoch auch aus dem PhraseExpress Textbausteinauswahlfenster herausziehen und dauerhaft auf dem Arbeitsplatz (Desktop) platzieren. Das ist praktisch, um mehrere Textbausteine nacheinander in ein Dokument einzufügen, ohne das Auswahlmenü jedes Mal aufrufen zu müssen.

PhraseExpress merkt sich die Positionen aller "Abreißmenüs" beim Beenden des Programms und stellt diese bei erneutem Programmstart wieder her. Mit Klick auf das weiße Kreuz rechts oben in der Titelleiste lassen sich die Fenster wieder entfernen. Hierbei wird nur das Abreißmenü ausgeblendet; die Textbausteine selbst bleiben erhalten.

Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste kann ein Abreißmenü abwechselnd ein- und wieder ausgerollt werden, um temporär Platz zu schaffen.

Sie können übrigens auch neue Textbausteine in einem Abreißmenü erstellen, indem Sie einen Textbereich in einer Quellanwendung markieren und bei gedrückter Maustaste in das Abreißmenü hineinziehen.

Diese Funktion ist nur in der Pro Edition enthalten.

Diese Funktion ist sehr praktisch für die System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine.

Tastenkombinationen verwenden

Videodemo

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird die gleichzeitige Betätigung einer oder mehrerer der Tasten SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1..F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

PhraseExpress kann mit Betätigung einer Tastenkombination einen Textbaustein ausführen.

Anwendungsbeispiel:

Wenn Sie z.B. dem Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-G zugewiesen haben, dann wird dieser Text nach Drücken von STRG-G an der aktuellen Position der Einfügemarke eingefügt.

Das ist eine sehr praktische Funktion. Jedoch werden Sie sich bei eifriger Nutzung von Tastenkombinationen schon sehr bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder sogar einen Textbausteinordner verwenden, der mehrere Texte beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü in Nähe des Mauszeigers, und der gewünschte Text lässt sich mit den Pfeiltasten der Tastatur oder mit der Maus auswählen (siehe Kapitel "Das Textbaustein-Auswahlmenü").

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Insbesondere Kombinationen allein mit der WIN-Taste sind oft bereits für Windows reserviert. Unter Windows Vista haben diese reservierten Tastenkombinationen sogar Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben. In den Experteneinstellungen können Sie die Prüfung auf reservierte Tastenkombinationen in PhraseExpress deaktivieren.

Maustasten sollten nicht alleine ohne eine Kombination mit den Tasten STRG, WIN, SHIFT und ALT verwendet werden..

Wenn Tastenkombinationen nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel "Fehlersuche".

Autotexte verwenden

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress durch den jeweils dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele:

Die Eingabe des Autotexts ' sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz ' Sehr geehrter Herr'.
Die Tippfehlerkorrektur basiert ebenfalls auf Autotexten: Der Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit die falsche Texteingabe.
Textbausteine, die durch einen Autotext aufgerufen werden, können auch Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Wenn Autotexte nicht funktionieren hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Bei unerwünschten Textersetzungen lesen Sie bitte das Kapitel "Unerwünschte Autotexte".

Mittels Importfunktion können Sie bestehende MS Word Autotext- und Autokorrektur-Einträge in PhraseExpress einbinden (siehe Kapitel "Importieren")

Wenn Autotextoptionen nicht geändert werden können und in grau angezeigt sind, dann werden die Einstellungen von einem übergeordneten Ordner vererbt (s.u.).

Wenn Autotextoptionen fehlen, dann wurde die Autotextfunktion in einem übergeordneten Ordner deaktiviert.

Autotext konfigurieren

Die Autotextfunktion kann sehr individuell an spezielle Bedürfnisse angepasst werden.

Anwendungsbeispiele:

Möchten Sie das Leerzeichen nach einem Autotext nicht mit ausgegeben haben?
Soll der Autotext ohne Eingabe eines abschließenden Leerzeichens erkannt und stattdessen sofort ausgeführt werden?
Möchten Sie Autotexte nicht automatisch, sondern erst nach zusätzlicher Bestätigung ausführen?
Sollen Autotexte nur innerhalb eines Wortes, nach Eingabe einer Zahl oder vielleicht gar nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?
Sollen Textbausteine in Abhängigkeit der Groß-/Kleinschreibung des Autotext unterschiedlich ausgegeben werden?

Bitte beachten Sie, daß die im folgenden beschriebenen Optionen recht technisch gehalten sind und ein gewisses Verständnis für die Zusammenhänge beim Autotext erfordern.

Die erweiterten Autotext-Optionen sind nur im Expertenmodus verfügbar.

Vor- und Nachzeichen

In der Standardeinstellung werden Autotexte stets dann erkannt, wenn sie als vereinzelte Wörter eingegeben werden. Ein einzelnes Wort ist hierbei so definiert, daß es entweder am Satzanfang steht oder auf ein Leerzeichen, Satzzeichen, Tabulator folgt.

PhraseExpress ersetzt den Autotext mit dem dazugehörigen Textbaustein nach Abschluß des Wortes durch Eingabe eines Leer-/Satzzeichens oder Betätigung der ENTERoder TAB- Taste.

Die Zeichen, die zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voran stehen müssen, heissen Vorzeichen. Die Zeichen, die zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen müssen, nennen wir Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress die zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Vor-/Nachzeichen Option	Erläuterung
Keine	Es darf kein Zeichen, Buchstabe oder Zahl vor dem Autotext eingegeben worden sein, bzw. nach dem Autotext ist kein weitere Eingabe zu dessen Erkennung erforderlich. ACHTUNG: Als Vorzeichen ist diese Einstellung nur für seltene Spezialfälle erforderlich! Wählen Sie eher die Einstellung "Beliebig", falls Sie sich nicht sicher sind!
Beliebig	Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.
Standard	Es werden die Standard-Vorzeichen und Nachzeichen verwendet (die in den Expertenoptionen angepasst werden können).
Enter	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER-Taste betätigt werden.
Leerzeichen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Leerzeichen stehen.
Tab	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die TAB-Taste betätigt werden.
Buchstaben	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z vorhanden sein.
Zahlen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss eine Zahl von 0-9 stehen.
Eigene	Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen. Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Sie können in dem Eingabefeld keine ENTER- oder Tab-Taste eingeben. Verwenden Sie für ENTER die Ersatzbezeichnung #13 und für TAB die Bezeichnung #9.
Inkrementell (nur für Nachzeichen)	Bei inkrementellem Autotext gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt. Die Mindestanzahl notwendiger Zeichen, bevor das Auswahlmenü erscheint, lässt sich bei aktiviertem Expertenmodus unter Extras -> Einstellungen -> Expertenoptionen -> Inkrementeller Autotext anzeigen ab x Zeichen einstellen. Video mit einer Beispielanwendung für inkrementellen Autotext Inkrementeller Autotext ist eine recht spezielle Funktion und sollte vor der Verwendung umfassend verstanden worden sein, um nützliche Dienste leisten zu können. Bei unsachgemäßer Anwendung erhalten Sie viele unpassende Textvorschläge und gegebenenfalls unerwünschte Textersetzungen. Inkrementeller Autotext bietet sich für Textbausteinordner an und es sollte die Vererbung der Autotext-Optionen aktiviert werden. Es empfiehlt sich auch die Autotext-Option Autotext vorschlagen für den Ordner zu aktivieren. Selbstverständlich sollten für die Elemente in diesem Ordner auch Autotexte definiert sein.

Hier finden Sie einige praktische Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:

Gewünschtes Verhalten	Beispielanwendung	Erfordliche Einstellung für das Vorzeichen	Erfordliche Einstellung für das Nachzeichen
Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt. Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.	Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.	Standard	Standard
Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.	Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.	Beliebig	Keine
Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.	Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.	Standard	Buchstaben
Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.	Analog dient diese Kombination zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende.	Buchstaben	Standard
Ein Autotext nur dann erkannt, wenn eine Zahl voransteht und der Autotext direkt mit ENTER abgeschlossen wird. Beispiel. Der Autotext 'test' würde nur bei Eingabe von '34testENTER' ausgeführt. Die Zahl ist dabei nicht Bestandteil des Autotextes; es sei denn der Autotext selbst beinhaltet eine Zahl am Anfang. Sie ist nur zur Erkennung des Autotext erforderlich.	Diese Konfiguration ist ein Beispiel einer sehr individuellen Spezialanwendung.	Zahlen	ENTER
Hier muss ein Autotext mit einem #-Zeichen abschließen.	Auch dies ist eine recht spezielle Anwendung.	Standard	Eigene (Z.B. mit dem Zeichen #)

Autotext automatisch ausführen

Videodemo

Bei aktivierter Option Manuelle Bestätigung vor dem Einfügen wird vor dem Ausführen des Autotextes der Textbaustein zunächst in einem Auswahlmenü zum Einfügen angeboten, daß in der Nähe der Einfügemarke erscheint. Damit haben Sie bei jeder Autotexterkennung die Möglichkeit, die Textersetzung abzulehnen oder anzunehmen.

In der Standardeinstellung werden Autotexte vorherige Bestätigung ausgeführt.

Nachzeichen nach dem Ausführen des Autotextes entfernen

Videodemo

Wenn Sie nach Ausführung des Autotextes das hierfür gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht benötigen, dann aktivieren Sie die Option Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken.

Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Groß-/Kleinschreibungsautomatik

Videodemo

Wenn Sie den ersten Buchstaben des Textbausteininhalts und den dazugehörigen Autotext klein schreiben, dann aktiviert sich automatisch die Groß-/Kleinschreibautomatik für diesen Textbaustein und PhraseExpress passt die Groß-/Kleinschreibung des Textbausteins automatisch Ihrer Eingabe des Autotextes an:

Wenn Sie den Autotext mit einem Kleinbuchstaben beginnen, dann beginnt die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
Schreiben Sie jedoch den ersten Buchstaben des Autotexts groß, dann wird auch der erste Buchstabe des Phraseninhaltes groß eingefügt.
Geben Sie mindestens die ersten zwei Buchstaben des Autotextes groß ein, dann wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.

Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:

Tastatureingabe	Textbausteininhalt	Eingefügter Text
bsp	beispiel	beispiel
Bsp	beispiel	Beispiel
BSP oder BSp	beispiel	BEISPIEL

Diese Automatik können Sie durch Aktivierung der Option Groß-/Kleinschreibung des Autotexts unterscheiden ausschalten. Dann wird ein Autotext unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob er mit Großbuchstaben oder mit Kleinbuchstaben beginnt.

Vererbung der Autotextoptionen

Textbausteinordner bieten noch eine weitere Autotext-relevante Option:

Autotexteinstellungen für einen Textbausteinordner gelten zunächst nur für den Autotext des jeweiligen Textbaustein(ordners) selbst, nicht jedoch für die darin enthaltenen Textbausteine!

Nur bei aktivierter Option Einstellungen an alle im Ordner befindlichen Textbausteine vererben werden die Autotexteinstellungen auch auf alle im Ordner befindlichen Textbausteine angewendet. Solange die Vererbung aktiviert ist, sind die Autotexteinstellungen der im Ordner enthaltenen Textbausteine gesperrt und werden grau dargestellt.

Es gibt zwei Formen der Vererbung:

Bei Aktivierung der Vererbungsoption können Sie stets entscheiden, ob die Einstellungen temporär oder dauerhaft an alle Elemente in einem Textbausteinordner vererbt werden sollen.

Bei temporärer Vererbung (empfohlen!) werden die Autotext-Einstellungen eines Ordners von allen Textbausteinen übernommen, solange sie sich in diesem Ordner befinden. Sobald Sie einen Textbaustein aus einem Ordner in einen anderen verschieben, nimmt er wieder seine ursprünglichen Einstellungen an. In den meisten Fällen ist das die empfohlene Methode, weil es gegebenenfalls individuelle Einstellungen einzelner Textbausteine nicht dauerhaft überschreibt.
Bei dauerhafter Vererbung der Autotext-Einstellungen übernehmen alle im Ordner befindlichen Textbausteine ihre gegebenenfalls individuellen Einstellungen vom Ordner und behalten diese bei, auch wenn die Elemente später in einen anderen Ordner verschoben werden. Selbstverständlich können Sie die Einstellungen eines Textbausteins wieder ändern, sofern er sie nicht gerade von einem Ordner vererbt. Die dauerhafte Vererbung ist nur für den speziellen Fall empfohlen, wenn Sie etwaige individuelle Einstellungen der im Ordner enthaltenen Textbausteinen überschreiben möchten.

Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken

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Normalerweise werden Autotexte und Tastenkombinationen in jedem Windows Programm von PhraseExpress erkannt. Es lassen sich jedoch für jeden einzelnen Textbaustein oder Textbausteinordner ein oder mehrere Programme von PhraseExpress ausschließen,

Anwendungsbeispiele:

Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins soll nur in bestimmten Programmen funktionieren.
Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins soll in bestimmten Programmen ignoriert werden.
Ein und derselbe Autotext soll je nach Anwendung jeweils einen unterschiedlichen Textbaustein aufrufen.
Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich aus PhraseExpress ausklammern.

Es lässt sich separat einstellen, in welchen Programmen Textbausteine ausgeführt werden soll, bzw. in welchen Programmen ein Textbaustein ignoriert werden sollen:

Nur bestimmte Programme zulassen

Starten Sie einfach das Programm, daß Sie filtern möchten und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche und markieren Sie alle gewünschten Programme.

Wenn kein Programm angegeben wird, dann nimmt PhraseExpress an, daß alle Programme gültig sind.

Sie können den Namen eines Prozesses oder Programms auch manuell in das Eingabefeld eingeben und mehrere Programme, getrennt durch einen Vertikalstrich auflisten. Verwenden Sie keine Leerzeichen.

Bestimmte Programme sperren

Optional lassen sich Programme angeben, bei denen PhraseExpress die Verarbeitung eines eingegebenen Autotexts, bzw. einer Tastenkombination ignorieren soll. Wird kein Programm angegeben, dann sperrt PhraseExpress kein Programm aus.

Für Textbausteinordner gibt es noch eine weitere Option bezüglich der Beschränkung von Autotexten/Tastenkombinationen auf bestimmte Programme:

Vererbung der Einstellungen zur Programmbeschränkung

Programmbeschränkungen für einen Textbausteinordner gelten zunächst nur für den Autotext/Tastenkombination des jeweiligen Textbausteinordners selbst, nicht jedoch für die darin enthaltenen Textbausteine!

Nur bei aktivierter Option Einstellungen an alle Textbausteine dieses Ordners vererben werden die Programmbeschränkungseinstellungen auch für alle im Ordner befindlichen Textbausteine übernommen. Solange die Vererbung aktiviert ist, sind die Programmbeschränkungseinstellungen der im Ordner enthaltenen Textbausteine gesperrt und werden grau dargestellt.

Es gibt zwei Formen der Vererbung:

Bei Aktivierung der Vererbungsoption werden Sie stets gefragt, ob die Einstellungen temporär oder dauerhaft vererbt werden sollen.

Bei temporärer Vererbung (empfohlen) werden die Programmbeschränkungseinstellungen eines Ordners von allen Textbausteinen übernommen, solange sie sich in diesem Ordner befinden. Sobald Sie einen Textbaustein aus einem Ordner in einen anderen verschieben, nimmt er wieder seine ursprünglichen Einstellungen an.
Bei dauerhafter Vererbung der Programmbeschränkungseinstellungen übernehmen alle im Ordner befindlichen Textbaustein ihre gegebenenfalls individuellen Einstellungen vom Ordner und behalten diese bei, auch wenn der Textbaustein später in einen anderen Ordner verschoben werden. Selbstverständlich können Sie die Einstellungen eines Textbausteins wieder ändern, sofern er sie nicht gerade von einem Ordner vererbt.

Die Textvorschlagsfunktion lässt sich separat auf bestimmte Programm beschränken (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion auf bestimmte Programme beschränken").

Textbausteine bearbeiten

Videoerläuterung zur Bearbeitung von Textbausteinen

Klicken Sie unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Hauptfenster des Programms zu öffnen.

Das Hauptfenster können Sie noch einfacher erreichen, indem Sie in einem Textbaustein-Auswahlmenü mit der rechten Maustaste direkt auf das Element klicken, das Sie bearbeiten möchten.

Um die zuletzt von PhraseExpress eingefügte Phrase direkt zu bearbeiten, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen können Sie auch eine Tastenkombination definieren, um den Textbaustein noch schneller zur Bearbeitung zu öffnen.

In der Baumstruktur auf der linken Seite des Programmfensters können Sie Textbausteine und Ordner erstellen und per Drag&Drop in der Baumstruktur arrangieren.

Ordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Ordner können weitere Unterordner beinhalten. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick über eine große Textbaustein-Anzahl erheblich.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein beliebiges Objekt in der Baumstruktur, um es zur weiteren Bearbeitung auf der rechten Seite auszuwählen.

Einstellungen für einen Textbaustein

Ein Textbaustein besteht aus mehreren Elementen:

Für die Beschreibung verwendet PhraseExpress bei der Erstellung eines neuen Textbausteins zunächst die ersten 64 Zeichen des Textbausteininhalts, die Sie hier ändern können.
Im Eingabefeld Textbausteininhalt können Sie den Textbausteintext bearbeiten und mittels der Schaltfläche Makros hinzufügen um leistungsfähige Zusatzfunktionen erweitern.

Sehr lange Texte lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste und Aktivieren der Option Zeilenumbruch in das Eingabefenster einpassen.

Formatierte Textbausteine haben einen höheren Speicherbedarf. Daher können Sie mittels Klick mit der rechten Maustaste auf den Phraseninhalt die Textformatierung entfernen.

Mittels Klick mit der rechten Maustaste auf einen unformatierten Textbaustein lässt sich dieser In das HTML Format umwandeln. Beachten Sie, daß einige Makrofunktionen in formatierten Textbausteinen nicht funktionieren.
Mit einer Tastenkombination fügen Sie einen Textbaustein "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Ein Autotext ersetzt eine gleichlautende laufende Texteingabe mit dem Phraseninhalt. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".

Einstellungen für einen Ordner

Vergeben Sie eine kurze und prägnante Beschreibung, damit Sie den Ordner später im Auswahlmenü leicht identifizieren können.
Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthaltenen Phrasen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Mit der optionalen Eingabe eines Autotexts öffnet PhraseExpress bei laufender Texteingabe den entsprechenden Phrasenordner direkt neben dem Mauszeiger, damit Sie eine der darin befindlichen Textbausteine zum Einfügen auswählen können. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".
Im Textbereich Informationen können Sie Notizen, z.B. über den Verwendungszweck oder Urheberverweise schreiben. Wenn Sie Ihren Notizen "$$$" (ohne "") voranstellen, dann wird die Notiz dauerhaft vor Änderungen geschützt.

Bearbeitungsbefehle im Kontextmenü

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein einzelnes Objekt in der Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü, das weitere Funktionen bereitstellt. Die Befehle unterscheiden sich, je nachdem ob Sie auf einen Textbaustein oder Textbausteinordner klicken.

Einige Befehle sind nur im Expertenmodus sichtbar.

Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Deaktivierte Ordner werden durch ein graues Ordnersymbol in der Baumansicht angezeigt.
Bei Deaktivierung der Option Im Aufklappfenster zeigen wird der entsprechende Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und im Aufklappfenster nicht benötigt werden und beschleunigt die Darstellungs-/ und Verarbeitungsgeschwindigkeit von PhraseExpress. Etwaige Tastenkombinationen und Autotexte werden aber für diesen Ordner weiter berücksichtigt.
Die Erweiterten Bearbeitungsfunktionen ermöglichen die komfortable 'Massenbearbeitung' von allen Elementen, die sich in einem Ordner befinden. Im Untermenü wählen Sie aus, ob Sie die Autotexte, Beschreibungen oder Textbausteininhalte verändern möchten. Im daran anschließenden Untermenü wählen Sie die Änderung, die an allen Elementen vorgenommen werden sollen. Die dort verfügbaren Befehle sind selbsterklärend.
Der Befehl Duplikate entfernen und identische Autotexte zusammenfassen prüft alle Textbausteine in diesem Ordner auf identischen Inhalt. Textbausteine gleichen Inhalts und gleichen Autotexts werden gelöscht. Ist der Inhalt identisch, der Autotext aber unterschiedlich, dann werden die Autotexte der Doubletten zum ersten identischen Textbaustein hinzugefügt und die Doubletten anschließend gelöscht.

Textbausteine finden

Textbausteine können anhand der Beschreibung, einer Tastenkombination, des Inhalts oder des Autotexts auf zwei Wegen gefunden werden:

Schnellsuche

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Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche unterhalb der Baumansicht. Es erscheint die Schnellsuche mit der Sie den gesamten Textbausteinbestand blitzschnell nach Eingabe weniger Buchstaben des Suchbegriffs durchsuchen können.

Wenn Sie mehrmals auf die Lupen-Schaltfläche klicken, öffnet sich der Such-Eingabebereich schrittweise mit weiteren Einstellungs-Optionen.

Wenn nach Eingabe einiger Buchstaben oder gegebenenfalls einer Tastenkombination Elemente gefunden werden, können Sie mit der ENTER-Taste oder der Schaltfläche "Nächstes" von einem zum nächsten Suchtreffer springen.

Mit Betätigen von STRG-ENTER springen Sie wieder schrittweise zurück zu den vorherigen Suchtreffern.

Bei Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Suchen & Ersetzen Dialog.

Wenn Sie die Lupenschaltfläche mit der rechten Maustaste klicken, öffnet/schließt sich das Schnellsuche-Eingabefeld mit den zuletzt gewählten Suchkriterien.

Suchen & Ersetzen

Wenn Sie einen bestimmten Ordner (und optional dessen Unterordner) durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Befehl Suchen & Ersetzen.

Der Fenstertitel des Suchen & Ersetzen Dialogfensters zeigt Ihnen stets, in welchem Textbausteinordner die Suche durchgeführt wird.

Kreuzen sie an, ob Sie nach Textbaustein-Beschreibungen, -inhalten oder Autotexten, bzw. einer beliebigen Kombination davon suchen möchten.

Geben Sie dann den Suchbegriff und optional die gewünschte Ersetzung für den Suchtreffer an.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten. Falls formatierte Texte gefunden werden, können Sie wählen, ob diese permanent(!) in unformatierte Textbausteine umgewandet werden sollen, damit die Textersetzung vorgenommen werden kann. Ansonsten werden formatierte Textbausteine von der Suchen & Ersetzen Funktion ignoriert.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche bei gedrückter STRG-Taste.

Textbausteine löschen

Um einen Textbaustein zu löschen, muss er zunächst auf eine der folgenden Arten zur Bearbeitung in PhraseExpress geöffnet werden:

Den jeweils zuletzt von PhraseExpress eingefügten Textbaustein öffnen Sie durch Klick auf das PhraseExpress Programmsymbol bei gedrückter SHIFT-Taste unten rechts in der Startleiste.
Oder wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Programmfenster zu öffnen.
Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Phrase in einem Textbaustein-Auswahlmenü.

Markieren Sie anschließend den unerwünschten Textbaustein in der Baumansicht und klicken Sie das rote Mülleimer-Symbol. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage und Klick auf OK wird der Textbaustein dauerhaft gelöscht.

Zu Ihrer Sicherheit prüft PhraseExpress, ob der zu löschende Textbaustein von einem anderen Textbaustein per #insert-Makro verwendet wird und bietet Ihnen dann an, nach den Textbausteinen zu suchen, die den zu löschenden Textbaustein verwenden.

Die Vorschlagsfunktion

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Die Textvorschlagsfunktion erspart Ihnen die manuelle Speicherung von häufig verwendeten Phrasen und arbeitet unauffällig im Hintergrund.

Die Funktion wird unter Extras Einstellungen Funktionen Textvorschlagsfunktion ein- bzw. ausgeschaltet.

Während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner erkennt und speichert PhraseExpress wiederholt eingegebene Sätze ("Vielen Dank für Ihre Anfrage.", etc.). Achten Sie lediglich darauf, daß Sie die Sätze identisch schreiben. Andernfalls werden Sie nicht als wiederholt eingegeben erkannt. PhraseExpress unterscheidet Groß-/Kleinschreibung und das Satzzeichen am Satzende. Die Sätze müssen auch eine (einstellbare) Mindestlänge aufweisen, damit Sie vorgeschlagen werden.

Ab der dritten Wiederholung schlägt Ihnen PhraseExpress diese Sätze zur Vervollständigung vor, sobald es die Eingabe des Satzanfangs erkennt.

Mehrere Satz-Alternativen erscheinen in einem Auswahlmenü in Nähe der Einfügemarke zur Auswahl mittels Pfeil Auf / Pfeil Ab-Tasten oder der Maus. Wenn Sie den Vorschlag ignorieren und einfach weitertippen, verschwindet der Vorschlag automatisch.

Mit der Tastenkombination STRG-ALT-Pfeil Rechts können Sie das jeweils nächste Wort des Satzvorschlags einfügen (statt des ganzen Satzes).

Falls Sie mehrere Satzvorschläge erhalten, die alle gleichlautend anfangen, können Sie mit STRG- ALT-Pfeil Rechts den Teilsatz bis zu der Stelle einfügen, ab der sich die Sätze unterscheiden. Diese Tastenkombination können Sie in den PhraseExpress Einstellungen anpasssen.

Die Textvorschlagsfunktion ist zwar in PhraseExpress integriert, verwendet aber eine von Ihrer Textbausteindatei getrennte Datenbasis (vgl. Kapitel "Speicherort der persönlichen Daten"). Das neuartige an der Textvorschlagsfunktion ist, daß es nicht auf Basis vorgegebener statischer Wörterbücher arbeitet, sondern Vorschläge anhand Ihres persönlichen Schreibstils automatisch ermittelt. Hierdurch ist es unabhängig von der Sprache und von etwaigen fachspezifischen Inhalten.

Unerwünschte Vorschläge können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste löschen.

Mit einem Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol bei gedrückter STRG-Taste kann die Textvorschlagsfunktion temporär deaktiviert werden.

Falls Sie gar keine Textvorschläge erhalten, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche.

Die Textvorschlagsfunktion arbeitet sehr effizient, benötigt aber etwas CPU-Leistung während der allgemeinen Texteingabe am PC. Wenn Sie ein Laptop im Batteriemodus betreiben, können Sie die Textvorschlagsfunktion temporär deaktivieren, um Strom zu sparen.

Bei Verwendung asiatischer Sprachen wird die Textvorschlagsfunktion automatisch deaktiviert.

Funktionsprinzip

Ein ausgefeilter Algorithmus ermittelt die Textvorschläge anhand folgender Faktoren:

Häufigkeit der Eingabe gleichlautender Sätze
Berücksichtigung der von Ihnen ignorierten Vorschläge
Individuelle Einstellungen (s.u.)
Einer geheimen Zauberformel, die uns viele schlaflose Nächte der Programmierung gekostet hat und die wir hüten, wie England seine Kronjuwelen.

Die Vorschlagsfunktion schlägt je nach Einstellung einzelne Wörter und/oder vollständige und einzelne Sätze vor, die durch ein Satzende-Zeichen oder ENTER oder TAB voneinander getrennt sind.

PhraseExpress speichert generell keine Passwörter, die aus einem Wort bestehen.

Die Vorschlagsfunktion bietet Einstellungen, um die Treffsicherheit der Vorschläge zu beeinflussen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Einstellungen - Textvorschlagsfunktion".

Der Zwischenablagespeicher

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Den Zwischenablagespeicher (de)aktivieren Sie unter Extras Einstellungen Funktionen Zwischenablagespeicher.

Normalerweise überschreibt Windows den Inhalt der Zwischenablage jedes Mal, wenn Sie etwas Neues in die Zwischenablage kopieren.

PhraseExpress speichert jeweils die letzten Textinhalte der Windows Zwischenablage in einem Spezial-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher. Hier erhalten Sie Zugriff auf ältere Zwischenablageinhalte.

Es empfiehlt es sich bei häufiger Verwendung, diesen Ordner zwecks schnellen Zugriffs aus dem Auswahlmenü zu ziehen und als Abreißmenü auf dem Desktop zu platzieren (siehe Kapitel "Abreißmenü").

Weitere Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie in den Zwischenablagespeicher-Ordner in der Textbaustein-Baumansicht markieren:

PhraseExpress kann den Zwischenablagespeicher bei jedem Beenden des Programms löschen
Die Anzahl der zu speichernden vorherigen Inhalte lässt sich hier einstellen.
Wahlweise beseitigt PhraseExpress überschüssige Leerzeichen vor und hinter dem Zwischenablageinhalt.
Optional werden unerwünschte Textformatierungen von Zwischenablageinhalten entfernt.
Der Zwischenablagespeicher kann auf bestimmte Programme beschränkt werden, bzw. von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden.

Wir empfehlen die Tastenkombination STRG-ALT-v für diesen speziellen Phrasenordner zu verwenden, weil diese leicht zu merken ist: Mit der Windows Tastenkombination STRG-v fügen Sie bekanntlich den aktuellen Zwischenablageinhalt ein und mit STRG-ALT-v erhalten Sie Zugriff auf die Historie der Zwischenablage. Praktisch!

Zuletzt verwendete Textbausteine aufrufen

PhraseExpress kann sich die zuletzt verwendeten Textbausteine und von Ihnen akzeptierte Textvorschläge merken, die dann in einen System-Textbausteinordner Zuletzt verwendet kopiert werden.

Praktisch ist diese Funktion, wenn Sie fortlaufend Zugriff auf eine kleinere Anzahl gleicher Textbausteine benötigen, z.B. beim Ausfüllen von Formularfeldern. Hierfür empfiehlt es sich, diesen Ordner zwecks schnellen Zugriffs aus dem Auswahlmenü zu ziehen und als Abreißmenü auf dem Desktop zu platzieren (siehe Kapitel "Abreißmenü").

Dieser Ordner dient Ihnen weiterhin als Datenbrücke zwischen Ihren normalen Textbausteinen und der Textvorschlagsfunktion, weil in diesen Ordner alle angenommenen Textvorschläge kopiert werden.

Die Funktion können Sie durch Löschen des Textbausteinordners ausschalten (und in den PhraseExpress Einstellungen Extras Einstellungen Funktionen Ordner für die zuletzt verwendete Textbausteine anzeigen aktivieren).

Browsersuche

Die Browsersuche ist eine sehr nützliche Funktion, um beliebige Texte bequem im Internet recherchieren zu können:

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Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress wird dann die ausgewählte Internetseite mit bereits ausgefülltem Suchbegriff öffnen. Das funktioniert sogar mit Adressen in Google Maps oder für eine Routenplanung.

Die Browsersuche ist eigentlich keine gesonderte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit bestehenden Makrofunktionen realisiert.

Sie können die vorgegebene Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche ändern, wie für jeden anderen Textbaustein auch (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen").

Tippfehlerkorrektur

Die Tippfehlerkorrektur ist keine spezielle Sonderfunktion in PhraseExpress, sondern wird mit der gewöhnlichen Autotextfunktion realisiert.

Beispiel:

Die Autokorrekturtextbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, lesen Sie bitte in das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

Die Korrektur-Textbausteindatei wird fortlaufend ergänzt. Sie können die aktuellste Version für mehrere Sprachen von unseren Internetseiten herunterladen: http://download.phraseexpress.de

PhraseExpress im Netzwerk verwenden

Textbausteine lassen sich mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, wenn Sie den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition installieren.

Jeder Anwender kann sowohl gemeinsame Textbausteine, als auch persönliche Textbausteine verwenden (vgl. Kapitel "Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren").

Wichtiger Hinweis

Stellen Sie sicher, daß in den Arbeitsplatzinstallationen unter Extras Einstellungen Netzwerk die Netzwerkunterstützung aktiviert ist.

Eine aktive Serververbindung der Arbeitsplatzinstallation erkennen Sie am grünen Ausrufezeichen im Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Sie verwenden dann die zentrale Textbausteindatei des Servers (vgl. Kapitel "Programmzustände").

Zwischenspeicherung der Netzwerk-Textbausteindatei

Bei Unterbrechung der Netzwerkverbindung zum PhraseExpress Server verschwindet das grüne Ausrufezeichen im Startleistensymbol und PhraseExpress verwendet eine Kopie der zentralen Textbausteindatei, die Sie allerdings nicht bearbeiten können (um Versionskonflikte zu vermeiden). Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden automatisch wieder die Textbausteine des Servers verwendet.

Automatische Serversuche

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Um die automatische Serversuche zu (re)aktivieren, klicken Sie in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Automatische Serversuche.

Bei aktivierter automatischer Serversuche sucht die Arbeitsplatzinstallation kontinuierlich über einen einstellbaren UDP Port nach einem Server im Netzwerk. Empfängt der Server ein Signal von der Arbeitsplatzinstallation, übermittelt er seine IP Adresse über einen ebenfalls konfigurierbaren UDP Port an die Arbeitsplatzinstallation, die die Netzwerk-Textbausteindatei anschließend lädt.

Auch nach einem Neustart erwartet die Arbeitsplatzinstallation den Server zunächst von der im Rahmen der automatischen Serversuche übermittelten IP Adresse. Hat sich die IP Adresse des Servers zwischenzeitlich jedoch geändert, wird die Arbeitsplatzinstallation den Server erneut suchen.

Die automatische Serversuche wird deaktiviert, wenn Sie eine IP Serveradresse manuell angeben oder eine lokale Textbausteindatei öffnen.

Ändern Sie den vorgewählten UDP Port nur, falls dieser auf der Arbeitsplatzinstallation bereits von einer anderen Anwendung belegt ist.

Manuelle IP Adresseingabe des Servers

Hat der Server stets eine feste IP Adresse, können Sie die IP Adresse auch manuell eingeben. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste des Hauptprogrammfensters auf Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Geben Sie die IP Adresse des Zentralrechners an.

Wenn Sie die IP Adresse manuell eingeben, beendet die Arbeitsplatzinstallation die Serversuche per UDP. Wechselt der Server zwischenzeitlich die IP Adresse, dann wird die Arbeitsplatzinstallation den Server nicht mehr finden, bevor Sie entweder die neue IP Adresse eingeben oder die automatische Serversuche aktivieren.

Weitere Infos finden Sie im Handbuch zur Netzwerk Edition unter http://netman.phr aseexpress.de.

Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren

Videodemonstration

Wenn Sie mit der Netzwerkversion eine zentrale Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, können Sie den Zugriff auf beliebige Textbausteinordner im Netzwerk beschränken.

Klicken Sie hierzu auf den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Zugriffsrechte im Netzwerk beschränken im Kontextmenü. Diese Option ist nur im Expertenmodus verfügbar (vgl. Kapitel "Expertenmodus").

Zugriffsbeschränkte Ordner sind in der Baumstruktur durch ein grünes Männchen im Ordnersymbol gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Phrasen und Unterordner sind ab sofort nur für die von Ihnen angegebenen Teilnehmer im Netzwerk sichtbar.

In den Detail-Einstellungen können Sie detailiert bestimmen, welche Anwender, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen und Domänen Zugriff auf den Ordner erhalten. Trennen Sie mehrere Anwender/Arbeitsgruppen mit Komma voneinander. Setzen Sie ein *, wenn alle Anwender, Benutzergruppen, etc. Zugriff erhalten sollen.

Wichtige Hinweise :

Die Zugriffsrechte werden in den Detaileinstellungen per Oder-Logik interpretiert. Beispiel: Wenn Sie MeineDomain und AnwenderA Zugriffsrechte gewähren, dann erhalten sowohl alle Mitglieder von MeineDomain als auch AnwenderA Zugriffsrechte.
Trennen Sie bitte mehrere Einträge im Eingabefeld per Komma und ohne Leerzeichen. Beispiel: Klaus,Erwin,Sandra
Ein Sternchen im Eingabefeld ist ein Platzhalter und bedeutet, daß jeweils alle Teilnehmer Zugriff haben.
Wenn das Eingabefeld leer ist, hat niemand Zugriff.

Der ursprüngliche Ersteller eines Ordners hat stets Schreib-/Leserecht, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.

Die Gruppen/Anwender mit Leserechten lassen sich in einer Ordnerhierarchie nur stetig verkleinern. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.

Wer Schreibrecht hat, hat immer auch Leserecht auf einen Ordner.

Makrofunktionen

Textbausteine können mittels leistungsfähiger Makrofunktionen weit mehr, als nur statische Texte wiedergeben.

Es lassen sich zusätzliche dynamische Inhalte hinzufügen, wie manuelle Texteingaben, das aktuelle Datum, fortlaufende Zähler oder sogar Anwendungen starten oder Dokumente öffnen.

Klicken Sie in der folgenden Liste auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel zu gelangen:

Makrofunktionsreferenz

Makrofunktion	Beschreibung	HTML
{#date}	Fügt das aktuelle Datum ein. Das Datumsformat entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#time}	Fügt die aktuelle Zeit ein. Das Zeitformat (12 vs. 24 Stunden) entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#datetime ..}	Fügt einen frei formatierbaren Datum- oder Zeitstempel mit optionaler Zeitverschiebung ein.
{#calendar ..}	Öffnet ein Kalender-Fenster zur Auwahl eines Datums.
{#insert ..}	Fügt einen Textbaustein in einen anderen Textbaustein ein.
{#cursor}	Platziert den Cursor an eine bestimmte Stelle im Textbaustein.
{#input ..}	Öffnet einen Eingabedialog zum Einfügen einer manuellen Texteingabe in die Phrase.
{#form ..}	Erstellt ein Eingabeformular, daß manuelle Texteingaben sammelt und gebündelt in den Textbaustein einfügt.
{#msgbox ..}	Öffnet ein Hinweisfenster mit konfigurierbaren Schaltflächen.
{#env ..}	Fügt eine Windows-Systemvariable ein.
{#adldap ..}	Fügt einen ActiveDirectory LDAP Wert ein.
{#asc ..}	Fügt ein Sonderzeichen, wie z.B. © oder ¥ ein.
{#rnd ..}	Fügt eine Zufallszahl ein.
{#mail ..}	Erstellt eine Emailnachricht mit Emailadresse, Betreff und Nachrichtentext.
{#run ..}	Startet ein Programm.
{#open ..}	Öffnet eine Datei.
{#openfolder ..}	Öffnet einen Dateiordner im Windows Dateiexplorer.
{#url ..}	Öffnet eine Internetseite.
{#focus ..}	Wechselt den Fokus zu einer bestimmten Anwendung.
{#sleep ..}	Verzögert die Ausgabe um eine bestimmte Zeitspanne.
{#calc ..}	Führt eine Berechnung durch und gibt das Ergebnis als Text aus.
{#simkey ..}	Simuliert die Betätigung einer Taste.
{#loop ..}	Wiederholungsschleife
{#clipboard ..}	Kopiert eine aktuelle Markierung in die Windows Zwischenablage / Fügt den Zwischenablageninhalt ein.
{#insertclipboard}	Fügt den aktuellen Zwischenablageninhalt als Text (Taste-für-Taste) ein. Wird benötigt bei verschachtelten Makros
{#autotext}	Fügt innerhalb des Textbausteins den auslösenden Autotext ein.
{#setclipboard ..}	Füllt die Windows Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt.
{#setphrase ..}	Erstellt/Ändert einen Textbaustein mit vorgegebenem Inhalt.
{#var ..}	Gibt den aktuellen Zahlenwert einer Zählervariable aus.
{#setvar ..}	Definiert den Wert und Inkrement einer Zählervariable.
{#textfile ..}	Fügt innerhalb eines Textbausteins den Inhalt einer externe .txt Textdatei ein.
{#imgfile ..}	Fügt innerhalb eines Textbausteins den Inhalt einer externen Bilddatei ein
{#pasteoptions ..}	Definiert die Einfügemethode für eine einzelne Phrase.
{#setlayout ..}	Ändert das Windows Tastatur-Schema auf die gewünschte Sprache.
{#getlayout ..}	Ermittelt das aktuell in Windows eingestellte Tastatur-Sprachschema.
Stringoperationen…	Verschiedene Funktionen zur Manipulation von Text.

Einige Makros funktionieren nicht in HTML/RTF formatierten Textbausteinen, wie in der letzten Spalte der Tabelle angegeben.

In MS Word-formatierten Textbausteinen funktionieren Makros grundsätzlich nicht, aber Sie können Sie behelfen, indem Sie Word-formatierte Textbausteine aufsplitten und über einen unformatierten Hilfstextbaustein aufrufen, der dann weitere Makrofunktionen beinhalten kann (Videoanleitung hierzu).

Makros eingeben

Videodemo

Makrofunktionen sind normaler Text in einem Textbaustein. Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf das ein Doppelkreuzzeichen, der Makroname und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Am einfachsten fügen Sie ein Makro mit der Schaltfläche Makro hinzufügen in einen Textbaustein ein. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die gewünschte Funktion und nehmen Sie im darauf folgenden Dialog die gewünschten Einstellungen vor.

Wenn Sie die Syntax der Makrofunktionen auswendig kennen, können Sie diese auch im Eingabefeld Textbausteininhalt manuell eingeben.

Hier ein Beispiel, wie ein Textbaustein mit Makrofunktionen im Eingabefeld eines Textbausteins aussieht:

Heute ist der {#date}. Es ist jetzt {#time} Uhr.

Sie können Makrofunktionen auch nahezu beliebig ineinander verschachteln oder miteinander verketten und damit anspruchsvollste Automatisierungsaufgaben erledigen.

Videodemo

Beispiel für eine verschachtelte Makrofunktion:

{#input -head Datum? -def {#date}}

In diesem Beispiel ist das Makro zur Ausgabe des aktuellen Datums innerhalb des Makros zur manuellen Texteingabe eingebettet. Makros werden immer der Reihe nach und von "innen nach außen" abgearbeitet. Dieses Makro setzt also zuerst den Vorgabewert auf das aktuelle Datum und fordert Sie anschließend zur Eingabe auf, bei der Sie das Datum noch ändern können.

Weiteres Beispielvideo über verschachtelte Makros zur Erstellung datumsabhängiger Textbausteininhalte.

Wenn Sie in einem Makroeingabedialog in einem Eingabefeld die rechte Maustaste betätigen, erhalten Sie eine Auswahl weiterer Makros, so daß Sie verschachtelbare Makros bequem erstellen können.

Einige Makrofunktionen können nur in unformatierten Textbausteinen verwendet werden. Splitten Sie eine formatierte Phrase gegebenenfalls in zwei separate formatierte Phrasen, und erstellen Sie eine neue unformatierte Phrase. Rufen Sie dort den ersten Teil der formatierten Phrase mittels #insert Makro auf, fügen Sie dann die gewünschten Makrofunktionen hinzu und schließen Sie die neue Phrase mit dem Aufruf des zweiten Teils der formatierten Phrase mittels #insert Makro ab.

Das aktuelle Datum in einen Textbaustein einfügen

Videodemonstration

PhraseExpress kann mit Hilfe von Makrofunktionen an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und/oder die aktuelle Tageszeit einfügen.

Erstellen Sie einen Textbaustein und fügen Sie an gewünschte Position {#date} ein:

Heute ist der {#date}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#time}.

Dieses Beispiel erzeugt folgende Textausgabe mit dem jeweils aktuellen Datum und Uhrzeit:

Heute ist der 12.03.2009. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema.

Weitere Datumsformatierung

Mit der leistungsfähigen Makrofunktion {#datetime -f Format -s Verschiebung} lassen sich einzelne Bestandsteile eines Datums-/Zeitangaben auswählen und deren Reihenfolge und Formatierung frei gestalten.

Ersetzen Sie hierzu den Platzhalter Format durch eine beliebige Anordnung der Zeit-/Datumseinheiten:

Formatierungsbeispiele	Textausgabe
{#datetime -f dd.mm.yyyy hh:mm}	16.03.2009 10:47
{#datetime -f mm/dd/yy}	03/16/2009
{#datetime -f dddd dd.mm.yy}	Donnerstag 16.03.07
{#datetime -f hh:mm am/pm}	10:47 am

Parameterübersicht für die Datum-/Zeitformatierung:

Parameter	Bedeutung
d	Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).
dd	Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).
ddd	Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) an.
dddd	Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) an.
ddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Kurzform an (30.03.2010).
dddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung in der Langform an (Dienstag, 30.03.2010).
m	Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm	Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm	Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) an.
mmmm	Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) an.
y oder yy	Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).
yyyy	Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).
h	Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).
hh	Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).
n	Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).
nn	Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).
s	Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).
ss	Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).
t	Zeigt die Uhrzeit im Kurzformat an (16:47).
tt	Zeigt die Uhrzeit Langformat an (16:47:23).
am/pm	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

Zeitverschiebung

Mit dem zusätzlichen Parameter -s Verschiebung können Sie das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurückstellen.

Dem Parameterindikator -s folgt die Höhe der Verschiebung und direkt danach die Angabe, welche Zeiteinheit (Tag, Jahr, Stunde, etc.) verschoben werden soll:

Beispiel für Verschiebungen	Textausgabe
{#datetime}	16.03.2009 10:47
{#datetime -s 1d}	17.03.2009 10:47
{#datetime -s -2h}	16.03.2009 08:47
{#datetime -f mm.yyyy -s 5y}	03.2012

Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#datetime -d} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#datetime -w} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Datumsauswahlfenster öffnen

Videodemo

Das Makro {#calendar -head Fenstertitel -f Datumsformat -s Verschiebung -def Vorgabewert -manual} fügt das Datum als ein, daß der Anwender aus einem Kalender-Fenster auswählt.

Erstellen Sie hierzu einen Textbaustein und fügen Sie an gewünschter Position das Kalendermakro über die Schaltfläche Makro hinzufügen ein:

Wählen Sie ein Datum: {#calendar -head Datumsauswahl}

Dieses Beispiel öffnet das Datumsauswahlfenster:

Kalender

Das vom Anwender ausgewählte Datum wird als Text in der gewünschten Formatierung eingefügt.

Bei Erscheinen des Dialogs wird das aktuelle Datum als Vorschlag angeboten. Es kann aber auch eine beliebiges Datum oder ein vom jeweils aktuellen Datum verschobener Tag definiert werden.

Mit dem optionalen Parameter -manual wird zusätzlich ein Eingabefeld zwecks manueller Datumseingabe eingeblendet.

Wenn Sie dieselbe Datumsauswahl an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel für die Kalender-Makros. Die Datumsauswahl wird dann nur einmal abgefragt und anschließend für alle Kalender-Makros innerhalb des Textbausteins verwendet, die den gleichen Fenstertitel aufweisen.

Textbausteine miteinander verbinden

Videodemonstration

Eine sehr leistungsfähige Funktion ist die Verkettung und Verschachtelung mehrerer Textbausteine.

Eines von vielen praktischen Anwendungsbeispielen ist eine gemeinsam von mehreren Textbausteinen genutzte Fußzeile.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#insert Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

{#insert signatur}

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext signatur und folgendem Textinhalt:

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Das Makro funktioniert auch mit einem Autotext für einen Ordner oder für einen Autotext, der mehreren Textbausteinen zugewiesen wurde. An entsprechender Stelle wird dann das Auswahlmenü des Ordners angezeigt, aus dem Sie die einzufügende Phrase auswählen. Mit dem zusätzlichen optionalen Parameter -inherit (engl. für 'vererben') merkt sich PhraseExpress Ihre Textbausteinwahl aus dem Auswahlmenü, falls Sie das #insert Makro mit dem gleichen Autotext mehrfach in einem Textbaustein verwenden.

Wenn Sie einen Ordner-Autotext und den optionalen Parameter -random hinzufügen, dann wird bei jedem Aufruf dieses Makros eine zufällige Phrase aus dem entsprechenden Ordner eingefügt. Beispiel: {#insert Autotext -random}

Sie können auch einen Textbaustein aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld der gerade bearbeiteten Phrase ziehen. PhraseExpress fügt dort anschließend das Makro ein.

Falls die einzufügende Phrase noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Beschreibung und zwei vorangestellten '##' Zeichen und einer Zufallszahl automatisch einen Autotext.

Vorteile von verschachtelten Phrasen

Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst.
Sie sparen Speicherplatz für die Textbausteindatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Zähler in einem Textbaustein verwenden

PhraseExpress ermöglicht Ihnen, beliebig viele Zählervariablen zu erstellen, die mit jedem Aufruf um einen frei definierbaren Wert erhöht/vermindert wird.

Erstellen einer Variable

Variablen werden von PhraseExpress genauso erstellt und verwaltet, wie jeder andere gewöhnliche Textbaustein. Öffnen Sie die Einstellungen, erstellen Sie einen gewöhnlichen Textbaustein und geben Sie als Beschreibung eine Zahl ein. PhraseExpress fragt Sie dann, ob die soeben erstellte Phrase in eine Variable umgewandelt werden soll.

Weisen Sie anschließend der Variablen auf der rechten Seite des Programmfensters eine Beschreibung, den Startwert der Variablen, optional einen Inkrement/Dekrement und - am wichtigsten - den Variablennamen (gleichzeitig auch der Autotext) zu.

Wenn Sie keinen Variablennamen eingeben, wird automatisch das erste Wort der Beschreibung hierfür übernommen.

Sie können diese Variable nun als Zahlenwert in jede beliebige Anwendung einfügen.

Im praktischen Einsatz werden Variablen jedoch im Zusammenhang mit anderen Phrasen verwendet. Eine Variable mit dem Variablennamen ordernr könnte z.B. in folgendem Textbaustein genutzt werden:

Guten Tag,

Ihre Bestellung hat die Rechnungsnummer {#insert ordernr}. Vielen Dank für Ihren Einkauf.

Viele Grüße,
Moe Torad

Mit jedem Aufruf des Textbausteins wird der Zähler nach dem Einfügen entsprechend Ihrer Angabe erhöht, bzw. vermindert.

Per Makrobefehl #setvar können Sie den Variablenwert und den Inkrement programmgesteuert ändern.

Mit dem Makrobefehl #calc können Sie die Anzahl führender Nullen für die Zählervariable definieren.

Cursor an bestimmte Stelle im Textbaustein platzieren

Mit der Makrofunktion {#cursor} definieren Sie die Position des Cursors innerhalb des Textbausteins nach dem Einfügen.

Beispiel:

Der Cursor steht hier: {#cursor} und nicht am Ende des Textes.

Dieses Makro funktioniert nur für unformatierte Textbausteine, die mittels Taste-für-Taste(!) eingefügt werden. Die Position kann verfälscht sein, wenn sich andere Makrofunktionen vor dem {#cursor} Makro befinden, weil dann je nach zusätzlicher Texteinfügung durch andere Makrofunktionen der Offset vom Textbaustein-Beginn verfälscht wird.

Manuelle Texteingabe in einem Textbaustein

Videodemonstration

Mit der Makrofunktion {#input -head Fenstertitel} können Sie während des Einfügens eines Textbausteins zur manuellen Eingabe eines Textes auffordern, der anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Beispiel:

Guten Tag, {#input -head Name des Adressaten}

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß,
Mark A. Roni

Wenn Sie diese Phrase aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Dialogfenster mit der Fensterbeschriftung "Name des Adressaten", die Sie zur Texteingabe auffordert:

Eingabefeld

Der dann eingegebene Text wird anstelle der Makrofunktion eingesetzt und ausgegeben:

Guten Tag, Mario Ahner

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß
Mark A. Roni

Sie können die Betätigung der OK-Schaltfläche auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER simulieren.

Weitere Parameter für {#input}

Mit dem Parameter -single erhalten Sie ein einzeiliges Eingabefenster für den zusätzlichen Text. Der Vorteil ist hierbei, daß die Texteingabe mit ENTER, statt mit STRG-ENTER abgeschlossen werden kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -single}
Der Parameter -def definiert eine Textvorgabe für das Texteingabefeld, die der Anwender natürlich noch abändern kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -def Vorgabebeispiel}

Wenn Sie ein und dieselbe Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel. Sie müssen dann die Texteingabe nur einmal vornehmen, die dann an allen Stellen eingesetzt wird, an denen sich das #input Makro mit dem gleichlautenden Fenstertitel befindet.

Eingabeformular erstellen

Video "Formular erstellen"

PhraseExpress kann vor Ausführen eines Textbausteins optional ein Formular voranstellen, das den Anwender zu manuellen Eingaben auffordert, die nach Ausfüllen des Formulars an die entsprechenden Stellen im Textbaustein eingefügt werden.

Wir empfehlen folgende Verfahrensweise:

Stellen Sie zunächst den Textbaustein fertig, in dem später Formulareingaben erfolgen sollen.
Erzeugen Sie anschließend das Formular für diesen Textbaustein, indem Sie die Formular-Elemente mit der Schaltfläche Makro hinzufügen an die gewünschten Stellen im Textbaustein hinzufügen.

Hier finden Sie noch ein Video, daß Ihnen die Verschachtelung von Makros in einem Formular-Makro veranschaulicht. Dies zeigt, daß sich die neue Formular-Funktion sehr flexibel in die bekannten PhraseExpress Grundfunktionen einbinden lässt:

Video "Makros innerhalb von Formular-Makros"

Liste der Formularmakros

Formularmakro	Beschreibung
{#form -text Fenstertitel -width 450}	Definiert den Fenstertitel und die Breite des Formulars in Pixel (250..1280 Pixel). Ohne Angabe hat das Fenster eine Standardbreite von 450 Pixel. Dieses Makro ist optional, muss sich bei Verwendung jedoch direkt an erster Stelle des Textbausteins befinden.
{#formtext -text Beschreibung -link http://www.internetseite.de -hint Hinweistext}	Fügt einen Text in das Formular-Fenster hinzu. Dieser Text kann z.b. zur Beschreibung des Formulars für den Anwender dienen und wird nach Abschluß der Eingabe nicht im Textbaustein ausgegeben. Wenn Sie mittels Parameter -link eine Internetseitenadresse angegeben, wird diese beim Klick auf den Text im Formular geöffnet. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formseparator}	Horizontale Trennlinie zur optischen Gliederung.
{#formeditbox -text Beschreibung -def Vorgabewert -single -required -hidden -hint Hinweistext}	Fügt dem Formular ein Texteingabefeld mit der unter -text definierten Beschriftung hinzu. Der optionale Parameter -def füllt das Eingabefeld mit einem Vorgabewert. Der Vorgabewert kann übrigens wiederum ein Makro beinhalten; z.B. wird mittels -def {#insertclipboard} der aktuelle Inhalt der Zwischenablage als Eingabe vorgegeben. Der Parameter -single erzeugt ein einzeiliges Eingabefeld. Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld nicht leer sein. Die Eingabefeld-Beschriftung wird hierbei um den Text "(Eingabe erforderlich)" ergänzt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde. Der Parameter -hidden verdeckt Anwendereingaben mit **** Zeichen (wie bei einem Passworteingabedialog). Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formcheckbox -text Beschreibung -vals Angekreuzt\|Nicht angekreuzt -def True -hint Hinweistext}	Erzeugt ein Ankreuzfeld mit der optional unter -text definierten Beschriftung. Bei angekreuztem Feld wird der Text unter AngekreuztText ausgegeben. Andernfalls wird der Text unter UnangekreuztText ausgegeben. Beide Werte werden durch ein vertikalen Strich getrennt. Beides können wiederum Makros sein: Das Beispiel {#formcheckbox -vals {#insert ##ja}\|{#insert ##nein}} fügt den Textbaustein mit dem Autotext ##ja aus, falls die Checkbox angekreuzt wurde. Andernfalls wird der Textbaustein mit dem Autotext ##nein eingesetzt. Wenn der Parameter -vals fehlt, dann gibt das Makro die Wörter 'True', bzw. 'False' aus. Wird -def True hinzugefügt, ist das Ankreuzfeld als Vorgabe angekreuzt. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.
{#formcombobox -text Beschreibung -items Option1\|Option2\|Option3 -def Option 1 -required -hint Hinweistext}	Erzeugt ein Auswahlliste ("DropDown", bzw. "ComboBox") mit der optional unter -text definierten Beschriftung. Die einzelnen auswählbaren Posten werden mit einem vertikalen Strich getrennt unter dem Parameter -items aufgelistet. Die einzelnen Posten können wiederum Makros beinhalten. Unter -def lässt sich ein Vorgabetext einstellen, der einer der zuvor aufgelisteten Posten sein kann, aber nicht muss. Bei Verwendung des Parameters -required darf das Eingabefeld beim Ausfüllen nicht leer bleiben. In diesem Fall wird der Beschreibung der Text "(Eingabe erforderlich)" angefügt, und die Schaltfläche OK im Formular kann erst dann betätigt werden, wenn die erforderliche Eingabe getätigt wurde. Mit dem optionalen Parameter -hint können Sie einen weiteren Informationstext definieren, der in einem gelben Fenster erscheint, wenn der Anwender im Formular mit der Maus über den Text fährt.

Anwendungsbeispiel:

{#form -text Beispielformular -width 500}{#formtext -text Dies ist ein Beispielformular}{#formseparator}Der Kunde heisst: {#formeditbox -text Ihr Name? -def Klaus -single -required}.

Der Kunde ist {#formcheckbox -text Sind Sie männlich? -hint Hinweistext -vals männlich|weiblich -def True}.

Der Kunde verwendet {#formcombobox -text Welche Version verwenden Sie? -items Version 1|Version 2|Version 3}.

Wenn Sie diesen Textbaustein aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Eingabeformular mit der Fensterbeschriftung "Beispielformular", daß Sie zur Eingabe weiterer Informationen auffordert.

Nachdem der Anwender alle Eingaben im Formular vorgenommen und mit der Schaltfläche OK quittiert hat, bindet PhraseExpress die Eingaben an die entsprechenden Stellen im Textbaustein ein und fügt diesen gebündelt in die Zielanwendung ein:

Der Kunde heisst Michael.

Der Kunde ist männlich.

Der Kunde verwendet Version 3.

Formular-Elemente können in beliebiger Kombination und mehrfach verwendet werden.

Die maximale Länge der Beschriftung für Formular-Elemente beträgt 256 Zeichen. Falls Texte im Formularfenster abgeschnitten werden, vergrößern Sie bitte die Fensterbreite mittels {#form} Makros.

Die Höhe des Formularfensters hängt von der Anzahl der verwendeten Formularelemente ab. Überschreitet die Formularhöhe die Bildschirmhöhe, dann werden Rollbalken eingeblendet.

Entgegen der normalen Makroverarbeitung (von innen nach außen), werden Formular-Makros, die in einem Textbaustein verwendet werden, zunächst sequentiell verarbeitet. Lediglich etwaige Makrofunktionen innerhalb eines Formular-Makros werden dann wieder rekursiv verarbeitet.

Wenn Sie ein und dieselbe Eingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach eine identische Beschriftung für das entsprechende Formularelement. Das Formularelement wird später im Formular nur einmal angezeigt. Die Anwendereingabe wird dann an allen Stellen eingesetzt wird, an denen sich das Makro mit dem gleichlautenden Beschriftung befindet.

Diese Funktion ist nur in der Pro Edition enthalten.

Ein Hinweisfenster anzeigen

Die Makrofunktion {#msgbox -head Fenstertitel -text Hinweistext -yes Autotext -no Autotext -cancel Autotext -defaultno} öffnet ein Hinweisfenster mit dem entsprechend definierten Text. Dies ist praktisch, um eine laufende Textbausteinausgabe temporär zu unterbrechen, oder um eine Ja/Nein-Abfrage zu gestatten.

Hinweisfenster können eine der folgenden Schaltflächenkombinationen aufweisen:

OK
OK / Abbrechen
Ja / Nein

Für jede Schaltfläche kann der Autotext eines Textbausteins angegeben werden, der beim Druck der entsprechenden Schaltfläche ausgeführt werden soll. Somit sind Verzweigungen zu verschiedenen Textbausteinen möglich.

Nach Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Textbausteins abgebrochen, in dem sich das #msgbox Makro befindet.

Wenn der optionale Parameter -defaultno verwendet wird, hat die 'Nein', bzw. 'Abbrechen'-Schaltfläche Fokus beim Aufruf des Hinweisfensters.

Eine Windows Umgebungsvariable in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#env %variable%} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins die gewünschte Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

Zur Zeit unter {#env %os%} angemeldeter Anwendername: {#env %username%}

gibt folgenden Text aus:

Zur Zeit unter Windows_NT angemeldeter Anwendername: Erwin

Einfügen einer ActiveDirectory LDAP Variable

Die Makrofunktion {#adldap Variablenname} fügt an Stelle des Makros den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für Email-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

Freundliche Grüße,
{#adldap Name}

Telefon: {#adldap Phone}

gibt folgenden Text aus:

Freundliche Grüße,
Claire Grube

Telefon: 05121/45455-92

Eine Zufallszahl in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#rnd Maximalwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins eine Zufallszahl zwischen 0 und dem angegebenen Maximalwert ein.

Beispiel:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist {#rnd 100}.

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise folgender Text:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist 23.

Eine vorgefertigte Email erstellen

Videodemo

Die Makrofunktion {#mail -to Empfänger -cc CC-Empfänger -bcc BCC-Empfänger -subject Betreff -attach Dateipfad(e) -body Emailinhalt -html} erstellt eine neue Email mit Ihrem Standard-Emailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus. Es müssen nicht alle Parameter verwendet werden.

Beispiel:

{#mail -to carmen.baer@kaese.de -subject Neuigkeiten -body {#insert textbeispiel}}

Das Makro würde Ihre Emailanwendung starten, eine neue Email erstellen und die angegebenen Felder ausfüllen. In diesem Beispiel wird eine weitere Phrase mit dem Autotext textbeispiel als Email-Nachrichtentext ("body") mit folgendem Inhalt eingefügt:

Hallo Carmen,

schau mal in Deinen Briefkasten!

Gruss,
Bernhard Diener

Das Ergebnis:

Es gibt verschiedene Email-Sendemethoden für das #mail-Makro, die in den Experteneinstellungen ausgewählt werden können. Wenn Sie Probleme beim automatisierten Erstellen von Emails haben, testen Sie die verschiedenen Methoden.

Sie können mehrere Dateien als Anlage definieren. Trennen Sie hierzu die Dateipfade mit einem Vertikalstrich. Beispiel: -attach C:\date1.txt|C:\datei2.txt

Beinhaltet der Dateianlagepfad Leerzeichen, setzen Sie bitte den Pfad in Anführungsstriche.

HTML-formatierte Emails lassen sich nur mit MS Outlook bei Verwendung der Emailsende-Methode "Outlook OLE Automation" versenden. Achten Sie darauf, daß auch für das #mail Makro der Parameter -html enthalten ist. Beispiel: {#mail -to test@test.de -subject Betreff -body {#insert ##inhalt -html} -html}

Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung auch in Lotus Notes selbst aktiviert sein. Diese ist nämlich standardmäßig deaktiviert.

Mehrere Email-Empfänger lassen sich komma-getrennt definieren. Beispiel: alf@meyer.de,kurt@ibm.de

Starten einer Anwendung mit PhraseExpress

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#run "c:\verzeichnis\anwendung.exe" "-Beispielparameter" "c:\arbeitsverzeichnis"} startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

{#run notepad.exe}

Alternativ können Sie ein Programm zum Starten mit PhraseExpress hinzufügen, indem Sie das Programm mit der rechten Maustaste klicken und den Befehl Mit PhraseExpress starten wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option Kontextmenüs für Dateien deaktiviert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, müssen Sie gegebenenfalls den kompletten Dateipfad zur Programmdatei angeben.

Öffnen einer Datei mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#open Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

{#open d:\daten\beispiel.txt}

…Öffnen eines Windows Dateiordners mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#openfolder "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Windows Dateiordner im Explorer:

Beispiel:

{#openfolder "C:\Windows"}

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um einen Ordner im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -select hinzu:

{#openfolder "C:\Windows" -select}

Aufrufen einer Internetseite

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#url Internetseite} öffnet den Internetbrowser und ruft die angegebene Internetseite auf.

Beispiel:

{#url http://www.phraseexpress.com}

Tastenbetätigung simulieren

Eingaben mit den Sondertasten auf Ihrer Tastatur werden über Makrofunktionen abgebildet.

Sondertastenbeispiele	Ausgabe
{#ENTER}	Die ENTER-Taste wird ausgegeben
{#SHIFT -chars abc}	Ausgabe der Zeichen 'abc' zusammen mit gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -chars {#ALT -chars abc}}	Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -count 5}	Die Pfeil Unten-Taste wird 5x betätigt

Beispiel:

Benutzername{#TAB}Passwort{#ENTER}

In diesem Beispiel wird der Text Benutzername ausgegeben, die Betätigung der TAB-Taste simuliert, der Text "Passwort" ausgegeben und abschließend der ENTER-Taste simuliert. Das ist praktisch, um z.B. den Anmeldevorgang an einer Internetseite zu automatisieren.

Für Sondertasten gelten folgende reservierte Schlüsselwörter:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:

Sondertaste

Hinweis

{#NONE}

Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -chars{#ENTER}{#DOWN} -count 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil Ab-Taste

{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}

Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Achten Sie darauf, daß die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. {#CTRL -chars A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -chars a}.

Sonderzeichen in einen Textbaustein einfügen

Die Makrofunktion {#ASC Zahlenwert} fügt an beliebiger Stelle eines Textbausteins das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur.

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

In der Windowsanwendung Charmap ("Zeichentabelle") finden Sie eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Angabe des Zahlencodes.

Eine Berechnung durchführen

Die Makrofunktion {#CALC Berechnung} berechnet die unter Berechnung angegebene Formel und gibt das Ergebnis als Text aus.

Beispiel:

{#CALC 4+5}

Dieser Befehl gibt das Ergebnis 9 aus.

Interessant wird dieser Befehl durch Kombination/Verschachtelung mit anderen Makros:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*45}

Da Makros immer von innen nach außen abgearbeitet werden, wird in diesem Beispiel zunächst per #input Makro nach Eingabe einer Zahl gefragt. Anschließend wir dieser eingegebene Wert mit 45 multipliziert und dann ausgegeben. Statt der Zahl 45 könnten Sie auch ein #insert Makro verwenden, daß auf einen Textbaustein verweist, der wiederum eine Zahl beinhaltet:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*{#INSERT Beispielphrase}}

Wenn Sie hier z.B. 5 eingeben und der Textbaustein mit dem Autotext "Beispielphrase" die Zahl 12 beinhaltet, dann würde die Zahl 60 ausgegeben werden.

Das Calc Makro unterstützt auch hexadezimale Werte, die mit einem $-Zeichen identifiziert werden:

{#CALC $AB + $1F}

Den Fokus zu einer anderen Anwendung wechseln

Die Makrofunktion {#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator"). Falls die angegebene Anwendung nicht geladen ist, bleibt der Fokus auf der aktuell aktiven Anwendung.

Beispiel:

{#FOCUS Calculator}

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

Sie können auch einen Platzhalter * im Fenstertitel verwenden.

Verzögerung

{#SLEEP 3000}

Diese Funktion lässt PhraseExpress für die angegebene Zahl nnnn in Millisekunden warten (im obigen Beispiel für 3 Sekunden). Diese Funktion ist nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung bis zu 1..3 Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Schleifenfunktion

Der Befehl {#LOOP -count x} wiederholt alles was sich hinter 'LOOP' befindet x-mal.

Beispiel:

{#LOOP Beispieltext{#ENTER} -count 3}

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' in jeweils einer neuen Zeile dreimal untereinander aus:

Beispieltext

Zwischenablage

Videodemonstration

{#CLIPBOARD -copy}

Diese Funktion kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage.

{#CLIPBOARD -paste}

Diese Funktion fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein.

Weitere Zwischenablage-Funktionen

Mit Makrofunktion {#INSERTCLIPBOARD} wird der Zwischenablageninhalt zeichenweise als Text ausgegeben, statt über die o.a. Systemfunktion (wie, wenn Sie z.B. STRG-C betätigen). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageninhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

{#INPUT -head Eingabe? -def {#INSERTCLIPBOARD}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Mit der Makrofunktion {#SETCLIPBOARD Inhalt} wird die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt gefüllt.

Beispiel:

{#SETCLIPBOARD {#INPUT Text?}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text gefüllt.

Autotext einfügen

Fügt innerhalb der Phrase den Autotext ein, der zur Ausführung eben dieser Phrase geführt hat.

Das Wort {#AUTOTEXT} hat diese Phrase aufgerufen.

Wenn o.A. Textbaustein mittels Autotext "Beispiel" aufgerufen wird, dann wird der Text "Das Wort Beispiel hat diese Phrase aufgerufen".

Textbaustein per Makro erstellen/ändern

Videoanleitung

{#SETPHRASE -description Beschreibung -content Textbausteininhalt -autotext PhrasenAutotext -folder OrdnerAutotext}

Hiermit wird ein Textbaustein mit der entsprechend definierten Beschreibung, Inhalt und Autotext in dem Textbausteinordner erstellt, der unter -folder angegeben ist.

Dieses Makro ist sehr praktisch, um dynamische und/oder temporäre Textvariablen zu realisieren. Die erstellten/geänderten Textbausteine fungieren hierbei als Textvariablen, die in anderen Textbausteine per {#INSERT ..} Makro eingebunden und nach Verwendung auch wieder gelöscht werden können.

Nach Ausführen eines Textbausteins, die diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie auch, daß bei Verwendung der PhraseExpress Network Edition alle Arbeitsplatzinstallationen mit der neu definiertem Textbausteininhalt aktualisiert werden. Sie sollten dieses Makro daher mit Bedacht verwenden.

Wenn kein -content angegeben wird, wird die Phrase mit dem unter -autotext angegebene Autotext gelöscht!
Wenn kein -folder angegeben wird oder der hier angegebene Ordnerautotext nicht existiert, wird der Textbaustein in der Hauptebene der Textbaustein-Hierarchie erstellt.

Variablenwert/Inkrement per Makro erstellen/ändern

Mit #setvar kann eine Zählervariable, die anhand ihres Autotextes identifiziert wird, auf einen neuen Wert eingestellt werden.

{#SETVAR -var VariablenAutotext -value NeuerWert -inc NeuerInkrement}

Zusätzlich lässt sich optional ein neuer Inkrementwert definieren. Bei Angabe eines negativen Wertes wird dies ein Dekrement.

Nützlich ist dieses Makro, wenn sich eine Variable bei mehrfacher Verwendung innerhalb eines Textbausteins temporär nicht ändern soll. Setzen Sie hier einfach den Inkrement zu Beginn der Phrase auf Null und abschließend wieder auf den ursprünglichen Wert:

{#SETVAR -var Zähler -inc 0}Die Variable hat den Wert: {#INSERT Zähler}

Nochmalige Ausgabe: {#INSERT Zähler}.{#SETVAR -var Zähler -inc 1}

Hier die Textausgabe zu dem Beispiel:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 5

Ohne Verwendung von #setvar würde folgendes ausgegeben:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 6

Einbindung einer externen Textdatei

{#TEXTFILE Dateipfad}

Diese Funktion fügt den Inhalt der mittels Dateipfad angegebenen 'plain text' Textdatei in die Phrase ein. Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Die Datei wird dynamisch im Moment des Ausführens der Phrase eingefügt.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einbindung einer externen Bilddatei

{#IMGFILE Dateipfad}

Diese Funktion fügt das mittels Dateipfad angegebene .BMP, .JPG, .TIFF oder .PNG Bitmap in die Phrase ein.

Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Das Makro ist nützlich, wenn Sie viele oder große Bilder verwenden und die Textbausteindatei kompakt halten möchten.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einfügemethode ändern

{#PASTEOPTIONS -pastespeed Einfügegeschwindigkeit -method kbk oder cb} Dies ist ein Beispieltext.

Diese Makrofunktion bestimmt die Einfügemethode für eine bestimmte Phrase unabhängig von der automatischen Bestimmung. Die Einfügegeschwindigkeit lässt sich ebenfalls in Millisekunden Pause pro Tastendruck anpassen. Verwenden Sie entweder kbk, um den Text Zeichen-für-Zeichen einzufügen oder cb für die Verwendung der Windows Zwischenablage.

Beispiel:

{#PASTEOPTIONS -method kbk}

Dieser Befehl muss sich am Phrasenanfang befinden.

Stringoperationen

Die Makrofunktionen für Stringoperationen erlaubende die automatisierte Bearbeitung von Textbausteinen. Zum Verständnis sind Programmierkenntnisse erforderlich.

Makrofunktion	Beschreibung
{#length Text}	Gibt die Länge des angegebenen Texts als ganzzahligen Wert zurück. Dieses Makro ist nützlich in Zusammenhang mit anderen Makros #substr und #calc.
{#lowercase Text}	Wandelt den Text in Kleinbuchstaben um.
{#uppercase Text}	Wandelt den Text in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercasefirst Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercasefirst Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#trim Text}	Entfernt Leerzeichen vor und hinter dem angegebenen Text.
{#trimleft Text}	Entfernt Leerzeichen vor dem angegebenen Text.
{#trimright Text}	Entfernt Leerzeichen hinter dem angegebenen Text.
{#pos Text -substr Teiltext}	Gibt die Position als ganzzahligen Wert zurück, ab der der unter -substr angegebene Teiltext in Text vorkommt.
{#replace Text -oldtext AlterText -newtext NeuerText}	Ersetzt im Text den unter -oldtext angegebenen String mit dem unter -newtext angegebenen String.
{#substr Text -from x -count y}	Extrahiert aus dem Text einen Teilstring ab Zeichenposition -from mit der Länge -count.

Anwendungsbeispiel:

Sehr geehrter Herr{#uppercasefirst {#trim {#input -head Nachname? -def {#insertclipboard} -single}}}

Das verschachtelte Makrobeispiel wird von innen nach außen verarbeitet: Zunächst erwartet die manuelle Texteingabe mittels #input Makro die Eingabe eines Nachnamens für eine Anredefloskel. Als Vorgabewert wird mit #insertclipboard der aktuelle Inhalt der Zwischenablage vorgeschlagen. Nach der manuellen Texteingabe werden überschüssige Leerzeichen mittels #trim entfernt und abschließend der erste Buchstabe der Texteingabe mit dem Makro #upperfirstcase groß geschrieben.

Das Sprachschema der Tastatur ändern

Mit dem Makro {#SETLAYOUT Sprach-ID} können Sie die Spracheinstellung der Tastatur ('Tastaturschema') ändern, um z.B. Sonderzeichen anderer Sprachen korrekt auszugeben.

Beispiel:

{#SETLAYOUT 00000407}Dieser Text wird mit deutscher Tastatureinstellung ausgegeben.

{#SETLAYOUT 00000409}Ab hier wird das US-amerikanische Tastaturlayout verwendet.

{#SETLAYOUT 00000407}Abschließend wird zum deutschen Layout zurückgestellt.

Die Einstellung wird vom Betriebssystem dauerhaft übernommen, bis Sie es mit einem weiteren #SETLAYOUT Makro wieder neu definieren.

Mit Hilfe des Makros {#GETLAYOUT} lässt sich die aktuelle Einstellung des Tastaturschemas ermitteln, um sie z.B. mit dem Makro {#SETPHRASE ..} temporär in einen Textbaustein zwischen zu speichern:

{#SETPHRASE -description Aktuelles Tastaturschema -content {#GETLAYOUT} -autotext currentkeyboardscheme}

Mit diesem Makro wird die aktuelle Sprachschema-Einstellung in einen Textbaustein gespeichert. Dieser Textbaustein wird als temporäre Textvariable verwendet und über den Autotext "currentkeyboardscheme" identifiziert. Nach Abschluss verschiedener Änderungen der Sprachschema-Einstellungen können Sie dann das ursprüngliche Tastaturschema wiederherstellen.

Hierzu wird der temporäre Textbaustein per {#INSERT ..} Makro in den Befehl {#SETLAYOUT ..} zum Setzen des Schemas aufgerufen:

{#SETLAYOUT {#INSERT currentkeyboardscheme}}{#SETPHRASE -content -autotext currentkeyboardscheme}

Das am Ende befindliche {#SETPHRASE ..} Makro löscht durch den leeren -content Parameter den temporären Textbaustein.

Eine Liste der Sprach-IDs ('language identifiers') finden Sie auf der Microsoft MSDN Internetseite.

Programmeinstellungen

Zum Anpassen der Programmeinstellungen klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Einstellungen. Anschließend wählen Sie in der oberen Menüleiste des Programmfensters auf Extras Einstellungen.

Clevere Anwender erreichen häufig benötigte Einstellungen jedoch viel schneller mit einem Klick auf das Startleistensymbol zusammen mit einer der folgenden Zusatztasten:

Zusatztaste	Ausgelöste Aktion
STRG-Klick	Autotext/Textvorschläge/Tastenkombinationen temporär ausschalten (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktivieren").
SHIFT-Klick	Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
STRG-ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Einstellungen für die Textvorschlagsfunktion.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Menüpunkt im PhraseExpress Programmfenster verharren, erhalten Sie oft weitere Informationen.

Wenn der Menübefehl Einstellungen bei Verwendung der PhraseExpress Netzwerkversion fehlt, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienungen ausgeblendet.

Einstellungen - Funktionen

Viele Optionen sind selbsterklärend, bzw. können gefahrlos ausprobiert werden. Wir ersparen Ihnen Beschreibungen im Stile von "Autotext aktivieren aktiviert die Autotextfunktion" und beschränken uns auf die Erläuterung erklärungsbedürftiger Optionen.

Falls Sie sich bei den Einstellungen 'verfahren' haben, hilft Ihnen die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen, die sich für jeden Einstellungsbereich separat(!) auswirkt.

Einfach- vs. Expertenmodus

Videodemo

Neue Anwender schätzen eine übersichtliche aufgeräumte Benutzeroberfläche, die nicht durch viele Einstellmöglichkeiten ablenkt. Profinutzer bevorzugen hingegen eine große Vielfalt der Einstellmöglichkeiten in PhraseExpress, die Anfänger jedoch abschrecken.

Aus diesem Grund kennt PhraseExpress zwei Betriebsarten:

Modus	Erläuterung
Normalmodus	Verschlankte Benutzeroberfläche mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen Einstieg. Komplizierte Funktionen sind aus der Benutzeroberfläche versteckt.
Expertenmodus	Einblendung aller Einstellmöglichkeiten und erweiterter Menüs.

Zwischen beiden Betriebsarten kann jederzeit gewechselt werden und es gehen keine Einstellungen hierdurch verloren.

Alle Experteneinstellungen bleiben auch im Normalmodus aktiv! Die Optionen werden lediglich zwecks Verschlankung aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Den Expertenmodus können Sie auch mittels Klick mit der rechten Maustaste im Autotext-Eingabefeld (de)aktivieren.

Einstellungen - Tastenkombinationen

Mit den hier definierbaren Tastenkombinationen erreichen Sie häufig benötigte Programmfunktionen auf Knopfdruck.

Im Einstellunsbereich "Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen" lassen sich übrigens weitere Tastenkombinationen für das Textbaustein-Auswahlmenü anpasssen.

Beachten Sie die allgemeinen Hinweise zu Tastenkombinationen im Kapitel "Tastenkombinationen".

Einstellungen - Anzeige

Hier kann die Sprache der Benutzeroberfläche, das Verhalten des Hauptprogrammfensters eingestellt und die Anzeige von Warnmeldungen konfiguriert werden.

Die Option Details direkt nach Erstellen einer neuen Phrase eingeben aktiviert das Dialogfenster, daß direkt nach Erstellen eines neuen Textbausteins erscheint und die Eingabe des Autotexts oder einer Tastenkombination ermöglicht.

Einstellungen - Netzwerk

Wenn Sie Textbausteine gemeinsam im Netzwerk nutzen möchten, stellen Sie sicher, daß die Option Netzwerkunterstützung aktiviert ist.

Die Kommunikationsports zwischen den PhraseExpress Arbeitsplatzinstallationen und dem Server sollten Sie nur ändern, wenn die Ports in Ihrem Netzwerk bereits belegt sind.

Weitere Informationen zum Netzwerkbetrieb finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion unter http://netman.phraseexpress.de

Einstellungen - Proxy

Falls Ihr Rechner über einen Proxy-Server an das Netzwerk angebunden ist, können Sie hier etwaige Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen sind auch für die Prüfung auf Softwareaktualisierungen relevant.

Einstellungen - Sowareaktualisierungen

PhraseExpress kann gelegentlich prüfen, ob Sie die aktuellste Version verwenden und gegebenenfalls die neuere Version herunterladen und automatisch installieren.

Option	Beschreibung
Keine Prüfung	Die Prüfung auf neue PhraseExpress Versionen ist deaktiviert. Diese Einstellung wird nicht empfohlen! Sie erhalten keine Information bei wichtigen Fehlerkorrekturen! Beachten Sie, daß wir Kundendienst nur für die jeweils aktuellste Version anbieten.
Wichtige Aktualisierungen	Sie werden nur über Aktualisierungen informiert, die schwerwiegende Fehler beheben, bzw. grundlegend neue Funktionen bereitstellen. Wichtige Aktualisierungen wurden vor der Veröffentlichung sorgfältig getestet und können bedenkenlos in Produktivumgebungen verwendet werden. Beachten Sie, daß wichtige Aktualisierungen tpyischerweise nur sehr selten auftreten. Das ist die empfohlene Einstellung für Unternehmen mit einer konservativen Aktualisierungspolitik.
Kleinere Aktualisierungen	Wenn Sie auch an kleineren Verbesserungen interessiert sind, dann werden Sie bei dieser Einstellung auch über laufende Verbesserungen informiert. Die Installation solcher kleinerer Aktualisierungen ist nicht zwingend erforderlich, bietet aber oft nützliche neue Funktionen oder behebt kleinere Probleme. Empfohlen für Privatanwender oder versierte PhraseExpress Anwender
Experimentelle Versionen	Wählen Sie diese Option nur dann, wenn wir eine individuelle Anpassung für Sie vornehmen, bzw. wenn Sie eine Lösung für ein spezielles Problem im Rahmen eines laufenden Kundendienstfalls erwarten. Normale Anwender sollten diese Option nicht aktivieren, weil Sie ansonsten Aktualisierungen erhalten, die Fehler, bzw. undokumentierte Funktionen beinhaltet.
Betaversionen	Bei Wahl dieser Option werden Sie informiert, falls eine Betaversion einer zukünftigen Version vorliegt. Diese Einstellung ist nicht immer sichtbar.

Die Einstellung ist jeweils "abwärtskompatibel", d.h., wenn Sie "Kleinere Aktualisierungen" gewählt haben, werden Sie trotzdem auch über wichtige Aktualisierungen informiert.

Im Kapitel "PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten" finden Sie weitere Hinweise zur Prüfung auf neuere Version.

Einstellungen - Auswahlmenüs

Im Einstellungsbereich Anzeige definieren Sie, die Anzahl, Länge und Reihenfolge der Textbausteine, wie Sie im Auswahlmenü abgezeigt werden sollen. Darüber hinaus können Sie einstellen, ob zu den Textbausteinen zusätzlich deren Autotexte, Tastenkombinationen, etc. angezeigt werden sollen.

Beachten Sie, daß mehr Zeit und Bildschirmfläche wird für den Aufbau und Darstellung benötigt wird, je mehr Informationen angezeigt werden.

Mindesteingabeersparnis

Die Mindesteingabeersparnis ist die Differenz zwischen der Länge eines bereits eingegebenen Satzes und der Gesamtlänge eines daraus resultierenden Textvorschlages. Dieser Parameter definiert somit die mindestens notwendige Buchstabenanzahl, die Ihnen die Annahme Textbausteins an Tipparbeit einsparen muß, um angezeigt zu werden.

Beispiel:

Eingabeesparnis

Die Texteingabe "Vielen Da" ergäbe den Vorschlag "Viele Dank für Ihre Anfrage.". Bei Annahme des Vorschlages hätten Sie also eine Eingabeersparnis von 20 Zeichen.

Wir empfehlen eine Mindesteingabeersparnis ab 15..20 Zeichen, so daß Vorschläge nur dann erscheinen, wenn sie eine wirkliche Arbeitserleichterung bedeuten.

Bedenken Sie, daß bei einer sehr hoch gewählten Mindesteingabeersparnis keine kurzen Einträge mehr angezeigt werden.

Bei aktivierter Option Inline-Suche innerhalb des Auswahlmenüs lassen sich im Auswahlmenü angezeigte Textbausteine auswählen, bzw. eingrenzen, indem bei laufender Texteingabe eine Zeichenfolge eingegeben wird, die an einer beliebigen Stelle einer Textbausteinbeschreibung im Auswahlmenü übereinstimmt. Die Treffer im Auswahlmenü werden mit fortschreitender Texteingabe weiter eingeschränkt.

Hierzu muß der Parameter Auswahlmenü nach x Zeichen automatisch ausblenden auf ca. 3..5 erhöht werden, damit das Auswahlmenü nicht vorzeitig wieder ausgeblendet wird.

Einstellungen - Auswahlmenü - Positionierung

Wenn Sie einen Textbausteinordner per Tastenkombination order Autotext aufrufen, erscheint das Auswahlmenü direkt beim Mauszeiger in gewünschter Weise:

Positionierung

Beschreibung

Oberhalb

Das Auswahlmenü erscheint oberhalb der aktuellen Eingabezeile.

Unterhalb

Das Auswahlmenü erscheint unterhalb der aktuellen Eingabezeile.

Automatisch

Wenn oberhalb der aktuellen Eingabezeile mehr Bildschirmplatz als unten vorhanden ist, wird das Auswahlmenü oberhalb der Eingabezeile angezeigt.

Andernfalls wird es unterhalb der aktuellen Eingabezeile eingeblendet.

Die Position wird also dynamisch je nach Platzverhältnissen bei jeder Anzeige des Auswahlmenü automatisch ermittelt.

Leider übermittlen einige Anwendungen, wie zum Beispiel Mozilla Firefox eine falsche Position der Einfügemarke an das Betriebssystem.

PhraseExpress erkennt solch ungültige Positionsangaben und zeigt das Auswahlmenü statt beim Mauszeiger an einer der folgenden Standardpositionen als "Notlösung" an:

In der Nähe des PhraseExpress Startleistensymbols
In der Mitte des Haupt-Monitors
In der Mitte des Monitors, auf dem die aktuelle Zielapplikation dargestellt wird (bei Verwendung mehrerer Monitore)
In der Mitte des aktuellen Zielprogrammfensters

Die Microsoft Accessibility-Option bietet eine genauere Ermittlung der aktuellen Cursorposition. Leider ist diese Funktion mit einigen Anwendung inkompatibel und kann zu Abstürzen führen.

Einstellungen - Auswahlmenü - Farben

In diesem Menü können Sie die Farben der einzelnen Elemente im Auswahlmenü nach Ihren Vorlieben einstellen.

Wir empfehlen, einen dezent abweichenden Hintergrund für die Textvorschläge zu verwenden, um sie im Auswahlmenü von den normalen Textbausteinen unterscheiden zu können.

Wenn Sie für die Markierung das Windows Vista Design auswählen, sind einige Farben nicht einstellbar, weil Sie vom Vista-Farbschema vorgegeben sind.

Achten Sie auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Textfarbe und Hintergrund, bzw. Markierung, damit der Text leserlich bleibt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Farbe, um diese Farbeinstellung jeweils auf eine ganze Zeile zu übertragen.

Einstellungen - Auswahlmenü - Tastenkombinationen

Bestätigungstaste zum Ausführen eines Textbausteins im Auswahlmenü

Mit der hier angegebenen Tastenkombination wird das aktuell im Auswahlmenü markierte Element ausgeführt. Verwenden Sie hierfür eine Taste, die einerseits bequem erreichbar ist, aber andererseits nicht bei der laufenden Texteingabe verwendet wird, damit Elemente nicht in unerwünschten Situationen zum Einfügen bestätigt werden.

Wir empfehlen die Tasten TAB, - oder # für diesen Zweck.

Schnellwahltasten im Auswahlmenü

Mit den Schnellwahltasten können Sie ein bestimmtes Elements im Textbaustein-Auswahlmenü direkt auswählen, ohne es zuvor mit der Maus oder mittels Pfeiltasten ansteuern zu müssen.

Folgende Tastenbereiche können Sie als Schnellwahltasten verwenden:

Schnellwahltasten	Beschreibung
Zahlen 1-9	Hiermit können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt über die Zahlen der oberen Tastenreihe ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü eine Zahl eingeben können. Andernfalls können Sie Zahlen nur noch über den Ziffernblock auf der rechten Seite der Tastatur eingeben, wenn das Auswahlmenü geöffnet ist.
Num1-Num9	Mit den Zahlen im Ziffernblock auf der rechten Tastaturseite können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden. Bei Mobil-PCs sind diese Tasten oft nicht vorhanden. Vorteil: Zahlen können auch bei geöffnetem Auswahlmenü über die obere Zahlenreihe Ihrer Tastatur eingegeben werden, während Sie einen Textbaustein direkt durch Zahleneingabe auf dem Ziffernblock auswählen können. Achten Sie darauf, daß "NumLock" zur Aktivierung der Zahlen auf dem Ziffernblock aktiviert ist. In diesem Fall leuchtet die NumLock-Anzeige auf Ihrer Tastatur.
Funktionstasten F1-F12	Mit den F-Tasten der oberen Tastaturreihe können bis zu 12 Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, weil die Funktionstasten meist bereits von anderen Windowsprogrammen belegt sind.
Buchstaben a-z	Mit dieser Einstellung können bis zu 26 Elemente im Auswahlmenü direkt durch Eingabe eines Buchstabens ausgewählt werden. Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü weitere Buchstaben eingeben können.

Einstellungen - Textvorschlagsfunktion

Sie haben vermutlich bereits beim Schreiben einer SMS mit Ihrem Mobiltelefon die Erfahrung gemacht, daß eine Texteingabevorhersage immer auf einem schmalen Grat zwischen Arbeitserleichterung und Ablenkung aufgrund unpassender Vorschläge wandert.

Grundsätzlich haben wir die Textvorschlagsfunktion sehr zurückhaltend konzipiert. Sie wird bei fortschreitender Nutzung eher weniger Vorschläge machen, als mit nutzlosen Vorschlägen zu nerven.

Sie können mit folgenden Optionen den Zeitpunkt, die Häufigkeit, Anzahl und Genauigkeit der Textvorschläge nach Ihren Vorlieben anpassen:

Treffsicherheit der Vorschlagsfunktion

Wählen Sie den Parameter Treffsicherheit je nach Vorliebe und gewünschter Anwendung:

Bei niedrig eingestellter Treffsicherheit erhalten Sie viele Vorschläge bereits zu Beginn einer Texteingabe, die aber nicht immer zutreffen müssen. Eine niedrige Genauigkeit ist nur empfehlenswert, wenn Sie sehr oft gleichlautende Formulierungen verwenden oder während Sie sich mit der Vorschlagsfunktion vertraut machen wollen. Andernfalls werden Sie recht schnell von zu vielen, aber eventuell unpassenden Vorschlägen abgelenkt.
Bei einer hoch gewählten Treffsicherheit wartet PhraseExpress vor einem Vorschlag zunächst die Eingabe mehrerer Wörter ab, um so besser abschätzen zu können, welcher Satz am ehesten zutrifft. In der höchsten Stufe erhalten Sie Vorschläge nur noch sehr spät nach Eingabe von mindestens vier Wörtern mit einer sehr hohen Treffsicherheit.

Die Option Automatisch ermitteln hilft Ihnen bei der Wahl des Parameter Treffsicherheit anhand Ihres Nutzungsverhaltens:

Wenn Sie nur wenige Textvorschläge annehmen, dann vermutet PhraseExpress ungeeignete Vorschläge und erhöht die Treffsicherheit schrittweise, um weniger Vorschläge zu generieren.

Wenn jedoch aufgrund zu hoch eingestellter Treffsicherheit keine Vorschläge mehr erscheinen, lockert PhraseExpress den Parameter schrittweise wieder, damit wieder Vorschläge angezeigt werden.

Dieses Verfahren ergibt ein sich fortlaufend ändernde Einstellung der Treffsicherheit. Wenn Sie mit einer Einstellung zufrieden sind, können Sie die Option Automatisch ermitteln wieder ausschalten, um die aktuelle Einstellung für die Treffsicherheit 'einzufrieren'.

Einzelworte vs. ganze Sätze

Videodemonstration

PhraseExpress bietet sowohl vollständige Sätze zur Ergänzung an, als optional auch einzelne Wörter innerhalb eines Satzes, um Ihnen die Eingabe längerer Begriffe zu erleichtern:

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü ist sehr praktisch.

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü hat nützliche Optionen.

Vorschlagsfensterauswahlmenü

Im oberen Beispiel ist das Wort "Vorschlagsfensterauswahlmenü" ein Einzelwortvorschlag.

Wenn Sie keine unvollständigen Sätze vorgeschlagen haben möchten, verschieben Sie den Schieberegler ganz nach rechts.

Bei gleichzeitiger Wahl eines hohen Treffsicherheitsparameters erscheinen Vorschläge erst nach Eingabe einiger Wörter, wobei sich die Mindesteingabeersparnis verringert, weil ja schon viel Text eines Satzes eingegeben wurde. Wenn dann noch eine hohe Mindesteingabeersparnis in den Einstellungen für das Auswahlmenü gewählt wurde, werden Sie nur noch Vorschläge für sehr lange Sätze erhalten.

Einstellungen - Textvorschlagsfunktion - Erweitert

Lernfunktion

Mit zunehmender Gewöhnung an Ihren persönlichen Schreibstil werden Textvorschläge immer treffsicherer, aber auch seltener.

Diesen Lernvorgang können Sie drastisch beschleunigen, indem Sie PhraseExpress mittels Lernfunktion in die Vergangenheit schauen lassen und das Programm mit Ihren Textdateien oder bereits getätigter Outlook Emailkorrespondenz 'füttern'.

Diese Funktion finden Sie in unter Extras Einstellungen Vorschlagsfunktion Erweitert.

Der Lernvorgang ist für Emails nur einmal erforderlich, da sich Ihre bereits geschriebenen Emails nachträglich ja nicht mehr ändern.

Wortverfallszeit

Die Textvorschlagsfunktion verwendet ein Wörterbuch, das fortlaufend mit Ihren Texteingaben gefüttert wird. Damit diese (verschlüsselte) Datei bei fortlaufender Nutzung nicht unendlich groß wird, entfernt PhraseExpress selten verwendete Wörter (z.B. einmalige Tippfehler) nach einer einstellbaren Verfallszeit automatisch.

Je kürzer die einstellbare Verfallszeit, desto schneller vergisst PhraseExpress unbenutzte Wörter und das Wörterbuch bleibt zugunsten einer zügigen Vorschlagsberechnung kompakt. Allerdings vergisst PhraseExpress dann auch selten verwendete, aber nicht minder nützliche Phrasen schneller.

Textvorschläge auf bestimmte Programme beschränken

Normalerweise erscheinen Textvorschläge in jedem Windows Programm. Sie können aber auch bestimmte Programme ausschließen.

Nur bestimmte Programme zulassen

Starten Sie einfach die Programme, auf die die Textvorschlagsfunktion beschränkt werden sollen, klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche und markieren Sie die gewünschten Programme.

Es werden dann keine Textvorschläge mehr in anderen Programmen angeboten.

Wenn kein Programm angegeben wird, dann werden Textvorschläge in allen Programmen angeboten.

Bestimmte Programme sperren

Optional lassen sich Programme angeben, bei denen PhraseExpress keine Textvorschläge machen soll. Wird kein Programm angegeben, dann sperrt PhraseExpress kein Programm aus.

Sie können den Namen eines Prozesses oder Programms auch manuell in das Eingabefeld eingeben und mehrere Programme, getrennt durch einen Vertikalstrich und ohne Leerzeichen auflisten. Wir raten jedoch von der manuellen Eingabe ab, weil der exakte Programmname meist unbekannt ist.

Experteneinstellungen

Wichtiger Hinweis

Die "Experteneinstellungen" werden nur im Expertenmodus angezeigt (vgl. Kapitel "Expertenmodus") und sind erfahrenen Anwendern vorbehalten, die PhraseExpress an ganz spezielle Bedürfnisse anpassen möchten. Ändern Sie die Einstellungen wirklich nur dann, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Andernfalls besteht Gefahr, daß Sie Textbausteindaten löschen oder PhraseExpress außer Funktion setzen. In den meisten Fällen sind Änderungen in diesem Bereich nur auf direkte Anleitung durch uns erforderlich.

Wir bieten keine kostenlose technische Kundenunterstützung bei Änderung von Experteneinstellungen ohne Aufforderung durch uns. Betätigen Sie vor einer Anfrage die Schaltfläche Auf Standardeinstellungen zurücksetzen, die sich ganz unten in den Experteneinstellungen befindet.

Bei den Standard-Vor- und Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluss eines Autotexts erkennt. #9 steht dabei für die TAB-Taste und #13 für die ENTER-Taste. Diese Einstellungen sollten nur bei ganz speziellen Anforderungen geändert werden. Sie wirken sich global auf alle Autotexte aus, für die Standard-Vor-/Nachzeichen ausgewählt sind.
Wenn Sie Ihre Autotexte mit einem festen Vorzeichen versehen möchten, können Sie dieses als globalen Autotext-Präfix definieren. Wenn Sie hier z.B. ein '#' angeben, wird ein Autotext 'mfg' nur noch erkannt, wenn Sie '#mfg' eingeben. Diese Einstellungen wirkt sich global auf alle Autotexte aus.
- AutoKorrektur-Einträge zur Tippfehlerkorrektur werden nicht mehr funktionieren, wenn Sie einen globalen Autotext-Präfix definieren.
Die ENTER- und TAB-Tasten werden durch PhraseExpress geleitet, um z.B. Textersetzungen vor dem Absenden durch ENTER vornehmen zu können. Diese Option können Sie deaktivieren, falls in bestimmten Anwendungen (insbesondere Spiele) die ENTER-Taste gesperrt bleibt oder doppelt ausgeführt wird.
Optional kann PhraseExpress Texte beim Einfügen aus der Zwischenablage wie manuelle Texteingaben behandeln, um damit auch die Zwischenablageinhalte z.B. für Autotext und die Textvorschlagsfunktion zu berücksichtigen.

Verzögerungen

Die Taste-für-Taste Einfügegeschwindigkeit definiert den Zeitabstand zwischen dem Einfügen jedes einzelnen Buchstabens. Im Normalfall sollte diese Einstellung auf maximal schnell stehen bleiben. Die optionale Zufallsvariation variiert die Pausen zufällig, um eine unregelmäßige Texteingabe eines Menschens zu simulieren (z.B. für Präsentationszwecke).

Wenn ein Autotext erkennt wird, bzw. ein Textbaustein aus dem Auswahlmenü ausgewählt wird und der Textbaustein anschließend einfügt wird, wird der Programmfokus vom Zielprogramm zu PhraseExpress und wieder zurück gewechselt. Damit auch ältere Rechner diesen Wechsel rechtzeitig vollziehen können, wartet PhraseExpress eine einstellbare Verzögerung ab

Experimentieren Sie bei Problemen mit der Texteinfügung mit folgenden Verzögerungswerten:

Die Einfügeverzögerung wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit nach Auswahl eines Textbausteins oder Eingabe eines Autotextes ab. Dies behebt Probleme bei bestimmten Tastaturtreibern, die etwas Zeit für die Verarbeitung der von PhraseExpress simulierten Texteingaben benötigen. Insbesondere IBM/Lenovo Thinkpad Tastaturtreiber benötigen eine kleine Pause. Es werden hiermit auch Probleme behoben, wenn zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht werden.
Die Verzögerung für Fokuswechsel wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit für den Fokuswechsel von PhraseExpress hin zur Zielapplikation ab, bevor die Phrase eingefügt wird. Die hierfür erforderliche Verzögerung hängt von der Rechnergeschwindigkeit ab. Wenn Texteinfügungen in einer falschen Anwendung oder gar im "Nirwana" erfolgen, dann erhöhen Sie diese Einfügeverzögerung. Windows Vista benötigt ebenfalls eine etwas höhere Verzögerung. Bei Einfügen mittels der Zwischenablage können Sie getrennt für unformatierte und formatierte Textbausteininhalte eine zusätzliche Verzögerung definieren, falls es zu Problemen beim Einfügen kommt.

Einfügemethode

PhraseExpress kennt zwei Methoden, um Textbausteine in die Zielanwendung einzufügen:

Längere Textbausteine werden über die Windows Zwischenablage schnell "in einem Rutsch" eingefügt, aber systembedingt mit einer gewissen Verzögerung, weil die Zwischenablage zunächst von Windows freigegeben, gefüllt und dann wieder ausgegeben werden muss. Dadurch eignet sich diese Einfügemethode nicht für Autotexte, die für die AutoKorrektur verwendet werden, weil diese möglichst schnell im Textfluß ersetzt werden sollen. Außerdem wird die die Zwischenablage beim Einfügen eines Textbausteins mit dem Textbausteininhalt überschrieben.
Kurze Textbausteine werden schneller durch die Simulation einzelner Tastendrücke eingefügt. PhraseExpress ahmt sozusagen das manuelle Tippen des Textbausteins "Taste-für-Taste" nach.
PhraseExpress kann die Einfügemethode der Option Phrase mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen automatisch in Abhängigkeit des jeweils einzufügenden Textbausteins wählen. Dies stellt einen guten Kompromiss dar: Kürzere Texte werden schnell Taste-für-Taste eingefügt, und Texte mit einer einstellbaren Mindestlänge werden mit der Zwischenablage eingefügt.
- Sie können für hier getroffenen Einstellungen für einzelne Phrasen mittels Makrobefehl {#pasteoptions …} überschreiben.
Optional kann PhraseExpress den vorherigen Zwischenablageinhalt wiederherstellen. Bitte beachten Sie, daß dies eine weitere systembedingte Verzögerung für das Zwischenspeichern verursacht.
Diese Option stellt übrigens auch den Zwischenablageinhalt nach dem Erstellen eines neuen Textbausteins aus der Zwischenablage wieder her.

PhraseExpress bietet drei technische Varianten für das Einfügen von Texten mit der Taste-für-Taste-Methode:

Einfügemethode

Vor- und Nachteile

VK_PACKET (Empfohlen)

Vorteil: Unterstützt die meisten internationalen Zeichensätze (inklusive asiatischer Zeichensätze) und Tastatur-Sprachlayouts.

Nachteil: Einige Zielprogramme unterstützen diese Einfügemethode nicht.

Sendkey

Vorteil: Beste Kompatibilität mit den meisten Programmen program compatibility (inklusive Java Applets).

Nachteil: Funktioniert nicht mit internationelen Zeichensätzen oder speziellen Tastaturen.

WM_char message

Dies ist eine experimentelle Einfügemethode.

Wir können keine Empfehlung für die beste Wahl einer Einfügemethode aussprechen. Experimentieren Sie bitte den Einstellungen, wenn Sie Probleme beim Einfügen von Textbausteinen in bestimmten Anwendunugen haben.

Verschiedenes

PhraseExpress kann Metadaten bei formatierten Textbausteinen speichern, die jedoch die Textbausteindatei erheblich vergrößert. Sie sollten auf diese Weise nicht sehr viele Textbausteine mit RTF-Formatierung speichern. Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn formatierte Texte in Ihren Zielapplikationen nicht korrekt eingefügt werden. Wir empfehlen, nach Möglichkeit die HTML-Formatierung zu bevorzugen, falls diese von der Zielapplikation unterstützt wird.
- Wenn Sie diese Option aktiviert hatten und dann deaktivieren, entfernt PhraseExpress auf Nachfrage alle bereits bestehenden Metadaten zwecks Verschlankung der Textbausteindatei. Die Textbausteine selbst bleiben dabei selbstverständlich erhalten.
Wenn bei Verwendung des {#mail} Makros mit MS Outlook 2007 und Verwendung der Sendemethode mailto: merkwürdige Sonderzeichen im Emailtext erscheinen, dann aktivieren Sie die Option UTF-8 Zeichenkodierung.

Programmzustände

Die verschiedenen Programmzustände werden durch die Farbe des Programmsymbols unten rechts in der Startleiste angezeigt:

Farbe	Erläuterung
- Weiss	PhraseExpress ist gestartet, aber gerade mit der Verarbeitung der Textbausteindatei beschäftigt. Bei Verwendung des PhraseExpress Server weist das weiße Symbol auch darauf hin, daß keine Netzwerkverbindung besteht und temporär eine lokal kopierte Netzwerk-Textbausteindatei verwendet wird. Diese Kopie können Sie nicht bearbeiten.
- Grau	PhraseExpress ist betriebsbereit, aber Vorschlagsfunktion, Tastenkombinationen und die Autotextfunktion wurden temporär deaktiviert (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktiveren").
- Rot	PhraseExpress ist betriebsbereit und verwendet eine lokal gespeicherte Textbausteindatei.
- Grün	PhraseExpress ist mit dem Server der Netzwerk Edition verbunden und betriebsbereit. Es wird die Netzwerk-Textbausteindatei verwendet.

Von PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

Wenn das PhraseExpress Programmfenster geöffnet wird, sind einige Tastenkombinationen temporär von PhraseExpress belegt:

Tastenkombination	Verwendung
STRG-N	Erstellt eine neue Phrase an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-O	Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-F	Öffnet das Auswahlmenü zur Schnellsuche.
STRG-H	Öffnet den Suchen&Ersetzen-Dialog.
STRG-D	Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
Entfernen	Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
F1	Öffnet die Programmhilfe.
ALT-F4	Minimiert/Beendet PhraseExpress.
ESC	Minimiert das Einstellungsfenster. Je nach Einstellung werden gemachte Änderungen gespeichert oder verworfen.
Pfeiltasten	In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG-SHIFT-Pfeil Rechts	In der Baumansicht werden alle Ordner aufgeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Links	In der Baumansicht werden alle Ordner zugeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Auf	In der Baumansicht wird zum ersten Element gesprungen.
STRG-SHIFT-Pfeil Ab	In der Baumansicht wird zum letzten Element gesprungen.

Die PhraseExpress Tastenkombinationen werden temporär deaktiviert, wenn sich der Mauszeiger im Tastenkombinations-Eingabefeld befindet, so dass Sie o.a. Tastenkombinationen für Ihre Textbausteine/Ordner verwenden können.

PhraseExpress temporär deaktivieren

Videodemo

Um die Autotexterkennung, Textvorschläge oder Tastenkombinationserkennung zu stoppen, müssen Sie das Programm nicht komplett beenden.

Diese Funktionen lassen sich schnell temporär deaktivieren, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und gleichzeitig auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken. Das Symbol erscheint dann in grauer Farbe.

Durch nochmaliges Anklicken bei gedrückter STRG-Taste werden beide Funktionen wieder aktiviert.

Sie können unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen eine Tastenkombination definieren, um PhraseExpress schnell zu (de)aktivieren.

Freischaltung von PhraseExpress

Wenn Sie PhraseExpress für kommerzielle Zwecke einsetzen, benötigen Sie einen Lizenzschlüssel, den Sie in unserem Internetshop erwerben können.

Für die Freischaltung ist keine neue Installation erforderlich. Sie müssen lediglich den Lizenzschlüssel einmalig in PhraseExpress registrieren:

Erwerben Sie eine Lizenz im PhraseExpress Shop.
Sie erhalten den Lizenzschlüssel per Email von uns.
Der Lizenzschlüssel hat das Format XXXX-XXXX-XXXXXXXX-XXXX. Kopieren Sie ihn vollständig in die Windows Zwischenablage.
Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl PhraseExpress zur kommerziellen Nutzung freischalten.
Im Lizenzschlüssel-Eingabefeld sollte sich bereits der Lizenzschlüssel befinden. Alternativ können Sie diesen hier eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Die Registrierung der Lizenz erfordert kurzzeitig eine Internetverbindung, um den Lizenzschlüssel mit der aktuellen Installation zu verknüpfen. Hierbei wird ausschließlich Ihr Lizenzschlüssel, die aktuelle Programmversion und eine Hardware-ID übertragen.

Sie benötigen für jeden Rechner jeweils einen Lizenzschlüssel der Einzelplatzversion. Falls Sie PhraseExpress auf mehreren Rechnern, aber mit einer geringeren Anzahl von Anwendern einsetzen möchten, ist eventuell die Verwendung der Netzwerk Edition sinnvoller, die eine Lizenzierung pro Benutzer, statt pro Rechner vornimmt (weitere Infos finden Sie im Handbuch der Netzwerkversion.

Nach erfolgreicher Freischaltung erscheint in der Programm-Titelleiste je nach gekaufter Lizenz der Text "PhraseExpress Easy", "PhraseExpress Pro", bzw. "PhraseExpress Standard" und das Programm kann ab sofort für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Lizenzierung der USB Version

Eine USB Installation verwendet stets die Konfigurationsdatei inklusive Lizenzierungsinformationen vom Gast-PC. wenn sich dort eine Konfigurationsdatei einer PhraseExpress Installation befindet.

Entfernen Sie daher vor der Lizenzierung der USB Version eine etwaige PhraseExpress Installation vom Gast-PC vollständig (inklusive Konfigurationsdateien), damit die Lizenzierung für die USB Hardware stattfindet, statt für den Gast-PC.

Wenn Sie eine lizensierte PhraseExpress USB Installation an einem Gast-PC betreiben, auf dem sich eine unregistrierte PhraseExpress Festinstallation befindet, dann ist die USB Installation temporär unlizensiert.

Lösung: Entfernen Sie die unlizensierte PhraseExpress Installation vollständig (inklusive Konfigurationsdateien) vom Gast-PC oder lizensieren Sie die Festinstallation ebenfalls mit einem separaten Lizenzschlüssel.

Bei Verwendung der Netzwerkversion ist keine Lizenzschlüssel-Eingabe auf den lokalen Arbeitsplatzinstallationen erforderlich. Lizenzen der Netzwerk Edition werden stattdessen zentral im Client Manager verwaltet (siehe Kapitel "Lizenzschlüssel" im Handbuch der Netzwerkversion).

Entfernen der Lizenz

Ein Lizenzschlüssel kann jeweils nur für eine Installation verwendet werden. Wenn Sie eine PhraseExpress Lizenz für eine andere Installation benötigen, entfernen Sie zunächst die Bindung der Lizenz von der aktuellen Installation:

Öffnen Sie hierzu das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und wählen Sie Hilfe Lizenz von dieser Installation entfernen.

Für diesen Vorgang ist kurzzeitig eine Internetverbindung erforderlich, um die Installation vom Lizenzschlüssel zu lösen. Hierbei wird ausschließlich Ihr Lizenzschlüssel, die aktuelle Programmversion und eine Hardware-ID übertragen.

Nach Entfernen der Lizenz darf die entsprechende PhraseExpress Installation nicht mehr für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Wenn Sie PhraseExpress bereits von Ihrem Rechner entfernt haben, können Sie die Entfernung der Lizenz nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren und dann die Lizenz entfernen.

PhraseExpress automatisch mit dem Rechner starten

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress mit jedem Rechnerstart automatisch gestartet werden soll. Hierfür wird ein Programmverknüpfung in den Windows Autostart-Ordner abgelegt.

Wenn Sie nicht möchten, daß PhraseExpress automatisch mit dem System startet, klicken Sie in der Windows Funktionsleiste unten links auf die Schaltfläche Start und löschen Sie PhraseExpress aus dem Ordner "Autotstart".

Um PhraseExpress wieder automatisch mit dem Rechner zu starten, kopieren Sie einfach eine Programmverknüpfung in den Autostart-Ordner.

Tipps & Tricks

Wir haben im Laufe der Jahre einige Tricks gesammelt, mit denen Sie das Optimum aus der Software herausholen können:

Organisieren Sie Textbausteine in Ordnern. Die Ordnerstruktur kann sich dabei an den jeweiligen Einsatzzweck orientieren. Sortieren Sie Textbausteine getrennt z.B. nach Sprache, verschiedenen Produkten oder Abteilungen. Oder benutzen Sie eigene Ordner für Email-Signaturen, Anreden, Chatphrasen, Abkürzungen, Tippfehlerkorrekturen, Internetlinks, etc.
Verwenden Sie verschachtelte Textbausteine. PhraseExpress erlaubt Ihnen, eine weitere Phrase aus einem Textbaustein aufzurufen. Erstellen Sie z.B. eine gemeinsam von mehreren Email-Textbausteinen genutzte Signatur (siehe Kapitel "#insert Makro")
Nutzen Sie Tastenkombinationen für Ordner statt für Textbausteine. Aufgrund der begrenzten Menge an zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen sollten Sie diese für Textbausteinordner nutzen. Somit stehen Ihnen per Tastendruck die thematisch geeignet sortierten Textbausteine zur schnellen Auswahl mit den Pfeiltasten oder der Maus zur Verfügung.
Nutzen Sie Autotext. Diese Funktion ist einfach zu praktisch, um ignoriert zu werden. Sie können damit Abkürzungen ausschreiben, Tippfehler automatische korrigieren lassen oder z.B. Internetadressen erweitern. Bei Eingabe von 'hp.' kann PhraseExpress Ihren Internetbrowser öffnen und die Seite 'http://www.mygreathomepage.com' automatisch öffnen. Oder Sie tippen 'calc', um den Windows Rechner zu starten. Die Zeitersparnis ist enorm!
Wenn Sie sehr viele Bilder in Ihren Textbausteinen verwenden, steigt die Größe der Textbausteindatei stark an und wir empfehlen die Einbindung externer Bilddateien per Makrofunktion.

Einige "undokumentierte" Tricks

Videodemonstration

Diese versteckten Funktionen sind wirklich praktisch und lassen versierte Anwender durch das Programm geradezu 'hindurch fliegen':

Aktivieren Sie den Expertenmodus, damit weitere Optionen und Funktionen sichtbar werden. Alternativ können Sie den Modus auch per Klick mit der rechten Maustaste auf das Autotext-Eingabefeld wechseln (siehe Kapitel "Expertenmodus").
Textbausteine lassen sich blitzschnell mittels Klick mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Phrase im Auswahlmenü klicken.
Textbausteine werden bei Klick zusammen mit der STRG-Taste im Auswahlmenü in die Windows Zwischenablage kopiert, statt in die Zielanwendung eingefügt zu werden.
Um direkt zur Bearbeitung der zuletzt ausgeführten Phrase zu springen, klicken Sie zusammen mit der SHIFT-Taste auf das Startleisten-Programmsymbol.
Die Programmeinstellungen erreichen Sie noch schneller durch Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der ALT-Taste. Mittels STRG-ALT-Klick erreichen Sie die Einstellungen der Textvorschlagsfunktion (siehe Kapitel "Textvorschlagsfunktion").
Autotexte/Tastenkombinationen und die Vorschlagsfunktion lassen sich temporär mit einem Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste deaktivieren.
Für häufig benötigte Funktionen können Sie unter Extras Einstellungen Tastenkombinationen auch Tastenkombinationen für den Schnellzugriff definieren.
Sie können Trennlinien zwischen Textbausteinen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Erstellen Sie hierzu eine leere Phrase und geben Sie als Beschreibung einige Minuszeichen (---) ein. PhraseExpress wird die Phrase automatisch in eine Trennlinie umwandeln, die Sie wie einen Textbaustein in der Baumansicht verschieben oder wieder löschen können.
Wenn Sie eine Internet-URL als Textbaustein speichern, bietet Ihnen PhraseExpress an, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den dazugehörigen Autotext eingeben, statt einfach nur die URL zu speichern. Beispiel: Sie markieren den Text 'http://www.amazon.de' und erstellen daraus eine neue Phrase. Wenn Sie dann im PhraseExpress Dialog die Option Als Internetseite im Browser starten aktivieren und als Autotext z.B. das Kürzel ama definieren, so öffnet PhraseExpress bei einer späteren Texteingabe 'ama' automatisch die Internetseite, statt den URL Text auszugeben.
Wenn Sie eine neue Phrase erstellen und lediglich eine Zahl als Beschreibung eingeben, bietet PhraseExpress Ihnen an, den Textbaustein in eine dynamische Zählervariable umzuwandeln.
Durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Dialog Suchen & Ersetzen (siehe Kapitel "Suchen und Ersetzen").

Zeitersparnisberechnung

Die Statistikfunktion berechnet ausgehend von Ihrer persönlichen Tippgeschwindigkeit und Anzahl der eingefügten Textbausteine die gewonnene Zeitersparnis auf die Minute genau.

Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Extras Einstellungen Statistik, um eine aktuelle Übersicht zu erhalten. Sie werden feststellen, dass sich PhraseExpress bereits nach wenigen Stunden Benutzung bezahlt macht.

In diesem Menü können Sie PhraseExpress Ihre persönliche Tippgeschwindigkeit und wahlweise Ihren Stundensatz mitteilen. Selbstverständlich werden diese Informationen nicht anderweitig genutzt oder über das Internet übertragen.

Geschwindigkeitsbeispiele

Anwendergruppe	Tippgeschwindigkeit
Einsteiger	20..60 Anschläge pro Minute
Durchschnittlicher Anwender	60..180
Weltklasse	ca. 800

PhraseExpress geht bei der Berechnung der Zeitersparnis davon aus, dass Sie ca. 5 Sekunden pro Auswahl eines Textbausteins benötigen.

Berechnungsbeispiel

Sie würden bei einer durchschnittlichen Tippgeschwindigkeit von 60 Zeichen pro Minute ca. 2 Minuten benötigen, um einen 120 Buchstaben umfassenden Text einzugeben. Bei Einsatz von PhraseExpress benötigen Sie lediglich 5 Sekunden, um einen gleich langen Textbaustein auszuwählen. Ihre Zeitersparnis ist dank PhraseExpress 115 Sekunden. Bei einem Stundensatz von 20 Euro hat Ihnen PhraseExpress knapp 64 Cent gespart (20 Euro/Stunde * (120 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,64 Euro).

Die Zeitersparnisberechnung ist keine Vermutung oder grobe Schätzung, sondern faktisch nachvollziehbar!

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung.

Wichtiger Hinweis

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann durch Arbeitnehmerschutzbestimmungen in Ihrem Unternehmen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Diese Funktion kann in der lizenzierten Installation unter Extras Einstellungen Funktionen deaktiviert werden.

Alternativ wird die Statistikfunktion auf allen Arbeitsplatzinstallationen deaktiviert, wenn Sie im Monitor des Client Managers der Netzwerkversion die Spalten zur Zeit- und Geldersparnis ausblenden.

Speicherort der persönlichen Daten

Videodemo

Um den aktuellen Speicherort der Textbausteindatei zu ermitteln, klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen. Klicken Sie dann das oberste Wurzelelement oben links in der Textbaustein-Baumansicht und wählen Sie den Befehl Datei Eigenschaften.

Mit einem Klick auf den dort angezeigten Dateipfad öffnen Sie das entsprechende Dateiverzeichnis im Windows Explorer.

Die PhraseExpress Textbausteindatei beinhaltet alle Ihre Textbausteine, Tastenkombinationen und Autotexte. Sie hat grundsätzlich die Dateiendung .pxp (oder .px3 falls Sie PhraseExpress seit Version 3 verwenden). Der Standard-Dateiname lautet phrases.pxp, bzw. phrases.px3, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben. Sie können die Windows Dateisuchfunktion nutzen, um die Textbausteindatei auf Ihrem Rechner ausfindig zu machen.

Es sind folgende Online- und Offline-Speicherorte für Textbausteine möglich:

Beispiel

Erläuterung

c:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp

Die Textbausteindatei befindet sich auf einem lokalen Dateiträger.

192.168.123.144:1025

Die Textbausteine werden vom PhraseExpress Server der Netzwerkversion bezogen.

Bei Abbruch der Netzwerkverbindung wechselt PhraseExpress temporär zu einer lokale Kopie der Netzwerk-Textbausteindatei. Das erkennen Sie am weissen Startleistenprogrammsymbol (siehe Kapitel Programmzustände).

Die lokale Kopie kann nicht bearbeitet werden, weil Änderungen verloren gehen würden, wenn PhraseExpress bei wiederkehrender Netzwerkverbindung automatisch wieder zurück zur Netzwerk-Textbausteindatei wechselt.

Speicherort der Textbausteindatei ändern

Videodemo

Das Textbausteindatei-Menü erreichen Sie, wenn Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken und Einstellungen Datei wählen:

Zum Öffnen einer bereits existierenden lokalen Textbausteindatei klicken Sie auf Öffnen.
Um eine lokale Textbausteindatei an einem neuen Speicherort zu speichern, wählen Sie Speichern unter.
Um eine neue lokale Textbausteindatei an einem bestimmten Pfad zu erstellen, wählen Sie bitte Neu.
Die Textbausteindatei muss sich auf der lokalen Festplatte befinden. Bei Verwendung von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis des USB Speichers befinden. PhraseExpress lässt keinen Netzwerk-Speicherort zu, um Schreibkollisionen und Versionskonflikte bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Anwender zu verhindern. Für die gemeinsame Nutzung einer Textbausteindatei mit mehreren Anwendern installieren Sie bitte den PhraseExpress Server der Network Edition, der viele nützliche Zusatzfunktionen für die Nutzung im Team bietet. In der Netzwerkversion können Sie Textbausteine sowohl gemeinsam nutzen, als auch beliebige Textbausteinordner nur für einzelne Anwender freischalten.

Wenn für die Textbausteindatei keine Schreibrechte bestehen ("read only"), sind alle Menüpunkte zum Bearbeiten von Textbausteinen aus PhraseExpress entfernt (siehe auch hier).

Mit einem Doppelklick auf eine .pxp Textbausteindatei kann die Datei in PhraseExpress direkt geladen werden (Videoerläuterung hierzu). Von uns gelieferte Textbausteindateien können intern jedoch so konfiguriert sein, daß Sie nur in Ihre Textbausteindatei importiert, aber nicht als eigenständige Textbausteindatei geladen werden.

Die Textbausteindateien und die Wörterbuchdatei sind ZIP-komprimiert und mittels AES verschlüsselt.

Speicherort aller PhraseExpress-relevanten Dateien

PhraseExpress speichert Einstellungen und Daten in folgenden Dateien:

Datei	Verwendungszweck	Speicherort
phrases.pxp	In der Textbausteindatei sind Ihre Textbausteine mit deren Autotext-/Tastenkombinationszuweisungen und der Ordnerstruktur enthalten.	Gemeinsames Anwenderdatenverzeichnis für alle Anwender: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\. Ab Windows Vista: C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\ Der Speicherort kann abweichen, wenn er nachträglich geändert oder eine neue Textbausteindatei an einem anderen Ort erstellt wurde.
clipboard.pxp, lastused.pxp	Die Inhalte der Systemtextbausteinordner (Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine) werden als separate Textbausteindateien im gleichen Ordner wie Ihre persönlichen Textbausteindatei phrases.pxp abgelegt und beinhalten den Zwischenablagespeicher und die zuletzt benutzten Phrasen. Diese Dateien werden dynamisch erzeugt und von PhraseExpress verwaltet. Wenn die entsprechende Funktion deaktiviert wird, wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress gelöscht.	Persönliches Anwenderdatenverzeichnis: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\PhraseExpress\) Ab Windows Vista: C:\Users\Benutzername\Documents\PhraseExpress\ Per Kommandozeilenparameter kann eine andere Wörterbuchdatei gewählt werden (siehe Kapitel "Kommandozeilenparameter für die Programmdatei"). Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.
words.pal	Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion.
config6.ini	Diese Konfigurationsdatei beinhaltet alle persönlichen Programmeinstellungen.	Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis: Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress) Ab Windows Vista: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\ Die Installationsroutine kopiert eine Konfigurationsdatei mit einigen Einstellungsvorgaben in das Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender. Befindet sich beim (ersten) Programmstart noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungsverzeichnis, dann liest es die Konfigurationsdatei aus dem Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender und speichert sie im folgenden in das persönlicheAnwendungsverzeichnis. Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.
network.pxp	Diese Textbausteindatei wird von PhraseExpress bei Verwendung der Netzwerk Edition angelegt und beinhaltet jeweils den letzten Stand der Netzwerk-Textbausteindatei. Bei unterbrochener Netzwerkverbindung wird diese Datei temporär genutzt, bis wieder eine Netzwerkverbindung zum Server besteht.

Aufbau der Textbausteindatei

PhraseExpress verwendet eine UTF-8 kodierte XML-Datei mit der Dateiendung .pxp, die komprimiert und AES verschlüsselt wird. Die resultierende ZIP-Datei hat ebenfalls die Dateiendung .pxp. In dem ZIP-Archiv befinden sich auch alle Bitmaps, die in der Textbausteindatei gespeichert sind.

PhraseExpress kann XML-Dateien jedoch auch direkt laden. Beim ersten Speichern durch PhraseExpress wird die Datei dann automatisch komprimiert/verschlüsselt gespeichert.

Sie können Textbausteindateien automatisiert z.B. aus einer Datenbank generieren und in PhraseExpress verwenden, wenn Sie diese XML-Struktur verwenden:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<phrases>
<version>0</version>
<folder>
<description>Folder name</description>
<phrase>
<description>Phrase description</description>
<text>phrase text</text>
<autotext>phrase Autotext</autotext>
</phrase>
</folder>
</phrases>

Trennlinien erzeugen Sie mit <separator><description>-</description></separator>

Textbausteindateien importieren

Mit der Import-Funktion können Sie PhraseExpress-Dateien oder Daten aus anderen Anwendungen in PhraseExpress laden.

Videodemonstration

Öffnen Sie das PhraseExpress Programmfenster und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textbausteinordner, der die zu importierenden Textbausteine aufnehmen soll, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Importieren.

In dem folgenden Untermenü wählen Sie dann die gewünschte Quelle aus.

Alternativ ziehen Sie einfach die zu importierenden Textbausteindatei in die Baumansicht von PhraseExpress.

Nach erfolgreichem Import bietet Ihnen PhraseExpress an, bereits vorhandene Textbausteine aus den importierten Daten herauszufiltern, um Doubletten in Ihrem Textbausteinbestand zu vermeiden.

PhraseExpress Textbausteindateien lassen sich auch importieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die zu importierende Datei klicken und Importieren aus dem Kontextmenü wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option "Kontextmenüs für Dateien" deaktiviert. Durch erneute Installation von PhraseExpress können Sie dies nachholen.

Der Ordner, der importierte AutoKorrektur- und Autotext-Einträge aus Word beinhaltet wird bei Verwendung der Netzwerk Edition automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender im Netzwerk eigene, persönliche AutoKorrektur-Einträge verwendet.

Mit den Makrobefehlen {#env}, {#adldap} oder {#textfile} können externe Textdaten auch dynamisch in Textbausteine eingebettet werden.

Importieren bestehender MS Word AutoKorrektur-/Autotexteinträge

Videodemonstration

Mit dem gleichen Befehl importieren Sie auch AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office 2003/2007.

PhraseExpress entfernt dabei automatisch Doubletten in dem importierten Ordner und fasst Einträge mit gleichem Inhalt und mehreren Autotexten zusammen.

Der Ordner wird bei Verwendung der Netzwerk Edition automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender im Netzwerk eigene, persönliche AutoKorrektur-Einträge verwendet.

Wenn Sie Word AutoKorrektur importieren und in PhraseExpress nutzen möchten, dann deaktivieren Sie bitte unbedingt die AutoKorrektur-Funktion in Word, um eine doppelte Erkennung zu verhindern.

Importieren von TextExpander Textbausteindateien

PhraseExpress kann Textbausteindateien des Mac-Programms SmileOnMyMac TextExpander in wenigen Schritten importieren:

Finden oder exportieren Sie die TextExpander Textbausteindatei auf Ihrem Mac:
- Als Standardvorgabe speichert TextExpander die Textbausteine in der Datei Settings.textexpander, die sich auf dem Mac in dem Verzeichnis [Home]/Library/Application Support/TextExpander befindet. Mit dem Finder können Sie diese Datei auch auf Ihrem Mac suchen.
- Um eine bestimmte Textbausteingruppe zu exportieren, markieren Sie die Gruppe in TextExpander und betätigen Sie die Tastenkombination Kommando-S.
Übertragen Sie die TextExpander Textbausteindatei auf den Windows PC:
- Kopieren Sie hierzu die *.textexpander Datei vom Mac auf einen USB Stick, brennen Sie sie auf eine CD-R und kopieren Sie diese auf Ihren Windows PC.
- Senden Sie die Datei als Emailanhang an sich selbst.
- Verwenden Sie eine Netzwerkverbindung mit Dateifreigabe zur Dateiübertragung.
- Nutzen Sie einen Online-Dateiaustauschdienst, wie zum Beispiel DropBox.
Import Sie die *.textexpander in PhraseExpress:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die TextExpander Datei und wählen Sie den Befehl In PhraseExpress importieren aus dem Kontextmenü.
- Alternativ öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster und klicken Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste an die Stelle, wo sie die TextExpander Textbausteine importieren möchten und wählen Sie Importieren aus dem Kontextmenü.

PhraseExpress wird die TextExpander Datei anschließend in das PhraseExpress Format umwandeln und in Ihren bestehenden Textbausteinbestand in PhraseExpress einfügen.

Der Import aus TextExpander unterstützt zur Zeit unformatierten Text und die meisten der TextExpander eigenen Makrofunktionen (mit Ausnahme von Apple Script, weil dieses grundsätzlich nicht unter Windows verfügbar ist).

Importieren beliebiger Textdaten

Im Downloadbereich unserer Internetseiten unter http://download.phraseexpress.de finden Sie das kostenloses Zusatzprogramm 'PhraseExpress Importer', daß eine Textbausteindatei aus beliebigen Textinhalten erstellt, die Sie dann mit der oben beschriebenen Importfunktion in Ihre bestehende Textbausteindatei einbinden können.

Exportieren eines Textbausteinordners

Videodemonstration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner, der die zu exportierenden Textbausteine beinhaltet, und wählen Sie den Befehl Exportieren und das gewünschte Dateiformat.

Alternativ ziehen Sie einfach den zu exportierenden Textbausteinordner aus dem Programm auf den Windows Desktop.

Eine exportierte Datei kann autark als Textbausteindatei in PhraseExpress geladen werden.

Datensicherung

PhraseExpress erstellt bei jeder Textbausteindateiänderung eine Kopie der Textbausteindatei mit der Dateiendung .bak im gleichen Ordner der Textbausteindatei (siehe Kapitel "Speicherort der Textbausteindatei"). Änderungen werden immer dann gespeichert, wenn Sie das Programm schließen oder die OK-Schaltfläche in den Einstellungen betätigen.

Die Sicherungskopie entspricht immer der Original-Textbausteindatei vor der zuletzt gespeicherten Änderung.

Möchten Sie eine Änderung rückgängig machen, oder wenn die Textbausteindatei gelöscht oder unbrauchbar geworden ist, dann…

Schließen Sie das Programmfenster durch Klick auf "Abbrechen"(!) und beenden Sie PhraseExpress.
Verschieben Sie die aktuelle Phrasendatei mit der Dateiendung .pxp in ein anderes Verzeichnis oder löschen Sie gegebenenfalls die Datei.
Entfernen Sie die Dateiendung .bak von der Sicherungskopie. Sie sollte dann die Dateiendung .pxp aufweisen. Gegebenenfalls müssen Sie in Windows in den Explorer Ordneranzeigeoptionen die Anzeige der Dateierweiterungen aktivieren.
Wenn Sie jetzt PhraseExpress wieder starten, wird diese Datei verwendet. Mit der nächsten Änderung wird eine neue Sicherungskopie angelegt.

Wichtiger Hinweis

Sichern Sie Ihre persönlichen Daten (insbesondere phrases.pxp und words.pal) regelmäßig auf externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!

Bei Verwendung der Netzwerkversion werden sogar die 99 letzten Versionen der Textbausteindatei gesichert. Siehe Kapitel "Backup" des Handbuchs zur Netzwerkversion.

PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten

Sofern die Option im Zuge der Installation ausgewählt wurde und der Rechner Zugang zum Internet hat, prüft PhraseExpress in regelmäßigen Abständen, ob eine Softwareaktualisierung verfügbar ist.

Sie können die automatiche Prüfung jederzeit nachträglich aktivieren oder eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Extras Einstellungen Netzwerk Softwareaktualisierung Jetzt prüfen.

Stellen Sie sicher, daß PhraseExpress Ihre Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Bei der Prüfung werden lediglich ein Teil des Lizenzschlüssel (falls vorhanden), die Versionsnummer der aktuellen Installation, die Installations-ID und die Benutzersprache übermittelt. Es werden keine persönlichen Daten übertragen.

Weitere Informationen zu der Aktualisierungsprüfung finden Sie im Kapitel "Einstellungen - Aktualisierungsprüfung".

Die Softwareaktualisierung wird in der Netzwerkversion deaktiviert. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen zentral an.

Für die Installation von Softwareaktualisierungen muß der Benutzer mit Administratorrechten eingeloggt sein. Ab Windows Vista/7 erscheint im Zuge der Aktualisierung ein Dialog zum Anmelden mit Administrationsrechten.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Programmdatei

PhraseExpress kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Funktionen aufzurufen.

Kommandozeilenparameter	Erläuterung
-DEBUG	Erstellt im Programmverzeichnis eine Datei debug.txt, die uns bei der Fehlersuche helfen kann, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen. Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, daß den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt. Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.
-DICTIONARY=Dateipfad	Hiermit können Sie PhraseExpress mit einer beliebigen Wörterbuchdatei der Textvorschlagsfunktion starten. Wenn Sie die Zugriffsrechte der Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) setzen, werden keine neuen Wörter/Sätze hinzugelernt.
-CONFIGFILE=Dateipfad	Dieser Kommandozeilenparameter startet PhraseExpress mit einer im Dateipfad angegebenen Konfigurationsdatei. Beispiel: PhraseExpress.exe -configfile=c:/data/meinekonfig.ini Beim Beenden speichert die aus der Konfigurationsdatei entnommenen Werte wieder in die Konfiguration mit dem üblichen Dateispeicherort (vgl. Kapitel "Speicherort der Daten").
-READONLY	PhraseExpress wird gestartet und die Textbausteindatei geladen, als ob sie schreibgeschützt wäre. Hierdurch werden alle Menübefehle und Optionen zum Erstellen oder Ändern von Textbausteinen aus der Benutzeroberfläche entfernt.
-PORTABLE	Startet PhraseExpress im USB Modus, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speicherstick gestartet wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Verwendung mit USB Speichersticks".
-CERTCHECK	Prüft beim Programmstart die Unversehrtheit der digitale Signatur aller Programmdateien.

Im Handbuch der PhraseExpress Network Edition finden Sie weitere nützliche Kommandozeilenparameter für die Installationsdatei der Arbeitsplatzinstallation. Diese sind interessant für die verteilte Installation von PhraseExpress im Netzwerk.

PhraseExpress vom Rechner entfernen

Videodemonstration

Wichtiger Hinweis für kommerzielle Nutzer

Entfernen Sie die Lizenz von Ihrer aktuellen Installation bevor Sie PhraseExpress von Ihrem Rechner entfernen. Andernfalls bleibt Ihr Lizenzschlüssel auch nach Deinstallation der Software an den Rechner gebunden und kann nicht mehr für eine neue Installation verwendet werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Lizenz entfernen".

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie PhraseExpress über Start Programme PhraseExpress PhraseExpress deinstallieren.

Ihre Textbausteindatei bleibt nach der Deinstallation zum Schutze vor versehentlichem Datenverlust auf jeden Fall erhalten und wird nicht automatisch gelöscht.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Wechseln Sie zum Register "Prozesse", markieren Sie den Prozess phraseexpress.exe und beenden Sie den Prozess. Dann sollte sich die Deinstallation erfolgreich abschließen lassen.

Fehlersuche

In diesem Kapitel finden Sie Hinweise und Tipps, falls Probleme mit PhraseExpress auftreten.

Bitte prüfen Sie zunächst einige grundlegenden Dinge:

Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten rechts in der Taskleiste auf das Windows Startsymbol Programme PhraseExpress PhraseExpress.
Wenn das Programmsymbol ein graues Ausrufezeichen zeigt, ist PhraseExpress deaktiviert und ignoriert Ihre Texteingaben (siehe Kapitel "PhraseExpress temporär deaktiveren ").
Ist das PhraseExpress Hauptprogrammfenster geöffnet? Beachten Sie, daß bei geöffnetem Programmfenster alle Funktionen deaktiviert sind. Schließen Sie das Programmfenster, damit PhraseExpress funktionieren kann.
Zeigt PhraseExpress ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.
Stellen Sie sicher, daß die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Textanwendung (z.B. MS Word oder Open Office) deaktiviert ist, weil sie definitiv mit PhraseExpress kollidieren würde. Beide Anwendungen würden um die Erkennung und das Einsetzen des gleichen Autotextes ringen. Um hierdurch bedingte Probleme auszuschließen, können Sie das Einfügen eines Textes testweise in einer Anwendung probieren, die keine Textersetzungsfunktion beinhaltet, z.B. der Editor oder Wordpad.
Beenden Sie alle Programme, die Tastaturein-/ausgaben auswerten (Andere Clipboard Manager, Textbaustein-Utilities oder spezielle Multimedia-Tastaturtreiber), um Inkompatibilitäten aufzuspüren.
Prüfen Sie, ob etwaige "Sicherheits-" oder "Computerschutz"-Programme die Tastatur-Abfrage ("Keyboard Hook") von PhraseExpress blockieren.
Testen Sie PhraseExpress mit dem Windows Editor oder Wordpad als möglichst einfaches Zielprogramm, um etwaige Einflüsse ihrer spezifischen Zielanwendung auszuschließen.

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

Videodemo

PhraseExpress bietet einige komfortable Möglichkeiten, unerwünschte Textersetzungen zu beseitigen:

Machen Sie eine unerwünschte Textersetzung z.B. mittels "Undo" oder mit der Backspace-/Entfernen-Taste rückgängig. PhraseExpress erkennt unerwünschte Textersetzungen automatisch und wird Ihre nächste Eingabe nicht mehr ersetzen. Bei wiederholter unerwünschter Textersetzung wird PhraseExpress Sie fragen, ob Sie den entsprechenden Textbaustein dauerhaft ändern oder löschen möchten.
Alternativ klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Hierdurch öffnet sich der zuletzt ausgeführte Textbaustein zur Bearbeitung, den Sie nun ändern oder löschen können.
Falls ein unerwünschter Autotext in einem Textbaustein-Auswahlfenster erscheint, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, um ihn zur Bearbeitung in PhraseExpress zu öffnen. Hier können Sie den Autotext löschen, abändern oder die Erkennung des Autotexts auf bestimmte Programme einschränken (siehe Kapitel "Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken").
Sie können unter Einstellungen Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination definieren, um direkt zur Bearbeitung des jeweils zuletzt eingefügten Textbausteins zu gelangen.

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen nicht?

Videodemo

Prüfen Sie zunächst die o.a. allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
Existiert der Autotext überhaupt in der aktuell verwendeten Phrasendatei? Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und suchen Sie den gewünschten Autotext (siehe Kapitel "Suchen und Finden"). Stellen sie sicher, daß der Autotext keine eventuell unerwünschten Leerzeichen oder ungeeignete Einstellungen enthält. Insbesondere sollten Sie prüfen, ob das Autotext-Vorzeichen auf Keine eingestellt ist, daß nur für seltene Spezialfälle ratsam ist. Gegebenenfalls klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Autotext-Eingabefeld und wählen Sie die Option Auf Standardeinstellungen zurücksetzen.
Haben Sie den zum Autotext gehörigen Textbaustein so konfiguriert, daß er nur in bestimmten Programmen erkannt werden soll? Ändern Sie gegebenenfalls dse Optionen oder geben Sie den Autotext in der entsprechenden Anwendung ein, für die der Autotext konfiguriert wurde. Siehe Kapitel "Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken".
Ist der zum Autotext zugehörige Textbausteininhalt leer? Enthält er eine fehlerhafte Makrofunktion?
Haben Sie die Textersetzung eventuell vorher rückgängig gemacht? PhraseExpress merkt sich dies und unterdrückt dann den Autotext automatisch einmalig. Geben Sie den Autotext in diesem Fall einfach nochmals ein.
Wurden Autotexte/Tastenkombinationen für einen bestimmten Textbausteinordner deaktiviert? Prüfen Sie, ob der betreffende Textbausteinordner in der Baumansicht ein graues Ordnersymbol hat. Falls ja, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und setzen Sie ein Häkchen vor Autotext/Tastenkombinationen aktivieren.
Haben Sie die Autotexteinstellungen in den Experteneinstellungen geändert? Dies kann bei fehlerhafter Konfiguration dazu führen, daß Autotexte nicht mehr funktionieren. Setzen Sie die Einstellungen gegebenenfalls wieder auf Standardeinstellungen zurück.
Erstellen Sie einen neuen Textbaustein und vergeben sie diesem einen Autotext. Wenn dieser Textbaustein ausgeführt wird, dann wurde der Autotext für den nicht funktionierenden Textbaustein fehlerhaft konfiguriert.

Werden Texte fehlerhaft eingefügt?

Wenn Texte von PhraseExpress unvollständig oder mit falschen Zeichen eingefügt werden, prüfen Sie bitte folgendes:

Prüfen Sie zunächst die o.a. allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
Werden Texte verschluckt oder zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht, ist PhraseExpress vermutlich zu schnell für den Rechner. Sie können daher eine künstliche Verzögerung einstellen (siehe Kapitel "Verzögerungen").
Manche Anwendungen werten Texteingaben während des Tippens aus, was systembedingt zur Verlangsamung des Texteinfügens führen kann. Dies ist oft auf Webseiten mit Javascript, in Programmier-Entwicklungsumgebungen oder z.B. in Adobe Dreamweaver der Fall. Gegebenenfalls können Sie die Einfügemethode auf Zwischenablage umstellen oder eine andere Methode für das Einfügen per 'Taste-für-Taste' auswählen (siehe Kapitel "Einfügemethode").
Werden falsche Zeichen eingefügt, prüfen Sie bitte, ob das korrekte Tastatur-Sprachlayout eingestellt ist. Wechseln Sie bei Verwendung von asiatischen Sprachen die Einfügemethode auf Zwischenablage (siehe Kapitel "Einfügemethode").
PhraseExpress bietet mehrere technische Varianten, Textbausteine in die Zielapplikation einzufügen. Experimentieren Sie bitte mit den Einstellungen, wenn Probleme bei der Textausgabe auftreten. (siehe Kapitel "Einfügemethode").

Erhalten Sie keine Textvorschläge?

Prüfen Sie zunächst die o.a. allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Textvorschlagsfunktion unter Extras Einstellungen Funktionen Vorschlagsfunktion aktiviert ist.
Beachten Sie, daß Textvorschläge ausschließlich für ganze Sätze oder Einzelworte gemacht werden, die je nach Einstellung zum Kontext passen müssen.
Sätze müssen mindestens drei Mal identisch eingegeben werden, bevor sie vorgeschlagen werden. PhraseExpress unterscheidet zwischen Groß-/Kleinschreibung.
Wenn viele alternative Vervollständigungen in Frage kommen, müssen Sie die Eingabe zunächst fortsetzen, um die Anzahl möglicher Variationen zu verringern. Alternativ können Sie die Auswahlmenü-Einstellung Zeige maximal x Einträge im Auswahlmenü erhöhen.
Sätze müssen eine Mindestlänge haben, um von der Vorschlagsfunktion berücksichtigt zu werden. Diese Mindestlänge hängt von den Parametern Mindesteingabeersparnis und Genauigkeit ab. Wenn Sie beide Parameter verkleinern, werden auch kurze Sätze vorgeschlagen. Allerdings erhalten Sie dann auch viele unpassende Vorschläge, die störend sein können.
Wurde die Textvorschlagsfunktion in den Einstellungen auf bestimmte Programme eingeschränkt? Das können Sie unter Extras Einstellungen Funktionen Vorschlagsfunktion Erweitert prüfen.
Wenn die Wörterbuchdatei words.pal auf Nurlesen (read-only) gesetzt wurde oder keine Schreibrechte auf diese Datei bestehen, werden keine neuen Sätze und Wörter gelernt und entsprechend keine Vorschläge für unbekannte Sätze gemacht.
Die Textvorschlagsfunktion wird bei Verwendung mit asiatischen Sprachen grundsätzlich deaktiviert.

Textbausteine können nicht verändert werden?

Textbausteine können aus folgenden Gründen für die Bearbeitung gesperrt sein:

Sie haben keine Schreibrechte auf die lokale Textbausteindatei ('read-only' Dateiattribut ist gesetzt).
PhraseExpress wurde mit dem Kommandozeilenparameter -readonly gestartet, der alle Bearbeitungsfunktionen im Programm deaktiviert.
Sie verwenden eine Textbausteindatei von einem Internetserver, die grundsätzlich nur im Nurlese-Modus verwendet werden kann.
Von uns gelieferte Textbausteinordner können intern schreibgeschützt sein und lassen sich nicht bearbeiten.
Bei Verwendung der Netzwerkversion:
- Die Bearbeitung ist gesperrt, solange ein anderer Anwender im Netzwerk das PhraseExpress Programmfenster geöffnet hat und/oder einen neuen Textbaustein erstellt. Die Spalte 'Status' des Client Manager Monitors zeigt jederzeit, welcher Anwender im Netzwerk die Textbausteine gerade bearbeitet.
- Sie haben eventuell keine Schreibrechte auf die Textbausteindatei oder einen bestimmten Textbausteinordner. Siehe Kapitel "Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren".
- Sie haben zur Zeit keine Netzwerkverbindung und verwenden temporär die Offline Netzwerk Cachedatei, die nicht verändert werden kann. Andernfalls würden Ihre Änderungen verlorengehen, wenn nach Wiederverbindung mit dem Server auf die zentrale Netzwerkdatei zurück gewechselt wird.
- Verwenden Sie für alle Arbeitsplatzinstallation im Netzwerk die gleiche Versionsnummer. Die Bearbeitung kann für ältere Arbeitsplatzinstallationen gesperrt sein, weil sie gegebenenfalls neuere Funktionen der Textbausteindatei noch nicht berücksichtigen.

Sind bestimmte Einstellungen grau und lassen sich nicht ändern?

Einstellungen können aus folgenden Gründen für die Bearbeitung gesperrt sein:

Verharren Sie einen Moment über die betreffende Einstellungsoption. In vielen Fällen erhalten Sie in einem Hinweisfenster weitere Informationen über den Grund der Sperrung vor Änderungen.
Netzwerkoptionen sind ausgeblendet, wenn die Netzwerkfunktion deaktiviert ist, oder keine Verbindung zum PhraseExpress Server besteht.
Autotext-Optionen können deaktiviert sein, wenn sie von einem darüber liegenden Ordner vererbt werden. Deaktivieren Sie entweder die Vererbungsoption des entsprechenden Ordners oder nehmen Sie die Änderungen in den Einstellungen des vererbenden Ordners vor.
Manche Funktionen im Kontextmenü in der Baumansicht sind nur für Textbausteine möglich, andere jedoch nur für Textbausteinordner. Wählen Sie das entsprechende Element, um dafür geeignete Optionen zu erhalten.

Technischer Kundendienst

Bei technischen Problemen helfen wir Ihnen gerne unter http://support.phraseexpress.de