PhraseExpress v11 Client - Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Installation

PhraseExpress wird auf dem Rechner installiert oder direkt von einem USB Stick gestartet:

Installation auf Rechner

  1. Laden Sie die Installationsdatei herunter.
  2. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Installationsdatei "PhraseExpressSetup.exe".
  3. Registrieren Sie die Installation gegebenenfalls mit einem gekauften Lizenzschlüssel.

Die PhraseExpress Rechtschreibkorrektur-Funktion wird mit der AutoKorrektur-Funktion Ihrer bestehenden Office-Anwendung kollidieren. Um Probleme zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur-Einträge aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung.

Die Installation erfordert Administrationsrechte. Alternativ verwenden Sie PhraseExpress im portablen Modus ohne Administratorrechte, wie im folgenden Kapitel beschrieben.

Die Verteilung im Unternehmensnetzwerk beschreibt die PhraseExpress Server Dokumentation, bzw. SQL Client Manager Dokumentation.

Portable Verwendung

Videoanleitung

Um PhraseExpress ohne Installation zu verwenden:
  1. Laden Sie das "Portable Edition" ZIP-Archiv herunter.
  2. Extrahieren Sie den Inhalt des Archivs in ein Dateiverzeichnis des USB Speichermediums.
  3. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf die PhraseExpress.exe Programmdatei direkt vom USB Speichermedium.

PhraseExpress erkennt den Start von einem USB Speichermedium und wechselt automatisch in einen "portablen Modus", der in der Programm-Titelzeile angezeigt wird.

Der portable Modus kann mittels Kommandozeilenparameter -portable erzwungen werden, zum Beispiel, wenn Sie PhraseExpress direkt von einem Festplattenverzeichnis starten möchten.

Im portablen Modus schreibt PhraseExpress Konfigurations- und Anwenderdaten in das gleiche Verzeichnis, in dem sich die Programmdateien befinden. Nach Möglichkeit werden keine Daten auf den Gastrechner gespeichert und einige Funktionen stehen daher nicht Verfügung (zum Beispiel das Outlook Add-In).

Sofern eine Textbausteindatei vorhanden ist, kopieren Sie diese auf das USB Speichermedium, starten Sie PhraseExpress und laden Sie die Textbausteindatei von dort.

Die Textbausteindatei muss sich in einem beliebigen Verzeichnis des gleichen Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.

Beachten Sie bei Verwendung des portablen Modus die besonderen Hinweise bezüglich der Lizenzschlüssel-Registrierung.

Beenden Sie PhraseExpress vor dem Herausziehen des USB Speichermediums, um Datenverlust zu vermeiden!

Programmaktualisierung

  1. Erstellen Sie eine Datensicherung Ihrer Textbausteindatei.
  2. Installieren Sie die neue Version einfach über eine bestehende Vorversion.
  3. Die neue Version aktualisiert die Textbausteindatei in das neue Dateiformat zur Unterstützung neuer Funktionen.

Frühere PhraseExpress Versionen können Textbausteindateien neuerer Versionen nicht lesen.

Erste Schritte

Nach dem Programmstart erscheint das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste:

Startleistensymbol

Dieses Symbol ist der Hauptzugang zu PhraseExpress:

  • Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet die Textbausteinauswahl.
  • Mit der rechten Maustaste erhalten Sie Zugriff auf einige Einstellungen.
  • Ein Doppelklick öffnet das Hauptprogrammfenster.

Fehlt das Symbol, klicken Sie auf das Dreieck in der Startleiste, und ziehen Sie das Symbol aus dem Aufklappmenü auf die Startleiste.

Textbausteine verwalten

Mit PhraseExpress können Sie Textbausteine erstellen, in eine beliebige Anwendung einfügen und bearbeiten.

Textbaustein erstellen

Videodemonstration

So erstellen Sie einen neuen Textbaustein:

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl "Neuer Textbaustein…".
    Alternativ betätigen Sie die Tastenkombination STRG-ALT-C.
  3. PhraseExpress erfasst den markierten Text und zeigt ein Fenster zur Eingabe weiterer Details:

Phrasendetails

Bei formatierten Text zeigt "Speichern als…" weitere Optionen:

Formatierungsoption Eigenschaften
  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbausteindatei.
  • Funktioniert in allen Zielprogrammen.
  • Makrofunktionen können in der klassischen Ansicht gezeigt werden.
  • Keine Formatierung oder Bilder.

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei.

  • Dieses Textbausteinformat speichert spezielle Word Textformatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.
  • Mehr Speicherplatzverbrauch in der Textbausteindatei.
  • Keine Unterstützung von PhraseExpress Makrofunktionen.
  • Installiertes Microsoft Word erforderlich.

Fehlen die Menübefehle zum Erstellen neuer Textbausteine, wurden diese vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienung deaktiviert, oder es fehlen Schreibrechte auf die Textbausteindatei.

Textbaustein einfügen

Videodemonstration

Klicken Sie in der Zielanwendung an die gewünschte Position und wählen Sie eine der folgenden Methoden:

  • Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol mit der linken Maustaste, und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus dem Auswahlmenü.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination ALT-Leerzeichen und benutzen Sie die Schnellsuche.
  • Geben Sie den Autotext ein, der gegebenenfalls für den Textbaustein definiert wurde.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die gegebenenfalls für den Textbaustein definiert ist.
  • Wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus einem Desktopmenü.

Videoerläuterung zum Auswahlmenü

Das Auswahlmenü bietet schnellen Zugriff auf Ihre Textbausteine:

Auswahl eines Eintrages:
  • Klicken Sie den gewünschten Textbaustein mit der linken Maustaste zum Einfügen in die Zielanwendung.
  • Geben Sie einige Zeichen der Beschreibung ein, um mittels Schnellsuche den gewünschten Eintrag zu finden.
  • Mit Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf gelangen Sie schrittweise zum gewünschten Eintrag.
  • Wenn mehr Einträge vorhanden sind, als in das Auswahlmenü passen, erscheinen oben, bzw. unten rechts Indikatoren.
  • Bild Auf- und Bild Ab springt zum obersten, bzw. untersten aktuell sichtbaren Element.
  • Taste Pos1 springt direkt zum ersten Eintrag und Ende zum letzten aller Einträge.
  • Pfeil Rechts-Taste öffnet den Inhalt des ersten Textbausteinunterordners. Pfeil Links-Taste schließt einen Unterordner.
  • "Schnellwahltasten" dienen zur Direktauswahl eines gewünschten Textbausteins.
  • Die Bestätigungstaste TAB fügt den vorgewählten Textbaustein in die Zielanwendung ein.
Ein Rechtsklick auf einen Eintrag zeigt kontextsensitive Optionen:
  • Einfügen eines Texts mit oder ohne Textformatierung.
  • Kopieren des ausgewählten Textbausteins in die Zwischenablage.
  • Senden einer E-Mail an einen Empfänger, wenn der Eintrag eine E-Mailadresse beinhaltet.
  • Öffnen einer Internetseite, wenn der Textbaustein eine URL beinhaltet.
  • Öffnen des Dateiordners, wenn der Eintrag einen Dateipfad beinhaltet.

Textbausteine, die programm- oder zugriffsbeschränkt sind, werden gegebenenfalls aus dem Auswahlmenü gefiltert.

Nach Betätigung der Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste oder bei Aufruf des Auswahlmenüs per Tastenkombination kann der Textbaustein auch mit ENTER eingefügt werden.

Die ESC-Taste bricht die Textbausteinauswahl, bzw. eine Suche im Auswahlmenü ab.

Bei Auswahl eines Eintrags bei gedrückter STRG-Taste wird der Textbaustein in die Zwischenablage kopiert, statt in die Anwendung eingefügt. Das ist hilfreich, wenn das direkte Einfügen des Textbausteins in die Zielapplikation scheitert.

Bei gedrückter SHIFT-Taste wird ein formatierter Textbaustein ohne Formatierung eingefügt.

Die Größe des Auswahlmenüs ändern Sie durch Ziehen an den Rändern.

Desktopmenüs

Das Auswahlmenü wird nach Einfügen eines Textbausteins automatisch wieder ausgeblendet.

Um Auswahlmenüs dauerhaft auf dem Desktop zu fixieren:

  • Klicken Sie auf das Stecknadel-Symbol der Titelleiste eines Auswahlmenüs.
  • Oder ziehen Sie einen Textbausteinordner aus einem Auswahlmenü an eine freie Stelle des Desktops.
  • Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textbausteinordner und wählen Sie "Auf dem Desktop platzieren"

Ein Klick auf das X der Titelleiste schließt das Desktopmenü. Zum Ändern der Größe ziehen Sie an den Rändern eines Desktopmenüs.

Ein Doppelklick auf die Titelleiste klappt das Desktopmenü ein, bzw. aus.

Desktopmenüs lassen sich auf bestimmte Programme beschränken und erscheinen dann automatisch nur zusammen mit den ausgewählten Anwendungen.

Beispiel: Ein Textbausteinordner "Kontonummern" ist nur sichtbar, wenn Sie Onlinebanking-Seite im Internetbrowser geöffnet haben, der automatisch beim Wechsel zu anderen Programmen wieder ausgeblendet wird.

Textbausteine bearbeiten

Textbausteine bearbeiten Sie im Hauptprogrammfenster. Dort können Sie Textbausteinen Tastenkombinationen, Autotexte, Programmbeschränkungen oder Zugriffsbeschränkungen zuweisen.

Das PhraseExpress Hauptprogrammfenster

Videoerläuterung

Um das Hauptprogrammfenster zu öffnen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie Textbausteine bearbeiten.
  • Oder klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen Eintrag in einem Textbaustein-Auswahlmenü oder Desktopmenü, und wählen Sie Bearbeiten.
  • Oder klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das Startleistensymbol.
  • Betätigen Sie die Tastenkombinationen zum Öffnen des Hauptprogrammfensters, sofern unter Extras » Einstellungen » Tastenkombinationen konfiguriert.

Das Programmfenster dient der Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Textbausteine:

Programmfenster

Auf der linken Seite organisieren Sie Textbausteine in einer frei konfigurierbaren Baumstruktur.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen.

Markieren Sie einen Textbaustein in der Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Programmfensters zu bearbeiten.

Mittels gedrückter STRG und/oder SHIFT-Taste markieren Sie mehrere Elemente in der Baumansicht.

Ziehen Sie externe Dateien oder Dateiordner in die Baumansicht, um diese in PhraseExpress zu importieren.

Bei zugriffsbeschränkten Textbausteinen beachten Sie die Hinweise zum Verschieben/Kopieren von Textbausteinen.

Tastenkombinationen verwenden

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1-F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

Anwendungsbeispiel:

Ein Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" kann durch Betätigung der Tastenkombination STRG-ALT-G eingefügt werden.

Bei eifriger Nutzung werden Sie sich jedoch schon bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner zuweisen, der mehrere Textbausteine beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü zur Auswahl des gewünschten Textbausteins. Eine einzige Tastenkombination ermöglicht damit den schnellen Zugriff auf mehrere Textbausteine.

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Viele Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Verwenden Sie Maustasten stets in Kombination mit den Tasten STRG, WIN, SHIFT und ALT.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Tastenkombinationen.

In den Einstellungen ändern Sie die Tastenkombinationen zum Ausführen eines im Auswahlmenü markierten Textbausteins.

Autotext verwenden

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele für Autotext:
  • Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit den Tippfehler.
  • Ein Autotext "#anrede" könnte ein Auswahlmenü mit verschiedenen Anredevorlagen aufrufen.
  • Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Autotexten.

Bei unerwünschten Textersetzungen hilft das Thema "Unerwünschte Autotexte".

Bei grau dargestellten Autotextoptionen ist die Autotextfunktion im (übergeordneten) Textbausteinordner deaktiviert oder es fehlen Bearbeitungsrechte.

Autotext-Optionen im Einfachmodus

Der Einfachmodus bietet drei Autotext-Optionen:

Option Beschreibung

Nach Eingabe des Autotexts und Abschluss mit ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichens wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt.

Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt.

Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde der Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt bei Eingabe der ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" ausgelöst werden.

Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe in einem Auswahlmenü zum Einfügen vorgeschlagen. Der Vorschlag wird durch Drücken der einstellbaren Bestätigungstaste angenommen oder durch Weitertippen ignoriert.

Der Textbaustein wird nach Eingabe des Anfangs der Textbausteinbeschreibung vorgeschlagen. Die Definition eines Autotexts wird damit überflüssig.

Videodemonstration

Die Anzahl der einzugebenden Zeichen zur Anzeige der Vorschläge wird unter Einstellungen » Auswahlmenü eingestellt.

SmartComplete aktiviert automatisch die Optionen Groß-/Kleinschreibung unterscheiden und Manuelle Bestätigung.

Autotext-Optionen im Expertenmodus

Der Expertenmodus bietet weitere Autotextoptionen:

Beispiele für fortgeschrittene Autotext-Konfigurationen:
  • Soll das Satz-/Leerzeichen nach einem Autotext nicht ausgegeben werden?
  • Sollen Tippfehler stets nur Wortanfang/-mitte/-/ende korrigiert werden, zum Beispiel Tippfehler am Wortende "…ign" » "…ing"?
  • Sollen Autotexte nur nach Eingabe einer Zahl oder nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?
Vor- und Nachzeichen

Die folgenden Optionen erfordern ein gewisses technisches Verständnis des Themas Autotext und sind erfahrenen Anwendern vorbehalten.

Das Zeichen, das zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voranstehen muss, heißt Vorzeichen. Das Zeichen, das zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen muss, ist das Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress das zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Vor-/Nachzeichen Einstellung Erläuterung

Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.

 

Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt.

 

Es werden die Standard-Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (wie in den Expertenoptionen eingestellt).

Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER / TAB /Leerzeichen-Taste betätigt werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z, bzw. eine Zahl 0-9 eingegeben werden.

Anwendungsbeispiel: Der Autotext "fpg" mit der Einstellung "Buchstaben" als Vor-/Nachzeichen wird automatisch mit dem Textbaustein "füg" ersetzt. Damit werden Tippfehler ausschließlich inmitten eines Wortes (also zwischen anderen Buchstaben), wie zum Beispiel "einfpgen" in "einfügen" korrigiert.

Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen.

Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+

Sie können für die ENTER-Taste auch den Code #13 und für die Tab-Taste den Code #9 verwenden.

Diese Funktion ist nur noch aus Kompatibilitätsgründen aktiv und sollte nicht mehr verwendet werden.

Nur für Nachzeichen verfügbar: Bei inkrementellem Autotext gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt.

Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:
Gewünschtes Verhalten Vorzeichen Nachzeichen

Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt.

Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.

Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.

Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.

Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.

Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.

Diese Einstellung kann zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende dienen.

Manuelle Bestätigung

Videodemo

Bei aktivierter Option "Manuelle Bestätigung" wird ein Textbaustein bei Eingabe des Autotextes zunächst in einem Auswahlmenü angeboten. Sie können nun einfach weiter tippen oder den Textbaustein mit der einstellbaren Bestätigungstaste ausführen.

Nachzeichen entfernen

Soll das für die Ausführung des Autotextes gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht ausgegeben werden, aktivieren Sie die Option "Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken".

Diese Option ist nicht erforderlich, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Groß-/Kleinschreibungsautomatik

Bei deaktivierter Autotext-Option "Groß-/Kleinschreibung unterscheiden" tritt die automatische Groß-/Kleinschreibung nach folgenden Regeln in Kraft:

  • Geben Sie einen Autotext in Kleinbuchstaben ein, startet die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
  • Schreiben Sie den ersten Buchstaben des Autotexts groß, wird auch der erste Buchstabe des Textbausteininhaltes groß ausgegeben.
  • Geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Autotextes groß ein, wie in den Experteneinstellungen definiert, wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.
Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:
Tastatureingabe Textbausteininhalt Eingefügter Text
bsp beispiel beispiel
Bsp beispiel Beispiel
BSP Beispiel BEISPIEL
Erforderliche Einstellungen:
  • Der Textbausteininhalt muss mit einem Kleinbuchstaben beginnen.
  • Der dazugehörige Autotext muss vollständig in Kleinschrift definiert sein.
  • Der Autotext darf im Textbausteinbestand nicht nochmals mit abweichender Groß-/Kleinschreibung existieren.
  • Die Groß-/Kleinschreibungsautomatik muss in den Experteneinstellungen » Verschiedenes aktiviert sein.

Programmbeschränkung

Textbausteine lassen sich in alle Programme einfügen, können aber auch auf bestimmte Programme beschränkt werden:

Programmbeschraenkung

Videoanleitung

Anwendungsbeispiele:
  • Die Abkürzung "MFG" wird in einer E-Mailanwendung mit "Mit freundlichen Grüßen", aber in einem Word Dokument mit "Multifunktionsgerät" ersetzt.
  • Die Tastenkombination STRG-ALT-B fügt beim Onlinebanking Ihre Bankverbindung ein, aber öffnet in einem Word Dokument eine Auswahl von Bewerbungs-Textbausteinen.
  • Ein Autotext, bzw. eine Tastenkombination soll in bestimmten Programmen ausgeklammert werden.
  • Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich dort aus PhraseExpress ausschließen.
  • Textbausteine sollen nur bei bestimmten Programmen im Auswahlmenü erscheinen.
  • Ein Desktopmenü soll nur bei Nutzung bestimmter Programmen sichtbar sein.
So erstellen Sie eine Programmbeschränkung:
  1. Starten Sie das Zielprogramm, auf das der Textbaustein oder Textbausteinordner beschränkt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  3. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein(ordner) und klicken Sie das Ankreuzfeld "Auf bestimmte Programme beschränken".
  4. Definieren Sie, ob das Element auf ein Programm beschränkt, bzw. davon ausgeschlossen werden soll.
  5. Wählen Sie im nächsten Auswahlmenü das gewünschte Programm aus der Liste aller laufenden Programme aus.
  6. Geben Sie gegebenenfalls an, ob die Programmbeschränkung für bestimmte Fenstertitel eines Programms gelten soll.

Mit den +/ --Schaltflächen fügen Sie weitere Programmbeschränkungen hinzu, bzw. löschen diese.

Wenn Sie einen Textbaustein von dem Programm ausschließen möchten, indem Sie gerade arbeiten, führen Sie den Textbaustein aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startleistensymbol. Entfernen Sie anschließend das Häkchen vor "Textbaustein xyz in Programm abc aktiv".

Die Programmbeschränkung ist auch praktisch für den Zwischenablagespeicher, der keine Zwischenablageinhalte aus gesperrten Anwendungen speichert.

Die hier beschriebene Programmbeschränkung wird in der Textbausteindatei gespeichert und gilt für alle Anwender einer gegebenenfalls gemeinsam genutzten Textbausteindatei-/datenbank. Das PhraseExpress Programm kann jedoch auch global auf bestimmte Programme beschränkt werden. Diese Einstellung wird auf dem jeweiligen Rechner gespeichert.

In den Expertenprogrammeinstellungen entscheiden Sie mit der Option "Programmbeschränkte Textbausteine aus dem Auswahlmenü filtern", ob im Textbaustein-Auswahlmenü und in Desktopmenüs die Textbausteine ausgeblendet werden, für die eine Programmbeschränkung für das jeweils aktuell verwendete Programm definiert wurde.

Wenn PhraseExpress einen Fenstertitel nicht sofort identifizieren kann, wechseln Sie bitte den Fokus wiederholt.

PhraseExpress erkennt Programme nur anhand sichtbarer Programmfenster. Einige Programme, wie zum Beispiel der Passwortmanager "Keepass" minimieren jedoch ihr eigenes Programmfenster und sind dann für die Programmbeschränkungsfunktion von PhraseExpress unsichtbar. Lösung: Statt Programme von PhraseExpress auszuschließen, definieren Sie stattdessen umgekehrt lediglich nur die Programme, in den PhraseExpress ausdrücklich aktiv sein soll.

PhraseExpress kann keine einzelnen Programme oder Prozesse erkennen, die in virtualisierten Umgebungen oder innerhalb eines Frameworks laufen, wie zum Beispiel Java applets oder "metro-style" Windows Apps (Edge browser, etc.).

Zugriffsrechte beschränken

In der Standardeinstellung sind alle Textbausteine für alle Anwender sicht- und editierbar.

Schreib- und Leserechte können jedoch für jeden Textbausteinordner auf bestimmte Anwender, Arbeitsgruppen, Benutzergruppen oder Domänen beschränkt werden:

Zugriffsrechte

Anwendungsbeispiele:

  • Ein Textbausteinordner beinhaltet Textbausteine, die nicht für andere sichtbar sein sollen.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen nur für eine bestimmte Anwendergruppe sichtbar sein.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen für die gesamte Arbeitsgruppe "Vertrieb" sichtbar, dabei aber nur von einem bestimmten Anwender editierbar sein.
  • Die gleiche Tastenkombination, bzw. der gleiche Autotext soll für verschiedene Anwender jeweils eigene Textbausteine auslösen.

Klicken Sie zur Einstellung der Zugriffsrechte mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textbausteinordner und wählen Sie den Befehl Zugriffsrechte beschränken.

Zugriffsbeschränkte Ordner sind in der Baumstruktur durch ein spezielles Ordnersymbol gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Textbausteine und Unterordner sind ab sofort nur für die von Ihnen angegebenen Teilnehmer im Netzwerk sichtbar.

  • Der Ersteller ("Eigentümer") eines Ordners hat stets volle Zugriffsrechte, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.
  • Leserechte lassen sich für Unterordner nur weiter beschränken. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.
  • Die hier beschriebenen Zugriffsrechte schützen keine vertraulichen Daten, weil Administratoren mittels Spezialbefehlen alle Textbausteine sehen können. Zum Schutz vertraulicher Daten dient der Passwortschutz.
  • Textbausteinordner nehmen beim Verschieben die Zugriffsrechte des Zielordners an. Durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste werden Elemente kopiert, statt verschoben. In diesem Fall werden die Elemente inklusive Zugriffsrechteeinstellungen kopiert.
Bearbeitungsbefehle im Kontextmenü für Elemente in der Baumansicht

Mit Klick der rechten Maustaste auf ein Element in der Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen.

Die Befehle unterscheiden sich, je nachdem ob Sie auf einen Textbaustein, eine Textbausteindatei oder Textbausteinordner klicken.

Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Deaktivierte Ordner werden durch ein spezielles Ordnersymbol in der Baumansicht angezeigt.

Bei Deaktivierung der Option Im Auswahlmenü zeigen wird der entsprechende Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und ausschließlich per Autotext oder Tastenkombination aufgerufen werden.

Die Erweiterten Bearbeitungsfunktionen ermöglichen eine 'Mengenbearbeitung' der Autotexte, Beschreibungen oder Textbausteininhalte aller markierten Elemente "in einem Rutsch".

Textbausteinordner lassen sich mit einer Hintergrundfarbe hervorheben.

Videodemonstration

Im Auswahlmenü

Mit der Schnellsuche im Auswahlmenü finden Sie Textbausteine blitzschnell:

  1. Öffnen Sie ein Auswahlmenü per Tastenkombination oder durch Klick mit der linken Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol.
  2. Tippen Sie einige Zeichen der Beschreibung des gewünschten Textbausteins.
  3. Das Auswahlmenü schränkt sich fortlaufend auf die Suchtreffer ein.

Zum Bearbeiten des Textbausteins klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.

Die Suchfunktion konfigurieren Sie mit einem Rechts-Klick auf das Lupensymbol oder in den Programmeinstellungen.

Können Sie ein gesuchtes Element nicht finden, hilft die "Fehlersuche".

Im Hauptprogramm

Klicken Sie im Programmfenster unterhalb der Baumansicht auf die Lupen-Schaltfläche oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-F.

Per Klick mit der rechten Maustaste auf das Lupensymbol wählen Sie aus, welche Inhalte die Suche berücksichtigen soll (Beschreibung, Textbausteininhalt, Autotexte, Tastenkombinationen)

Nach Eingabe einiger Buchstaben (bzw. einer Tastenkombination) erscheinen die Suchtreffer in einer Listenansicht. Wenn es nur einen einzigen Treffer gibt, wird dieser stattdessen in der Textbausteinordnerstruktur angezeigt.

Klicken Sie auf ein Element in der Trefferliste, um es auf der rechten Seite bearbeiten.

Doppelklicken Sie ein Element in der Trefferliste, um in die Baumansicht zurückzukehren.

Von der Baumansicht gelangen Sie mit einem Klick in das Sucheingabefeld wieder zur Suchtrefferliste zurück.

Ein Klick auf die X-Schaltfläche beendet die Suche.

Suchen & Ersetzen

Videodemonstration

Wenn Sie nur einen bestimmten Textbausteinordner durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie Suchen & Ersetzen oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-H.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf das Lupen-Symbol bei gedrückter STRG-Taste.

Textbausteine löschen

So löschen Sie einen Textbaustein:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie anschließend das zu löschende Element in der linken Baumansicht
  3. Klicken Sie das Mülleimer-Symbol. Alternativ betätigen Sie die Entf-Taste.

Das Entfernen einer Textbausteindatei aus der Baumansicht entlädt die Textbausteindatei lediglich, löscht sie aber nicht von der Festplatte. Sie können Sie jederzeit wieder laden.

In diesen Fällen lassen sich Elemente nicht löschen:

  • Schreibrechte fehlen auf den zu löschenden Textbaustein(ordner), bzw. einem darin befindlichen Unterordner.
  • Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit den Ordner oder ein darin befindliches Element.
  • Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Löschen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.

Versehentliche Löschvorgänge lassen sich gegebenenfalls über den Backupmanager rückgängig machen.

Extrafunktionen

PhraseExpress ist nicht nur eine Textbausteinverwaltung, sondern beinhaltet u.a. eine mehrfache Zwischenablage, Textvervollständigung, Berechnungsfunktionen, Rechtschreibkorrektur und eine Browsersuche.

Weitere Funktionen sind als kostenlose Erweiterungen auf unserer Internetseite erhältlich.

Mehrfache Zwischenablage

Der System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher sichert die letzten Textinhalte der Zwischenablage und wird unter Einstellungen » Funktionen aktiviert.

Die Tastenkombination STRG-ALT-V öffnet das Auswahlmenü des Zwischenablagespeichers. Diese einstellbare Tastenkombination ist leicht erlernbar, da zur bekannten Windows Tastenkombination STRG-V einfach die ALT-Taste hinzukommt.

Markieren Sie den Zwischenablagespeicher-Systemordner in der Baumansicht des Programmfensters für weitere Einstellmöglichkeiten:

  • Definition einer Tastenkombination oder eines Autotexts für den Aufruf des Zwischenablagespeichers.
  • Automatisches Leeren des Zwischenablagespeichers beim Beenden des Programms.
  • Maximale Anzahl der Zwischenablageeinträge.
  • Entfernen von Leerzeichen vor und hinter den Zwischenablageinhalten ("Trimmen").
  • Entfernen etwaiger Textformatierungen.
  • Beschränkung auf bestimmte Programme, um von diesen keine Zwischenablageinhalte mehr aufzunehmen.
  • Bei aktiviertem Doublettenfilter werden bereits gespeicherte Inhalte gefiltert und bei wiederholtem Kopieren automatisch an den Anfang des Zwischenablagespeichers verschoben.
  • Mittels Makrofunktion {#INSERT…} kann ein bestimmtes Element des Zwischenablagespeichers in anderen Textbausteine verwendet werden.
  • Der Zwischenablagespeicher kann mittels {#FORMPHRASECOMBO…} in einem Formular angezeigt werden.
  • Bei Bedarf können Sie den Zwischenablagespeicher verschlüsseln.
  • Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und von neueren Inhalten überschrieben, bzw. je nach Konfiguration beim Beenden von PhraseExpress gelöscht werden.

Vorschlagsfunktion

PhraseExpress erstellt mit der einzigartigen Vorschlagsfunktion aus wiederholten Texteingaben automatisch Textbausteine im System-Textbausteinordner "Textvorschläge".

Die Funktionen ist zunächst deaktiviert und kann unter Einstellungen » Vorschlagsfunktion konfiguriert werden:

  • Wiederholt eingegebene Wörter vorschlagen
  • Wiederholt eingegebene Sätze vorschlagen
  • Wiederholte Rechtschreibkorrekturen vorschlagen

Je nach aktivierter Option bietet Ihnen PhraseExpress während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner die Vervollständigung von zuvor wiederholt eingegebenen Texteingaben an.

PhraseExpress benötigt hierzu eine kurze "Gewöhnung" an Ihren individuellen Schreibstil. Durch Anlernen mit bereits von Ihnen geschriebenen E-Mails oder Textdokumenten kürzen Sie diese Trainingsphase ab.

Unerwünschte Vorschläge entfernen Sie mit der rechten Maustaste aus dem Auswahlmenü. Diese werden in einer Tabuwörterliste vermerkt, die Sie in den Einstellungen des Textvorschlagsordners bearbeiten können.

Markieren Sie den Ordner in der Baumansicht des Hauptprogrammfensters, um weitere Optionen zu erhalten. Hier können Sie zum Beispiel Wörter definieren, die unter keinen Umständen gelernt werden sollen.

Die Vorschläge erscheinen abhängig von folgenden Parametern:

  • Mindestwortlänge, wie in den Einstellungen des Textvorschlagsordners eingestellt.
  • Mindestbuchstabenanzahl für Vorschläge, wie unter Einstellungen » Auswahlmenü definiert.
  • Textfilter, wie Einstellungen » Vorschlagsfunktion konfiguriert.

Sofern Passwörter keine Leer- oder Satzzeichen beinhalten, sollten diese im Regelfall nicht vorgeschlagen werden. PhraseExpress kann global von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden, in denen Sie vertrauliche Eingaben vornehmen.

Wenn keine Vorschläge erscheinen, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Die Funktion funktioniert sprachunabhängig, jedoch nicht mit asiatischen Sprachen.

Rechtschreibkorrektur

Die Rechtschreibkorrektur realisiert PhraseExpress mit der Autotextfunktion.

Beispiel:

Die Autokorrektur-Textbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

PhraseExpress kann AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office importieren:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Importieren » Microsoft AutoKorrekturen.

PhraseExpress importiert die AutoKorrektur-Einträge in einen neuen Textbausteinordner und stellt die AutoKorrekturen damit für zur Nutzung in allen Programmen bereit, statt nur in Outlook, Excel oder Word.

Die Zugriffsrechte der Textbausteinordner mit importierten AutoKorrektur- und Autotext-Einträgen werden automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender individuelle AutoKorrektur-Einträge verwendet. Diese Einstellung können Sie selbstverständlich ändern, wenn Sie im Netzwerk eine gemeinsam genutzte AutoKorrektur verwenden möchten.

Der Import von Autotext/AutoKorrektur-Einträgen ist auf 255 Zeichen pro Element beschränkt. Dies scheint eine Einschränkung von Microsoft Office zu sein.

Wenn Sie Word AutoKorrektur-Einträge importieren, deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Microsoft Office, um eine doppelte Erkennung von Tippfehlern zu verhindern.

Sie erhalten ansonsten Textersetzungen mit doppelten Buchstaben, weil sowohl PhraseExpress, als auch Office versuchen wird, AutoKorrekturen vorzunehmen.

Alternativ sperren Sie die AutoKorrektur-/Autotexteinträge aus Microsoft Word und Outlook mit der PhraseExpress Programmbeschränkungsfunktion aus.

Bei unerwünschten Tippfehlerkorrektur hilft das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

PhraseExpress kann Microsoft Word Autotext/AutoKorrektur-Einträge importieren, um diese in allen Programmen zu nutzen.

Rechtschreibkorrektur-Dateien stehen in mehreren Sprachen als kostenlose Downloads zur Verfügung.

Bei Verwendung einer SQL Textbausteindatenbank empfehlen wir die Rechtschreibkorrektur-Dateien nicht in der SQL Datenbank, sondern in einer separaten, lokal gespeicherten Textbausteindatei zu speichern.

Berechnungen

PhraseExpress bei laufender Texteingabe mathematische Formeln mit dem Rechenergebnis ersetzen.

Geben Sie hierzu einfach eine Formel ein und PhraseExpress schlägt Ihnen nach Abschluss mit einem Gleichzeichen die Ersetzung mit dem Rechenergebnis vor.

Die Berechnungsfunktion wurde mit gewöhnlichen Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Sonderfunktionen" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Browsersuche

Mit der Browsersuche recherchieren Sie beliebige markierte Texte bequem im Internet:

  1. Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
  3. Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress öffnet die ausgewählte Internetseite mit der Recherche zum markierten Suchbegriff.

Die Browsersuche wurde mit Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie die Textbausteindatei "Browsersuche" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Sie können die Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche, wie bei jedem anderen Textbaustein auch, ändern.

Textbausteine gemeinsam nutzen

Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen im Team bietet PhraseExpress mehrere Optionen.

Um Textbausteine gemeinsam zu verwenden:
  • Laden Sie die gleiche Textbausteindatei von mehreren Clients, zum Beispiel von einem NAS Netzwerkverzeichnis.
  • Laden Sie die Datei von einem Cloudspeicher, wie zum Beispiel Dropbox.
  • Verbinden Sie mehrere Clients in einer Client-/Server-Architektur mit dem kostenlosen PhraseExpress Server.
  • Verbinden Sie die Clients mit einem Firebird oder Microsoft SQL Server.

PhraseExpress kann mehrere Datenquellen gleichzeitig laden.

Der Zugriff auf gemeinsam genutzte Textbausteine lässt sich auf bestimmte Benutzer, Workgroups oder Domänen beschränken.

Gemeinsamer Dateizugriff

Mehrere PhraseExpress Installationen können die gleiche Textbausteindatei laden und somit gemeinsam nutzen.

Beim Speichern eigener Änderungen an der Textbausteindatei prüft PhraseExpress, ob diese zwischenzeitlich von einem anderen Anwender geändert wurde. Die integrierte Synchronisation führt Änderungen beider Anwender in die gemeinsam genutzte Textbausteindatei zusammen. In den Einstellungen können Sie die Synchronisation konfigurieren.

PhraseExpress erstellt fortlaufende Datensicherungen, die den Namen des Bearbeiters beinhalten. Wenn alle Anwender den gleichen Speicherort für die Datensicherungen einstellen, wird die Änderungshistorie aller Anwender an zentraler Stelle zusammengeführt.

Die Bearbeitung von Textbausteine seitens mehrerer Anwender in kurzer zeitlicher Abfolge kann systembedingt zu Schreibkollisionen und Synchronisationsproblemen führen. Wenn mehrere Anwender die gemeinsam genutzten Textbausteine oft und mit hoher Wahrscheinlichkeit gleichzeitig ändern, empfehlen wir die Verwendung eines SQL- oder PhraseExpress Servers. Beide Varianten schützen vor Zugriffskollisionen.

Textbausteine in der Cloud

Videoanleitung

PhraseExpress kann Textbausteindateien mithilfe einer Cloud-Speicherlösung auch über das Internet synchronisieren, wie hier am Beispiel Dropbox gezeigt:

  1. Speichern Sie eine Textbausteindatei auf einem Client mit dem Befehl Datei » Speichern Unter… im Dropbox Dateiverzeichnis "/Dropbox/….
  2. Dropbox verteilt die Datei anschließend über das Internet auf alle anderen Rechner mit dem gleichen Dropbox Benutzerkonto.
  3. PhraseExpress erkennt auf allen anderen Rechnern beim Öffnen des Programmfensters automatisch, wenn sich eine oder mehrere Textbausteindateien in einem Cloudsynchronisationsordner befinden und bietet an, diese zu laden und zu synchronisieren.

Alternativ laden Sie die Textbausteindatei auf allen anderen Rechnern manuell mit dem Befehl Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei.

Änderungen an der Textbausteindatei werden beim Speichern von Dropbox an alle Rechner verteilt und von PhraseExpress zusammengeführt. Änderungen werden bei Programmstart und beim Schließen des Programmfensters (wenn Sie Textbausteine geändert haben) berücksichtigt.

Schützen Sie Textbausteindateien mit einem Passwort, um diese vor unberechtigtem Zugriff zu sichern.

Dropbox benötigt einige Zeit zur Synchronisierung der Textbausteindateien über das Internet. Wenn mehrere Anwender die Textbausteindatei gleichzeitig bearbeiten und kurz hintereinander speichern, bevor Dropbox die Datei über das Internet verteilen konnte, kann es zu Synchronisationskonflikten kommen. Schränken Sie daher die Schreibrechte auf wenige Anwender ein, um derartige Konflikte zu verhindern.

Die Synchronisationsfunktion funktioniert nicht nur mit Dropbox, sondern mit allen Synchronisationsdiensten, die einen lokalen Dateiordner zur Synchronisation verwenden.

Passwortschutz

Videoeinführung

So sichern Sie Textbausteindateien gegen unbefugten Zugriff:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie die zu schützende Textbausteindatei in der linken Baumansicht
  3. Wählen Sie den Befehl Datei » Passwortschutz für [Dateiname] aktivieren.

Die Textbausteindatei ist anschließend per AES Verschlüsselung zuverlässig geschützt.

Wenn Sie Textbausteindateien in der Cloud speichern, empfiehlt sich die Option "Passwort lokal speichern und automatisch eingeben". Das Passwort wird in der lokalen Konfigurationsdatei verschlüsselt gespeichert und beim Start von PhraseExpress automatisch angewendet. Die Textbausteindatei ist damit auf anderen Rechnern für Unbefugte nutzlos.

PhraseExpress Server

Der PhraseExpress Server stellt eine zentrale Textbausteindatei mit professioneller Client-Server Architektur für mehrere Anwender im lokalen Netzwerk bereit.

Vorteile/Besonderheiten:
  • Sobald ein Anwender die Textbausteindatei bearbeitet, ist das Bearbeiten für alle anderen Anwender gesperrt, um Versionskonflikte zu verhindern.
  • Clients laden die Textbausteindatei stets vollständig in den lokalen Speicher und gewährleisten damit schnelles Einfügen der Textbausteine.
  • Bei unterbrochener Netzwerkverbindung verwenden die PhraseExpress Clients eine temporär zwischengespeicherte Kopie.

PhraseExpress Clients finden den PhraseExpress Server mittels "UDP broadcast polls" automatisch im lokalen Netzwerk. Alternativ wählen Sie im Client den Befehl Datei » Öffnen » Mit PhraseExpress Server verbinden.

Aktivieren Sie die Netzwerkunterstützung in den Clients unter Extras » Einstellungen » Netzwerk.

Weitere Informationen finden Sie im PhraseExpress Server Handbuch.

SQL Server

PhraseExpress kann sich ab der Professional Edition über den Menüpunkt Datei » Öffnen » Mit SQL Server verbinden mit einem Microsoft oder FireBird SQL Server verbinden, um Textbausteine im Unternehmen bereitzustellen.

Vorteile/Besonderheiten beim Einsatz eines SQL Servers:
  • Empfohlen ab ca. 25 Anwendern.
  • Mehrere Anwender können die Textbausteindatenbank gleichzeitig bearbeiten (Videodemo).
  • Transaktionsbasierte Datenbankzugriffe verhindern Synchronisationskonflikte.
  • Textbausteine lassen sich im Auswahlmenü nach Nutzungshäufigkeit/-datum sortieren.
  • Historie der Änderungen aller Textbausteine mit Rollback-Funktion. ENTERPRISE
  • Ein als "Master" definierter Anwender kann seine Client-Programmeinstellungen für alle anderen Anwendern zentral vorgeben.
  • Textbausteininhalte werden im Moment des Ausführens des Textbausteins vom Server geladen. Dies minimiert den lokalen Speicherplatzbedarf der Clients. Das Einfügen dauert jedoch etwas länger, als bei einer lokal gespeicherten Textbausteindatei.
  • Die Textbausteindatenbank steht am Client bei unterbrochener Netzwerkverbindung nicht zur Verfügung. Wenn Sie Ihre SQL Textbausteine unterwegs benötigen, ziehen Sie diese per Drag & Drop in der Baumansicht in eine lokale Textbausteindatei.

Die PhraseExpress Clients finden einen SQL Server mittels "UDP broadcast polls" automatisch im lokalen Netzwerk, sofern der PhraseExpress SQL Client Manager im Hintergrund läuft. Dieser antwortet mit den SQL Server Verbindungsdaten.

Zur manuellen Verbindung wählen Sie den Befehl Datei » Öffnen » Mit SQL Server verbinden.

Aktivieren Sie die Netzwerkunterstützung in den Clients unter Extras » Einstellungen » Netzwerk.

Die Datensicherung der SQL Datenbank erfolgt nicht über PhraseExpress, sondern über Tools von Drittanbietern.

Weitere Informationen finden Sie im SQL Client Manager Handbuch.

Textbausteindateien

PhraseExpress kann verschiedene Textbaustein-Datenquellen gleichzeitig laden und kombiniert diese in der Baumansicht des Hauptprogrammfensters.

PhraseExpress unterstützt folgende Textbaustein-Datenquellen:

Symbol Speicherort

Lokale Datei

Lokale Textbausteindatei

Beispielpfad: C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\phrases.pxp

Textbausteindateien haben die Dateiendung .pxp und beinhalten die Textbausteinordnerstruktur, alle Textbausteine sowie Tastenkombinationen-/Autotexte-Einstellungen und Zugriffsrechtebeschränkungen.

Der Standard-Dateiname lautet phrases.pxp, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben.

Die Textbausteindatei kann sich auf einer lokalen Festplatte des Computers oder einem "NAS" Netzwerklaufwerk befinden.

Mehrere Anwender können die gleiche Textbausteindatei laden.

Cloud synchronized file

Textbausteindatei in einem lokalen Cloud Synchronisationsdateiverzeichnis

Die Textbausteindatei befindet sich in einem Dateiverzeichnis eines Cloud Speicherdienstes, wie zum Beispiel Dropbox, GoogleDrive, OneDrive, etc.

Die Datei unterscheidet sich lediglich durch das Symbol von einer gewöhnlichen lokal gespeicherten Textbausteindatei.

Mobile device file

Textbausteindatei eines Mobilgerätes

PhraseExpress kann Textbausteine mit einem Android SmartPhone oder Tablet synchronisieren.

PhraseExpress Server

PhraseExpress Server

Beispiel IP-Adresse: 192.168.123.121

Die Textbausteindatei wird von einem PhraseExpress Server geladen.

SQL Server

SQL Server

Beispiel: SQLEXPRESS:phrases

PhraseExpress bezieht Textbausteine von einem Firebird oder Microsoft SQL Server.

Die Textbausteine aller Datenquellen fasst PhraseExpress in den Textbausteinmenüs und in der Baumansicht des Programmfensters nahtlos zusammen.

Die oberste Textbausteindatei in der Baumansicht hat einen gewissen Vorrang: In dieser werden neue Textbausteine gespeichert, die mittels Menübefehl "Neuer Textbaustein", bzw. der Tastenkombination STRG-ALT-C erstellt werden. Die Reihenfolge der Textbausteindateien können Sie mittels Klicken & Ziehen in der ersten Hierarchie-Ebene der Baumansicht verschieben.

Die meisten unter dem Menüpunkt "Datei" befindlichen Befehle beziehen sich auf die aktuell in der Baumansicht markierte Textbausteindatei.

Lokale Textbausteindatei laden

Um eine Textbausteindateien zu laden:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei.
  3. Wählen Sie die Textbausteindatei.
  4. Wählen Sie, ob die neue erstellte Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Eine bereits geladene Textbausteindatei wird beim Ersetzen nicht gelöscht, sondern lediglich nicht mehr von PhraseExpress geladen und verbleibt auf der Festplatte.

Textbausteindatei importieren

Um Textbausteine einer PhraseExpress Textbausteindatei hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Importieren » PhraseExpress Textbausteindatei.
  3. Wählen Sie die zu ladende Textbausteindatei.
  4. Wählen Sie, ob die neue erstellte Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Der Inhalt der importierten Datei wird zur bestehenden Datei hinzugefügt.

Für den Import weiterer Daten/Dateien hilft Kapitel "Import"

Textbausteindatei speichern

So speichern Sie eine lokale Textbausteindatei unter einem anderen Dateinamen-/ort:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren in der ersten Ebene der Baumansicht den gewünschten Textbausteindateizweig.
  3. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Speichern Unter… und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis-/namen.

Die Datei wird an dem angegebenen Ziel gespeichert und zukünftig von dort geladen.

Wenn Sie den Dateispeicherort nicht ändern möchten, verwenden Sie stattdessen die Exportfunktion.

Textbausteine exportieren

Videodemonstration

So exportieren Sie Textbausteine:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie einen beliebigen Textbaustein/Textbausteinordner oder Textbausteindatei.
  3. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Exportieren… und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis-/namen.
    Alternativ ziehen das markierte Element einfach auf dem Desktop.

Eine exportierte Textbausteindatei kann wieder in PhraseExpress geladen oder importiert werden.

Ein etwaiger Passwortschutz bleibt in der exportierten Datei aktiv!

Neue Textbausteindatei erstellen

So erstellen Sie eine neue lokale Textbausteindatei:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Neu » Lokale Textbausteindatei.
  3. Geben Sie den Dateispeicherort der neuen Datei an.
  4. PhraseExpress kann mehrere Textbausteindateien gleichzeitig laden. Wählen Sie, ob die neue Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Eine bereits geladene Textbausteindatei wird im Falle des Ersetzens nicht gelöscht, sondern lediglich nicht mehr von PhraseExpress geladen und verbleibt auf der Festplatte.

Bei mehreren geladenen Textbausteindateien müssen sich die Dateinamen unterscheiden.

Textbausteindatei entfernen

Um eine Textbausteindatei aus PhraseExpress zu entfernen:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren in der ersten Ebene der Baumansicht den zu löschenden Textbausteindateizweig.
  3. Betätigen Sie die Entf-Taste, klicken Sie auf das Mülleimersymbol unterhalb der Baumansicht oder wählen Sie Bearbeiten » Entladen.

PhraseExpress bietet an, die dazugehörigen Datensicherungen zu löschen.

Die Textbausteinquelle wird beim Entfernen aus PhraseExpress nicht von der Festplatte gelöscht! Es wird lediglich der Textbausteinzweig aus dem Textbausteinbestand in PhraseExpress entfernt.

Aktuellen Speicherort ermitteln

Um den Speicherort einer Textbausteindatei zu ermitteln:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der ersten Ebene der Baumansicht den Textbausteindateizweig.
  3. Wählen Sie Datei » Eigenschaften

Das darauffolgende Eigenschaftenfenster zeigt den Dateipfad zur Textbausteindatei an. Durch Klicken auf den Dateipfad öffnen Sie diesen im Windows Dateiexplorer.

Textbausteindatei verschieben

Um eine Textbausteindatei zum Beispiel auf einen neuen Rechner zu übertragen:

  1. Exportieren Sie die gewünschte Textbausteindatei.
  2. Übertragen Sie die exportierte Datei auf den neuen Rechner.
  3. Laden Sie die übertragene Textbausteindatei auf dem neuen Rechner.

Die Textbausteindatei beinhaltet alle Textbausteine mit Beschreibung, Autotext und Tastenkombination, Programm- und Zugriffsbeschränkungen und die Ordnerstruktur.

Datensicherung

PhraseExpress speichert frühere Versionen lokaler Textbausteindateien entsprechend gewählter Einstellungen.

Um eine frühere Version der Textbausteindatei wiederherzustellen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der ersten Ebene der Baumansicht die gewünschte Datei.
  3. Wählen Sie den Befehl Datei » Frühere Dateiversion wiederherstellen
  4. Wählen Sie die gewünschte frühere Version aus der Auswahlliste.

PhraseExpress tauscht die aktuell geladene Textbausteindatei mit dem gewählten Versionsstand aus. Diesen Vorgang können Sie mit dem gleichen Verfahren wieder rückgängig machen.

Die Option ist in folgenden Fällen deaktiviert:
  • Die dazugehörige Textbausteindatei fehlt oder ist mit einem Dateischreibschutz versehen.
  • Der Dateipfad zu den Datensicherungen steht nicht zur Verfügung oder ist ungültig.
  • Es wurden noch keine Datensicherungen erstellt.
  • Datensicherungen einer passwortgeschützten Textbausteindatei sind mit dem gleichen Passwort versehen.
  • Sichern Sie Ihre Textbausteindateien regelmäßig auf weitere externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden! Hierzu eignet sich die Exportfunktion.
  • PhraseExpress erstellt nur für lokale Textbausteindateien eine Datensicherung. Für System-Textbausteinordner, wie zum Beispiel dem Clipboard Manager legt PhraseExpress keine Datensicherung an.
  • Der PhraseExpress Server verwendet eine eigene, zentrale Datensicherung, die über den Client Manager konfiguriert wird.
  • Bei Nutzung eines SQL Servers verwenden Sie das hierfür gegebenenfalls bereitgestellte Backupsystem.

Offline Caching

Wird eine Textbausteindatei von einem Netzwerklaufwerk oder einem PhraseExpress Server geladen und ist die Netzwerkverbindung zum Beispiel aufgrund einer Reisetätigkeit unterbrochen, wechselt PhraseExpress automatisch auf eine lokale Kopie der Textbausteindatei, damit Sie PhraseExpress auch von unterwegs nutzen können.

Bei Wiederverbindung mit dem Netzwerk wechselt PhraseExpress automatisch wieder auf die Textbausteindatei im Netzwerk und führt zwischenzeitlich geänderte Textbausteine mit der Synchronisationsfunktion zusammen.

Offline erstellte Datensicherungen werden bei Wiederverbindung zusammengeführt, wenn der Datensicherungsspeicherort auf einem Netzwerklaufwerk liegt.

Bezieht der PhraseExpress Client seine Lizenz über einen Server, verwendet der Client unterwegs eine temporäre Lizenz, die nach einiger Zeit abläuft. Die Arbeitsplatzinstallation muss sich dann wieder mit dem PhraseExpress Server verbinden, um die temporäre Lizenz zu erneuern. Sie können den Status und den Status der temporären Lizenz unter Hilfe » Über PhraseExpress prüfen.

Import externer Daten

Um externe Dateien in PhraseExpress zu importieren:

  • Ziehen Sie eine oder mehrere Datei(en) oder ganze Dateiverzeichnisse mit der Maus in den gewünschten Ordner der Baumansicht des Programmfensters, der die zu importierende Datei aufnehmen soll.
  • Klicken Sie auf den Textbausteinordner mit der rechten Maustaste, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Importieren oder wählen Sie den Menübefehl Datei » Importieren. Wählen Sie dann die gewünschte Quelle aus.

Die weiteren Schritte hängen vom Typ der zu importierenden Datei ab:

Importart Beschreibung

Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie in PhraseExpress gespeichert.

Vorteile:

  • Die Originaldatei kann verschoben oder gelöscht werden, weil die Inhalte innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei gespeichert werden.
  • Das Einfügen des Dateiinhalts geschieht sehr schnell, weil der Inhalt nicht erst von der externen Quelldatei geladen werden muss.

Nachteil:

  • Die Datei kann je nach Dateiformat innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei erheblich mehr Platz benötigen, als sie als eigenständige separate Datei einnimmt. Sie sollten diese Option daher nur sparsam einsetzen, wenn eine Einbettung unbedingt erforderlich ist.

Es wird ein neuer Textbaustein mit der Makrofunktion {#INSERTFILE …} und Verweis auf die externe Datei erstellt. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben.

Vorteile:

  • Die Makrofunktion benötigt nur sehr wenig Speicherplatz in der Textbausteindatei.
  • Es wird stets der aktuellste Inhalt der Quelldatei eingefügt, falls sich die Datei zwischenzeitlich geändert hat, weil Sie zum Zeitpunkt des Ausführens des Textbausteins geladen wird.

Nachteile:

  • Das Ausführen des Textbausteins dauert länger, weil die Datei erst zum Zeitpunkt des Ausführens geladen wird.
  • Die externe Datei darf nicht verschoben oder gelöscht werden, weil ansonsten der Verweis auf die externe Datei ins Leere läuft. In diesem Fall wird das Makro von PhraseExpress ignoriert.
  • Wenn Sie die Textbausteindatei auf einem anderen Rechner verwenden, muss die Quelldatei unter dem gleichen Dateipfad verfügbar sein.

Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion {#OPEN …} mit dem dazugehörigen Programm öffnet.

Beispiele:

  • Wenn Sie auf diese Weise eine Microsoft Excel .XLS Datei importieren und den Textbaustein später aufrufen, dann öffnet PhraseExpress die entsprechende Excel-Datei in MS Excel.
  • Wenn es sich bei der externen Datei um eine URL Verknüpfung handelt, öffnet PhraseExpress die entsprechende Internetseite im Standardbrowser.

PhraseExpress kann aus jeder Zeile einer Quelldatei einen separaten Textbaustein generieren.

Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen ("Separator") voneinander getrennt sind.

Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind.

Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein » Autotext mitteilen.

Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein.

Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen.

Voraussetzungen für die zu importierende Textdatei

Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Rohdaten mit einem Texteditor modifizieren, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann:

  • Die Liste muss in einer unformatierten .txt Textdatei vorliegen.
  • Pro Zeile darf nur je ein Textbaustein und optional die dazugehörige Autotext-Abkürzung enthalten sein.
  • Die Reihenfolge von Textbaustein <-> Autotext ist unwichtig, muss aber für alle Zeilen beibehalten werden.
  • Der Separator muss in jeder Zeile identisch sein.
  • Der Separator kann mehrere Zeichen beinhalten, darf aber in seiner Gesamtheit nicht im restlichen Text vorkommen.

Bei Berücksichtigung dieser Regeln ermittelt PhraseExpress den Separator in den meisten Fällen automatisch. Diesen können Sie ihn im Importdialog auch manuell anpassen.

Importieren von TextExpander

PhraseExpress kann Textbausteine des Mac-Programms SmileOnMyMac "TextExpander" importieren und anschließend in beide Richtungen synchronisieren:

  1. Finden oder exportieren Sie die TextExpander Textbausteindatei auf Ihrem Mac:
    • Als Standardvorgabe speichert TextExpander die Textbausteine in der Datei Settings.textexpander, die sich auf dem Mac in dem Verzeichnis [Home]/Library/Application Support/TextExpander befindet. Mit dem Finder können Sie diese Datei auch auf Ihrem Mac suchen.
    • Um eine bestimmte Textbausteingruppe zu exportieren, markieren Sie die Gruppe in TextExpander und betätigen Sie die Tastenkombination Kommando-S.
  2. Übertragen Sie die TextExpander Textbausteindatei auf den Windows PC:
    • Kopieren Sie hierzu die *.textexpander Datei vom Mac auf einen USB Stick, brennen Sie sie auf eine CD-R und kopieren Sie diese auf Ihren Windows PC.
    • Senden Sie die Datei als E-Mailanhang an sich selbst.
    • Verwenden Sie eine Netzwerkverbindung mit Dateifreigabe zur Dateiübertragung.
    • Nutzen Sie einen Online-Dateiaustauschdienst, wie zum Beispiel DropBox (siehe http://www.dropbox.com).
  3. Importieren Sie die *.textexpander Datei in PhraseExpress:
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die TextExpander Datei und wählen Sie den Befehl In PhraseExpress importieren aus dem Kontextmenü.
    • Alternativ öffnen Sie das PhraseExpress Programmfenster und klicken Sie in der Baumansicht mit der rechten Maustaste an die Stelle, wo sie die TextExpander Textbausteine importieren möchten und wählen Sie Importieren aus dem Kontextmenü.

PhraseExpress wird die TextExpander Datei anschließend in das PhraseExpress Format umwandeln und in Ihren bestehenden Textbausteinbestand in PhraseExpress einfügen.

Der TextExpander-Import berücksichtigt einige TextExpander Makrofunktionen (mit Ausnahme von Apple Script, weil dieses grundsätzlich nicht unter Windows verfügbar ist).

Verschiedenes

Lizenzschlüsselregistrierung

Bei professioneller Nutzung oder bei Verwendung erweiterter Funktionen muss PhraseExpress mit einem Lizenzschlüssel einmalig freigeschaltet werden:

Einzelplatzregistrierung

Wenn Sie PhraseExpress ohne SQL- oder PhraseExpress Server auf einzelnen Rechnern oder einem USB Stick verwenden:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie den Befehl Zur kommerziellen Nutzung freischalten.
  3. Kopieren Sie den Lizenzschlüssel im Format PEXXXX-XX-XXXXXX-XXXX-XX-… in die Windows Zwischenablage.
  4. Das Eingabefeld übernimmt den Lizenzschlüssel aus der Zwischenablage.
  5. Bestätigen Sie die Registrierung mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Registrierung über das Internet erscheint in der Programm-Titelleiste je nach gekaufter Lizenz der Text "PhraseExpress Standard", "PhraseExpress Pro", bzw. "PhraseExpress Enterprise" und der Lizenzschlüssel ist an die Hardware gebunden.

Den Lizenzstatus können Sie über den Menüpunkt Hilfe » Über PhraseExpress abfragen.

Sie benötigen bei dieser Lizenzierungsmethode pro Rechner (bzw. pro USB Stick bei Verwendung im portablen Modus) jeweils einen separaten Lizenzschlüssel.

PhraseExpress sendet und speichert Lizenzschlüssel zusammen mit einer Hardware ID über das Internet an unseren Lizenzserver zur Lizenzbindung an die Hardware.

Hinweise bei portabler Nutzung

  • Um Ihre PhraseExpress Lizenz für den USB Stick zu registrieren, darf sich auf dem Gast-PC keine PhraseExpress Installation befinden! Wenn sich auf dem Gast-PC bereits eine PhraseExpress Installation befindet, wird der Lizenzschlüssel an den Gast-PC gebunden und nicht an den USB Stick. Entfernen Sie PhraseExpress daher vollständig vom Gastrechner, wenn Sie die Lizenz an den USB Stick binden möchten.
  • Beenden Sie PhraseExpress, bevor Sie den USB Stick vom Rechner abziehen, um sicherzustellen, dass die Registrierung auf den USB Stick geschrieben werden kann!
  • Mit der Registrierung Ihres Lizenzschlüssels an den USB Stick ist dieser an die USB Hardware gebunden.

PhraseExpress Server

PhraseExpress kann eine Lizenz von einem PhraseExpress Server (SQL Server siehe unten) über das lokale Netzwerk beziehen (auch wenn keine Textbausteindatei vom PhraseExpress Server verwendet wird. Der PhraseExpress Server dient dann lediglich als Lizenzserver).

  1. Registrieren Sie Ihre Lizenzschlüssel zentral im Client Manager des PhraseExpress Servers (vgl. PhraseExpress Server Handbuch).
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster des PhraseExpress Clients.
  3. Wählen Sie den Befehl Zur professionellen Nutzung freischalten.
  4. Wählen Sie die Option "Lizenzserver" und geben Sie gegebenenfalls die IP Adresse des PhraseExpress Servers an.
  5. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

SQL Server

Wenn Sie PhraseExpress mit einem SQL Server betreiben, werden die Lizenzschlüssel für alle Clients zentral im SQL Client Manager registriert:

  1. Registrieren Sie Ihre Lizenzschlüssel zentral mit dem SQL Client Manager (vgl. Handbuch für den SQL Client Manager).
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster des PhraseExpress Clients.
  3. Wählen Sie den Befehl Zur professionellen Nutzung freischalten.
  4. Wählen Sie die Option "SQL Lizenzdatenbank" und geben Sie den Speicherort der Lizenzdatenbank an.
  5. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.
Vorteile der Lizenzierung mittels (SQL) Server:
  • Die Clients selbst benötigen keine Internetverbindung.
  • Die Lizenzierung erfolgt zentral und die manuelle Verteilung der Lizenzschlüssel an alle Clients entfällt.

Zeitersparnisberechnung

Nach dem ersten PhraseExpress Start ermittelt das Programm im Hintergrund Ihre Tippgeschwindigkeit. Anhand der Anzahl eingefügter Textbausteine kann PhraseExpress damit überschlägig die gewonnene Zeit-/Kostenersparnis berechnen.

Beispiel:

Angenommen, Sie müssen immer wieder den Satz "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot auf Basis unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Internetseite http://www.jetztalleskaufen.de finden." schreiben.

Für diese 119 Zeichen benötigt ein durchschnittlicher Tipper wohl mindestens 30 Sekunden. Mit Hilfe von PhraseExpress ist dieser Satz als Textbaustein jedoch in weniger als 5 Sekunden ausgewählt und eingefügt.

PhraseExpress erspart Ihnen also mindestens 25 Sekunden pro Ausführung dieses Textbausteins. Die automatische Korrektur von Tippfehlern, die PhraseExpress nebenbei erledigt, sei hier nicht einmal berücksichtigt.

Bei einem angenommenen Stundensatz von 20 Euro erspart Ihnen PhraseExpress demnach überschlägig 14 Cent pro Ausführung des Textbausteins (20 Euro/Stunde * (30 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,14 Euro).

Mit einem Klick auf die Statistik-Statuszeile im Programmfenster erhalten Sie eine Übersicht über Ihre individuelle Zeitersparnis.

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung. Die Statistik funktioniert nur für unformatierte Texte. Makrofunktionen können das Ergebnis beeinflussen. Die Statistikfunktion ersetzt keine genaue Zeit-/Leistungserfassung.

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann aufgrund von Arbeitnehmerschutzbestimmungen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Die Funktion kann unter Extras » Einstellungen » Funktionen deaktiviert werden.

Bei Verwendung eines PhraseExpress/SQL Servers deaktivieren Sie die Statistikfunktion durch Ausblenden der Spalten "Zeitersparnis" und "Geldersparnis" im Monitor des Client Managers.

Autostart

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress mit jedem Rechnerstart automatisch gestartet werden soll. Hierfür wird eine Programmverknüpfung in den Windows Autostart-Ordner abgelegt (Siehe auch Windows Hilfe).

Dies können Sie unter Extras » Einstellungen » Funktionen nachträglich konfigurieren.

Temporär deaktivieren

Deaktivieren Sie PhraseExpress ohne Beenden des Programms durch Klick auf das Startleistensymbol bei gedrückter STRG-Taste. Das Ausrufezeichen des Startleistensymbols wird dann grau dargestellt.

Nochmaliges Klicken bei gedrückter STRG-Taste reaktiviert PhraseExpress wieder.

Unter Extras » Einstellungen » Tastenkombinationen können Sie eine Tastenkombination für diese Aktion definieren.

Updateprüfung

PhraseExpress prüft in regelmäßigen Abständen über das Internet, ob eine Aktualisierung für das Programm verfügbar ist.

Sie können die automatische Prüfung unter Extras » Einstellungen » Netzwerk konfigurieren, bzw. (de)aktivieren.

Zur manuellen Prüfung wählen Sie den Befehl Extras » Jetzt auf Softwareaktualisierungen prüfen.

Bei der Prüfung auf Softwareaktualisierungen werden eine Hardware ID und gegebenenfalls Ihr Lizenzschlüssel an unseren Update-Server gesendet. Stellen Sie sicher, dass PhraseExpress die Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Die Softwareaktualisierung wird bei Verwendung eines PhraseExpress/SQL Servers auf der lokalen Arbeitsplatzinstallation deaktiviert. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen zentral an. Damit wird verhindert, dass einzelne Anwender ihren Client aktualisieren und damit gegebenenfalls die Kompatibilität im Netzwerkverbund verlieren.

Die Installation von Softwareaktualisierungen erfordert Administratorrechte.

Deinstallation

  1. Falls die Installation lokal mit einem Lizenzschlüssel registriert wurde, entfernen Sie zunächst die Lizenzschlüsselbindung: Extras » Lizenz von dieser Installation entfernen (Videoanleitung).
  2. Beenden Sie PhraseExpress
  3. Deinstallieren Sie das Programm mit der Windows Funktion zum Entfernen von Programmen.

Die Lizenzentbindung erfordert kurzzeitig eine Internetverbindung. Es wird der Lizenzschlüssel und die Hardware ID an unseren Autorisierungsserver übermittelt. Nach Entfernen der Lizenz darf die Installation nicht mehr für professionelle Zwecke genutzt werden!

Wenn Sie PhraseExpress bereits von Ihrem Rechner entfernt haben, können Sie die Entfernung der Lizenz nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren und dann die Lizenz entfernen.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Markieren Sie unter dem Register "Prozesse" den Eintrag "PhraseExpress.exe" und beenden Sie den Prozess. Wiederholen Sie danach die Deinstallation.

Referenz

Dateizustände

Das Symbol in der ersten Ebene der Baumstruktur zeigt den aktuellen Status für alle Elemente unterhalb dieser Ebene an:

Symbol Erläuterung

Normal

Alles OK - Textbausteine können bearbeitet werden und Autotexte/Tastenkombinationen sind aktiv.

Offline

Die dazugehörige Datei konnte nicht geladen werden (zum Beispiel aufgrund einer Netzwerkunterbrechung) und es wird währenddessen eine lokale Kopie der Originaldatei verwendet (Offlinedatei).

Zugriffsbeschränkt

Für die Elemente wurden Zugriffsbeschränkungen definiert.

Deaktiviert

Tastenkombinationen und Autotexte für diese Elemente wurden deaktiviert. Zum Reaktivieren mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und "Autotext/Tastenkombination aktiv" wählen.

Bearbeitung gesperrt

Die Bearbeitung ist gesperrt, weil ein anderer Anwender diesen Textbaustein bearbeitet. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen wurde, wird die Bearbeitung wieder freigegeben. Alternativ erscheint dieses Symbol auch, wenn bei Verwendung eines SQL Servers ein anderer Anwender das Element zwischenzeitlich gelöscht hat. Durch Drücken von F5 können Sie den Status aktualisieren.

Keine Schreibrechte

Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt oder Sie haben keine Schreibrechte. Die Textbausteine lassen sich verwenden, aber nicht bearbeiten.

Passwortschutz

Die Textbausteindatei ist mit einem Passwort geschützt.

Programmzustände

Das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste illustriert verschiedene Programmzustände:

Farbe Erläuterung

rot

Alles perfekt! PhraseExpress ist betriebsbereit.

rot

Prima! PhraseExpress gibt gerade einen Textbaustein aus, wartet auf eine Anwendereingabe oder führt eine Automatisierung durch.

weiss

PhraseExpress ist für die aktuelle Anwendung deaktiviert. Mögliche Gründe:

  • Die aktuelle Anwendung wurde mit Administratorechten gestartet (vgl. Wikipedia) während PhraseExpress mit normalen Benutzerrechten gestartet wurde (oder umgekehrt). Aus Sicherheitsgründen kann PhraseExpress keine Textbausteine mit abweichenden Rechten einfügen. Starten Sie entweder PhraseExpress mit Administratorrechten oder die Zielanwendung mit Benutzerrechten.
  • PhraseExpress wurde per Programmbeschränkung in der aktuellen Anwendung gesperrt.

weiss

PhraseExpress ist gerade mit dem Laden oder Speichern der Textbausteindatei beschäftigt.

grau

PhraseExpress ist temporär deaktiviert.

Tastenkombinationen

Folgende Tastenkombinationen werden im Hauptprogrammfenster verwendet:

Tastenkombination Verwendung
STRG-N Erstellt einen neuen Textbaustein an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-O Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-F Öffnet das Auswahlmenü zur Schnellsuche.
STRG-H Öffnet den Suchen & Ersetzen-Dialog.
STRG-D Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
STRG-M Verschiebt die markierten Elemente in einen anderen Textbausteinordner.
STRG-S Speichert alle geladenen Textbausteindateien ohne das Programmfenster zu schließen.
STRG-A Markiert alle Elemente innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-I Öffnet den Dialog zum Importieren von Textbausteindateien.
STRG-C, -X, -V Zwischenablagenoperationen: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen
F1 Öffnet diese Programmhilfe.
F5 Lädt die aktuell markierte Textbausteindatei erneut, bzw. aktualisiert ihren Status.
Entfernen Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
ESC Minimiert das Einstellungsfenster.
ALT-F4 Minimiert/Beendet PhraseExpress.
Pfeiltasten In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG-SHIFT-Pfeil Links / Pfeil Rechts Erweitert/Minimiert alle Textbausteinordnerzweige
STRG-Pfeil Auf/Ab Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um ein Element nach oben/unten.
SHIFT-Pfeil Auf/Ab Erweitert die aktuelle Markierung auf das vorherige/nächste Element.
STRG-SHIFT-Pfeil Auf/Ab In der Baumansicht wird zum ersten/letzten Element gesprungen.
BildAuf/BildAb Springt zum ersten/letzten aktuell sichtbaren Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-BildAuf/BildAb Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeigefensters um die aktuell sichtbaren Elemente nach oben/unten.
SHIFT-BildAuf/BildAb Erweitert die aktuelle Markierung auf alle oberen/unteren aktuell sichtbaren Elemente der gleichen Textbausteinordnerebene.
Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element innerhalb der aktuellen Textbausteinordnerebene.
STRG-Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element des gesamten Textbausteinbestandes.

Im Textbausteininhaltsfeld sind einige Tastenkombinationen für das schnelle Einfügen von Makrofunktionen reserviert.

Dateispeicherorte

PhraseExpress speichert Daten und Einstellungen in folgenden Dateien und Verzeichnissen:

Datei Speicherort

phrases.pxp

Textbausteindateien beinhalten die Textbaustein-Ordnerstruktur mit alle Textbausteinen und deren Autotext-/Tastenkombination-Konfigurationen, sowie alle Zugriffsrechte-Definitionen.

Wenn Sie Ihre PhraseExpress Daten auf einen neuen Rechner übertragen möchten, kopieren Sie diese Datei auf den neuen PC.

Sichern Sie diese Datei regelmäßig auf externe Datenträger, um Datenverlust zu vermeiden!

Die Standardvorgabe einer lokalen Textbausteindatei ist das Windows Anwenderdatenverzeichnis für alle Anwender: C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\

Der Speicherort kann abweichen, wenn Sie nach der Erstinstallation eine andere Textbausteindatei geladen oder erstellt haben.

Bei Betrieb von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis dieses USB Speichers befinden.

Wenn alle Textbausteindateien mit einem Dateischreibschutz versehen sind, blendet PhraseExpress alle Menüpunkte zum Erstellen und Bearbeiten von Textbausteinen aus, um Fehlbedienung seitens unerfahrener Anwender zu verhindern.

clipboard.pxp
lastused.pxp
autolearn.pxp

Diese System-Textbausteinordner beinhalten die Inhalte des Zwischenablagespeichers, zuletzt verwendete Textbausteine und Vorschlagsfunktion.

Bei Deaktivierung dieser Funktionen wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress gelöscht.

Diese System-Textbausteindateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht geändert werden.

Persönliches Anwenderdatenverzeichnis: C:\Users\Benutzer\Documents\PhraseExpress\

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programmverzeichnis.

words.pal

Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion.

Bei Deaktivierung der Vorschlagsfunktion wird diese Datei von PhraseExpress gelöscht.

Diese Datei ist verschlüsselt und wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet.

config.xml

Diese Konfigurationsdatei beinhaltet alle Programmeinstellungen.

Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis: C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\PhraseExpress\

  • Die Installationsroutine erstellt die Konfigurationsdatei config.xml mit einigen Einstellungsvorgaben zunächst in das Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender: C:\ProgramData\PhraseExpress\Befindet sich beim ersten PhraseExpress Programmstart noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungsverzeichnis, dann liest PhraseExpress die Konfigurationsdatei zunächst aus dem Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender und speichert sie anschließend in das persönliche Anwendungsverzeichnis. Von dort werden die Einstellungen dann auch bei jedem weiteren Programmstart ausgelesen.

    Somit dient die im Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender befindliche Konfigurationsdatei als Einstellungs-"Vorlage" für alle Benutzer des Rechners, die PhraseExpress das erste Mal starten.

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich die Konfigurationsdatei stets im Programmverzeichnis und wird nicht auf dem Gastrechner gespeichert.

bei schreibgeschützter Konfigurationsdatei blendet PhraseExpress den Menüpunkt "Einstellungen" aus, zum Beispiel zur Verhinderung von Fehlkonfiguration seitens unerfahrener Anwender.

pexdesktop.xml

Diese Datei beinhaltet die Einstellungen von Desktopmenüs mit Koordinaten, Fenstergrößen und Einstellungen.

Bei Verwendung eines SQL Servers werden die Desktopmenü-Daten nicht in diese Datei, sondern in der SQL Textbausteindatenbank getrennt für jeden Benutzer gespeichert.

Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis:

C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\PhraseExpress\

phrases_cache.pxp

Textbausteindateien mit Namenzusatz "_cache" und einem zufälligen Code beinhalten jeweils den letzten Stand der Textbausteindatei.

Bei nicht verfügbarer Original-Textbausteindatei (zum Beispiel bei einer unterbrochenen Netzwerkverbindung), nutzt PhraseExpress diese Datei temporär, bis die Originaldatei wieder zur Verfügung steht.

Temporäre Dateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht eigenhändig geändert oder verschoben werden.

Der Netzwerkcache ist nicht für Textbausteindateien erforderlich, die auf der lokalen Festplatte gespeichert sind, weil diese ständig verfügbar sein sollte.

/PhraseExpressBackup/*

Sofern kein abweichender Dateipfad für die Datensicherung gewählt wurde, erstellt PhraseExpress im Anwendungsdatenverzeichnis Datensicherungen der letzten 99 Änderungen lokaler Textbausteindateien.

Schutz gegen Fehlbedienung

Die PhraseExpress Benutzeroberfläche lässt sich zum Schutz vor Bedienfehlern einschränken:

Einschränkung Konfiguration

Ändern der Programmeinstellungen sperren

Bearbeiten von Textbausteinen sperren

  • Starten Sie das PhraseExpress Programm mit dem Kommandozeilenparameter -noedit
  • Setzen Sie einen Datei-Schreibschutz auf die Textbausteindatei(en).
  • Bei Verwendung des PhraseExpress Server oder eines SQL Servers entfernen Sie im Register "Monitor" des (SQL) Client Managers für die entsprechenden Anwender das Häkchen in der Spalte "S".

Die Menübefehle für die Programmeinstellungen, bzw. zum Bearbeiten der Textbausteine werden nicht nur gesperrt, sondern komplett aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Das minimiert den Schulungs- und Supportaufwand, weil nicht sichtbare Bedienelemente nicht unsachgemäß verwendet werden können.

Kommandozeilenparameter

Programmdatei

PhraseExpress kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Funktionen aufzurufen.

Kommandozeilenparameter Erläuterung

-DEBUG

Erstellt auf dem Desktop einen Dateiordner "Debug_PhraseExpress" und eine Datei Debug_PhraseExpress_Datum_Uhrzeit.txt , die Informationen enthält, um uns bei der Fehlersuche zu helfen, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen.

Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, das den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt.

Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.

Diesen Fehlersuchmodus können Sie auch ohne Kommandozeilenparameter mittels gedrückter SHIFT-Taste während des PhraseExpress Programmstarts aktivieren.

-CONFIGFILE=

Dieser Kommandozeilenparameter startet PhraseExpress mit einer im Dateipfad angegebenen Konfigurationsdatei.

Beispiel: PhraseExpress.exe -configfile=c:/meinedaten/meinekonfig.xml

Beim Beenden speichert PhraseExpress die aus der Konfigurationsdatei entnommenen Werte in die Konfigurationsdatei des Benutzers am üblichen Dateispeicherort.

-READONLY

PhraseExpress lädt die Textbausteindateien, als ob sie schreibgeschützt sind und entfernt alle Menübefehle und Optionen zum Erstellen oder Ändern von Textbausteinen aus der Benutzeroberfläche.

-NOSETTINGS

Entfernt alle Menübefehle zum Ändern von Programmeinstellungen.

-NOEXIT

Entfernt den Menübefehl zum Beenden von PhraseExpress aus dem Startleistensymbol.

-PORTABLE

Startet PhraseExpress im portablen Modus, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speichermedium gestartet wurde.

-LICENSE=…

Zur automatisierten Registrierung des Lizenzschlüssels bei Einzelplatzinstallationen (ohne Server).

Auf Anfrage tauschen wir separate Lizenzschlüssel (25+) in einen einzelnen Lizenzschlüssel, der für die entsprechende Anzahl Installationen verwendet werden kann.

Verwenden Sie diesen Kommandozeilenparameter nicht bei Einsatz eines PhraseExpress oder SQL Servers. In diesem Fall werden die Lizenzschlüssel zentral im (SQL) Client Manager registriert.

-SHUTDOWN

Beendet PhraseExpress. Damit können zum Beispiel Backupanwendungen vor dem Erstellen einer Dateisicherung der Textbausteindatei PhraseExpress programmgesteuert herunterfahren.

Installationsdatei

Videoanleitung

Die PhraseExpress Installationsdatei kann zwecks Übergabe bestimmter Parameter und Einstellungen mit Kommandozeilenparametern gestartet. Dies ist interessant für die automatisierte Softwareverteilung im Unternehmensnetzwerk:

/SILENT, /VERYSILENT, /SUPPRESSMSGBOXES

Unterdrückt bei der Installation den Installationsassistenten und etwaige Hinweisdialoge.

/SQLSERVER=XY|Server:Laufwerk:Pfad\phrases.pexsql

Übergibt der Installationsroutine den Speicherort der SQL Datenbank. Ersetzen Sie die Platzhalter "X" und "Y" entsprechend Ihrer SQL Konfiguration:

  • X=0 bei Benutzerauthentifizierung seitens des SQL Servers.
  • X=1 bei Benutzerauthentifizierung durch die Windows Benutzeranmeldung.
  • Y=0 bei Verwendung eines Firebird SQL Servers.
  • Y=1 bei Verwendung eines Microsoft SQL Servers.

Folgendes Beispiel definiert eine Microsoft SQL Serverbindung mit Windows Benutzerauthentifizierung:

/SQLSERVER=11|myserver.mydomain.org:d:mydata\phrases.pexsql

/SQLLICENSE=XY|Server:Laufwerk:Pfad\license.pexlic

Bei Verwendung von Kommandozeilenparameter /SQLSERVER sucht PhraseExpress an der gleichen Position nach der Lizenzdatenbank.

Wenn die Lizenzdatenbank in ungewöhnlichen Konfigurationen getrennt von der Textbausteindatenbank gespeichert ist, geben Sie mit zusätzlichen Kommandozeilenparameter /SQLLICENSE den Lizenzdatenbankpfad an.

Ersetzen Sie die Platzhalter "X" und "Y" entsprechend Ihrer SQL Konfiguration:

  • X=0 bei Benutzerauthentifizierung seitens des SQL Servers.
  • X=1 bei Benutzerauthentifizierung durch die Windows Benutzeranmeldung.
  • Y=0 bei Verwendung eines Firebird SQL Servers.
  • Y=1 bei Verwendung eines Microsoft SQL Servers.

Folgendes Beispiel verbindet mit einem, hier mittels IP Adresse definierten, Firebird SQL Server und SQL Server Benutzerauthentifizierung:

/SQLLICENSE=00|192.168.123.251:d:daten\license.pexlic

/SERVER=IP Addresse:Port

Übergibt bei Verwendung des PhraseExpress Servers die IP Adresse und Port des PhraseExpress Servers.

Beispiel: /SERVER=192.168.100.223:1026

/ServerUDPPort=Portnummer

Bei automatischer PhraseExpress Serversuche sendet die Arbeitsplatzinstallation UDP broadcast polls über UDP Port 1037. Diesen Port können Sie über diesen Kommandozeilenparameter anpassen.

Beispiel: /ServerUDPPort=1062

/ListenUDPPort=Portnummer

Nachdem der PhraseExpress Server einen UDP broadcast poll erhalten hat, schickt der PhraseExpress Server seine IP Adresse über den mit diesem Kommandozeilenparameter konfigurierbaren UDP Port zurück.

Beispiel: /ListenUDPPort=1035.

Folgende Kommandozeilenparameter sollten nicht bei Verwendung eines PhraseExpress oder SQL Servers verwendet werden, weil dies Einstellungen zentral über der Client Manager vorgenommen werden:

/LICENSE=Lizenzschlüssel

Übergibt Stand-Alone Installationen den Lizenzschlüssel zwecks automatisierter Registrierung.

Jede Installation benötigt einen separaten Lizenzschlüssel. Auf Anfrage erstellen wir bei Kauf ab 25 Lizenzen auch einen einzelnen Lizenzschlüssel für die Registrierung der entsprechenden Anzahl mehrerer Installationen.

/PHRASEFILE=D:\pfad\dateiname.pxp

Übergibt Stand-Alone Installationen den Textbausteindateipfad. Verwenden Sie diesen Kommandozeilenparameter nicht bei Verwendung mit einem PhraseExpress Server oder SQL Server!

/NOSTATS deaktiviert die Statistikfunktion.

/NOCONFIG deaktiviert den Zugriff auf Programeinstellungen zum Schutz vor Fehlkonfiguration seitens unerfahrener Anwender.

/NOEDIT deaktiviert das Erstellen/Ändern von Textbausteinen.

Das für PhraseExpress verwendete Installationsmodul "InnoSetup" bietet weitere Kommandozeilenparameter.

Makrofunktionen

Makrofunktionen erweitern Textbausteinen um dynamische Inhalte, wie zum Beispiel Inhalte externer Dateien, manuelle Texteingaben oder Zeit- und Datumsstempel.

PhraseExpress kann mit Makrofunktionen Anwendungen starten, Dokumente öffnen, Eingabeformulare und Textbausteine automatisiert erstellen, Hinweisfenster oder Sprechblasen ausgeben, Berechnungen durchführen, häufig benötige Arbeitsschritte oder Tastendrücke automatisieren.

Mit Stringoperationen, Verschachtelung von Textbausteinen, Textvergleichsfunktionen, Schleifenbefehle, Variablen lassen sich komplexe Programmierungen realisieren.

Funktionsprinzip

Makrofunktionen sind Platzhalter im Textbaustein, die beim Ausführen durch dynamische Inhalte ersetzt werden, bzw. Aktionen auslösen.

Beispiel:

Heute ist der {#DATE}. Es ist jetzt {#TIME} Uhr.

Beim Einfügen des Textbausteins ersetzt PhraseExpress die Makrofunktionen im statischen Textbaustein mit dem jeweils aktuellen Datum und Zeit:

Heute ist der 10.03.2016. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Makro hinzufügen

Um eine Makrofunktion in einem Textbaustein zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Textbausteininhaltsfeld an die Stelle, wo die Makrofunktion eingefügt werden soll.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü "Makro" und die gewünschte Makrofunktion.
  3. Konfigurieren Sie die Parameter im Makroeingabedialog.

Das Makro erscheint im Textbaustein abhängig von der gewählten Darstellung, wie im folgenden Kapitel erläutert.

Darstellungsoptionen

Makrofunktionen lassen sich mittels Option "Ansicht » Makrofunktionen vollständig anzeigen" verkürzt oder vollständig darstellen:

Standardansicht:

  • Bei deaktivierter Option "Ansicht » Makrofunktionen vollständig anzeigen" sind Makrofunktionen zur besseren Übersicht verkürzt dargestellt.
  • Beim Überstreichen mit der Maus erscheinen Details.
  • Ein Klick auf das Makro öffnet den Makroeingabedialog.
  • Bei Klick bei gedrückter STRG-Taste auf {#INSERT …} Makros springt PhraseExpress zum verknüpften Textbaustein.
  • Makrofunktionen können nicht manuell getippt werden.
Klassische Ansicht:

  • Die klassische Ansicht zeigt Makrofunktionen bei aktivierter Option "Ansicht » Makrofunktionen vollständig anzeigen" inklusive Parameter an. Makrofunktionen beginnen stets mit {#, gefolgt vom Makrofunktionsnamen und schließen mit } ab.
  • Per Doppelklick öffnet sich der Makroeingabedialog.
  • Bei einem Doppelklick auf den Autotext eines per {#INSERT …} Makrofunktion verlinkten Textbaustein springt PhraseExpress zum verknüpften Textbaustein.
  • Die klassische Ansicht funktioniert nur bei unformatierten Textbausteinen.

Verschachtelung

Makrofunktionen lassen sich annähernd beliebig verschachteln.

Beispiel:

Das Ergebnis lautet {#CALC {#INPUT -HEAD Menge?}*{#RND 10}}.

PhraseExpress verarbeitet verschachtelte Makros bis auf wenige Ausnahmen von "innen nach außen.

Im Beispiel sind die Makrofunktionen {#INPUT} und {#RND} im Makro {#CALC} eingebettet und werden daher zuerst verarbeitet:

  1. Zuerst gibt PhraseExpress den statischen Text "Das Ergebnis lautet" aus.
  2. Das {#INPUT} Makro fragt den Anwender nach einer manuellen Eingabe.
  3. Nach Anwendereingabe generiert die Makrofunktion {#RND} eine Zufallszahl.
  4. Erst dann multipliziert die Makrofunktion {#CALC} die Anwendereingabe mit der Zufallszahl, und das Ergebnis wird ausgegeben.
  5. Zuletzt gibt PhraseExpress den Rest des statischen Texts aus.
Beispielausgabe:

Das Ergebnis lautet 25.

Verschachtelte Textbausteine eröffnen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten der Text- und Rechnerautomatisierung.

Unser Tipps & Tricks Blog zeigt viele Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Inspiration.

So erstellen Sie ein verschachteltes Makro:
  1. Öffnen Sie den Makroeingabedialog eines bereits existierenden Makros.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Parameter-Eingabefeld und wählen Sie aus dem Kontextmenü das gewünschte Makro.
  3. Konfigurieren Sie das verschachtelte Makro.

Liste der Makrofunktionen

Zeit und Datum

Datum-/Zeitstempel

{#DATE} fügt das aktuelle Datum und {#TIME} die aktuelle Tageszeit ein.

Heute ist der {#DATE}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#TIME}.

Beim Ausführen des Textbausteins wird der statische Text dem jeweils aktuellen Datum, bzw. aktueller Uhrzeit ausgegeben:

Heute ist der 10.04.2016. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema.

Datumsformatierung

Die Makrofunktion {#DATETIME -f Format -S Verschiebung} gibt das Datum, bzw. die Zeit in beliebiger Formatierung aus.

Beispiele:
  • Ausgabe des Tages, Monats, der Stunde, Kalenderwoche oder Tag des Jahres.
  • Verschieben des aktuellen Datums auf zukünftige oder vergangene Minuten, Stunden, Tage, Monate oder Jahre. Dies ist nützlich z.B. für Textbausteine, die ein zukünftiges Fälligkeitsdatum beinhalten.
  • Runden der Uhrzeit auf eine Viertelstunde, halbe oder ganze Stunde. Eine aktuelle Uhrzeit von z.B. 12:05 wird mit dieser Option auf 12:00 abgerundet, oder auf 12:15, 12:30 oder 13:00 aufgerundet ausgegeben.
Parameter für die Datum-/Zeitformatierung:
Parameter Bedeutung
d Tag als Zahl ohne führende Null (1-31)
dd Tag als Zahl mit führender Null (01-31)
ddd Wochentag abgekürzt (Son-Sam)
dddd Wochentag ausgeschrieben (Sonntag-Samstag)
ddddd Datum in der Standardeinstellung in Kurzform (17.01.2014)
dddddd Datum in der Standardeinstellung in Langform (Dienstag, 17.01.2014)
m Monat als Zahl ohne führende Null (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm Monat als Zahl mit führender Null (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm Monatsnamen abgekürzt (Jan-Dez)
mmmm Monatsname ausgeschriebenen (Januar-Dezember)
y oder yy Jahr als zweistellige Zahl (00-99)
yyyy Jahr als vierstellige Zahl (0000-9999)
h Stunde ohne führende Null (0-23)
hh Stunde mit führender Null (00-23)
n Minute ohne führende Null (0-59).
nn Minute mit führender Null (00-59)
s Sekunde ohne führende Null (0-59)
ss Sekunde mit führender Null (00-59)
t Uhrzeit im Kurzformat (16:47)
tt Uhrzeit im Langformat (16:47:23)
am/pm Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
Zeitverschiebung

Parameter -S Verschiebung verschiebt das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurück:

Beispiel für Verschiebungen Textausgabe
{#DATETIME} 17.1.2016 10:47
{#DATETIME -S 1d} 18.1.2016 10:47
{#DATETIME -S -2h} 17.11.2016 08:47
{#DATETIME -F mm.yyyy -S 5y} 01.2021
Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#DATETIME -D} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#DATETIME -W} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Datumsbasierte Berechnungen

Mit Parameter -VALUE kann ein Datum im Format der Windows Regionaleinstellungen übermittelt werden, das die {#DATETIME …} Makrofunktion datums-/zeitverschoben und/oder umformatiert wieder ausgibt.

Dieses Beispiel verschiebt das angegebene Datum um +14 Werktage:

{#DATETIME -VALUE 20.03.2016 -S 14w}

Kalender

{#CALENDAR -HEAD Fenstertitel -F Datumsformat -S Verschiebung -DEF Vorgabewert -MANUAL} öffnet ein Kalenderfenster zur Datumsauswahl, das im definierten Format ausgegeben wird.

Parameter
  • -HEAD definiert den Fenstertitel.
  • -F definiert das Ausgabeformat analog zu {#DATETIME …}.
  • -MANUAL fügt ein Datumseingabefeld hinzu.
Beispiel

Kaufdatum: {#CALENDAR -HEAD Wählen Sie das Kaufdatum -F dd.mm. -MANUAL}

Dieses Beispiel öffnet das Datumsauswahlfenster und das vom Anwender ausgewählte Datum wird als Text in der gewünschten Formatierung eingefügt, zum Beispiel "12.10.".

Wenn dieselbe Datumsauswahl an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigt wird, verwenden Sie einen identischen Fenstertitel für die Kalender-Makros. Die Datumsauswahl wird dann nur einmal abgefragt und anschließend für alle Kalender-Makros mit gleichem Fenstertitel innerhalb des Textbausteins wiederverwendet.

Anwendereingaben

PhraseExpress kann vor, bzw. beim Einfügen eines Textbausteins den Anwender zu einer Dateneingabe auffordern, die entweder in den Textbaustein eingebettet oder von weiteren Makrofunktionen ausgewertet wird.

Texteingabe

{#INPUT} fordert zur manuellen Eingabe auf, die anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Parameter:
  • -HEAD definiert den Titel des Eingabefensters.
  • -SINGLE reduziert das Eingabefeld auf eine Zeile. Die Texteingabe kann dann mittels ENTER abgeschlossen werden.
  • -DEF befüllt das Eingabefeld mit einem Vorgabetext.
  • -REQUIRED erzwingt eine Eingabe. Bei Angabe von email, text, letters, numbers, url, filepath oder folderpath prüft PhraseExpress die entsprechende Syntax der Anwendereingabe.
Beispiel:

Guten Tag, {#INPUT -HEAD Name -SINGLE -REQUIRED letters}.

Wir haben Ihre Bestellung erhalten.

PhraseExpress gibt zunächst den statischen Teil des Textbausteins "Guten Tag, " aus und fordert anschließend mit einem einzeiligen Eingabefeld zur Texteingabe auf:

Eingabefeld

Der eingegebene Text wird nach Syntaxprüfung (es dürfen nur Buchstaben enthalten sein) anstelle der Makrofunktion zusammen mit dem restlichen Textbaustein ausgegeben:

Guten Tag, Frank Harris.

Wir haben Ihre Bestellung erhalten.

Statt mit der OK-Schaltfläche kann die Eingabe auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER abgeschlossen werden.

Wird eine Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigt, duplizieren Sie das {#INPUT …} Makro und verwenden Sie dabei den identischen Fenstertitel. Die Texteingabe ist dann nur einmal erforderlich und wird an allen Stellen eingesetzt, an denen sich das {#INPUT …} Makro mit dem gleichlautenden Fenstertitel befindet. Alternativ können Sie die Eingabe in eine temporäre Variable speichern.

Formulare

Formulare bündeln mehrere Anwendereingaben vor dem Ausführen eines Textbausteins.

PhraseExpress generiert auf Basis aller Formularmakros automatisch ein Eingabeformular.

Nach Ausfüllen des Formulars ersetzt PhraseExpress die Makro-Platzhalter mit den entsprechenden Eingaben und gibt den Textbaustein aus.

So erzeugen Sie ein Formular:
  1. Bereiten Sie einen Textbaustein mit dem statischen Text-Grundgerüst vor.
  2. Fügen Sie schrittweise Formular-Elemente mit dem Befehl Makro » Formular an die gewünschten Stellen im Textbaustein hinzu.
Beispiel:

Der Kunde heißt: {#FORMEDITBOX -TEXT Ihr Name? -DEF Klaus -SINGLE -REQUIRED}.

Der Kunde ist {#FORMCHECKBOX -TEXT Langzeitkunde? -VALS Langzeitkunde|Neukunde -DEF True}.

Der Kunde verwendet {#FORMCOMBOBOX -TEXT Verwendete Versionsnummer? -items Version 10|Version 11}.

Bei Aufruf dieses Textbausteins fordert ein Eingabeformular zur Dateneingabe auf:

Nach Quittierung mit OK bindet PhraseExpress die Eingaben in den Textbaustein ein und gibt das Ergebnis in die Zielanwendung aus:

Der Kunde heißt Michael.

Der Kunde ist Langezeitkunde.

Der Kunde verwendet Version 11.

Die maximale Länge der Beschriftung für Formular-Elemente beträgt 256 Zeichen. Falls Texte im Formularfenster abgeschnitten werden, vergrößern Sie bitte die Fensterbreite mittels {#FORM …} Makro.

Entgegen der normalen Makroverarbeitung (von innen nach außen), werden Formular-Makros vor anderen Makros und sequentiell verarbeitet.

Wenn Sie ein und dieselbe Eingabe an mehreren Stellen innerhalb eines Textbausteins benötigen, verwenden Sie einfach eine identische Beschriftung für das entsprechende Formularelement. Das Formularelement wird später im Formular nur einmal angezeigt. Die Anwendereingabe wird dann an allen Stellen eingesetzt, an denen sich das Makro mit der gleich lautenden Beschriftung befindet.

Standardparameter für Formularmakros
  • -TEXT beschriftet das Formularelement.
  • -DEF füllt das Formularelement mit einem Vorgabewert.
  • -HINT zeigt einen Hinweistext beim Überstreichen des Formularelements mit der Maus.
  • -REQUIRED erzwingt eine Eingabe.
Texteingabe

{#FORMEDITBOX} fügt ein Eingabefeld zu einem Formular hinzu.

Parameter
  • -SINGLE erzeugt ein einzeiliges Eingabefeld.
  • -REQUIRED erzwingt eine Eingabe. Die Eingabefeld-Beschriftung wird um den Text "(Eingabe erforderlich)" ergänzt. Optional kann PhraseExpress die Syntax der Eingabe durch einen angehängten Parameter email, text, letters, numbers, url, filepath oder folderpath prüfen.
  • -HIDDEN verdeckt Anwendereingaben mit **** Zeichen (zum Beispiel für eine Passworteingabe).
Beispiel

{#FORMEDITBOX -TEXT Geben Sie die URL ein -DEF http://www.google.de -SINGLE -REQUIRED URL}

Das Beispiel fordert in einem einzeiligen Eingabefeld zur Eingabe einer Internetseitenadresse auf. Das Eingabefeld ist bereits mit "http://www.google.de" ausgefüllt. Eine Eingabe ist zwingend erforderlich und wird auf korrekte Syntax geprüft.

Zahleneingabe

{#FORMNUM} fügt eine Zahleneingabe zum Formular hinzu.

Parameter:
  • -MIN definiert den Minimalwert.
  • -MAX begrenzt auf einen Maximalwert.
Checkbox

{#FORMCHECKBOX} fügt ein Ankreuzfeld zum Formular hinzu.

Parameters
  • -VALS definiert die Ausgabe, wenn die Checkbox angekreuzt oder nicht angekreuzt ist. Ohne Angabe wird "yes", bzw. "no" ausgegeben.
  • -DEF True kreuzt die Checkbox als Vorgabe an.
Beispiel

{#FORMCHECKBOX -TEXT Sind Sie männlich? -VALS Er ist männlich|Sie ist weiblich -DEF True}

Das Beispiel erzeugt eine vorangekreuzte Checkbox. In diesem Fall wird "Er ist männlich ausgegeben". Wenn die Checkbox nicht angekreuzt wird, gibt das Makro "Sie ist weiblich" aus.

Gruppieren Sie thematisch zusammenhängende Checkboxen.

Drop-Down

{#FORMCOMBOBOX -ITEMS 1|2|3 -VALS a|b|c} fügt ein DropDown-Menü mit den, unter -ITEMS Auswahlmöglichkeiten zum Formular hinzu, die die Ausgabe der unter -VALS definierten Werte erzeugen.

Textbaustein Drop-Down

{#FORMPHRASECOMBO -SOURCE OrdnerAutotext} fügt ein DropDown-Menü mit allen Textbausteinen eines Ordners, der über seinen Autotext definiert wird, zum Formular hinzu.

Parameter:
  • -SOURCE definiert den Textbausteinordner über seinen Autotext.

Mit diesem Makro können Sie auch den Zwischenablagespeicher in ein Formular einbinden, sofern Sie für diesen einen Autotext definiert haben.

Radiobutton

{#FORMRADIOGROUP -ITEMS AuswahlA|AuswahlB|AuswahlB -VALS AusgabeA|AusgabeB|AusgabeC} erzeugt eine Gruppe von Optionsfeldern ("Radiobuttons").

Parameter
  • -ITEMS beinhaltet die einzelnen, per Vertikalstrich getrennten Elemente.
  • -HORIZONTAL ordnet die Radio buttons horizontal an. Achten Sie dann unter -ITEMS auf kurze Texte.
Schieberegler

{#FORMSLIDER -TEXT Schieberegler -HINT Hinweistext -DEF 7 -MIN 1 -MAX 10} zeigt einen Schieberegler zur Zahleneingabe.

Erscheinungsbild

{#FORM -TEXT Fenstertitel -WIDTH 450} definiert den Formulartitel und die Formularbreite in Pixel (250-1280 Pixel). Ohne Vorgabe beträgt die Standardbreite 450 Pixel.

Dieses optionale Makro muss sich am Textbausteinanfang befinden.

Gruppierung

{#FORMGROUP -TEXT Beschreibung -ENUM Aufzählungszeichen -LASTENUM letztes Aufzählungszeichen -ITEMS Formularelemente} gruppiert mehrere Formularelemente und gibt die Ausgaben der einzelnen Elemente mit definierbaren Aufzählungszeichen aus.

Parameter:
  • -ITEMS beinhaltet die zusammenzufassenden Formularelemente.
  • -ENUM definiert das Aufzählungszeichen, meist ein Komma, sinnvollerweise gefolgt von einem Leerzeichen.
  • -LASTENUM definiert das abschließende Aufzählungswort, zum Beispiel " und " an (die Leerzeichen sind absichtlich).
Beispiel:

{#FORMGROUP -TEXT Organe -ENUM ,  -LASTENUM  und  -ITEMS {#FORMCHECKBOX -TEXT Ohr -VALS Ohr}{#FORMCHECKBOX -TEXT Nase -VALS Nase}{#FORMCHECKBOX -TEXT Mund -VALS Mund}}

Beachten Sie im Beispiel sorgfältig die zum Aufzählungszeichen zugehörigen Leerzeichen.

Das Beispiel ergibt eine Gruppe mit drei Ankreuzfeldern. Die angekreuzten Elemente werden kommagetrennt ausgegeben. Das letzte angekreuzte Element wird mit "und", statt einem Komma verbunden.

Ausgabebeispiele:

Ohr, Nase und Mund

Ohr und Nase

Hilfstext

{#FORMTEXT -TEXT Beschreibung -LINK http://www.internetseite.de -HINT Hinweistext}fügt einen beschreibenden Text zum Formular-Fenster hinzu.

Dieser Text wird nicht mit dem Textbaustein ausgegeben.

  • Wenn Sie mittels Parameter -LINK eine Internetseitenadresse angeben, wird diese beim Klick auf den Text im Formular geöffnet.
Trennlinie

{#FORMSEPARATOR} fügt eine horizontale Trennlinie zwecks optischer Gliederung zum Formular hinzu.

Dokumentengenerator

{#DOCGEN} ruft den Dokumentengenerator auf.

Weitere Informationen enthält das Handbuch zum Dokumentengenerator.

Datei Öffnen - Dialog

{#OPENDLG} zeigt den Windowsdateiauswahldialog und gibt den vom Anwender gewählten Pfad zurück.

Parameter:
  • -DEFEXT wählt eine Dateiendung vor.
  • -DEFFILENAME gibt einen Dateinamen vor.
  • -INITDIR zeigt den Dialog mit dem hier vordefinierten Pfad.
Beispiel:

{EMBEDFILE {#OPENDLG -TITLE Wählen Sie die Textdatei -DEFEXT txt -DEFFILENAME MeineDatei -INITDIR d:/data}}

Das innere {#OPENDLG} Makro öffnet das Explorerfenster zur Auswahl einer Textdatei mit der Dateiendung .txt. Der ausgewählte Dateipfad wird an das einschließende Makro {#EMBEDFILE} gesendet, das den Inhalt der Datei in den Textbaustein einfügt.

Datei Speichern - Dialog

{#SAVEDLG} zeigt die Windows Dateiauswahl zum Speichern einer Datei und gibt den gewählten Pfad zurück.

Parameter:
  • -DEFEXT wählt eine Dateiendung vor.
  • -DEFFILENAME gibt einen Dateinamen vor.
  • -INITDIR zeigt den Dialog mit dem hier vordefinierten Pfad.
Beispiel:

{#OUTPUT -TARGET {#SAVEDLG -TITLE Wohin soll gespeichert werden -DEFEXT txt -DEFFILENAME MeineDatei -INITDIR d:/data} -CONTENT Irgendein Text}

Das verschachtelte {#SAVEDLG} Makro fordert den Anwender auf, im Dateiexplorer einen Dateispeicherort zu wählen. Das einschließenden Makro {#OUTPUT} speichert den definierten Text an den, vom Anwender definierten Speicherort.

Externe Daten

Outlook Add-In

Mit dem Add-In für Microsoft Outlook kann PhraseExpress Daten von der aktuellen markierten E-Mail im Eingangspostfach auslesen, wie zum Beispiel den Betreff, Nachrichteninhalt und Absender der E-Mail.

Das Outlook Add-In Handbuch enthält weitere Informationen hierzu .

Einfügen externer Dateiinhalte

{#EMBEDFILE Dateipfad} fügt den Inhalt der angegebene Datei im Moment des Ausführens des Textbausteins in den Textbaustein ein.

Unterstützte Dateitypen
Dateiart Dateiendung
Textdateien .TXT, .RTF, .HTM, .HTML, .DOC, .DOCX

Bilddateien

.BMP, .JPG, .PNG

Excel-Dateien

.XLS, .XLSX

Microsoft Word- & Excel-Dokumente werden nur in der Professional Edition unterstützt und erfordern ein installiertes Microsoft Office.

Zum Einfügen der Datei selbst - zum Beispiel als E-Mail-Dateianlage - dient die Makrofunktion {#PASTEFILE …}.

{#EMBEDFILE …} Makro ersetzt und erweitert die Makrofunktionen {#IMGFILE …} und {#TEXTFILE …} früherer PhraseExpress Versionen.

Externe Datei einfügen

{#INSERTFILE Dateipfad} kopiert den Inhalt der angegebenen Datei in die Windows Zwischenablage und fügt die Zwischenablage in die aktuelle Zielanwendung ein.

Microsoft Word- & Excel-Dokumente werden nur in der Professional Edition unterstützt und erfordern ein installiertes Microsoft Office.

Excel Zelleninhalt

{#EXTRACTCELL -ROW Zeilenkoordinate -COL Spaltenkoordinate -FILE Dateipfad}

Fügt den Zelleninhalt einer Microsoft Excel-Datei dynamisch im Moment des Ausführens des Textbausteins ein.

Die Zelle wird über die Parameter -ROW (Zeile) und -COL (Spalte) mit Zahlen ab 1 bei Excel-Dateien, bzw. Ab Null bei CSV Datein definiert.

Beispiel:

{#EXTRACTCELL -ROW 5 -COL 2 -FILE D:\data\tabelle.xls}

Dieses Beispiel fügt den Zellenwert mit der Koordinate B5 aus der Excel-Tabelle "tabelle.xls" ein.

Als Spaltenkoordinaten verwendet PhraseExpress Zahlen statt eigentlich üblicher Buchstabenwerte, weil sie somit die Koordinaten zum Beispiel mit der Makrofunktion {#CALC …} programmgesteuert berechnen können.

Zum Einfügen der gesamteb Excel-Tabelle verwenden Sie stattdessen die Makrofunktion {#INSERTFILE …}.

XML Wert

{#EXTRACTXML -XPATH Pfad zum XML Wert -FILE Dateipfad} fügt den, per XPath adressierten Wert einer XML-Datei dynamisch im Moment des Ausführens des Textbausteins ein.

Diese Makrofunktion eignet sich zur Anbindung externer Datenbanken, die automatisiert eine XML-Datei generiert.

Beispiel:

{#EXTRACTCELL -XPATH //pfad/element/ -FILE D:\data\datei.xml}

Dieses Beispiel fügt den Inhalt des Tags //pfad/element/ ein.

Windows Umgebungsvariable

{#ENV Umgebungsvariable} fügt die angegebene Windows-Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

Zurzeit unter {#ENV %os%} angemeldeter Anwendername: {#ENV %username%}

gibt folgenden Text aus:

Zurzeit unter Windows_NT angemeldeter Anwendername: Erwin

ActiveDirectory Variable

{#ADLDAP Variablenname} fügt den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für E-Mail-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

Freundliche Grüße,
{#ADLDAP Name}

Telefon: {#ADLDAP Phone}

erzeugt die Textausgabe:

Freundliche Grüße,
Claire Grube

Telefon: 05121/45455-92

Ausgabe

Tastendruck simulieren

PhraseExpress kann das Betätigen von Tasten simulieren.

Sondertastenbeispiele Ausgabe
{#ENTER} Simulation der Betätigung der ENTER-Taste.
{#SHIFT -CHARS abc} Ausgabe der Zeichen 'abc' bei gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -CHARS {#ALT -CHARS abc}} Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -COUNT 5} Die Pfeil Unten-Taste wird 5x betätigt
Beispiel:

Benutzername{#TAB}Passwort{#ENTER}

In diesem Beispiel wird der Text Benutzername ausgegeben, die Betätigung der TAB-Taste simuliert, der Text "Passwort" ausgegeben und abschließend der ENTER-Taste simuliert. Das ist praktisch, um z.B. den Anmeldevorgang an einer Internetseite zu automatisieren.

Schlüsselwörter für Sondertasten:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:
Sondertaste Hinweis
{#NONE} Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -CHARS{#ENTER}{#DOWN} -COUNT 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil Ab-Taste

{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}

 

Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. {#CTRL -CHARS A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -CHARS a}.

Wir empfehlen Automatisierungen mit der integrierten Automatisierungslösung "Mouse Recorder" zu erstellen. Diese erspart die aufwendige manuelle Ermittlung der einzelnen Tastendrücke.

Zufallstext

{#RANDOMTEXT ZufallsText1|ZufälligerText2} fügt zufallsgesteuert einen der, mittels Hochstrich definierten Texte ein.

Beispiel:

Mit {#RANDOMTEXT freundlichen|besten} Grüßen

Die Ausgabe wäre dann zum Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen

Bei einem weiteren Aufruf desselben Textbausteins könnte aber auch folgendes ausgegeben werden:

Mit besten Grüßen

Textausgabe in eine Datei

{#OUTPUT -TARGET d:/data/test.txt -CONTENT Text} speichert den, mit -CONTENT angegebenen Text in eine .txt/.rtf/.doc Datei unter dem mit -TARGET angegebenen Speicherort.

Parameter
  • -TARGET definiert den Dateinamen/-pfad.
  • -CONTENT beinhaltet den Inhalt, der in die Datei geschrieben wird.
Beispiel:

{#OUTPUT -TARGET {#SAVEDLG -TITLE Where to save the file?} -CONTENT {#INSERT ##Beispiel}}

Dieses Beispiel speichert den Inhalt des Textbausteins mit dem Autotext "##Beispiel" in eine Datei, deren Speicherort zuvor mit der Makrofunktion {#SAVEDLG …} vom Anwender abgefragt wird.

Parameter
  • -FILETEMPLATE definiert eine Microsoft Word .dot Vorlage, die für das zu speichernde Dokument verwendet werden soll.
  • -OPEN öffnet das erstellte Dokument mit einem hier definierten Programm.

Diese Makrofunktion erfordert ein installiertes Microsoft Word.

E-Mail Dateianlage

{#PASTEFILE Dateipfad} übermittelt die angegebene Datei über die Zwischenablage an die aktuelle Zielanwendung.

Eine praktische Anwendung ist das Anfügen einer Dateianlage an ein geöffnetes E-Mailfenster.

Beispiel:

{#PASTEFILE D:\daten\Prospekt.pdf}

Wenn die Datei nicht korrekt als Dateianlage angefügt wird, geben Sie dem Betriebssystem mehr Zeit zur Verarbeitung der Zwischenablage mittels {#SLEEP …} Makrofunktion.

Wenn Sie eine Datei nicht als Dateianlage anfügen, sondern deren Inhalt in eine E-Mail einfügen möchten, schauen Sie sich bitte das {EMBEDFILE …} Makro an.

Hinweisfenster

{#MSGBOX -HEAD Fenstertitel -TEXT Hinweistext -YES Autotext -NO Autotext -CANCEL Autotext -DEFAULTNO} zeigt ein Hinweisfenster.

Parameter
  • -HEAD definiert den Titel des Hinweisfensters.
  • -TEXT beinhaltet den Hinweistext.
  • -YES Autotext verzweigt zu dem Textbaustein mit dem angegebenen Autotext, wenn im Hinweisfenster die "Ja" Schaltfläche betätigt wird.
  • -NO Autotext verzweigt zu dem Textbaustein mit dem angegebenen Autotext, wenn im Hinweisfenster die "Nein" Schaltfläche betätigt wird.
  • -CANCEL Autotext verzweigt zu dem Textbaustein mit dem hier angegebenen Autotext, wenn im Hinweisfenster die "Abbrechen" Schaltfläche betätigt wird.
  • -DEFAULTNO setzt den Eingabefokus auf die "Nein" Schaltfläche.
Beispiel

{#MSGBOX -HEAD Hinweisdialog -TEXT Ich bin ein Hinweistext -YES ##jaklick -NO##neinklick -DEFAULTNO}

Das Beispiel zeigt ein Hinweisfenster, dass bei Klick auf "Ja" den Inhalt des Textbausteins mit dem Autotext ##jaklick ausgibt. Bei Klick auf "Nein", fügt es den Inhalt des Textbausteins mit dem Autotext ##neinklick ein.

Sprechblase

{#BALLOON} zeigt eine Sprechblase beim PhraseExpress Startleistensymbol an.

Parameter
  • -TITLE definiert den Titel der Sprechblase.
  • -TEXT beinhaltet den Sprechblaseninhalt.
  • -ONCLICK beinhaltet Text, bzw. Makrofunktionen, die beim Klick auf die Sprechblase ausgeführt werden.
Beispiel:

{#BALLOON -TITLE Überschrift -TEXT Sprechblasentext -ONCLICK Ausgabe}

ASCII Zeichen

{#ASC Zahlenwert} fügt das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur. 

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

Die Windowsanwendung "Charmap" zeigt eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Zahlencodes.

Zufallszahl

{#RND Maximalwert} gibt eine Zufallszahl zwischen 0 und Maximalwert aus.

Beispiel:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist {#RND 100}.

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist 23.

Cursor platzieren

{#CURSOR} setzt die Position des Cursors nach Ausführen des Textbaustein an eine gewünschte Position.

Beispiel:

Der Cursor steht hier: {#CURSOR} und nicht am Ende des Textes.

Dieses Makro funktioniert nur für unformatierte Textbausteine, die mittels Taste-für-Taste(!) eingefügt werden. Die Position kann abweichen, wenn sich andere Makrofunktionen vor dem {#CURSOR} Makro befinden, weil dann je nach zusätzlicher Texteinfügung durch andere Makrofunktionen der Offset vom Textbaustein-Beginn verfälscht wird.

Automatisierung

Mouse Recorder Automatisation

{#MOUSERECORDER Name} spielt eine Mouse Recorder Automatisation ab.

Die Automatisationsdaten sind im Makro, also in der Textbausteindatei gespeichert.

Die Aufnahme wird durch Doppelklick auf das Makro in Mouse Recorder bearbeitet.

Die Wiedergabe und Bearbeitung erfordert ein installiertes Mouse Recorder.

E-Mail erstellen

{#MAIL -TO Empfänger -CC cc-Empfänger -BCC bcc-Empfänger -SUBJECT Betreff -ATTACH Dateipfad(e) -BODY E-Mailinhalt} erstellt eine neue E-Mail mit Ihrem Standard-E-Mailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus.

Beispiel:

{#MAIL -TO carmen.baer@kaese.de -SUBJECT Neuigkeiten -BODY {#INSERT ##text}}

Wenn der Textbaustein mit dem Autotext ##text folgenden Inhalte hat:

Hallo Carmen,

schau mal in Deinen Briefkasten!

Gruss,
Bernhard Diener

Das Makro generiert folgende E-Mail:

Email

Das Outlook Add-In "Textbausteinverwaltung für Outlook" bietet erweiterte Möglichkeiten der automatisierten E-Mailbeantwortung.

Bei Problemen mit dem automatisierten Erstellen von E-Mails testen Sie die verschiedenen E-Mail-Sendemethoden für das {#MAIL …} Makro in den Einstellungen.

Trennen Sie mehrere Dateianlagen mit einem Vertikalstrich. Beispiel: -ATTACH C:\date1.txt|C:\datei2.txt

Setzen Sie Dateipfade mit Leerzeichen in Anführungsstriche.

Bei Verwendung von Lotus Notes müssen Sie die MAPI Unterstützung in Lotus Notes aktivieren, die standardmäßig deaktiviert ist.

Trennen Sie mehrere E-Mail-Empfänger mit Komma. Beispiel: alf@meyer.de,kurt@ibm.de

Internetseite aufrufen

{#URL Internetseite} öffnet die angegebene Internetseite im Browser.

Beispiel:

{#URL http://www.phraseexpress.com}

Explorer öffnen

{#OPENFOLDER "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Dateiordner im Windows Explorer:

Beispiel:

{#OPENFOLDER "C:\Windows"}

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um ein Dateiverzeichnis im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -SELECT hinzu.

Anwendung starten

{#RUN -FILE "Programmdatei" -PARAMS "Parameter" -WORKDIR "Arbeitsverzeichnispfad"} startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

{#RUN -FILE "notepad.exe"}

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, geben Sie den vollständigen Dateipfad zur Programmdatei an.

Wenn Sie im Anschluss an das Makro weitere Texteingaben oder Automatisierungen in der gestarteten Anwendung durchführen möchten, müssen Sie direkt nach dem Makro {#RUN …} den Fokus explizit in die neu gestartete Anwendung setzen. Andernfalls werden weitere Schritte in der Anwendung fortgeführt, aus der der Textbaustein aufgerufen wurde.

Datei öffnen

{#OPEN Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

{#OPEN d:\daten\beispiel.txt}

Fokuswechsel

{#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator").

Beispiel:

{#FOCUS Calculator}

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

Der optionale Parameter -WINDOWSTATE definiert die Darstellung des dazugehörigen Programmfensters: maximize, minimize, restore, hide oder show.

Der Fenstertitel kann Platzhalter * enthalten.

Schleifenfunktion

{#LOOP -COUNT x} wiederholt den Inhalt nach 'LOOP' x-mal.

Beispiel:

{#LOOP Beispieltext{#ENTER} -COUNT 3}

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' in jeweils einer neuen Zeile dreimal untereinander aus:

Beispieltext

Beispieltext

Beispieltext

Programmierung

Textbaustein einfügen

{#INSERT Autotext …} bettet einen Textbaustein ein, der über seinen Autotext definiert wird.

Sie können aber nicht nur Textbausteine in einen anderen Textbaustein einfügen, sondern sogar einen Textbausteinordner.

In diesem Fall kennt PhraseExpress den einzufügenden Textbaustein im Ordner noch nicht und das gewünschte Verhalten kann im Makroeingabedialog definiert werden:

  • Der gewünschte Textbaustein wird jeweils aus einem Auswahlmenü beim Cursor manuell ausgewählt ("multiple choice"-Auswahl).
  • PhraseExpress wählt jeweils einen zufälligen Textbaustein des Ordners. Damit können Sie Textbaustein zufallsgesteuert variieren.
  • Sie definieren den "x.ten" Textbaustein des Ordners mittels Parameter -ITEM aus. Das ist zum Beispiel bei Verwendung des Zwischenablagespeichers praktisch.
Anwendungsbeispiele:
  • Eine Fußzeile oder E-Mail-Signatur wird von mehreren Textbausteinen gemeinsam genutzt.
  • Einzelne Vertragsabschnitte oder beliebige Texte werden in verschiedenen Textbausteinen wiederverwendet.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#INSERT Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

{#INSERT ##signatur}

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext ##signatur und folgendem Textinhalt:

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Mit optionalem Parameter -INHERIT (engl. für 'vererben') merkt sich PhraseExpress Ihre Textbausteinwahl aus dem Auswahlmenü, falls Sie das {#INSERT …} Makro mit dem gleichen Autotext mehrfach in einem Textbaustein verwenden.

Ziehen Sie Textbausteine aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld des gerade bearbeiteten Textbausteins, um eine Verkettung mittels {#INSERT …} Makrofunktion zu erstellen. Falls der einzufügende Textbaustein noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Beschreibung und zwei vorangestellten '##' Zeichen und einer Zufallszahl automatisch einen Autotext.

Vorteile von verschachtelten Textbausteinen:
  • Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst.
  • Sie sparen Speicherplatz für die Textbausteindatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Vergleich

{#CHECK } prüft den mittels Parameter -TEXT übergebenen Inhalt mit einem per -CASE definierten Vergleichsoperator und Vergleichswert. Bei Erfüllen der Vergleichsbedingung wird ein per -OUTPUT definierter Inhalt ausgegeben.

Mehrere Vergleiche können durch | (Hochstrich) voneinander per "Oder"-Verknüpfung innerhalb einer {#CHECK } Makrofunktion definiert werden.

Beispiel:

{#CHECK -TEXT ZuVergleichenderText -CASE == Vergleichsstext1 -OUTPUT Ausgabe1|.= Vergleichstext2 -OUTPUT Ausgabe2 -ELSE AusgabeWEnnNichtsZutrifft}

Vergleichsoperatoren
Operator Beschreibung
== exakt gleich
.= fängt an mit
=. endet auf
=.= beinhaltet
!= != ungleich
!.= fängt nicht an mit
!=. endet nicht auf
!=.= beinhaltet nicht
-> Text länger als
<- Text kürzer als
> Zahl größer als
< Zahl kleiner als
>= Zahl größer als
<= Zahl kleiner als
Anwendungsbeispiel:

{#CHECK -TEXT {#INPUT -HEAD Vorname? -SINGLE} -CASE == Hans -OUTPUT Das ist Hans -ELSE Das ist nicht Hans}

Das hier verwendete Beispiel fragt nach der Eingabe eines Namens und gibt ausschließlich bei Eingabe von "Hans" folgendes aus:

Das ist Hans.

Das Makro vergleicht auch Zahlenwerte numerisch und kann statt eines statischen Texte auch weitere Makrobefehle ausführen, wie zum Beispiel den Befehl {#INSERT …}:

{#CHECK -TEXT {#INPUT Zahl?} > 5 -OUTPUT Die Zahl ist größer als 5. -ELSE {#INSERT ##anderephrase}}

Das Beispiel fragt nach der Eingabe einer Zahl und gibt bei einer Zahl größer als 5 aus:

Die Zahl ist größer als 5.

Bei Eingabe einer Zahl kleiner 5 gibt PhraseExpress per {#INSERT …} Befehl den Textbaustein mit dem Autotext ##anderephrase aus.

Verschachtelte Makrofunktionen werden üblicherweise von innen nach außen verarbeitet. Ab PhraseExpress v11 werden die Verzweigungen des {#CHECK } Makro jedoch erst nach der "Wenn"-Entscheidung interpretiert.

Bei Ausgabe von Formularmakrofunktionen lagern Sie diese in einen Textbaustein aus und verweisen per {#INSERT } darauf.

{#CHECK } ersetzt und erweitert die bisherige {#COND } Makrofunktion.

Berechnung

{#CALC Berechnung} gibt das Ergebnis des unter Berechnung angegebenen mathematischen Ausdrucks aus.

Parameter
  • -DIGITS ergänzt das Rechenergebnis um eine definierbare Anzahl an führenden Nullen.
  • -ROUND rundet das Ergebnis auf eine bestimmte Anzahl an Nachkommstellen.
  • -DECIMALMARK definiert das Dezimaltrennzeichen
  • -THOUSANDS das Tausendertrennzeichen.

Bei Angabe des Werts "auto" für die Parameter -ROUND, -DECIMALMARK oder -THOUSANDS passt sich die Ausgabe an das Eingabeformat an.

Beispiel:

{#CALC (sin90^2)*2 -ROUND 2}

Das Makro gibt das Rechenergebnis in der Zahlenformatierung gemäß der Windows-Einstellungen auf 2 Stellen gerundet aus.

Unterstützte Funktionen und Operatoren:

ln, sin, cos, tan, ctg, abs, sqrt, !, ^, /, *, -, +.

Interessant wird dieser Befehl durch Kombination/Verschachtelung mit anderen Makros:

{#CALC {#INPUT -HEAD Zahl?}*45}

Da Makrofunktionen mit nur wenigen Ausnahmen von innen nach außen abgearbeitet werden, wird in diesem Beispiel zunächst per {#INPUT …} Makro nach Eingabe einer Zahl gefragt. Anschließend wird dieser eingegebene Wert mit 45 multipliziert und dann ausgegeben. Statt der Zahl 45 könnten Sie auch ein {#INSERT …} verwenden, das auf einen Textbaustein verweist, der wiederum eine Zahl beinhaltet:

{#CALC {#INPUT -HEAD Zahl?}*{#INSERT Beispielphrase}}

Wenn Sie hier z.B. 5 eingeben und der Textbaustein mit dem Autotext "Beispielphrase" die Zahl 12 beinhaltet, dann würde die Zahl 60 ausgegeben werden.

Das Calc Makro unterstützt auch hexadezimale Werte, die mit einem $-Zeichen identifiziert werden:

{#CALC $AB + $1F}

Bei inkonsistenter Eingabeformatierung (zum Beispiel Operanden mit verschiedenen Dezimaltrennzeichen) gibt die Makrofunktion eine Fehlermeldung aus.

Textbaustein erstellen/ändern

{#SETPHRASE -DESCRIPTION Beschreibung -CONTENT Textbausteininhalt -AUTOTEXT PhrasenAutotext -FOLDER OrdnerAutotext} generiert einen Textbaustein mit der definierten Beschreibung, Inhalt und Autotext in dem Textbausteinordner, der unter -FOLDER angegeben ist.

Nach Ausführen eines Textbausteins, der diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie, dass bei gleichzeitigem Zugriff auf die Textbausteindatei alle Arbeitsplatzinstallationen die Datei mit jeder Änderung aktualisieren/synchronisieren müssen. Daher sollten Sie mit diesem Makro erstellte, bzw. geänderte Textbausteine gegebenenfalls in einer separaten, lokalen(!) Textbausteindatei speichern. Alternativ kann die Verwendung temporärer Variablen sinnvoller sein.

Bei fehlendem Parameter -CONTENT wird der Textbaustein mit dem per -AUTOTEXT definierten Autotext gelöscht!

Wird kein Parameter -FOLDER angegeben oder, wenn der hier angegebene Ordnerautotext nicht existiert, wird der Textbaustein in der Hauptebene der Textbaustein-Hierarchie erstellt.

Temporäre Variablen

Temporäre Variablen speichern Text und/oder Zahlenwerte zur Wiederverwendung im gleichen oder anderen Textbausteinen.

Die Variablen werden im Hauptspeicher abgelegt und bleiben nur während der Programmlaufzeit erhalten.

Sie ermöglichen aufwendigere Makroprogrammierungen und lösen im Gegensatz zu {#SETPHRASE …} keinen Schreibvorgang der Textbausteindatei aus.

Temporäre Variable erstellen

Videoanleitung

{#SETTEMP -NAME Name -CONTENT Inhalt} definiert eine temporäre Variable mit dem angegebenen Namen und Inhalt. Es können beliebig viele temporäre Variablen erstellt werden.

Wenn der Parameter -CONTENT leer ist, wird die Variable nicht gelöscht, sondern sie hat einen leeren Inhalt, damit sie noch für Vergleichsoperationen zum Beispiel per {#CHECK …} genutzt werden kann.

Nach Beenden von PhraseExpress werden alle temporären Variablen gelöscht!

Temporäre Variable ausgeben

{#GETTEMP -NAME Name} gibt den Inhalt der, zuvor per Makrofunktion {#SETTEMP …} definierten Variablen mit dem definierten Namen aus.

Verzögerung

{#SLEEP Millisekunden} wartet die angegebene Zahl in Millisekunden.

Beispiel:
Hallo {#SLEEP 3000} Welt!

Das Beispiel gibt "Hallo" aus, wartet 3 Sekunden und schließt dann mit "Welt!" ab.

Verzögerungen sind nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung von einigen Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Stringoperationen

Stringoperationen dienen zur Formatierung, Zuschneidung und Bearbeitung von Texten.

Makrofunktion Beschreibung
{#LENGTH Text} Gibt die Länge des angegebenen Texts als ganzzahligen Wert zurück. Dieses Makro ist nützlich in Zusammenhang mit den anderen Makrofunktionen {#SUBSTR …} und {#CALC …}.
{#LOWERCASE Text} Wandelt den Text in Kleinbuchstaben um.
{#UPPERCASE Text} Wandelt den Text in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#LOWERCASEFIRST Text} Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in Kleinbuchstaben um.
{#UPPERCASEFIRST Text} Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#LOWERCASEWORD Text} Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in Kleinbuchstaben um.
{#UPPERCASEWORD Text} Wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes eines Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#TRIM Text} Entfernt Leerzeichen vor und hinter dem angegebenen Text.
{#TRIMLEFT Text} Entfernt Leerzeichen vor dem angegebenen Text.
{#TRIMRIGHT Text} Entfernt Leerzeichen hinter dem angegebenen Text.
{#POS Text -SUBSTR Teiltext} Gibt die Position als ganzzahligen Wert zurück, ab der der unter -SUBSTR angegebene Teiltext in Text vorkommt.
{#REPLACE Text -OLDTEXT AlterText -NEWTEXT NeuerText} Ersetzt im Text den unter -OLDTEXT angegebenen String mit dem unter -NEWTEXT angegebenen String.
{#SUBSTR Text -FROM x -COUNT y} Extrahiert aus dem Text einen Teilstring ab Zeichenposition -FROM mit der Länge -COUNT.
Anwendungsbeispiel:

Sehr geehrter Herr {#UPPERCASEFIRST {#TRIM {#INPUT -HEAD Nachname? -DEF {#INSERTCLIPBOARD} -SINGLE}}

Das verschachtelte Makrobeispiel wird von innen nach außen verarbeitet: Zunächst erwartet die manuelle Texteingabe mittels {#INPUT …} Makro die Eingabe eines Nachnamens für eine Anredefloskel. Als Vorgabewert wird mit {#INSERTCLIPBOARD …} der aktuelle Inhalt der Zwischenablage vorgeschlagen. Nach der manuellen Texteingabe werden überschüssige Leerzeichen mittels {#TRIM …} entfernt und abschließend der erste Buchstabe der Texteingabe mit dem Makro {#UPPERCASEFIRST} groß geschrieben.

Zwischenablage

{#CLIPBOARD -COPY} kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage.

{#CLIPBOARD -PASTE} fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein.

{#CLIPBOARD -CUT} schneidet den aktuell markierten Text aus und speichert ihn in die Windows Zwischenablage.

Zwischenablage ausgeben

{#INSERTCLIPBOARD} gibt den Zwischenablageinhalt zeichenweise als Text aus, statt über die weiter oben beschriebene Systemfunktion (Betätigen von STRG-v). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageinhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

{#INPUT -HEAD Eingabe? -DEF {#INSERTCLIPBOARD}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Zwischenablage füllen

{#SETCLIPBOARD Inhalt} füllt die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt.

Beispiel:

{#SETCLIPBOARD {#INPUT Text?}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text gefüllt.

Ab PhraseExpress v10 sind temporären Variablen zum Speichern von der Eingaben besser geeignet.

Tastaturlayout

Sprachschema setzen

{#SETLAYOUT Sprach-ID} wechselt die Sprache des 'Tastaturschemas'.

Beispiele:

{#SETLAYOUT 00000407}Dieser Text wird mit deutscher Tastatureinstellung ausgegeben.

{#SETLAYOUT 00000409}Ab hier wird das US-amerikanische Tastaturlayout verwendet.

{#SETLAYOUT 00000407}Abschließend wird zum deutschen Layout zurückgestellt.

Die Einstellung wird vom Betriebssystem dauerhaft übernommen, bis Sie es mit einem weiteren {#SETLAYOUT …} Makro wieder neu definieren.

Sprachschema ermitteln

{#GETLAYOUT …} ermittelt das aktuelle eingestellte Tastaturschema, um es z.B. mittels {#SETTEMP …} in eine temporäre Variable zwischen zu speichern:

{#SETTEMP -NAME Tastaturschema -CONTENT {#GETLAYOUT}}

Nach Abschluss verschiedener Änderungen der Sprachschema-Einstellungen wird das ursprüngliche Tastaturschema mit folgendem Makro aus der temporären Variablen wiederhergestellt:

{#SETLAYOUT {#GETTEMP Tastaturschema}}

Eine Liste der Sprach-IDs ('language identifiers') finden Sie auf der Microsoft MSDN Internetseite.

Einstellungen

Einfach- vs. Expertenmodus

Einsteiger schätzen eine übersichtliche Benutzeroberfläche während Profinutzer die große Vielfalt der Einstellmöglichkeiten in PhraseExpress bevorzugen.

Diesen gegensätzlichen Anspruch vereint das Programm durch zwei Betriebsarten:

Modus Erläuterung
Verschlankte Benutzeroberfläche mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen Einstieg. Umfangreiche Funktionen werden aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Einblendung aller Einstellmöglichkeiten und erweiterter Menüs.

Den Expertenmodus aktivieren Sie über das Menü Ansicht » Expertenmodus.

Alle erweiterten Einstellungen sind auch im Normalmodus aktiv! Das Ausblenden der Optionen dient lediglich der optischen Verschlankung der Benutzeroberfläche.

Die Programmeinstellungen öffnen Sie mittels Klick der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol. Wählen Sie den Befehl Textbausteine bearbeiten » Extras » Einstellungen.

Clevere Anwender erreichen häufig benötigte Einstellungen noch schneller mit einem Klick auf das Startleistensymbol bei einer der folgenden Zusatztasten betätigen:

Zusatztaste Ausgelöste Aktion
ALT-Klick Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
SHIFT-Klick Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
STRG-Klick PhraseExpress temporär deaktivieren.
  • Wenn der Befehl Einstellungen fehlt, wurde er zum Schutz vor Fehlbedienungen auf eine der folgenden Arten ausgeblendet:

Funktionen

Wir ersparen Ihnen Beschreibungen im Stile von "'Zwischenablagespeicher aktivieren' aktiviert den Zwischenablagespeicher" und beschränken uns im Handbuch auf erklärungsbedürftige Optionen.

Falls Sie sich bei den Einstellungen 'verfahren' haben, hilft Ihnen die Schaltfläche Auf Standardwerte zurücksetzen.

PhraseExpress automatisch mit Windows starten

Um PhraseExpress automatisch mit Windows zu starten, aktivieren Sie unter Einstellungen » Funktionen die entsprechende Funktion.

PhraseExpress kann diese Einstellung nur für den aktuell angemeldeten Anwender aktivieren. Um PhraseExpress für alle Benutzer dieses Rechners mit Windows zu starten, kopieren Sie eine Programmverknüpfung in den Windows Autostartordner für alle Benutzer (Standardpfad: C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\StartUp).

Tastenkombinationen

Tastenkombinationen bieten Schnellzugriff auf häufig benötigte PhraseExpress Funktionen.

Für das Textbaustein-Auswahlmenü lassen sich weitere Tastenkombinationen definieren.

Anzeige

Hier konfigurieren Sie die Benutzeroberflächensprache und die Anzeige von Warnmeldungen.

Sprechblasen-Hinweise sind Zusatzinformationen, die in einer Sprechblase unten rechts beim PhraseExpress Startleistensymbol erscheinen.

Wir empfehlen, diese Hinweise aktiviert zu lassen, weil Sie durch Klicken auf die Sprechblasen bequem zu Programmeinstellungen springen können.

Falls trotz aktivierter Sprechblasen keine Hinweise angezeigt werden, sind diese eventuell im Betriebssystem deaktiviert.

Hinweistöne

Um bei der Arbeit am PC das Textbaustein-Auswahlmenü nicht zu übersehen, kann PhraseExpress optional bei einigen Ereignissen einen Hinweiston abspielen.

Wir empfehlen kurze und unaufdringliche Hinweistöne zu verwenden.

Textbausteindateien

Textbausteindatei-Synchronisation

PhraseExpress überprüft beim Speichern einer Textbausteindatei, ob zwischenzeitlich eine andere Installation die Textbausteindatei ebenfalls bearbeitet und aktualisiert hat.

PhraseExpress kann bei jedem Synchronisationskonflikt nachfragen, wessen Änderungen übernommen werden oder ob Änderungen stets automatisch zusammengeführt werden sollen.

Beim Öffnen des Hauptprogrammfensters prüft PhraseExpress gängige Cloudsynchronisationsordner auf Vorhandensein einer Textbausteindatei. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie das hier deaktivieren.

Aufgrund Verzögerungen bei der Dateiübertragung über das Netzwerk/Internet kann es bei der Dateisynchronisation systembedingt zu Versionskonflikten führen. Diese Gefahr vermeiden Sie durch Einsatz des PhraseExpress Servers oder SQL Servers.

Datensicherung

Hier können Sie konfigurieren Sie die Anzahl der Datensicherungen für lokale Textbausteindateien.

Das einstellbare Sicherungsverzeichnis sollte vom Speicherort der Textbausteindatei abweichen, damit bei einem Festplattendefekt zumindest noch die Datensicherungen zur Verfügung stehen.

Mehrere Anwender können einen zentralen Speicherort für die Datensicherungen verwenden. PhraseExpress führt dann die Änderungen aller Anwender zentral dort zusammen.

Wenn Sie unterwegs ohne Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Datensicherungsordner arbeiten, speichert PhraseExpress Ihre Bearbeitungsschritte lokal zwischen und pflegt sie bei der nächsten Netzwerkverbindung wieder in die zentrale Datensicherung ein.

  • Achten Sie auf ausreichenden Speicherplatz für die Datensicherungen.
  • Der PhraseExpress Client sichert keine System-Textbausteinordner sowie SQL Textbausteindatenbanken. Sichern Sie SQL Datenbanken mit entsprechenden Datenbankwerkzeugen.
  • Der PhraseExpress Server verfügt über ein separates Datensicherungssystem.
  • Sichern Sie auch die Backups auf externe Speichermedien, um Datenverlust zuverlässig zu verhindern.

SQL Datenbank

Bei jedem Ausführen eines Textbausteins wird der Inhalt erneut vom SQL Server abgerufen, damit die aktuellste Version verwendet wird.

Optional kann PhraseExpress Textbausteine für für eine beschleunigte Wiedergabe lokal zwischenspeichern. Dies erhöht jedoch den lokalen Speicherbedarf und Textbausteinänderungen werden erst bei einem Neustart des PhraseExpress Clients berücksichtigt.

Textbausteinstatistik

Bei Verwendung eines SQL Servers senden die PhraseExpress Clients bei aktivierter Textbausteinstatistik die Nutzung jedes einzelnen Textbausteins und den Zeitpunkt des letzten Zugriff getrennt für jeden Benutzer an den SQL Server, um zum Beispiel Textbausteine im Auswahlmenü nach Nutzungshäufigkeit oder Zeitpunkt der letzten Verwendung zu sortieren.

Netzwerk

Aktivieren Sie die Option Netzwerkunterstützung, wenn die PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation für folgende Anwendungsfälle auf das lokale Netzwerk, bzw. das Internet zugreifen muss:

  • Verwendung des PhraseExpress Servers.
  • Zugriff auf einen SQL Server.
  • Prüfung auf Softwareaktualisierungen

Die Kommunikationsports sollten Sie nur ändern, wenn diese in Ihrem Netzwerk anderweitig belegt sind oder wenn Sie mehrere PhraseExpress Server parallel im Netzwerk betreiben (die unterschiedliche Ports verwenden müssen).

Proxyserver

Falls Ihr Rechner über einen Proxy-Server an das Netzwerk angebunden ist, können Sie hier Proxy Einstellungen vornehmen. Wenden Sie sich bei Fragen zur Proxyserverkonfiguration an Ihren Systemadministrator.

Diese Einstellung wirkt sich auch für die Prüfung auf Softwareaktualisierungen und für die Registrierung der Lizenzschlüssel aus.

Softwareaktualisierungen

Videoanleitung

PhraseExpress prüft gelegentlich, ob Sie die aktuellste Softwareversion verwenden. Diese Funktion können Sie unter Extras » Einstellungen » Netzwerk anpassen:

Option Beschreibung

Deaktiviert die Prüfung auf neue Versionen.

Diese Einstellung wird nicht empfohlen! Sie erhalten keine Information bei wichtigen Fehlerkorrekturen!

Sie werden nur über Aktualisierungen informiert, die schwerwiegende Fehler beheben, bzw. wichtige neue Funktionen bereitstellen.

Wichtige Aktualisierungen wurden vor der Veröffentlichung sorgfältig getestet und kann nach bestem Wissen bedenkenlos in Produktivumgebungen verwendet werden.

Wichtige Aktualisierungen werden typischerweise nur sehr selten veröffentlicht und Sie verpassen bei dieser Einstellung kleinere Verbesserungen.

Das ist die empfohlene Einstellung für Unternehmen mit einer konservativen Aktualisierungspolitik.

Wenn Sie auch an kleineren Verbesserungen interessiert sind, dann werden Sie bei dieser Einstellung auch über laufende Verbesserungen informiert.

Die Installation solcher kleinerer Aktualisierungen ist nicht zwingend erforderlich, bietet aber oft nützliche neue Funktionen oder behebt kleinere Probleme.

Wählen Sie diese Option nur auf Aufforderung durch uns; wenn wir eine individuelle Anpassung für Sie vornehmen, bzw. wenn Sie eine Lösung für ein spezielles Problem im Rahmen eines laufenden Kundendienstfalls erwarten.

Bei Wahl dieser Option werden Sie informiert, falls eine Betaversion einer zukünftigen Version vorliegt.

Diese Einstellung ist nicht immer sichtbar.

Wenn Sie "Kleinere Aktualisierungen" gewählt haben, werden Sie trotzdem auch über wichtige Aktualisierungen informiert.

Kapitel "PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten" enthält weitere Informationen.

Inhalte im Auswahlmenü

Mit der Option Inhalte im Auswahlmenü konfigurieren Sie die Anzeige der Autotexte, Tastenkombinationen oder Schnellwahltasten im Auswahlmenü.

Auswahlmenüinhalte lassen sich alphabetisch, nach Länge und Nutzungshäufigkeit (nur bei Nutzung eines SQL Servers) sortieren.

Bei Sortierung nach Nutzungshäufigkeit muss unter Einstellungen » Textbausteindateien das Übermitteln der Statistik aktiviert sein.

Optional zeigt PhraseExpress beim Verharren mit der Maus über einen Textbaustein eine Vorschau des Textbausteininhalts an.

Vermutlich möchten Sie keine Textbausteine zur Auswahl angeboten bekommen, wenn Sie gerade einmal das erste Zeichen eingegeben haben. Daher sollten Sie für den Parameter Textvorschläge nach Eingabe des x. Zeichens vorschlagen zum Beispiel auf 3-4 Zeichen einstellen.

Bei Aufruf eines Textbausteinordners per Tastenkombination erscheint das Auswahlmenü an der hier definierten Stelle.

Einige Anwendungen, wie zum Beispiel Mozilla Firefox übermitteln bisweilen eine fehlerhafte Cursorposition. PhraseExpress zeigt das Menü an einer einstellbaren "Notfall"-Position an.

Die Microsoft Accessibility-Option bietet eine genauere Positionsermittlung. Deaktivieren Sie diese Option, falls sie zu Abstürzen in Drittanwendungen führt.

In diesem Menü stellen Sie das Erscheinungsbild des Auswahlmenüs ein.

Zum Anpassen der Farben klicken Sie in der interaktiven Vorschau auf den gewünschten Text oder Hintergrund-Bereich und definieren Sie mittels Klick auf den Farbwähler eine neue Farbe.

Praktisch für Sehbehinderte ist die einstellbare Schriftart und -größe. Die Vorschau zeigt die Schriftgröße an, sofern der Platz ausreicht.

Achten Sie zwecks Lesbarkeit auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Textfarbe und Hintergrund, bzw. Markierung.

Bestätigungstaste zum Ausführen eines Textbausteins im Auswahlmenü

Mit der Bestätigungstaste führen Sie ein im Textbaustein-Auswahlmenü markiertes Element aus. Verwenden Sie hierfür eine Taste, die einerseits bequem erreichbar ist, aber ein unerwünschtes Ausführen während einer Texteingabe vermeidet.

Wir empfehlen die Taste TAB, SHIFT oder #, beziehungsweise ; auf Tastaturen mit amerikanischem Layout.

Schnellwahltasten im Auswahlmenü

Mit den Schnellwahltasten wählen Sie ein bestimmtes Element im Textbaustein-Auswahlmenü, ohne es mit der Maus oder mittels Pfeiltasten ansteuern zu müssen:

Schnellwahltasten Beschreibung

Die ersten neun Elemente im Auswahlmenü werden direkt über die Zahlen der oberen Tastenreihe ausgewählt.

Verwenden Sie diese Einstellung immer mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü eine Zahl eingeben können. Andernfalls können Sie Zahlen nur noch über den Ziffernblock auf der rechten Seite der Tastatur eingeben, wenn das Auswahlmenü geöffnet ist.

Mit den Zahlen im Ziffernblock einer Desktop-Tastatur können bis zu neun Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden.

Vorteil: Zahlen können auch bei geöffnetem Auswahlmenü über die obere Zahlenreihe Ihrer Tastatur eingegeben werden, während Sie einen Textbaustein direkt durch Zahleneingabe auf dem Ziffernblock auswählen können.

"NumLock" muss zur Aktivierung der Zahlen auf dem Ziffernblock aktiviert sein. In diesem Fall leuchtet die NumLock-Anzeige auf Ihrer Tastatur.

Mit den Funktionstasten können bis zu 12 Elemente im Auswahlmenü direkt ausgewählt werden.

Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, weil die Funktionstasten meist bereits von anderen Windowsprogrammen belegt sind.

Mit dieser Einstellung können bis zu 26 Elemente im Auswahlmenü direkt durch Eingabe eines Buchstabens ausgewählt werden.

Verwenden Sie diese Einstellung stets mit einer Zusatztaste STRG, ALT oder WIN, damit Sie bei geöffnetem Auswahlmenü weitere Buchstaben eingeben können.

Hier konfigurieren Sie Optionen der Suche im Textbaustein-Auswahlmenü.

Bei deaktivierter Option "Auch innerhalb des Texts suchen" sucht nur ab Anfang der Textbausteinbeschreibung. Andernfalls auch innerhalb der Beschreibung.

Bei aktiviertem "Quickjump" muss der Suchtext nicht sequentiell eingegeben werden. PhraseExpress überspringt nicht passende Buchstaben bis zum nächsten Treffer.

Vorschlagsfunktion

PhraseExpress kann die wiederholte Eingabe von Tippfehlern, einzelne Wörtern oder ganzer Sätze erkennen und als Textbaustein speichern.

Der Filter schränkt ein, welche Texteingaben für die Vorschlagsfunktion berücksichtigt werden sollen. Wenn zum Beispiel das Häkchen vor "Texte mit Großbuchstaben am Satzanfang lernen" entfernen, dann ignoriert die Textvorschlagsfunktion alle Texteingaben, die mit einem Großbuchstaben beginnen.

Experteneinstellungen

Diese Einstellungen sind erfahrenen Anwendern vorbehalten und sollten andernfalls nur nach Aufforderung durch uns geändert werden.

Autotext

Unter Standard- Vor-, bzw. Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluss eines Autotexts erkennt.

Verwenden Sie #9 für die TAB-Taste und #13 für die ENTER-Taste.

Bei Problemen mit einer gesperrten ENTER oder TAB-Taste, deaktivieren Sie bitte die Option ENTER- und TAB-Tasten durch PhraseExpress leiten.

Globale Beschränkung auf bestimmte Programme

Die PhraseExpress Anwendung kann global auf bestimmte Programme beschränkt werden.

Diese globalen Programmbeschränkungen haben Priorität vor Programmbeschränkungen für Textbausteine und werden in der Konfigurationsdatei des lokalen Rechners gespeichert. Sie gelten daher für alle Anwender des dieses Rechners.

Wenn Sie eine Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen und die Programmbeschränkungen für alle Anwender definieren möchten, verwenden Sie bitte die Programmbeschränkung für Textbausteine, die in der Textbausteindatei gespeichert werden. Markieren Sie hierzu das Wurzelelement in der Baumansicht und schränken Sie dieses inklusive aller Elemente aller Unterordner auf die gewünschten Programme ein. Diese Einstellung wird dann in der gemeinsam genutzten Textbausteindatei, statt in der Konfigurationsdatei gespeichert. Damit erreicht die Einstellung alle Anwender der Textbausteindatei.

E-Mail Sendemethode

  • Wenn bei Verwendung der Makrofunktion {#MAIL …} mit MS Outlook und Verwendung der Sendemethode mailto: merkwürdige Sonderzeichen im E-Mailtext erscheinen, dann aktivieren Sie die Option UTF-8 Zeichenkodierung.
  • Wenn die Mailversendemethode MAPI nicht funktioniert, durchsuchen Sie bitte Ihren Rechner nach der Datei fixmapi.exe und führen Sie diese mit Administrationsrechten aus. Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung extra in Lotus Notes aktiviert werden.

Textausgabe

Einfügemethode

PhraseExpress unterstützt mehrere technische Methoden zum Einfügen von Textbausteinen in eine Zielanwendung:

Einfügemethode Varianten Vor- und Nachteile

 

Kurze Textbausteine werden am schnellsten mittels Simulation einzelner Tastendrücke eingefügt. PhraseExpress ahmt dabei "Taste-für-Taste" das manuelle Tippen des Textbausteins nach.

Vorteil: Unterstützt die meisten internationalen Zeichensätze (inklusive asiatischer Zeichensätze) und Tastatur-Sprachlayouts.

Nachteil: Einige Zielprogramme unterstützen diese Einfügemethode nicht. Das Einfügen längerer Texte dauert recht lange.

 

Vorteil: Beste Kompatibilität mit den meisten Programmen (inklusive Java Applets).

Nachteil: Funktioniert nicht mit internationalen Zeichensätzen oder speziellen Tastaturen.

Erforderlich bei Nutzung von PhraseExpress im Apple Safari Browser v5.1 (oder neuer).

 

Vorteil: Längere Textbausteine werden über die Windows Zwischenablage schnell "in einem Rutsch" eingefügt.

Nachteil: Systembedingt kommt es nach dem Einfügen zu einer gewissen Verzögerung, weil die Zwischenablage zunächst von Windows freigegeben, gefüllt und dann wieder ausgegeben werden muss. Dadurch eignet sich diese Einfügemethode nicht für Autotexte, die für die AutoKorrektur verwendet werden, weil diese möglichst schnell im Textfluß ersetzt werden sollen.

Ein guter Kompromiss ist die Wahl der Option Textbaustein mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen. Kürzere Texte werden damit "Taste-für-Taste" und Texte ab der gewählten Mindestlänge automatisch mit der Zwischenablage eingefügt.

Formatierte Textbausteine überträgt PhraseExpress in das Zielprogramm stets über die Zwischenablage. Mit der Einstellung Textbaustein-Ausgabeformat bestimmen Sie, mit welchen Formaten die Zwischenablage befüllt werden soll:

PhraseExpress speichert formatierte Textbausteine stets im RTF Format und kann optional daraus eine HTML Variante generieren, um die Kompatibilität mit (zumeist webbasierten) Anwendungen zu maximieren:

Option Beschreibung

 

PhraseExpress verwendet RTF und HTML , außer in bestimmten Anwendungen, die bekannt für Probleme mit HTML sind. In diesem Fall verwendet PhraseExpress nur RTF.

Empfohlene Standardeinstellung

 

Textbausteine werden stets als RTF und HTML ausgegeben. Die Zielanwendung wählt nach ihrem Ermessen die beste Variante für sie aus.

 

Textbausteine werden ausschließlich im RTF-Format gesendet. Empfohlen, falls die Zielanwendung HTML auswählt, obwohl sie dies nicht korrekt umsetzen kann.

 

Ausschließlich HTML wird ausgegeben. Geeignet für Programme, die das RTF Format nicht verarbeiten können.

Optional kann PhraseExpress nach Verwendung der Zwischenablage den vorherigen Zwischenablageinhalt wiederherstellen. Diese Einstellung verursacht jedoch eine weitere systembedingte Verzögerung.

Zur Behebung von Kompatibilitätsproblemen mit bestimmten Zielprogrammen können Sie jeweils spezifische Einfügemethode definieren. Diese Einstellung hat Vorrang gegenüber der Standardeinstellung.

Bei aktivierter Option "Fokuswechsel erzwingen" merkt sich PhraseExpress den Fokus der gerade aktuellen Anwendung und setzt den Fokus Anzeigen eines Auswahlmenüs explizit wieder in das Zielprogramm. Der Fokus wird auch explizit nach Formulareingaben wieder in das Zielprogramm gesetzt. Allerdings kann dies in seltenen Fällen zu Problemen führen, wenn der aktuelle Programmfokus nicht korrekt ermittelt wird. Experimentieren Sie mit dieser Einstellung, wenn Texte nicht in das korrekte Zielprogramm eingefügt werden.

PhraseExpress fasst mehrere verkettete/verschachtelte Textbausteine vor dem Einfügen in das Zielprogramm intern zusammen und gibt diese dann gebündelt mit einer einzigen Einfügeoperation aus. Wenn Sie die Textbausteine schrittweise ausgeben möchten, aktivieren Sie die Option "Verkettete Textbausteine stückweise ausgeben".

Experimentieren Sie bitte mit den Einstellungen, wenn Sie Probleme beim Einfügen von Textbausteinen in bestimmten Anwendungen haben, da es keine allgemein gültige Empfehlung gibt.

Experteneinstellungen - Verzögerungen

Falls Textbausteine in die falsche Anwendung oder unvollständig eingefügt werden, ist ein Experimentieren mit den Verzögerungen erforderlich, um die Geschwindigkeit von PhraseExpress mit Ihrem individuellen System abzustimmen:

Parameter Beschreibung

 

Zum Einfügen eines Textbausteins wechselt PhraseExpress den Programmfokus vom Zielprogramm zum Textbausteinmenü und nach Auswahl des Textbausteins wieder zurück zum Zielprogramm.

PhraseExpress könnte dies viel schneller durchführen, als ein Rechner das tatsächlich verarbeiten kann.

Daher ist eine Verzögerung einstellbar, damit auch langsamere, bzw. stark ausgelastete Rechner den Fokuswechseln folgen können.

Erhöhen Sie den Wert, falls Textbausteine nicht in die erwartete Anwendung eingefügt werden.

 

PhraseExpress wartet diese Verzögerung nach jeder Sondertastendrucksimulation, damit die Zielanwendung diese verarbeiten kann.

Erhöhen Sie diesen Verzögerungswert, wenn Automatisierungen nicht korrekt ausgeführt werden.

PhraseExpress verwendet gegebenenfalls die Zwischenablage zum Einfügen von Textbausteinen. Windows räumt der Zwischenablage jedoch eine sehr viel geringere Priorität zu, als anderen Prozessen im Computer.

Daher muss PhraseExpress abhängig von der Rechnergeschwindigkeit, bzw. Systemauslastung eine gewisse Zeit warten.

Erhöhen Sie diesen Wert, wenn Textbausteine nicht in die richtige Anwendung eingefügt werden.

PhraseExpress kann nach dem Einfügen von Textbausteinen mithilfe der Windows Zwischenablage anschließend den ursprünglichen Inhalt der Zwischenablage wiederherstellen.

PhraseExpress wartet eine einstellbare Zeit ab, bevor der zwischengespeicherte Inhalt wieder in die Zwischenablage geschrieben wird.

Experimentieren Sie mit dieser Verzögerung, wenn die Zwischenablage nach Einfügen eines Textbausteins nicht mehr den vorherigen Inhalt aufweist.

Setzen Sie gegebenenfalls die Verzögerungswerte auf Standardwerte zurück und experimentieren Sie mit den Einstellungen. Stark ausgelastete oder ältere Rechner benötigen längere Verzögerungen.

Mit der Makrofunktion {#SLEEP …} können Sie Verzögerungen auch innerhalb eines Textbausteins hinzufügen.

Textbausteinformat

Hier definieren Sie die Schriftformatvorgabe für neu erstellte, formatierte Textbausteine.

"Schriftformatierung bei HTML-Ausgabe" definiert, ob die HTML Ausgabe Schriftformatierungen enthält:

Option Beschreibung

 

Die HTML Ausgabe beinhaltet Schriftformatierungsinformationen nur dann, wenn die Textbausteinformatierung von der eingestellten Standardschriftformatierung abweicht.

Wurde die Schriftformatierung des Textbausteins nicht von der Standardvorgabe geändert, enthält die HTML Ausgabe keine Schriftartformatierungen.

 

Die HTML Ausgabe beinhaltet stets tags zur Definition der Schriftfamilie und -größe. Die Textbausteinausgabe ignoriert damit etwaige Schriftarteinstellungen der Zielanwendung.

 

PhraseExpress fügt dem Textbaustein keine tags zur Schriftfamilie und -größe zur HTML Ausgabe hinzu. Die Formatierung des Textbausteins passt sich an die aktuelle Formatierung in der Zielanwendung an.

Fehlersuche

Bitte prüfen Sie zunächst einige grundlegenden Dinge:

  • Wurde PhraseExpress gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das PhraseExpress Sprechblasen-Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten links in der Windows Taskleiste auf das Startsymbol » Alle Programme » PhraseExpress » PhraseExpress.
  • Wenn Sie das Startleistensymbol dann immer noch nicht sehen und Windows 7/8 verwenden, klicken Sie das kleine Dreieck in der Startleiste und ziehen Sie das PhraseExpress Symbol aus dem Popup-Menu in die Startleiste neben die Datumsanzeige, um es dort dauerhaft einzublenden.
  • Wenn das Programmsymbol ein graues Ausrufezeichen zeigt, ist PhraseExpress temporär deaktiviert.
  • Bei geöffnetem PhraseExpress Programmfenster sind alle Funktionen deaktiviert. Minimieren Sie das Programmfenster, damit PhraseExpress funktionieren kann.
  • Zeigt PhraseExpress ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.
  • Wenn Sie doppelte Buchstaben bei Textersetzungen erhalten, konkurriert PhraseExpress mit der Rechtschreibkorrektur anderer Anwendungen (zum Beispiel Microsoft Word oder der, mit Windows 8/8.1 eingeführten, systemweiten Rechtschreibkorrektur). Um solche Probleme einzukreisen, probieren Sie das Einfügen eines Textes testweise mit dem Windows Editor/Notepad. Deaktivieren Sie gegebenenfalls die Rechtschreibkorrektur in diesen Drittanwendungen oder verzichten Sie auf die Rechtschreibkorrektur-Textbausteine in PhraseExpress.
  • Beenden Sie schrittweise alle im Hintergrund laufenden Programme, um Inkompatibilitäten aufzuspüren. Insbesondere Programm, die Tastaturein-/ausgaben auswerten (Clipboard Manager, Textbaustein-Utilities oder spezielle Multimedia-Tastaturtreiber, wie zum Beispiel AutoHotkey, Synergy, Microsoft Intellipoint) können zu Problemen führen, wenn diese um die Auswertung und Verarbeitung von Tastatureingaben konkurrieren.
  • Prüfen Sie, ob etwaige "Sicherheits"-Programme die Tastatur-Abfrage ("Keyboard Hook") von PhraseExpress blockieren.
  • Testen Sie PhraseExpress mit dem Windows Editor oder Wordpad als möglichst einfaches Zielprogramm, um etwaige Einflüsse ihrer spezifischen Zielanwendung auszuschließen.
  • Wenn die Tasten ENTER oder TAB auf Ihrem Rechner blockiert sein sollte, deaktivieren Sie bitte die Experteneinstellung "ENTER und TAB durch PhraseExpress leiten".

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

PhraseExpress bietet komfortable Möglichkeiten, unerwünschte Textersetzungen zu verhindern:

  • Wenn Sie eine unerwünschte Textersetzung mit der Backspace-/Entfernen-Taste rückgängig machen, wird PhraseExpress die nächste Eingabe einmalig nicht mehr ersetzen.
  • Alternativ klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol in der Startleiste, um den zuletzt ausgeführte Textbaustein in PhraseExpress zu ändern oder zu löschen.
  • Klicken Sie unerwünschte Textbausteine in einem Textbaustein-Auswahlmenü mit der rechten Maustaste, um diesen in PhraseExpress zu bearbeiten/löschen.
  • Definieren Sie unter Einstellungen » Tastenkombinationen eine Tastenkombination zur Bearbeitung des zuletzt eingefügten Textbausteins.
Weitere Tipps zur Vermeidung unerwünschter Textbausteine:
  • Beschränken Sie Textbaustein die Programme, in denen Sie diese ausschließlich nutzen.
  • Konfigurieren Sie den Textbaustein so, dass er nur nach manueller Bestätigung eingefügt wird, um automatische Textersetzungen zu verhindern.
  • Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteile eines Wortes sein können, wenn Sie die Autotext-Option "Sofort ersetzen" gewählt haben.
  • Falls eine unerwünschte Textersetzung nur in Word passiert, aber zum Beispiel nicht in Wordpad, so haben Sie vermutlich in Word selbst eine AutoKorrektur definiert, die diese Textersetzung vornimmt.

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen generell nicht?

  • Prüfen Sie zunächst die oben aufgeführten allgemeinen Hinweise.
  • Ist der Autotext überhaupt in Ihrem Textbausteinbestand vorhanden? Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und suchen Sie den gewünschten Autotext (siehe Kapitel "Suchen und Finden"). Stellen sie sicher, dass der Autotext keine eventuell unerwünschten Leerzeichen oder ungeeignete Einstellungen enthält.
  • Ist der zum Autotext zugehörige Textbausteininhalt leer? Enthält er eine fehlerhafte Makrofunktion?
  • Haben Sie die Textersetzung eventuell vorher rückgängig gemacht? PhraseExpress merkt sich dies und unterdrückt dann den Autotext automatisch einmalig. Geben Sie den Autotext in diesem Fall einfach nochmals ein.
  • Wurden Autotexte/Tastenkombinationen für einen bestimmten Textbausteinordner deaktiviert? Prüfen Sie, ob der betreffende Textbausteinordner in der Baumansicht ein graues Ordnersymbol hat. Falls ja, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und setzen Sie ein Häkchen vor Autotext/Tastenkombinationen aktivieren.
  • Haben Sie die Autotexteinstellungen in den Experteneinstellungen geändert? Dies kann bei fehlerhafter Konfiguration dazu führen, dass Autotexte nicht mehr funktionieren. Setzen Sie die Einstellungen gegebenenfalls wieder auf Standardeinstellungen zurück.
  • Erstellen Sie den Textbaustein erneut.

Werden Texte in die falsche Anwendung eingefügt

  • Wenn Textbausteine in das falsche Programm eingefügt werden, oder wenn statt einer Textausgabe nur Töne erklingen, dann deaktivieren testweise die Experteneinstellung "Fokuswechsel erzwingen".

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen nur in bestimmten Programmen nicht?

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Wurde der Textbaustein auf bestimmte Programme beschränkt?
  • Haben Sie PhraseExpress selbst global auf bestimmte Programme beschränkt?
  • PhraseExpress funktioniert aus Sicherheitsgründen nicht in Zielanwendungen, die mit Administratorrechten gestartet wurden. In diesem Fall starten PhraseExpress ebenfalls mit Administratorrechten (Klick mit der rechten Maustaste auf die PhraseExpress Programmverknüpfung und "Als Administrator ausführen" wählen). Viele Zielanwendungen verfügen über automatische Updatefunktionen, die das Programm nach Aktualisierung mit Administratorrechten starten, ohne dass Sie hierüber informiert werden. Nach manuellem Anwendungsneustart mit normalen Anwenderrechten sollte PhraseExpress auch wieder funktionieren.
  • PhraseExpress bietet mehrere technische Varianten, Textbausteine in die Zielapplikation einzufügen und manche Zielanwendungen sind nicht mit allen Einfügemethoden kompatibel. Experimentieren Sie bitte mit den Texteinfügemethoden (siehe Kapitel "Einfügemethode"). Insbesondere der Apple Safari Browser v5.1 (oder neuer) erfordert die Einstellung "SendKey".
  • Einige sicherheitskritische Zielanwendungen (z.B. Passwortprogramm oder Banking-Anwendungen) verwenden eventuell speziell geschützte Eingabefelder, die externe Texteingaben blockieren. PhraseExpress kann sich darüber nicht hinwegsetzen. Wenden Sie sich in diesem Fall zwecks Lösung an den Hersteller der Zielanwendung.

Werden Texte fehlerhaft eingefügt?

Wenn Texte von PhraseExpress unvollständig oder mit falschen Zeichen eingefügt werden, prüfen Sie bitte folgendes:

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Werden Texte verschluckt oder zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht, ist PhraseExpress vermutlich zu schnell für den Rechner. Sie können daher eine Verzögerung einstellen.
  • Manche Anwendungen werten Texteingaben während des Tippens aus (Rechtschreibprüfung, Autoformatierung, Syntaxhervorhebung, Wortfilter, etc.), was systembedingt zur Verlangsamung des Texteinfügens führen kann. Dies ist oft auf Webseiten mit Javascript, in Programmier-Entwicklungsumgebungen oder z.B. in Adobe Dreamweaver der Fall. Gegebenenfalls können Sie die Einfügemethode auf Zwischenablage umstellen oder eine andere Methode für das Einfügen per 'Taste-für-Taste' auswählen (siehe Kapitel "Einfügemethode").
  • Werden falsche Zeichen eingefügt, prüfen Sie bitte, ob das korrekte Tastatur-Sprachlayout eingestellt ist. Wechseln Sie bei Verwendung von asiatischen Sprachen die Einfügemethode auf Zwischenablage.
  • PhraseExpress bietet mehrere technische Varianten, Textbausteine in die Zielapplikation einzufügen. Experimentieren Sie bitte mit den Einfügemethode-Einstellungen, wenn Probleme bei der Textausgabe auftreten.
  • Wenn das Einfügen eines Textbausteins in eine Zielanwendung immer noch scheitert, halten Sie beim Auswählen eines Textbausteins aus dem Auswahlmenü die STRG-Taste gedrückt. Dann wird der Textbaustein nicht ausgegeben, sondern stattdessen in die Windows Zwischenablage kopiert. Sie können den Textbaustein anschließend über die Windows Zwischenablage einfügen.

Erhalten Sie keine Textvorschläge?

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Textvorschlagsfunktion unter Extras » Einstellungen » Funktionen » Vorschlagsfunktion aktiviert ist.
  • Sätze müssen mindestens drei Mal identisch eingegeben werden, bevor sie vorgeschlagen werden. PhraseExpress unterscheidet zwischen Groß-/Kleinschreibung.
  • Wurde die PhraseExpress auf bestimmte Programme eingeschränkt?
  • Die Textvorschlagsfunktion wird bei Verwendung mit asiatischen Sprachen grundsätzlich deaktiviert.

Fehlen Textbausteine oder Ordner im Auswahlmenü?

Wenn Sie Textbausteine oder Textbausteinordner im Textbaustein-Auswahlmenü vermissen, prüfen Sie folgendes:

  • Öffnen Sie das PhraseExpress Programmfenster und prüfen Sie in der Baumansicht, ob die Textbausteindatei/-datenbank geladen ist, die den Textbaustein/-ordner beinhaltet: Verwenden Sie hierzu die Suchfunktion im Programmfenster, um das gesuchte Element zu finden.
  • Haben Sie versehentlich die Auswahlmenügröße verändert? Ziehen Sie das Auswahlmenü an den Rändern wieder in die gewünschte Größe.
  • Klicken Sie in der Baumansicht auf den entsprechenden Ordner mit der rechten Maustaste und prüfen Sie, ob die Option "Im Auswahlmenü anzeigen" gesetzt ist.
  • Wurden Textbausteine auf bestimmte Programme beschränkt? Diese werden dann gegebenenfalls aus dem Auswahlmenü ausgefiltert.
  • Sind Zugriffsrechte für den Textbaustein definiert? Vielleicht hat Ihnen ein anderer Anwender die Leserechte zwischenzeitlich entzogen?

Textbausteine können nicht verändert werden?

Oft erhalten Sie in der Statuszeile des PhraseExpress Programmfensters Informationen, warum Textbausteine nicht geändert werden können. Mögliche Gründe:

  • Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt.
  • Sie haben eine Textbausteindatei geladen, die mit einer späteren PhraseExpress Version gespeichert wurde und die nicht kompatibel mit der zurzeit von Ihnen verwendete Version ist.
  • Von uns gelieferte Textbausteinordner können intern schreibgeschützt sein.
  • Bei Verwendung eines PhraseExpress Servers:
    • Die Bearbeitung ist gesperrt, solange ein anderer Anwender im Netzwerk das PhraseExpress Programmfenster geöffnet hat und/oder einen neuen Textbaustein erstellt. Die Spalte 'Status' des Client Manager Monitors zeigt jederzeit, welcher Anwender im Netzwerk die Textbausteine gerade bearbeitet (siehe PhraseExpress Server Handbuch).
    • Sie haben eventuell keine Schreibrechte für einen Textbausteinordner.
    • Sie haben zurzeit keine Netzwerkverbindung und verwenden eine temporäre Offline-Cachedatei, die nicht verändert werden kann.

Werden Auswahlmenüs nicht beim Cursor angezeigt

PhraseExpress erfährt die Cursorposition von der jeweiligen Zielanwendung. Leider sind diese Daten in manchen Fällen ungenau oder falsch, wie zum Beispiel beim Browser Firefox.

Bei einigen Programmen verbessert sich bei Nutzung von Windows mit hochauflösenden 4K/5K Bildschirmen die Menüpositionierung, wenn Sie die Kompatibilitätseinstellung "Skalierung bei hohem DPI-Wert" in den Programmeigenschaften deaktivieren (Rechts-Klick auf das Programm » Eigenschaften » Kompatibilität » Skalierung bei hohem DPI-Wert).

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