Funktionsübersicht

Detaillierte Auflistung aller erhältlichen Funktionen:

Textbausteinfunktionen

  • Textbausteinorganisation in einer Ordnerstruktur mit beliebiger Verschachtelungstiefe.
  • Systemweites Einfügen der Textbausteine in allen Windows-Programmen zur Verfügung, z.B. MS Office, OpenOffice, Lotus Notes, SAP, Thunderbird, Skype, Firefox, InternetExplorer, etc.
  • Textbausteine lassen sich auf verschiedene Arten abrufen:
  • NEU Textbaustein-Schnellsuche mit Echtzeit-Trefferanzeige.
  • NEU Textbaustein-Vorschau zur Anzeige des Textbausteininhalts inklusive dynamischer Inhalte noch vor dem Einfügen.
  • Textbausteine mit Bildern, Tabellen, Formularen im HTML/RTF und nativer MS Wordformatierung (inklusive eingebetteter Excel-Tabellen).
  • Textbausteinausgabe bedarfsweise mit oder ohne Textformatierung.
  • Unicode-Unterstützung, z.B. für die Verwendung mit asiatischen Sprachen.
  • Textbausteine sind miteinander zu Kombinationstexten verkett- und ineinander verschachtelbar.

Netzwerkunterstützung

  • Client-/Serverarchitektur mit zentralem Serverdienst zur gemeinsamen Nutzung von Textbausteinen im Unternehmen.
  • NEU Microsoft und Firebird SQL Server Unterstützung.
  • NEU Änderungsprotokoll für jeden Textbaustein inklusive Benutzername. Rollback auf beliebigen früheren Versionsstand mit Echtzeitvorschau der Änderungen.
  • NEU Professionelle Benutzerverwaltung mit ActiveDirectory-Unterstützung und Schnellsuche.
  • NEU E-Mail Benachrichtigungen an den Administrator über den Status des SQL Servers.
  • Gleichzeitiger Zugriff auf mehrere Textbaustein-Datenbanken von mehreren SQL Servern.
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von verschiedenen Textbausteinen innerhalb der gleichen Datenbank.
  • Minimierter Speicherverbrauch des Clients, weil Textbausteininhalte erst im Moment des Ausführens vom SQL Server geladen werden.
  • Keine Lizenzkosten oder Beschränkung der Benutzeranzahl bei Nutzung des Firebird SQL Servers.

Netzwerkunterstützung

  • Anwender können sowohl persönliche als auch gemeinsam genutzte Textbausteine verwenden.
  • Zugriffsrechte lassen sich pro Textbausteinordner nach Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Domänen oder Benutzergruppen definieren. ActiveDirectory-Gruppen können hierfür direkt übernommen werden.
  • Der PhraseExpress Server verhindert Schreibkollisionen bei gleichzeitigem Textbausteindateizugriff, falls mehrere Anwender Textbausteine gleichzeitig bearbeiten.
  • Unabhängig davon, an welchem Rechner ein Anwender sich anmeldet, erhält er stets seine persönlichen Textbausteine („roaming profile“).
  • Automatische Textbaustein- und Lizenz-Zwischenspeicherung bei temporärem Verbindungsausfall zum Server.
  • Zentrale Lizenzverwaltung mittels Client Manager. Keine Lizenzschlüsseleingabe beim lokalen Client erforderlich.
  • Zentrale Prüfung auf Softwareaktualisierungen.
  • Unterstützung von Citrix/TerminalServer.

Dynamische Inhalte in Textbausteinen

Textbausteine können neben statischem Text auch dynamisch erzeugte Informationen beinhalten:
  • Manuelle Texteingaben
    • Einbetten ein- oder mehrzeiliger Texteingaben an beliebiger Stelle innerhalb eines statischen Textbausteins.
    • Mehrfache Wiederverwendung einer einmal durchgeführten Texteingabe.
    • NEU Schnelles Einfügen aus dem Zwischenablagespeicher.
  • Eingabeformulare
    • Mehrere Abfragen können in einem Eingabeformulare gebündelt werden. Die Eingaben werden mittels Platzhalter im Textbaustein eingebettet.
    • NEU WYSIWIG-Formulare zur strukturierten Datenerfassung.
    • Formulare können ein- oder mehrzeilige Texteingaben und Ankreuzfelder ("Check boxes") enthalten.
  • Zeit- und Datumsstempel:
    • Formatierte Datums-/Zeitausgabe (z.B. '20.05.2014', '10/10/2014', 'Mittwoch', 'Dez 2014', '23:34', '11:34pm', etc.).
    • Datumsausgabe mit einstellbarer Zeitverschiebung (z.B. aktuelles Datum plus 14 Werktage).
    • Berechnung und Ausgabe der aktuellen Kalenderwoche oder des aktuellen Tag des Jahres.
    • Zeit- oder datumsabhängige Textbausteininhalte.
  • Textbausteinausgabe optional mit Dateianlage für die automatisierte E-Mailerstellung. NEU
  • Windows Umgebungsvariablen und ActiveDirectory LDAP Variablen
  • Zählervariablen, z.B. für fortlaufende Rechnungsnummerierung oder Generierung von Supportticket-Nummern.
  • Zufällige Auswahl eines Textbausteins für abwechslungsreiche Korrespondenz.
  • Einbetten externer Text-, Excel- und Bilddateien oder der Zwischenablage an beliebiger Stelle im Textbaustein.

Textvorschlagsfunktion

Die in dieser Form einzigartige Textvervollständigungsfunktion erspart das manuelle Erstellen von Textbausteinen:
  • Automatische Erkennung häufig eingegebener Texte und Vervollständigung bei späterer Eingabe.
  • Nicht nur einzelne Wörter, sondern ganze Sätze werden zum Einfügen vorgeschlagen.
  • Fortlaufende Optimierung der Textvorschlagsdatenbank.
  • Import bestehender Textdateien oder gesendeten MS Outlook Emails oder MS Word Dokumente zum Training der Satzerkennung anhand des individuellen Schreibstils.

Autotextfunktionen

Autotexte erweitern Textabkürzungen während der Eingabe zu längeren Wörtern oder Sätzen:

Tippfehlerkorrektur

Die Autotextfunktion wird auch für die Korrektur von Tippfehlern genutzt:

  • Rechtschreibkorrekturen in mehreren Sprachen stehen als kostenloser Download zur Verfügung.
  • Import bestehender Microsoft Office Autotext- und AutoKorrektureinträge.
  • Selbständiges Lernen individueller Tippfehlerkorrekturen.
  • Intelligente Erkennung unerwünschter Rechtschreibfehlerkorrekturen.
  • Erkennung von generischen Rechtschreibfehlern wahlweise nur am Wortanfang, nur in der Wortmitte oder nur am Wortende.

Mehrfache Zwischenablage

PhraseExpress merkt sich frühere Inhalte der Zwischenablage, die normalerweise von Windows mit jedem neuen Zwischenablageinhalt überschrieben werden.

  • Wahlweise Einfügen des Zwischenablageinhalts mit oder ohne Textformatierungen.
  • Zwischenablageinhalte können als Textbausteine in PhraseExpress überführt werden.
  • Optionaler Passwortschutz für den Zwischenablagespeicher.

Automatisierung

Textbausteine können mittels Makrofunktionen Zusatzaufgaben erledigen:

Editierfunktionen

Textbausteine lassen sich in PhraseExpress sehr flexibel organisieren und bearbeiten:
  • WYSIWIG Texteditor ("Was du siehst, ist, was du bekommst.")
  • Auf- und absteigende Sortierung nach Textbausteininhalten, -beschreibungen oder Autotexten, jeweils der Textlänge nach oder alphabetisch.
  • Syntaxhervorhebung für Makrofunktionen und klickbare Makros zum schnellen Editieren der Parameter.
  • Einstellungen lassen sich gleichzeitig auf mehrere markierte Elemente anwenden.
  • Mehrzeiliges Suchen & Ersetzen, optional mit oder ohne Einbeziehung von Unterordnern.
  • Doublettensuche und Zusammenfassung mehrerer Autotexte identischer Textbausteine. Wahlweise pro Textbausteinordnerebene oder auch ordnerübergreifend.
  • Anfügen zusätzlichen Textes vor/nach dem Textbausteininhalt oder Autotext.
  • Entfernen von Text vor/nach einem Textbausteininhalt oder Autotext.
  • Entfernung überflüssiger Leerzeichen am Anfang/Ende eines Textbausteins/Autotexts.
  • Automatische Generierung von Autotexten auf Basis der Textbausteininhalte.
  • Optionaler Zeilenumbruch und Zeilennumerierung im Textbausteininhaltsfenster.

Weitere Funktionen

  • Synchronisierung von Textbausteinen aus TextExpander in beide Richtungen
  • Ermittlung der tatsächlichen Tippgeschwindigkeit des Anwenders.
  • Berechnung von mathematischen Formeln während der Eingabe.
  • Nutzungsstatistik zur Berechnung der mit PhraseExpress erzielten Geld-/Zeitersparnis.
  • Detailliert konfigurierbare Darstellungsoptionen
  • Große Kompatibilität zu Drittanwendungen mittels automatischer Wahl der Methode zum Einfügen eines Textbausteins entweder per Zwischenablage oder mittels Simulation einzelner Tastendrücke.
  • Individuelle Wahl einer Einfügemethode für spezifische Zielprogramme.
  • PhraseExpress unterstützt den portablen Betrieb, zum Beispiel von USB Speichermedien.

Unterstützung für automatisierte Softwareverteilung

  • Die normale Installationsdatei bietet hilfreiche Kommandozeilenparameter zur Unterstützung automatisierter Softwareverteilung.
  • Der optionale MSI Installer eignet sich für automatisierte Softwareverteilungen.

Datenimport aus Drittanwendungen

PhraseExpress kann externe Textdaten aus vielen unterschiedlichen Quellen einbinden:

  • AutoKorrektur- und Autotextimport aus MS Office.
  • Import gesendeter Outlook Emails und von MS Word Dokumente für die Textvorschlagsfunktion.
  • Zeilenweises Auslesen von MS Word Dokumenten und Textdateien zur Erstellung einzelner Textbausteine.
  • Zeilenweises Auslesen von Microsoft Excel oder CSV-Dateien, inklusive automatischer Generierung zweidimensionaler Textbausteinordnerstrukturen.
  • Einbettung externer Text- und Bilddateien in einen Textbaustein.
  • Einbettung externer MS Word Dateien in einen Textbaustein.
  • Datenbankeinbindung per XML oder CSV/Excel (z.B. aus einer Datenbank generiert).
  • Import aus zahlreichen Drittprogrammen, wie zum Beispiel AutoHotkey, TextExpander, Texter, etc.
  • Textbaustein-Synchronisation mit Mac Anwendung TextExpander in beide Richtungen, optional per Cloud Synchronisation.
  • Import mit Doublettenprüfung und Zusammenführung mit bestehenden Daten (Merge).

Anwenderfreundlichkeit

  • Situationsabhängige Tipps und Schritt-für-Schritt Assistenten
  • Weitreichende Drag & Drop Unterstützung in der Programmoberfläche.
  • Automatische Erkennung von Textformatierungen und Internetlinks beim Speichern eines neuen Textbausteins.
  • Optionale Einschränkung der Benutzeroberfläche zur Vermeidung von Fehlbedienung und Minimierung des Schulungsaufwandes.
  • Bei schreibgeschützter Konfigurationsdatei blendet PhraseExpress ohne weiteres Zutun jegliche Programmeinstellungen automatisch aus der Benutzeroberfläche aus, um Fehlbedienungen zu vermeiden.
  • Explorer Kontextmenüerweiterung zwecks schnellen Hinzufügens von Programmen zum Start über PhraseExpress.
  • Aufruf der wichtigsten Befehle mittels einstellbarer Tastenkombinationen.
  • Automatische Prüfung auf bereits anderweitig belegte Tastenkombinationen bei Zuweisung einer Tastenkombination.
  • Intelligente Nutzung der rechten Maustaste zur Programmbedienung.
  • Bessere Übersichtlichkeit durch automatisches Ausblenden von deaktivierten Funktionen aus der Benutzeroberfläche.

Datensicherheit

PhraseExpress betreibt einen hohen Aufwand, damit Ihre Daten sicher gespeichert sind und PhraseExpress zuverlässig funktioniert:

  • Passwortschutz für Textbausteindateien.
  • Automatische platzsparende ZIP-Komprimierung der Textbausteindatei.
  • AES verschlüsselte Datenspeicherung zur Sicherung Ihrer persönlichen Daten.
  • Fortlaufende Dateisicherung der letzten 99 Versionsstände der Textbausteindatei.
  • Einstellbares Datensicherungsverzeichnis und zusammengeführte Datensicherung von mehreren Anwendern an einem zentralen Speicherort.
  • In der Netzwerkversion zusätzlich:
    • Schreibkollisionsschutz und Vermeidung von Synchronisationsproblemen bei gleichzeitigem Schreibzugriff mehrerer Anwender.
    • AES verschlüsselte Client-Server-Netzwerkübertragung.
    • Serveranmeldung optional mit Passwort-Schutz, wahlweise bei jedem Programmstart oder bei erster Anmeldung am Server.
    • Automatische rollierende Datensicherung der letzten 99 Versionsstände der zentral gespeicherten Textbausteindatei.