Funktionsübersicht

Detaillierte Auflistung erhältlicher Funktionen in PhraseExpress:

Textbausteinfunktionen

  • Textbausteinorganisation in einer Ordnerstruktur mit beliebiger Verschachtelungstiefe.
  • Systemweites Einfügen der Textbausteine in allen Windows-Programmen, z.B. MS Office, OpenOffice, Lotus Notes, Thunderbird, Firefox, etc.
  • Textbausteine lassen sich auf verschiedene Arten abrufen:
  • Schnellsuche mit Echtzeit-Trefferanzeige.
  • WYSIWYG-Vorschau.
  • Unterstützung von HTML/RTF und nativer MS Word Textformatierung (inklusive Bilder und eingebetteter Excel-Tabellen).
  • Verkett- und ineinander verschachtelbare Textbausteine.

Netzwerkunterstützung

  • Client-/Serverarchitektur zur gemeinsamen Textbausteinnutzung im Unternehmen inklusive Citrix/TerminalServer Unterstützung.
  • Microsoft und Firebird SQL Server Anbindung.
  • Textbaustein-Zugriffsrechtebeschränkung nach Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Domänen oder Benutzergruppen.
  • Client Manager für die zentrale Benutzer-, Konfigurations- und Lizenzverwaltung.
  • Benutzerverwaltung mit ActiveDirectory-Unterstützung und Schnellsuche.
  • Statusbenachrichtigungen per E-Mail an den Administrator.
  • Gleichzeitiger Zugriff auf mehrere Textbaustein-Datenbanken von mehreren Servern.
  • Gleichzeitige Textbausteinbearbeitung seitens mehrerer Benutzer.
  • Firebird SQL Serverunterstützung erspart Lizenzkosten ohne Einschränkung der Benutzeranzahl.
  • Anwender können sowohl persönliche als auch gemeinsam genutzte Textbausteine verwenden.

Dynamische Inhalte in Textbausteinen

Textbausteine können neben statischem Text auch dynamische Inhalte beinhalten:

Dokumentengenerator

Der Dokumentengenerator erstellt vollständige Dokumente aus ihren Textbausteinen:

  • Einfache und intuitive Dokumenterstellung auf Basis von Textbausteinlisten.
  • Dokumenterstellung auf Basis von wählbaren Microsoft Word Dokumentvorlagen.
  • Einfügen der generierten Dokumente in eine Zielanwendung oder in eine Datei.
  • Programmgesteuerte Dateinamen-Generierung (zum Beispiel mit Zeitstempel oder Anwendernamen).
  • Textbausteinlisten sind als Vorlage wiederverwendbar.
  • Freie Kombinierbarkeit des Dokumentengenerators mit Formular- und Makrofunktionen.
  • Einbindung externer Daten aus XML/XLS-, Bild- oder Textdateien, inkl. Microsoft Word.
  • Leistungsfähige Vorschaufunktion einzelner Abschnitte oder des vollständigen Dokuments.

Textvorschlagsfunktion

Die einzigartige Textvervollständigungsfunktion erspart das manuelle Erstellen von Textbausteinen:
  • Automatische Erkennung wiederholt eingegebener Texte und Vervollständigung bei späterer Eingabe.
  • Vorschläge ganzer Sätze statt nur einzelner Wörter.
  • Trainingsfunktion an persönlichen Schreibstil durch Import gesendeter Outlook E-mails oder MS Word Dokumenten.

Autotextfunktionen

Autotexte erweitern Textabkürzungen während der Eingabe zu längeren Wörtern oder Sätzen:

Tippfehlerkorrektur

Die Autotextfunktion wird auch für die Korrektur von Tippfehlern genutzt:

Mehrfache Zwischenablage

PhraseExpress merkt sich frühere Inhalte der Zwischenablage, die normalerweise von Windows mit jedem neuen Zwischenablageinhalt überschrieben werden.

  • Wahlweise Einfügen des Zwischenablageinhalts mit oder ohne Textformatierungen.
  • Zwischenablageinhalte können als Textbausteine in PhraseExpress überführt werden.
  • Optionaler Passwortschutz für den Zwischenablagespeicher.
  • Kontextsensitive Funktionen, zum Beispiel Senden einer E-Mail an eine im Zwischenablagespeicher befindlichen Emailadresse.

Automatisierung

Weitere Makrofunktionen Zusatzaufgaben erledigen:

Editierfunktionen

Textbausteine lassen sich in PhraseExpress sehr flexibel organisieren und bearbeiten:
  • WYSIWYG Texteditor ("Was du siehst, ist, was du bekommst.")
  • Textbaustein-Sortierung nach Textlänge, Alphabet, Nutzungshäufigkeit oder Zeitpunkt des letzten Aufrufs .
  • Dialoggestützte Makroeingabe ohne Programmierkenntnisse.
  • Gleichzeitige Bearbeitung der Einstellungen mehrerer Textbausteine.
  • Mehrzeiliges Suchen & Ersetzen, wahlweise ordnerübergreifend.
  • Doublettensuche und Zusammenfassung gleicher Autotexte.
  • Anfügen zusätzlichen Textes vor/nach dem Textbausteininhalt oder Autotext.
  • Entfernen von Text vor/nach einem Textbausteininhalt oder Autotext.
  • Entfernung überflüssiger Leerzeichen am Anfang/Ende eines Textbausteins/Autotexts.
  • Automatische Generierung von Autotexten oder Beschreibungen auf Basis der Textbausteininhalte.

Weitere Funktionen

  • Import aus TextExpander 5 für den Mac und anschließende Synchronisierung in beide Richtungen.
  • Ermittlung der tatsächlichen Tippgeschwindigkeit des Anwenders.
  • Mathematische Berechnungen während der gewöhnlichen Texteingabe.
  • Nutzungsstatistik zur Berechnung der mit PhraseExpress erzielten Geld-/Zeitersparnis.
  • Pro Zielanwendung einstellbare Texteinfügemethode für maximale Kompatibilität mit Drittanwendungen.
  • PhraseExpress unterstützt den portablen Betrieb, zum Beispiel von USB Speichermedien.

Unterstützung für automatisierte Softwareverteilung

Import aus Drittanwendungen

PhraseExpress bindet externe Textdaten aus vielen unterschiedlichen Quellen ein:

  • Dateiimport ganz einfach per Drag & Drop in die Baumansicht von PhraseExpress.
  • AutoKorrektur- und Autotextimport aus MS Office.
  • Import gesendeter Outlook Emails und von MS Word Dokumente für die Textvorschlagsfunktion.
  • Zeilenweises Auslesen von MS Word Dokumenten und Textdateien zur Erstellung einzelner Textbausteine.
  • Zeilenweises Auslesen von Microsoft Excel oder CSV-Dateien, inklusive automatischer Generierung zweidimensionaler Textbausteinordnerstrukturen.
  • Import aus zahlreichen Drittprogrammen, wie zum Beispiel AutoHotkey, TextExpander, Texter, etc.
  • Textbaustein-Synchronisation mit Mac Anwendung TextExpander in beide Richtungen, optional per Cloud Synchronisation.
  • Import mit Doublettenprüfung und Zusammenführung mit bestehenden Daten (Merge).

Anwenderfreundlichkeit

  • Situationsabhängige Tipps und Schritt-für-Schritt Assistenten.
  • Weitreichende Drag & Drop Unterstützung in der Programmoberfläche.
  • Optionale Einschränkung der Benutzeroberfläche zur Vermeidung von Fehlbedienung und Minimierung des Schulungsaufwandes.
  • Bessere Übersichtlichkeit durch automatisches Ausblenden von deaktivierten Funktionen aus der Benutzeroberfläche.

Datensicherheit

PhraseExpress betreibt einen hohen Aufwand, damit Ihre Daten sicher gespeichert sind und PhraseExpress zuverlässig funktioniert:

  • Client-/Server-Architektur verhindert Schreibkollisionen und Synchronisationskonflikte bei gleichzeitiger Textbausteinbearbeitung seitens mehrerer Anwender.
  • AES verschlüsselte Datenspeicherung und Netzwerkübertragung zur Sicherung Ihrer persönlichen Daten.
  • Fortlaufende Dateisicherung und Wiederherstelloption der Textbausteindatei.
  • Bei Nutzung eines SQL Servers: Änderungsprotokoll für jeden Textbaustein inklusive Benutzername und Wiederherstellung jedes Textbausteins auf früheren Versionsstand mit Echtzeitvorschau der Änderungen.
  • Einstellbares Datensicherungsverzeichnis und zusammengeführte Datensicherung von mehreren Anwendern an einem zentralen Speicherort.