Funktionsübersicht

Nach über 23 Jahren Entwicklung bietet die Textbausteinverwaltung PhraseExpress einen unvergleichlichen Funktionsumfang bei gleichzeitig intuitiver Bedienung. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Funktionen der Windows-Version:

Textbausteine verwalten

• Systemweite Funktionalität in allen Programmen, die Texteingaben empfangen können (MS Office, OpenOffice, Lotus Notes, Thunderbird, Firefox, Datenbank-Frontends, EMR, Medico, Medifox, RA Micro, SAP, Datev, etc).
• Lokale Installation ohne Cloudzwang.
• Textbausteinverwaltung in frei strukturierbarer, mehrstufiger Ordnerhierarchie.
• Verwaltung der Texte in mehreren Sprachen unter Beibehaltung der Ordnerhierarchie.
• Textbausteinverknüpfungen zur Wiederverwendung von Textbausteinen in verschiedenen Textbausteinordnern.
• Farbkennzeichnung zur Hervorhebung einzelner Textbausteine.
• Tags (Textkennungen) zur thematischen Gruppierung der Textbausteine.

Gemeinsame Textbausteinnutzung

• Zentrale Bereitstellung von Textbausteinen im Unternehmen mit Client-/Serverarchitektur.
• Unterstützung für Microsoft SQL Server (inkl. kostenloser Express Edition), cloudbasiertem Azure oder Amazon SQL und Citrix/TerminalServer.
• Gleichzeitige Verwaltung persönlicher und gemeinsam genutzter Textbausteine.
• Zugriffsrechtesystem nach Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Domänen oder Benutzergruppen (Entra/Microsoft ActiveDirectory).
• Offline-Funktion für die Nutzung unterwegs.
• Zentrale Benutzer-, Konfigurations- und Lizenzverwaltung inkl. Serverstatus Benachrichtigungen.
• Optionale Einschränkung der Benutzeroberfläche zur Vermeidung von Fehlbedienung und Minimierung des Schulungsaufwandes.

Cloud-Synchronisation

Textbausteine können alternativ zu einem SQL Server mittels Cloud-Synchronisation über das Internet an verschiedenen Standorten gemeinsam genutzt werden:

• Herstellerübergreifende Unterstützung verschiedener Cloud-Anbieter (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Apple iCloudDrive, etc).
• Unterstützung für selbst betriebene Clouddienste, wie OwnCloud oder NextCloud oder mittels Netzwerkverzeichnis.
• Passwortschutz mit "Ende-zu-Ende" AES Verschlüsselung unter Windows.
• Automatisches Zusammenführen von Änderungen seitens mehrere Anwender.

Multi-Plattformkompatibilität

PhraseExpress ist für verschiedene Plattformen verfügbar:

• PhraseExpress für Windows
• PhraseExpress für Mac
• PhraseExpress iOS App für iPhone und iPad

Textbausteine bearbeiten

• Optionale KI-basierte Textbearbeitung und -erstellung.
• Komfortabler Text Editor mit Office-ähnlicher Benutzeroberfläche.
• Bearbeitung mehrerer Textbausteine in Tabs.
• Mengenbearbeitung der Textbausteine.
• Schnelle Änderung der Schriftart/-größe aller Textbausteine in einem Arbeitsschritt.
• Versionshistorie zur schnellen Wiederherstellung früherer Bearbeitungszustände.

Textbausteine einfügen

• Textbaustein-Aufruf per Tastenkombination oder Autotext (Textabkürzung).
  • Auswahlmenü in der Startleiste oder beim Mauszeiger.
  • Schnellsuche mit Trefferanzeige in Echtzeit.
  • Auf den Desktop fixierbare Textbausteinmenüs.
  • Ausführung zur bestimmten Uhrzeit, bei Erscheinen eines Programmfensters oder bei bestimmten Zwischenablageinhalten.
• Ausgabe inklusive Textformatierung und Bildern in RTF, HTML und nativer Microsoft Word Formatierung (erfordert Microsoft Word Installation).
• Einstellbares Ausgabeziel für Textbausteine:
  • Aktuelle Anwendung
  • Bestimmte Anwendung
  • Zwischenablage
  • Datei
  • Email

Elektronische Formulare

Formulare sammeln Anwendereingaben, die ausgewertet und im Textbaustein eingebettet werden:

• Dialoggestütztes Erstellen von Formularen ohne Programmierkenntnisse.
• Optionale Syntaxprüfung der Anwendereingaben (Prüfung auf E-Mailadresse, URL, Dateipfad, Zahl, etc.).
• Speichern und mehrfache Wiederverwendung von einmal vorgenommenen Eingaben.

Dynamische Inhalte

Textbausteine unterstützen neben statischem Text auch dynamische Inhalte:

• KI-generierte Inhalte, die auf Wunsch in statische Textbausteine eingebettet sind.
• Zeit- und Datumsstempel:
  • Formatierte Datums-/Zeitausgabe (z.B. '20.05.2014', '10/10/2014', 'Mittwoch', 'Dez 2014', '23:34', '11:34pm', etc.).
  • Datumsausgabe mit einstellbarer Zeitverschiebung (z.B. aktuelles Datum plus 14 Werktage).
  • Optional auf 1/4, 1/2 oder ganze Stunden gerundete Zeitstempel.
  • Ausgabe der aktuellen Kalenderwoche oder des aktuellen Tag des Jahres.
  • Zeit- oder datumsabhängige Textbausteininhalte.
• Einbetten externer Datenquellen:
  • Text-/Bilddateien
  • Zellenwerte aus CSV- oder Excel-Dateien (erfordert lokale Microsoft Excel Installation)
  • Werte aus XML-Dateien
  • ActiveDirectory/LDAP Werte
  • Windows Umgebungsvariablen
  • Outlook E-Mailinformationen (Absenderemail, Betreff, Nachrichtentext, etc.; erfordert lokale Outlook Installation). Hinweis: Nicht verfügbar im "Neuen Outlook".
  • Externe Datenbanken (Firebird, MS SQL, SQL Lite, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, Oracle, Interbase) im Rahmen individueller Anpassungsprojekte.
• Programmgesteuerte Inhalte
  • "Wenn-Dann-Sonst"-Verzweigungen
  • Verkettete Textbausteine
  • Zeitabhängige Textbausteine
  • Zufällige Textbausteinauswahl
  • Mathematische Berechnungen
  • Textvariablen, Zwischenablageinhalt, Zufallszahl

Dokumentengenerator

Der Dokumentengenerator erstellt vollständige Dokumente aus ihren Textbausteinen (erfordert Microsoft Word Installation):

• Intuitive Dokumenterstellung auf Basis von Textbausteinlisten.
• Dokumenterstellung optional auf Basis bestehender MS Word Vorlagen.
• Einfügen der generierten Dokumente in eine Zielanwendung oder Erstellen einer Datei.
• Textbausteinlisten als Vorlage wiederverwendbar.
• Kombinierbarkeit des Dokumentengenerators mit Formular- und Makrofunktionen.
• Leistungsfähige Vorschaufunktion einzelner Abschnitte oder des vollständigen Dokuments.

Textvorschlagsfunktion

Die optionale Textvervollständigungsfunktion lernt häufig getippte Texte auf Wunsch automatisch und erspart damit das manuelle Erstellen von Textbausteinen:

• Automatische Erkennung wiederholt eingegebener Texte und Vervollständigung bei späterer Eingabe.
• Vorschläge ganzer Sätze und einzelner Wörter.
• Anpassung an individuellen Schreibstil mittels Training anhand vorhandener Textdokumente oder gesendeter Outlook E-Mails (erfordert lokale Outlook Installation).

Autotextfunktionen

Autotexte erweitern Textabkürzungen während der Eingabe zu längeren Texten:

• Mehrfache Verwendung des gleichen Autotexts öffnet "multiple choice"-Menü zur Textbausteinauswahl.
• Autotexte können optional zum Einfügen angeboten, statt automatisch ausgeführt zu werden.
• Beschränkung einzelner Autotext- und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme.
• Beschränkung einzelner Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Anwender.
• Automatische Erkennung und Unterdrückung von unerwünscht ausgeführten Autotexte.
• Automatische Anpassung der Groß-/Kleinschreibung an die Texteingabe.

Tippfehlerkorrektur

PhraseExpress korrigiert Tippfehler während der Eingabe:

• Automatisches Lernen individueller Tippfehlerkorrekturen.
• Erkennung unerwünschter Rechtschreibfehlerkorrekturen.

Mehrfache Zwischenablage

PhraseExpress merkt sich optional frühere Inhalte der Zwischenablage, die normalerweise von Windows mit jedem neuen Zwischenablageinhalt überschrieben werden.

• Wahlweise Einfügen des Zwischenablageinhalts mit oder ohne Textformatierungen.
• Einbetten der aktuellen Zwischenablage oder früheren Einträgen in Textbausteininhalte.
• Zwischenablageinhalte können als Textbausteine in PhraseExpress überführt werden.
• Kontextsensitive Funktionen, zum Beispiel Senden einer E-Mail an eine im Zwischenablagespeicher befindlichen Emailadresse.

Automatisierung

• Unterstützung des Makroprogramms "Macro Recorder" zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsschritte (erfordert separate Macro Recorder Enterprise Edition Lizenz).
• Starten von Programmen mit Parameterübergabe.
• Öffnen von Dateien/Internetseiten inklusive Warten auf vollständiges Laden der Internetseite.
• Schleifenfunktion mit einstellbarer Wiederholung.
• Verzweigungsfunktion ("Wenn-dann-sonst)
• Fokuswechsel zu einer bestimmten Applikation mit Vorwahl der Fenstergröße.
• Zeit-/datumsabhängiger Textbausteinaufruf
• Zufallsgesteuerter Textbausteinaufruf
• Automatisierter Wechsel der aktuellen Tastaturspracheinstellung.
• Simulation der Betätigung von Sondertasten.
• Erweiterte Textoperationen (Leerzeichen trimmen, Textlänge ermitteln, Teilstring extrahieren, etc.)
• Mathematische Berechnung mit einstellbaren Vor-/Nachkommastellen, Dezimal- und Tausendertrennzeichen.
• Ausgabe von Hinweisdialogen mit programmierbaren Schaltflächen (Ja, Nein, OK, Abbrechen).
• Programmgesteuerte Erstellung und Änderung von Textbausteinen.

Weitere Funktionen

• Ermittlung der tatsächlichen Tippgeschwindigkeit des Anwenders.
• Mathematische Berechnungen während der gewöhnlichen Texteingabe.
• Nutzungsstatistik zur Berechnung der mit PhraseExpress erzielten Geld-/Zeitersparnis.
• Pro Zielanwendung einstellbare Texteinfügemethode für maximale Kompatibilität mit Drittanwendungen.
• Portable Version zum Installation ohne Adminrechte oder zum Betrieb auf USB Speichermedien.
• Textbausteinübersichtsdruck inklusive Zuordnungen zu Autotexten und Tastenkombinationen.

Unterstützung für automatisierte Softwareverteilung

Bei Verwendung mit einem SQL Server:

• Zentrale Client-Konfiguration.
• Automatische Windows Client Updateverteilung und optionale automatische "Silent" Installation.

Import aus Drittanwendungen

PhraseExpress importiert Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen ein (erfordert lokale Microsoft Word Installation):

• Import ganzer Dateiverzeichnisse inklusive Ordnerstruktur.
• Zeilenweises Auslesen von MS Word Dokumenten und Textdateien zur Erstellung einzelner Textbausteine (erfordert lokale Microsoft Word Installation).
• Zeilenweises Auslesen von Microsoft Excel oder CSV-Dateien (erfordert lokale Microsoft Excel Installation).
• Import aus zahlreichen Drittprogrammen, wie zum Beispiel TextExpander (klassische, nicht serverbasierte Version), AutoHotkey, Breevy, Texter, etc.

Textbaustein-Export

PhraseExpress exportiert einzelne Textbausteine in verschiedene Dateiformate (erfordert lokale Microsoft Word Installation):

• Unformatierter Text
• Rich Text Format
• Microsoft Wordformat

Datensicherheit

PhraseExpress betreibt einen hohen Aufwand, damit Ihre Daten sicher gespeichert sind:

• Einschränkbare Benutzeroberfläche zur Minimierung von Fehlbedienung, Schulungsaufwand und versehentliches Löschen von Daten.
• Client-/Server-Architektur verhindert Schreibkollisionen und Synchronisationskonflikte bei gleichzeitiger Textbausteinbearbeitung seitens mehrerer Anwender.
• AES verschlüsselte Datenspeicherung und Netzwerkübertragung.
• Fortlaufende Dateisicherung und Wiederherstellungsoption der Textbausteindatei oder einzelner Textbausteine.
• Änderungsprotokoll für jeden Textbaustein inklusive Benutzername und Wiederherstellung jedes Textbausteins auf früheren Versionsstand mit Echtzeitvorschau der Änderungen.
• Einstellbares Datensicherungsverzeichnis und zusammengeführte Datensicherung von mehreren Anwendern an einem zentralen Speicherort.

Alle Funktionen, die auf unseren Internetseiten beschrieben werden, beziehen sich auf die PhraseExpress Version für Windows. Der Funktionsumfang der Versionen für Apple macOS und iOS weichen von der Windows-Version ab und sind auf der jeweiligen Produktseite beschrieben, sofern nicht anders angegeben.