PhraseExpress v7 Netzwerk Edition - Handbuch

 

Einführung

Konventionen

Systemvoraussetzungen

Installation des PhraseExpress Servers

Installation der Arbeitsplatzinstallationen

Netzwerkkommunikation

Konfiguration des Servers

Allgemeine Hinweise

Datensicherung

PhraseExpress auf dem neuesten Stand halten

PhraseExpress Server deinstallieren

 

---

Einführung

Während die PhraseExpress Einzelplatzversion Textbausteine lokal auf dem Rechner des Anwenders speichert, stellt die Netzwerkversion mit dem PhraseExpress Server eine zentral gespeicherte Textbausteindatei für alle Anwender im Netzwerk zur Verfügung.

Vorteile:

• Anwender können sowohl gemeinsam genutzte als auch persönliche Textbausteine verwenden. Die Zugriffsrechte auf einzelne Textbausteingruppen lassen sich per Benutzernamen, Arbeitsgruppen, Benutzergruppen und Domänen, bzw. anhand ihrer Windows ActiveDirectory Access Control List-Einstellungen (ACL)  einstellen.
• Die Client-/Serverarchitektur steuert den Schreibzugriff mehrerer Anwender auf die gemeinsam genutzte Textbausteindatei und verhindert damit Versionskonflikte, wenn mehrere Anwender die Textbausteine gleichzeitig bearbeiten möchten, oder gar Datenverlust, wie sie bei anderen Textbausteinprogrammen entstehen können, die lediglich mit Dateinetzwerkfreigaben arbeiten.
• Jeder Anwender erhält "seine" Textbausteine stets auf dem Rechner, auf dem er sich anmeldet. Die persönlichen Daten wandern sozusagen mit dem Anwender ('roaming profiles').
• Bei Verbindungsabbruch zum Netzwerk wechselt PhraseExpress automatisch auf eine lokal gespeicherte Kopie des jeweils letzten Standes der zentralen Netzwerk-Textbausteindatei ('network cache'), bis wieder eine Netzwerkverbindung besteht.
• Der PhraseExpress Server sichert die zentrale Textbausteindatei automatisch für alle Anwender. Individuelle Textbausteine sind zwar nur für entsprechende Anwender einsehbar, werden aber dennoch zentral gespeichert. Es werden fortlaufend die bis zu 99 letzten Versionsstände der Textbausteindatei gesichert.
• Die Datenübertragung erfolgt sicher verschlüsselt mit dem AES Algorithmus über das Netzwerk.
• Der optionale Passwortschutz gewährleistet Datensicherheit auch wenn Arbeitsplatzinstallationen über das Internet auf den Server zugreifen.
• Der Client Manager bietet einen zentralen Überblick über die Softwareversionsstände aller Arbeitsplatzinstallationen.
• Das zentrale Lizenzmanagement erspart die aufwendige Lizenzschlüsseleingabe auf jedem Arbeitsplatz.

• Der Administrator kann die Benutzeroberfläche der lokalen Arbeitsplatzinstallationen von zentraler Stelle aus einschränken:
  
  
  
  Fehlbedienung wird somit zuverlässig ausgeschlossen und der Schulungsaufwand minimiert.

Client-/Server Architektur

Die PhraseExpress Netzwerkversion ist eine klassische Client-/Serveranwendung und besteht aus drei Teilkomponenten:

Erläuterung der Komponenten

Komponente	Zweck	Hinweise
Server	Stellt die zentrale Textbausteindatei allen Arbeitplätzen zur Verfügung	Der Server wird als Dienst (Service) auf einem beliebigen Windowsrechner (im folgenden Zentralrechner genannt) installiert, auf den alle gewünschten Arbeitsplätze Netzwerkzugriff haben. Der Serverdienst hat keine Benutzeroberfläche und wird vom Client Manager konfiguriert/gesteuert.
Client Manager	Dient zur Konfiguration des Servers Verwaltet die Schreib- und Leserechte aller Arbeitsplätze Kontrolliert die Lizenzen	Der Client Manager kann von einem beliebigen Rechner aus betrieben werden, der Netzwerkzugriff auf den Zentralrechner hat, auf dem der PhraseExpress Serverdienst läuft. Dies kann, muss aber nicht der Zentralrechner sein. Es ist keine Netzwerkverbindung zwischen dem Rechner, auf dem der Client Manager läuft, zu den Arbeitsplatzrechnern notwendig.
Arbeitsplatz- installationen	Bietet die PhraseExpress Funktionalität am Arbeitsplatz	Die Arbeitsplatzinstallation ist identisch mit der gewöhnlichen Einzelplatzversion. Der einzige Unterschied ist die Einstellung des Textbaustein-Speicherorts auf die IP Adresse des Server-PCs. Die Programmsymbolfarbe in der Startleiste wechselt dann auf grün.

Konventionen

Sie lesen diese Dokumentation gerade in Ihrem Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder ausdrucken können.

• Fettgedruckte und schräggestellte Worte in diese Dokumentation weisen auf Menübezeichnungen hin.
• Dateinamen sind kursiv gedruckt.
• Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.

Dieses Symbol weist auf eine nützliche Information hin.

Hinweise in Verbindung mit diesem Symbol sind sehr wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

Systemvoraussetzungen

PhraseExpress Server:

• Windows 2000/XP/2003/Vista/7 (inklusive Terminal Server)
• TCP/IP Verbindung zu allen Arbeitsplätzen

Client Manager:

• Windows 2000/XP/2003/Vista/7
• Netzwerkverbindung zum Zentralrechner, auf dem der Serverdienst läuft
• Temporäre Internetverbindung zur Autorisierung der Lizenzschlüssel und Prüfung auf Softwareaktualisierungen

Installation des Servers

Videoanleitung zur Installation

1. Installieren Sie den PhraseExpress Server auf den Zentralrechner, auf den alle gewünschten Arbeitsplätze Netzwerkzugriff haben. Dieser Rechner benötigt keine Server Version von Windows. Jedes gewöhnliche Windows Client-Betriebssystem ist ausreichend.
2. Falls Sie bereits eine Textbausteindatei haben, kopieren Sie diese auf eine lokale Festplatte in einem beliebigen Verzeichnis des Rechners, auf dem der PhraseExpress Server läuft. Wenn Sie auf dem Rechner bereits eine Einzelplatzversion installiert haben, bietet Ihnen die Installationsroutine an, diese für die Verwendung im Netzwerk zu übernehmen.
3. Installieren und starten Sie den Client Manager auf einem Rechner, der Netzwerkzugriff zum Zentralrechner hat. Dies kann, muß aber nicht der Zentralrechner selbst sein. Stellen Sie sicher, daß für beiden Netzwerkadapter, die jeweils für die Verbindung genutzt werden, die Funktionen "Clients for Microsoft networks" und "File and Printer Sharing" "Datei- und Druckerfreigabe" aktiviert sind.
4. Falls vorhanden, kopieren Sie die Liste erworbener Lizenzschlüssel in das entsprechende Eingabefeld des Client Managers. Ohne Lizenzschlüssel läuft der Server im Demomodus, in dem die Arbeitsplatzinstallationen nach einigen Stunden automatisch vom Server getrennt werden. Dann ist jeweils ein Serverneustart erforderlich. Für die kurze Dauer der Lizenzschlüssel-Autorisierung benötigt der Client Manager eine Internetverbindung. Falls der Rechner, auf dem der PhraseExpress Server läuft, keine Internetverbindung hat, können Sie nur den Client Manager zwecks Lizenzschlüssel-Registrierung auf einem beliebigen anderen PC im Netzwerk installieren, der eine Internetverbindung hat.
5. Geben Sie im Client Manager den Computernamen des Zentralrechners ein, wenn sich der Client Manager auf einem anderen Rechner befindet, oder lassen Sie den Zentralrechner mittels automatischer Suchfunktion vom Client Manager finden.

Aktualisierung einer älteren Version

Die Aktualisierung der bestehenden Installation einer früheren Version ist sehr einfach und wir empfehlen folgenden Ablauf:

1. Erwerben Sie das Upgrade Ihrer Lizenzschlüssel auf die neuen Version. Am besten verwenden Sie hierfür das Fax-Formular unter http://www.phraseexpress.de/fax.htm
2. Deinstallieren Sie den Server. Die PhraseExpress Arbeitsplatzinstallationen wechseln dann automatisch auf eine lokale Kopie des letzten Standes der Netzwerk-Textbausteindatei.
3. Aktualisieren Sie schrittweise die Arbeitsplatzinstallationen auf allen Rechnern auf die neue Version, die Sie hier herunterladen können: http://download.phraseexpress.de
4. Installieren Sie den neuen PhraseExpress Server, der unter http://download.phraseexpress.de#net heruntergeladen werden kann. Dieser wird die bestehende Textbausteindatei der alten Version übernehmen.
5. Registrieren Sie im Client Manager des neuen PhraseExpress Servers die neuen Lizenzschlüssel (Siehe Kapitel "Lizenzen registrieren").

Der PhraseExpress Server stellt die Textbausteindatei den Arbeitsplatzinstallationen im Netzwerk zur Verfügung, ohne sie inhaltlich zu analysieren, zu ändern oder zu aktualisieren. Sobald aber die erste neue Arbeitsplatzinstallation vom Server die Textbausteindatei der alten Version lädt, wandelt die Arbeitsplatzinstallation die Datei automatisch in das Dateiformat der neuen Version um und sendet sie beim ersten Ändern und Speichern der Textbausteine im neuen Format an den Server zurück. Ab diesem Moment wird die Textbausteindatei im neuen Format zentral gespeichert und ältere Arbeitsplatzinstallationen können die Datei nicht mehr lesen.

Daher ist es wichtig, daß Sie alle Arbeitsplatzinstallationen im Netzwerk vor Inbetriebnahme des neuen PhraseExpress Servers auf den gleichen neuen Versionsstand bringen.

Verwendung mehrerer Server

In den meisten Fällen benötigen Sie nur einen einzelnen PhraseExpress Server, um die Textbausteindatei an mehrere Arbeitsplatzinstallationen zu verteilen. Ab ca. 50..100 Benutzern kann es jedoch zweckmäßig sein, zur Lastverteilung mehrere PhraseExpress Server zu verwenden.

In der Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Vor- und Nachteile der Verwendung mehrerer Server:

Anzahl Server	Vorteile	Nachteile
Ein einzelner PhraseExpress Server	Einfache Konfiguration Alle Anwender greifen auf eine zentrale Textbausteindatei zu (entsprechend der eingestellten Zugriffsrechte).	Die Bearbeitung der Textbausteine ist für alle Anwender gesperrt, solange ein Anwender im Netzwerk einen Textbaustein bearbeitet. Ab ca. 50 PhraseExpress Benutzern im Netz kann es zu Lastspitzen beim Laden der Textbausteindatei kommen. Insbesondere dann, wenn viele Anwender PhraseExpress zur gleichen Zeit des Tages starten.
Mehrere PhraseExpress Server	Mehrere Server dienen der Lastverteilung für schnellere Ladezeiten Während ein Benutzer in einem Serverkreis einen Textbaustein bearbeitet, kann ein anderer Anwender, der mit einem anderen PhraseExpress Server verbunden ist, die Textbausteine ebenfalls bearbeiten.	Etwas mehr Konfigurationsaufwand, weil die Ports entsprechend konfiguriert werden müssen. Jeder Server verwendet seine eigene, jeweils autarke Textbausteindatei. Zwischen den Servern können keine Textbausteine ausgetauscht werden.

Sie können theoretisch beliebig viele Server installieren und Ihre Lizenzschlüssel auf die verschiedenen Server verteilen. Über die Porteinstellungen definieren Sie, welche Benutzer auf welchen Server zugreifen soll.

Die Aufteilung der Benutzer(gruppen) sollte so gewählt werden, daß die Zugriffslast bestmöglich auf die verschiedenen Server verteilt wird.

Installation der Arbeitsplatzinstallationen

Installieren Sie die normale PhraseExpress Einzelplatzversion (Download) auf allen gewünschten Arbeitsplatzrechnern. Die Programmdatei unterscheidet sich nicht von der Einzelplatzversion. Bei Verbindung mit einem PhraseExpress Server schaltet diese automatisch in den Netzwerk-Modus.

Eine Lizenzschlüsseleingabe ist auf den Arbeitsplatzrechnern nicht erforderlich, weil die Lizenzschlüssel zentral auf dem Rechner freigeschaltet werden (s.u.), auf dem der PhraseExpress Server installiert wird.

Weitere Infos zur Installation der Arbeitsplatzinstallationen im Handbuch zur Einzelplatzversion

Automatisierte Installation der Arbeitsplatzinstallation

Zur Verteilung der Software auf vielen Rechnern können Sie die separat verfügbare MSI Installationsdatei verwenden, oder PhraseExpress auf einem Rechner installieren und wie gewünscht konfigurieren. Diese Referenzinstallation lässt sich dann leicht verteilen, indem Sie den Programmordner C:\Programme\Phraseexpress\ und die config6.ini Datei auf die Zielrechner übertragen.

Alle Einstellungen werden in der config6.ini im Anwendungsdatenverzeichnis des aktuellen Benutzerkontos (üblicherweise im Verzeichnis "C:\Users\Ihr Benutzername\AppData\Roaming\PhraseExpress\") gespeichert. Diese Datei muss im Zuge der Verteilung auf alle Rechner jedoch im allgemeinen(!) benutzerübergreifenden Anwendungsdatenverzeichnis gespeichert werden (üblicherweise im Verzeichnis "C:\ProgramData\PhraseExpress\") . Beim ersten Programmstart kopiert PhraseExpress dann diese Konfiguration in das Anwendungsdatenverzeichnis des jeweiligen Anwenders.

PhraseExpress schreibt keine Programmeinstellungen in die Windows Registry und verwendet stattdessen ausschließlich .ini Konfigurationsdateien.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Installationsdatei:

Kommandozeilenparameter	Erläuterung
/SILENT /VERYSILENT	Instructs Setup to be silent or very silent. When Setup is silent the wizard and the background window are not displayed but the installation progress window is. When a setup is very silent this installation progress window is not displayed. Everything else is normal so for example error messages during installation are displayed. If a restart is necessary and the '/NORESTART' command isn't used (see below) and Setup is silent, it will display a Reboot now? message box. If it's very silent it will reboot without asking.
/SUPPRESSMSGBOXES	Instructs Setup to suppress message boxes. Only has an effect when combined with '/SILENT' and '/VERYSILENT'.
/SERVER=IP address:Port	When you intend to use PhraseExpress with the PhraseExpress Server, you can specify the server's IP address and port via command line. This command line option does also generally enable the networking feature in PhraseExpress like /NETWORK does. Example: /SERVER=192.168.100.223:1026
/FORALL	Forces PhraseExpress to store settings data in common application data folder (instead of user application data).
/COMMON	Configure PhraseExpress that all users on one computer share common settings.
/ServerUDPPort=port number	The Client tries to find the Server by sending UDP broadcast polls via a UDP 1037 by default. You can change this UDP port to a custom port: Example: /ServerUDPPort=1062
/ListenUDPPort=port number	After the Server received the broadcast poll by the Client, the Server answers back the TCP address and TCP port via a UDP 1036. You can change this UDP port to a custom port: Example: /ListenUDPPort=1035
/NoUDPPoll	If you do not wish that the Client sends out broadcast polls, you can disable it by adding this command-line parameter. If using this command-line parameter, we recommend to define a manual IP address using the command-line parameter /SERVER=… (see above). Otherwise, you will need to manually define the IP address in the settings of every workstation installation.
/license=XXXX	You can optionally register the PhraseExpress workstation installation locally by passing the separate Single-User(!) Edition license key via the command-line parameter /license=XXXX (whereas XXXX is a valid license key). Make sure to use a individual license key for each installation. PhraseExpress Network Edition license keys will not work. This parameter is only for automated deployment of the Single-User Edition.
/NETWORK	Enables the networking functionality of the PhraseExpress client installation.
/PROXYADDR=	IP Adresse des Proxy-Servers
/PROXYPORT=	Port des Proxy-Servers
/PROXYNAME=	Name des Proxy-Servers
/PROXYPASS=	Password für den Proxy-Server
/NOSTATS	Disables the PhraseExpress statistics function (Requires valid license).
/IGNORECAPSLOCK	Enables the PhraseExpress option to ignore accidentally hitting the CAPSLOCK key
/NOHOTKEYCHECK	Installs PhraseExpress with disabled hotkey plausability check. This allows to define phrase hotkeys even with a single letter key (which is not recommended and only suitable for special requirements).
/NOTEXTPREDICTION	Installs PhraseExpress with the text prediction feature disabled.
/NOCLIPBOARDCACHE	Installs PhraseExpress with the clipboard cache feature disabled.
/NOLASTUSED	Installs PhraseExpress with the Last Used folder deactivated.
/NOLAUNCH	Instructs Setup not to launch PhraseExpress after installation.
/NOCONFIG	Disables any configuration options in the Client before it connects to the PhraseExpress Server the first time.
/LOG /LOG="filename"	Causes Setup to create a log file in the user's TEMP directory detailing file installation and actions taken during the installation process. This can be a helpful debugging aid. For example, if you suspect a file isn't being replaced when you believe it should be (or vice versa), the log file will tell you if the file was really skipped, and why. The log file is created with a unique name based on the current date. (It will not overwrite or append to existing files.). The information contained in the log file is technical in nature and therefore not intended to be understandable by end users. Nor is it designed to be machine-parseable; the format of the file is subject to change without notice.
/NOCANCEL	Prevents the user from cancelling during the installation process, by disabling the Cancel button and ignoring clicks on the close button. Useful along with '/SILENT'.
/NORESTART	Instructs Setup not to reboot even if it's necessary.
/RESTARTEXITCODE=exit code	Specifies the custom exit code that Setup is to return when a restart is needed. Useful along with '/NORESTART' The Setup program may return one of the following exit codes: 0 Setup was successfully run to completion. 1 Setup failed to initialize. 2 The user clicked Cancel in the wizard before the actual installation started, or chose "No" on the opening "This will install…" message box. 3 A fatal error occurred while preparing to move to the next installation phase (for example, from displaying the pre-installation wizard pages to the actual installation process). This should never happen except under the most unusual of circumstances, such as running out of memory or Windows resources. 4 A fatal error occurred during the actual installation process. Note: Errors that cause an Abort-Retry-Ignore box to be displayed are not fatal errors. If the user chooses Abort at such a message box, exit code 5 will be returned. 5 The user clicked Cancel during the actual installation process, or chose Abort at an Abort-Retry-Ignore box. 6 The Setup process was forcefully terminated by the debugger (Run | Terminate was used in the IDE). Before returning an exit code of 1, 3, or 4, an error message explaining the problem will normally be displayed.
/LOADINF="filename"	Instructs Setup to load the settings from the specified file after having checked the command line. This file can be prepared using the '/SAVEINF=' command as explained below. Don't forget to use quotes if the filename contains spaces.
/SAVEINF="filename"	Instructs Setup to save installation settings to the specified file. Don't forget to use quotes if the filename contains spaces.
/DIR="x:\dirname"	Overrides the default directory name displayed on the Select Destination Location wizard page. A fully qualified pathname must be specified.
/GROUP="folder name"	Overrides the default folder name displayed on the Select Start Menu Folder wizard page.
/TASKS="comma separated list of task names"	Specifies a list of tasks that should be initially selected or deselected. To deselect a task, prefix its name with a "!" character. Only the specified tasks (and their children) will be selected; the rest will be deselected. Example: If you do not want PhraseExpress in the StartUp folder, but with activated network, sample phrase file andcontext menu integration, then launch the PhraseExpress installer with the command-line parameter /TASKS="!userstartupicon,network,installsamplefile,contextmenuintegration"

Kommunikation zwischen Server und Arbeitsplatzinstallationen

Sofern die Netzwerkunterstützung und automatische Serversuche in den Einstellungen der PhraseExpress Arbeitsplatzinstallationen aktiviert sind, suchen diese über UDP Port 1036 (einstellbar) fortlaufend nach dem Server im Netzwerk.

Wird ein Server gefunden, lädt und verwendet die Arbeitsplatzinstallation die Textbausteine vom Server. Dies können Sie am Programmnamen in der Titelzeile zu "PhraseExpress Network" und dem grünen Ausrufezeichen im PhraseExpress Startleistenprogrammsymbol erkennen.

Der UPD Port ist ausschließlich für die automatische Serversuche erforderlich. Wird in der Arbeitsplatzinstallation die IP Adresse des Zentralrechners fest eingegeben, ist kein UDP Port erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie auch im Kapitel PhraseExpress im Netzwerk verwenden im Handbuch der Arbeitsplatzinstallation.

Konfiguration des Servers

Der PhraseExpress Server Windowsdienst startet 'unsichtbar' mit jedem Systemstart des Zentralrechners und besitzt wie alle Windows Dienste keine eigene Benutzeroberfläche.

Zur Konfiguration des Servers dient der separate Client Manager. Durch die Trennung in Server und Client Manager können Sie den Server von jedem beliebigen Rechner im Netzwerk aus der Ferne administrieren.

Einige Einstellungsänderungen erfordern einen Neustart des PhraseExpress Serverdienstes durch Betätigen der Aktualisieren-Schaltfläche im Client Manager. In diesen Fällen werden Sie darauf hingewiesen. Dabei verlieren alle Arbeitsplatzinstallationen für wenige Sekunden die Verbindung zum Server. Die Anwender können während dieser kurzen Zeit zwar weiter mit PhraseExpress arbeiten, aber keine Änderungen an der Textbaustein-Datei vornehmen.

Nach erfolgreicher Konfiguration können Sie den Client Manager beenden. Er ist nur für Einstellungsänderungen, aber nicht für den laufenden Betrieb erforderlich.

Der Client Manager darf nur einmal im Netzwerk gestartet werden. Starten Sie den Client Manager mehrfach, erscheint die Fehlermeldung "Alle Pipeinstanzen sind ausgelastet"

Register Server

Der Client Manager kann auf einem beliebigen Rechner betrieben werden, der eine Netzwerkverbindung zum Zentralrechner hat.

Wird der Client Manager auf dem Zentralrechner selbst betrieben, geben Sie als Serverposition einfach einen Punkt "." ein. Ansonsten geben Sie hier den Namen des Zentralrechners an, oder lassen Sie den Client Manager automatisch nach dem Serverdienst im Netzerk suchen.

In großen Netzwerken kann die automatische Suche nach dem Serverdienst etwas länger dauern.

Ohne Verbindung zum Server fehlen die restlichen Register in der Benutzeroberfläche des Client Managers und Einstelloptionen sind in grauer Schrift.

Der PhraseExpress Server verwendet den TCP Port 1025 zur Kommunikation mit den Arbeitsplatzinstallationen. Wenn dieser Port in Ihrem Netzwerk bereits von einer anderen Anwendung genutzt wird, können Sie hier auch einen anderen TCP Port einstellen.

Konfigurieren Sie die Firewalls des Zentralrechners und alle Arbeitsplatzinstallationen entsprechend, wenn Sie den TCP Port ändern

Bitte beachten Sie, daß viele TCP Ports bereits von anderen Anwendungen belegt sind. In diesem Fall erscheint im Client Manager eine Fehlermeldung.

Wir raten dringend davon ab, TCP Ports unterhalb von 1025 zu verwenden, weil diese oft von anderen Anwendungen benötigt werden (Liste häufig benötigter Ports)

Register Phrasendatei

Im Register Phrasendatei teilen Sie dem PhraseExpress Server den Dateipfad und -namen der .pxp Textbausteindatei mit.

Wenn Sie keine Textbausteindatei angeben, erstellt der Server automatisch eine Textbausteindatei im Verzeichnis /Gemeinsame Dokumente/PhraseExpress/phrases.pxp, sobald eine Arbeitsplatzinstallation den ersten Textbaustein erstellt. Wenn sich dort bereits eine Textbausteindatei befndet, wird diese verwendet.

Sie können auswählen, ob jede Änderungen an der Textbausteindatei sofort an alle Arbeitsplatzinstallationen gesendet wird, oder ob die jeweils aktuelle Textbausteindatei nur einmalig, beim Start jeder Arbeitsplatzinstallation geladen werden soll. Diese wird zugunsten einer geringeren Netzwerkbelastung bis zum nächsten Programmstart der Arbeitsplatzinstallation nicht mehr aktualisiert. Der Nachteil ist, daß Anwender mit Nurlese-Rechte bei vielen Änderungen an der Textbausteindatei nicht die aktuellste Version verwenden.

Diese Option gilt nur für Arbeitsplatzinstallationen, die Nurlese-Rechte haben. Anwender mit Schreibrechten erhalten stets die aktuellste Version über das Netzwerk.

Register Lizenzschlüssel

Der PhraseExpress Server muß einmalig mit den von Ihnen erworbenen Lizenzschlüsseln registriert und freigeschaltet werden.

Videoerläuterung zur Lizenzschlüssel-Registrierung

Starten Sie hierzu den Client Manager und wechseln Sie in das Register Lizenzschlüssel:

 

Lizenzschlüssel registrieren

1. Erwerben Sie PhraseExpress Lizenzen unter http://shop.phraseexpress.de. Sie benötigen für jeden Benutzer jeweils eine Lizenz.
2. Sie erhalten eine Email mit einer Liste von Lizenzschlüsseln. Kopieren Sie diese per Zwischenablage in das entsprechende Eingabefeld des Client Managers (einen Lizenzschlüssel pro Zeile).
3. Nach Betätigen der Schaltfläche Übernehmen werden die Lizenzschlüssel überprüft und per Online-Autorisierung an den PC des PhraseExpress Servers gekoppelt. Hierfür ist für die Dauer des Registrierungsvorgangs eine Internetverbindung auf dem Rechner erforderlich, auf dem der Client Manager läuft. Doppelte und fehlerhafte Lizenzschlüssel werden herausgefiltert.

Die Lizenzschlüssel werden bei der Autorisierung an die Hardware des PCs gebunden, auf dem der PhraseExpress Serverdienst läuft. Sie können Lizenzschlüssel also nicht mehrfach für weitere Server nutzen.

Wenn der Rechner, auf dem der PhraseExpress Server betrieben wird, keine Verbindung zum Internet hat, dann installieren Sie den Client Manager (ohne Serverdienst!) auf einem beliebigen anderen Rechner, der über das Netzwerk Zugriff auf den PhraseExpress Serverdienst hat und führen Sie die oben angegebene Prozedur auf diesem Rechner durch.

Lizenzschlüssel de-registrieren

Lizenzschlüssel können Sie jederzeit wieder vom PC des Servers entbinden, indem Sie die gewünschten Lizenzschlüssel aus dem Lizenzschlüsseleingabefenster im Client Manager löschen und Übernehmen klicken. Anschließend können Sie die gelöschten Lizenzschlüssel wieder für einen anderen Server verwenden.

Lizenzierung

Die Lizenzierung der PhraseExpress Netzwerkversion erfolgt pro Benutzer. Für jeden Anwender ist jeweils ein separater Lizenzschlüssel erforderlich. Ein Anwender identifiziert sich beim Server durch folgende Varianten:

Erläuterung:

Kombination	Anmerkungen
Arbeitsgruppe/Benutzer (Standardeinstellung)	Ein Anwender kann PhraseExpress nur an einem Rechner gleichzeitig nutzen. Bei gleichzeitiger Anmeldung an einem weiteren Rechner kann PhraseExpress erst dann genutzt werden, wenn es auf dem vorigen PC beendet wird.
Arbeitsgruppe/Rechnername/Benutzer	Ein Anwender kann PhraseExpress an mehreren Rechnern gleichzeitig nutzen. Dabei wird aber für jede Sitzung ein separater Lizenzschlüssel 'verbraucht'.

Dieses Lizenzierungsystem gewährleistet, daß jeder Anwender jeweils seine individuellen Textbausteine erhält, unabhängig davon, an welchem Rechner der Anwender sich anmeldet.

Die Lizenzschlüsselzuordnung bleibt auch nach Abbruch der Serververbindung bestehen, kann aber jederzeit im Monitor des Client Managers gelöst werden. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag, wenn der Anwender gerade nicht angemeldet ist (Bei laufendem Zugriff kann die Lizenz nicht entzogen werden).

Wenn alle vorhandenen Lizenzen vergeben sind und sich eine weitere, neue Arbeitsplatzinstallation versucht, sich am Server anzumelden, erhält der Anwender die Nachricht, daß keine freien Lizenzen mehr vorhanden sind. Sie können dann entweder eine unbenutzte Lizenz wieder freigeben oder weitere Lizenzen erwerben und dem Lizenzpool im Client Manager hinzufügen.

Befindet sich eine PhraseExpress Installation in einer TerminalServer Session, so wird an den Rechnernamen ein "_TS" (ohne "") angehängt. Somit ist es möglich, PhraseExpress gleichzeitig innerhalb einer TerminalSession und auf dem gleichnamigen Host-Rechner zu verwenden.

Die PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation kann auf beliebig vielen Rechnern installiert werden. Sie benötigen lediglich für jeden Anwender im Netzwerk einen separaten Lizenzschlüssel.

Berechnungsbeispiel:

Sie haben 100 Rechner und 80 Mitarbeiter, von denen aber nur 70 Mitarbeiter PhraseExpress verwenden. Sie können PhraseExpress auf allen 100 Rechnern installieren, benötigen aber nur 70 Lizenzen. Der zentrale PhraseExpress Server und der Client Manager sind immer im Preis enthalten.

Aussperren einzelner Benutzer von der automatischen Lizenzvergabe

Sie können einzelne Benutzer von der automatischen Lizenzvergabe ausschließen. Erstellen Sie hierzu eine Textdatei block.txt im gleichen Verzeichnis, in dem sich die PhraseExpress Server Konfigurationsdatei config.ini befindet.

Unter Windows XP ist das der Dateipfad C:\Documents and Settings\LocalService\Application Data\PhraseExpress Server

Unter Windows Vista lautet er C:\Windows\ServiceProfiles\LocalService\AppData\Roaming\PhraseExpress Server

Listen Sie in der Textdatei die gewünschten Benutzer (ein Benutzer pro Zeile!) im gleichen Format auf, wie Sie die Lizenzierung eingestellt haben, d.h. im Format Arbeitsgruppe\Benutzer oder Arbeitsgruppe\Rechnername\Benutzer.

Sie können jederzeit weitere Lizenzschlüssel erwerben und im Client Manager nachträglich hinzufügen.

Optional bieten wir ab 25 Lizenzen auch 'Concurrent User Lizenzen', für die gesonderte Lizenzschlüssel erforderlich sind. Hierbei ist jedoch die Netzwerk-Cache Funktion auf den entsprechenden Arbeitsplatzinstallationen deaktiviert.

Register Monitor

Der Monitor zeigt Ihnen eine Statusübersicht und alle am Server angeschlossene Arbeitsplatzinstallationen mit deren Lizenzschlüsselzuweisungen:

Benutzer, denen bereits ein Lizenzschlüssel zugewiesen wurde, die aber aktuell nicht mit dem Server verbunden sind, werden in grauer Schrift angezeigt.

Bei Bedarf kann durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag die Lizenzschlüsselzuweisung gelöscht werden. Wenn der Anwender sich erneut anmeldet, erhält er automatisch einen neuen Lizenzschlüssel aus dem Pool freier Lizenzschlüssel.

Wenn Sie in der Spalte Schreibrechte ("S") das Häkchen für eine oder mehrere Arbeitsplatzinstallation entfernen, werden in der betreffenden Arbeitsplatzinstallation alle Menüpunkte zur Änderung der Textbausteine aus der Benutzeroberfläche komplett ausgeblendet.

Diese Einstellung ist eine sehr pauschale und umfassende Deaktivierung der Textbausteinbearbeitung für die jeweilige Arbeitsplatzinstallation. Bitte beachten Sie, daß die Schreib- und Leserechte auf einzelne Textbausteinordner im Client viel detaillierter eingestellt werden können (siehe Kapitel "Zugriffsrechte definieren" im Handbuch der Arbeitsplatzinstallation).

Wenn Sie in der Spalte Konfigurationsrechte ("K") das Häkchen für eine oder mehrere Arbeitsplatzinstallation entfernen, werden in der Arbeitsplatzinstallation alle Menüpunkte zum Ändern von Einstellungen aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet, um eine Fehlkonfiguration zu vermeiden.

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltentitel im Monitor können Sie die Spalten ein- und ausblenden.

Die im Client Manager einstellbaren Schreibrechte beziehen sich nur darauf, ob ein bestimmter Anwender die Textbausteindatei generell ändern darf, oder ob Editierfunktionen komplett ausgeblendet/deaktiviert werden. Sie können detaillierte Schreib- und Leserechte für jeden einzelnen Textbausteinordner der Textbausteindatei auf Basis der Benutzer, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen und Domänen in der Arbeitsplatzinstallation definieren (Weitere Infos).

Wenn Sie einem Anwender das Schreibrecht entziehen, der gerade eine Änderung an der Textbausteindatei vornimmt, erhalten Sie eine Warnmeldung. Sie sollten den Anwender die Bearbeitung vor Entzug des Schreibrechts abschließen lassen.

Bei ausgeblendeten Spalten zur Geld- und Zeitersparnis wird die Statistikfunktion auch lokal auf allen Arbeitsplatzinstallationen deaktiviert. Dies ist jedoch nicht in Demoversion möglich.

Um in einem Zuge allen Anwendern o.a. Rechte zuzuweisen, stellen Sie das Häkchen in der Überschriftenzeile ein und Klicken Sie auf Set.

Mit den Optionsboxen in der Überschriftenzeile (jeweils vor der Set-Schaltfläche) definieren Sie auch die Standardeinstellungen für Arbeitsplatzinstallation, die sich das erste Mal am Server anmelden und für die noch keine Einstellungen gespeichert wurden.

Allgemeine Hinweise zum Netzwerkbetrieb

• Bei Abbruch der Netzwerkverbindung wechselt das Startleistensymbol der PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation von grün auf weiss und sie verwendet temporär eine Kopie der Netzwerk-Textbausteindatei bis wieder eine Verbindung besteht. Diese lokale Kopie kann vom Anwender nicht bearbeitet werden, um Synchronisationsprobleme zu verhindern.
• Hat ein bestimmter Arbeitsplatz im Client Manager keine Schreibrechte zugewiesen bekommen, fehlen im Programm die Menüpunkte zum Erstellen/Ändern von Textbausteinen.
• Wurde im Client Manager für einen bestimmten Arbeitsplatz das Konfigurationsmenü deaktiviert, fehlt im Programm der entsprechende Menüpunkt Einstellungen.
• Haben mehrere Anwender Schreibrechte und nimmt ein Anwender gerade Änderungen an der Textbausteindatei vor, sind die Schreibrechte für alle anderen Arbeitsplätze temporär gesperrt.
• Es darf nur ein PhraseExpress Server und ein Client Manager in einem Netzwerk laufen.

• Es kann einige Sekunden dauern, bis die Arbeitsplatzinstallation den Verbindungsabbruch zum Server bemerkt.
• Sobald in der Arbeitsplatzinstallation manuell eine lokale Textbausteindatei ausgewählt oder eine IP Adresse manuell eingegeben wurde, wird die automatische Serversuche deaktiviert, bis diese wieder in den Einstellungen aktiviert wird (vgl. Kapitel PhraseExpress im Netzwerk verwenden).

Datensicherung

Der PhraseExpress Server erstellt bei jeder Änderung der Textbausteine eine Kopie der zentralen Textbausteindatei mit der Dateiendung .bak und einem Zeitstempel im Unterordner PhraseExpress Backup, der sich im gleichen Verzeichnis der Textbausteindatei befindet. Es können bis zu 99 Kopien erstellt werden. Im PhraseExpress Client Manager lässt sich die maximale Anzahl der Kopien einstellen. Ältere Versionen werden rollierend gelöscht ('rolling backup').

Möchten Sie eine Änderung rückgängig machen, oder wenn die Textbausteindatei gelöscht oder unbrauchbar geworden ist, dann…

1. Stoppen Sie den PhraseExpress Serverdienst über die Windows Managementkonsole.
2. Verschieben Sie die aktuelle Textbausteindatei mit der Dateiendung .pxp in ein anderes Verzeichnis oder löschen Sie die Datei gegebenenfalls.
3. Entfernen Sie die Dateiendung .bak von der gewünschten Backup-Datei. Sie sollte dann die Dateiendung .pxp aufweisen.
4. Wenn Sie den PhraseExpress Serverdienst wieder starten, wird diese Datei verwendet. Mit der nächsten Änderung werden wieder neue Backup-Dateien angelegt.

PhraseExpress aktualisieren

Wenn der Rechner Zugang zum Internet hat, prüft der Client Manager optional in regelmäßigen Abständen, ob eine Softwareaktualisierung verfügbar ist.

Sie können auch jederzeit eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und wählen Sie im Client Manager das Register Online Updates Jetzt prüfen

Falls der Client Manager eine neue Version meldet, stoppen Sie bitte den PhraseExpress Server Windowsdienst, aktualisieren Sie alle Arbeitsplatzinstallationen und starten Sie den Windowsdienst wieder. Stellen Sie sicher, daß wirklich alle Arbeitsplatzinstallationen die gleiche Versionsnummer aufweisen, um Inkompatibilitäten zu vermeiden.

Auf den Arbeitsplatzinstallationen werden die Optionen zur Softwareaktualisierung deaktiviert, wenn sie mit dem PhraseExpress Server verbunden sind. Sie erhalten Aktualisierungsmeldungen daher nur über den Client Manager, den Sie zu diesem Zweck gelegentlich aufrufen sollten. Der Gund ist, daß stets alle Arbeitsplatzinstallationen in einem Rutsch aktualisiert werden müssen, was bei einer individuellen automatischen AktualisierunGunnar nicht gewährleistet ist.

Deinstallation

Den PhraseExpress Server deinstallieren Sie über Start Programme PhraseExpress Server PhraseExpress Server deinstallieren.

Zur vollständigen Deinstallation ist eventuell ein Rechnerneustart erforderlich, um den Serverdienst vollständig zu entfernen.

Zum Schutz vor versehentlichem Datenverlust werden keine Textbausteindateien bei der Deinstallation gelöscht. Diese .pxp Dateien können Sie im Windows Dateiexplorer manuell löschen.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Deinstallationsdatei.

Die Deinstallationsdatei (unins??.exe) im Programmverzeichnis sowohl des PhraseExpress Servers, als auch der Arbeitsplatzinstallation kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:

Kommandozeilenparameter	Erläuterung
/SILENT, /VERYSILENT	When specified, the uninstaller will not ask the user for startup confirmation or display a message stating that uninstall is complete. Shared files that are no longer in use are deleted automatically without prompting. Any critical error messages will still be shown on the screen. When '/VERYSILENT' is specified, the uninstallation progress window is not displayed. If a restart is necessary and the '/NORESTART' command isn't used (see below) and '/VERYSILENT' is specified, the uninstaller will reboot without asking.
/SUPPRESSMSGBOXES	Instructs the uninstaller to suppress message boxes. Only has an effect when combined with '/SILENT' and '/VERYSILENT'.
/LOG	Causes Uninstall to create a log file in the user's TEMP directory detailing file uninstallation and [UninstallRun] actions taken during the uninstallation process. This can be a helpful debugging aid. The log file is created with a unique name based on the current date (It will not overwrite or append to existing files.). The information contained in the log file is technical in nature and therefore not intended to be understandable by end users. Nor is it designed to be machine-parseable; the format of the file is subject to change without notice.
/LOG="filename"	Same as /LOG, except it allows you to specify a fixed path/filename to use for the log file. If a file with the specified name already exists it will be overwritten. If the file cannot be created, Uninstall will abort with an error message.
/NORESTART	Instructs the uninstaller not to reboot even if it's necessary.

Fehlersuche bei Verbindungsproblemen

Kann sich die Arbeitsplatzinstallation nicht mit dem Server verbinden? Dann gehen Sie bitte schrittweise folgende Tipps durch:

• Besteht eine funktionierende TCP/IP Netzwerkverbindung zwischen den beteiligten Rechnern? Weitere grundsätzliche Hilfe zu Netzwerken finden Sie in der Microsoft Knowledgebase oder z.B. bei http://www.netzwerktotal.de.
• Starten Sie den Client Manager und wechseln Sie zum Register Monitor. Erscheint irgendwo ein roter Text? Beheben Sie entsprechendes Problem.
• Prüfen Sie, ob die Netzwerkfunktion in den lokalen Arbeitsplatzinstallationen aktiviert ist: Klicken Sie hierzu auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Netzwerk Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Netzwerkunterstützung und starten Sie das Programm erneut.
• Vielleicht wird im Netzwerk der UDP broadcast über Port 1036 für die automatische Serversuche blockiert und Sie müssen die IP-Adresse des Servers manuell eingeben: Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Geben Sie die IP Adresse des Servers ein.
• Alternativ wählen Sie nochmals die automatische Serversuche, um diese neu anzustossen. Diese deaktiviert sich, wenn Sie zuvor einmal eine lokale Textbausteindatei ausgewählt haben sollten.
• Vielleicht 'hängt' der PhraseExpress Server Service. Versuchen Sie diesen über die Windows Management Console erneut zu starten.