PhraseExpress für Mac v2 - Client Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

PhraseExpress beschleunigt die Texteingabe auf Windows, Mac und iOS/Android-Geräten:

Installation

Videoanleitung

So installieren Sie PhraseExpress auf Ihrem Mac:
  1. Laden Sie die Installationsdatei herunter.
  2. Öffnen Sie die Installationsdatei mit einem Doppelklick.
  3. Ziehen Sie das PhraseExpress Programm in den Anwendungsordner.
  4. Wechseln Sie im Finder in den Anwendungsordner und starten Sie PhraseExpress mit einem Doppelklick.
  5. WICHTIG: Fügen Sie die PhraseExpress Anwendung zu der Liste in den Systemeinstellungen » Sicherheit » Privatsphäre » Bedienungshilfen hinzu (Videoanleitung).
  6. Wenn Sie bereits eine Lizenz erworben haben, registrieren Sie den Lizenzschlüssel in PhraseExpress.
  • Die automatische Textersetzung Ihres Macs wird bei Verwendung der gleichen Autotexte mit PhraseExpress kollidieren. Entfernen Sie identische Autotexte daher entweder unter Systemeinstellungen » Tastatur » Text oder alternativ in PhraseExpress.
  • Aktivieren Sie in den macOS Einstellungen » Tastatur » Shortcuts die Option "Voller Tastaturzugriff" auf "Alle Steuerelemente" , um bequeme in Formularen navigieren zu können.

Erste Schritte

Nach dem Programmstart erscheint das PhraseExpress Programmsymbol oben rechts in der Menüleiste:

PhraseExpress menu bar icon

Dieses Symbol ist der Hauptzugang zu PhraseExpress:
  • Ein Klick auf das Symbol öffnet die Textbausteinauswahl.
  • Mit der rechten Maustaste öffnen Sie u.a. das Hauptprogrammfenster.
Nächste Schritte…

Textbausteine verwalten

Mit PhraseExpress können Sie Textbausteine erstellen, in eine beliebige Anwendung einfügen, bearbeiten, importieren und löschen.

Textbausteine erstellen

So erstellen Sie einen neuen Textbaustein:
  1. Markieren Sie den gewünschten Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Symbol, und wählen Sie den Befehl "Neuer Textbaustein…".

    Alternativ betätigen Sie die Tastenkombination CMD-ALT-C.
  3. PhraseExpress erfasst den markierten Text und öffnet das Hauptprogrammfenster zur weiteren Bearbeitun des neuen Textbausteins.

Praxistipp! Noch schneller speichern Sie einen Textbaustein, indem Sie den markierten Text auf das PhraseExpress Dock-Symbol oder auf das PhraseExpress Symbol oben rechts in der Menuleiste ziehen. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie den entsprechenden Kontextmenübefehl.

Beschreibung

Die Beschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Auswahlmenü.

Verwenden Sie eine kurze und prägnante Beschreibung.

Tastenkombinationen

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, CMD, CMD, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben oder einer Zahl bezeichnet.

Anwendungsbeispiel:

Ein Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" kann durch Betätigung der Tastenkombination CMD-ALT-G eingefügt werden.

Bei eifriger Nutzung werden Sie sich jedoch schon bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern.

Daher können Sie dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner zuweisen, der mehrere Textbausteine beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü zur Auswahl des gewünschten Textbausteins. Eine einzige Tastenkombination ermöglicht damit den schnellen Zugriff auf mehrere Textbausteine.

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Viele Kombinationen mit der CMD-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder CMD- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Tastenkombinationen.

Ein Warnsymbol erscheint bei Tastenkombinationen, die mit anderen Anwendungen kollidieren könnte.

Autotext

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele für Autotext:
  • Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit den Tippfehler.
  • Ein Autotext "#anrede" könnte ein Auswahlmenü mit verschiedenen Anredevorlagen aufrufen.
  • Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.
  • Als Besonderheit können Sie in PhraseExpress die gleiche Autotextabkürzung auch mehreren Textbausteine zuweisen. Es scheint dann automatisch eine "MultipleChoice"-Auswahl mit allen passenden Textbausteinen.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Autotexten.

Bei grau dargestellten Autotextoptionen ist die Autotextfunktion im (übergeordneten) Textbausteinordner deaktiviert oder es fehlen Bearbeitungsrechte.

Bei Verwendung sehr kurzer Autotexte erscheint ein Warndreieck.

Autotext-Optionen

Videoeinführung

Option Beschreibung

Nach Eingabe des Autotexts und Abschluss mit ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichens wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:

Standard Nachzeichen

Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:

Sofort ausführen

Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde der Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt bei Eingabe der ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" ausgelöst werden.

Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe in einem Auswahlmenü zum Einfügen vorgeschlagen:

Optional ausführen

Der Vorschlag wird durch Drücken der einstellbaren Bestätigungstaste angenommen oder durch Weitertippen ignoriert.

Der Textbaustein wird nach Eingabe des Anfangs der Textbausteinbeschreibung vorgeschlagen

SmartComplete

Die Definition eines Autotexts wird damit überflüssig.

Die Expertenoptionen erlauben eine sehr filigrane Konfiguration, die im Folgenden beschrieben wird:

Ein Warnsymbol erscheint bei kurzen Autotexten, die eine unerwünschte Textersetzung zur Folge haben könnten.

Autotext Expertenoptionen
Beispiele für fortgeschrittene Autotext-Konfigurationen:
  • Soll das Satz-/Leerzeichen nach einem Autotext nicht ausgegeben werden?
  • Sollen Tippfehler stets nur Wortanfang/-mitte/-/ende korrigiert werden, zum Beispiel Tippfehler am Wortende "…ign" » "…ing"?
Vor- und Nachzeichen

Die folgenden Optionen erfordern ein gewisses technisches Verständnis des Themas Autotext und sind erfahrenen Anwendern vorbehalten.

Das Zeichen, das zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voranstehen muss, heißt Vorzeichen. Das Zeichen, das zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen muss, ist das Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress das zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Autotext Expertenoptionen

Vor-/Nachzeichen Einstellung Erläuterung

Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leer­zeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.

Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt.

Es werden die Standard-Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (wie in den Experten­optionen eingestellt).

Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER/TAB/Leerzeichen-Taste betätigt werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z, bzw. eine Zahl 0-9 eingegeben werden.

Anwendungs­beispiel: Der Autotext "fpg" mit der Einstellung "Buchstaben" als Vor-/Nachzeichen wird automatisch mit dem Textbaustein "füg" ersetzt. Damit werden Tipp­fehler ausschließlich inmitten eines Wortes (also zwischen anderen Buchstaben), wie zum Beispiel "einfpgen" in "einfügen" korrigiert.

Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen.

Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+

Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:
Gewünschtes Verhalten Vorzeichen Nachzeichen

Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt.

Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.

Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.

Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.

Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.

Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.

Diese Einstellung kann zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende dienen.

Manuelle Bestätigung

Bei aktivierter Option "Manuelle Bestätigung" wird ein Textbaustein bei Eingabe des Autotextes zunächst in einem Auswahlmenü angeboten. Sie können nun einfach weiter tippen oder den Textbaustein mit der einstellbaren Bestätigungstaste ausführen.

Nachzeichen entfernen

Soll das für die Ausführung des Autotextes gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht ausgegeben werden, aktivieren Sie die Option "Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken".

Diese Option ist nicht erforderlich, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Zugriffsrechte beschränken

ZugriffsbeschränkungIn der Standardeinstellung sind alle Textbausteine für alle Anwender sicht- und editierbar.

Schreib- und Leserechte können jedoch für jeden Textbausteinordner auf bestimmte Anwender, Arbeitsgruppen, Benutzergruppen oder Domänen beschränkt werden.

Anwendungsbeispiele:

  • Ein Textbausteinordner beinhaltet Textbausteine, die nicht für andere sichtbar sein sollen.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen nur für eine bestimmte Anwendergruppe sichtbar sein.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen für die gesamte Arbeitsgruppe "Vertrieb" sichtbar, dabei aber nur von einem bestimmten Anwender editierbar sein.
  • Die gleiche Tastenkombination, bzw. der gleiche Autotext soll für verschiedene Anwender jeweils eigene Textbausteine auslösen.
So beschränken Sie den Zugriff auf Textbausteine:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster
  2. Wählen Sie den gewünschten Textbausteinordner und klicken Sie im Hauptmenü auf "Zugriffsrechte".
  3. Konfigurieren Sie im nächsten Fenster die Lese-/Schreibberechtigungen.

Access restriced folderZugriffsbeschränkte Inhalte werden mit einem blauen Benutzersymbol im Ordnersymbol hervorgehoben.

  • Der Ersteller ("Eigentümer") eines Ordners hat ungeachtet der Einstellungen stets volle Zugriffsrechte.
  • Leserechte lassen sich für Unterordner nur weiter beschränken. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.
  • Die hier beschriebenen Zugriffsrechte schützen keine vertraulichen Daten. Administratoren können mittels Spezialbefehlen alle Textbausteine sehen.

Textbausteine einfügen

Klicken Sie in der Zielanwendung an die gewünschte Position, und wählen Sie eine der folgenden Methoden:

  • Klicken Sie das PhraseExpress Symbol mit der linken Maustaste, und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus dem Auswahlmenü.
  • Betätigen Sie die einstellbare Tastenkombination ALT-Leerzeichen und benutzen Sie die Schnellsuche.
  • Geben Sie den Autotext ein, der gegebenenfalls für den Textbaustein oder Textbausteinordner definiert wurde.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die gegebenenfalls für den Textbaustein oder Textbausteinordner definiert ist.

Das Auswahlmenü bietet schnellen Zugriff auf Ihre Textbausteine:

Textbausteinmenü

Um den gesamten Textbausteinbestand ab dem Wurzelverzeichnis zu öffnen, klicken Sie auf das Programmsymbol oben rechts in der Menüleiste oder betätigen Sie die einstellbare Tastenkombination ALT-Leerzeichen.

Um ein bestimmten Textbaustein-Unterordner direkt zu öffnen, betätigen Sie die Tastenkombination oder tippen Sie den Autotext, den Sie für den gewünschten Ordner definiert haben.

Auswahl eines Eintrages:
  • Klicken Sie den gewünschten Textbaustein mit der linken Maustaste zum Einfügen in die Zielanwendung.
  • Geben Sie einige Zeichen der Beschreibung ein, um mittels Schnellsuche den gewünschten Eintrag zu finden.
  • Mit Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf gelangen Sie schrittweise zum gewünschten Eintrag.
  • Die Bestätigungstaste fügt den vorgewählten Textbaustein in die Zielanwendung ein.
  • Die Textbausteinvorschau kann auf Wunsch in den Programmeinstellungen deaktiviert werden.
Wenn ein Eintrag nicht auffindbar ist:
  • Suchen Sie den Textbaustein durch Hinunterscrollen im Menü.
  • Prüfen Sie, ob die Zielanwendung in den PhraseExpress Einstellungen deaktiviert wurde.
  • Prüfen Sie, ob der Textbausteinordner, der den gewünschten Textbaustein beinhaltet aufgrund einer deaktiverten Option "Im Auswahlmenü zeigen" ausgeblendet wurde.

Das Textbausteinmenü kann nicht in Vollbildanwendungen gezeigt werden, wenn die Option "Im Dock zeigen" für das PhraseExpress Dock Icon aktiviert ist.

Textbausteine bearbeiten

Textbausteine bearbeiten Sie im PhraseExpress Hauptprogrammfenster:

Hauptprogrammfenster

So öffnen Sie das Hauptprogrammfenster:

Videoanleitung

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Symbol und wählen Sie Textbausteine bearbeiten.
  • Betätigen Sie die Tastenkombinationen zum Öffnen des Hauptprogrammfensters, sofern in den Einstellungen konfiguriert.

Auf der linken Seite organisieren Sie Textbausteine in einer frei konfigurierbaren Baumstruktur. Textbausteine lassen sich per Drag & Drop in der Baumstruktur verschieben.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen.

Markieren Sie einen Textbaustein in der Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Programmfensters zu bearbeiten.

Textformatierung

PhraseExpress speichert Textbausteine normalerweise ohne Formatierung (Schriftart/-größe/-farbe, Fett-/Kursivschrift).

Sobald ein Textbaustein formatiert oder ein Bild hinzugefügt wird, wechselt PhraseExpress den Textbaustein automatisch zu einem formatierten Textbaustein. Dies erkennen Sie an der Beschriftung "Formatierter Textbaustein" und am Symbol in der Baumansicht:

Formatierung Eigenschaften

Unformatiert

  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbaustein­datei.
  • Funktioniert in allen Ziel­programmen.
  • Keine Formatierung oder Bilder.

Formatierter Text

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei.

Textbausteine mit Bildern sind nicht mit der Windowsversion kompatibel.

Formatierte Textbausteine können nicht mit der iOS App synchronisiert werden.

Um die Formatierung von einem Textbaustein zu entfernen:
  1. Markieren Sie in der Baumansicht alle Textbausteine, deren Formatierung Sie entfernen möchten.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü "Textbausteine » Formatierungen entfernen".
  3. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage.

Textbausteine farblich hervorheben

Einzelne Textbausteine oder ganze Textbausteinordner lassen sich mit einer Hintergrundfarbe im Auswahlmenü zur leichten Auffindbarkeit hervorheben.

Videoanleitung

Textbausteinordner ausblenden

Versteckter TextbausteinordnerTextbausteinordner lassen sich bei deaktivierter Option "Im Auswahlmenü anzeigen" aus dem Textbausteinmenü ausblenden.

Die Autotexte und Tastenkombinationen der im Ordner enthaltenen Textbausteine sind aber immer noch wirksam. Das ist praktisch zum Beispiel für Textbausteinordner mit vielen Abkürzungen oder Rechtschreibkorrektur-Textbausteine, die nicht über das Auswahlmenü, sondern über Autotexte aufgerufen werden.

Textbausteine finden

Sie können Textbausteine im Textbaustein-Auswahlmenü oder im Hauptprogrammfenster suchen.

Im Auswahlmenü

Mit der Schnellsuche im Auswahlmenü finden Sie Textbausteine blitzschnell:
  1. Öffnen Sie ein Auswahlmenü per Tastenkombination (zum Beispiel ALT-Leerzeichen) oder durch Klick mit der linken Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol.
  2. Tippen Sie unmittelbar anschließend einige Zeichen der Beschreibung des gewünschten Textbausteins.
  3. Das Auswahlmenü schränkt sich fortlaufend auf die Suchtreffer ein.
  4. Klicken Sie den gewünschten Textbaustein zum Einfügen.

Klicken Sie zum Bearbeiten des Textbausteins mit der rechten Maustaste.

Im Hauptprogramm

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Klicken Sie in das Suchfeld oberhalb der Baumansicht.
  3. Nach Eingabe einiger Buchstaben des Suchbegriffs erscheinen die Treffer in einer Liste.
  4. Wählen Sie ein Element in der Trefferliste, um es auf der rechten Seite zu bearbeiten.

Textbausteine löschen

So löschen Sie einen Textbaustein:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie anschließend das zu löschende Element in der linken Baumansicht
  3. Klicken Sie das Mülleimer-Symbol. Alternativ betätigen Sie die Entf-Taste.

Gelöschte Elemente werden in den Papierkorb verschoben, der sich am unteren Ende der Baumstruktur befindet.

Zum Leeren markieren Sie den Papierkorb in der Baumstruktur und wählen Sie "Leeren" im Hauptmenü.

Zum Wiederherstellen bestimmter Elemente im Papierkorb, verschieben sie diese per Klicken & Ziehen an die gewünschte Stelle im Textbausteinbaum.

Alternativ markieren Sie die Elemente und wählen Sie im Hauptmenü "Wiederherstellen". Diese werden dann im ursprünglichen Textbausteinordner wiederhergestellt. Fehlende Ordner werden automatisch wiederhergestellt.

Um Elemente ohne um Umweg über den Papierkorb zu löschen, halten Sie beim Klick auf das Papierkorbsymbol die SHIFT-Taste gedrückt.

  • Trotz Leeren des Papierkorbs enthalten seitens der Datensicherung gespeicherte Dateiversionen lokaler Textbausteindateien frühere Papierkorbinhalte. Löschen Sie daher gegebenenfalls auch die Datensicherungen.
  • Das Löschen von Textbausteins löscht gegebenenfalls auch alle Verknüpfungen zu diesem Textbausteins! Diese werden bei einer Wiederherstellung aus dem Papierkorb nicht wiederhergestellt. Stellen Sie Verknüpfungen bei Verwendung lokaler Textbausteindateien durch Wiederherstellung einer Datensicherung wieder her.
In folgenden Fällen lassen sich Elemente nicht löschen:
  • Zugriffsrechte fehlen auf den zu löschenden Textbaustein(ordner), bzw. einem in einem Ordner befindlichen Unterordner.
  • Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit den Ordner oder ein darin befindliches Element.
  • Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Löschen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.

VerknüpfungMit Verknüpfungen können Textbaustein(ordner) mehrfach in verschiedenen Textbausteinordnern und sogar anderen Textbausteindateien angezeigt werden.

Anwendungsbeispiele

  • Themenübergreifende Textbausteine können in mehreren themenspezifischen Textbausteinordnern aufgerufen werden.
  • Textbausteine aus verschiedenen Textbausteinordnern lassen sich als Verknüpfungen in einem separaten Textbausteinordner zusammenfassen und individuell sortieren.
  • Einzelne oder mehrere Textbaustein(ordner) eines Mobilgeräts lassen sich in eine bestehende Windows-Textbausteindateistruktur einbinden, ohne doppelt gespeichert zu werden.

Ein Textbaustein wird hierbei nur einmal gespeichert, und eine oder mehrere Verknüpfungen dienen als Verweis auf das Original. Verknüpfungen unterscheiden sich von regulären Textbausteinen durch ein kleines Kettenglied im Symbol der Baumansicht.

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie einen oder mehrere Textbausteine/-ordner.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Elemente und wählen Sie "Verknüpfung erstellen". Verknüpfungen sind an dem kleinen Kettenglied-Symbol erkennbar.
  4. Verschieben Sie die erstellte(n) Verknüpfung(en) in den gewünschten Textbausteinordner.

Noch schneller erstellen Sie eine Verknüpfung mittels Klicken und Ziehen eines Textbausteins bei gedrückter STRG und SHIFT-Taste. Somit können Sie Verknüpfungen in einem Rutsch erstellen und unmittelbar darauf in einen anderen Ordner verschieben.

Das Löschen eines Textbaustein(ordner)s löscht alle dazugehörigen Verknüpfungen.

Bei Löschen einer Verknüpfung bleibt das Original erhalten.

Wenn Sie eine Verknüpfung in der Baumansicht bearbeiten, wird tatsächlich das Original bearbeitet. Die Verknüpfung ist ein "Alias", das Änderungen transparent an das Original "durchreicht".

Alle Textbausteineigenschaften (Zugriffsrechte, Programmbeschränkungen, Autotexte und Tastenkombinationen) gelten auch für die Verknüpfung.

Textbausteindateien

Sie können Textbausteindateien laden, speichern, verschieben, importieren, exportieren und erstellen.

Textbausteindateien für die Mac Version haben die Dateiendung .pxi und beinhalten die Textbausteinordnerstruktur, alle Textbausteine und weitere Einstellungen (Tastenkombinationen, Autotexte, Verknüpfungen und Zugriffsrechtebeschränkungen).

PhraseExpress kann Textbausteindateien laden, speichern, entladen, verschieben, importieren, exportieren und mit einem Passwort schützen.

PhraseExpress kann eine Textbaustein aus folgenden Datenquellen laden:

Symbol Speicherort

Lokale Datei

Lokale Textbaustein­datei

Der Standard- Dateiname lautet phrases.pxi, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben.

Die Textbaustein­datei kann sich auf einer lokalen Festplatte des Computers oder einem "NAS" Netzwerk­laufwerk befinden.

Cloud synchronized file

Textbaustein­datei in einem lokale Cloud Synchronisations­Dateiverzeichnis

Die Textbaustein­datei befindet sich in einem Datei­verzeichnis eines Cloud Speicherdienstes, wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.

Die Datei unterscheidet sich lediglich durch das Symbol von einer gewöhnlichen lokal gespeicherten Textbaustein­datei.

SQL Server

Microsoft SQL Server

Beispiel: SQLEXPRESS:phrases

PhraseExpress bezieht Textbausteine von einem Microsoft SQL Server.

Textbausteindatei laden

Um eine Textbausteindatei zu laden:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster
  2. Wählen Sie im Hauptmenü: Datei » Öffnen
  3. Wählen Sie die Textbausteindatei.

Die aktuelle Textbausteindatei wird entladen (jedoch nicht gelöscht) und die ausgewählte Textbausteindatei geladen.

Wenn Sie lediglich Textbausteine einer anderen Textbausteindatei zu ihrem Textbausteinbestand hinzufügen möchten, verwenden Sie stattdessen die Importfunktion..

Textbausteindatei importieren  

PhraseExpress für Mac kann Mac/Windows Textbausteindateien und TextExpander Dateien importieren.

Import aus PhraseExpress für Mac/Windows:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie den Textbausteinordner, der die zu importierenden Textbausteine aufnehmen soll.
  3. Wählen Sie im Hauptmenü: Datei » Importieren und anschließend die zu importierende Textbausteindatei.

Der Inhalt der importierten Datei wird in den ausgewählten Ordner der aktuell geladenen Textbausteindatei hinzugefügt und dort gespeichert.

Alternativ ziehen Sie die gewünschte Datei zum Importieren einfach per "Drag & Drop" direkt in den gewünschten Ordner im Textbausteinbaum.

Beim Import einer .pxp Textbausteindatei von PhraseExpress für Windows werden Daten erweiterter Informationen entfernt (Formatierte Textbausteine mit Bildern, Bitmaps, Textbausteine mit Microsoft Wordformat, Zählervariablen, Zugriffsrechte, Programmbeschränkungen, etc). Prüfen Sie das Importergebnis und bewahren Sie die Quelldatei auf.

Import aus TextExpander

Um Textbausteine von SmileOnMyMac TextExpander zu importieren:
  1. Öffnen Sie TextExpander.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Textbausteingruppe, und wählen Sie "Save a Copy Of Group…".
  3. Wählen Sie als Speicherziel zum Beispiel den Desktop.
  4. Beenden Sie TextExpander, und öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  5. Importieren Sie die soeben aus TextExpander exportierte Textbausteindatei.

PhraseExpress für Mac unterstützt unformatierte Textbausteine und eine Auswahl von TextExpander Makrofunktionen. Diese werden in das PhraseExpress Format konvertiert und funktionieren somit auch in PhraseExpress für Windows oder iPhone/iPad. Apple-/Javascript wird zur Zeit nicht unterstützt. Jedoch beinhaltet PhraseExpress eine eigene, sehr leistungsfähige plattformübergreifende Makrosprache.

Verwenden Sie PhraseExpress nicht parallel mit TextExpander, da die Autotexterkennung sehr wahrscheinlich kollidiert.

"TextExpander" ist ein Produkt des unabhängigen Herstellers SmileOnMyMac.

Textbausteindatei exportieren

Um Textbausteine zu exportieren:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü: Datei » Exportieren.
  3. Wählen Sie den Speicherort und Dateinamen der zu exportierenden Textbausteine.

Beim Export wird eine Kopie der Daten am gewünschten Zielort erstellt. Der Speicherort der von PhraseExpress verwendeten Textbausteine ändert sich hierdurch nicht.

PhraseExpress für Mac exportiert in das spezielle PhraseExpress Dateiformat (Dateiendung .pxi), dass in der Lage ist, die speziellen Funktionen von PhraseExpress zu speichern. Exportierte Dateien können in PhraseExpress für Mac oder PhraseExpress für Windows geladen werden.

Textbausteindatei speichern

So speichern Sie eine lokale Textbausteindatei unter einem anderen Dateinamen/-ort:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü: Datei » Speichern Unter…
  3. Wählen Sie das gewünschten Zielverzeichnis.

Die Datei wird im angegebenen Zielverzeichnis gespeichert und zukünftig von dort geladen.

Wenn Sie den Speicherort der Textbausteindatei nicht ändern möchten, verwenden Sie stattdessen die Exportfunktion.

Textbausteindateien von PhraseExpress für Mac können auch von der Windowsversion geladen werden.

Textbausteindatei erstellen

So erstellen Sie eine neue lokale Textbausteindatei:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Neu
  3. Geben Sie den Dateispeicherort der neuen Datei an.

PhraseExpress erstellt eine neue, leere Textbausteindatei am angegebenen Speicherort. Sie können nun Textbausteine erstellen, importieren oder TextExpander Textbausteindateien importieren.

Eine zuvor geladene Textbausteindatei wird nicht gelöscht, sondern lediglich nicht mehr von PhraseExpress geladen und verbleibt an ihrem Speicherort.

Dateieigenschaften prüfen

Um Eigenschaften einer Textbausteindatei zu prüfen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü: Datei » Eigenschaften.

Textbausteindatei verschieben

Um eine Textbausteindatei auf einen anderen Mac zu übertragen:
  1. Exportieren Sie die Textbausteindatei; zum Beispiel auf den Desktop.
  2. Übertragen Sie die exportierte Datei auf den neuen Mac.
  3. Laden Sie die übertragene Textbausteindatei auf dem neuen Mac.

Die Textbausteindatei beinhaltet alle Textbausteine inklusive Autotext- und Tastenkombination-Einstellungen und die Ordnerstruktur.

Datensicherung

PhraseExpress speichert entsprechend der gewählten Datensicherungseinstellungen bei jeder Änderung der Textbausteindatei eine Archivkopie.

Um eine frühere Version der Textbausteindatei wiederherzustellen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie den Befehl Datei » Frühere Dateiversion wiederherstellen
  3. Wählen Sie die gewünschte frühere Version aus der Auswahlliste.

PhraseExpress tauscht die aktuell geladene Textbausteindatei mit dem gewählten Versionsstand aus. Diesen Vorgang können Sie mit dem gleichen Verfahren wiederholen, bzw. rückgängig machen.

Die Datensicherung ist in folgenden Fällen deaktiviert:
  • Die Datensicherungsdatei fehlt oder ist mit einem Dateischreibschutz versehen.
  • Der Dateipfad zu den Datensicherungen steht nicht zur Verfügung oder ist ungültig (zum Beispiel bei geänderten Zugriffsrechten bei Netzwerklaufwerken).
  • Es wurden noch keine Datensicherungen erstellt.
  • Die Datensicherung wurde in den Einstellungen deaktiviert.

Sichern Sie Ihre Textbausteindateien regelmäßig mit der Exportfunktion auf weitere externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!

Textbausteine gemeinsam nutzen

Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen im Team laden Sie die gleiche Textbausteindatei von einem NAS Netzwerkverzeichnis oder nutzen Sie einen Cloudsynchronisationsdienst.

Um Textbausteine mit Windows gemeinsam zu nutzen, muss die Synchronisierung zwingend vom Mac eingeleitet werden, da die Windowsversion von PhraseExpress Textbausteindateien vom Mac laden kann (jedoch nicht umgekehrt).

Zugriff auf die gleiche Textbausteindatei

Mehrere PhraseExpress Installation können ganz einfach die gleiche Textbausteindatei laden, die sich zum Beispiel auf einem Netzwerklaufwerk befindet:

  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster auf dem Mac, der die gemeinsam zu verwendende Textbausteindatei beinhaltet.
  2. Speichern Sie eine Textbausteindatei mit dem Befehl Datei » Speichern Unter… in einem Netzwerklaufwerk, auf das alle Clients Zugriff haben.
  3. Wählen Sie auf allen anderen Geräte den Befehl Datei » Öffnen… und laden Sie die Textbausteindatei vom Netzwerklaufwerk.

Fertig! Ab sofort verwenden alle PhraseExpress Installationen die gleiche Textbausteindatei.

Änderungen an der Textbausteindatei werden bei Programmstart und beim Schließen des Programmfensters berücksichtigt.

Die Textbausteindatei darf nicht gleichzeitig auf mehreren Rechnern bearbeitet werden, um Versionskonflikte und gegebenenfalls Datenverlust zu vermeiden.

Cloudsynchronisation

PhraseExpress für Mac kann Textbausteindateien mithilfe eines Cloudsynchronsationsdienst mit weiteren Macs, iPhones/iPads App oder PhraseExpress für Windows synchronisieren.

Die Textbausteindatei darf nicht gleichzeitig auf mehreren Rechnern bearbeitet werden, um Versionskonflikte und gegebenenfalls Datenverlust zu vermeiden.

Clouddienste benötigen einige Zeit zur Synchronisierung der Textbausteindateien über das Internet. Wenn mehrere Anwender die Textbausteindatei gleichzeitig bearbeiten und kurz hintereinander speichern, bevor der Clouddienst die Datei über das Internet verteilen konnte, kommt es zu Synchronisationskonflikten.

Synchronisation zwischen Macs

Die Synchronisation zwischen Macs per iCloud Drive ist voreingestellt und muss nur händisch konfiguriert werden, sofern iCloud Drive deaktiviert oder die Textbausteindatei an einem anderen Speicherort als voreingestellt gespeichert wurde.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie auf allen beteiligten Rechnern das gleiche Cloudsynchronisationsprogramm (Dropbox, iCloud Drive, Google Drive, etc) mit dem gleichen Benutzerkonto aktiviert haben. Falls Sie u.a. auch mit iPhones/iPads synchronisieren möchten, ist Apple iCloud Drive erforderlich.
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster von PhraseExpress für Mac.
  3. Speichern Sie eine Textbausteindatei auf einem der Mac Clients mit dem Befehl Datei » Speichern Unter…in das Synchronisationsverzeichnis des Clouddienstes.
  4. Nach dem Schließen des Hauptprogrammfensters verteilt der Clouddienst die Textbausteindatei über das Internet auf alle anderen Geräte. Dies kann eine Weile dauern.
  5. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster auf allen anderen Geräten und laden Sie die synchronisierte Textbausteindatei mittels Datei » Öffnen… vom Synchronisationsverzeichnis des Clouddienstes.

Fertig! Ab sofort werden Textbausteine zwischen Ihren Macs synchronisiert.

Synchronisation mit iPhone/iPad

Die Synchronisation mit einem iPhone/iPad erfolgt mittels Apple iCloud Drive und ist sowohl auf dem iOS Gerät, als auch für den Mac voreingestellt und muss nur händisch konfiguriert werden, sofern iCloud Drive deaktiviert oder die Textbausteindatei auf dem abweichend vom Standardverzeichnis gespeichert wurde.

Eine Schritt-für-Schrittanleitung finden Sie im Handbuch der iPhone/iPad App.

Die iOS App erstellt in iCloud Drive eine Textbausteindatei "phrases.pxi" im Dateiverzeichnis "PhraseExpress". Dies ist ein spezieller, von iOS erstellter Dateiordner, der am zusätzlichen PhraseExpress Sprechblasen-Symbol erkennbar ist:

PhraseExpress Ordner

Die Synchronisation wird nicht funktionieren, wenn dieses Symbol im Ordnersymbol fehlt und/oder der Ordner manuell im Finder erstellt wurde. Er muss zwingend on der App erstellt worden sein, damit die App Zugriffsrechte darauf erhält! Wenn Sie diesen Hinweis ignorieren, betreten Sie eine Welt des Elends.

Synchronisation mit Windows

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie auf allen beteiligten Rechnern das gleiche Cloudsynchronisationsprogramm (Dropbox, iCloud Drive, Google Drive, etc) mit dem gleichen Benutzerkonto aktiviert haben. Falls Sie nicht nur zwischen Mac und Windows, sondern auch mit iPhones/iPads synchronisieren möchten, ist Apple iCloud Drive erforderlich.
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster von PhraseExpress für Mac.
  3. Speichern Sie eine Textbausteindatei auf einem Client mit dem Befehl Datei » Speichern Unter… in das Synchronisationsverzeichnis des Clouddienstes.
  4. Nach dem Schließen des Hauptprogrammfensters verteilt der Clouddienst die Textbausteindatei über das Internet auf alle anderen Geräte. Dies kann eine Weile dauern.
  5. PhraseExpress für Windows erkennt die Mac-Textbausteindatei im Cloud-Synchronisationsordner beim Öffnen des Hauptprogrammfensters automatisch und bietet die Einbindung an.

    Bei deaktivierter automatischer Erkennung verwenden Sie den Befehl Datei » Öffnen » Cloud-Textbausteindatei. Wird die gewünschte Datei nicht gefunden, laden Sie die Textbausteindatei im Clouddienst-Dateiverzeichnis mit dem Befehl Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei.

Fertig!

PhraseExpress für Windows bindet die Mac-Textbausteindatei als weiteren Dateizweig zusätzlich zur Windows-Textbausteindatei in der Baumansicht ein.

Der Mac-Dateizweig wird mit dem Mac synchronisiert; der Dateizweig der Windows-Textbausteindatei jedoch nicht.

Im PhraseExpress Hauptprogrammfenster können Sie nun Textbausteine der Windows-Textbausteindatei per Drag & Drop in den Mac-Dateizweig verschieben.

Einige Einstellungen gehen aufgrund der angepassten Funktionalität der Mac-Version beim Verschieben in die Mac-Textbausteindateizweig dauerhaft verloren (Textformatierungen, Bitmaps, Programmbeschränkungen, Zugriffsrechteeinstellungen, etc.)!

Wenn Sie daher für bestimmte Textbausteine unter Windows das volle Potential ausschöpfen und gleichzeitig mit eingeschränkter Funktionalität auf dem Mac nutzen möchten, kopieren (statt verschieben) Sie die entsprechenden Textbausteine in den Mac-Dateizweig.

Damit die kopierten Textbausteine unter Windows nicht doppelt erscheinen, deaktivieren Sie mittels Rechtsklick auf den Mac-Dateizweig die Erkennung von Autotexte/Tastenkombinationen mit der entsprechenden Kontextmenüoption. Diese Einstellung wird nur von der Windowsversion berücksichtigt. Die Mac-Version ignoriert diese Einstellung.

SQL Server

Über den Menüpunkt Datei » Mit SQL Server verbinden Sie PhraseExpress mit einem Microsoft SQL Server, um Textbausteine gemeinsam mit anderen Mac und Windows PhraseExpress Clients im Unternehmensnetzwerk zu bearbeiten und zu nutzen.

Statt manueller Eingabe der Verbindungsdaten können Sie alternativ die Konfigurationsdatei "config.xml" laden, die der PhraseExpress SQL Client Manager auf Wunsch generiert. Oder ziehen Sie die Datei einfach in die Baumansicht im Hauptprogrammfenster.

Beachten Sie die wichtigen Hinweise zur SQL Serverkonfiguration, der zwingend für die Nutzung mit Mac abweichend von den Vorgaben konfiguriert werden muss!

Vorteile/Besonderheiten beim Einsatz eines SQL Servers:
  • Mehrere Anwender können die Textbausteindatenbank gleichzeitig bearbeiten.
  • Der SQL Server verhindert Synchronisations- und Zugriffskonflikte.
  • Jeder Textbaustein lässt sich mittels Versionshistorie auf einen früheren Zustand zurückversetzen.
  • Textbausteininhalte werden im Moment des Ausführens des Textbausteins vom Server geladen. Dies minimiert den lokalen Speicherplatzbedarf der Clients. Das Einfügen dauert jedoch etwas länger, als bei einer lokal gespeicherten Textbausteindatei.
  • Die Textbausteindatenbank steht am Client bei unterbrochener Netzwerkverbindung nicht zur Verfügung.

Tipps zur Fehlersuche

Die Nutzung eines Macs mit einem Microsoft SQL Server erfordert besondere Einstellungen. Prüfen Sie diese bitte auf dem SQL Serverrechner und dem Mac:

Checkliste für den SQL Server

  • Stellen Sie in der Windows Diensteverwaltung sicher, dass der SQL Serverdienst läuft.
  • Der Authentifizierungsmdous zu "SQL Server und Windows-Authentifizierungsmodus" (Screenshot / Anleitung) muss in den SQL Server Eigenschaften im "Microsoft SQL Server Management Studio" (kostenloser Download) eingestellt sein.
  • Aktivieren Sie das TCP/IP Protokoll im "Microsoft SQL Configuration Manager" (screenshot).
  • Im "Microsoft SQL Configuration Manager" muss für das TCP Protokoll ein statischer Port einstellte sein (Standardempfehlung ist 1433 für Microsoft SQL Server) (Screenshot). Weitere Infos finden Sie in der Microsoft SQL Configuration Manager Dokumentation.
  • Stellen Sie sicher, dass in der Firewall des SQL Serverrechners eine Regel hinzugefügt wurde, damit sich die Clients über den gewählten statischen TCP Port mit dem SQL Server verbinden können (Screenshot).

Checkliste für den Mac

  • Stellen Sie sicher, dass in den macOS Systemeinstellungen » Freigaben » Optionen » Dateien und Ordner über SMB freigeben" aktiviert ist, damit der Mac den Windows Serverrechner über dessen Windows Rechnernamen finden kann (siehe auch macOS Hilfe). Andernfalls geben Sie in den Verbindungsdaten die IP Adresse des SQL Serverrechners.
  • Probieren Sie die Verbindung wahlweise mit dem Computernamen und alternativ mit der IP Adresse des SQL Serverrechners.
  • Öffnen Sie die Terminal-Anwendung und "pingen" Sie den SQL Serverrechner. Falls dies fehlschlägt, beheben Sie die Netzwerkverbindungsprobleme.

Diese Funktion ist noch experimentell. Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen Ihrer SQL Datenbank!

Rechtschreibkorrektur

Die Rechtschreibkorrektur wird in PhraseExpress mit der Autotextfunktion realisiert:

Hierzu beinhaltet ein Textbaustein die korrekte Schreibweise als Textbausteininhalt und die fehlerhafte Schreibweise als Autotext. Wann immer Sie nun den Text fehlerhaft eingeben, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt die Eingabe mit der korrekten Schreibweise.

PhraseExpress für Windows kann Microsoft Word Autotext/AutoKorrektur-Einträge importieren, um diese in allen Programmen zu nutzen. Diese Autokorrektur-Textbausteine können Sie anschließend von Windows nach Mac synchronisieren.

Lizenzschlüsselregistrierung

Zur Verwendung erweiterter Funktionen muss PhraseExpress mit einem Lizenzschlüssel einmalig freigeschaltet werden:

Videoanleitung

  1. Kaufen Sie eine Lizenz. Sie erhalten den Lizenzschlüssel per E-Mail.
  2. Markieren und kopieren Sie den Lizenzschlüssel, der mit "PEM…" beginnt, mit der Tastenkombination CMD-V in die Zwischenablage.
  3. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  4. Wählen Sie im Hauptmenü PhraseExpress » Lizenzschlüssel registrieren.
  5. Klicken Sie in das Eingabefeld und fügen Sie den Lizenzschlüssel aus der Zwischenablage mit der Tastenkombination CMD-V ein.
  6. Bestätigen Sie die Registrierung mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Registrierung über das Internet wird der Lizenzschlüssel an den Benutzernamen gebunden.

Den Lizenzstatus können Sie über den Menüpunkt PhraseExpress » Über PhraseExpress abfragen.

Sie benötigen pro Benutzernamen jeweils einen separaten Lizenzschlüssel. Das ist der zur Anmeldung am Mac verwendete Name.

PhraseExpress registriert den Lizenzschlüssel zusammen mit einer ID über das Internet in unserem Lizenzserver.

Temporär deaktivieren

Deaktivieren Sie PhraseExpress ohne Beenden des Programms durch Klick auf das Startleistensymbol bei gedrückter CMD-Taste. Das Ausrufezeichen des Startleistensymbols wird dann mit einem roten Zusatzsymbol dargestellt.

Nochmaliges Klicken bei gedrückter CMD-Taste reaktiviert PhraseExpress wieder.

Deinstallation

  1. Falls die Installation mit einem Lizenzschlüssel registriert wurde, entfernen Sie zunächst die Lizenzschlüsselbindung: Über PhraseExpress » Lizenz entfernen. Videoanleitung
  2. Beenden Sie PhraseExpress
  3. Ziehen Sie das Programm in den Mülleimer.

Die Lizenzentbindung erfordert kurzzeitig eine Internetverbindung. Es wird der Lizenzschlüssel und eine ID an unseren Autorisierungsserver übermittelt.

Wenn Sie PhraseExpress bereits von Ihrem Mac entfernt haben, können Sie die Entfernung der Lizenz nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren und dann die Lizenz entfernen.

Makrofunktionen

Besuchen Sie die Seite "Makrofunktionen".

Programmeinstellungen

Besuchen Sie die Seite "Einstellungen".

Fehlersuche

Besuchen Sie die Seite "Fehlersuche".

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