Dieses Motto haben wir bei der Konzeption der Benutzeroberfläche beherzigt. Bei erster Kontaktaufnahme finden Sie ein aufgeräumtes Programm mit wenigen Optionen, um neuen Anwendern einen schnellen Einstieg zu ermöglichen.

PhraseExpress ist jedoch ein 'stilles Wasser' und bietet erst nach Aktivierung des Expertenmodus viele weitere Funktionen, die fast alles ermöglichen, was Sie sich in Sachen Textbausteine vorstellen können.

Den Expertenmodus aktivieren Sie unter Einstellungen Funktionen.

Lesen Sie auch das Kapitel Tipps & Tricks!

Handbuchkonventionen

Sie betrachten dieses Handbuch gerade in Ihrem Internet-Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder das Dokument ausdrucken können.

Fettgedruckte und schräggestellte Worte kennzeichnen Optionen im Programm oder Menübefehle.
Dateinamen sind stets kursiv gedruckt.
Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.
Tastenkombinationen sehen so aus: WIN-C. Mit 'WIN' ist die linke Windows-Funktionstaste (rechts neben STRG) gemeint.

Dieses Symbol weist auf nützliche Informationen hin.

Hiermit werden spezielle Tipps und Tricks hervorgehoben.

Hinweise in Verbindung mit diesem Symbol sind wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

Hier finden Sie bereits die erste nützliche Information:

Einzelne Menübefehle lassen sich in der Netzwerkversion zum Schutz vor Fehlbedienung vom Systemadministrator ausblenden. Wenn bei Ihnen diese Befehle fehlen, wenden Sie sich zur Klärung bitte an Ihren Administrator.

Was kann PhraseExpress?

Demonstrationsvideo

Die Textbausteinverwaltung PhraseExpress erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit am PC:

Schnellzugriff auf Textbausteine erspart die Eingabe häufig benötigter Texte.
Die eingesparte Tipparbeit verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern.
Die integrierte deutsch/englische Rechtschreibkorrektur berichtigt weitere Tippfehler.
Die Korrespondenz wird ohne zusätzlichen Zeitaufwand ausführlicher und freundlicher.
Zentral verwaltete Textbausteine gewährleisten eine unternehmensweit einheitliche Kommunikation.
Vermeidung des büro-typischen RSI-Syndroms, das bis zur Berufsunfähigkeit führen kann.
Sie können Programme per Textkürzel starten.

Spezielle Vorteile von PhraseExpress

Die neuartige Vorschlagsfunktion erspart das manuelle Erstellen der Textbausteine.
PhraseExpress kann Ihre Microsoft Word AutoKorrektur- und Autotexteinträge importieren und stellt diese in allen Anwendungen zur Verfügung, statt nur in Word oder Outlook.
Wahlweise lassen sich HTML- und RTF-Textformatierung und Bilder im JPG-, GIF-, PNG-, oder BMP-Format speichern.
In PhraseExpress können Sie einen Autotext für mehrere Textbausteine nutzen. Sie erhalten dann eine Textbausteinauswahl direkt am Cursor.
Textbausteine und Makrofunktionen können miteinander verkettet und sogar ineinander verschachtelt werden.
Tastenkombinationen und Autotexte können auf bestimmte Programme beschränkt werden.
Der Zwischenablagespeicher bietet Schnellzugriff auf frühere Inhalte der Windows Zwischenablage.
Die Client-Server Architektur der Netzwerk Edition bietet eine zentrale Administration aller Arbeitsplätze und der gemeinsam genutzten Textbausteindatei. Schreib- und Leserechte können detailliert auf Domain-, Arbeitsgruppen-, Benutzergruppen und Benutzerebene definiert werden.
Durch Verwendung eines zentralen Netzwerkservers wird das gleichzeitige Bearbeiten der Textbausteine von mehreren Anwendern gesperrt und Versionskonflikte verhindert.
Die Programmoberfläche lässt sich zur Vermeidung jeglicher Fehlbenutzung einschränken und Menübefehle ausblenden. Der Schulungsaufwand wird minimiert und Datenverlust ausgeschlossen.
Die Feststelltaste CAPSLOCK kann zum Schutz vor versehentlicher Betätigung deaktiviert werden.

Das ist neu in Version 6

Eine Übersicht über die neuen Funktionen finden Sie auf unserer Internetseite.

Systemvoraussetzungen

PhraseExpress ist sehr genügsam und funktioniert auf jedem herkömmlichen Rechner:

Microsoft Windows 2000, 2003, XP oder Vista. (für TerminalServer benötigen Sie die Netzwerk Edition)
Optional: Internetzugang zum Herunterladen von Softwareaktualisierungen
Optional: Internetbrowser zur Anzeige der Onlinedokumentation
Ca. 4 MB Festplattenspeicher für die Installation zuzüglich Speicherplatz für die Textbausteindatei

Hinweis zum Speicherbedarf: Der Windows Taskmanager zeigt statt des tatsächlichen Speicherbedarfs den wesentlich größeren, vom Betriebssystem temporär zugewiesenen Speicher an. Dieser zu viel zugewiesene Speicher wird bei Bedarf umgehend anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt. PhraseExpress benötigt kaum mehr als 4 MB Speicher zuzüglich der Textbausteindaten. Wir investieren einen erheblichen Anteil des Entwicklungsaufwands in eine effiziente Speicherplatzverwaltung und geringe CPU Last durch ein sorgfältig strukturiertes Programmdesign.

Installation der Software

PhraseExpress wird wie jede andere handelsübliche Windows-Software installiert. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei und folgen Sie den Anweisungen.

Die PhraseExpress Autotext-Funktion wird mit der AutoKorrektur-Funktion Ihrer bestehenden Office-Anwendung kollidieren. Um Probleme zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung (siehe Microsoft Hilfe). Die Importfunktion in PhraseExpress bietet Ihnen optional die Deaktivierung an. Unter MS Office 2007 müssen Sie die AutoKorrektur-Funktion manuell deaktivieren.

Sofern keine Textbausteindatei von einer früheren PhraseExpress Installation existiert, installiert PhraseExpress eine Textbausteindatei mit Beispieltexten und >3500 AutoKorrektureinträgen.

PhraseExpress muss auf einer lokalen Festplatte installiert werden.

Falls Sie die Netzwerkversion verwenden möchten, müssen Sie zusätzlich den PhraseExpress Server installieren (weitere Infos)

Installation auf USB Speichermedien

Videoanleitung

Laden Sie hierfür die separate USB Installationsvariante herunter und extrahieren Sie den Inhalt der ZIP-Datei in ein beliebiges Dateiverzeichnis Ihres USB Speichers.

Wenn Sie die Programmdatei PhraseExpress.exe anschließend von dort aus starten, wechselt PhraseExpress automatisch in den USB Modus.

Weitere Informationen über den USB Modus

Umstieg von einer früheren Programmversion

Wichtiger Hinweis

Erstellen Sie vor Installation eine Sicherungskopie Ihrer Textbausteindatei!

Die neue Version konvertiert Ihre bestehende Textbausteindatei in ein neues Dateiformat, um die neuen Funktionen unterstützen zu können. Hierdurch wird die Textbausteindatei für die alte PhraseExpress Version nicht mehr lesbar sein.

Umstieg von v2

Die Textbausteindatei der früheren Version 2 hatte die Dateiendung .dta, die sich üblicherweise im PhraseExpress Programmverzeichnis (c:/programme/phraseexpress/myphrases.dta) befindet.

Sie können diese Datei mittels Importfunktion in die neue PhraseExpress Version übernehmen. Makrofunktionen müssen jedoch z.T. manuell angepasst werden.

Umstieg von v3..v5

Installieren Sie die neue Version einfach über die bestehende Version 3, 4 oder 5. Ihre bestehenden Textbausteine werden übernommen.

Das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion aus Version 5 wird nicht übernommen und es wird in v6 ein neues angelegt.

Installationsoptionen

Für die Verwendung von PhraseExpress auf einem Rechnern mit mehreren Anwendern stehen Ihnen erweiterte Installationsoptionen zur Verfügung:

Programminstallation ausschließlich für den aktuell angemeldeten Anwender. Das Programm ist dabei für alle anderen Nutzer des PCs unsichtbar.
Installation für alle Anwender des PCs mit folgenden zwei Varianten:
- Jeder Anwender verwendet individuelle Einstellungen.
- Alle Anwender verwenden die gleiche Textbausteindatei und stets die vom Administrator vorgegebenen Einstellungen.

Wenn Sie Textbausteine gemeinsam auf mehreren Rechnern nutzen möchten, benötigen Sie den separat zu installierenden PhraseExpress Netzwerkserver.

Technische Detailinformationen für Administratoren zur Installation von PhraseExpress inklusive Kommandozeilenparameter finden Sie im Anhang.

Wichtiger Hinweis

Als Texteingabehilfe reagiert PhraseExpress auf Ihre Tastatureingaben.

Leider wird die hierfür benötigte Tastatursystemabfrage ("keyboard hook") bisweilen auch von Schadsoftware missbraucht. Dies führt dazu, daß einige "Antivirus"programme auch PhraseExpress irrtümlich als 'Spyware' verkennt und gegebenenfalls blockiert.

Bei blockierter Tastaturabfrage kann PhraseExpress jedoch nicht funktionieren und Sie müssen PhraseExpress daher in Ihrem "Sicherheits"programm eine Zugriffsgenehmigung erteilen.

Wir garantieren Ihnen, daß PhraseExpress niemals ungefragt persönliche Informationen über das Internet sendet!

Als deutsches Unternehmen befolgen wir selbstverständlich die hiesigen strengen Datenschutzgesetze und Sie können PhraseExpress bedenkenlos verwenden. Dies garantieren wir unseren Kunden auf Anfrage gerne schriftlich.

PhraseExpress ist digital signiert und versichert Ihnen zusätzlich von offizieller unabhängiger Seite die Herkunft der Software.

In folgenden Fällen verwendet PhraseExpress eine Netzwerkverbindung:

PhraseExpress greift auf das Netzwerk zu, wenn die Netzwerkoption aktiviert ist und PhraseExpress folglich in Intervallen nach dem PhraseExpress Server im Netzwerk sucht.
PhraseExpress greift auf das Internet zu, wenn die Option zur automatischen Prüfung auf Softwareaktualisierung aktiviert ist. Diese Überprüfung geschieht gelegentlich und es wird lediglich die Softwareversionsnummer, die Netzwerkadapter Mac-Adresse und ein Teil des Lizenzschlüssels übertragen, falls vorhanden.

Beide Optionen können in den PhraseExpress Einstellungen deaktiviert werden.

Wir empfehlen ausdrücklich, die Prüfung auf Softwareaktualisierungen aktiviert zu lassen, damit Sie über Verbesserungen und Aktualisierungen informiert werden.

Erste Schritte in PhraseExpress

Nach dem Start von PhraseExpress finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Startleistensymbol

Ab sofort erspart Ihnen PhraseExpress viel zeitraubende Tipparbeit.

Eigentlich brauchen Sie jetzt gar nichts Besonderes zu unternehmen. Die Vorschlagsfunktion wird nach einer Weile automatisch beginnen, häufiger von Ihnen wiederholte Texteingaben zum Einfügen vorzuschlagen.

Sie können häufig benötigte Texte aber auch manuell speichern:

Einen Textbaustein in PhraseExpress speichern

Videodemonstration

Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Mauszeiger in einer beliebigen Anwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts und anschließend den Befehl Neue Phrase erstellen. Oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination STRG-ALT-C.
Es erscheint ein Dialogfenster zur Eingabe weiterer Details:
- Die Kurzbeschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Phrasenauswahlmenü.
- Mit einer Tastenkombination können Sie den Textbaustein später per Tastendruck einfügen (siehe Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
- PhraseExpress kann das hier als Autotext definierte Textkürzel mit dem gespeicherten Textbaustein ersetzen (siehe Kapitel "Autotext verwenden").

PhraseExpress speichert den Textbaustein nach Betätigen der Schaltfläche OK. Der Textbaustein wird verworfen, wenn Sie stattdessen Abbrechen klicken.

Textbausteine lassen sich in Ordnern thematisch organisieren. Wenn Sie einen Textbaustein mittels Befehl Neue Phrase erstellen speichern, so wird die Phrase stets in der ersten Ebene der Ordnerstruktur gespeichert. Sie können Textbausteine aber auch direkt in einem beliebigen Ordner Ihrer Textbausteinordnerstruktur speichern: Weisen Sie hierzu diesem Ordner eine Tastenkombination zu. Wenn Sie diesen Ordner dann mit der Tastenkombination aufrufen, so erscheint am Mauszeiger der Ordner und der zuvor markierte Text lässt sich nach Betätigen der Pfeil-Auf-Taste und Wahl des Befehls Neue Phrase erstellen direkt in dem betreffenden Ordner speichern. Hier finden Sie eine Videodemo zu dem Thema.

Weitere Optionen beim Erstellen eines Textbausteins

PhraseExpress bietet abhängig vom Inhalt des neuen Textbausteins folgende weitere Optionen an:

Textbaustein mit Bildern und Formatierung speichern

PhraseExpress analysiert den Inhalt eines zu speichernden Textbaustein und bietet gegebenenfalls mit der Option "Speichern als..." eine Auswahl der von PhraseExpress unterstützten Formatierungsarten an:

Formatierungsoption	Vorteile	Nachteile
Unformatierter Text	Sehr platzsparend Unterstützung aller Makrofunktionen	Texte werden ohne Schriftformatierung und ohne Bilder gespeichert.
HTML-Format	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die auch Bilder beinhalten Speziell geeignet für Internetsseiteninhalte Effiziente Speicherung von Bildern	Mehr Speicherplatzverbrauch Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen Die Darstellung des Textes kann je nach Zielapplikation abweichen.
RTF-Format ("Rich Text format")	Empfehlenswert für alle formatierten Texte, die keine Bilder beinhalten Sehr genaue Speicherung der Textformatierung Geeignet z.B. für MS Office und Outlook	Mehr Speicherplatzverbrauch Eingeschränkte Auswahl von Makrofunktionen Bilder werden nur bei aktivierter Option "Mit Metadaten" gespeichert.
Metadaten	Geeignet in speziellen Fällen, wenn nur ein Bild im Metadaten-Format gespeichert werden soll.	Erheblicher Speicherplatzbedarf Keine Makrounterstützung Eingeschränkte Unterstützung von Zielapplikationen. Diese Option ist nur verfügbarbei aktivierter Option "Mit Metadaten speichern".
Internetseitenaufruf	Besteht der zu speichernde Text ausschließlich aus einem Internetlink (z.B. "http://www.maxivista.de"), kann PhraseExpress beim Ausführen des Textbausteins die entsprechende Internetseite in Ihrem Browser öffnen, statt lediglich den Internetlink als Klartext auszugeben. Technisch wird das realisiert, in dem der Textinhalt (sprich der Internetlink) in ein {#url} Makro eingebettet wird.

Textformatierung und Bilder benötigen relativ viel Speicherplatz in der Textbausteindatei und sollten nur gespeichert werden, wenn es unbedingt notwendig ist.

Textbausteine nur in bestimmten Programmen ausführen

Diese Option erscheint nur im Expertenmodus.

PhraseExpress weiß, aus welchem Programm der zu speichernde Textbaustein stammt und bietet mit der Option Nur in Programm [..] ausführen an, daß der dazugehörige Autotext, bzw. die Tastenkombination ausschließlich in dem Programm erkannt wird, aus dem der Textbaustein stammt.

Bei aktivierter Option bleibt der zugewiesene Autotext unberücksichtigt, wenn Sie ihn in einem anderen Programm eingeben. Sie können damit z.B. identische Autotexte unterschiedlichen Textbausteinen zuweisen, die jeweils nur in den Programmen ausgeführt werden, in denen sie erstellt wurden.

Sie können auch mehrere zulässige Programme definieren, bzw. bestimmte Programme ausschließen. Informationen über weitere Einstellmöglichkeiten finden Sie im Kapitel "Textbausteine auf bestimmte Programme beschränken"

Textbaustein in eine Anwendung einfügen

Videodemonstration

Positionieren Sie die Einfügemarke an die zum Einfügen gewünschte Stelle in der Zielanwendung.
Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol und wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein.
Das Auswahlmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.

Ein Textbaustein lässt sich alternativ auf eine der folgende Arten einfügen:

Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für die Phrase definiert haben (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
Geben Sie den Autotext ein, den Sie gegebenenfalls für die Phrase definiert haben (vgl. Kapitel "Autotext verwenden").

Textbausteinauswahl im Auswahlmenü

In PhraseExpress können Sie eine Tastenkombination oder einen Autotext für verschiedene Textbausteine mehrfach verwenden.

Beispiele:

Der Autotext "mfg" könnte sowohl den Textbaustein "Multifunktionsgerät", als auch "Mit freundlichen Grüßen" auslösen.
Die identische Tastenkombination STRG-ALT-B ist den beiden Textbausteinen "Bankverbindung" und "Benutzername" zugewiesen.

Da bei Eingabe eines mehrfach zugewiesenen Autotexts (oder einer Tastenkombination) nicht eindeutig ist, welchen Textbaustein Sie wünschen, öffnet PhraseExpress in diesem Fall ein Auswahlmenü, aus dem Sie den gewünschten Textbaustein bequemen auf verschiedene Weisen wählen können.

Videoerläuterung zum Auswahlmenü

Klicken Sie den gewünschten Textbaustein im Menü mit der Maus.
Verwenden Sie die Auf-/Ab-Pfeiltasten zur Navigation.
Mit der Pfeil-Rechts-Taste öffnet sich der erste Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Phrasenauswahl. Mit der Pfeil-Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
Drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben der gewünschten Phrase, um direkt dorthin zu springen.

Mit der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt. Die Bestätigungstaste kann in den PhraseExpress-Einstellungen in eine andere Tastenkombination geändert werden.

Wenn Sie auf einen Textbaustein im Auswahlmenü bei gedrückter STRG-Taste klicken, wird der Inhalt in die Zwischenablage kopiert statt in die Anwendung eingefügt zu werden.

Die Phrasenauswahl brechen Sie mit der ESC-Taste (oben links auf Ihrer Tastatur) ab.

Wenn Sie in einem Auswahlmenü mindestens einmal die Pfeil Auf-/Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit der ENTER-Taste bestätigen.

Geheimtipp! Zur blitzschnellen Bearbeitung einer Phrase direkt aus dem Auswahlmenü heraus klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Textbaustein im Auswahlmenü.

Position des Auswahlmenüs

Wenn Sie einen Textbausteinordner per Tastenkombination order Autotext aufrufen, erscheint das Auswahlmenü direkt beim Mauszeiger.

Einige Anwendungen, wie zum Beispiel Mozilla Firefox, übermitteln jedoch leider eine falsche Position an das Betriebssystem. PhraseExpress erkennt ungültige Positionsangaben automatisch und zeigt das Auswahlmenü dann je nach gewählter Einstellungen an einer der folgenden Positionen an:

In der Nähe des PhraseExpress Startleistensymbols
In der Mitte des Haupt-Monitors
In der Mitte des Monitors, auf dem die aktuelle Zielapplikation dargestellt wird (bei Verwendung mehrerer Monitore)
In der Mitte der Zielapplikation

Dies können Sie unter Einstellungen Anzeige Aufklappmenüs konfigurieren.

Tastenkombinationen verwenden

Videodemo

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird die gleichzeitige Betätigung einer oder mehrerer der Tasten SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl oder einer Funktionstaste (F1..F12) bezeichnet.

PhraseExpress kann mit Betätigung einer Tastenkombination einen Textbaustein ausführen. Wenn Sie z.B. dem Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-G zugewiesen haben, dann wird dieser Text nach Drücken von STRG-G an der aktuellen Cursorposition eingefügt.

Das ist eine sehr praktische Funktion. Jedoch werden Sie sich bei eifriger Nutzung von Tastenkombinationen schon sehr bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Phrasen oder sogar einen Phrasenordner verwenden, der mehrere Textbausteine beinhalten kann. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü in Nähe des Mauszeigers, und die gewünschte Phrase lässt sich mit den Pfeiltasten der Tastatur oder der Maus auswählen (weitere Informationen zum Auswahlmenü).

Viele Tastenkombinationen sind bereits von anderen Anwendungen und vom Betriebssystem belegt. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben. In den Experteneinstellungen können Sie die Prüfung auf reservierte Tastenkombinationen in PhraseExpress deaktivieren.

Wenn das Tastenkombinations-Eingabefeld fehlt, wurde die Funktion in dem übergeordneten Ordner deaktiviert.

PhraseExpress selbst verwendet einige Tastenkombinationen, während das Programmfenster geöffnet ist (weitere Infos).

Wenn Tastenkombinationen nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche.

Autotexte verwenden

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress durch den jeweils dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele:

Autotext Beispiel

Abkürzungen werden während der Eingabe ausgeschrieben: ' sgh' ' Sehr geehrter Herr'.
Die Tippfehlerkorrektur basiert ebenfalls auf Autotexten: 'supre' 'super'.
Autotexte können auch um weitere Texte ergänzt (statt ersetzt) werden: 'H2' 'H2 (Wasserstoff)'.
Textbausteine, die durch einen Autotext aufgerufen werden, können auch Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Wenn Autotexte nicht funktionieren hilft Ihnen das Kapitel Fehlersuche.

Bei unerwünschten Textersetzungen schauen Sie bitte hier.

Mittels Importfunktion können Sie bestehende MS Word Autotext- und Autokorrektur-Einträge in PhraseExpress einbinden.

Wenn Autotextoptionen nicht geändert werden können und in grau angezeigt sind, dann werden die Einstellungen von einem übergeordneten Ordner vererbt (s.u.).

Wenn Autotextoptionen fehlen, dann wurde die Autotextfunktion in einem übergeordneten Ordner deaktiviert.

Autotext konfigurieren

Folgende Optionen sind nur im Expertenmodus verfügbar.

Vor- und Nachzeichen

In der Standardeinstellung werden Autotexte erkannt, wenn sie als vereinzelte Wörter eingegeben werden. PhraseExpress ersetzt in dieser Einstellung den eingegebenen Autotext mit dem dazugehörigen Textbaustein.

In den meisten Anwendungsfällen ist das völlig ausreichend. Lassen Sie sich also von den folgenden Ausführungen nicht unnötig irritieren - Sie benötigen die erweiterten Optionen wirklich nur dann, wenn Sie sehr spezielle Anforderungen haben.

Technisch formuliert zeichnet sich ein "einzelnes Wort" dadurch aus, daß es entweder am Satzanfang steht oder auf ein Leerzeichen, Satzzeichen, Tabulator folgt und mit ENTER, Leerzeichen, Tabulator oder einem Satzzeichen abgeschlossen wird.

Die Zeichen, die zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voran stehen müssen, heissen Vorzeichen. Die Zeichen, die zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen müssen, nennen wir Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress die zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen definieren:

Vor-/Nachzeichen Option	Erläuterung
Keine	Es darf kein Zeichen, Buchstabe oder Zahl vor dem Autotext eingegeben worden sein, bzw. nach dem Autotext ist kein Autotext erforderlich. ACHTUNG: Als Vorzeichen ist diese Einstellung nur für seltene Spezialfälle erforderlich! Wählen Sie eher die Einstellung "Beliebig", falls Sie sich nicht sicher sind!
Beliebig	Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leerzeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.
Standard	Es werden die Standard-Vorzeichen und Nachzeichen verwendet (die in den Expertenoptionen angepasst werden können).
Enter	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER-Taste betätigt werden.
Leerzeichen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Leerzeichen stehen.
Tab	Vor, bzw. nach dem Autotext muss die TAB-Taste betätigt werden.
Buchstaben	Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von A-Z vorhanden sein.
Zahlen	Vor, bzw. nach dem Autotext muss eine Zahl von 0..9 stehen.
Eigene	Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie eine beliebige Kombination von Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Sie können in dem Eingabefeld keine ENTER- oder Tab-Taste eingeben. Verwenden Sie für ENTER die Ersatzbezeichnung #13 und für TAB die Bezeichnung #9.

Hier finden Sie einige praktische Anwendungen für Vor- und Nachzeichen:

Vorzeichen	Nachzeichen	Erläuterung	Anwendung
Standard	Standard	Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt. Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.	Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.
Beliebig	Keine	Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.	Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.
Standard	Buchstaben	Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.	Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.
Buchstaben	Standard	Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.	Analog dient diese Kombination zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende.
Zahlen	ENTER	Bei dieser speziellen Konfiguration wird ein Autotext nur dann erkannt, wenn eine Zahl voransteht und der Autotext direkt mit ENTER abgeschlossen wird. Beispiel. Der Autotext 'test' würde nur bei Eingabe von '34testENTER' ausgeführt. Die Zahl ist dabei nicht Bestandteil des Autotextes; es sei denn der Autotext selbst beinhaltet eine Zahl am Anfang. Sie ist nur zur Erkennung des Autotext erforderlich.	Diese Konfiguration ist ein Beispiel einer sehr individuellen Spezialanwendung.
Standard	Eigene (Z.B. mit dem Zeichen #)	Hier muss ein Autotext mit einem #-Zeichen abschließen.	Auch dies ist eine recht spezielle Anwendung.

Autotext automatisch ausführen

Videodemo

Bei aktivierter Option Autotext vorschlagen, wird vor dem Ausführen des Autotextes der Textbaustein in einem Aufklappfenster beim Cursor zum Einfügen angeboten. Damit haben Sie bei jeder Autotexterkennung die Möglichkeit, die Textersetzung abzulehnen oder anzunehmen.

In der Standardeinstellung werden Autotexte sofort ausgeführt.

Nachzeichen nach dem Ausführen des Autotextes entfernen

Videodemo

Wenn Sie nach Ausführung des Autotextes das hierfür gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht mehr benötigen, dann aktivieren Sie die Option Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken.

Automatische Erkennung von Großbuchstaben

Videodemo

Wenn Sie den ersten Buchstaben eines Textbausteins klein schreiben, dann aktiviert sich die Groß-/Kleinschreibautomatik und PhraseExpress passt damit die Schreibweise der Phrase automatisch Ihrer Eingabe des Autotextes an:

Wenn Sie den Autotext klein eingeben, dann beginnt die Textbausteinausgabe auch mit einem Kleinbuchstaben.
Schreiben Sie jedoch den ersten Buchstaben des Autotexts groß, dann wird auch der erste Buchstabe des Phraseninhaltes groß eingefügt.
Geben Sie mindestens die ersten zwei Buchstaben des Autotextes groß ein, dann wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.

Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:

Tastatureingabe	Textbausteininhalt	Eingefügter Text
bsp	beispiel	beispiel
Bsp	beispiel	Beispiel
BSP oder BSp	beispiel	BEISPIEL

Vererbung der Autotextoptionen

Textbausteinordner bieten noch eine weitere Autotext-relevante Option:

Autotexteinstellungen gelten zunächst nur für den jeweiligen Textbaustein(ordner) selbst. Nur bei aktivierter Option Autotexteinstellungen vererben werden die Autotexteinstellungen auch für alle im Ordner befindlichen Objekte dauerhaft übernommen. Solange die Vererbung aktiviert ist, sind die Autotexteinstellungen der Objekte gegen Änderung gesperrt und werden grau dargestellt.

WICHTIG: Bei Vererbung der Ordnereinstellungen werden etwaige individuelle Einstellungen der im Ordner befindlichen Objekte dauerhaft überschrieben. Auch wenn Sie später Objekte in einen Ordner mit aktivierter Vererbung hinein verschieben, werden die Ordnereinstellungen übernommen und etwaige individuelle Autotexteinstellungen des verschobenen Objekts gehen verloren. Wenden Sie diese Option daher mit Sorgfalt an!

Autotext und Tastenkombinationen auf bestimmte Programme beschränken

Videodemo

Normalerweise werden Autotexte und Tastenkombinationen in jedem Windows Programm von PhraseExpress erkannt und entsprechend durch einen Textbaustein ersetzt. Es lassen sich jedoch für jeden einzelnen Textbaustein oder Textbausteinordner Programme von der Erkennung ausschließen, bzw. Programme definieren,

Anwendungsbeispiele:

Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins sollen nur in bestimmten Programmen funktionieren.
Ein Autotext, bzw. die Tastenkombination eines Textbausteins sollen in bestimmten Programmen ignoriert werden.
Ein und derselbe Autotext soll je nach Anwendung jeweils einen unterschiedlichen Textbaustein aufrufen.
Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich aus PhraseExpress ausklammern.

Es lässt sich separat einstellen, in welchen Programmen Textbausteine ausgeführt werden soll, bzw. in welchen Programmen ein Textbaustein ignoriert werden sollen:

Nur bestimmte Programme zulassen

Starten Sie einfach das Programm, daß Sie filtern möchten und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche und markieren Sie alle gewünschten Programme.

Wenn kein Programm angegeben wird, dann nimmt PhraseExpress an, daß alle Programme gültig sind.

Sie können den Namen eines Prozesses oder Programms auch manuell in das Eingabefeld eingeben und mehrere Programme, getrennt durch einen Vertikalstrich auflisten. Verwenden Sie keine Leerzeichen.

Bestimmte Programme sperren

Optional lassen sich Programme angeben, bei denen PhraseExpress die Verarbeitung eines eingegebenen Autotexts, bzw. einer Tastenkombination ignorieren soll.

Wird kein Programm angegeben, dann sperrt PhraseExpress kein Programm aus.

Textbausteine bearbeiten

Videoerläuterung zur Bearbeitung von Textbausteinen

Klicken Sie unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.

Dieses Bearbeitungsfenster können Sie noch einfacher erreichen, indem Sie im Textbaustein-Auswahlmenü mit der rechten Maustaste direkt auf das Element klicken, das Sie bearbeiten möchten.

Um die zuletzt von PhraseExpress eingefügte Phrase direkt zu bearbeiten, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Für diese Aktion können Sie unter Einstellungen Tastenkombination auch eine Tastenkombination definieren.

In der Baumstruktur auf der linken Fensterseite können Sie Textbausteine und Ordner erstellen, organisieren und zum Bearbeiten auswählen.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick über eine große Textbaustein-Anzahl erheblich. Textbausteine und Ordner lassen sich per Drag&Drop verschieben und in der Baumstruktur arrangieren.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein beliebiges Objekt in der Baumstruktur, um es zur weiteren Bearbeitung auf der rechten Seite auszuwählen.

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein einzelnes Objekt in der Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü, das weitere Bearbeitungsfunktionen bereitstellt:
Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Dies wird durch einen grauen Ordner angezeigt.
Bei Deaktivierung der Option Im Aufklappfenster zeigen im Kontextmenü eines Ordners in der Baumansicht wird der Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und im Aufklappfenster nicht benötigt werden. Zudem beschleunigt dies die Darstellungs-/ und Verarbeitungsgeschwindigkeit. Etwaige Tastenkombinationen und Autotexte werden aber für diesen Ordner weiter berücksichtigt.
Sie können von unserer Internetseite weitere Textbausteine herunterladen, um neue Funktionen zu PhraseExpress hinzuzufügen.

Textbausteine sortieren

Videodemonstration

Textbausteine können innerhalb eines Ordners alphabetisch auf Basis ihrer Kurzbeschreibung oder des Autotexts auf- oder absteigend sortiert werden.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie mehreren Textbausteinen den gleichen Autotext, bzw. die gleiche Tastenkombination zuweisen, dann sammelt PhraseExpress bei Eingabe eines mehrfach zugewiesenen Autotexts/Tastenkombination ordnerübergreifend alle geeigneten Textbausteine dynamisch zur Anzeige im Auswahlmenü. Eine etwaige Reihenfolge in einem Textbausteinordner wird hierbei ignoriert, weil die Textbausteine gleichen Autotexts ordnerübergreifend gesammelt und angezeigt werden.

Wenn Sie einen Textbausteinordner entsprechend der Sortierung anzeigen möchten, weisen Sie dem entsprechenden Ordner einen Autotext, bzw. eine Tastenkombination direkt zu.

Etwaige Unterordner in einem Textbausteinordner werden beim Sortieren stets an die erste Stelle gesetzt.

Einstellungen für einen Textbaustein

Ein Textbaustein besteht aus mehreren Elementen:

Für die Kurzbeschreibung verwendet PhraseExpress bei der Erstellung eines neuen Textbausteins zunächst die ersten 64 Zeichen des Phraseninhalts als Standardvorgabe, die Sie hier ändern können.
Im Eingabefeld Phraseninhalt können Sie den Textbausteintext bearbeiten und mittels der Schaltfläche Makros hinzufügen um leistungsfähige Zusatzfunktionen erweitern.

Sehr lange Texte lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste und Aktivieren der Option Zeilenumbruch in das Eingabefenster einpassen.

Formatierte Textbausteine haben einen höheren Speicherbedarf. Daher können Sie mittels Klick mit der rechten Maustaste auf den Phraseninhalt die Textformatierung entfernen.

Mittels Klick mit der rechten Maustaste auf einen unformatierten Textbaustein lässt sich dieser In das HTML Format umwandeln. Beachten Sie, daß Makrofunktionen in formatierten Textbausteinen nicht funktionieren.
Mit einer Tastenkombination fügen Sie eine Phrase "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Ein Autotext ersetzt eine gleichlautende laufende Texteingabe mit dem Phraseninhalt. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".

Einstellungen für einen Ordner

Vergeben Sie eine kurze und prägnante Kurzbeschreibung, damit Sie den Ordner später im Auswahlmenü leicht identifizieren können.
Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthaltenen Phrasen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
Mit der optionalen Eingabe eines Autotexts öffnet PhraseExpress bei laufender Texteingabe den entsprechenden Phrasenordner direkt neben dem Mauszeiger, damit Sie eine der darin befindlichen Textbausteine zum Einfügen auswählen können. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".
Im Textbereich Informationen können Sie Notizen, z.B. über den Verwendungszweck oder Urheberverweise schreiben. Wenn Sie Ihren Notizen "$$$" (ohne "") voranstellen, dann wird die Notiz dauerhaft vor Änderungen geschützt.

Textbausteine löschen

Um einen Textbaustein zu löschen, muss er zunächst auf eine der folgenden Arten zur Bearbeitung geöffnet werden:

Den jeweils zuletzt von PhraseExpress eingefügten Textbaustein öffnen Sie durch Klick auf das PhraseExpress Programmsymbol bei gedrückter SHIFT-Taste unten rechts in der Startleiste.
Oder wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen und wechseln Sie in das Register Phrasen bearbeiten.
Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Phrase im Textbaustein-Auswahlmenü.

Markieren Sie anschließend den unerwünschten Textbaustein in der Baumansicht und klicken Sie das rote Mülleimer-Symbol. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage und Klick auf OK wird der Textbaustein dauerhaft gelöscht.

Zu Ihrer Sicherheit prüft PhraseExpress, ob der zu löschende Textbaustein von einem anderen Textbaustein per #insert-Makro verwendet wird und bietet Ihnen dann an, nach den Textbausteinen zu suchen, die den zu löschen Textbaustein verwenden.

Einen bestimmten Textbaustein finden

Textbausteine können anhand der Beschreibung, einer Tastenkombination, des Inhalts oder des Autotexts auf zwei Wegen gefunden werden:

Schnellsuche

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Mit der Schnellsuche können Sie den gesamten Datenbestand blitzschnell nach Eingabe weniger Buchstaben des gesuchten Wortes durchsuchen. Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche unterhalb der Baumansicht.

Wenn nach Eingabe einiger Buchstaben oder gegebenenfalls einer Tastenkombination Elemente gefunden werden, können Sie mit der ENTER-Taste oder der Schaltfläche "Nächstes" von einem zum nächsten Suchtreffer springen.

Mit Betätigen von STRG-ENTER springen Sie wieder schrittweise zurück zu den vorherigen Suchtreffern.

Bei Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Suchen & Ersetzen Dialog.

Wenn Sie die Lupenschaltfläche mit der rechten Maustaste klicken, öffnet/schließt sich das Schnellsuche-Eingabefeld mit den zuletzt gewählten Suchkriterien.

Suchen & Ersetzen

Wenn Sie einen bestimmten Ordner und dessen Unterordner durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Befehl Suchen & Ersetzen.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten. Falls formatierte Texte gefunden werden, wird die Textformatierung automatisch entfernt.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche bei gedrückter STRG-Taste.

Nutzung der Vorschlagsfunktion

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Die Textvorschlagsfunktion erspart Ihnen die manuelle Speicherung von häufig verwendeten Phrasen und arbeitet unauffällig im Hintergrund.

Die Funktion wird unter Einstellungen Funktionen Textvorschlagsfunktion ein- bzw. ausgeschaltet.

Während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner erkennt und speichert PhraseExpress wiederholt eingegebene Sätze ("Vielen Dank für Ihre Anfrage.", etc.). Achten Sie lediglich darauf, daß Sie die Sätze identisch schreiben. Andernfalls werden Sie nicht als wiederholt eingegeben erkannt. PhraseExpress unterscheidet Groß-/Kleinschreibung und das Satzzeichen am Satzende. Die Sätze müssen auch eine (einstellbare) Mindestlänge aufweisen, damit Sie vorgeschlagen werden.

Ab der dritten Wiederholung schlägt Ihnen PhraseExpress diese Sätze zur Vervollständigung vor, sobald es die Eingabe des Satzanfangs erkennt.

Mehrere Satz-Alternativen erscheinen in einem Menü beim Cursor zur Auswahl mittels Pfeil-Auf/-Ab-Tasten oder der Maus. Wenn Sie den Vorschlag ignorieren und einfach weitertippen, verschwindet der Vorschlag automatisch.

Die Textvorschlagsfunktion ist zwar in PhraseExpress integriert, verwendet aber eine von Ihrer Textbausteindatei getrennte Datenbasis (Weitere Informationen). Das neuartige an der Textvorschlagsfunktion ist, daß es nicht auf Basis vorgegebener Wörterbücher arbeitet, sondern Vorschläge anhand Ihres persönlichen Schreibstils ermittelt. Hierdurch ist es unabhängig von der Sprache und von etwaigen fachspezifischen Inhalten.

Unerwünschte Vorschläge können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste löschen. In dem dann erscheinenden Dialog erhalten Sie die Option, die Textvorschlagsfunktion auch komplett abzuschalten.

Mittels Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol unten rechts bei gedrückter STRG-Taste wird die Textvorschlagsfunktion (zusammen mit Autotext und Tastenkombinationen) temporär deaktiviert.

Falls Sie gar keine Textvorschläge erhalten, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche.

Die Textvorschlagsfunktion arbeitet sehr effizient, benötigt aber etwas CPU-Leistung während der allgemeinen Texteingabe am PC. Wenn Sie ein Laptop im Batteriemodus betreiben, können Sie die Textvorschlagsfunktion temporär deaktivieren, um Strom zu sparen.

Funktionsprinzip

Ein ausgefeilter Algorithmus ermittelt die Textvorschläge anhand folgender Faktoren:

Häufigkeit der Eingabe gleichlautender Sätze
Berücksichtigung der von Ihnen ignorierten Vorschläge
Individuelle Einstellungen (s.u.)
Einer geheimen Zauberformel, die uns viele schlaflose Nächte der Programmierung gekostet hat und die wir hüten, wie England seine Kronjuwelen.

Die Vorschlagsfunktion schlägt je nach Einstellung einzelne Wörter und/oder vollständige und einzelne Sätze vor, die durch ein Satzende-Zeichen oder ENTER oder TAB voneinander getrennt sind.

PhraseExpress speichert generell keine Passwörter.

Einstellungen für die Vorschlagsfunktion

Sie haben sicherlich bereits bei Ihrem Mobiltelefon gelernt, daß eine Texteingabevorhersage immer auf einem schmalen Grat zwischen Arbeitserleichterung und Ablenkung aufgrund unpassender Vorschläge wandert.

Grundsätzlich haben wir die Textvorschlagsfunktion sehr zurückhaltend konzipiert. Sie wird bei fortschreitender Nutzung eher weniger Vorschläge machen, als mit nutzlosen Vorschlägen zu nerven.

Sie können aber den Zeitpunkt, die Häufigkeit, Anzahl und Genauigkeit der Textvorschläge nach Ihren Vorlieben anpassen.

Diese Einstellungen erreichen Sie bequem durch Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol während Sie die STRG-ALT-Tasten gedrückt halten.

Treffsicherheit der Vorschlagsfunktion

Wählen Sie den Parameter Treffsicherheit je nach Vorliebe und gewünschter Anwendung:

Bei niedrig eingestellter Treffsicherheit erhalten Sie viele Vorschläge bereits zu Beginn einer Texteingabe, die aber nicht immer zutreffen müssen. Eine niedrige Genauigkeit ist nur empfehlenswert, wenn Sie sehr oft gleichlautende Formulierungen verwenden oder während Sie sich mit der Vorschlagsfunktion vertraut machen wollen. Andernfalls werden Sie recht schnell von zu vielen, aber eventuell unpassenden Vorschlägen abgelenkt.
Bei einer hoch gewählten Treffsicherheit wartet PhraseExpress vor einem Vorschlag zunächst die Eingabe mehrerer Wörter ab, um so besser abschätzen zu können, welcher Satz am ehesten zutrifft. In der höchsten Stufe erhalten Sie Vorschläge nur noch sehr spät nach Eingabe von mindestens vier Wörtern mit einer sehr hohen Treffsicherheit.

Die Option Automatisch ermitteln hilft Ihnen bei der Wahl des Parameter Treffsicherheit anhand Ihres Nutzungsverhaltens: Wenn Sie nur wenige Textvorschläge annehmen, dann wird die Treffsicherheit stufenweise erhöht, um weniger Vorschläge zu generieren. Wenn jedoch aufgrund zu hoch ermitteltem Parameter keine Vorschläge mehr erscheinen, lockert PhraseExpress den Parameter schrittweise wieder.

Wenn Sie mit der Vorschlagshäufigkeit zufrieden sind, können Sie die Option Automatisch ermitteln wieder ausschalten, um die aktuelle Einstellung für die Treffsicherheit einzufrieren.

Einzelworte vs. ganze Sätze

PhraseExpress bietet sowohl vollständige Sätze zur Ergänzung an, als optional auch einzelne Wörter innerhalb eines Satzes, um Ihnen die Eingabe längerer Begriffe zu erleichtern:

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü ist sehr praktisch.

Das Vorschlagsfensterauswahlmenü hat nützliche Optionen.

Vorschlagsfensterauswahlmenü

Im oberen Beispiel ist "Vorschlagsfensterauswahlmenü" ein Einzelwortvorschlag.

Ein Sonderfall ist die Schiebereglerstellung auf Stufe 3, bei der zusätzlich jeweils der Satzanfang bis zu der Stelle, aber der sich die Sätze unterscheiden, vorgeschlagen wird:

Das Haus ist rot und schön.

Das Haus ist grün und schön.

Das Haus ist

In diesem Beispiel ist der Vorschlag "Das Haus ist" der 'kleinste gemeinsame Nenner' der beiden ganzen Sätze. Wenn Sie keine unvollständigen Sätze vorgeschlagen haben möchten, verschieben Sie den Schieberegler ganz nach rechts.

Mindesteingabeersparnis

Die Mindesteingabeersparnis ist die Differenz zwischen der Länge eines bereits eingegebenen Satzes und der Gesamtlänge eines daraus resultierenden Textvorschlages. Dieser Parameter definiert somit die mindestens notwendige Buchstabenanzahl, die Ihnen die Annahme eines Satzvorschlags einsparen muß, damit ein Vorschlag überhaupt angeboten wird.

Beispiel:

Eingabeesparnis

Die Texteingabe "Vielen Da" ergäbe den Vorschlag "Viele Dank für Ihre Anfrage.". Bei Annahme des Vorschlages hätten Sie also eine Eingabeersparnis von 20 Zeichen.

Wir empfehlen eine Mindesteingabeersparnis ab 15..20 Zeichen, so daß Vorschläge nur dann erscheinen, wenn sie eine wirkliche Arbeitserleichterung bedeuten.

Bedenken Sie, daß bei einer sehr hoch gewählten Mindesteingabeersparnis keine kurzen Sätze mehr vorgeschlagen werden.

Bei gleichzeitiger Wahl eines hohen Treffsicherheitsparameters erscheinen Vorschläge erst nach Eingabe einiger Wörter, wobei sich die Mindesteingabeersparnis verringert, weil ja schon viel Text eines Satzes eingegeben wurde. Wenn dann noch eine hohe Mindesteingabeersparnis gewählt wurde, werden Sie nur noch Vorschläge sehr langer Sätze erhalten.

Anzahl der Vorschläge im Auswahlmenü

Mit dem Parameter Maximale Vorschlagsanzahl beschränken Sie die Anzahl der Vorschläge im Auswahlmenü.

Eine hohe Vorschlagsanzahl >10 beansprucht relativ viel Bildschirmfläche und Sie benötigen mehr Zeit, um aus den Vorschlägen auszuwählen. Dafür bietet Ihnen die Textvorschlagsfunktion mehr Alternativvorschläge..
Wenn Sie die Vorschlagszahl auf 1 setzen, dann wird PhraseExpress nur noch Vorschläge liefern, wenn nur noch ein einziger Vorschlag infrage kommt. Das heißt, daß dieser Parameter indirekt auch den Zeitpunkt beeinflusst, ab wann Vorschläge erscheinen.

Ein guter Kompromiss für normale Einsatzzwecke sind 5..10 Vorschläge.

Lernfunktion

Mit zunehmender Gewöhnung an Ihren persönlichen Schreibstil werden Textvorschläge immer treffsicherer, aber auch seltener.

Diesen Lernvorgang können Sie drastisch beschleunigen, indem Sie PhraseExpress mittels Lernfunktion in die Vergangenheit schauen lassen und das Programm mit Ihren Textdateien oder bereits getätigter Outlook Emailkorrespondenz 'füttern'.

Diese Funktion finden Sie in unter Einstellungen Vorschlagsfunktion Erweitert.

Der Lernvorgang ist für Emails nur einmal erforderlich, da sich Ihre bereits geschriebenen Emails nachträglich ja nicht mehr ändern.

Wortverfallszeit

Die Textvorschlagsfunktion verwendet ein Wörterbuch, das fortlaufend mit Ihren Texteingaben gefüttert wird. Damit diese (verschlüsselte) Datei bei fortlaufender Nutzung nicht unendlich groß wird, entfernt PhraseExpress selten verwendete Wörter (z.B. einmalige Tippfehler) nach einer einstellbaren Verfallszeit automatisch.

Je kürzer die einstellbare Verfallszeit, desto schneller vergisst PhraseExpress unbenutzte Wörter und das Wörterbuch bleibt zugunsten einer zügigen Vorschlagsberechnung kompakt. Allerdings vergisst PhraseExpress dann auch selten verwendete, aber nicht minder nützliche Phrasen schneller.

Den Zwischenablagenspeicher nutzen

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Den Zwischenablagespeicher (de)aktivieren Sie unter Einstellungen Funktionen Zwischenablagenspeicher.

Windows überschreibt den Inhalt der Zwischenablage jedes Mal, wenn Sie etwas Neues in die Zwischenablage kopieren.

PhraseExpress speichert jeweils die letzten Textinhalte der Windows Zwischenablage in einem Spezial-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher. Hier erhalten Sie Zugriff auf ältere Zwischenablageinhalte.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie in den Zwischenablagespeicher-Ordner in der Textbaustein-Baumansicht markieren:

PhraseExpress kann den Zwischenablagespeicher bei jedem Beenden des Programms löschen
Die Anzahl der zu speichernden vorherigen Inhalte lässt sich hier einstellen.
Wahlweise beseitigt PhraseExpress überschüssige Leerzeichen vor und hinter dem Zwischenablageinhalt.
Optional werden unerwünschte Textformatierungen von Zwischenablageinhalten entfernt.

Wir empfehlen die Tastenkombination STRG-ALT-v für diesen speziellen Phrasenordner zu verwenden, weil diese leicht zu merken ist: Mit der Windows Tastenkombination STRG-v fügen Sie bekanntlich den aktuellen Zwischenablageinhalt ein und mit STRG-ALT-v erhalten Sie Zugriff auf die Historie der Zwischenablage. Praktisch!

Browsersuche

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Die Browsersuche ist eine sehr nützliche Funktion, um beliebige Texte bequem im Internet recherchieren zu können:

Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress wird dann die ausgewählte Internetseite mit bereits ausgefülltem Suchbegriff öffnen. Das funktioniert sogar mit Adressen in Google Maps oder für eine Routenplanung.

Die Browsersuche ist eigentlich keine gesonderte Funktion in PhraseExpress, sondern wurde mit bestehenden Makrofunktionen realisiert.

Sie können die beispielhaft vorgegebene Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche ändern, wie für jeden anderen Textbaustein auch.

Einen der zuletzt verwendeten Textbausteine aufrufen

PhraseExpress kann die zuletzt verwendeten Textbausteine und von Ihnen angenommen Textvorschläge in einen System-Textbausteinordner Zuletzt verwendet kopieren.

Praktisch ist diese Funktion, wenn Sie fortlaufend Zugriff auf eine kleinere Anzahl gleicher Textbausteine benötigen, z.B. beim Ausfüllen von Formularfeldern. Hierfür empfiehlt es sich, zwecks schnellen Zugriffs auf diesen Ordner eine Tastenkombination oder Autotext einzurichten.

Dieser Ordner dient Ihnen weiterhin als Datenbrücke zwischen Ihren normalen Textbausteinen und der Textvorschlagsfunktion, weil in diesen Ordner alle angenommenen Textvorschläge kopiert werden.

Die Funktion können Sie durch Löschen des Phrasenordners ausschalten (und über die PhraseExpress Einstellungen wieder aktivieren).

Den jeweils zuletzt eingefügten Textbaustein können Sie zur schnellen Bearbeitung öffnen, indem Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol unten rechts bei gedrückter SHIFT-Taste klicken.

PhraseExpress auf USB Speichermedien

PhraseExpress erkennt automatisch den Start von einem USB-Speicher und wird dann alle Konfigurations- und Anwenderdaten in das gleiche Verzeichnis speichern, in dem sich die Programmdateien befinden. Auf den Gast-PC werden keine Daten geschrieben.

Informationen zur Installation auf USB Speichern finden Sie im Kapitel "Installation"
Den USB Modus erkennen Sie am Wort 'USB' im Fenstertitel des Programmhauptfensters.
Die Textbausteindatei muss sich auf einem beliebigen Verzeichnis des gleichen USB-Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.
Beenden Sie PhraseExpress stets, bevor Sie den USB Speicher herausziehen.

PhraseExpress im Netzwerk nutzen

Wenn Sie Textbausteine mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen möchten, benötigen Sie zusätzlich zu der PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation den separaten zu installierenden PhraseExpress Server der Netzwerk Edition.

Jeder Anwender kann sowohl gemeinsame Textbausteine, als auch persönliche Textbausteine verwenden (vgl. Kapitel Persönliche Textbausteine).

Eine aktive Serververbindung der Arbeitsplatzinstallation erkennen Sie am grünen Ausrufezeichen im Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Sie verwenden dann die zentrale Textbausteindatei des Servers (vgl. Kapitel Programmzustände).

Zwischenspeicherung der Netzwerk-Textbausteindatei

Bei temporärer Verbindungsunterbrechung zum PhraseExpress Server verschwindet das grüne Ausrufezeichen im Startleistensymbol und PhraseExpress verwendet eine Kopie der zentralen Textbausteindatei, die Sie allerdings nicht bearbeiten können (um Versionskonflikte zu vermeiden). Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden automatisch wieder die Textbausteine des Servers verwendet.

Automatische Serversuche

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Um die automatische Serversuche zu (re)aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Automatische Serversuche.

Bei aktivierter automatischer Serversuche sucht die Arbeitsplatzinstallation kontinuierlich über einen einstellbaren UDP Port nach einem Server im Netzwerk. Empfängt der Server ein Signal von der Arbeitsplatzinstallation, übermittelt er seine IP Adresse über einen ebenfalls konfigurierbaren UDP Port an die Arbeitsplatzinstallation, die die Netzwerk-Textbausteindatei anschließend lädt.

Auch nach einem Neustart erwartet die Arbeitsplatzinstallation den Server zunächst von der im Rahmen der automatischen Serversuche übermittelten IP Adresse. Hat sich die IP Adresse des Servers zwischenzeitlich jedoch geändert, wird die Arbeitsplatzinstallation den Server erneut suchen.

Die automatische Serversuche wird deaktiviert, wenn Sie eine IP Serveradresse manuell angeben oder eine lokale Textbausteindatei öffnen.

Ändern Sie den vorgewählten UDP Port nur, falls dieser auf der Arbeitsplatzinstallation bereits von einer anderen Anwendung belegt ist.

Manuelle IP Adresseingabe des Servers

Hat der Server stets eine feste IP Adresse, können Sie die IP Adresse auch manuell eingeben. Öffnen Sie hierzu die Einstellungen Datei Mit PhraseExpress Server verbinden Geben Sie die IP Adresse des Zentralrechners an.

Wenn Sie die IP Adresse manuell eingeben, beendet die Arbeitsplatzinstallation die Serversuche per UDP. Wechselt der Server zwischenzeitlich die IP Adresse, dann wird die Arbeitsplatzinstallation den Server nicht mehr finden, bevor Sie entweder die neue IP Adresse eingeben oder die automatische Serversuche aktivieren.

Stellen Sie sicher, daß in den Arbeitsplatzinstallationen unter Einstellungen Funktionen die Netzwerkunterstützung aktiviert ist.

Weitere Infos finden Sie im Handbuch zur Netzwerk Edition

Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren

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Wenn Sie mit der Netzwerkversion eine zentrale Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, können Sie den Zugriff auf beliebige Textbausteinordner im Netzwerk beschränken.

Klicken Sie hierzu auf den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Zugriffsrechte im Netzwerk beschränken im Kontextmenü. Dies Option ist nur im Expertenmodus verfügbar.

Zugriffsbeschränkte Ordner sind in der Baumstrukturdurch ein grünes Männchen im Ordnersymbol gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Phrasen und Unterordner sind ab sofort nur für die von Ihnen angegebenen Teilnehmer im Netzwerk sichtbar.

In den Detail-Einstellungen können Sie detailiert bestimmen, welche Anwender, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen und Domänen Zugriff auf den Ordner erhalten. Trennen Sie mehrere Anwender/Arbeitsgruppen mit Komma voneinander. Setzen Sie ein *, wenn alle Anwender, Benutzergruppen, etc. Zugriff erhalten sollen.

Wichtige Hinweise :

Die Zugriffsrechte werden in den Detaileinstellungen per Oder-Logik interpretiert. Beispiel: Wenn Sie MeineDomain und AnwenderA Zugriffsrechte gewähren, dann erhalten sowohl alle Mitglieder von MeineDomain als auch AnwenderA Zugriffsrechte.
Trennen Sie bitte mehrere Einträge im Eingabefeld per Komma. Beispiel: Klaus,Erwin,Sandra
Ein Sternchen im Eingabefeld ist ein Platzhalter und bedeutet, daß jeweils alle Teilnehmer Zugriff haben.
Wenn das Eingabefeld leer ist, hat niemand Zugriff.

Der ursprüngliche Ersteller eines Ordners hat stets Schreib-/Leserecht, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.

Die Gruppen/Anwender mit Leserechten lassen sich in einer Ordnerhierarchie nur stetig verkleinern. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.

Wer Schreibrecht hat, hat immer auch Leserecht auf einen Ordner.

Einführung in die Makrofunktionen

Textbausteine können mittels leistungsfähiger Makrofunktionen weit mehr, als nur statische Texte wiedergeben: Textbausteine lassen sich miteinander verketten oder verschachteln.

Es lassen sich zusätzliche dynamische Inhalte hinzufügen, wie manuelle Texteingaben, das aktuelle Datum, fortlaufende Zähler oder sogar Anwendungen starten, Dokumente öffnen oder sogar Bedienschritte automatisieren.

Klicken Sie in der folgenden Liste auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel der ausgewählten Funktion zu gelangen:

Makrofunktion	Beschreibung	HTML
{#date}	Fügt das aktuelle Datum ein. Das Datumsformat entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#time}	Fügt die aktuelle Zeit ein. Das Zeitformat (12 vs. 24 Stunden) entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#datetime ..}	Fügt einen frei formatierbaren Datum- oder Zeitstempel mit optionaler Zeitverschiebung ein.
{#calendar ..}	Öffnet ein Datums-Auswahlfenster.
{#insert ..}	Fügt einen Textbaustein in einen anderen Textbaustein ein.
{#cursor}	Platziert den Cursor an die Stelle des Makros im Text.
{#input ..}	Öffnet einen Eingabedialog zum Einfügen einer manuellen Texteingabe in die Phrase.
{#msgbox ..}	Öffnet ein Hinweisfenster mit konfigurierbaren Schaltflächen.
{#env ..}	Fügt eine Windows-Systemvariable ein.
{#adldap ..}	Fügt einen ActiveDirectory LDAP Wert ein.
{#asc ..}	Fügt ein Sonderzeichen ein.
{#rnd ..}	Fügt eine Zufallszahl ein.
{#mail ..}	Erstellt eine Emailnachricht mit Emailadresse, Betreff und Nachrichtentext.
{#run ..}	Startet eine Anwendung.
{#open ..}	Öffnet eine Datei.
{#openfolder ..}	Öffnet einen Dateiordner im Windows Dateiexplorer.
{#url ..}	Öffnet eine Internetseite.
{#focus ..}	Wechselt den Fokus zu einer bestimmten Anwendung.
{#sleep ..}	Verzögert die Ausgabe um eine bestimmte Zeitspanne.
{#calc ..}	Führt eine Berechnung durch und gibt das Ergebnis als Text aus.
{#simkey ..}	Simuliert die Betätigung einer Sondertaste.
{#loop ..}	Schleifenfunktion
{#clipboard ..}	Kopiert eine aktuelle Markierung in die Windows Zwischenablage / Fügt den Zwischenablageninhalt ein.
{#insertclipboard}	Fügt den aktuellen Zwischenablageninhalt als Text (Taste-für-Taste) ein. Wird benötigt bei verschachtelten Makros
{#setclipboard ..}	Füllt die Windows Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt.
{#setphrase ..}	Erstellt/Ändert eine Phrase mit vorgegebenem Inhalt.
{#var ..}	Gibt den aktuellen Zahlenwert einer Zählervariable aus.
{#setvar ..}	Definiert den Wert und Inkrement einer Zählervariable
{#textfile ..}	Fügt innerhalb einer Phrase den Inhalt einer externe .txt Textdatei ein.
{#imgfile ..}	Fügt innerhalb einer Phrase den Inhalt einer externen Bilddatei ein
{#pasteoptions ..}	Definiert die Einfügemethode für eine einzelne Phrase.
{#setlayout ..}	Ändert das Windows Tastatur-Schema auf die gewünschte Sprache
{#getlayout ..}	Ermittelt das aktuell in Windows eingestellte Tastatur-Sprachschema.
Stringoperationen...	Verschiedene Funktionen zur Manipulation von Text.

Einige Makros funktionieren nicht in HTML/RTF formatierten Textbausteinen, wie in der letzten Spalte der Tabelle angegeben.

Makros eingeben

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Am einfachsten fügen Sie ein Makro mit der Schaltfläche Makro hinzufügen in einen Textbaustein ein. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die gewünschte Funktion und nehmen Sie im darauf folgenden Dialog die gewünschten Einstellungen vor.

Wenn Sie die Syntax der Makrofunktionen auswendig kennen, können Sie diese auch im Eingabefeld Phraseninhalt manuell eingeben.

Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf das ein Doppelkreuzzeichen, der Makroname und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Hier ein Beispiel, wie eine Phrase mit Makrofunktionen im Eingabefeld aussieht:

Heute ist der {#date}. Es ist jetzt {#time} Uhr.

Sie können Makrofunktionen auch nahezu beliebig ineinander verschachteln oder miteinander verketten und damit anspruchsvollste Automatisierungsaufgaben erledigen.

Videodemo

Beispiel für eine verschachtelte Makrofunktion:

{#input -head Datum? -def {#date}}

In diesem Beispiel ist das Makro zur Ausgabe des aktuellen Datums innerhalb des Makros zur manuellen Texteingabe eingebettet. Makros werden immer der Reihe nach und von "innen nach außen" abgearbeitet. Dieses Makro setzt also zuerst den Vorgabewert auf das aktuelle Datum und fordert Sie anschließend zur Eingabe auf, bei der Sie das Datum noch ändern können.

Wenn Sie in einem Makroeingabedialog in einem Eingabefeld die rechte Maustaste betätigen, erhalten Sie eine Auswahl gültiger weiterer Makros, so daß Sie verschachtelbare Makros bequem erstellen können.

Einige Makrofunktionen können nur in unformatierten Textbausteinen verwendet werden. Splitten Sie eine formatierte Phrase gegebenenfalls in zwei separate formatierte Phrasen, und erstellen Sie eine neue unformatierte Phrase. Rufen Sie dort den ersten Teil der formatierten Phrase mittels #insert Makro auf, fügen Sie dann die gewünschten Makrofunktionen hinzu und schliessen Sie die neue Phrase mit dem Aufruf des zweiten Teils der formatierten Phrase mittels #insert Makro ab.

Das aktuelle Datum in eine Phrase einfügen

PhraseExpress kann mit Hilfe von Makrofunktionen an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und/oder die aktuelle Tageszeit einfügen.

Erstellen Sie eine Phrase und fügen Sie an gewünschte Position {#date} ein:

Heute ist der {#date}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#time}.

Dieses Beispiel erzeugt folgende Textausgabe mit dem jeweils aktuellen Datum und Uhrzeit:

Heute ist der 12.03.2007. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema.

Weitere Datumsformatierung

Mit der leistungsfähigen Makrofunktion {#datetime -f Format -s Verschiebung} lassen sich einzelne Bestandsteile eines Datums-/Zeitangaben auswählen und deren Reihenfolge und Formatierung frei gestalten.

Ersetzen Sie hierzu den Platzhalter Format durch eine beliebige Anordnung der Zeit-/Datumseinheiten:

Formatierungsbeispiele	Textausgabe
{#datetime -f dd.mm.yyyy hh:mm}	16.03.2007 10:47
{#datetime -f mm/dd/yy}	03/16/2007
{#datetime -f dddd dd.mm.yy}	Donnerstag 16.03.07
{#datetime -f hh:mm am/pm}	10:47 am

Parameterübersicht für die Datum-/Zeitformatierung:

Parameter	Bedeutung
d	Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).
dd	Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).
ddd	Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) an.
dddd	Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) an.
dddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung an.
m	Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm	Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm	Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) an.
mmmm	Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) an.
yy	Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).
yyyy	Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).
h	Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).
hh	Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).
n	Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).
nn	Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).
s	Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).
ss	Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).
tt	Zeigt die Uhrzeit in dem in der globalen Variable LongDateFormat angegebenen Format an.
am/pm	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

Zeitverschiebung

Mit dem zusätzlichen Parameter -s Verschiebung können Sie das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurückstellen.

Dem Parameterindikator -s folgt die Höhe der Verschiebung und direkt danach die Angabe, welche Zeiteinheit (Tag, Jahr, Stunde, etc.) verschoben werden soll:

Beispiel für Verschiebungen	Textausgabe
{#datetime}	16.03.2007 10:47
{#datetime -s 1d}	17.03.2007 10:47
{#datetime -s -2h}	16.03.2007 08:47
{#datetime -f mm.yyyy -s 5y}	03.2012

Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#datetime -d} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#datetime -w} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Datumsauswahlfenster öffnen

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Das Makro {#calendar -head Fenstertitel -f Datumsformat -s Verschiebung -def Vorgabewert -manual} fügt das Datum als ein, daß der Anwender aus einem Kalender-Fenster auswählt.

Erstellen Sie hierzu eine Phrase und fügen Sie an gewünschter Position das Kalendermakro über die Schaltfläche Makro hinzufügen ein:

Wählen Sie ein Datum: {#calendar -head Datumsauswahl}

Dieses Beispiel öffnet diesen Dialog:

Kalender

Das vom Anwender ausgewählte Datum wird als Text in der gewünschten Formatierung eingefügt.

Bei Erscheinen des Dialogs wird das aktuelle Datum als Vorschlag angeboten. Es kann aber auch eine beliebiges Datum oder ein vom jeweils aktuellen Datum verschobener Tag definiert werden.

Mit dem optionalen Parameter -manual wird zusätzlich ein Eingabefeld zwecks manueller Datumseingabe eingeblendet.

Wenn Sie dieselbe Datumsauswahl an mehreren Stellen innerhalb einer Phrase benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel für die Kalender-Makros. Die Datumsauswahl wird dann nur einmal abgefragt und anschließend für alle Kalender-Makros innerhalb des Textbausteins verwendet.

Eine Phrase aus einer Phrase heraus aufrufen

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Eine sehr leistungsfähige Funktion ist die Verschachtelung mehrerer Textbausteine.

Eines von vielen praktischen Anwendungsbeispielen ist eine gemeinsam von mehreren Textbausteinen genutzte Fußzeile.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#insert Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

{#insert signatur}

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext signatur und folgendem Textinhalt:

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihr Angebotsschreiben. Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Freundliche Grüße,
Claire-Ann Lage

Das Makro funktioniert auch mit einem Autotext für einen Ordner oder für einen Autotext, der mehreren Textbausteinen zugewiesen wurde. An entsprechender Stelle wird dann das Auswahlmenü des Ordners angezeigt, aus dem Sie die einzufügende Phrase auswählen. Mit dem zusätzlichen optionalen Parameter -inherit (engl. für 'vererben') merkt sich PhraseExpress Ihre Textbausteinwahl aus dem Auswahlmenü, falls Sie das #insert Makro mit dem gleichen Autotext mehrfach in einem Textbaustein verwenden.

Wenn Sie einen Ordner-Autotext und den optionalen Parameter -random hinzufügen, dann wird bei jedem Aufruf dieses Makros eine zufällige Phrase aus dem entsprechenden Ordner eingefügt. Beispiel: {#insert Autotext -random}

Sie können auch eine Phrase aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld der gerade bearbeiteten Phrase ziehen. PhraseExpress fügt dort anschließend das Makro ein.

Falls die einzufügende Phrase noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Kurzbeschreibung und zwei vorangestellten '##' Zeichen und einer Zufallszahl automatisch einen Autotext.

Man kann HTML-/Rich Text formatierte Phrasen nur in unformatierte Textbausteine per #insert Makro einfügen, aber leider nicht in einen anderen formatierten Textbaustein.

Vorteile von verschachtelten Phrasen

Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst.
Sie sparen Speicherplatz für die Textbausteindatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Zähler in einer Phrase verwenden

PhraseExpress ermöglicht Ihnen, beliebig viele Zählervariablen zu erstellen, die mit jedem Aufruf um einen frei definierbaren Wert erhöht/vermindert wird.

Erstellen einer Variable

Variablen werden von PhraseExpress genauso erstellt und verwaltet, wie jeder andere gewöhnliche Textbaustein. Öffnen Sie die Einstellungen, erstellen Sie einen gewöhnlichen Textbaustein und geben Sie als Beschreibung eine Zahl ein. PhraseExpress fragt Sie dann, ob die soeben erstellte Phrase in eine Variable umgewandelt werden soll.

Weisen Sie anschließend der Variablen auf der rechten Seite des Programmfensters eine Beschreibung, den Startwert der Variablen, optional einen Inkrement/Dekrement und - am wichtigsten - den Variablennamen (gleichzeitig auch der Autotext) zu.

Wenn Sie keinen Variablennamen eingeben, wird automatisch das erste Wort der Beschreibung hierfür übernommen.

Sie können diese Variable nun als Zahlenwert in jede beliebige Anwendung einfügen.

Im praktischen Einsatz werden Variablen jedoch im Zusammenhang mit anderen Phrasen verwendet. Eine Variable mit dem Variablennamen ordernr könnte z.B. in folgendem Textbaustein genutzt werden:

Guten Tag,

Ihre Bestellung hat die Rechnungsnummer {#insert ordernr}. Vielen Dank für Ihren Einkauf.

Viele Grüße,
Moe Torad

Mit jedem Aufruf des Textbausteins wird der Zähler nach dem Einfügen entsprechend Ihrer Angabe erhöht, bzw. vermindert.

Per Makrobefehl #setvar können Sie den Variablenwert und den Inkrement programmgesteuert ändern.

Cursor an bestimmte Stelle im Textbaustein platzieren

Mit der Makrofunktion {#cursor} definieren Sie die Position des Cursors innerhalb des Textbausteins nach dem Einfügen.

Beispiel:

Der Cursor steht hier: {#cursor} und nicht am Ende des Textes.

Dieses Makro funktioniert nur für unformatierte Textbausteine, die mittels Taste-für-Taste(!) eingefügt werden. Die Position kann verfälscht sein, wenn sich {#ASC ..} oder {#SIMKEY ..} Makros ebenfalls im Textbaustein befinden.

Manuelle Texteingabe in einer Phrase

Videodemonstration

Mit der Makrofunktion {#input -head Fenstertitel} können Sie während des Einfügens einer Phrase zur manuellen Eingabe eines Textes auffordern, der anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Beispiel:

Guten Tag, {#input -head Name des Adressaten}

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß,
Mark A. Roni

Wenn Sie diese Phrase aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Dialogfenster mit dem Fensterbeschriftung "Name des Adressaten", die Sie zur Texteingabe auffordert:

Eingabefeld

Der dann eingegebene Text wird anstelle der Makrofunktion eingesetzt und ausgegeben:

Guten Tag, Mario Ahner

Vielen Dank für Ihr Schreiben. Wir antworten Ihnen in Kürze.

Herzlichen Gruß,
Mark A. Roni

Sie können die Betätigung der OK-Schaltfläche auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER simulieren.

Weitere Parameter für {#input}

Mit dem Parameter -single erhalten Sie ein einzeiliges Eingabefenster für den zusätzlichen Text. Der Vorteil ist hierbei, daß die Texteingabe mit ENTER, statt mit STRG-ENTER abgeschlossen werden kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -single}
Der Parameter -def definiert eine Textvorgabe für das Texteingabefeld, die der Anwender natürlich noch abändern kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -def Vorgabebeispiel}

Wenn Sie ein und dieselbe Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb einer Phrase benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel. Sie müssen dann die Texteingabe nur einmal vornehmen.

Ein Hinweisfenster öffnen

Die Makrofunktion {#msgbox -head Fenstertitel -text Hinweistext -yes Autotext -no Autotext -cancel Autotext -defaultno} öffnet ein Hinweisfenster mit dem entsprechend definierten Text. Dies ist praktisch, um eine laufende Textbausteinausgabe temporär zu unterbrechen, oder um eine Ja/Nein-Abfrage zu gestatten.

Hinweisfenster können eine der folgenden Schaltflächenkombinationen aufweisen:

OK
OK / Abbrechen
Ja / Nein

Für jede Schaltfläche kann der Autotext eines Textbausteins angegeben werden, der beim Druck der entsprechenden Schaltfläche ausgeführt werden soll. Somit sind Verzweigungen zu verschiedenen Textbausteinen möglich.

Nach Klick auf Abbrechen wird die Ausführung des Textbausteins abgebrochen, in dem sich das #msgbox Makro befindet.

Wenn der optionale Parameter -defaultno verwendet wird, hat die 'Nein', bzw. 'Abbrechen'-Schaltfläche Fokus beim Aufruf des Hinweisfensters.

Eine Windows Umgebungsvariable in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#env %variable%} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase die gewünschte Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

Zur Zeit unter {#env %os%} angemeldeter Anwendername: {#env %username%}

gibt folgenden Text aus:

Zur Zeit unter Windows_NT angemeldeter Anwendername: Erwin

Einfügen einer ActiveDirectory LDAP Variable

Die Makrofunktion {#adldap Variablenname} fügt an Stelle des Makros den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für Email-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

Freundliche Grüße,
{#adldap Name}

Telefon: {#adldap Phone}

gibt folgenden Text aus:

Freundliche Grüße,
Claire Grube

Telefon: 05121/45455-92

Eine Zufallszahl in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#rnd Maximalwert} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase eine Zufallszahl zwischen 0 und dem angegebenen Maximalwert ein.

Beispiel:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist {#rnd 100}.

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise folgender Text:

Rainer Zufall's Lieblingszahl ist 23.

Eine vorgefertigte Email erstellen

Videodemo

Die Makrofunktion {#mail -to Empfänger -cc CC-Empfänger -bcc BCC-Empfänger -subject Betreff -attach Dateipfad(e) -body Emailinhalt -html} erstellt eine neue Email mit Ihrem Standard-Emailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus. Es müssen nicht alle Parameter verwendet werden.

Beispiel:

{#mail -to carmen.baer@kaese.de -subject Neuigkeiten -body {#insert textbeispiel}}

Das Makro würde Ihre Emailanwendung starten, eine neue Email erstellen und die angegebenen Felder ausfüllen. In diesem Beispiel wird eine weitere Phrase mit dem Autotext textbeispiel als Email-Nachrichtentext ("body") mit folgendem Inhalt eingefügt:

Hallo Carmen,

schau mal in Deinen Briefkasten!

Gruss,
Bernhard Diener

Das Ergebnis:

Es gibt verschiedene Email-Sendemethoden für das #mail-Makro, die in den Experteneinstellungen ausgewählt werden können. Wenn Sie Probleme beim automatisierten Erstellen von Emails haben, testen Sie die verschiedenen Methoden.

Sie können mehrere Dateien als Anlage definieren. Trennen Sie hierzu die Dateipfade mit einem Vertikalstrich. Beispiel: -attach C:\date1.txt|C:\datei2.txt

HTML-formatierte Emails lassen sich nur mit MS Outlook bei Verwendung der Emailsende-Methode "Outlook OLE Automation" versenden. Achten Sie darauf, daß auch für das #mail Makro der Parameter -html enthalten ist. Beispiel: {#mail -to test@test.de -subject Betreff -body {#insert ##inhalt -html} -html}

Bei Verwendung von Lotus Notes muss die MAPI Unterstützung auch in Lotus Notes selbst aktiviert sein. Diese ist nämlich standardmäßig deaktiviert.

Mehrere Email-Empfänger lassen sich komma-getrennt definieren. Beispiel: alf@meyer.de, kurt@ibm.de

Starten einer Anwendung mit PhraseExpress

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Die Makrofunktion {#run "c:\verzeichnis\anwendung.exe" "-Beispielparameter" "c:\arbeitsverzeichnis"}startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

{#run notepad.exe}

Alternativ können Sie ein Programm zum Starten mit PhraseExpress hinzufügen, indem Sie das Programm mit der rechten Maustaste klicken und den Befehl Mit PhraseExpress starten wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option Kontextmenüs für Dateien deaktiviert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, müssen Sie gegebenenfalls den kompletten Dateipfad zur Programmdatei angeben.

Öffnen einer Datei mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#open Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

{#open d:\daten\beispiel.txt}

…Öffnen eines Dateiordner mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#openfolder "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Windows Dateiordner im Explorer:

Beispiel:

{#openfolder "C:\Windows"}

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um einen Ordner im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -select hinzu:

{#openfolder "C:\Windows" -select}

Aufrufen einer Internetseite aus einer Phrase heraus

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#url Internetseite} öffnet den Internetbrowser und ruft die angegebene Internetseite auf.

Beispiel:

{#url http://www.phraseexpress.com}

Einfügen von Sondertasten in einer Phrase

Eingaben mit den Sondertasten auf Ihrer Tastatur werden über Makrofunktionen abgebildet. Die Syntax hat sich zugunsten einer einheitlicheren Makrosprache gegenüber der Vorgängerversion geändert.

Sondertastenbeispiele	Ausgabe
{#ENTER}	Die ENTER-Taste wird ausgegeben
{#SHIFT -chars abc}	Ausgabe der Zeichen 'abc' zusammen mit gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -chars {#ALT -chars abc}}	Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -count 5}	Die Pfeil-nach unten Taste wird 5x betätigt

Für Sondertasten gelten folgende reservierte Schlüsselwörter:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:

Sondertaste

Hinweis

{#NONE}

Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -chars{#ENTER}{#DOWN} -count 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil-Runter-Taste

{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}

Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Achten Sie darauf, daß die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. {#CTRL -chars A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -chars a}.

Sonderzeichen in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#ASC Zahlenwert} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur.

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

In der Windowsanwendung Charmap ("Zeichentabelle") finden Sie eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Angabe des Zahlencodes.

Eine Berechnung durchführen

Die Makrofunktion {#CALC Berechnung} berechnet die unter Berechnung angegebene Formel und gibt das Ergebnis als Text aus.

Beispiel:

{#CALC 4+5}

Dieser Befehl gibt das Ergebnis 9 aus.

Interessant wird dieser Befehl durch Kombination/Verschachtelung mit anderen Makros:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*45}

Da Makros immer von innen nach außen abgearbeitet werden, wird in diesem Beispiel zunächst per #input Makro nach Eingabe einer Zahl gefragt. Anschließend wir dieser eingegebene Wert mit 45 multipliziert und dann ausgegeben. Statt der Zahl 45 könnten Sie auch ein #insert Makro verwenden, daß auf einen Textbaustein verweist, der wiederum eine Zahl beinhaltet:

{#CALC {#INPUT -head Zahl?}*{#INSERT Beispielphrase}}

Wenn Sie hier z.B. 5 eingeben und der Textbaustein mit dem Autotext "Beispielphrase" die Zahl 12 beinhaltet, dann würde die Zahl 60 ausgegeben werden.

Den Fokus zu einer anderen Anwendung wechseln

Die Makrofunktion {#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator"). Falls die angegebene Anwendung nicht geladen ist, bleibt der Fokus auf der aktuell aktiven Anwendung.

Beispiel:

{#FOCUS Calculator}

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

Sie können auch einen Platzhalter * im Fenstertitel verwenden.

Verzögerung

{#SLEEP 3000}

Diese Funktion lässt PhraseExpress für die angegebene Zahl nnnn in Millisekunden warten (im obigen Beispiel für 3 Sekunden). Diese Funktion ist nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung bis zu 1..3 Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Schleifenfunktion

Der Befehl {#LOOP -count x} wiederholt alles was sich hinter 'LOOP' befindet x-mal.

Beispiel:

{#LOOP Beispieltext{#ENTER} -count 3}

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' in jeweils einer neuen Zeile dreimal untereinander aus:

Beispieltext

Zwischenablage

{#CLIPBOARD -copy}

Diese Funktion kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage.

{#CLIPBOARD -paste}

Diese Funktion fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein.

Weitere Zwischenablage-Funktionen

Mit Makrofunktion {#INSERTCLIPBOARD} wird der Zwischenablageninhalt zeichenweise als Text ausgegeben, statt über die o.a. Systemfunktion (wie, wenn Sie z.B. STRG-C betätigen). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageninhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

{#INPUT -head Eingabe? -def {#INSERTCLIPBOARD}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Mit der Makrofunktion {#SETCLIPBOARD Inhalt} wird die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt gefüllt.

Beispiel:

{#SETCLIPBOARD {#INPUT Text?}}

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text gefüllt.

Textbaustein per Makro erstellen/ändern

{#SETPHRASE -description Beschreibung -content Textbausteininhalt -autotext PhrasenAutotext -folder OrdnerAutotext}

Hiermit wird ein Textbaustein mit der entsprechend definierten Beschreibung, Inhalt und Autotext in dem Textbausteinordner erstellt, der unter -folder angegeben ist.

Dieses Makro ist sehr praktisch, um dynamische und/oder temporäre Textvariablen zu realisieren. Die erstellten/geänderten Textbausteine fungieren hierbei als Textvariablen, die in anderen Textbausteine per {#INSERT ..} Makro eingebunden und nach Verwendung auch wieder gelöscht werden können.

Nach Ausführen einer Phrase, die diesen Makrobefehl beinhaltet, wird stets die Textbausteindatei gespeichert, was zu einer kleinen Verzögerung führt. Bedenken Sie auch, daß bei Verwendung der PhraseExpress Network Edition alle Arbeitsplatzinstallationen mit der neu definiertem Textbausteininhalt aktualisiert werden. Sie sollten dieses Makro daher mit Bedacht verwenden.

Wenn kein -content angegeben wird, wird die Phrase mit dem unter -autotext angegebene Autotext gelöscht!
Wenn kein -folder angegeben wird oder der hier angegebene Ordnerautotext nicht existiert, wird der Textbaustein im Hauptverzeichnis erstellt.

Variablenwert/Inkrement per Makro erstellen/ändern

Mit #setvar kann eine Zählervariable, die anhand ihres Autotextes identifiziert wird, auf einen neuen Wert eingestellt werden.

{#SETVAR -var VariablenAutotext -value NeuerWert -inc NeuerInkrement}

Zusätzlich lässt sich optional ein neuer Inkrementwert definieren. Bei Angabe eines negativen Wertes wird dies ein Dekrement.

Nützlich ist dieses Makro, wenn sich eine Variable bei mehrfacher Verwendung innerhalb eines Textbausteins temporär nicht ändern soll. Setzen Sie hier einfach den Inkrement zu Beginn der Phrase auf Null und abschließend wieder auf den ursprünglichen Wert:

{#SETVAR -var Zähler -inc 0}Die Variable hat den Wert: {#INSERT Zähler}

Nochmalige Ausgabe: {#INSERT Zähler}.{#SETVAR -var Zähler -inc 1}

Hier die Textausgabe zu dem Beispiel:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 5

Ohne Verwendung von #setvar würde folgendes ausgegeben:

Die Variable hat den Wert: 5

Nochmalige Ausgabe: 6

Einbindung einer externen Textdatei

{#TEXTFILE Dateipfad}

Diese Funktion fügt den Inhalt der mittels Dateipfad angegebenen 'plain text' Textdatei in die Phrase ein. Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Die Datei wird dynamisch im Moment des Ausführens der Phrase eingefügt.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einbindung einer externen Bilddatei

{#IMGFILE Dateipfad}

Diese Funktion fügt das mittels Dateipfad angegebene .BMP, .JPG, .TIFF oder .PNG Bitmap in die Phrase ein.

Externe Dateien werden nicht in der Textbausteindatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Das Makro ist nützlich, wenn Sie viele oder große Bilder verwenden und die Textbausteindatei kompakt halten möchten.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einfügemethode ändern

{#PASTEOPTIONS -pastespeed Einfügegeschwindigkeit -method kbk oder cb} Dies ist ein Beispieltext.

Diese Makrofunktion bestimmt die Einfügemethode für eine bestimmte Phrase unabhängig von der automatischen Bestimmung. Die Einfügegeschwindigkeit lässt sich ebenfalls in Millisekunden Pause pro Tastendruck anpassen. Verwenden Sie entweder kbk, um den Text Zeichen-für-Zeichen einzufügen oder cb für die Verwendung der Windows Zwischenablage.

Beispiel:

{#PASTEOPTIONS -method kbk}

Dieser Befehl muss sich am Phrasenanfang befinden.

Der Befehl funktioniert nur mit der Taste-für-Taste Einfügemethode "VK_Packet" (Einstellbar in den Expertenoptionen)

Stringoperationen

Die Makrofunktionen für Stringoperationen erlaubende die automatisierte Bearbeitung von Textbausteinen. Zum Verständnis sind Programmierkenntnisse erforderlich.

Makrofunktion	Beschreibung
{#length Text}	Gibt die Länge des angegebenen Texts als ganzzahligen Wert zurück. Dieses Makro ist nützlich in Zusammenhang mit anderen Makros #substr und #calc.
{#lowercase Text}	Wandelt den Text in Kleinbuchstaben um.
{#uppercase Text}	Wandelt den Text in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#lowercasefirstletter Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in Kleinbuchstaben um.
{#uppercasefirstletter Text}	Wandelt den ersten Buchstaben des Texts in GROSSBUCHTSTABEN um.
{#trim Text}	Entfernt Leerzeichen vor und hinter dem angegebenen Text.
{#trimleft Text}	Entfernt Leerzeichen vor dem angegebenen Text.
{#trimright Text}	Entfernt Leerzeichen hinter dem angegebenen Text.
{#pos Text -substr Teiltext}	Gibt die Position als ganzzahligen Wert zurück, ab der der unter -substr angegebene Teiltext in Text vorkommt.
{#replace Text -oldtext Alter Text -newtext Neuer Text}	Ersetzt im Text den unter -oldtext angegebenen String mit dem unter -newtext angegebenen String.
{#substr Text -from x -count y}	Extrahiert aus dem Text einen Teilstring ab Zeichenposition -from mit der Länge -count.

Anwendungsbeispiel:

Sehr geehrter Herr{#uppercasefirst {#trim {#input -head Nachname? -def {#insertclipboard} -single}}}

Das verschachtelte Makrobeispiel wird von innen nach außen verarbeitet: Zunächst erwartet die manuelle Texteingabe mittels #input Makro die Eingabe eines Nachnamens für eine Anredefloskel. Als Vorgabewert wird mit #insertclipboard der aktuelle Inhalt der Zwischenablage vorgeschlagen. Nach der manuellen Texteingabe werden überschüssige Leerzeichen mittels #trim entfernt und abschließend der erste Buchstabe der Texteingabe mit dem Makro #upperfirstcase groß geschrieben.

Das Sprachschema der Tastatur ändern

Mit dem Makro {#SETLAYOUT Sprach-ID} können Sie die Spracheinstellung der Tastatur ('Tastaturschema') ändern, um z.B. Sonderzeichen anderer Sprachen korrekt auszugeben.

Beispiel:

{#SETLAYOUT 00000407}Dieser Text wird mit deutscher Tastatureinstellung ausgegeben.

{#SETLAYOUT 00000409}Ab hier wird das US-amerikanische Tastaturlayout verwendet.

{#SETLAYOUT 00000407}Abschließend wird zum deutschen Layout zurückgestellt.

Die Einstellung wird vom Betriebssystem dauerhaft übernommen, bis Sie es mit einem weiteren #SETLAYOUT Makro wieder neu definieren.

Mit Hilfe des Makros {#GETLAYOUT} lässt sich die aktuelle Einstellung des Tastaturschemas ermitteln, um sie z.B. mit dem Makro {#SETPHRASE ..} temporär in einen Textbaustein zwischen zu speichern:

{#SETPHRASE -description Aktuelles Tastaturschema -content {#GETLAYOUT} -autotext currentkeyboardscheme}

Mit diesem Makro wird die aktuelle Sprachschema-Einstellung in einen Textbaustein gespeichert. Dieser Textbaustein wird als temporäre Textvariable verwendet und über den Autotext "currentkeyboardscheme" identifiziert. Nach Abschluss verschiedener Änderungen der Sprachschema-Einstellungen können Sie dann das ursprüngliche Tastaturschema wiederherstellen.

Hierzu wird der temporäre Textbaustein per {#INSERT ..} Makro in den Befehl {#SETLAYOUT ..} zum Setzen des Schemas aufgerufen:

{#SETLAYOUT {#INSERT currentkeyboardscheme}}{#SETPHRASE -content -autotext currentkeyboardscheme}

Das am Ende befindliche {#SETPHRASE ..} Makro löscht durch den leeren -content Parameter den temporären Textbaustein.

Eine Liste der Sprach-IDs ('language identifiers') finden Sie in der Microsoft MSDN.

Allgemeine Programmeinstellungen

Zum Anpassen der Programmeinstellungen klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Einstellungen.

Wenn Sie das Startleistensymbol zusammen mit einer der folgenden Zusatztasten betätigen, springt das Programm direkt zu häufig benötigten Einstellungen:

Zusatztaste	Ausgelöste Aktion
STRG-Klick	Autotext/Textvorschläge/Tastenkombination werden temporär ausgeschaltet (siehe hier).
SHIFT-Klick	Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
STRG-ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Einstellungen für die Textvorschlagsfunktion.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Menüpunkt im PhraseExpress Programmfenster verharren, erhalten Sie oft weitere Informationen.

Wenn dieser Befehl nicht vorhanden ist, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienungen ausgeblendet.

Die Einstellmöglichkeiten im Programm sind selbsterklärend, bzw. können gefahrlos ausprobiert werden. Daher ersparen wir Ihnen Beschreibungen im Stile von "Autotext aktivieren aktiviert die Autotextfunktion".

Expertenmodus

Videodemo

Zwischen Normal- und Expertenmodus kann jederzeit über Einstellungen Funktionen Expertenmodus gewechselt werden.

Profinutzer schätzen die Vielfalt der Einstellmöglichkeiten, die neue Anwender jedoch aufgrund der Kompliziertheit leicht abschrecken. Zusätzlich bergen versehentlich versehentliche Einstellungsfehler die Gefahr, daß PhraseExpress nicht mehr wunschgemäß funktioniert.

Aus diesem Grund haben wir in Version 6 zwei Darstellungsarten eingeführt:

Modus	Erläuterung
Normalmodus	Verschlankte Benutzeroberfläche mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen Einstieg.
Expertenmodus	Einblendung aller Einstellmöglichkeiten, erweiterter Menüs und Optionen..

Alle Experteneinstellungen bleiben auch im Normalmodus aktiv! Die Optionen werden lediglich zwecks Verschlankung aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Experteneinstellungen

Wichtiger Hinweis

Die "Experteneinstellungen" werden nur im Expertenmodus angezeigt und sind erfahrenen Anwendern vorbehalten, die PhraseExpress an ganz spezielle Bedürfnisse anpassen möchten. Ändern Sie die Einstellungen wirklich nur dann, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Andernfalls besteht Gefahr, daß Sie Textbausteindaten löschen oder PhraseExpress außer Funktion setzen. In den meisten Fällen sind Änderungen in diesem Bereich nur auf direkte Anleitung durch uns erforderlich.

Wir bieten keine kostenlose technische Kundenunterstützung bei Änderung Experteneinstellungen ohne Aufforderung durch uns. Betätigen Sie vor einer Anfrage die Schaltfläche Auf Standardeinstellungen zurücksetzen, die sich ganz unten in den Experteneinstellungen befindet.

In den Standard-Vor- und Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluss eines Autotexts erkennt. #9 steht dabei für die TAB-Taste und #13 für die ENTER-Taste. Diese Einstellungen sollten nur bei ganz speziellen Anforderungen geändert werden. Sie wirken sich global auf alle Autotexte aus, für die Standard-Vor-/Nachzeichen ausgewählt sind.
Wenn Sie Ihre Autotexte mit einem festen Vorzeichen versehen möchten, können Sie dieses als globalen Autotext-Präfix definieren. Wenn Sie hier z.B. ein '#' angeben, wird ein Autotext 'mfg' nur noch erkannt, wenn Sie '#mfg' eingeben. Diese Einstellungen wirkt sich global auf alle Autotexte aus.
- AutoKorrektur-Einträge zur Tippfehlerkorrektur werden nicht mehr funktionieren, wenn Sie einen globalen Autotext-Präfix definieren.
Die ENTER- und TAB-Tasten werden durch PhraseExpress geleitet, um z.B. Textersetzungen vor dem Absenden durch ENTER vornehmen zu können. Diese Option können Sie deaktivieren, falls in bestimmten Anwendungen (insbesondere Spiele) die ENTER-Taste gesperrt bleibt oder doppelt ausgeführt wird.
Optional kann PhraseExpress Zwischenablageinhalte beim Einfügen wie manuelle Texteingaben behandeln, um damit auch die Zwischenablageinhalte z.B. für Autotext und die Textvorschlagsfunktion zu berücksichtigen.

Verzögerungen

Die Taste-für-Taste Einfügegeschwindigkeit definiert den Zeitabstand zwischen dem Einfügen jedes einzelnen Buchstabens. Die optionale Zufallsvariation variiert diese Pausen zufällig, um eine unregelmäßige Texteingabe eines Menschens zu simulieren (z.B. für Präsentationszwecke).
Die Einfügeverzögerung wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit nach Auswahl eines Textbausteins oder Eingabe eines Autotextes ab. Dies behebt Probleme bei bestimmten Tastaturtreibern, die etwas Zeit für die Verarbeitung der von PhraseExpress simulierten Texteingaben benötigen. Insbesondere IBM/Lenovo Thinkpad Tastaturtreiber benötigen eine kleine Pause. Es werden hiermit auch Probleme behoben, wenn zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht werden.
Die Verzögerung für Fokuswechsel wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeit für den Fokuswechsel von PhraseExpress hin zur Zielapplikation ab, bevor die Phrase eingefügt wird. Die hierfür erforderliche Verzögerung hängt von der Rechnergeschwindigkeit ab. Wenn Texteinfügungen in einer falschen Anwendung oder gar im "Nirwana" erfolgen, dann erhöhen Sie diese Einfügeverzögerung. Windows Vista benötigt ebenfalls eine etwas höhere Verzögerung. Bei Einfügen mittels der Zwischenablage können Sie getrennt für unformatierte und formatierte Textbausteininhalte eine zusätzliche Verzögerung definieren, falls es zu Problemen beim Einfügen kommt.
Weitere Informationen zur Fehlerbehebung beim Einfügen von Texten finden Sie im Kapitel "Fehlersuche"

Einfügemethode

PhraseExpress kennt zwei Methoden, um Textbausteine in die Zielanwendung einzufügen:

Längere Textbausteine werden über die Windows Zwischenablage schnell "in einem Rutsch" eingefügt, aber systembedingt mit einer gewissen Verzögerung, weil die Zwischenablage zunächst von Windows freigegeben, gefüllt und dann wieder ausgegeben werden muss. Dadurch eignet sich diese Einfügemethode nicht für Autotexte, die für die AutoKorrektur verwendet werden.
Für kurze Textbausteine eignet sich die Simulation einzelner Tastendrücke. PhraseExpress ahmt sozusagen das manuelle Tippen des Textbausteins "Taste-für-Taste" nach.
PhraseExpress kann die Einfügemethode der Option Phrase mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen automatisch in Abhängigkeit des jeweils einzufügenden Textbausteins für Sie wählen.
- Sie können für hier getroffenen Einstellungen für einzelne Phrasen mittels Makrobefehl {#pasteoptions ...} überschreiben.

Für die Einfügemethode "Taste-für-Taste" gibt es drei verschiedene technische Varianten:

Einfügemethode

Beschreibung

Vor- und Nachteile

VK_PACKET (Empfohlen)

Sendet die Zeichen an die Zielapplikation als eine von Windows erstellte Datenstruktur, die genau beschreibt wie das Zeichen produziert werden soll.

Vorteil: Die Ausgabe erfolgt stets korrekt mit beliebigen Zeichensätzen (inklusive asiatischer Zeichensätze), Tastaturlayouts, etc.

Nachteil: Diese Methode wird nicht von allen Programmen unterstützt; insbesondere von Programmen, die auf plattformunabänhängigen Techniken basieren (z.B. Java inklusive Browser Applets, oder auch Gtk Bibliotheken).

Sendkey (Standard)

Sendet einzelne Messages, die das Drücken und Loslassen der Tasten simuliert.

Vorteil: Diese Messages sind mit allen bekannten Anwendungen kompatibel.

Nachteil: Einige Zeichen lassen sich nicht ausgeben (z.B. zusammengesetzte Zeichen).

WM_char message

Sendet eine Windows Nachricht mit den Zeichen die eingefügt werden sollen direkt an das Control.

Diese Funktion ist noch experimentell.

Vorteil: Wenn vom Ziel-Control unterstützt, ist die Ausgabe 100% genau.

Nachteil: Viele Controls unterstützen nur die ASCII-Variante der Messages, was sehr viel Zeichen nicht ausgeben lässt. Einige Controls ignorieren char messages (z.B. Borland Delphi), weil sie die Tastendrücke selbst interpretieren.

Es gibt keine pauschale Empfehlung, welche Einfügemethode optimal funktioniert. Wenn Textbausteine nicht oder fehlerhaft eingefügt werden, experimentieren Sie bitte mit dieser Einstellung.

Optional kann PhraseExpress den vorherigen Zwischenablageinhalt wiederherstellen. Bitte beachten Sie, daß dies wiederum eine systembedingte Verzögerung für das Zwischenspeichern verursacht.

Diese Option stellt übrigens auch den Zwischenablageinhalt nach dem Erstellen eines neuen Textbausteins aus der Zwischenablage wieder her.

Verschiedenes

PhraseExpress kann Metadaten bei formatierten Textbausteinen speichern, die jedoch die Textbausteindatei erheblich vergrößert. Sie sollten auf diese Weise nicht sehr viele Textbausteine mit RTF-Formatierung speichern. Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn formatierte Texte in Ihren Zielapplikationen nicht korrekt eingefügt werden. Wir empfehlen, nach Möglichkeit die HTML-Formatierung zu bevorzugen, falls diese von der Zielapplikation unterstützt wird.
- Wenn Sie diese Option aktiviert hatten und dann deaktivieren, entfernt PhraseExpress auf Nachfrage alle bereits bestehenden Metadaten zwecks Verschlankung der Textbausteindatei. Die Textbausteine selbst bleiben dabei selbstverständlich erhalten.
Bei deaktivierter Option Tastenkombinationen auf Verfügbarkeit prüfen akzeptiert PhraseExpress die Verwendung jeglicher Tastenkombinationen, auch wenn diese vom System oder anderen Anwendungen bereits verwendet werden. Es kann dann auch ein einzelner Buchstabe als Tastenkombination für eine Phrase verwendet werden, auch wenn dies nur für sehr spezielle Anforderungen sinnvoll ist, und generell nicht empfohlen wird.
Wenn bei Verwendung des #mail Makros mit MS Outlook 2007 und Verwendung der Sendemethode mailto: merkwürdige Sonderzeichen im Emailtext erscheinen, dann aktivieren Sie die Option UTF-8 Zeichenkodierung

Programmzustände

Die verschiedenen Programmzustände werden durch die Farbe des Programmsymbols unten rechts in der Startleiste angezeigt:

Farbe	Erläuterung
- Weiss	PhraseExpress ist gestartet, aber gerade mit der Verarbeitung der Textbausteindatei beschäftigt. Bei Verwendung des PhraseExpress Server weist das weiße Symbol auch darauf hin, daß keine Netzwerkverbindung besteht und temporär eine lokal kopierte Netzwerk-Textbausteindatei verwendet wird. Diese Kopie können Sie nicht bearbeiten.
- Grau	PhraseExpress ist betriebsbereit, aber Vorschlagsfunktion, Tastenkombinationen und die Autotextfunktion wurden durch Klick auf das Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste temporär deaktiviert. Durch nochmaligen Klick zusammen mit der STRG-Taste lassen sich diese Funktionen wieder reaktivieren.
- Rot	PhraseExpress ist betriebsbereit und verwendet eine lokal gespeicherte Textbausteindatei.
- Grün	PhraseExpress ist mit dem Server der Netzwerk Edition verbunden und betriebsbereit. Es wird die Netzwerk-Textbausteindatei verwendet.

Von PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

Wenn das PhraseExpress Programmfenster geöffnet wird, sind einige Tastenkombinationen temporär von PhraseExpress belegt:

Tastenkombination	Verwendung
ALT-P oder STRG-N	Erstellt eine neue Phrase an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
ALT-O	Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-F	Öffnet das Auswahlmenü zur Schnellsuche.
STRG-H	Öffnet den Suchen&Ersetzen-Dialog.
STRG-D	Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
Entfernen-Taste	Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
F1-Taste	Öffnet die Programmhilfe.
ALT-F4	Minimiert/Beendet PhraseExpress.
ESC	Minimiert das Einstellungsfenster. Je nach Einstellung werden gemachte Änderungen gespeichert oder verworfen.
Pfeiltasten	In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG-SHIFT-Pfeil Rechts	In der Baumansicht werden alle Ordner aufgeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Links	In der Baumansicht werden alle Ordner zugeklappt.
STRG-SHIFT-Pfeil Auf	In der Baumansicht wird zum ersten Element gesprungen.
STRG-SHIFT-Pfeil Ab	In der Baumansicht wird zum letzten Element gesprungen.

Die PhraseExpress Tastenkombinationen werden temporär deaktiviert, wenn sich der Mauszeiger im Tastenkombinations-Eingabefeld befindet, so dass Sie o.a. Tastenkombinationen für Ihre Textbausteine/Ordner verwenden können.

PhraseExpress temporär deaktivieren

Videodemo

Um die Autotexterkennung, Textvorschläge oder Tastenkombinationserkennung zu stoppen, müssen Sie das Programm nicht komplett beenden.

Diese Funktionen lassen sich schnell temporär deaktivieren, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und gleichzeitig auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken. Das Symbol erscheint dann in grauer Farbe.

Durch nochmaliges Anklicken mit der STRG-Taste werden beide Funktionen wieder aktiviert.

Sie können unter Einstellungen Tastenkombinationen eine Tastenkombination definieren, um PhraseExpress schnell zu (de)aktivieren.

PhraseExpress zur Pro Edition freischalten

Wenn Sie PhraseExpress für kommerzielle Zwecke einsetzen, benötigen Sie eine Lizenz der Netzwerk- oder Pro Edition.

Um Ihre bestehende Installation zur Pro Edition freizuschalten ist keine neue Installation erforderlich:

Erwerben Sie eine Lizenz im PhraseExpress Shop.
Sie erhalten den Lizenzschlüssel per Email von uns. Kopieren Sie diesen Lizenzschlüssel in die Windows Zwischenablage.
Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl PhraseExpress zur kommerziellen Nutzung freischalten.
Im Lizenzschlüssel-Eingabefeld sollte sich bereits der Lizenzschlüssel befinden. Alternativ können Sie diesen hier eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Freischaltung erscheint in der Programm-Titelleiste "PhraseExpress Pro" und PhraseExpress kann ab sofort für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Bei Verwendung der Netzwerk Edition ist keine Lizenzschlüssel-Eingabe auf den lokalen Arbeitsplatzinstallationen erforderlich. Lizenzen der Netzwerk Edition werden zentral im Client Manager verwaltet.

Wichtiger Hinweis

Bei Verwendung von PhraseExpress auf einem USB Speicherstick wird der Lizenzschlüssel im Zuge der Freischaltung über eine Internetverbindung autorisiert und dem Speicherstift fest zugeordnet.

Die Lizenz ist fest an das USB Medium gebunden und kann nachträglich nicht mehr verändert oder rückgängig gemacht werden. Sie müssen für jede weitere Installation auf einem anderen USB Speicher eine separate Lizenz erwerben.

PhraseExpress automatisch mit dem Rechner starten

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress automatisch mit jedem Rechnerstart geladen werden soll. Hierfür wird ein Programmlink in den Windows Autostart-Ordner abgelegt.

Wenn Sie nicht möchten, daß PhraseExpress automatisch mit dem System startet, klicken Sie in der Windows Funktionsleiste unten links auf Start und löschen Sie PhraseExpress aus dem Autotstart-Ordner.

Tippfehlerkorrektur

Die Tippfehlerkorrektur ist keine spezielle Sonderfunktion in PhraseExpress, sondern wird mit der gewöhnlichen Autotextfunktion realisiert.

Beispiel:

Die Autokorrekturtextbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, schauen Sie bitte hier.

Die Korrektur-Textbausteindatei wird fortlaufend ergänzt. Sie können die aktuellste Version für mehrere Sprachen stets von unseren Internetseiten herunterladen.

Tipps & Tricks

Wir haben im Laufe der Jahre einige Tricks gesammelt, mit denen Sie das Optimum aus der Software herausholen können:

Organisieren Sie Textbausteine in Ordnern. Die Ordnerstruktur kann sich dabei an den jeweiligen Einsatzzweck orientieren. Sortieren Sie Textbausteine getrennt z.B. nach Sprache, verschiedenen Produkten oder Abteilungen. Oder benutzen Sie eigene Ordner für Email-Signaturen, Anreden, Chatphrasen, Abkürzungen, Tippfehlerkorrekturen, Internetlinks, etc.
Verwenden Sie verschachtelte Phrasen. PhraseExpress erlaubt Ihnen, eine weitere Phrase aus einer Phrase aufzurufen. Erstellen Sie z.B. eine gemeinsam von mehreren Email-Textbausteinen genutzte Signatur (Weitere Infos...)
Nutzen Sie Tastenkombinationen für Ordner statt für Phrasen. Aufgrund der begrenzten Menge an zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen sollten Sie diese für Phrasenordner nutzen. Somit stehen Ihnen per Tastendruck die thematisch geeignet sortierten Phrasen zur schnellen Auswahl mit den Pfeiltasten oder der Maus zur Verfügung.
Nutzen Sie Autotext. Diese Funktion ist einfach zu praktisch, um ignoriert zu werden. Sie können damit Abkürzungen ausschreiben, Tippfehler automatische korrigieren lassen oder z.B. Internetadressen erweitern. Bei Eingabe von 'hp.' kann PhraseExpress Ihren Internetbrowser öffnen und die Seite 'http://www.mygreathomepage.com' automatisch öffnen. Oder Sie tippen 'calc', um den Windows Rechner zu starten. Die Zeitersparnis ist enorm!
Wenn Sie sehr viele Bilder in Ihren Textbausteinen verwenden, steigt die Größe der Textbausteindatei stark an und wir empfehlen die Einbindung externer Bilddateien per Makrofunktion.

Einige "undokumentierte" Tricks

Diese versteckten Funktionen sind wirklich praktisch und lassen versierte Anwender durch das Programm geradezu 'hindurch fliegen':

Aktivieren Sie unter Einstellungen Funktionen den Expertenmodus, damit weitere Optionen und Funktionen sichtbar werden. Alternativ können Sie den Modus auch per Klick mit der rechten Maustaste auf das Autotext-Eingabefeld wechseln.
Textbausteine lassen sich blitzschnell mittels Klick mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Phrase im Auswahlmenü klicken.
Textbausteine werden bei Klick zusammen mit der STRG-Taste im Auswahlmenü in die Windows Zwischenablage kopiert, statt in die Zielanwendung eingefügt zu werden.
Um direkt zur Bearbeitung der zuletzt ausgeführten Phrase zu springen, klicken Sie zusammen mit der SHIFT-Taste auf das Startleisten-Programmsymbol.
Die Programmeinstellungen erreichen Sie noch schneller durch Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der ALT-Taste. Mittels STRG-ALT-Klick erreichen Sie die Einstellungen der Textvorschlagsfunktion.
Autotexte/Tastenkombinationen und die Vorschlagsfunktion lassen sich temporär mit einem Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste deaktivieren.
Für häufig benötigte Funktionen können Sie unter Einstellungen Tastenkombinationen auch Tastenkombinationen für den Schnellzugriff definieren.
Sie können Trennlinien zwischen Textbausteinen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Erstellen Sie hierzu eine leere Phrase und geben Sie als Kurzbeschreibung einige Minuszeichen (---) ein. PhraseExpress wird die Phrase automatisch in eine Trennlinie umwandeln, die Sie wie eine Phrase in der Baumansicht verschieben oder wieder löschen können.
Wenn Sie eine Internet-URL als Textbaustein speichern, bietet Ihnen PhraseExpress an, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den dazugehörigen Autotext eingeben, statt einfach nur die URL zu speichern. Beispiel: Sie markieren den Text 'http://www.amazon.de' und erstellen daraus eine neue Phrase. Wenn Sie dann im PhraseExpress Dialog die Option Als Internetseite im Browser starten aktivieren und als Autotext z.B. das Kürzel ama definieren, so öffnet PhraseExpress bei einer späteren Texteingabe 'ama' automatisch die Internetseite, statt den URL Text auszugeben.
Wenn Sie eine neue Phrase erstellen und lediglich eine Zahl als Kurzbeschreibung eingeben, bietet PhraseExpress Ihnen an, den Textbaustein in eine dynamische Zählervariable umzuwandeln.
Wenn Sie eine Schnellsuche durchführen, können mit Klick mit der rechten Maustaste auf das Wort Finden (links neben dem Sucheingabefeld) zwischen der Listenansicht und Baumansicht für das Suchergebnis wechseln. Wenn das kein Geheimbefehl ist... ;-)
Durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Dialog Suchen & Ersetzen.

Zeitersparnisberechnung

Die Statistikfunktion berechnet ausgehend von Ihrer persönlichen Tippgeschwindigkeit und Anzahl der eingefügten Textbausteine die gewonnene Zeitersparnis auf die Minute genau.

Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Statistik, um eine aktuelle Übersicht zu erhalten. Sie werden feststellen, dass sich PhraseExpress bereits nach wenigen Stunden Benutzung bezahlt macht.

In diesem Menü können Sie PhraseExpress Ihre persönliche Tippgeschwindigkeit und wahlweise Ihren Stundensatz mitteilen. Selbstverständlich werden diese Informationen nicht anderweitig genutzt oder über das Internet übertragen.

Geschwindigkeitsbeispiele

Anwendergruppe	Tippgeschwindigkeit
Einsteiger	20..60 Anschläge pro Minute
Durchschnittlicher Anwender	60..180
Weltklasse	ca. 800

PhraseExpress geht bei der Berechnung der Zeitersparnis davon aus, dass Sie ca. 5 Sekunden pro Auswahl eines Textbausteins benötigen.

Berechnungsbeispiel

Sie würden bei einer durchschnittlichen Tippgeschwindigkeit von 60 Zeichen pro Minute ca. 2 Minuten benötigen, um einen 120 Buchstaben umfassenden Text einzugeben. Bei Einsatz von PhraseExpress benötigen Sie lediglich 5 Sekunden, um einen gleich langen Textbaustein auszuwählen. Ihre Zeitersparnis ist dank PhraseExpress 115 Sekunden. Bei einem Stundensatz von 20 Euro hat Ihnen PhraseExpress knapp 64 Cent gespart (20 Euro/Stunde * (120 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,64 Euro).

Die Zeitersparnisberechnung ist keine Vermutung oder grobe Schätzung, sondern faktisch nachvollziehbar!

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung.

Wichtiger Hinweis

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann durch Arbeitnehmerschutzbestimmungen in Ihrem Unternehmen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Diese Funktion kann nur in der Pro/Netzwerk Edition unter Einstellungen Funktionen deaktiviert werden.

Alternativ wird die Statistikfunktion auf allen Arbeitsplatzinstallationen deaktiviert, wenn Sie im Monitor des Client Managers der Netzwerkversion die Spalten zur Zeit- und Geldersparnis ausblenden.

Speicherort der persönlichen Daten

Videodemo

Um den aktuellen Speicherort der Textbausteindatei einzusehen, klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Datei Eigenschaften.

Mit einem Klick auf den Dateipfad öffnen Sie den Speicherort im Windows Explorer.

Die PhraseExpress Textbausteindatei beinhaltet alle Ihre Textbausteine, Tastenkombinationen und Autotexte. Sie hat grundsätzlich die Dateiendung .pxp (oder .px3 falls Sie PhraseExpress seit Version 3 verwenden). Der Standard-Dateiname lautet phrases.pxp, bzw. phrases.px3, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben. Sie können die Windows Dateisuchfunktion nutzen, um die Textbausteindatei auf Ihrem Rechner ausfindig zu machen.

Es sind folgende Online- und Offline-Speicherorte für Textbausteine möglich:

Beispiel

Erläuterung

\Dokumente und Einstellungen\Susanne\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp

Die Textbausteindatei befindet sich auf einem lokalen Dateiträger.

192.168.123.144:1025

Die Textbausteine werden vom PhraseExpress Server der Netzwerkversion bezogen.

Bei Abbruch der Netzwerkverbindung wechselt PhraseExpress temporär zu einer lokale Kopie der Netzwerk-Textbausteindatei. Das erkennen Sie am weissen Startleistenprogrammsymbol (siehe Kapitel Programmzustände).

Die lokale Kopie kann nicht bearbeitet werden, weil Änderungen verloren gehen würden, wenn PhraseExpress bei wiederkehrender Netzwerkverbindung automatisch wieder zurück zur Netzwerk-Textbausteindatei wechselt.

Speicherort der Textbausteindatei ändern

Videodemo

Um eine bestimmte lokale Textbausteindatei zu öffnen klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Datei Öffnen. Um eine Textbausteindatei an anderer Stelle zu speichern, wählen Sie Speichern unter. Um eine neue Textbausteindatei an einem bestimmten Pfad zu erstellen, wählen Sie bitte Neu.

Die Textbausteindatei muss sich auf der lokalen Festplatte befinden. Bei Verwendung von einem USB Speicher muss sich die Textbausteindatei in einem beliebigen Verzeichnis auf dem USB Speicher befinden. PhraseExpress lässt bewusst keinen Netzwerk-Speicherort zu, um Schreibkollisionen und Versionskonflikte bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Anwender zu verhindern. Für die gemeinsame Nutzung einer Textbausteindatei mit mehreren Anwendern installieren Sie bitte den PhraseExpress Server der Network Edition, der viele nützliche Zusatzfunktionen für die Nutzung im Team bietet. In der Netzwerkversion können Sie Textbausteine sowohl gemeinsam nutzen, als auch beliebige Phrasenordner nur für einzelne Anwender freischalten.

Wenn auf die Textbausteindatei Schreibrechte bestehen, sind alle Menüpunkte zum Bearbeiten von Textbausteinen aus PhraseExpress entfernt.

Mit einem Doppelklick auf eine Textbausteindatei (Dateiendung .px3 oder .pxp) kann eine Textbausteindatei in PhraseExpress direkt geladen werden. Von uns gelieferte Textbausteindateien können so konfiguriert sein, daß Sie nur in Ihre Textbausteindatei importiert, aber nicht geladen werden können.

Die Textbausteindateien und die Wörterbuchdatei werden ZIP-komprimiert und mit AES 256 verschlüsselt.

PhraseExpress speichert Einstellungen und Daten in folgenden Dateien auf der lokalen Festplatte des Rechners:

Datei	Speicherort	Verwendungszweck
phrases.pxp	Wenn Sie bei der Installation gewählt haben, daß jeder Anwender auf dem Rechner jeweils individuelle Einstellungen verwenden soll (Standardeinstellung), dann befindet sich die Textbausteindatei im Standard-Anwenderdatenverzeichnis (unter Windows XP c:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\PhraseExpress\) Unter Vista heißt dieser Ordner C:\Users\Ihr Benutzername\Documents\PhraseExpress\ Haben Sie bei der Installation gemeinsame Einstellungen für alle Anwender gewählt, dann lautet der Standardpfad für die Textbausteindatei unter Windows XP: c:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\ Unter Vista heißt dieser Ordner C:\Users\Public\Documents\PhraseExpress\	In der Textbausteindatei sind Ihre Textbausteine mit deren Autotext-/Tastenkombinationszuweisungen und der Ordnerstruktur enthalten.
words.pal	Anwenderdatenverzeichnis	Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlagsfunktion.
config6.ini	Anwendungsdatenverzeichnis (z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress)	Beinhaltet alle persönlichen Programmeinstellungen.
clipboard.pxp, lastused.pxp	Anwenderdatenverzeichnis (z.B. \Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\PhraseExpress\)	Die Inhalte der Systemtextbausteinordner (Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine) werden als separate Textbausteindateien im gleichen Ordner wie Ihre persönlichen Textbausteindatei phrases.pxp abgelegt und beinhalten den Zwischenablagespeicher und die zuletzt benutzten Phrasen. Diese Dateien werden dynamisch erzeugt und von PhraseExpress verwaltet. Wenn die entsprechende Funktion deaktiviert wird, wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress gelöscht.
network.pxp	Anwendungsdatenverzeichnis (z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Anwendungsdaten\PhraseExpress)	Diese Textbausteindatei wird von PhraseExpress bei Verwendung der Netzwerk Edition angelegt und beinhaltet jeweils den letzten Stand der Netzwerk-Textbausteindatei. Damit wird gewährleistet, daß Anwender PhraseExpress trotz unterbrochener Netzwerkverbindung nutzen können.

Aufbau der Textbausteindatei

PhraseExpress verwendet eine unverschlüsselte und unkomprimierte Standard-XML Datei mit der Dateiendung .pxp, die per ZIP-Kompressionsverfahren und dem AES 256Bit Verfahren verschlüsselt wird. Die resultierende ZIP-Datei hat ebenfalls die Dateiendung .pxp. In dem ZIP-Archiv befinden sich auch alle Bitmaps, die in der Textbausteindatei gespeichert sind.

PhraseExpress kann XML-Dateien jedoch auch direkt laden. Beim ersten Speichern in PhraseExpress wird die Datei dann automatisch komprimiert/verschlüsselt gespeichert.

Sie können Textbausteindateien automatisiert z.B. aus einer Datenbank generieren und in PhraseExpress verwenden, wenn Sie diese XML-Struktur verwenden:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<phrases>
<version>0</version>
<folder>
<description>Folder name</description>
<phrase>
<description>Phrase description</description>
<text>phrase text</text>
<autotext>phrase Autotext</autotext>
</phrase>
</folder>
</phrases>

Die Datei muss im UTF-8 Format gespeichert werden.

Um eine Trennzeile zu generieren, schreiben Sie bitte <separator><description>-</description></separator>

Textbausteine importieren/exportieren

Mit der Import-Funktion können Sie PhraseExpress-Dateien oder Daten aus anderen Anwendungen in PhraseExpress integrieren oder eine Textbausteindatei exportieren.

Importieren einer Textbausteindatei

Videodemonstration

Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste Einstellungen. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Baumansicht den Ordner, der die Phrasen aufnehmen soll, und wählen Sie den Befehl Importieren Textbausteindatei importieren.

Geben Sie anschließend den Dateipfad der zu importierenden Textbausteindatei an.

Über diesen Befehl lassen sich auch Archive aus GhostTyperXML und AutoHotkey Hotstrings in PhraseExpress importieren.

Nach erfolgreichem Import bietet Ihnen PhraseExpress an, bereits vorhandene Textbausteine aus den importierten Daten herauszufiltern, um Doubletten in Ihrem Textbausteinbestand zu vermeiden.

v3/v4 Textbausteindateien lassen sich auch importieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die zu importierende Datei klicken und Importieren aus dem Kontextmenü wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option "Kontextmenüs für Dateien" deaktiviert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Sie können auch Textbausteindateien der alten Version 2 importieren. Etwaige Makros der Version 2 müssen jedoch manuell auf die neue Syntax umgestellt werden.

GhostTyper verwendet Text-, Memo- und Logikvariablen, um zusätzliche manuelle Texteingaben und Mehrfachtextauswahlen ('multiple choice') zu realisieren. PhraseExpress verwendet hier einen flexibleren Ansatz, in dem Textbausteine oder Textbausteinordner in andere Textbausteine eingebettet werden können.

Importieren bestehender MS Word AutoKorrektur-/Autotexteinträge

Videodemonstration

Mit dem gleichen Befehl importieren Sie auch AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office 2003/2007.

PhraseExpress entfernt dabei automatisch Doubletten in dem importierten Ordner und fasst Einträge mit gleichem Inhalt und mehreren Autotexten zusammen.

Der Ordner wird bei Verwendung der Netzwerk Edition automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender im Netzwerk eigene, persönliche AutoKorrektur-Einträge verwendet.

Wenn Sie Word AutoKorrektur importieren und in PhraseExpress nutzen möchten, dann deaktivieren Sie bitte unbedingt die AutoKorrektur-Funktion in Word, um eine doppelte Erkennung zu verhindern.

Importieren beliebiger Textdaten

Im Downloadbereich unserer Internetseiten finden Sie das kostenloses Zusatzprogramm 'PhraseExpress Importer', daß eine Textbausteindatei aus beliebigen Textinhalten erstellt, die Sie dann mit der oben beschriebenen Importfunktion in Ihre bestehende Textbausteindatei einbinden können.

Exportieren eines Textbausteinordners

Videodemonstration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner, der die zu exportierenden Phrasen beinhaltet, und wählen Sie den Befehl Exportieren und das gewünschte Dateiformat.

Eine exportierte Textbausteindatei ist autark als neue Textbausteindatei in PhraseExpress nutzbar.

Datensicherung

PhraseExpress erstellt bei jeder Textbausteindateiänderung eine Kopie der Textbausteindatei mit der Dateiendung .bak im gleichen Ordner der Textbausteindatei. Änderungen werden immer dann gespeichert, wenn Sie das Programm schließen oder die OK-Schaltfläche in den Einstellungen betätigen.

Die Backup-Datei entspricht immer der Original-Textbausteindatei vor der zuletzt gespeicherten Änderung.

Möchten Sie eine Änderung rückgängig machen, oder wenn die Textbausteindatei gelöscht oder unbrauchbar geworden ist, dann...

Beenden Sie PhraseExpress.
Verschieben Sie die aktuelle Phrasendatei mit der Dateiendung .pxp in ein anderes Verzeichnis oder löschen Sie gegebenenfalls die Datei.
Entfernen Sie die Dateiendung .bak von der Backup-Datei. Sie sollte dann die Dateiendung .pxp aufweisen. Gegebenenfalls müssen Sie in Windows in den Explorer Ordneranzeigeoptionen die Anzeige der Dateierweiterungen aktivieren.
Wenn Sie jetzt PhraseExpress wieder starten, wird diese Datei verwendet. Mit der nächsten Änderung wird eine neue Backup-Datei angelegt

Wichtiger Hinweis

Sichern Sie Ihre persönlichen Daten (insbesondere phrases.pxp und words.pal) regelmäßig auf externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!

PhraseExpress aktualisieren

Sofern der Rechner Zugang zum Internet hat, prüft PhraseExpress in regelmäßigen Abständen, ob eine Softwareaktualisierung verfügbar ist.

Sie können auch jederzeit eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Netzwerk Softwareaktualisierung Jetzt prüfen.

Es werden lediglich ein Teil des Lizenzschlüssel (falls vorhanden), die Versionsnummer der aktuellen Installation und die Netzwerkadapter MAC-Adresse übermittelt. Es werden keine persönlichen Daten übertragen.

Die Optionen zur Softwareaktualisierung werden deaktiviert, während eine PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation mit dem PhraseExpress Server der Netzwerkversion verbunden ist. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen an.

Stellen Sie sicher, daß PhraseExpress Ihre Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Technische Details für Administratoren

In diesem Kapitel werden technische Hintergrundinformationen bereitgestellt, die für Systemadministratoren interessant sind.

Installationszenarien

Für die Verwendung von PhraseExpress auf einem Rechner von einem oder mehreren Anwendern kann das Programm sehr flexibel eingerichtet werden:

Szenario	Auswirkungen
Administrator installiert PhraseExpress exklusiv für sich allein (Die Option "Für alle Anwender installieren" wurde im Zuge der Installation deaktiviert)	Die Phrasendatei wird unter \Dokumente und Einstellungen\%Username%\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp des Administrators gespeichert. Alle Einstellungen werden im Anwendungsdaten-Ordner des Adminstators gespeichert (\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config6.ini). PhraseExpress erscheint nicht in der Programmgruppe normaler Anwender. Normale Anwender können die Software auf diesem Rechner für sich mit jeweils unabhängigen Einstellungen installieren.
Administrator installiert PhraseExpress für alle Anwender des Rechners	Standardpfad für die Phrasendatei ist \Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp. Das Programmsymbol wird für alle Anwender abgelegt. Alle Programmeinstellungen werden in der unter C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config6.ini gespeichert PhraseExpress übernimmt bei normalen Anwendern beim ersten Programmstart die Einstellungen von der gemeinsam genutzten config6.ini und speichert diese in den Anwendungsdaten-Ordner des jeweiligen Anwenders unter C:\Dokumente und Einstellungen\%Username%\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config6.ini. Zukünftige Änderungen normaler Anwender werden dann in der config6.ini des jeweiligen Anwenders gespeichert. Das heißt, der Administrator gibt gemeinsame Einstellungen für den ersten Start vor, die aber von allen Anwendern später geändert werden können.
Administrator installiert PhraseExpress für alle Anwender des Rechners und der Option, daß stets der Administrator die Einstellungen für alle normalen Anwender vorgibt (Die Option "Gemeinsame Einstellungen für alle Anwender" wurde im Zuge der Installation aktiviert)	Standardpfad für die Phrasendatei ist \Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp. Das Programmsymbol wird für alle Anwender abgelegt. Programmeinstellungen werden stets vom Administrator vorgenommen und für alle Anwender des PCs vorgegeben. Menüpunkte zum Ändern von Einstellungen werden für normale Anwender von der Benutzeroberfläche ausgeblendet. Sie können keine Einstellungen vornehmen. Alle Programmeinstellungen vom Administrator werden in \Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config6.ini gespeichert (und zusätzlich in die config6.ini des jeweiligen Anwenders kopiert). PhraseExpress liest für normale Anwender bei jedem Programmstart die jeweils aktuellen Einstellungen wieder neu aus der gemeinsam genutzten config5.ini.
Normaler Anwender greift auf den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition zu	Wenn dem Anwender im Client Manager Konfigurationsrechte entzogen wurden, verwendet er die Anwendereinstellungen aus \Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config6.ini, wenn diese vorhanden sind. Wenn der Anwender Konfigurationsrechte hat, werden die Einstellungen aus der config6.ini des jeweiligen Anwenders gelesen.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Programmdatei:

Kommandozeilenparameter

Erläuterung

-DEBUG

Erstellt im Programmverzeichnis eine Datei debug.txt, die uns bei der Fehlersuche helfen kann, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen.

Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, daß den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt.

Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.

-DICTIONARY=Dateipfad

Hiermit können Sie PhraseExpress mit einer beliebigen Wörterbuchdatei der Textvorschlagsfunktion starten. Wenn Sie die Zugriffsrechte der Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) setzen, werden keine neuen Wörter/Sätze hinzugelernt.

Im Handbuch der PhraseExpress Network Edition finden Sie weitere nützliche Kommandozeilenparameter für die Installationsdatei der Arbeitsplatzinstallation. Diese sind interessant für die verteilte Installation von PhraseExpress im Netzwerk.

Deinstallation

Videodemonstration

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie PhraseExpress über Start Programme PhraseExpress PhraseExpress deinstallieren

Ihre Phrasendatei bleibt nach der Deinstallation zum Schutze vor versehentlichem Datenverlust auf jeden Fall erhalten und wird nicht automatisch gelöscht. Bei Bedarf können Sie die Datei \Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp und die dazugehörige Sicherungskopie manuell entfernen.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-ALT-DEL, um den Taskmanager zu öffnen. Wechseln Sie zum Register "Prozesse", markieren Sie den Prozess phraseexpress.exe und beenden Sie den Prozess. Dann sollte sich die Deinstallation erfolgreich abschließen lassen.

Fehlersuche

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

Videodemo

PhraseExpress bietet einige komfortable Möglichkeiten, unerwünschte Textersetzungen zu beseitigen:

Löschen Sie eine unerwünschte Textersetzung einfach z.B. mittels "Undo" oder mit der Backspace-/Entfernen-Taste. PhraseExpress erkennt unerwünschte Textersetzungen automatisch und wird Ihre nächste Eingabe nicht mehr ersetzen. Bei wiederholter unerwünschter Textersetzung wird PhraseExpress Sie fragen, ob Sie den entsprechenden Textbaustein dauerhaft ändern oder löschen möchten.
Alternativ klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Hierdurch öffnet sich der zuletzt ausgeführte Textbaustein zur Bearbeitung, den Sie nun ändern oder löschen können.
Falls ein unerwünschter Autotext in einem Auswahlfenster erscheint, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, um ihn zur Bearbeitung in PhraseExpress zu öffnen.
Sie können unter Einstellungen Tastenkombinationen auch eine Tastenkombination definieren, um direkt zur Bearbeitung des zuletzt eingefügten Textbausteins zu gelangen.

Funktionieren Autotexte/Tastenkombinationen überhaupt nicht?

Videodemo

Wurde PhraseExpress gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist.
Das Programmsymbol darf kein graues Ausrufezeichen beinhalten. Klicken Sie gegebenenfalls bei gedrückter STRG-Taste auf das Programmsymbol, um PhraseExpress zu aktivieren.
Ist das PhraseExpress Programmfenster geöffnet? Beachten Sie, daß Autotext und Tastenkombinationen deaktiviert sind, während das PhraseExpress Programmfenster geöffnet ist. Schließen Sie das Programmfenster.
Wurden Autotexte/Tastenkombinationen deaktiviert? Öffnen Sie die Einstellungen und prüfen Sie, ob der betreffende Textbausteinordner in der Baumansicht ein graues Ordnersymbol hat. Falls ja, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner und setzen Sie ein Häkchen vor Autotext/Tastenkombinationen aktivieren.
Zeigt PhraseExpress zur Zeit ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Suchen Sie durch Betätigen von ALT-TAB nach einem solchen Fenster und schließen Sie es gegebenenfalls.
Existiert der Autotext überhaupt in der aktuell verwendeten Phrasendatei? Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und suchen Sie den gewünschten Autotext. Stellen sie sicher, daß der Autotext keine eventuell unerwünschten Leerzeichen oder ungeeignete Einstellungen enthält. Insbesondere sollten Sie prüfen, ob das Autotext-Vorzeichen auf Keine eingestellt ist, daß nur für seltene Spezialfälle ratsam ist. Gegebenenfalls klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Autotext-Eingabefeld und wählen Sie die Option Auf Standardeinstellungen zurücksetzen.
Haben Sie den zum Autotext gehörigen Textbaustein so konfiguriert, daß er nur in bestimmten Programmen erkannt werden soll? Ändern Sie gegebenenfalls diese Optionen oder geben Sie den Autotext in der entsprechenden Anwendung ein, für die der Autotext konfiguriert wurde.
Ist der zum Autotext zugehörige Phraseninhalt leer? Enthält er vielleicht eine fehlerhafte Makrofunktion?
Haben Sie die Textersetzung eventuell vorher rückgängig gemacht? PhraseExpress merkt sich dies und unterdrückt dann den Autotext automatisch einmalig. Geben Sie den Autotext in diesem Fall einfach nochmals ein.
Haben Sie die Autotexteinstellungen in den Experteneinstellungen geändert? Dies kann bei fehlerhafter Konfiguration dazu führen, daß Autotexte nicht mehr funktionieren. Setzen Sie entweder die Einstellungen wieder auf Standardeinstellungen zurück oder kontaktieren Sie den Kundendienst.

Werden Texte fehlerhaft eingefügt?

Wenn Texte von PhraseExpress unvollständig oder mit falschen Zeichen eingefügt werden, prüfen Sie bitte folgendes:

Beenden Sie testweise alle Programme, die Tastaturein-/ausgaben auswerten (Andere Clipboard Manager, Textbaustein-Utilities oder spezielle Multimedia-Tastaturtreiber), um Inkompatibilitäten aufzuspüren.
Stellen Sie sicher, daß die AutoKorrektur-Funktionen in Ihrer Textanwendung deaktiviert sind, weil diese definitiv mit PhraseExpress kollidieren. Beide Anwendung würden um die Erkennung und Einsetzen des gleichen Autotextes ringen.
Manche Anwendungen werten Texteingaben während des Tippens aus, was zur Verlangsamung des Texteinfügens führen kann. Gegebenenfalls können Sie die Einfügemethode auf Zwischenablage umstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Einfügemethode".
Werden Texte verschluckt oder zu ersetzende Zeichen nicht gelöscht, ist PhraseExpress vermutlich zu schnell für den Rechner. Sie können daher eine künstliche Verzögerung einstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Verzögerungen".
Werden falsche Zeichen eingefügt, prüfen Sie bitte, ob das korrekte Tastatur-Sprachlayout eingestellt ist. Alternativ wechseln Sie die Einfügemethode.

Erhalten Sie keine Textvorschläge?

Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist.
Das Programmsymbol darf kein graues Ausrufezeichen beinhalten. Klicken Sie gegebenenfalls bei gedrückter STRG-Taste auf das Programmsymbol, um PhraseExpress zu reaktivieren.
Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Textvorschlagsfunktion unter Einstellungen Funktionen Vorschlagsfunktion aktiviert ist.
Beachten Sie, daß Textvorschläge ausschließlich für ganze Sätze oder Einzelworte gemacht werden, die je nach Einstellung zum Kontext passen müssen.
Sätze müssen mindestens drei Mal identisch eingegeben werden, bevor sie vorgeschlagen werden. PhraseExpress unterscheidet zwischen Groß-/Kleinschreibung.
Wenn viele alternative Vervollständigungen in Frage kommen, müssen Sie die Eingabe zunächst fortsetzen, um die Anzahl möglicher Variationen zu verringern. Alternativ können Sie die maximale Vorschlagsanzahl im Auswahlmenü in den Einstellungen zur Vorschlagsfunktion erhöhen.
Sätze müssen eine Mindestlänge haben, um von der Vorschlagsfunktion berücksichtigt zu werden. Diese Mindestlänge hängt von den Parametern Mindesteingabeersparnis und Genauigkeit ab. Wenn Sie beide Parameter verkleinern, werden auch kurze Sätze vorgeschlagen. Allerdings erhalten Sie dann auch viele unpassende Vorschläge, die störend sein können.
In seltenen Fällen kann die Wörterbuchdatei korrupt sein, wenn keine Vorschläge angezeigt werden. Um das einzukreisen, benennen Sie die Datei words.pal im Anwendungsdatenverzeichnis um und starten Sie PhraseExpress erneut. Das Programm legt dann eine neue Datei an.
Wurde die Textvorschlagsfunktion in den Einstellungen auf bestimmte Programme eingeschränkt?
Wenn die Wörterbuchdatei words.pal auf Nurlesen (read-only) gesetzt wurde oder keine Schreibrechte auf diese Datei bestehen, werden keine neuen Sätze und Wörter gelernt und entsprechend keine Vorschläge für unbekannte Sätze gemacht.

Textbausteine können nicht verändert werden?

Textbausteine können aus folgenden Gründen für die Bearbeitung gesperrt sein ("read-only"/Nurlesemodus):

Das 'read-only' Dateiattribut der verwendeten Textbausteindatei ist gesetzt.
PhraseExpress wurde mit dem Kommandozeilenparameter -readonly gestartet.
Sie verwenden eine Textbausteindatei von einem Webserver, die grundsätzlich nur im Nurlese-Modus verwendet werden kann.
Sie verwenden die Textbausteindatei mit einer älteren PhraseExpress Programmversion, als die, mit der die Datei zuletzt bearbeitet wurde. Diese ältere Version kennt aber noch nicht etwaige Dateibestandteile, die für neue Funktionen hinzugefügt wurden. Damit diese Daten nicht durch die alte Version gelöscht werden, setzt PhraseExpress die Datei auf Nurlesen. Laden Sie die Textbausteindatei mit der Version, mit der Sie geschrieben wurde.
Bei Verwendung der Netzwerkversion:
- Die Bearbeitung ist gesperrt, solange ein anderer Anwender im Netzwerk die PhraseExpress Einstellungen geöffnet hat und/oder einen neuen Textbaustein erstellt.
- Sie haben eventuell keine Schreibrechte auf die Textbausteindatei oder einen bestimmten Textbausteinordner.
- Sie haben zur Zeit keine Netzwerkverbindung und verwenden temporär die Offline Netzwerk Cachedatei, die nicht verändert werden kann.
- Verwenden Sie für alle Arbeitsplatzinstallation im Netzwerk die gleiche Versionsnummer.

Technischer Kundendienst

Bei technischen Problemen helfen wir Ihnen gerne unter http://support.phraseexpress.de