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Handbuch - PhraseExpress v5

Inhaltsverzeichnis

Was kann PhraseExpress?

Systemvoraussetzungen

Umstieg von einer früheren Programmversion

Installation der Software

Erste Schritte in PhraseExpresss

Wie kann ich...

…einen neuen Textbaustein speichern?

…Textbausteine in eine Anwendung einfügen?

…Tastenkombination verwenden?

…Autotext verwenden?

…Textbausteine bearbeiten?

…einen bestimmten Textbaustein finden?

…Schreib-/Leserechte für Textbausteine definieren?

…Textbausteine importieren/exportieren?

…die Vorschlagsfunktion nutzen?

…den Zwischenablagenspeicher nutzen?

…die zuletzt verwendeten Textbausteine aufrufen?

…PhraseExpress im Netzwerk verwenden?

Makrofunktionen

Allgemeine Einführung

Wie kann ich mit einer Makrofunktion…

…das aktuelle Datum in einer Phrase hinzufügen?

…eine Phrase aus einer Phrase heraus aufrufen?

…einen Zähler in einer Phrase verwenden?

…eine manuelle Texteingabe innerhalb einer Phrase einfügen?

…eine Windows Umgebungsvariable in eine Phrase einfügen?

…eine ActiveDirectory LDAP Variable in eine Phrase einfügen?

…einen Zufallswert in eine Phrase einfügen?

…eine vorgefertigte Email erstellen?

…eine Anwendung starten?

…eine Dateiordner öffnen?

…eine Datei öffnen?

…eine Internetseite öffnen?

…Sondertasten in einer Phrase hinzufügen?

…Sonderzeichen in eine Phrase einfügen?

…den Anwendungsfokus wechseln?

…beliebige Aktionen wiederholen?

…innerhalb einer Phrase mit der Zwischenablage arbeiten?

…eine externe Text- oder Bilddatei in eine Phrase einbinden?

Sonstiges

Programmeinstellungen

Programmzustände

Verwendete Tastenkombinationen

PhraseExpress temporär deaktivieren

Freischaltung zur Pro Version

Automatischer Start mit dem Rechner

Tippfehlerkorrektur

Tipps & Tricks

Zeitersparnisberechnung

Speicherort der persönlichen Daten

Datensicherung

PhraseExpress aktualisieren

Technische Details für Administratoren

Deinstallation

Kundenunterstützung

Fehlersuche

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Wichtige Infos (auch für Profis!)

"Weniger ist mehr"

Dieses Motto haben wird für die Benutzeroberfläche beherzigt, aber gewiß nicht für die Funktionsvielfalt. Bei erster Kontaktaufnahme finden Sie ein aufgeräumtes simples Programm mit wenigen Knöpfen und Optionen.

PhraseExpress ist jedoch ein 'stilles Wasser' und ermöglicht fast alles, was Sie sich in Sachen Textbausteine vorstellen können.

Handbuchkonventionen

Sie betrachten dieses Handbuch gerade in Ihrem Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder das Dokument ausdrucken können.

• Fettgedruckte und schräggestellte Worte in diesem Handbuch weisen auf Optionen im Programm oder Menübefehle hin.
• Dateinamen sind stets kursiv gedruckt.
• Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.
• Tastenkombinationen sehen so aus: WIN-c. Mit 'WIN' ist die linke Windows-Funktionstaste (rechts neben STRG) gemeint.

Dieses Symbol weist auf nützliche Informationen hin.

Hiermit werden spezielle Tipps und Tricks hervorgehoben.

Hinweise in Verbindung mit diesem Symbol sind wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

 

Hier finden Sie bereits die erste nützliche Information:

Einzelne Menübefehle lassen sich in der Netzwerkversion zum Schutz vor Fehlbedienung vom Systemadministrator ausblenden. Wenn diese Befehle bei Ihnen fehlen, wenden Sie sich zur Klärung bitte an Ihren Administrator.

Was kann PhraseExpress?

Demonstrationsvideo

PhraseExpress erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit am PC:

• Textbausteine ersparen die wiederkehrende Eingabe häufig benötigter Texte
• Die Korrespondenz wird ohne zusätzlichen Zeitaufwand ausführlicher und freundlicher.
• Die eingesparte Tipparbeit verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern.
• Die integrierte deutsch/englische Rechtschreibkorrektur korrigiert zusätzlich Fehler.
• Zentral verwaltete Textbausteine gewährleisten eine unternehmensweit einheitliche Kommunikation.
• Vermeidung des büro-typischen RSI-Syndroms, das bis zur Berufsunfähigkeit führen kann.

Spezielle Vorteile von PhraseExpress

• Die neuartige Vorschlagsfunktion erspart das manuelle Erstellen der Textbausteine.
• PhraseExpress importiert Ihre Microsoft Word AutoKorrektur- und Autotexteinträge und stellte diese in allen Anwendungen zur Verfügung, statt nur in Word oder Outlook.
• In PhraseExpress können Sie einen Autotext für mehrere Textbausteine nutzen. Sie erhalten dann eine Textbausteinauswahl direkt am Mauszeiger.
• Textbausteine und Makrofunktionen können miteinander verkettet oder verschachtelt werden.
• Wahlweise lassen sich die Textformatierung (Schriftart,-größe, -farbe, etc.) und Bilder mit dem Textbaustein speichern.
• Die Client-Server Architektur der Netzwerk Edition bietet eine zentrale Administration aller Arbeitsplätze und der gemeinsam genutzten Textbausteindatei. Zugriffsrechte können granular auf Arbeitsgruppenebene bis hin zu einzelnen Anwendern definiert werden.
• Die Programmoberfläche lässt sich zur Vermeidung jeglicher Fehlbenutzung einschränken und Menübefehle ausblenden. Der Schulungsaufwand wird minimiert und Datenverlust ausgeschlossen.
• Die Feststelltaste CAPSLOCK kann zum Schutz vor versehentlicher Betätigung deaktiviert werden.

Das ist neu in Version 5

Die neue Version ist ein Meilenstein in der mittlerweile 5-jährigen PhraseExpress Geschichte:

• Die völlig neuartige Vorschlagsfunktion erspart Ihnen das manuelle Speichern von Textbausteinen. PhraseExpress merkt sich wiederholende Texteingaben automatisch und schlägt nach Eingabe weniger Zeichen eines Satzes dessen Vervollständigung vor.
• Der Zwischenablagespeicher bietet Schnellzugriff auf die letzten Inhalte der Windows Zwischenablage.
• Die zuletzt benutzten Textbausteine stehen in einem speziellen Systemordner zur Verfügung.
• In der PhraseExpress Netzwerk Edition haben Sie auch bei temporär fehlender Netzwerkverbindung Zugriff auf Ihre Textbausteine.
• Der neue PhraseExpress Server der Netzwerk Edition funktioniert nun auch in Terminal Server Umgebungen.
• Egal an welcher Arbeitsstation sich der Anwender anmeldet; erhält er stets seine persönlichen Textbausteine.
• Neue Makros erlauben die Einbindung externer Bild-/Textdateien.
• Noch effizientere Bedienung.

Systemvoraussetzungen

PhraseExpress ist sehr genügsam und funktioniert auf jedem herkömmlichen Rechner:

• Microsoft Windows 2000 oder neuer (für TerminalServer benötigen Sie die Netzwerk Edition)
• Optional: Internetzugang zum Herunterladen von Softwareaktualisierungen
• Optional: Internetbrowser zur Anzeige der Onlinedokumentation
• Ca. 4 MB Festplattenspeicher für die Installation zuzüglich Speicherplatz für die Textbausteindatei

Hinweis zum Speicherbedarf: Der Windows Taskmanager zeigt statt des tatsächlichen Speicherbedarfs den wesentlich größeren, vom Betriebssystem temporär zugewiesenen Speicher an. Dieser zuviel zugewiesene Speicher wird bei Bedarf umgehend anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt. PhraseExpress benötigt kaum mehr als 3 MB Speicher zuzüglich der Textbausteindaten. Wir investieren einen erheblichen Anteil des Entwicklungsaufwands in effiziente eine Speicherplatzverwaltung und geringe CPU Last durch ein sorgfältig strukturiertes Programmdesign und optimierte Algorithmen.

Umstieg von einer früheren Programmversion

Umstieg von v2

Bei der PhraseExpress Version 2 hat die Phrasendatei die Dateiendung .dta, die sich üblicherweise im PhraseExpress Programmverzeichnis (c:/programme/phraseexpress/myphrases.dta) befindet.

Sie können die Phrasen der Vorgängerversionen v2 in die neue Version mittels Importfunktion übernehmen. Makrofunktionen müssen jedoch z.T. manuell angepasst werden.

Umstieg von v3 oder v4

Installieren Sie die neue Version einfach über die bestehende Version 3 oder 4.

Installation der Software

PhraseExpress wird wie jede andere handelsübliche Windows-Software installiert. Starten Sie Installation mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei und folgen Sie den Anweisungen.

Die PhraseExpress Autotext-Funktion wird mit der AutoKorrektur-Funktion Ihrer bestehenden Office-Anwendung kollidieren. Um Probleme zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung (siehe Microsoft Hilfe). Die Importfunktion in PhraseExpress bietet Ihnen die Deaktivierung optional an, was bei MS Office 2007 jedoch leider (noch) fehlschlägt.

Installationsoptionen

Wenn mit Administratorrechten installiert wird, stehen Ihnen erweiterte Installationsoptionen für die Programmnutzung mehrerer Anwender auf einem Rechner zur Auswahl (Technische Details siehe Anhang):

• Programminstallation auschließlich für den aktuell angemeldeten Anwender. Das Programm ist dabei für alle anderen Nutzer des PCs unsichtbar.
• Installation für alle Anwender des PCs mit folgenden zwei Varianten:
  • Jeder Anwender verwendet individuelle Einstellungen.
  • Alle Anwender verwenden die gleiche Phrasendatei und stets die vom Administrator vorgegebenen Einstellungen.

Wenn Sie Textbausteine im Team gemeinsam nutzen möchten, benötigen Sie den separat zu installierenden PhraseExpress Netzwerkserver.

Technische Detailinformationen für Administratoren zur Installation von PhraseExpress inklusive Kommandozeilenparameter finden Sie im Anhang.

Erste Schritte in PhraseExpress

Nach dem Start von PhraseExpress finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Ab sofort erspart Ihnen PhraseExpress die zeitraubende Tipperei wiederkehrender Texte.

Eigentlich brauchen Sie jetzt gar nichts besonderes unternehmen - Die Vorschlagsfunktion wird nach einer Weile automatisch beginnen, Ihnen wiederholte Texteingaben zum Einfügen vorzuschlagen.

Sie können aber auch eigene Textbausteine manuell speichern:

Einen Textbaustein in PhraseExpress speichern

Videodemonstration

1. Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Mauszeiger in einer beliebigen Anwendung.
   
2. Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts und anschließend den Befehl Neue Phrase erstellen.
   
3. Es erscheint ein Dialogfenster zur Eingabe weiterer Details:
   
   
   
   • Die Kurzbeschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Phrasenauswahlmenü. PhraseExpress verwendet den Anfang des Phraseninhalts als Vorschlag für die Beschreibung.
   • Mit einer Tastenkombination können Sie den Textbaustein per Tastendruck einfügen (siehe Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
   • Mit der Eingabe eines Autotexts ersetzt PhraseExpress später eine gleichlautende Texteingabe mit der soeben erstelten Phrase (siehe Kapitel "Autotext verwenden").
   • Wenn der zu speichernde Textbaustein mit einer Formatierung (Schriftart/-größe/-farbe, Fettdruck, Kursiv, etc.) oder Bildern, versehen ist, können Sie entscheiden, ob der Text mit oder ohne der Formatierung gespeichert werden soll (die Textformatierung benötigt mehr Speicherbedarf). HTML Formatierungen können nicht gespeichert werden, weil die Formatierung ohnehin vom Stylesheet der jeweiligen Zielapplikation abhängt.
   • Wenn der zu speichernde Text ausschließlich aus einem Internetlink besteht (z.B. http://www.maxivista.de), dann bietet Ihnen PhraseExpress mit der Option Als Internetseite im Browser öffnen, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den Textbaustein auswählen, statt lediglich den Internetlink als Klartext auszugeben.

PhraseExpress speichert den Textbaustein nach Betätigen der Schaltfläche OK. Der Textbaustein wird verworfen, wenn Sie Abbrechen klicken.

Textbausteine lassen sich in Ordnern thematisch organisieren. Wenn Sie einen Textbaustein mittels Befehl Neue Phrase erstellen speichern, so wird die Phrase stets in der obersten Ebene gespeichert. Sie können Textbausteine aber auch direkt in einem Ordner speichern: Weisen Sie hierzu einem Ordner eine Tastenkombination zu. Wenn Sie diesen Ordner dann mit der Tastenkombination aufrufen, so erscheint am Mauszeiger der Ordner und der zuvor markierte Text lässt sich nach Betätigen der Pfeil-Auf-Taste und Wahl des Befehls Neue Phrase erstellen direkt in dem Ordner speichern.

Textbausteine in eine Anwendung einfügen

Videodemonstration

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an die zum Einfügen gewünschte Stelle.
2. Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol und wählen Sie im Aufklappmenü den gewünschten Unterordner, bzw. die Phrase aus.
3. Das Aufklappmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.

Ein Textbaustein lässt sich alternativ auf eine der folgende Arten einfügen:

• Betätigen Sie eine Tastenkombination, wenn Sie diese zuvor für die Phrase definiert haben (vgl. Kapitel "Tastenkombinationen verwenden").
• Geben Sie einen Autotext ein, der dann automatisch zu der entsprechenden Phrase erweitert oder ausgetauscht wird (vgl. Kapitel "Autotext verwenden").

Textbausteinauswahl im Aufklappmenü

In PhraseExpress können Sie eine Tastenkombination oder einen Autotextfür verschiedene Textbausteine mehrfach verwenden. Da bei Eingabe einer doppelt zugewiesenen Tastenkombination oder Autotext nicht klar ist, welchen Textbaustein Sie wünschen, öffnet PhraseExpress in diesem Fall ein Auswahlmenü zur bequemen Auswahl.

Videoerläuterung zum Aufklappmenü

• Wählen Sie den gewünschten Textbaustein mit der Maus aus.
• Verwenden Sie die Auf-/Ab-Pfeiltasten zur Navigation.
• Mit der Pfeil-Rechts-Taste öffnet sich der erste Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Phrasenauswahl . Mit der Pfeil-Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
• Drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben der gewünschten Phrase, um direkt dorthin zu springen.

Mit Betätigen der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt. Die Bestätigungstaste kann in den PhraseExpress-Einstellungen auf eine andere Tastenkombination geändert werden.

Die Phrasenauswahl brechen Sie mit der ESC-Taste (oben links auf Ihrer Tastatur) ab.

Wenn Sie in einem Aufklappmenü mindestens einmal die Pfeil Auf-/Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit der ENTER-Taste bestätigen.

Geheimtipp! Zur blitzschnellen Bearbeitung einer Phrase im Aufklappmenü klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf einen Textbaustein im Aufklappmenü.

Tastenkombinationen verwenden

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird die gleichzeitige Betätigung einer oder mehrerer der SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT-Tasten zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl oder einer Funktionstaste (F1..F12) bezeichnet.

Wenn Sie z.B. der Phrase "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-G zugewiesen haben, dann wird dieser Text nach Drücken von STRG-G an der aktuellen Cursorposition eingefügt.

Das ist eine sehr praktische Funktion. Jedoch werden Sie sich bei eifriger Nutzung von Tastenkombinationen schon sehr bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in PhraseExpress, dieselbe Tastenkombination für mehrere Phrasen oder sogar einen Phrasenordner verwenden, der mehrere Textbausteine beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Aufklappfenster in Nähe des Mauszeigers, und die gewünschte Phrase lässt sich mit den Pfeiltasten der Tastatur oder der Maus auswählen (weitere Informationen).

Viele Tastenkombinationen sind bereits von anderen Anwendungen und vom Betriebssystem belegt. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben.

Die Tastenkombinationen-Funktion muss in den jeweiligen Ordnereinstellungen aktiviert sein.

PhraseExpress selbst verwendet einige Tastenkombinationen, während das Programmfenster geöffnet ist (weitere Infos).

Wenn Tastenkombination nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche

Autotexte verwenden

Autotext ersetzt laufende Tastatureingaben mit beliebigen Textbausteinen während der Eingabe:

Anwendungsbeispiele:

• Abkürzungen werden von PhraseExpress während der Eingabe ausgeschrieben: ' sgh' ' Sehr geehrter Herr'.
• Tippfehler werden automatisch korrigiert: 'supre' 'super'.
• Einfügen ganzer Textblöcke mit wenigen Tastendrücken: 'Angebot123' Mehrzeiliges Angebotsschreiben.
• Erweiterung einer Eingabe zusätzliche Informationen: 'H2' 'H2 (Wasserstoff)'.
• Die Eingabe von z.B. 'calc' öffnet das Windows Rechnerprogramm.
• Mit z.B. 'wiki' kann die Internetseite Wikipedia.de aufgerufen werden.

Wenn Autotexte nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche

Bei unerwünscht ausgeführten Autotexten schauen Sie bitte hier

Mittels Importfunktion können Sie bereits bestehende MS Word Autokorrektur-Einträge in PhraseExpress einbinden.

In bestimmten Situation werden Autotexte nicht erkannt, wenn vor dem Autotext z.B. kein Trennzeichen eingegeben wurde (Leerzeichen, Enter, Punkte, Komma, etc.).

Wenn Sie einen Autotext ausnahmsweise einmal nicht ausführen lassen möchten, klicken Sie kurz vor dem Ersetzen mit der Maus. PhraseExpress bricht die Erkennung des aktuellen Autotextes ab.

Autotext konfigurieren

Aus der Sicht von PhraseExpress ist eine Texteingabe zunächst nur eine endlose Abfolge von Zeichen, auch wenn diese für einen Menschen aufgrund von Satzzeichen oder Leerzeichen in Wörter und Sätze getrennt erscheinen. Ein Programm weiß jedoch nicht, was ein Wort oder ein Satz ist.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Die Eingabe von 'frü' könnte der Wortanfang von 'früher', ein möglicher Tippfehler des separaten Wortes 'für' sein, oder auch innerhalb des Wortes von 'verfrüht' vorkommen. In diesem Beispiel möchten Sie sicherlich, daß PhraseExpress die Eingabe ausschließlich bei Tippfehlern des ganzen Wortes 'für' ersetzt. Andernfalls würde PhraseExpress die eigentlich korrekte Eingabe 'früher' zu 'fürher' verfälschen.

Sie können in PhraseExpress getrennt für jeden Textbausteinordner einstellen, in welchen Situationen eine Texteingabe von PhraseExpress als Autotext erkannt werden soll:

Autotext Option	Erläuterung	Hinweise
Nur ganzes Wort	Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt. Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.	Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.
Innerhalb eines Wortes	Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.	Diese Option eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.
Nur am Wortanfang	Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.	Auch diese Option eignet sich zur Korrektur von Buchstabendrehern am Wortanfang.
Nur am Wortende	Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.	Analog eignet sich diese Option zur Korrektur von Buchstabendrehern am Wortende.

Eine Besonderheit tritt ein, wenn der von Ihnen gewählte Autotext selbst ein Leerzeichen, Punkt, Komma oder Semikolon enthält. In diesem Sonderfall wird der Autotext ausschließlich dann gegen den dazugehörigen Textbaustein ausgetauscht, wenn das entsprechende abschließende Zeichen mit eingetippt wird. Wenn der ausgeführte Textbaustein selbst kein abschließendes Zeichen enthält, wird es auch nicht angehängt.

Beispiele:

Autotext	Textbaustein	Tastatureingabe	Ausgabe
bs	Beispiel	bs.	Beispiel.
bs	Beispiel	bs;	Beispiel;
bs	Beispiel;	bs.	Beispiel;.
bs;	Beispiel	bs;	Beispiel
bs;	Beispiel;	bs;	Beispiel;
bs;	Beispiel;	bs.	bs.

Mit einem wenig Experimentieren erreichen Sie schnell das gewünschte Ergebnis. Die Anwendergemeinschaft hilft Ihnen zudem im Supportforum bei speziellen Fragen.

Automatische Erkennung von Großbuchstaben

Wenn Sie den ersten Buchstaben eines Phraseninhalts klein schreiben, dann passt PhraseExpress die Schreibweise der Phrase automatisch Ihrer Eingabe des Autotextes an. Wenn Sie den Autotext klein eingeben, beginnt auch die Phrase klein. Schreiben Sie jedoch den ersten Buchstaben des Autotexts groß, dann wird auch der erste Buchstabe des Phraseninhaltes groß eingefügt.

Demonstrationsbeispiel mit dem Autotext 'bsp':

Tastatureingabe	Phraseninhalt	Eingefügter Text
bsp	beispiel	beispiel
Bsp	beispiel	Beispiel
bsp	Beispiel	Beispiel
Bsp	Beispiel	Beispiel
BSP oder BSp	Beispiel	BEISPIEL

In der zweiten Zeile sehen Sie, daß obwohl der Phraseninhalt mit einem Kleinbuchstaben anfängt, die Textausgabe aufgrund der Groß-/Kleinschriftautomatik mit einem Großbuchstaben beginnt.

Textbausteine bearbeiten

Videoerläuterung zur Bearbeitung von Textbausteinen

Klicken Sie unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen und wechseln Sie gegebenenfalls in das Register Phrasen bearbeiten.

In der Baumstruktur auf der linken Fensterseite können Sie Textbausteine und Ordner erstellen, organisieren und zum Bearbeiten auswählen.

Dieses Bearbeitungsfenster können Sie noch einfacher erreichen, indem Sie im PhraseExpress Aufklappmenü mit der rechten Maustaste direkt auf das Element klicken, das Sie bearbeiten möchten.

Um die zuletzt von PhraseExpress eingefügte Phrase direkt zu bearbeiten, klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste.

Um ein Element zu löschen, markieren Sie es in der Baumansicht, klicken Sie auf das rote Papierkorb-Symbol unterhalb der Baumansicht und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Ordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick über eine große Textbaustein-Anzahl erheblich.

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf ein einzelnes Objekt öffnet sich ein Kontextmenü, das weitere Bearbeitungsfunktionen bereitstellt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein beliebiges Objekt in der Baumstruktur, um es zur weiteren Bearbeitung auf der rechten Seite auszuwählen. Bei Klick auf die Schaltfläche Details erhalten Sie weitere Einstellmöglichkeiten, die sich zugunsten der Übersichtlichkeit ausblenden lassen.

Einstellungen für die Phrasendatei

Wenn Sie in der Baumstruktur ganz links oben auf das PhraseExpress Symbol und die Schaltfläche Details klicken, können Sie den Speicherort der Phrasendatei einstellen (Weitere Informationen).

Einstellungen für einen Textbaustein

Ein Textbaustein besteht aus mehreren optionalen Elementen:

• Vergeben Sie eine kurze und prägnante Kurzbeschreibung, damit Sie die Phrase später im Aufklappmenü leicht wiedererkennen. Bei der Erstellung eines neuen Textbausteins werden die ersten 64 Zeichen des Phraseninhalts als Standardvorgabe verwendet (Die Längenvorgabe lässt in den Einstellungen ändern). Die Kurzbeschreibung kann vom Phrasentext abweichen.
• Im Eingabefeld Phraseninhalt können Sie den Textbausteintext bearbeiten und mittels der Schaltfläche Makros hinzufügen um leistungsfähige Zusatzfunktionen erweitern.
  
  Sehr lange Texte lassen sich mittels Klick der rechten Maustaste und Aktivieren der Option Zeilenumbruch in das Eingabefenster einpassen.
  
  Bilder oder formatierte Textbausteine können Sie nicht direkt in PhraseExpress bearbeiten. Fügen Sie diese zur Bearbeitung in eine geeignete Zielanwendung, und speichern Sie das Objekt nach der Bearbeitung anschließend wieder in PhraseExpress zurück.
  
  Formatierte Textbausteine haben einen höheren Speicherbedarf. Daher können Sie mittels Klick mit der rechten Maustaste auf den Phraseninhalt die Textformatierung entfernen.
  
  Bei leerem Phraseninhalt übernimmt PhraseExpress stets die Kurzbeschreibung als Phraseninhalt.
• Mit einer Tastenkombination fügen Sie eine Phrase "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden". Fehlt dieses Eingabefeld, dann wurde die Funktion in dem Ordner, in dem sich der Textbaustein befindet, deaktiviert.
• Ein Autotext ersetzt eine gleichlautende laufende Texteingabe mit dem Phraseninhalt. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden". Fehlt dieses Eingabefeld, dann wurde die Funktion in dem Ordner, in dem sich der Textbaustein befindet, deaktiviert.

Einstellungen für einen Ordner

• Vergeben Sie eine kurze und prägnante Kurzbeschreibung, damit Sie den Ordner später im Aufklappmenü leicht identifizieren können.
• Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthaltenen Phrasen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Tastenkombinationen verwenden".
• Mit der optionalen Eingabe eines Autotexts öffnet PhraseExpress bei laufender Texteingabe den entsprechenden Phrasenordner direkt neben dem Mauszeiger, damit Sie eine der darin befindlichen Textbausteine zum Einfügen auswählen können. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Autotext verwenden".

Die Schaltfläche Details blendet erweiterte Optionen für den aktuell ausgewählten Ordner ein, die von Normalanwendern nicht, bzw. nur selten benötigt werden:

Bei Deaktivierung der Option Im Aufklappfenster zeigen wird der Ordner inklusive aller darin befindlichen Textbausteine und Unterordner aus dem Aufklappmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und im Aufklappfenster nicht benötigt werden. Etwaige Tastenkombinationen und Autotexte werden aber für diesen Ordner weiter berücksichtigt.

Die Menüpunkte Tastenkombinationen aktivieren und Autotexte aktivieren schalten die entsprechende Funktion für alle Phrasen des jeweiligen Ordners ein oder aus. Diese Einstellung wird nicht an Unterordner vererbt. Bei deaktivierter Option werden die dazugehörigen Eingabefelder aus der Programmoberfläche ausgeblendet.

Wenn Sie einen Autotext bei seiner Eingabe nicht sofort ausgeführt, sondern zunächst nur zur Auswahl angezeigt bekommen möchten, deaktivieren Sie die Option Autotext automatisch erweitern.

Weitere Informationen zu den Autotext-Einstellungen finden Sie im Kapitel Autotext.

Einen bestimmten Textbausteine finden

Textbausteine können anhand der Beschreibung, einer Tastenkombination, des Inhalts oder des Autotexts auf zwei Wegen gefunden werden:

Schnellsuche

Videodemonstration

Mit der Schnellsuche können Sie den gesamten Datenbestand blitzschnell nach Eingabe weniger Buchstaben des gesuchten Wortes durchsuchen. Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und klicken Sie auf die Lupen-Schaltfläche unterhalb der Baumansicht.

Sobald im Aufklappfenster mindestens ein Suchkriterium (Beschreibung, Textbausteininhalt, Autotext oder Tastenkombination) ausgewählt wird, erscheint das Sucheingabefeld unterhalb der Baumansicht.

Wenn nach Eingabe einiger Buchstaben oder gegebenenfalls einer Tastenkombination Elemente gefunden werden, können Sie mit der ENTER-Taste oder der Schaltfläche "Nächstes" von einem zum nächsten Suchtreffer springen.

Mit Betätigen von STRG-ENTER springen Sie wieder schrittweise zurück zu den vorherigen Suchtreffern.

Bei Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Suchen & Ersetzen Dialog.

Wenn Sie die Lupenschaltfläche mit der rechten Maustaste klicken, öffnet/schließt sich das Schnellsuche-Eingabefeld mit den zuletzt gewählten Suchkriterien.

Wenn Sie den zuletzt ausgeführten Textbaustein bearbeiten möchten, können Sie statt diesen mit der Suchfunktion zu finden auch direkt zur Bearbeitung öffnen, in dem Sie bei gedrückter SHIFT-Taste unten rechts auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken.

Das Such-Eingabefeld lässt sich durch Deaktivierung aller Suchkriterien im Aufklappfenster der Schnellsuche wieder aus der Bedienoberfläche ausblenden, um Platz zu sparen.

Suchen & Ersetzen

Wenn Sie einen bestimmten Ordner und dessen Unterordner durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie den Befehl Suchen & Ersetzen.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche bei gedrückter STRG-Taste.

Schreib- und Leserechte für Textbausteine definieren

Videodemonstration

Wenn Sie mit der Netzwerkversion eine zentrale Textbausteindatei mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen, können Sie in der Baumansicht beliebige Ordner und darin befindliche Textbausteine durch einen Klick mit der rechten Maustaste als privat markieren.

Private Ordner sind durch ein grünes Männchen im Ordnersymbol in der Baumstruktur gekennzeichnet. Alle darin befindlichen Phrasen und Unterordner sind ab sofort nur für Sie sichtbar. Grundsätzlich werden Sie von PhraseExpress über Ihren Windows Benutzernamen identifiziert.

In den Detail-Einstellungen eines privaten Ordners auf der rechten Fensterhälfte können Sie über die Schaltfläche Zugriffsrechte definieren genau bestimmen, welche Anwender, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen und Domänen Zugriff auf den Ordner erhalten. Trennen Sie mehrere Anwender/Arbeitsgruppen mit Komma voneinander.

Sie können bestimmen, daß ob etwaige Einstellungen auf alle Unterordner vererbt werden sollen. Diese Vererbung können Sie nachtträglich ändern.

Der ursprüngliche Ersteller eines Ordners hat stets Schreib-/Leserecht, auch wenn diese Rechte nicht explizit definiert wurden.

Die Gruppen/Anwender mit Leserechten lassen sich in einer Ordnerhierarchie nur stetig verkleinern. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.

Wer Schreibrecht hat, hat immer auch Leserecht auf einen Ordner.

Der Ordnerinhalt wird zwar immer noch zentral auf dem Serverrechner gespeichert, ist aber ausschließlich mit Ihrem Anmeldenamen sichtbar.

Textbausteine importieren/exportieren

Mit der Import-Funktion können Sie PhraseExpres-Dateien oder Daten aus anderen Anwendungen in PhraseExpress integrieren oder eine Phrasendatei exportieren.

Importieren einer Phrasendatei

Videodemonstration

Klicken Sie auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste Einstellungen. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Baumansicht den Ordner, der die Phrasen aufnehmen soll, und wählen Sie den Befehl Importieren Phrasendatei importieren.

Geben Sie anschließend den Dateipfad der zu importierenden Phrasendatei an.

Über diesen Befehl lassen sich auch Textbausteindatei aus GhostTyperXML und AutoHotkey in PhraseExpress importieren.

Nach erfolgreichem Import bietet Ihnen PhraseExpress an, bereits vorhandene Textbausteine aus den importierten Daten herauszufiltern.

v3/v4 Phrasendateien lassen sich auch importieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die zu importierende Datei klicken und Importieren aus dem Kontextmenü wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option "Kontextmenüs für Dateien" deaktivert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Sie können auch Phrasendateien der alten Version 2 importieren. Etwaige Makros der Version 2 müssen jedoch manuell auf die neue Syntax umgestellt werden.

GhostTyper verwendet Text-, Memo- und Logikvariablen, um zusätzliche manuelle Texteingaben und Mehfachtextauswahlen ('multiple choice') zu realisieren. PhraseExpress verwendet hier einen flexibleren Ansatz, in dem Textbausteine oder Textbausteinordner in andere Textbausteine eingebettet werden können. Videoerläuterung zum Thema Textvariablen.

Importieren bestehender MS Word AutoKorrektur-/Autotexteinträge

Videoerläuterung

Mit dem gleichen Befehl importieren Sie auch AutoKorrektur- und Autotext Einträge aus Microsoft Office 2003/2007.

PhraseExpress entfernt dabei automatisch Doubletten in dem importierten Ordner und fasst Einträge mit gleichem Inhalt und mehreren Autotexten zusammen.

Der Ordner wird bei Verwendung der Netzwerk Edition automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender im Netzwerk eigene, persönliche AutoKorrektur-Einträge verwendet.

Importieren beliebiger Textdaten

Im Downloadbereich unserer Internetseiten finden Sie das kostenloses Zusatzprogramm 'PhraseExpress Importer', daß eine Textbausteindatei aus beliebigen Textinhalten erstellt, die Sie dann mit der oben beschriebenen Importfunktion in Ihre bestehende Textbausteindatei einbinden können.

Exportieren eines Textbausteinordners

Videodemonstration

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner, der die zu exportierenden Phrasen beinhaltet, und wählen Sie den Befehl Exportieren und das gewünschte Dateiformat.

Ein exportierte Phrasendatei ist autark als neue Phrasendatei in PhraseExpress nutzbar.

Beim Export werden alle Anwenderzugriffsrechte entfernt.

Nutzung der Vorschlagsfunktion

Die Textvorschlagsfunktion erspart Ihnen die manuelle Speicherung von häufig verwendeten Phrasen und arbeitet unauffällig im Hintergrund.

Es keine spezielle Vorbereitung erforderlich. Stellen Sie lediglich sicher, daß die Funktion unter Einstellungen Funktionen Textvorschlagsfunktion aktiviert ist.

Während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner erkennt und speichert PhraseExpress wiederholt eingegebene Sätze ("Vielen Dank für Ihre Anfrage.", etc.). Achten Sie lediglich darauf, daß Sie die Sätze identisch schreiben. Andernfalls werden Sie nicht als wiederholt eingegeben erkannt. Die Sätze müssen auch eine (einstellbare) Mindestlänge aufweisen, damit Sie vorgeschlagen werden.

Ab der dritten Wiederhoung schlägt Ihnen PhraseExpress diese Sätze zur Vervollständigung vor, sobald es die Eingabe des Satzanfangs erkennt.

Mehrere Satz-Alternativen erscheinen in einem Menü beim Cursor zur Auswahl mittels Pfeil-Auf/-Ab-Tasten oder der Maus. Wenn Sie den Vorschlag ignorieren und einfach weitertippen, verschwindet das Aufklappmenü wieder.

Die Textvorschlagsfunktion ist zwar in PhraseExpress integriert, verwendet aber eine von Ihrer Textbausteindatei getrennte Datenbasis.

Unerwünschte Vorschläge können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste aus dem Fundus löschen.

Mittels Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol unten rechts bei gedrückter STRG-Taste wird die Textvorschlagsfunktion (zusammen mit Autotext und Tastenkombinationen) temporär deaktivert.

Falls Sie gar keine Textvorschläge erhalten, schauen Sie bitte in das Kapitel Fehlersuche

Funktionsprinzip

Ein ausgefeilter Algorithmus ermittelt die Textvorschläge anhand folgender Faktoren:

• Häufigkeit der Eingabe gleichlautender Sätze
• Berücksichtigung der von Ihnen ignorierten Vorschläge
• Individuelle Einstellungen (s.u.)
• Einer geheimen Zauberformel, die uns viele schlaflose Nächte der Programmierung gekostet hat und die wir hüten, wie England seine Kronjuwelen.

Die Vorschlagsfunktion schlägt ausschließlich vollständige und einzelne Sätze vor, die durch ein Satzende-Zeichen, ENTER, TAB oder durch einen Mausklick getrennt sind.

Einstellungen für die Vorschlagsfunktion

Eine Texteingabevorhersage wandert immer auf einem schmalen Grat zwischen Arbeitserleichterung und Ablenkung aufgrund unpassender Vorschläge.

In PhraseExpress können Sie daher den Zeitpunkt, die Häufigkeit, Anzahl und Genauigkeit der Textvorschläge nach Ihren Vorlieben anpassen.

Diese Einstellungen erreichen Sie bequem durch Klick auf das PhraseExpress Startleistensymbol während Sie die STRG-ALT-Tasten gedrückt halten.

Treffsicherheit der Vorschlagsfunktion

Wählen Sie den Parameter Treffsicherheit je nach Vorliebe und gewünschter Anwendung:

• Bei niedrig eingestellter Treffsicherheit erhalten Sie viele Vorschläge bereits zu Beginn einer Texteingabe, die aber nicht immer zutreffen müssen. Eine niedrige Genauigkeit ist nur empfehlenswert, wenn Sie sehr oft gleichlautende Formulierungen verwenden oder während Sie sich mit der Vorschlagsfunktion vertraut machen wollen. Andernfalls werden Sie recht schnell von zu vielen, aber eventuell unpassenden Vorschlägen abgelenkt.
• Bei einer hoch gewählten Treffsicherheit wartet PhraseExpress vor einem Vorschlag zunächst die Eingabe mehrerer Wörter ab, um so besser abschätzen zu können, welcher Satz am ehesten zutrifft. In der höchsten Stufe erhalten Sie Vorschläge nur noch sehr spät nach Eingabe von mindestens vier Wörtern mit einer sehr hohen Treffsicherheit.

Eine gute Wahl ist die Option Automatisch ermitteln, die den Parameter Treffsicherheit anhand Ihres Nutzungsverhaltens automatisch für Sie einstellt: Wenn Sie nur wenige Textvorschläge annehmen, dann wird die Treffsicherheit stufenweise erhöht, um weniger Vorschläge zu generieren. Wenn jedoch aufgrund zu hoch gewähltem keine Vorschläge mehr erscheinen, lockert PhraseExpress den Parameter schrittweise wieder.

Mindesteingabeersparnis

Die Mindesteingabeersparnis ist die Differenz zwischen der Länge eines bereits eingegebenen Satzes und der Gesamtlänge eines daraus resultierenden Textvorschlages. Dieser Parameter definiert somit die mindestens notwendige Buchstabenanzahl, die Ihnen die Annahme eines Satzvorschlag einsparen muß, damit ein Vorschlag überhaupt angeboten wird.

Beispiel:

Die Texteingabe "Viele Gr" ergäbe den Vorschlag "Viele Grüße.". Bei Annahme des Vorschlages würden Sie die Eingabe der vier Zeichen "üße." einsparen. Die Eingabeersparnis wäre also 4. Das wäre in diesem Fall keine große Arbeitserleichterung, zumal Sie zum Prüfen und Auswählen des Vorschlags ebenfalls Zeit benötigen.

Wir empfehlen eine Mindesteingabeersparnis ab 15..20 Zeichen, so daß Vorschläge nur dann erscheinen, wenn sie eine wirkliche Arbeitserleicherung bedeuten.

Bedenken Sie, daß bei einer sehr hoch gewählten Mindesteingabeersparnis keine kurzen Sätze mehr vorgeschlagen werden.

Bei gleichzeitiger Wahl eines hohen Treffsicherheitsparameters erscheinen Vorschläge erst nach Eingabe einiger Wörter, wobei sich die Mindesteingabeersparnis verringert, weil ja schon viel Text eines Satzes eingegeben wurde. Wenn dann noch eine hohe Mindesteingabeersparnis gewählt wurde, werden Sie nur noch Vorschläge sehr langer Sätze erhalten.

Anzahl der Vorschläge im Aufklappmenü

Mit dem Parameter Maximale Vorschlagsanzahl beschränken Sie die Anzahl der Vorschläge im Aufklappmenü.

• Eine hohe Vorschlagsanzahl >10 beansprucht relativ viel Bildschirmfläche und Sie benötigen mehr Zeit, um aus den Vorschlägen auszuwählen. Dafür bietet Ihnen die Textvorschlagsfunktion mehr Alternativvorschläge..
• Wenn Sie die Vorschlagszahl auf 1 setzen, dann wird PhraseExpress nur noch Vorschläge liefern, wenn nur noch ein einziger Vorschlag infrage kommt. Das heisst, daß dieser Parameter indirekt auch den Zeitpunkt beeinflusst, ab wann Vorschläge erscheinen.

Ein guter Kompromiss für normale Einsatzzwecke sind 5 Vorschläge.

Lernfunktion

Mit zunehmender Gewöhnung an Ihren persönlichen Schreibstil werden Textvorschläge immer treffsicherer.

Diesen Lernvorgang können Sie drastisch beschleunigen, indem Sie PhraseExpress mittels Lernfunktion in die Vergangenheit schauen lassen und das Programm mit Ihren Textdateien oder bereits getätigter Outlook Emailkorrespondenz 'füttern'.

Diese Funktion finden Sie in unter Einstellungen Vorschlagsfunktion Details.

Der Lerngvorgang ist für Emails nur einmal erforderlich, da sich Ihre bereits geschriebenen Emails nachträglich ja nicht mehr ändern.

Wortverfallszeit

Die Textvorschlagsfunktion basiert auf einer verschlüsselten words.pal Wörterbuchdatei, die alle Wörter Ihrer laufenden Texteingaben verschlüsselt aufnimmt. Diese Datei würde bei fortlaufender Nutzung immer größer werden. Daher werden selten verwendete Wörter (z.B. einmalige Tippfehler) nach einer einstellbaren Verfallszeit automatisch aus dem Wörterbuch gelöscht.

Je kürzer die einstellbare Verfallszeit, desto schneller vergisst PhraseExpress unbenutzte Wörter und die Wortliste bleibt zugunsten einer zügigen Vorschlagsberechnung kompakt. Allerdings vergisst PhraseExpress dann auch zwar seltener verwendete, aber nicht minder nützliche Phrasen ebenfalls schneller.

Für spezielle Anwendungen kann es nützlich sein, den aktuellen Stand der Wörterbuchdatei 'einzufrieren'. Setzen Sie hierzu die /Eigene Daten/PhraseExpress/words.pal Datei auf Nur-lesen (read-only).

PhraseExpress lässt sich mittels Kommandozeilenparameter mit einer beliebigen .pal Datei starten (Siehe hier). Sie können somit zwischen einer Vielzahl verschiedener Wörterbücher, z.B. für verschiedene Sprachen oder speziellen Anwendungszwecken wechseln. Zum Wechsel der Wörterbuchdatei muß PhraseExpress zuvor beendet werden.

Zwischenablagenspeicher nutzen

Windows überschreibt normalerweise den Inhalt der Zwischenablage, wenn Sie etwas Neues in die Zwischenablage kopieren.

PhraseExpress speichert jeweils die letzten Textinhalte der Windows Zwischenablage im Spezial-Phrasenordner Zwischenablagespeicher. Damit erhalten Sie Zugriff auf bereits vom System überschriebene, ältere Zwischenablageinhalte.

Mit dieser Funktion lassen sich z.B. mehrere Phrasen aus einem Dokument sehr effizient als Textbausteine in PhraseExpress speichern: Kopieren Sie hierzu nacheinander die gewünschten Textpassagen aus einem Dokument mit der Windows-Tastenkombination STRG-c in die Zwischenablage.

In der Baumansicht der PhraseExpress Einstellungen stehen die kopierten Texte im Zwischenablage-Systemordner gesammelt zur Verfügung und können in Ihrem Textbausteinbestand organisiert werden.

Die Zwischenablagespeicher-Funktion können Sie durch Löschen des Phrasenordners ausschalten (und über die PhraseExpress Einstellungen wieder aktivieren).

Wir empfehlen die Tastenkombination STRG-ALT-v für diesen speziellen Phrasenordner zu verwenden, weil diese leicht zu merken ist: Mit der Windows Tastenkombination STRG-v fügen Sie bekanntlich den aktuellen Zwischenablageinhalt ein und mit STRG-ALT-v erhalten Sie Zugriff auf die Historie der Zwischenablage. Praktisch!

Einen zuletzt verwendeten Textbausteinen aufrufen

PhraseExpress kann die zuletzten verwendeten Textbausteine und von Ihnen angenommen Textvorschläge in einen System-Textbausteinordner Zuletzt verwendet kopieren.

Praktisch ist diese Funktion, wenn Sie fortlaufend Zugriff auf eine kleinere Anzahl gleicher Textbausteine benötigen, z.B. beim Ausfüllen von Formularfeldern. Hierfür empfiehlt es sich, zwecks schnellen Zugriffs auf diesen Ordner eine Tastenkombination oder Autotext einzurichten.

Dieser Ordner dient Ihnen weiterhin als Datenbrücke zwischen Ihren normalen Textbausteinen und der Textvorschlagsfunktion, weil in diesen Ordner alle angenommenen Textvorschläge kopiert werden.

Die Funktion können Sie durch Löschen des Phrasenordners ausschalten (und über die PhraseExpress Einstellungen wieder aktivieren).

Den jeweils zuletzt eingefügten Textbaustein können Sie zur schnellen Bearbeitung öffnen, indem Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol unten rechts bei gedrückter SHIFT-Taste klicken.

Zwischenablageinhalte werden im Zwischenablagespeicher ohne Textformatierung gespeichert, um Speicherplatz zu sparen. Sie können das Speichern der Formatierung aber in den Experteneinstellungen aktivieren.

PhraseExpress im Netzwerk nutzen

Wenn Sie Textbausteine mit mehreren Anwendern gemeinsam nutzen möchten, benötigen Sie den separaten zu installierenden PhraseExpress Server der Netzwerk Edition.

Jeder Anwender kann sowohl gemeinsame Textbausteine, als auch persönliche Textbausteine verwenden (vgl. Kapitel Persönliche Textbausteine). Die Zugriffsrechte können für jeden Textbausteinordner sehr detailliert per Benutzernamen, Arbeitsgruppe, Domains oder Anwendergruppen definiert werden. Auch wenn Textbausteinordner nur für bestimmte Benutzer einsehbar sind, so werden Sie dennoch stets zentral gespeichert und von der im PhraseExpress Server implementierten Backup-Funktion gesichert.

Eine aktive Serververbindung der Arbeitsplatzinstallation erkennen Sie am grünen Ausrufezeichen im Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Sie verwenden dann die zentrale Textbausteindatei des Servers (vgl. Kapitel Programmzustände).

Zwischenspeicherung der Netzwerk-Phrasendatei

Bei temporärer Verbindungsunterbrechung verschwindet das grüne Ausrufezeichen im Startleistensymbol und PhraseExpress verwendet eine Kopie der zentralen Textbausteindatei, die Sie allerdings nicht bearbeiten können (um Versionskonflikte zu vermeiden). Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden automatisch wieder die Textbausteine des Servers verwendet.

Automatische Serversuche

Videodemonstration

Um die automatische Serversuche zu (re)aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen Register Phrasen bearbeiten Markieren Sie das erste Element links oben in der Baumstruktur mit dem Symbol Schaltfläche Netzwerk Wählen Sie Automatische Serversuche.

Bei aktivierter automatischer Serversuche sucht die Arbeitsplatzinstallation kontinuierlich über einen einstellbaren UDP Port nach einem Server im Netzwerk. Empfängt der Server ein Signal von der Arbeitsplatzinstallation, übermittelt er seine IP Adresse über einen ebenfalls konfigurierbaren UDP Port an die Arbeitsplatzinstallation, die die Netzwerk-Phrasendatei anschließend lädt.

Auch nach einem Neustart erwartet die Arbeitsplatzinstallation den Server zunächst von der im Rahmen der automatischen Serversuche übermittelten IP Adresse. Hat sich die IP Adresse des Servers zwischenzeitlich jedoch geändert, wird die Arbeitsplatzinstallation den Server erneut suchen.

Die automatische Serversuche wird deaktiviert, wenn Sie eine IP Serveradresse manuell angeben oder eine lokale Phrasendatei öffnen.

Ändern Sie den vorgewählten UDP Port nur, falls dieser auf der Arbeitsplatzinstallation bereits von einer anderen Anwendung belegt ist.

Manuelle IP Adresseingabe des Servers

Videodemonstration

Hat der Server stets eine feste IP Adresse, können Sie die IP Adresse auch manuell eingeben. Öffnen Sie hierzu die Einstellungen Register Phrasen bearbeiten Markieren Sie das erste Element links oben in der Baumstruktur mit dem Symbol Schaltfläche Netzwerk Geben Sie die IP Adresse des Zentralrechners an.

Wenn Sie die IP Adresse manuell eingeben, beendet die Arbeitsplatzinstallation die Servesuche per UDP. Wechselt der Server zwischenzeitlich die IP Adresse, dann wird die Arbeitsplatzinstallation den Server nicht mehr finden, bevor Sie entweder die neue IP Adresse eingeben oder die automatische Serversuche aktivieren.

Stellen Sie sicher, daß in den Arbeitsplatzinstallation unter Einstellungen Funktionen die Netzwerkunterstützung aktiviert ist.

Weitere Infos finden Sie im Handbuch zur Netzwerk Edition

Einführung in die Makrofunktionen

PhraseExpress bietet leistungsfähige Makrofunktionen, um Textbausteine miteinander zu verketten, manuelle Texteingaben, das aktuelle Datum, fortlaufende Zähler innerhalb von Textbausteinen einzufügen oder Anwendungen zu starten, Dokumente zu öffnen oder sogar Programme zu automatisieren.

Klicken Sie in der folgenden Liste auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel zu gelangen:

Makrofunktionen	Verwendungszweck
{#date} / {#time} / {#datetime ..}	Fügt den aktuelle Datum- oder Zeitstempel innerhalb einer Phrase ein.
{#insert ..}	Ruft einen Textbaustein innerhalb eines anderen Textbausteins auf.
{#input ..}	Öffnet einen Eingabedialog zum Einfügen einer manuellen Texteingabe in die Phrase.
{#env ..}	Fügt eine Windows-Systemvariable ein.
{#adldap ..}	Fügt einen ActiveDirectory LDAP Wert ein.
{#asc ..}	Fügt ein Sonderzeichen ein.
{#rnd ..}	Fügt eine Zufallszahl ein.
{#email ..}	Erstellt eine Emailnachricht mit ausgefüllter Emailadresse, Betreff und Nachrichtentext.
{#run ..}	Startet eine Anwendung.
{#open ..}	Öffnet eine Datei.
{#openfolder ..}	Öffnet eine Dateiordner im Windows Dateiexplorer.
{#url ..}	Öffnet eine Internetseite.
{#focus ..}	Wechselt den Fokus zu einer bestimmten Anwendung.
{#sleep ..}	Verzögert die Ausgabe um eine bestimmte Zeitspanne.
{#simkey ..}	Simuliert die Betätigung einer Sondertaste.
{#loop ..}	Schleifenfunktion
{#clipboard ..}	Kopiert eine aktuelle Markierung in die Windows Zwischenablage / Fügt den Zwischenablageninhalt ein.
{#insertclipboard}	Fügt den aktuellen Zwischenablageninhalt als Text (Taste-für-Taste) ein. Wird benötigt bei verschachtelten Makros
{#setclipboard ..}	Füllt die Windows Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt.
{#textfile ..}	Fügt innerhalb einer Phrase den Inhalt einer externe .txt Textdatei ein.
{#imgfile ..}	Fügt innerhalb einer Phrase den Inhalt einer externen Bilddatei ein
{#pasteoptions ..}	Definert die Einfügemethode für eine einzelne Phrase.

Makros werden als normaler Text zum Phraseninhalt durch manuelle Texteingabe oder mittels Betätigen der Schaltfläche Makro hinzufügen hinzugefügt.

Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf das ein Doppelkreuzzeichen, der Makroname und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Hier ein Beispiel, wie eine Phrase mit Makrofunktionen im Eingabefeld aussieht:

Sie können Makrofunktionen auch ineinander verschachteln oder miteinander verketten und damit anspruchsvollste Automatisierungsaufgaben erledigen.

Beispiel für eine verschachtelte Makrofunktion:

In diesem Beispiel ist das Makro zur manuellen Texteingabe innerhalb des Makros zur Ausgabe einer Zufallszahl eingebettet. Makros werden der Reihe nach und von "innen nach außen" abgearbeitet. Dieses Makro fordert Sie daher zuerst zur Eingabe einer Zahl auf und gibt anschließend die Zufallszahl mit dem von Ihnen eingegebenen Maximalwert aus.

Das aktuelle Datum in eine Phrase einfügen

PhraseExpress kann mit Hilfe von Makrofunktionen an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und/oder die aktuelle Tageszeit einfügen.

Erstellen Sie eine Phrase und fügen Sie an gewünschte Positionoder {#datetime} ein:

Dieses Beispiel erzeugt folgende Textausgabe mit dem jeweils aktuellen Datum und Uhrzeit:

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema.

Weitere Datumsformatierung

Mit der leistungsfähigen Makrofunktion {#datetime -f Format -s Verschiebung} lassen sich einzelne Bestandsteile eines Datums-/Zeitangaben auswählen und deren Reihenfolge und Formatierung frei gestalten.

Ersetzen Sie hierzu den Platzhalter Format durch eine beliebige Anordnung der Zeit-/Datumseinheiten:

Formatierungsbeispiele	Textausgabe
{#datetime -f dd.mm.yyyy hh:mm}	16.03.2007 10:47
{#datetime -f mm/dd/yy}	03/16/2007
{#datetime -f dddd dd.mm.yy}	Donnerstag 16.03.07
{#datetime -f hh:mm am/pm}	10:47 am

 

Parameterübersicht für die Datum-/Zeitformatierung:

Parameter	Bedeutung
d	Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).
dd	Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).
ddd	Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) an.
dddd	Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) an.
dddddd	Zeigt das Datum in der Standardeinstellung an.
m	Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mm	Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.
mmm	Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) an.
mmmm	Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) an.
yy	Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).
yyyy	Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).
h	Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).
hh	Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).
n	Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).
nn	Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).
s	Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).
ss	Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).
tt	Zeigt die Uhrzeit in dem in der globalen Variable LongDateFormat angegebenen Format an.
am/pm	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String 'am' und alle Stunden nach Mittag mit dem String 'pm' an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.
a/p	Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen 'a' und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen 'p' an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

Zeitverschiebung

Mit dem zusätzlichen Parameter -s Verschiebung können Sie das Datum, bzw. die Zeit abweichend von der aktuellen Zeit vor- oder zurückstellen.

Dem Parameterindikator -s folgt die Höhe der Verschiebung und direkt danach die Angabe, welche Zeiteinheit (Tag, Jahr, Stunde, etc.) verschoben werden soll:

Beispiel für Verschiebungen	Textausgabe
{#datetime}	16.03.2007 10:47
{#datetime -s 1d}	17.03.2007 10:47
{#datetime -s -2h}	16.03.2007 08:47
{#datetime -f mm.yyyy -s 5y}	03.2012

Anzahl der Tage/Wochen des aktuellen Jahres

{#datetime -d} gibt die Anzahl der Tage des laufenden Jahres aus.

{#datetime -w} gibt die Anzahl der Wochen des laufenden Jahres aus.

Eine Phrase aus einer Phrase heraus aufrufen

Videodemonstration

Eine sehr leistungsfähige Funktion ist die Verschachtelung mehrerer Textbausteine.

Eines von vielen praktischen Anwendungsbeispielen ist die gemeinsam von mehreren Textbausteinen genutzte Fußzeile.

Setzen Sie hierzu die Makrofunktion {#insert Autotext} an der Stelle eines Textbausteins ein, an der die andere Phrase eingefügt werden soll. Diese wird stets über Ihren Autotext identifiziert.

Sie haben z.B. einen Textbaustein:

Am Ende des Textbausteins befindet sich die Makrofunktion zum Aufruf einer weiteren Phrase mit dem Autotext signatur und folgendem Textinhalt:

Der Textbaustein wird dann beim Einfügen wie folgt zusammengesetzt:

Das Makro funktioniert auch mit einem Autotext für einen Ordner. An entsprechender Stelle wird dann das Aufklappmenü des Ordners angezeigt, aus dem Sie die einzufügende Phrase auswählen.

Wenn Sie einen Ordner-Autotext und den optionalen Parameter -random hinzufügen, dann wird bei jedem Aufruf dieses Makros eine zufällige Phrase aus dem entsprechenden Ordner eingefügt. Beispiel: {#insert Autotext -random}

Sie können auch eine Phrase aus der Baumansicht direkt an die aktuelle Cursorposition im Phraseninhaltseingabefeld der gerade bearbeiteten Phrase ziehen. PhraseExpress fügt dort anschließend das Makro ein.

Falls die einzufügende Phrase noch keinen Autotext aufweist, definiert PhraseExpress basierend auf der Kurzbeschreibung und zwei vorrangestellten '##' Zeichen automatisch einen Autotext.

Vorteile von verschachtelten Phrasen

• Änderungen an der Fußzeile sind nicht mehr in jedem Textbaustein notwendig, die die Fußzeile beinhalten, sondern lediglich in der Fußzeilen-Phrase selbst. Dies ist praktisch, wenn sich z.B. die Telefonnummer geändert hat.
• Sie sparen Speicherplatz für die Phrasendatei, weil in allen Phrasen lediglich der Makrobefehl mit dem Verweis auf die Fußzeile statt des kompletten Fußzeilentexts gespeichert wird. Dies gilt insbesondere für Bilder, z.B. einem in mehreren Textbausteinen vorkommenden Firmenlogo.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit verschachtelten Phrasen zu beschäftigen, da Sie wirklich sehr nützlich sind. Konsequent angewendet, sparen Sie Ihnen viel Zeit und ermöglichen eine elegante Verwaltung Ihrer Textbausteine.

Zähler in einer Phrase verwenden

PhraseExpress ermöglicht Ihnen, beliebig viele Zählervariablen zu erstellen, die mit jedem Aufruf um einen frei definierbaren Wert erhöht/vermindert wird.

Erstellen einer Variable

Variablen werden von PhraseExpress genauso erstellt und verwaltet, wie jeder andere gewöhnliche Textbaustein. Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Baumansicht an die gewünschte Stelle, an der Sie eine neue Variable erstellen möchten, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Neue Variable. Oder erstellen Sie einen gewöhnlichen Textbaustein und geben Sie als Beschreibung eine Zahl ein. PhraseExpress fragt Sie dann, ob die soeben erstellte Phrase in eine Variable umgewandelt werden soll.

Weisen Sie anschließend der Variablen auf der rechten Seite des Programmfensters eine Beschreibung, den Startwert der Variablen, optional einen Inkrementor/Dekrementor und - am wichtigsten - den Variablennamen (gleichzeitig auch der Autotext) zu.

Wenn Sie keinen Variablennamen eingeben, wird automatisch das erste Wort der Beschreibung hierfür übernommen.

Sie können diese Variable nun als Zahlenwert in jede beliebige Anwendung einfügen.

Im praktischen Einsatz werden Variablen jedoch im Zusammenhang mit anderen Phrasen verwendet. Eine Variable mit dem Variablennamen ordernr könnte z.B. in folgendem Textbaustein genutzt werden:

Mit jedem Aufruf des Textbausteins wird der Zähler nach dem Einfügen entsprechend Ihrer Angabe erhöht, bzw. vermindert.

Manuelle Texteingabe in einer Phrase

Videodemonstration

Mit der Makrofunktion {#input -head Fenstertitel} können Sie während des Einfügens einer Phrase zur manuellen Eingabe eines Textes auffordern, der anschließend an die Stelle der Makrofunktion eingefügt wird.

Beispiel:

Wenn Sie diese Phrase aufrufen, öffnet PhraseExpress vor dem Einfügen ein Dialogfenster mit dem Fensterbeschriftung "Name des Adressaten", die Sie zur Texteingabe auffordert:

Der dann eingegebene Text wird anstelle der Makrofunktion eingesetzt und ausgegeben:

Sie können die Betätigung der OK-Schaltfläche auch mit der Tastenkombination STRG-ENTER simulieren.

Weitere Parameter für {#input}

• Mit dem Parameter -single erhalten Sie ein einzeiliges Eingabefenster für den zusätzlichen Text. Der Vorteil ist hierbei, daß die Texteingabe mit ENTER, statt mit STRG-ENTER abgeschlossen werden kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -single}
• Der Parameter -def definiert eine Textvorgabe für das Texteingabefeld, die der Anwender natürlich noch abändern kann. Beispiel: {#input -head Fenstertitel -def Vorgabebeispiel}

Wenn Sie ein und dieselbe Texteingabe an mehreren Stellen innerhalb einer Phrase benötigen, verwenden Sie einfach einen identischen Fenstertitel. Sie müssen dann die Texteingabe nur einmal vornehmen.

Eine Windows Umgebungsvariable in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#env %variable%} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase die gewünschte Umgebungsvariable ein.

Beispiel:

gibt folgenden Text aus:

Einfügen einer ActiveDirectory LDAP Variable

Die Makrofunktion {#adldap Variablenname} fügt an Stelle des Makros den angegebenen LDAP Wert ein. Diese Funktion ist praktisch für Email-Signaturen, die zentral aus der ActiveDirectory Datenbank mit Inhalt gefüllt werden.

Beispiel:

gibt folgenden Text aus:

Eine Zufallszahl in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#rnd Maximalwert} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase eine Zufallszahl zwischen 0 und dem angegebenen Maximalwert ein.

Beispiel:

Die Ausgabe wäre dann beispielsweise folgender Text:

Eine vorgefertigte Email erstellen

Die Makrofunktion {#mail -to Adressat -cc Adressat -bcc Adressat -subject Betreff -body Nachrichtentext} erstellt eine neue Email mit Ihrem Standard-Emailprogramm und füllt die Felder entsprechend Ihrer Angaben aus. Es müssen nicht alle Parameter verwendet werden.

Beispiel:

Das Makro würde Ihre Emailanwendung starten, eine neue Email erstellen und die angegebenen Felder ausfüllen. In diesem Beispiel wird eine weitere Phrase mit dem Autotext textbeispiel als Email-Nachrichtentext ("body") mit folgendem Inhalt eingefügt:

Das Ergebnis:

Bei Auftreten merkwürdiger Zeichen im Emailtext verwenden Sie vermutlich ein Emailprogramm mit aktivierter UTF-8 Zeichenkodierung (z.B. MS Outlook 2007). Bitte aktivieren Sie in diesem Fall die entsprechende Option in den PhraseExpress Experteneinstellungen.

Emails werden per mailto: Systembefehl versendet, dessen maximale Länge vom Betriebssystem begrenzt ist. Erhalten Sie eine Fehlermeldung, so müssen Sie den Text kürzen.

Starten einer Anwendung mit PhraseExpress

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#run "c:\verzeichnis\anwendung.exe" "-Beispielparameter" "c:\arbeitsverzeichnis"}startet das angegebene Programm, optional mit Parametern und der Angabe eines Arbeitsverzeichnisses.

Beispiel:

Alternativ können Sie ein Programm zum Starten mit PhraseExpress hinzufügen, indem Sie das Programm mit der rechten Maustaste klicken und den Befehl Mit PhraseExpress starten wählen. Wenn dieser Befehl fehlt, dann hatten Sie im Zuge der Programminstallation die Option Kontextmenüs für Dateien deaktivert. Durch erneute Installation können Sie diese aktivieren.

Wenn die gewünschte Anwendung nicht in Windows registriert ist, müssen Sie gegebenenfalls den kompletten Dateipfad zur Programmdatei angeben.

Öffnen einer Datei mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#open Datei} öffnet die angegebene Datei mit der Anwendung, die hierfür zugeordnet ist.

Beispiel:

…Öffnen eines Dateiordner mit PhraseExpress

Die Makrofunktion {#openfolder "c:\verzeichnis"} öffnet den angegebenen Windows Dateiordner im Explorer:

Beispiel:

Dieses Beispiel öffnet den Windows Systemordner.

Um einen Ordner im Explorer zu markieren, statt zu öffnen, fügen Sie den Parameter -select hinzu:

Aufrufen einer Internetseite aus einer Phrase heraus

Videodemonstration

Die Makrofunktion {#url Internetseite} öffnet den Internetbrowser und ruft die angegebene Internetseite auf.

Beispiel:

Einfügen von Sondertasten in einer Phrase

Eingaben mit den Sondertasten auf Ihrer Tastatur werden über Makrofunktionen abgebildet. Die Syntax hat sich zugunsten einer einheitlicheren Makrosprache gegenüber der Vorgängerversion geändert.

Sondertastenbeispiele	Ausgabe
{#ENTER}	Die ENTER-Taste wird ausgegeben
{#SHIFT -chars abc}	Ausgabe der Zeichen 'abc' zusammen mit gedrückter Feststell-Taste (SHIFT)
{#SHIFT -chars {#ALT -chars abc}}	Die SHIFT-Taste wird zusammen mit der ALT-Taste betätigt und die Zeichen 'abc' ausgegeben
{#DOWN -count 5}	Die Pfeil-nach unten Taste wird 5x betätigt

Für Sondertasten gelten folgende reservierte Schlüsselwörter:

CTRL, ALT, SHIFT, SPACE, BKSP, TAB, BREAK, DEL, LEFT, RIGHT, UP, DOWN, ENTER, ESC, STANDBY, NUMPAD0, NUMPAD1, NUMPAD2, NUMPAD3, NUMPAD4, NUMPAD5, NUMPAD6, NUMPAD7, NUMPAD8, NUMPAD9, MULTIPLY, ADD, SEPARATOR, SUBTRACT, DECIMAL, DIVIDE, F1, F2, F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10, F11, F12, F13, F14, F15, F16, INS, HOME, END, PGDN, PGUP, PRTSC, SCROLLLOCK, NUMLOCK, CAPSLOCK, LWIN, RWIN, NONE

Hinweise zu einzelnen reservierten Sondertasten:

Sondertaste	Hinweis
{#NONE}	Dies ist ein Platzhalter, um eine gewünschte Tastenfolge zu simulieren, z.B. betätigt {#NONE -chars{#ENTER}{#DOWN} -count 5} fünfmal abwechselnd die ENTER- und Pfeil-Runter-Taste
{#STANDBY}	Dieses Makro betätigt die Sondertaste, um den Rechner in den Schlafmodus zu versetzen
{#ADD}, {#MULTIPLY}, {#SEPARATOR}, {#SUBTRACT}, {#DIVIDE}	Diese Schlüsselwörter repräsentieren die Sondertasten des getrennten Ziffernblocks

Achten Sie darauf, daß die Simulation der Betätigung von Tastenkombinationen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. {#CTRL -chars A} simuliert zusätzlich die Betätigung der SHIFT-Taste, weil in dem Beispiel der Großbuchstabe A verwendet wurde. Wenn dies nicht erwünscht ist, verwenden Sie stattdessen den Kleinbuchstaben a: {#CTRL -chars a}.

Sonderzeichen in eine Phrase einfügen

Die Makrofunktion {#ASC Zahlenwert} fügt an beliebiger Stelle einer Phrase das Zeichen entsprechend des dreistelligen Zeichencodes ein.

Dies entspricht der Eingabe eines Sonderzeichens mittels ALT-Taste und Eingabe des dreistelligen Zahlencodes auf dem Nummernblock der Tastatur. 

Für das Copyright-Zeichen © verwenden Sie z.B. das Makro {#ASC 169}.

In der Windowsanwendung Charmap ("Zeichentabelle") finden Sie eine Übersicht aller Sonderzeichen inklusive Angabe des Zahlencodes.

Den Fokus zu einer anderen Anwendung wechseln

Die Makrofunktion {#FOCUS Fenstername} wechselt zu der angegebenen aktiven Windowsanwendung, basierend auf dem Fensternamen (z.B. "Calculator"). Falls die angegebene Anwendung nicht geladen ist, bleibt der Fokus auf der aktuell aktiven Anwendung.

Beispiel:

Dieser Befehl wechselt den Fokus zum Taschenrechner-Programm (wenn dieses zuvor gestartet wurde).

Sie können auch einen Platzhalter * im Fenstertitel verwenden.

Verzögerung

Diese Funktion lässt PhraseExpress für die angegebene Zahl nnnn in Millisekunden warten (im obigen Beispiel für 3 Sekunden). Diese Funktion ist nützlich, falls eine Anwendung längere Zeit für die Verarbeitung einer Tasteneingabe benötigt. Auch bei Operationen in Verbindung mit der Windows Zwischenablage ist eine kleine Verzögerung bis zu 1..3 Sekunden erforderlich, weil Windows oft etwas länger für Zwischenablageoperationen benötigt.

Schleifenfunktion

Der Befehl {#LOOP -count x} wiederholt alles was sich hinter 'LOOP' befindet x-mal.

Beispiel:

Das hier verwendete Beispiel gibt das Wort 'Beispiel' dreimal untereinander aus:

Zwischenablage

Diese Funktion kopiert den etwaig aktuell markierten Text in die Windows Zwischenablage.

Diese Funktion fügt den Inhalt der Windows Zwischenablage an die aktuelle Position ein.

Weitere Zwischenablage-Funktionen

Mit Makrofunktion {#INSERTCLIPBOARD} wird der Zwischenablageninhalt zeichenweise als Text ausgegeben, statt über die o.a. Systemfunktion (wie, wenn Sie z.B. STRG-C betätigen). Diese Funktion eignet sich auch, um z.B. den aktuellen Zwischenablageninhalt als Vorgabewert für ein Eingabefeld zu verwenden:

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe mit dem Inhalt der Zwischenablage als Vorgabewert.

Mit der Makrofunktion {#SETCLIPBOARD Inhalt} wird die Zwischenablage mit dem im Makro definierten Inhalt gefüllt.

Beispiel:

In diesem Beispiel öffnet sich das Eingabefenster für eine manuelle Texteingabe. Die Windows Zwischenablage wird dann mit dem dort eingegebenen Text befüllt.

Einbindung einer externen Textdatei

Diese Funktion fügt den Inhalt der mittels Dateipfad angegebenen 'plain text' Textdatei in die Phrase ein. Externe Dateien werden nicht in der Phrasendatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Die Datei wird dynamisch im Moment des Ausführens der Phrase eingefügt.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einbindung einer externen Bilddatei

Diese Funktion fügt das mittels Dateipfad angegebene .BMP, .JPG, .TIFF oder .PNG Bitmap in die Phrase ein.

Externe Dateien werden nicht in der Phrasendatei gespeichert, sondern lediglich der Dateipfad auf die externe Datei. Das Makro ist nützlich, wenn Sie viele Bilder verwenden und die Phrasendatei kompakt halten möchten.

Bei verschobener oder gelöschter externer Datei wird das Makro ignoriert.

Einfügemethode ändern

Diese Makrofunktion bestimmt die Einfügemethode für eine bestimmte Phrase unabhängig von der automatischen Bestimmung. Die Einfügegeschwindigkeit lässt sich ebenfalls in Millisekunden Pause pro Tastendruck anpassen. Verwenden Sie entweder kbk, um den Text Zeichen-für-Zeichen einzufügen oder cb für die Verwendung der Windows Zwischenablage.

Beispiel:

{#PASTEOPTIONS -method kbk}

Dieser Befehl muss sich am Phrasenanfang befinden.

Allgemeine Programmeinstellungen

Zum Anpassen der Programmeinstellungen klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Einstellungen.

Wenn Sie das Startleistensymbol zusammen mit einer der folgenden Zusatztasten betätigen, springt das Programm komfortabel zu häufig benötigten Einstellungen:

Zusatztaste	Ausgelöste Aktion
STRG-Klick	Autotext/Textvorschläge/Tastenkombination werden temporär ausgeschaltet (siehe hier).
SHIFT-Klick	Die zuletzt ausgeführte Phrase wird zur Bearbeitung geöffnet.
ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Programmeinstellungen.
STRG-ALT-Klick	Schnellzugriff auf die Einstellungen für die Textvorschlagsfunktion.

Die Einstellmöglichkeiten im Programm sind selbsterklärend, bzw. können gefahrlos ausprobiert werden. Daher ersparen wir Ihnen Beschreibungen im Stile von "Autotext aktivieren aktiviert die Autotextfunktion".

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Menüpunkt im PhraseExpress Programmfenster verharren, erhalten Sie oft weitere Informationen.

Wenn dieser Befehl nicht vorhanden ist, wurde er vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienungen ausgeblendet

Programmzustände

Die verschiedenen Programmzustände werden durch die Farbe des Programmsymbols unten rechts in der Startleiste angezeigt:

Farbe	Erläuterung
- Weiss	PhraseExpress ist gestartet, aber gerade mit der Verarbeitung der Textbausteindatei beschäftigt. Bei Verwendung des PhraseExpress Server weist das weisse Symbol auch darauf hin, daß keine Netzwerkverbindung besteht und temporär eine lokal kopierte Netzwerk-Phrasendatei verwendet wird. Diese Kopie können Sie nicht bearbeiten.
- Grau	PhraseExpress ist betriebsbereit, aber Vorschlagsfunktion, Tastenkombinationen und die Autotextfunktion wurden durch Klick auf das Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste temporär deaktiviert. Durch nochmaligen Klick zusammen mit der STRG-Taste lassen sich diese Funktionen wieder reaktivieren.
- Rot	PhraseExpress ist betriebsbereit und verwendet eine lokal gespeicherte Textbausteindatei.
- Grün	PhraseExpress ist mit dem Server der Netzwerk Edition verbunden und betriebsbereit. Es wird die Netzwerk-Phrasendatei verwendet.

Von PhraseExpress verwendete Tastenkombinationen

Wenn das PhraseExpress Programmfenster geöffnet wird, sind einige Tastenkombinationen temporär von PhraseExpress belegt:

Tastenkombination	Verwendung
ALT-P oder STRG-N	Erstellt eine neue Phrase an der aktuellen Markierung in der Baumansicht
ALT-O	Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht
STRG-F	Öffnet das Aufklappmenü zur Schnellsuche
STRG-H	Öffnet den Suchen&Ersetzen-Dialog
STRG-D	Dupliziert das aktuell in der Baumansicht markierte Element
Entfernen-Taste	Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element
F1-Taste	Öffnet die Programmhilfe
ALT-F4	Minimiert/Beendet PhraseExpress
Pfeiltasten	In der Baumansicht dienen die Pfeiltasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner

Die PhraseExpress Tastenkombinationen werden temporär deaktiviert, wenn sich der Mauszeiger im Tastenkombinations-Eingabefeld befindet, sodaß Sie o.a. Tastenkombinationen für Ihre Textbausteine/Ordner verwenden können.

PhraseExpress temporär deaktivieren

Um die Autotexterkennung, Textvorschläge oder Tastenkombinationserkennung zu stoppen, müssen Sie das Programm nicht komplett beenden.

Diese Funktionen lassen sich schnell temporär deaktivieren, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und gleichzeitig auf das PhraseExpress Startleistensymbol klicken. Das Symbol erscheint dann in grauer Farbe.

Durch nochmaliges Anklicken mit der STRG-Taste werden beide Funktionen wieder aktiviert.

PhraseExpress zur Pro Edition freischalten

Wenn Sie PhraseExpress für kommerzielle Zwecke einsetzen, benötigen Sie eine Lizenz der Netzwerk- oder Pro Edition.

Um Ihre bestehende Installation zur Pro Edition freizuschalten ist keine neue Installation erforderlich:

1. Erwerben Sie eine Lizenz im PhraseExpress Shop.
2. Sie erhalten einen oder mehrere Lizenzschlüssel per Email von uns. Kopieren Sie diesen Lizenzschlüssel in die Windows Zwischenablage.
3. Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol , wählen Sie Einstellungen und wechseln Sie auf das Register Info.
4. Im Lizenzschlüssel-Eingabefeld sollte sich bereits der Lizenzschlüssel befinden. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Freischaltung erscheint in der Programm-Titelleiste "PhraseExpress Pro" und PhraseExpress kann ab sofort für kommerzielle Zwecke genutzt werden.

Bei Verwendung der Netzwerk Edition ist keine Lizenzschlüssel-Eingabe auf den lokalen Arbeitsplatzinstallationen erforderlich. Lizenzen der Netzwerk Edition werden zentral im Client Manager verwaltet.

PhraseExpress automatisch mit dem Rechner starten

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress automatisch mit jedem Rechnerstart geladen werden soll. PhraseExpress legt hierbei einen Programmlink in den Windows Autostart-Ordner ab.

Wenn Sie nicht möchten, daß PhraseExpress automatisch mit dem System startet, klicken Sie Start in der Windows Funktionsleiste und löschen Sie PhraseExpress aus dem Autotstart-Ordner.

Expertenoptionen

Diese Einstellungen sind erfahrenen Anwendern vorbehalten, die PhraseExpress an ganz spezielle Bedürfnisse anpassen möchten. Sie sollten Änderungen wirklich nur dann vornehmen, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Anderfalls können Sie Textbausteindaten löschen oder PhraseExpress außer Funktion setzen. Kontaktieren Sie uns bei speziellen Fragen.

• In Vor- und Nachzeichen werden die Zeichen aufgelistet, mit denen PhraseExpress den Abschluß eines Autotexts erkennt. #0 steht dabei für jedes beliebige Zeichen und #13 für die ENTER-Taste. Wird zum Beispiel sowohl als Vor- und Nachzeichen ein #0 eingegeben, werden Autotexte immer erkannt und somit alle Autotext-Einstellungen Nur am Wortanfang-/ende oder inmitten eines Wortes außer Kraft gesetzt. Diese Einstellungen sollten nur bei ganz speziellen Anforderungen geändert werden. Sie wirkt sich global auf alle Autotexte in allen Ordnern aus.
• Wenn Sie Ihre Autotexte mit einem festen Vorzeichen versehen möchten, können Sie dieses als globalen Autotext-Präfix definieren. Wenn Sie hier z.B. ein '#' angeben, wird ein Autotext 'mfg' nur noch erkannt, wenn Sie '#mfg' eingeben. Diese Einstellungen wirkt sich global auf alle Autotexte in allen Ordnern aus. AutoKorrektur-Einträge zur Tippfehlerkorrektur werden nicht mehr funktionieren, wenn Sie einen globalen Autotext-Präfix definieren.
• PhraseExpress kennt intern zwei Methoden, wie Textbausteine in eine Zielanwendung eingefügt werden. Diese Einfügemethode wird automatisch für Sie ausgewählt:
  • Kürzere Textbausteine werden mittels Simulation einzelner Tastendrücke eingefügt. PhraseExpress ahmt sozusagen das manuelle Tippen des Textbausteins nach. Diese Methode ermöglicht ein schnelles Einfügen kürzerer Texte ohne Zuhilfenahme der Windows Zwischenablage, die eine gewisse Verzögerung verursacht.
  • die Einfügeverzögerung wartet eine in Millisekunden einstellbare Zeitdauer ab, bevor eine Phrase aus dem Phraseauswahlmenü in das Zieldokument eingefügt wird. Diese Verzögerung kann hilfreich sein, wenn Texte z.B. unter Windows Vista nicht korrekt eingefügt werden.
  • Ab einer gewissen Textbausteinlänge, die Sie in der Option Phrase mittels Zwischenablage einfügen ab x Zeichen definieren, wechselt PhraseExpress automatisch zum Einfügen mittels der Windows Zwischenablage, die längere Texte schneller einfügt, jedoch eine kleine Startverzögerung aufweist.
  • Diese Automatik können Sie für einzelne Phrasen mittels Makrobefehl {#pasteoptions ...} einstellen.
• Wenn Sie das erweiterte Kontextmenü aktivieren, erhalten Sie weitere Befehle im Kontextmenü für Phrasenordner in der Baumansicht. Die erweiterten Menüoptionen sind mit größter Vorsicht zu benutzen, weil mit einem Klick Textbausteininhalte eines ganzen Ordners unwiderruflich manipuliert werden. Experimentieren Sie am besten vorher mit einem dupliziertem Test-Ordner, bevor Sie die Manipulationen an wichtigen Daten ausführen. Alle Manipulationen wirken sich nur auf den Ordner aus, aus dem der Befehl aufgerufen wurde. Unterordner dieses Ordners bleiben unberücksichtigt.
  
• Bei deaktivierter Option Tastenkombinationen auf Verfügbarkeit prüfen akzeptiert PhraseExpress die Verwendung jeglicher Hotkeys, auch wenn diese vom System oder anderen Anwendungen bereits verwendet werden. Es kann dann auch ein einzelner Buchstabe als Tastenkombination für eine Phrase verwendet werden, auch wenn dies nur für sehr spezielle Anforderungen sinnvoll ist, und generell nicht empfohlen wird.
• Probleme mit der Windows Zwischenablage können Sie durch Deaktiviernug der Option Wiederherstellung des vorherigen Zwischenablageinhaltes.. versuchen zu beheben.
• Der Zwischenablagespeicher speichert in der Standardeinstellung Textinhalte ohne Formatierung, um Speicherplatz zu sparen. Aktivieren Sie die Option Textformatierung im Zwischenablagespeicher beibehalten, wenn Sie die Formatierung zwingend benötigen.

Tippfehlerkorrektur

Die Tippfehlerkorrektur ist keine spezielle Sonderfunktion in PhraseExpress, sondern wird mit der gewöhnlichen Autotextfunktion realisiert.

Beispiel:

Die Autokorrekturphrasendatei beeinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Wenn Sie eine bestimmte Tippfehlerkorrektur stört, schauen Sie bitte hier.

Die Korrektur-Phrasendatei wird fortlaufend ergänzt. Sie können die aktuellste Version für mehrere Sprachen stets von unseren Internetseiten herunterladen.

Tipps & Tricks

Wir haben im Laufe der Jahre einige Tricks gesammelt, mit denen Sie das Optimum aus der Software herausholen können:

• Organisieren Sie Textbausteine in Ordnern. Die Ordnerstruktur kann sich dabei an den jeweiligen Einsatzzweck orientieren. Sortieren Sie Textbausteine getrennt z.B. nach Sprache, verschiedenen Produkten oder Abteilungen. Oder benutzen Sie eigene Ordner für Email-Signaturen, Anrenden, Chathrasen, Abkürzungen, Tippfehlerkorrekturen, Internetlinks, etc.
• Verwenden Sie verschachtelte Phrasen. PhraseExpress erlaubt Ihnen, eine weitere Phrase aus einer Phrase aufzurufen. Erstellen Sie z.B. eine gemeinsam von mehreren Email-Textbausteinen genutzte Signatur (Weitere infos...)
• Nutzen Sie Tastenkombinationen für Ordner statt für Phrasen. Aufgrund der begrenzten Menge an zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen sollten Sie diese für Phrasenordner nutzen. Somit stehen Ihnen per Tastendruck die thematisch geeignet sortierten Phrasen zur schnellen Auswahl mit den Pfeiltasten oder der Maus zur Verfügung.
• Nutzen Sie Autotext. Diese Funktion ist einfach zu praktisch, um ignoriert zu werden. Sie können damit Abkürzungen ausschreiben, Tippfehler automatische korrigieren lassen oder z.B. Internetadressen erweitern. Bei Eingabe von 'hp.' kann PhraseExpress Ihren Internetbrowser öffnen und die Seite 'http://www.mygreathomepage.com' automatisch öffnen. Oder Sie tippen 'calc', um den Windows Rechner zu starten. Die Zeitersparnis ist enorm!
• Wenn Sie viele Bilder in Ihren Textbausteinen verwenden, steigt die Größe der Phrasendatei stark an und wir empfehlen die Einbindung externer Bilddateien per Makrofunktion.

Einige "undokumentierte" Tricks

Diese versteckten Funktionen sind wirklich praktisch und lassen versierte Anwender durch das Programm geradezu 'hindurchfliegen':

• Textbausteine lassen sich blitzschnell bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Phrase im Aufklappmenü klicken.
• Um direkt zur Bearbeitung der zuletzt ausgeführte Phrase zu springen, klicken Sie zusammen mit der SHIFT-Taste auf das Startleisten-Programmsymbol. In den Einstellungen können Sie hierfür auch Tastenkombination definieren.
• Die Programmeinstellungen erreichen Sie noch schneller durch Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der ALT-Taste. Mittels STRG-ALT-Klick erreichen Sie die Einstellungen der Textvorschlagsfunktion.
• Autotexte/Tastenkombinationen und die Vorschlagsfunktion lassen sich temporär mit einem Klick auf das Startleisten-Programmsymbol zusammen mit der STRG-Taste deaktivieren.
• Sie können Trennlinien zwischen Textbausteinen hinzufügen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen: Erstellen Sie hierzu eine leere Phrase und geben Sie als Kurzbeschreibung einige Minuszeichen (---) ein. PhraseExpress wird die Phrase automatisch in eine Trennlinie umwandeln, die Sie wie eine Phrase in der Baumansicht verschieben oder wieder löschen können.
• Wenn Sie eine Internet-URL als Textbaustein speichern, bietet Ihnen PhraseExpress an, die entsprechende Internetseite zu öffnen, wenn Sie den dazugehörigen Autotext eingeben, statt einfach nur die URL zu speichern. Beispiel: Sie markieren den Text 'http://www.amazon.de' und erstellen daraus eine neue Phrase. Wenn Sie dann im PhraseExpress Dialog die Option Als Internetseite im Browser starten aktivieren und als Autotext z.B. das Kürzel ama definieren, so öffnet PhraseExpress bei einer späteren Texteingabe 'ama' automatisch die Internetseite, statt den URL Text auszugeben.
• Wenn Sie eine neue Phrase erstellen und lediglich eine Zahl als Kurzbeschreibung eingeben, bietet PhraseExpress Ihnen an, den Textbaustein in eine dynamische Zählervariable umzuwandeln.
• Wenn Sie eine Schnellsuche durchführen, können mit Klick mit der rechten Maustaste auf das Wort Finden (links neben dem Sucheingabefeld) zwischen der Listenansicht und Baumansicht für das Suchergebnis wechseln. Wenn das kein Geheimbefehl ist... ;-)
• Durch Klick auf die Lupen-Schaltfläche zusammen mit der STRG-Taste öffnet sich der Dialog Suchen & Ersetzen.

Zeitersparnisberechnung

Videoeinführung zur Zeitersparnisberechnung

Die Statistikfunktion berechnet ausgehend von Ihrer persönlichen Tippgeschwindigkeit und Anzahl der eingefügten Textbausteine die gewonnene Zeitersparnis auf die Minute genau.

Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Register Statistik, um eine aktuelle Übersicht zu erhalten. Sie werden feststellen, dass sich PhraseExpress bereits nach wenigen Stunden Benutzung bezahlt macht.

In diesem Menü können Sie PhraseExpress Ihre persönliche Tippgeschwindigkeit und wahlweise Ihren Stundensatz in Euro mitteilen.

Geschwindigkeitsbeispiele

Anwendergruppe	Tippgeschwindigkeit
Einsteiger	20..60 Anschläge pro Minute
Durchschnittlicher Anwender	60..240
Weltklasse	ca. 800

PhraseExpress geht bei der Berechnung der Zeitersparnis davon aus, dass Sie ca. 5 Sekunden pro Auswahl eines Textbausteins benötigen.

Berechnungsbeispiel: Sie würden bei einer durchschnittlichen Tippgeschwindigkeit von 60 Zeichen pro Minute ca. 2 Minuten benötigen, um einen 120 Buchstaben umfassenden Text einzugeben. Bei Einsatz von PhraseExpress benötigen Sie lediglich 5 Sekunden, um einen gleich langen Textbaustein auszuwählen. Ihre Zeitersparnis ist dank PhraseExpress 115 Sekunden. Bei einem Stundensatz von 20 Euro hat Ihnen PhraseExpress knapp 64 Cent gespart (20 Euro/Stunde * (120 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,64 Euro).

Die Zeitersparnisberechnung ist keine Vermutung oder grobe Schätzung, sondern faktisch nachvollziehbar!

Speicherort der persönlichen Daten

PhraseExpress speichert Ihre persönlichen Einstellungen und Daten in folgenden Dateien:

Datei	Speicherort	Verwendungszweck
phrases.pxp	Wenn Sie bei der Installation gewählt haben, daß jeder Anwender auf dem Rechner jeweils individuelle Einstellungen verwenden soll (Standardeinstellung), dann befindet sich die Textbausteindatei im StandardAnwenderdatenverzeichnis (z.B. \Dokumente und Einstellungen\%Username%\Eigene Dateien\PhraseExpress\) Für %Username% müssen Sie jeweils den Windows-Benutzernamen des Anwenders ersetzen.   Haben Sie bei der Installation gemeinsame Einstellungen für alle Anwender gewählt, dann ist der Standardpfad für die Phrasendatei \Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp.	Die Textbausteindatei speichert alle Textbausteine mit deren Autotext-/Tastenkombinationszuweisungen und die Ordnerstruktur.
clipboard.pxp, lastused.pxp	Anwenderdatenverzeichnis (z.B. \Dokumente und Einstellungen\%Username%\Eigene Dateien\PhraseExpress\)	Die Inhalte der Systemphrasenordner (Zwischenablagespeicher und zuletzt verwendete Textbausteine) werden als separate Phrasendateien im gleichen Ordner wie Ihre persönlichen Textbausteindatei phrases.pxp abgelegt und beeinhalten den Zwischenablagespeicher und die zuletzt benutzten Phrasen. Diese Dateien werden dynamisch erzeugt und von PhraseExpress verwaltet. Eine Datensicherung hierfür ist nicht notwendig.
words.pal	Anwenderdatenverzeichnis	Diese verschlüsselte Datei enthält das Wörterbuch für die Vorschlagsfunktion
network.pxp	Anwendungsdatenverzeichnis	Diese Textbausteindatei wird von PhraseExpress bei Verwendung der Netzwerk Edition angelegt und beeinhaltet jeweils den letzten Stand der Netzwerk-Phrasendatei. Damit wird gewährleistet, daß Anwender PhraseExpress trotz unterbrochener Netzwerkverbindung nutzen können.
config5.ini	Anwendungsdatenverzeichnis	Beeinhaltet alle persönlichen Programmeinstellungen

Speicherort der Phrasendatei

Um den Speicherort der Textbausteindatei zu ändern, klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Register Phrasen bearbeiten Markieren Sie das erste Element links oben in der Baumstruktur mit dem Symbol Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche Details, um die Detaileinstellungen anzuzeigen.

Verwenden Sie zum Öffnen einer lokalen Phrasendatei die Öffnen-Schaltfläche, um die gewünschte Phrasendatei im darauf folgenden Dialog auszuwählen. Oder klicken Sie die Schaltfläche zum Erstellen einer neuen, leeren Phrasendatei. Sie werden dann aufgefordert, den Speicherort und Namen der neuen Phrasendatei anzugeben.

Die Phrasendatei muss sich auf der lokalen Festplatte befinden. Um eine Phrasendatei gemeinsam mit mehreren Anwendern zu verwenden, benötigen Sie den separat zu installierenden PhraseExpress Server der Network Edition, die viele nützliche Zusatzfunktionen für die Nutzung im Team bietet. In der Netzwerkversion können Sie Textbausteine sowohl gemeinsam nutzen, als auch beliebige Phrasenordner nur für einzelne Anwender freischalten.

Mit einem Doppelklick auf eine Phrasendatei (Dateiendung .px3 oder .pxp) kann eine Phrasendatei in PhraseExpress direkt geladen, bzw. importiert werden.

Die Phrasendateien und die Wörterbuchdatei werden zu Ihrer Datensicherheit und aus Urheberrechtsgründen verschlüsselt. Die Verschlüsselung ist geschwindigkeitsoptimiert und daher nicht für hochsensible Daten geeignet. Wenn Sie eine erweiterte Datensicherheit wünschen, kopieren Sie die Phrasendatei in ein von Windows verschlüsseltes Laufwerk oder verwenden Sie z.B. TrueCrypt und speichern Sie die Phrasendatei in ein virtuelles verschlüsseltes Laufwerk.

Speicherort der Phrasendatei bei Verwendung der Netzwerk Edition

Wenn als Speicherort eine IP-Adresse (z.B. '192.168.123.144:1025') steht, verwenden Sie den PhraseExpress Server und die Textbausteine wurden über das Netzwerk geladen.

Bei Abbruch der Netzwerkverbindung wechselt PhraseExpress temporär zu einer lokale Kopie der Netzwerk-Phrasendatei. Das erkennen Sie am weissen Startleistenprogrammsymbol (siehe Kapitel Programmzustände). Die lokale Kopie kann nicht bearbeitet werden, weil Änderungen verloren gehen würden, wenn PhraseExpress bei wiederkehrender Netzwerkverbindung automatisch wieder zurück zur Netzwerk-Phrasendatei wechselt.

Datensicherung

PhraseExpress erstellt bei jeder Phrasendateiänderung eine Kopie der Phrasendatei mit der Dateiendung .bak im gleichen Ordner der Phrasendatei. Änderungen werden immer dann gespeichert, wenn Sie das Programm schließen oder die OK-Schaltfläche in den Einstellungen betätigen.

Die Backup-Datei entspricht immer der Originalphrasendatei vor der zuletzt gespeicherten Änderung.

Möchten Sie eine Änderung rückgängig machen, oder wenn die Phrasendatei gelöscht oder unbrauchbar geworden ist, dann...

1. Beenden Sie PhraseExpress
2. Verschieben Sie die aktuelle Phrasendatei mit der Dateiendung .pxp in ein anderes Verzeichnis oder löschen Sie die Datei gegebenenfalls
3. Entfernen Sie die Dateiendung .bak von der Backup-Datei. Sie sollte dann die Dateiendung .pxp aufweisen. Gegebenenfalls müssen Sie in Windows in den Explorer Ordneranzeigeoptionen die Anzeige der Dateierweiterungen aktivieren.
4. Wenn Sie jetzt PhraseExpress wieder starten, wird diese Datei verwendet. Mit der nächsten Änderung wird eine neue Backup-Datei angelegt

PhraseExpress aktualisieren

Videodemonstration

Sofern die Option im Zuge der Installation ausgewählt wurde und der Rechner Zugang zum Internet hat, prüft PhraseExpress in regelmäßigen Abständen, ob eine Softwareaktualisierung verfügbar ist.

Sie können auch jederzeit eine manuelle Prüfung durchführen. Verbinden Sie hierzu den Rechner mit dem Internet und klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol Einstellungen Register Optionen Online Updates Jetzt prüfen

Es werden lediglich ein Teil des Lizenzschlüssel (falls vorhanden), die Versionsnummer der aktuellen Installation und die Netzwerkadapter MAC-Adresse übermittelt. Es werden keine persönlichen Daten übertragen.

Die Optionen zur Softwareaktualisierung werden deaktiviert, während eine PhraseExpress Arbeitsplatzinstallation mit dem PhraseExpress Server der Netzwerkversion verbunden ist. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen an.

Stellen Sie sicher, daß PhraseExpress Ihre Firewall passieren kann

Technische Details für Administratoren

In diesem Kapitel werden technische Hintergundinformationen bereitgestellt, die für Systemadministratoren interessant sein können. Für normale Anwender sind diese Informationen unerheblich.

Installationszenarien

Für die Verwendung von PhraseExpress auf einem Rechner von einem oder mehreren Anwendern kann das Programm sehr flexibel eingerichtet werden:

Szenario	Auswirkungen
Administrator installiert PhraseExpress exklusiv für sich allein (Die Option "Für alle Anwender installieren" wurde im Zuge der Installation deaktiviert)	Die Phrasendatei wird unter \Dokumente und Einstellungen\%Username%\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp des Administrators gespeichert. Alle Einstellungen werden im Anwendungsdaten-Ordner des Admins gespeichert (\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config5.ini). PhraseExpress erscheint nicht in der Programmgruppe normaler Anwender. Normale Anwender können die Software auf diesem Rechner für sich mit jeweils unabhängigen Einstellungen installieren.
Administrator installiert PhraseExpress für alle Anwender des Rechners	Standardpfad für die Phrasendatei ist \Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp. Das Programmsymbol wird für alle Anwender abgelegt. Alle Programmeinstellungen werden in der unter C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config5.ini gespeichert PhraseExpress übernimmt bei normalen Anwendern beim ersten Programmstart die Einstellungen von der gemeinsam genutzten config5.ini und speichert diese in den Anwendungsdaten-Ordner des jeweiligen Anwenders unter C:\Dokumente und Einstellungen\%Username%\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config5.ini. Zukünftige Änderungen normaler Anwender werden dann in der config5.ini des jeweiligen Anwenders gespeichert. Das heißt, der Administrator gibt gemeinsame Einstellungen für den ersten Start vor, die aber von allen Anwendern später geändert werden können.
Administrator installiert PhraseExpress für alle Anwender des Rechners und der Option, daß stets der Administrator die Einstellungen für alle normalen Anwender vorgibt (Die Option "Gemeinsame Einstellungen für alle Anwender" wurde im Zuge der Installation aktiviert)	Standardpfad für die Phrasendatei ist \Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp. Das Programmsymbol wird für alle Anwender abgelegt. Programmeinstellungen werden stets vom Administrator vorgenommen und für alle Anwender des PCs vorgegeben. Menüpunkte zum Ändern von Einstellungen werden für normale Anwender von der Benutzeroberfläche ausgeblendet. Sie können keine Einstellungen vornehmen. Alle Programmeinstellungen vom Administrator werden in \Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config5.ini gespeichert (und zusätzlich in die config5.ini des jeweiligen Anwenders kopiert). PhraseExpress liest für normale Anwender bei jedem Programmstart die jeweils aktuellen Einstellungen wieder neu aus der gemeinsam genutzten config5.ini.
Normaler Anwender greift auf den PhraseExpress Server der Netzwerk Edition zu	Wenn dem Anwender im Client Manager Konfigurationsrechte entzogen wurden, verwendet er die Anwendereinstellungen aus \Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\PhraseExpress\config5.ini, wenn diese vorhanden sind. Wenn der Anwender Konifgurationsrechte hat, werden die Einstellungen aus der config5.ini des jeweiligen Anwenders gelesen.

Kommandozeilenparameter für die PhraseExpress Programmdatei:

Kommandozeilenparameter	Erläuterung
-DEBUG	Erstellt im Programmverzeichnis eine Datei debug.txt, die uns bei der Fehlersuche helfen kann, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen. Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, daß den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt. Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.
-DICTIONARY=Dateipfad	Hiermit können Sie PhraseExpress mit einer beliebigen Wörterbuchdatei der Textvorschlagsfunktion starten. Wenn Sie die Zugriffsrechte der Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) setzen, werden keine neuen Wörter/Sätze hinzugelernt.
-TOOLBAR	PhraseExpress wird zusammen mit einem Fenster gestartet, daß die Wortliste der Textvorschlagsfunktion anzeigt und Schnellzugriff auf häufig benötigte Parameter bereitsstellt. Dieses Zusatzfenster ist nur für Testzwecke interessant.

Deinstallation

Videodemonstration

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie PhraseExpress über Start Programme PhraseExpress PhraseExpress deinstallieren

Ihre Phrasendatei bleibt nach der Deinstallation zum Schutze vor versehentlichem Datenverlust auf jeden Fall erhalten und wird nicht automatisch gelöscht. Bei Bedarf können Sie die Datei \Eigene Dateien\PhraseExpress\phrases.pxp manuell entfernen.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es angeblich noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-ALT-DEL, um den Taskmanager zu öffnen. Wechseln Sie zum Register, markieren Sie den Prozess phraseexpress.exe und beenden Sie den Prozess. Dann sollte sich die Deinstallation erfolgreich abschließen lassen.

Fehlersuche

Probleme mit Autotext oder Tastenkombinationen?

Stört Sie ein bestimmter Autotext?

Videodemonstration

Klicken sie direkt nach der unerwünschten Textersetzung bei gedrückter SHIFT-Taste auf das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste. Hierdurch öffnet sich der zuletzt ausgeführte Textbaustein zur Bearbeitung, den Sie nun ändern oder löschen können.

Funktioniert Autotext überhaupt nicht?

• Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist.
• Das Programmsymbol darf kein graues Ausrufezeichen beeinhalten. Klicken Sie gegebenenfalls bei gedrückter STRG-Taste auf das Programmsymbol, um PhraseExpress zu aktivieren.
• Existiert der Autotext überhaupt in der aktuell verwendeten Phrasendatei? Öffnen Sie die PhraseExpress Einstellungen und suchen Sie den gewünschten Autotext. Stellen sie sicher, daß der Autotext keine eventuell unerwünschten Leerzeichen enthält.
• Prüfen Sie, ob die Autotext-Option in den Ordner-Detaileinstellungen aktiviert ist, in der sich die Phrase mit dem gewünschten Autotext befindet.
• Beachten Sie, daß Autotext und Tastenkombinationen deaktiviert sind, während das PhraseExpress Programmfenster geöffnet ist.
• Ist der zum Autotext zugehörige Phraseninhalt leer? Enthält er vielleicht eine fehlerhafte Makrofunktion?
• Läuft eventuell noch ein anderes tastaturrelevantes Utility im Hintergrund? Schließen Sie zwecks Eingrenzung möglicher Fehlerquellen alle anderen Anwendungen und versuchen Sie den Autotext in Windows Notepad als Zielapplikation.
• Stellen Sie sicher, daß die MS Office AutoKorrektur-Funktion und ähnliche Programme deaktiviert sind, weil diese ansonsten mit PhraseExpress kollidieren können.

Erhalten Sie keine Textvorschläge?

• Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist.
• Das Programmsymbol darf kein graues Ausrufezeichen beeinhalten. Klicken Sie gegebenenfalls bei gedrückter STRG-Taste auf das Programmsymbol, um PhraseExpress zu aktivieren.
• Prüfen Sie in den Einstellungen, ob die Textvorschlagsfunktion unter Funktionen aktiviert ist.
• Beachten Sie, daß Textvorschläge ausschließlich für ganze Sätze gemacht werden, die mit einem Satzzeichen abgeschlossen sind.
• Sätze müssen mindestens drei Mal identisch eingegeben werden, bevor sie vorgeschlagen werden.
• Wenn viele alternative Vervollständigungen in Frage kommen, müssen Sie die Eingabe zunächst fortsetzen, um die Anzahl möglicher Variationen zu verringern. Alternativ können Sie die maximale Vorschlagsanzahl im Aufklappmenü in den Einstellungen zur Vorschlagsfunktion erhöhen.
• Sätze müssen eine Mindestlänge haben, um von der Vorschlagsfunktion berücksichtigt zu werden. Diese Mindestlänge hängt von den Parametern Mindesteingabeersparnis und Genauigkeit ab. Wenn Sie beide Parameter verkleinern, werden auch kurze Sätze vorgeschlagen. Allerdings erhalten Sie dann auch viele unpassende Vorschläge, die störend sein können.
• In seltenen Fällen kann die Wörterbuchdatei korrupt sein, wenn keine Vorschläge angezeigt werden. Um das einzukreisen, benennen Sie die Datei words.pal im Anwendungsdatenverzeichnis um und starten Sie PhraseExpress erneut. Das Programm legt dann eine neue Datei an.
• Wenn die Wörterbuchdatei auf Nurlesen (read-only) gesetzt ist, werden keine neuen Sätze und Wörter gelernt und entsprechend keine Vorschläge für unbekannte Sätze gemacht.

Textbausteine können nicht verändert werden?

Textbausteine können aus folgenden Gründen für die Bearbeitung gesperrt sein ("read-only"/Nurlesemodus):

• Das 'read-only' Dateiattribut der verwendeten Textbausteindatei ist gesetzt.
• PhraseExpress wurde mit dem Kommandozeilenparameter -readonly gestartet.
• Sie verwenden eine Textbausteindatei von einem Webserver, die grundsätzlich nur im Nurlese-Modus verwendet werden kann.
• Sie verwenden die Textbausteindatei mit einer älteren PhraseExpress Programmversion, als die, mit der die Datei zuletzt bearbeitet wurde. Diese ältere Version kennt aber noch nicht etwaige Dateibestandteile, die für neue Funktionen hinzugefügt wurden. Damit diese Daten nicht durch die alte Version gelöscht werden, setzt PhraseExpress die Datei auf Nurlesen. Laden Sie die Textbausteindatei mit der Version, mit der Sie geschrieben wurde.
• Bei Verwendung der Netzwerkversion:
  • Die Bearbeitung ist gesperrt, solange ein anderer Anwender im Netzwerk die PhraseExpress Einstellungen geöffnet hat.
  • Sie haben eventuell keine Schreibrechte auf die Textbausteindatei oder einen bestimmten Textbausteinordner.
  • Sie haben zur Zeit keine Netzwerkverbindung und verwenden temporär die Offline Netzwerk Cachedatei, die nicht verändert werden kann.
  • Verwenden Sie für alle Arbeitsplatzinstallation im Netzwerk die gleiche Version

Technischer Kundendienst

Bei technischen Problemen helfen wir Ihnen gerne auf unseren Supportseiten: http://support.phraseexpress.de