PhraseExpress v12 - Outlook Add-In - Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Systemvoraussetzungen

  • Installation der PhraseExpress Textbausteinverwaltung v12 (Download)
  • Installiertes Microsoft Outlook 2010 (oder neuer).
  • Die Erweiterung kann nicht im portablen Modus von PhraseExpress betrieben werden, weil es im Betriebssystem des Gastrechners als Outlook Add-In registriert wird.
  • Die Erweiterung kann kostenlos getestet werden und es erscheinen gelegentlich Lizenzierungshinweise. Das Add-In ist Bestandteil der Enterprise Edition Lizenz.
  • Das Add-In ermittelt einige Daten anhand einer linguistischen Inhaltsanalyse. Diese kann aufgrund dialektischer Besonderheiten, Abweichungen vom üblichen Aufbau einer Email systembedingt nicht mit 100% Zuverlässigkeit funktionieren. Bitte überprüfen Sie daher stets die mit dem Add-In erstellten Inhalte auf Richtigkeit vor dem Absenden einer Email.

Installation

  1. Beenden Sie Microsoft Outlook.
  2. Installieren Sie den gewöhnlichen PhraseExpress Client mit aktivierter Outlook Add-In Option.
  3. Folgen Sie den Anweisungen im Zuge der Installationsprozedur. Wir empfehlen Ihnen bei erster Verwendung, die Beispiel-Textbausteine zu installieren!

Das Add-In startet automatisch mit der PhraseExpress Hauptanwendung und benötigt keine Konfiguration.

Erste Schritte

Videodemo

Wenn die Addin-Textbausteinbeispiele installiert haben, können Sie sofort loslegen:

  1. Starten Sie PhraseExpress und Outlook.
  2. Markieren Sie eine beliebige Email mit normaler Gestaltung (Anrede, Inhalt und Grußformel) im Outlook Posteingang.
  3. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG-R, um die Email zu beantworten.
  4. Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie die gewünschte Anrede:

    Anrede aus Auswahlmenü wählen
    Alternativ können Sie in der Antwort-Email auch den Autotext "sgh" (Abkürzung für "Sehr geehrter Herr"), oder "sgf" oder noch kürzer "sg" gefolgt von einem Leerzeichen eingeben, um die Anrede ohne Maus aufzurufen. Bei englischsprachigen Emails geben Sie stattdessen "Dear" und ein Leerzeichen ein.

Funktionsweise

Das Outlook Add-In erweitert PhraseExpress um neue Makrofunktionen:

Erweiterung der Makrofunktionen

Die Outlook-Makrofunktionen ermöglichen den Zugriff auf Daten der Email, die aktuell im Outlook Posteingang markiert ist:

  • Sie können die Emailadresse des Absenders oder des Empfängers, den Betreff oder Nachrichteninhalt verwenden, um eine Email automatisiert zu beantworten (persönliche Anrede mit Namen, Textbausteinauswahl passend zum Emailinhalt und Email-Signatur).
  • Die integrierte Textanalyse ermittelt den Vor-/Zunamen, ggf. akademische Titel und das Geschlecht des Absenders, damit Sie Ihre Kommunikationspartner automatisch und persönlich mit Namen begrüßen können.
  • Zusammen mit den Stringbefehlen in PhraseExpress können Sie den Nachrichteninhalt auf bestimmte Wörter durchsuchen und automatisiert dazu passende Textbausteine vorschlagen lassen.

Die Outlook Add-In Makrofunktionen können mit anderen PhraseExpress Makrofunktionen zur automatisierten Textbaustein-Generierung kombiniert werden.

Eine allgemeine Einführung in Makrofunktionen finden Sie im PhraseExpress Handbuch.

Makrofunktionen

Das Outlook Add-In erweitert PhraseExpress um folgende Makrofunktionen:

Makrofunktion Beschreibung Ausgabebeispiel
{#OLMAILDATA fromtitle} Titel des Absenders Prof. Dr.
{#OLMAILDATA fromfirstname} Vorname des Absenders Paul
{#OLMAILDATA fromlastname} Nachname des Absenders Meyer
{#OLMAILDATA frommail} Emailadresse des Absenders absender@adresse.de
{#OLMAILDATA to} Emailadresse des Adressaten eigene@email.de
{#OLMAILDATA subject} Betreffzeile der Email RE: Anfrage
{#OLMAILDATA body} Nachrichteninhalt der Email  
{#OLMAILDATA gender} Durch Vornamensanalyse ermitteltes Geschlecht des Absenders 0: Nicht ermittelbar
1: Weiblich
2: Männlich
3: Beides möglich

Klicken Sie für weitere Informationen auf die Makrofunktion in dieser Liste oder studieren Sie die folgenden Beispiele, die schrittweise aufeinander aufbauen.

Das volle Leistungspotenzial entfaltet das Outlook Add-In erst im Zusammenspiel mit den PhraseExpress Makrofunktionen: Insbesondere die Wenn-Dann-Makrofunktion und die Makrofunktionen zur Stringbearbeitung ermöglichen erstaunliche Funktionen, wie die weiteren Beispiele zeigen werden:

Automatische Anrede mit Vornamen

{#OLMAILDATA fromfirstname} ermittelt durch Textanalyse der Email den Vornamen des Absenders.

Folgender Anrede-Textbaustein begrüßt den Email-Schreiber mit seinem Vornamen:

Hallo {#OLMAILDATA fromfirstname},

vielen Dank für Deine Email.

PhraseExpress ersetzt die Makrofunktion beim Aufruf dieses Textbausteins mit dem jeweiligen Namen des Absenders der Email.

Erkennung des Geschlechts

{#OLMAILDATA gender} ermittelt mit Hilfe einer intern gespeicherten Vornamenliste das Geschlecht des Email-Absenders.

Geschlecht des Absenders Ausgabe der Makrofunktion
Nicht ermittelbar 0
Weiblicher Absender 1
Männlicher Absender 2
Sowohl männlich als auch weiblich möglich 3

In Kombination mit der Wenn-Dann-Sonst-Funktion {#COND …} unterscheidet die Makrofunktion {#OLMAILDATA gender} in folgendem Beispiel, ob der Empfänger mit "Sehr geehrte Frau", bzw. "Sehr geehrter Herr" begrüßt wird:

{#COND -IF {#OLMAILDATA gender} = 1 -THEN Sehr geehrte Frau -ELSE Sehr geehrter Herr}

Wenn Sie sicher gehen möchten, dass die Anrede nicht falsch gewählt wird, wenn kein Geschlecht ermittelt werden konnte, können Sie eine neutrale Anrede "Guten Tag" durch Verschachtelung einer weiteren Wenn-Dann-Sonst-Funktion implementieren:

{#COND -IF {#OLMAILDATA gender} = 1 -THEN Sehr geehrte Frau -ELSE {#COND -IF {#OLMAILDATA gender} = 2 -THEN Sehr geehrter Herr -ELSE Guten Tag!}}

Diese zweite Wenn-Dann-Sonst-Funktion greift in dem Fall, wenn die Makrofunktion {#OLMAILDATA gender} weder 1 (für weiblich) noch 2 (für männlich) ausgibt.

Ermittlung des Nachnamens

{#OLMAILDATA fromlastname} gibt den Nachnamen des Absenders aus, zum Beispiel "Meyer" (ohne "").

Damit lässt sich das vorhergehendes Beispiel der geschlechtsspezifischen Anrede mit der Ausgabe des Nachnamens erweitern:

{#COND -IF {#OLMAILDATA gender} = 1 -THEN Sehr geehrte Frau -ELSE Sehr geehrter Herr} {#OLMAILDATA fromlastname}},

Je nach Geschlecht wird der Absender mit "Sehr geehrte Frau Meyer", bzw. "Sehr geehrter Herr Meyer" begrüßt.

Erkennung akademischer Titel

{#OLMAILDATA fromtitle} ermittelt einen etwaigen akademischen Titel des Absenders, zum Beispiel "Prof. Dr.".

Damit kann das vorgehende Beispiel mit einer Einbindung eines etwaigen akademischen Titels in der Begrüßung vervollständigt werden:

{#COND -IF {#OLMAILDATA gender} = 1 -THEN Sehr geehrte Frau -ELSE Sehr geehrter Herr} {#COND -IF {#OLMAILDATA fromtitle} != -THEN {#OLMAILDATA fromtitle} }{#OLMAILDATA fromlastname},

Dieser Textbaustein gibt "Sehr geehrter Herr Dr. Meyer" aus, sofern ein Titel in der beantworteten Email erkannt wurde.

Die im Beispiel zusätzlich enthaltene Wenn-Dann-Sonst-Funktion vermeidet in diesem Beispiel die Ausgabe eines doppelten Leerzeichens, wenn kein Titel gefunden wurde.

Auslesen der Absender-Emailadresse

{#OLMAILDATA frommail} liest die vollständige Absender-Emailadresse aus der aktuell in Outlook markierten Email aus.

In folgendem Beispiel wird ein bestimmter Text ausgegeben, wenn die Email von einem bestimmten Absender stammt:

{#COND -IF {#OLMAILDATA frommail} = support@test.de -THEN Hallo Support, vielen Dank für die Beantwortung meiner Anfrage.}

Wenn eine Email von "support@test.de" stammt, wird der Text "Hallo Support, vielen Dank für die Beantwortung meiner Anfrage." ausgegeben.

Expertentipp: Um die Absender-Emailadresse auf bestimmte Textbestandteile zu prüfen, eignet sich die String-Makrofunktion {#POS …}, die einen Wert größer 0 ausgibt, wenn der Teilstring im Text enthalten ist:

{#COND -IF {#POS {#OLMAILDATA frommail} -substr support} > 0 -THEN Hallo Support, vielen Dank für die Beantwortung meiner Anfrage.}

In diesem Beispiel wird der Textbaustein immer dann ausgegeben, wenn die Absender-Emailadresse den Text "support" beinhaltet.

Auslesen der Betreffzeile

{#OLMAILDATA subject} gibt die Betreffzeile der aktuell in Outlook markierten Email aus.

In folgendem Beispiel wird ein bestimmter Text ausgegeben, wenn der Betreff den Textbestandteil "FW:" beinhaltet:

{#COND -IF {#POS {#OLMAILDATA subject} -substr FW:} > 0 -THEN Diese Email wurde weitergeleitet}

Das Beispiel prüft mit der String-Makrofunktion {#POS …}, ob die Betreffzeile den Text "FW:" (für "forwarded" (engl. für "weitergeleitet") beinhaltet und gibt in diesem Fall den Text "Diese Email wurde weitergeleitet" aus.

Auslesen des Nachrichteninhalts

{#OLMAILDATA body} gibt den Nachrichteninhalt (engl. "body") der aktuell in Outlook markierten Email aus.

Im folgendem Beispiel wird mit der Makrofunktion {#INSERT …} das Auswahlmenü mit Textbausteinen des Textbausteinordner mit dem Autotext ##Ersatzteile eingeblendet, wenn die Email im Nachrichteninhalt das Wort "Ersatzteil" beinhaltet:

{#COND -IF {#POS {#OLMAILDATA body} -SUBSTR Ersatzteil} > 0 -THEN {#INSERT ##Ersatzteile}}

Auslesen der Empfänger-Emailadresse

{#OLMAILDATA to} gibt die Emailadresse des Empfängers aus; also diejenige, über die Sie die Email erhalten haben.

Die Makrofunktion {#balloon …} zeigt in folgendem Beispiel eine Sprechblase in der Startleiste, wenn die Email an Ihr Emailkonto "chef@test.de" gesendet wurde:

{#COND -IF {#OLMAILDATA to} = chef@test.de -THEN {#BALLOON -TITLE Achtung! -TEXT Diese Email ist an den Chef adressiert.}}

Automatisierter Aufruf

Die Makrofunktionen des Outlook Add-In sind am sinnvollsten bei der Beantwortung von Emails in Outlook.

Outlook-relevante Textbausteine können Sie automatisiert aufrufen, indem Sie die Outlook-Tastenkombination zum Beantworten einer Email (STRG-R) in PhraseExpress abfangen:

  1. Erstellen Sie einen Textbaustein, der bei der Beantwortung einer Outlook Email automatisch aufgerufen werden soll.
  2. Definieren Sie für den Textbaustein eine Programmbeschränkung auf Outlook (Anleitung).
  3. Weisen Sie dem Textbaustein die Tastenkombination STRG-R zu. Wenn Sie später diese Tastenkombination betätigen, wird diese von PhraseExpress statt von Outlook ausgewertet.
  4. Setzen Sie ganz zu Anfang des Textbausteins die Makrofunktion {#CTRL -CHARS r} zur Simulation der Betätigen der Tastenkombination STRG-R . Damit wird Outlook angewiesen, ein neues Fenster zur Beantwortung der aktuell markierten Email zu öffnen. Direkt im Anschluss sollten Sie eine kurze Pause mit der Funktion {#SLEEP 300} anfügen, damit auch ältere Rechner das Outlook Antwortfenster aufgebaut haben.
Ergebnis:

Outlook Textbaustein

Nach der Sleep-Makrofunktion folgt dann der eigentliche Textbaustein.

Fehlersuche

Videoanleitung

In diesem Kapitel finden Sie Hinweise und Tipps, falls Probleme mit dem Add-In auftreten:

  • Beachten Sie, ob die Systemvoraussetzungen für das Add-In erfüllt sind.
  • Wurde PhraseExpress überhaupt gestartet? PhraseExpress kann nur funktionieren, wenn das PhraseExpress Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten links in der Windows Taskleiste auf das Startsymbol » Alle Programme » PhraseExpress » PhraseExpress.
  • Wurde das Add-In erfolgreich in Outlook registriert und aktiviert (siehe Screenshot)? Andernfalls wechseln Sie in Outlook zu den deaktivierten Add-Ins und aktivieren Sie das PhraseExpress Outlook Add-In.
  • Wenn das PhraseExpress Hauptprogrammfenster geöffnet, sind alle Funktionen deaktiviert. Minimieren Sie das Hauptprogrammfenster, damit PhraseExpress funktionieren kann.
  • Zeigt PhraseExpress ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Wird keine Information aus der Email ermittelt?

Das Add-In funktioniert mit Emails, die Sie im Outlook Posteingang markieren und direkt im Anschluss beantworten.

Das Add-In analysiert die Email und wählt aus verschiedenen Datenfeldern den wahrscheinlichsten Treffer für den Namen aus.

Wenn kein Name ausgegeben wird, scheint die Email ungewöhnlich formatiert zu sein. Wir freuen uns, wenn Sie uns solche Emails an die Adresse outlookaddin@phraseexpress.com weiterleiten. Wir analysieren den Aufbau der Email, um die Namenserkennung weiter zu optimieren. Sie können selbstverständlich den Textinhalt zwischen Anrede und Abschiedsfloskel entfernen. Wir vernichten die Email nach Analyse umgehend und sichern größtmögliche Vertraulichkeit zu.

Bei digital signierten/verschlüsselten E-Mails kann das Add-In keinen Nachrichteninhalt auslesen und daher auch keinen Namen extrahieren.

Werden Informationen ausgegeben, die zu einer anderen Email gehören?

Das Add-In extrahiert Informationen aus der zuletzt im Posteingang von Outlook markierten Email.

Wechsel zu einer anderen Email, die zum Beispiel zuvor im Hintergrund geöffnet war, kann das Add-In nicht erkennen.

Wird Vor- und Zuname verwechselt?

Wenn die Email von gewissen Email-Formatierungsstandards abweicht, dann werden eventuell falsche Informationen ermittelt. Daher sollten Sie stets vor dem Absenden einer vom Add-In ausgefüllten Email auf Korrektheit prüfen.

Wird das Geschlecht des Emailempfängers nicht/falsch ermittelt?

Das Add-In ermittelt das Geschlecht des Emailempfängers anhand einer umfangreichen Vornamen-Datenbank. Bei ungewöhnlichen Vornamen kann das Geschlecht womöglich nicht erkannt werden. Wir bemühen uns, die Namensliste weiter zu vervollständigen.

Warenzeichenhinweis

Microsoft® und Outlook® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation, bzw. Microsoft GmbH.

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