PhraseExpress v12 - Client Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Installation

PhraseExpress wird auf dem Rechner installiert oder kann im portablen Modus ohne Installation von einem USB Stick betrieben werden.

Installation auf Rechner

Videoanleitung

  1. Laden Sie die Installationsdatei herunter.
  2. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Installationsdatei "PhraseExpressSetup.exe".
  3. Registrieren Sie die Installation gegebenenfalls mit einem gekauften Lizenzschlüssel.

Um eine Kollision der PhraseExpress Rechtschreibkorrektur-Funktion mit der AutoKorrektur-Funktion einer bestehenden Microsoft Office-Anwendung zu vermeiden, importieren Sie die AutoKorrektur-Einträge aus MS Word in PhraseExpress und deaktivieren Sie die AutoKorrektur-Funktion in Ihrer Office-Anwendung.

Die Installation erfordert Administrationsrechte. Alternativ können Sie PhraseExpress im portablen Modus ohne Administratorrechte verwenden.

Die Verteilung im Unternehmensnetzwerk beschreibt die PhraseExpress Server Dokumentation, bzw. SQL Client Manager Dokumentation.

Portable Verwendung

Videoanleitung

Um PhraseExpress ohne Installation zu verwenden:

  1. Laden Sie das "Portable Edition" ZIP-Archiv herunter.
  2. Extrahieren Sie den Inhalt des Archivs in ein Dateiverzeichnis des USB Speichermediums.
  3. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf die PhraseExpress.exe Programmdatei direkt vom USB Speichermedium.

PhraseExpress erkennt den Start von einem USB Speichermedium und wechselt automatisch in einen "portablen Modus", der in der Programm-Titelzeile angezeigt wird.

Der portable Modus kann mittels Kommandozeilenparameter -portable erzwungen werden, zum Beispiel, wenn Sie PhraseExpress direkt von einem Festplattenverzeichnis starten möchten.

Im portablen Modus schreibt PhraseExpress Konfigurations- und Anwenderdaten in das gleiche Verzeichnis, in dem sich die Programmdateien befinden. Nach Möglichkeit werden keine Daten auf den Gastrechner gespeichert und einige Funktionen stehen daher nicht Verfügung (zum Beispiel das Outlook Add-In).

Sofern eine Textbausteindatei vorhanden ist, kopieren Sie diese auf das USB Speichermedium, starten Sie PhraseExpress und laden Sie die Textbausteindatei von dort.

Die Textbausteindatei muss sich in einem beliebigen Verzeichnis des gleichen Speichermediums befinden, auf dem die Programmdatei gespeichert ist.

Beachten Sie bei Verwendung des portablen Modus die besonderen Hinweise bezüglich der Lizenzschlüssel-Registrierung.

Beenden Sie PhraseExpress vor dem Herausziehen des USB Speichermediums, um Datenverlust zu vermeiden!

Programmaktualisierung

  1. Erstellen Sie eine Datensicherung Ihrer Textbausteindatei.
  2. Installieren Sie die neue Version einfach über eine bestehende Vorversion.
  3. Die neue Version aktualisiert die Textbausteindatei in das neue Dateiformat zur Unterstützung neuer Funktionen.

Frühere PhraseExpress Versionen können Textbausteindateien neuerer Versionen nicht lesen.

Erste Schritte

Nach dem Programmstart erscheint das Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste:

Startleistensymbol

Dieses Symbol ist der Hauptzugang zu PhraseExpress:

Für einen schnellen Zugriff auf diese Funktionen lassen sich Tastenkombinationen definieren.

Fehlt das Symbol, klicken Sie auf das kleine Dreieck unten rechts in der Startleiste, und ziehen Sie das Symbol aus dem Aufklappmenü auf die Startleiste. Wenn das nicht hilft, probieren Sie unsere Fehlersuche.

Was als nächstes?

  • Speichern Sie häufig benötigte Texte (Antwortvorlagen, E-Mail- oder Postadressen, Bankverbindungen, etc.)
  • Importieren Sie bereits existierende Textbausteine aus anderen Anwendungen oder Microsoft Word AutoCorrect/Autotexte.
  • Aktivieren Sie die Textvorschlagsfunktion, damit häufig verwendete Texteingaben bei Ihrer täglichen Schreibarbeit automatisch als Textbausteine gespeichert werden. Nach einer kurzen Lernphase schlägt Ihnen PhraseExpress diese Texte zum automatischen Vervollständigen vor.
  • Experimentieren Sie mit den Textbausteinbeispielen oder laden Sie weitere kostenlose Textbausteinsammlungen herunter.

Textbausteine verwalten

Mit PhraseExpress können Sie Textbausteine erstellen, einfügen, suchen, bearbeiten, exportieren, löschen und in mehreren Ebenen verwalten.

Textbaustein erstellen

Videoanleitung

So erstellen Sie einen neuen Textbaustein:
  1. Markieren Sie den gewünschten Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Klicken Sie auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl "Neuer Textbaustein…".
    Alternativ betätigen Sie die Tastenkombination STRG-ALT-C.
  3. PhraseExpress erfasst den markierten Text und zeigt ein Fenster zur Eingabe weiterer Details:

Phrasendetails

Bei formatierten Text zeigt "Speichern als…" weitere Optionen:

Formatierungs­option Eigenschaften
  • Beansprucht den geringsten Platz in der Textbaustein­datei.
  • Funktioniert in allen Ziel­programmen.
  • Makro­funktionen können in der klassischen Ansicht gezeigt werden.
  • Keine Formatierung oder Bilder.

Formatierte Textbausteine erfordern mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei.

  • Dieses Textbaustein­format speichert spezielle Word Text­formatierungen, eingebettete Objekte (z.B. Excel Tabellen), Platzhalter und dynamisch generierte Seitenzahlen, etc.
  • Mehr Speicherplatz­verbrauch in der Textbaustein­datei. Geringere Performance bei der Verarbeitung und dem Einfügen, da Microsoft Word hierzu im Hintergrund geöffnet werden muss.
  • Keine Unterstützung von PhraseExpress Makro­funktionen, Duplikatsuche, Mengenbearbeitung, Suchen & Ersetzen und Funktionen, die den Textbausteininhalt ändern (Suchen & Ersetzen, Mengenbearbeitung, Duplikatsuche, etc.).
  • Installiertes Microsoft Word erforderlich.

Fehlen die Menübefehle zum Erstellen neuer Textbausteine, wurden diese vom Systemadministrator zum Schutz vor Fehlbedienung deaktiviert, oder es fehlen Schreibrechte auf die Textbausteindatei.

Textbaustein einfügen

Videoanleitung

Klicken Sie in der Zielanwendung an die gewünschte Position und wählen Sie eine der folgenden Methoden:

  • Klicken Sie das PhraseExpress Startleistensymbol mit der linken Maustaste, und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus dem Auswahlmenü.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination ALT-Leerzeichen und benutzen Sie die Schnellsuche.
  • Geben Sie den Autotext ein, der gegebenenfalls für den Textbaustein definiert wurde.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die gegebenenfalls für den Textbaustein definiert ist.
  • Wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus einem Desktopmenü.

Videoanleitung

Das Auswahlmenü bietet schnellen Zugriff auf Ihre Textbausteine:

Um das Auswahlmenü mit dem gesamten Textbausteinbestand (ab der obersten Ordnerebene) zu öffnen, klicken Sie auf das PhraseExpress Symbol unten rechts in der Startleiste oder betätigen Sie die einstellbare Tastenkombination ALT-Leerzeichen.

Um ein bestimmten Textbaustein-Unterordner direkt zu öffnen, betätigen Sie die Tastenkombination oder tippen Sie den Autotext, den Sie für den entsprechenden Ordner definiert haben.

Auswahl eines Eintrages:
  • Klicken Sie den gewünschten Textbaustein mit der linken Maustaste zum Einfügen in die Zielanwendung.
  • Geben Sie einige Zeichen der Beschreibung ein, um mittels Schnellsuche den gewünschten Eintrag zu finden.
  • Mit Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf gelangen Sie schrittweise zum gewünschten Eintrag.
  • Wenn mehr Einträge vorhanden sind, als in das Auswahlmenü passen, erscheinen oben, bzw. unten rechts Indikatoren.
  • Bild Auf- und Bild Ab springt zum obersten, bzw. untersten aktuell sichtbaren Element.
  • Taste Pos1 springt direkt zum ersten Eintrag und Ende zum letzten aller Einträge.
  • Pfeil Rechts-Taste öffnet den Inhalt des ersten Textbausteinunterordners. Pfeil Links-Taste schließt einen Unterordner.
  • "Schnellwahltasten" dienen zur Direktauswahl eines gewünschten Textbausteins.
  • Die einstellbare Bestätigungstaste TAB fügt den vorgewählten Textbaustein in die Zielanwendung ein.
Ein Rechtsklick auf einen Eintrag zeigt kontextsensitive Optionen:
  • Einfügen eines Texts mit oder ohne Textformatierung.
  • Kopieren des ausgewählten Textbausteins in die Zwischenablage.
  • Senden einer E-Mail an einen Empfänger, wenn der Eintrag eine E-Mailadresse beinhaltet.
  • Öffnen einer Internetseite, wenn der Textbaustein eine URL beinhaltet.
  • Öffnen des Dateiordners, wenn der Eintrag einen Dateipfad beinhaltet.

Textbausteine, die programm- oder zugriffsbeschränkt sind, werden gegebenenfalls aus dem Auswahlmenü gefiltert.

Nach Betätigung der Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste oder bei Aufruf des Auswahlmenüs per Tastenkombination kann der Textbaustein auch mit ENTER eingefügt werden.

Die ESC-Taste bricht die Textbausteinauswahl, bzw. eine Suche im Auswahlmenü ab.

Bei Auswahl eines Eintrags bei gedrückter STRG-Taste wird der Textbaustein in die Zwischenablage kopiert, statt in die Anwendung eingefügt. Das ist hilfreich, wenn das direkte Einfügen des Textbausteins in die Zielapplikation scheitert.

Bei gedrückter SHIFT-Taste wird ein formatierter Textbaustein ohne Formatierung eingefügt.

Die Größe des Auswahlmenüs ändern Sie durch Ziehen an den Rändern.

Desktopmenüs

Videoanleitung

Das Auswahlmenü wird nach Einfügen eines Textbausteins automatisch wieder ausgeblendet.

Um Auswahlmenüs dauerhaft auf dem Desktop zu fixieren:

  • Klicken Sie auf das Stecknadel-Symbol der Titelleiste eines Auswahlmenüs.
  • Oder ziehen Sie einen Textbausteinordner aus einem Auswahlmenü an eine freie Stelle des Desktops.
  • Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textbausteinordner und wählen Sie "Auf dem Desktop platzieren"

Ein Klick auf das X der Titelleiste schließt das Desktopmenü. Zum Ändern der Größe ziehen Sie an den Rändern eines Desktopmenüs.

Ein Doppelklick auf die Titelleiste klappt das Desktopmenü ein, bzw. aus.

Desktopmenüs lassen sich auf bestimmte Programme beschränken und erscheinen dann automatisch nur zusammen mit den ausgewählten Anwendungen.

Beispiel: Ein Textbausteinordner "Kontonummern" ist nur sichtbar, wenn Sie Onlinebanking-Seite im Internetbrowser geöffnet haben, der automatisch beim Wechsel zu anderen Programmen wieder ausgeblendet wird.

Textbausteine bearbeiten

Textbausteine bearbeiten Sie im Hauptprogrammfenster. Dort können Sie Textbausteinen Tastenkombinationen, Autotexte, Programmbeschränkungen oder Zugriffsbeschränkungen zuweisen.

Um das Hauptprogrammfenster zu öffnen:

Videoanleitung

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol und wählen Sie Textbausteine bearbeiten.
  • Oder klicken Sie mit rechter Maustaste auf einen Eintrag im Auswahlmenü oder Desktopmenü, und wählen Sie Bearbeiten.
  • Oder klicken Sie bei gedrückter SHIFT-Taste auf das Startleistensymbol.
  • Betätigen Sie die Tastenkombinationen zum Öffnen des Hauptprogrammfensters, sofern unter Einstellungen » Tastenkombinationen konfiguriert.

Das Programmfenster dient der Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Textbausteine:

Programmfenster

Auf der linken Seite organisieren Sie Textbausteine in einer frei konfigurierbaren Baumstruktur.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen.

Markieren Sie einen Textbaustein in der Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Programmfensters zu bearbeiten.

Mittels gedrückter STRG und/oder SHIFT-Taste markieren Sie mehrere Elemente in der Baumansicht.

Ziehen Sie externe Dateien oder Dateiordner in die Baumansicht, um diese in PhraseExpress zu importieren.

Bei zugriffsbeschränkten Textbausteinen beachten Sie die Hinweise zum Verschieben/Kopieren von Textbausteinen.

Tastenkombinationen verwenden

Videoanleitung

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird das gleichzeitige Betätigen einer oder mehrerer der Tasten SHIFT, STRG, WIN, ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl, Funktionstaste (F1-F12) oder einer Maustaste bezeichnet.

Anwendungsbeispiel:

Ein Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" kann durch Betätigung der Tastenkombination STRG-ALT-G eingefügt werden.

Bei eifriger Nutzung werden Sie sich jedoch schon bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern.

Daher können Sie in PhraseExpress dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner zuweisen, der mehrere Textbausteine beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü zur Auswahl des gewünschten Textbausteins. Eine einzige Tastenkombination ermöglicht damit den schnellen Zugriff auf mehrere Textbausteine.

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Viele Kombinationen mit der WIN-Taste sind bereits für Windows reserviert und haben dort gegebenenfalls Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. SHIFT- oder STRG- zusammen mit der ALT-Taste und einem Buchstaben.

Verwenden Sie Maustasten stets in Kombination mit den Tasten STRG, WIN, SHIFT und ALT.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Tastenkombinationen.

In den Einstellungen ändern Sie die Tastenkombinationen zum Ausführen eines im Auswahlmenü markierten Textbausteins.

Autotext verwenden

Videoanleitung

Autotexte sind Textabkürzungen, die PhraseExpress mit dem dazugehörigen Textbaustein ersetzt.

Anwendungsbeispiele für Autotext:
  • Die Eingabe 'sgh' ersetzt PhraseExpress mit dem Satz 'Sehr geehrter Herr'.
  • Ein Autotext 'supre' führt den Textbaustein 'super' aus und korrigiert damit den Tippfehler.
  • Ein Autotext "#anrede" könnte ein Auswahlmenü mit verschiedenen Anredevorlagen aufrufen.
  • Mediziner können ICD-10 Codes in Diagnosen wandeln (und umgekehrt) - Videodemo
  • Textbausteine können Makrofunktionen beinhalten, um z.B. Programme oder Dateien zu öffnen oder Berechnungen durchzuführen. Die Eingabe von 'calc' könnte somit den Taschenrechner starten oder 'wiki' die Internetseite Wikipedia.de öffnen.

Das Kapitel "Fehlersuche" hilft bei Problemen mit Autotexten.

Bei unerwünschten Textersetzungen hilft das Thema "Unerwünschte Autotexte".

Bei grau dargestellten Autotextoptionen ist die Autotextfunktion im (übergeordneten) Textbausteinordner deaktiviert oder es fehlen Bearbeitungsrechte.

Autotext-Optionen im Einfachmodus

Der Einfachmodus bietet drei Autotext-Optionen:

Option Beschreibung

Nach Eingabe des Autotexts und Abschluss mit ENTER, TAB oder eines Satz- oder Leerzeichens wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:

Standard Nachzeichen

Unmittelbar nach Eingabe des letzten Buchstabens des Autotexts wird der dazugehörige Textbaustein eingefügt:

Sofort ausführen

Vermeiden Sie Autotexte, die Bestandteil eines Wortes sind. Zum Beispiel würde der Autotext „Ing“ (für das Wort "Ingenieur") ungewollt bei Eingabe der ersten drei Buchstaben des Wortes "Ingelheim" ausgelöst werden.

Der Textbaustein wird nach dessen Autotext-Eingabe in einem Auswahlmenü zum Einfügen vorgeschlagen:

Optional ausführen

Der Vorschlag wird durch Drücken der einstellbaren Bestätigungstaste angenommen oder durch Weitertippen ignoriert.

Der Textbaustein wird nach Eingabe des Anfangs der Textbausteinbeschreibung vorgeschlagen. Die Definition eines Autotexts wird damit überflüssig.

Videoanleitung

Die Anzahl der einzugebenden Zeichen zur Anzeige der Vorschläge wird unter Einstellungen » Auswahlmenü eingestellt:

SmartComplete

SmartComplete aktiviert automatisch die Optionen Groß-/Kleinschreibung unterscheiden und Manuelle Bestätigung.

Autotext-Optionen im Expertenmodus

Der Expertenmodus bietet weitere Autotextoptionen:

Beispiele für fortgeschrittene Autotext-Konfigurationen:
  • Soll das Satz-/Leerzeichen nach einem Autotext nicht ausgegeben werden?
  • Sollen Tippfehler stets nur Wortanfang/-mitte/-/ende korrigiert werden, zum Beispiel Tippfehler am Wortende "…ign" » "…ing"?
  • Sollen Autotexte nur nach Eingabe einer Zahl oder nur nach Eingabe eines bestimmten Zeichens erkannt werden?
Vor- und Nachzeichen

Die folgenden Optionen erfordern ein gewisses technisches Verständnis des Themas Autotext und sind erfahrenen Anwendern vorbehalten.

Das Zeichen, das zwecks Erkennung eines Autotextes der laufenden Texteingabe voranstehen muss, heißt Vorzeichen. Das Zeichen, das zur Ausführung des Autotextes auf die Eingabe folgen muss, ist das Nachzeichen.

Sie können nun in PhraseExpress das zur Erkennung eines bestimmten Autotextes erforderlichen Vor- und Nachzeichen separat für jeden Textbaustein oder auch für einzelne Textbausteinordner definieren:

Vor-/ Nachzeichen Einstellung Erläuterung

Es muss irgendein beliebiges Zeichen, Buchstabe, Zahl, ENTER, TAB oder Leer­zeichen vor, bzw. nach dem Autotext eingegeben werden.

 

Nur für Nachzeichen verfügbar: Der Autotext wird direkt nach Eingabe des letzten Zeichens des Autotexts ausgeführt.

 

Es werden die Standard- Vorzeichen und -Nachzeichen verwendet (wie in den Experten­optionen eingestellt).

Vor, bzw. nach dem Autotext muss die ENTER/ TAB/ Leerzeichen- Taste betätigt werden.

Vor, bzw. nach dem Autotext muss ein Buchstabe von a-z, bzw. eine Zahl 0-9 eingegeben werden.

Anwendungs­beispiel: Der Autotext "fpg" mit der Einstellung "Buchstaben" als Vor-/ Nachzeichen wird automatisch mit dem Textbaustein "füg" ersetzt. Damit werden Tipp­fehler ausschließlich inmitten eines Wortes (also zwischen anderen Buchstaben), wie zum Beispiel "einfpgen" in "einfügen" korrigiert.

Bei Wahl dieser Option erscheint ein Eingabefenster, in das Sie ein oder mehrere Zeichen eingeben können, die zur Erkennung des Autotextes jeweils vor, bzw. nach der Texteingabe erforderlich sind. Es gilt jeweils ein einzelnes Zeichen als Vor-/Nachzeichen.

Trennen Sie die einzelnen Zeichen nicht durch Komma oder ähnliches, weil diese Trennzeichen ebenfalls als Vor-/Nachzeichen interpretiert werden würden. Schreiben Sie die einzelnen Zeichen direkt hintereinander. Beispiel: ;.:_+

Sie können für die ENTER-Taste auch den Code #13 und für die Tab-Taste den Code #9 verwenden.

Diese Funktion ist nur noch aus Kompatibilitätsgründen aktiv und sollte nicht mehr verwendet werden.

Nur für Nachzeichen verfügbar: Bei inkrementellem Autotext gibt es kein bestimmtes Nachzeichen. Stattdessen werden nach Eingabe der ersten Zeichen eines Autotexts alle passenden Textbausteine in einem Auswahlmenü angezeigt, deren Autotexte mit der Texteingabe beginnen. Mit fortschreitender Texteingabe werden die Treffer entsprechend eingegrenzt.

Konfigurationsbeispiele für Vor- und Nachzeichen:
Gewünschtes Verhalten Vorzeichen Nachzeichen

Ein Autotext z.B. 'ab' wird nur bei seiner direkten Eingabe als separates Wort berücksichtigt.

Am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' wird er ignoriert.

Dies ist die Standardeinstellung und für die meisten Anwendungen die richtige Wahl.

Ein Autotext z.B. 'ab' wird sowohl am Wortanfang 'absolut', innerhalb von 'haben' und am Wortende 'vorab' berücksichtigt.

Diese Kombination eignet sich, um zum Beispiel Buchstabendreher an jeder Stelle eines Wortes zu korrigieren.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortanfang von 'absolut' berücksichtigt, aber nicht innerhalb von 'haben' oder am Wortende 'vorab'.

Hier werden Buchstabendreher ausschließlich am Wortanfang korrigiert.

Ein Autotext 'ab' wird am Wortende 'vorab' berücksichtigt, aber nicht am Wortanfang 'absolut' oder innerhalb von 'haben'.

Diese Einstellung kann zur Korrektur von Buchstabendrehern nur am Wortende dienen.

Manuelle Bestätigung

Videoanleitung

Bei aktivierter Option "Manuelle Bestätigung" wird ein Textbaustein bei Eingabe des Autotextes zunächst in einem Auswahlmenü angeboten. Sie können nun einfach weiter tippen oder den Textbaustein mit der einstellbaren Bestätigungstaste ausführen.

Nachzeichen entfernen

Soll das für die Ausführung des Autotextes gegebenenfalls erforderliche Nachzeichen im Anschluss der Textausgabe nicht ausgegeben werden, aktivieren Sie die Option "Nachzeichen nach dem Autotext unterdrücken".

Diese Option ist nicht erforderlich, wenn das Nachzeichen auf Keine oder Inkrementell eingestellt wurde.

Groß-/Kleinschreibungsautomatik

Bei deaktivierter Autotext-Option "Groß-/Kleinschreibung unterscheiden" tritt die automatische Groß-/Kleinschreibung nach folgenden Regeln in Kraft:

  • Geben Sie einen Autotext in Kleinbuchstaben ein, startet die Textbausteinausgabe ebenso mit einem Kleinbuchstaben.
  • Schreiben Sie den ersten Buchstaben des Autotexts groß, wird auch der erste Buchstabe des Textbausteininhaltes groß ausgegeben.
  • Geben Sie mindestens die ersten Buchstaben des Autotextes groß ein, wie in den Experteneinstellungen definiert, wird der gesamte Textbausteininhalt in Großbuchstaben ausgegeben.
AutoCaps
Beispiele für die Groß-/Kleinschreibautomatik:
Eingabe Textbaustein Ausgabe
bsp beispiel beispiel
Bsp beispiel Beispiel
BSP Beispiel BEISPIEL
Erforderliche Einstellungen:
  • Der Textbausteininhalt muss mit einem Kleinbuchstaben beginnen.
  • Der dazugehörige Autotext muss vollständig in Kleinschrift definiert sein.
  • Der Autotext darf im Textbausteinbestand nicht nochmals mit abweichender Groß-/Kleinschreibung existieren.
  • Die Groß-/Kleinschreibungsautomatik muss in den Experteneinstellungen » Verschiedenes aktiviert sein.

Programmbeschränkung

Textbausteine lassen sich in alle Programme einfügen, können aber auch auf bestimmte Programme beschränkt werden.

Videoanleitung

Programmbeschraenkung

Anwendungsbeispiele:
  • Die Abkürzung "MFG" wird in einer E-Mailanwendung mit "Mit freundlichen Grüßen", aber in einem Word Dokument mit "Multifunktionsgerät" ersetzt.
  • Die Tastenkombination STRG-ALT-B fügt beim Onlinebanking Ihre Bankverbindung ein, aber öffnet in einem Word Dokument eine Auswahl von Bewerbungs-Textbausteinen.
  • Ein Autotext, bzw. eine Tastenkombination soll in bestimmten Programmen ausgeklammert werden.
  • Tastenkombinationen, die in einem bestimmten Programm anderweitig reserviert sind, lassen sich dort aus PhraseExpress ausschließen.
  • Textbausteine sollen nur bei bestimmten Programmen im Auswahlmenü erscheinen.
  • Ein Desktopmenü soll nur bei Nutzung bestimmter Programmen sichtbar sein.
So erstellen Sie eine Programmbeschränkung:
  1. Starten Sie das Zielprogramm, auf das der Textbaustein oder Textbausteinordner beschränkt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  3. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein(ordner) und klicken Sie im Hauptmenü auf "Programmbeschränkung".
  4. Definieren Sie, ob das Element auf ein Programm beschränkt, bzw. davon ausgeschlossen werden soll.
  5. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster das gewünschte Programm aus der Liste aller laufenden Programme aus.
  6. Geben Sie gegebenenfalls an, ob die Programmbeschränkung für bestimmte Fenstertitel eines Programms gelten soll.

Mit den +/ --Schaltflächen können Sie weitere Programmbeschränkungen hinzufügen, bzw. entfernen.

Wenn Sie einen Textbaustein von dem Programm ausschließen möchten, indem Sie gerade arbeiten, führen Sie den Textbaustein aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startleistensymbol. Entfernen Sie anschließend das Häkchen vor "Textbaustein xyz in Programm abc aktiv".

Die Programmbeschränkung ist auch praktisch für den Zwischenablagespeicher, der keine Zwischenablageinhalte aus gesperrten Anwendungen speichert.

Die hier beschriebene Programmbeschränkung wird in der Textbausteindatei gespeichert und gilt für alle Anwender einer gegebenenfalls gemeinsam genutzten Textbausteindatei-/datenbank. Das PhraseExpress Programm kann jedoch auch global auf bestimmte Programme beschränkt werden. Diese Einstellung wird auf dem jeweiligen Rechner gespeichert.

In den Expertenprogrammeinstellungen entscheiden Sie mit der Option "Programmbeschränkte Textbausteine aus dem Auswahlmenü filtern", ob im Textbaustein-Auswahlmenü und in Desktopmenüs die Textbausteine ausgeblendet werden, für die eine Programmbeschränkung für das jeweils aktuell verwendete Programm definiert wurde.

Wenn PhraseExpress einen Fenstertitel nicht sofort identifizieren kann, wechseln Sie bitte den Fokus wiederholt.

PhraseExpress erkennt Programme nur anhand sichtbarer Programmfenster. Einige Programme, wie zum Beispiel der Passwortmanager "Keepass" minimieren jedoch ihr eigenes Programmfenster und sind dann für die Programmbeschränkungsfunktion von PhraseExpress unsichtbar. Lösung: Statt Programme von PhraseExpress auszuschließen, definieren Sie stattdessen umgekehrt lediglich nur die Programme, in den PhraseExpress ausdrücklich aktiv sein soll.

PhraseExpress kann keine einzelnen Programme oder Prozesse erkennen, die in virtualisierten Umgebungen oder innerhalb eines Frameworks laufen, wie zum Beispiel Java applets oder "metro-style" Windows Apps (Edge browser, etc.).

Fenster innerhalb einer Anwendung und speziell geschützte Fenster, zum Beispiel Login- oder Passworteingabefenster, können vor der Programmerkennung seitens PhraseExpress geschützt sein.

Zugriffsrechte beschränken

Videoanleitung

In der Standardeinstellung sind alle Textbausteine für alle Anwender sicht- und editierbar.

Schreib- und Leserechte können jedoch für jeden Textbausteinordner auf bestimmte Anwender, Arbeitsgruppen, Benutzergruppen oder Domänen beschränkt werden:

Zugriffsrechte

Anwendungsbeispiele:

  • Ein Textbausteinordner beinhaltet Textbausteine, die nicht für andere sichtbar sein sollen.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen nur für eine bestimmte Anwendergruppe sichtbar sein.
  • Textbausteine eines bestimmten Ordners sollen für die gesamte Arbeitsgruppe "Vertrieb" sichtbar, dabei aber nur von einem bestimmten Anwender editierbar sein.
  • Die gleiche Tastenkombination, bzw. der gleiche Autotext soll für verschiedene Anwender jeweils eigene Textbausteine auslösen.
So beschränken Sie den Zugriff auf Textbausteine:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster
  2. Wählen Sie den gewünschten Textbausteinordner und klicken Sie im Hauptmenü auf "Zugriffsrechte".
  3. Konfigurieren Sie im nächsten Fenster die Lese-/Schreibberechtigungen.
  • Der Ersteller ("Eigentümer") eines Ordners hat ungeachtet der Einstellungen stets volle Zugriffsrechte.
  • Leserechte lassen sich für Unterordner nur weiter beschränken. Schreibrechte können stattdessen beliebig eingestellt werden.
  • Die hier beschriebenen Zugriffsrechte schützen keine vertraulichen Daten. Administratoren können mittels Spezialbefehlen alle Textbausteine sehen.
  • Textbausteinordner nehmen beim Verschieben die Zugriffsrechte des Zielordners an. Durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste werden Elemente kopiert, statt verschoben. In diesem Fall werden die Elemente inklusive Zugriffsrechteeinstellungen kopiert.

Bearbeitungsbefehle im Kontextmenü für Elemente in der Baumansicht

Mit Klick der rechten Maustaste auf ein Element in der Baumsicht öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen.

Die Befehle unterscheiden sich, je nachdem ob Sie auf einen Textbaustein, eine Textbausteindatei oder Textbausteinordner klicken.

Sie können für einen Textbausteinordner inklusive aller Unterordner die Autotexte und Tastenkombinationen deaktivieren. Deaktivierte Ordner werden durch ein spezielles Ordnersymbol in der Baumansicht angezeigt.

Bei Deaktivierung der Option Im Auswahlmenü zeigen wird der entsprechende Ordner inklusive aller darin befindlichen Objekte aus dem Auswahlmenü ausgeblendet. Das ist praktisch für Ordner, die lediglich Wort-/Abkürzungslisten beinhalten und ausschließlich per Autotext oder Tastenkombination aufgerufen werden.

Mit den Funktionen unter Mengenbearbeitung lassen sich alle Autotexte, Beschreibungen oder Inhalte unformatierter Textbausteine eines markierten Textbausteinordners, bzw. mehrerer markierte Textbausteine in einem Rutsch ändern.

Textbausteinordner lassen sich mit einer Hintergrundfarbe hervorheben.

Videoanleitung

Im Auswahlmenü

Mit der Schnellsuche im Auswahlmenü finden Sie Textbausteine blitzschnell:

  1. Öffnen Sie ein Auswahlmenü per Tastenkombination oder durch Klick mit der linken Maustaste auf das PhraseExpress Startleistensymbol.
  2. Tippen Sie einige Zeichen der Beschreibung des gewünschten Textbausteins.
  3. Das Auswahlmenü schränkt sich fortlaufend auf die Suchtreffer ein.

Zum Bearbeiten des Textbausteins klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.

Die Suchfunktion konfigurieren Sie mit einem Rechts-Klick auf das Lupensymbol oder in den Programmeinstellungen.

Können Sie ein gesuchtes Element nicht finden, hilft die "Fehlersuche".

Im Hauptprogramm

Videoanleitung

Klicken Sie im Programmfenster unterhalb der Baumansicht auf die Lupen-Schaltfläche oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-F.

Per Klick mit der rechten Maustaste auf das Lupensymbol wählen Sie aus, welche Inhalte die Suche berücksichtigen soll (Beschreibung, Textbausteininhalt, Autotexte, Tastenkombinationen)

Nach Eingabe einiger Buchstaben (bzw. einer Tastenkombination) erscheinen die Suchtreffer in einer Listenansicht. Wenn es nur einen einzigen Treffer gibt, wird dieser stattdessen in der Textbausteinordnerstruktur angezeigt.

Klicken Sie auf ein Element in der Trefferliste, um es auf der rechten Seite bearbeiten.

Doppelklicken Sie ein Element in der Trefferliste, um in die Baumansicht zurückzukehren.

Von der Baumansicht gelangen Sie mit einem Klick in das Sucheingabefeld wieder zur Suchtrefferliste zurück.

Fängt der Suchtext mit einem Anführungszeichen an, erscheinen nur Treffer, die mit dem Suchtext beginnen. Schließen Sie die Suche mit einem weiteren Anführungszeichen ab, müssen die Treffer mit dem Suchbegriff vollständig übereinstimmen.

Suchen & Ersetzen

Wenn Sie nur einen bestimmten Textbausteinordner durchsuchen oder Textersetzungen vornehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie Suchen & Ersetzen oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG-H.

Die Ersetzen-Funktion funktioniert nur mit unformatierten Texten.

Den Suchen & Ersetzen Dialog erreichen Sie auch durch Klick auf das Lupen-Symbol bei gedrückter STRG-Taste.

Textbausteine exportieren

Um einen Textbaustein als Textdatei zu exportieren:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein in der Baumansicht.
  3. Klicken Sie im Hauptmenü auf das Dreieck der Schaltfläche "Export" und wählen Sie "Textdatei".
  4. Definieren Sie den Speicherort und das gewünschte Textdateiformat.

Für den Export einer Textbausteindatei im PhraseExpress Format verwenden Sie den Dateiexport.

Der Export ins native Microsoft Word Format erfordert die Installation von Microsoft Word.

Textbausteine löschen

So löschen Sie einen Textbaustein:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie anschließend das zu löschende Element in der Baumansicht.
  3. Klicken Sie das Mülleimer-Symbol. Alternativ betätigen Sie die Entf-Taste.

Das Entfernen einer Textbausteindatei aus der Baumansicht entlädt die Textbausteindatei lediglich, löscht sie aber nicht von der Festplatte. Sie können Sie jederzeit wieder laden.

In folgenden Fällen lassen sich Elemente nicht löschen:

  • Zugriffsrechte fehlen auf den zu löschenden Textbaustein(ordner), bzw. einem in einem Ordner befindlichen Unterordner.
  • Ein anderer Anwender bearbeitet zurzeit den Ordner oder ein darin befindliches Element.
  • Die Textbausteindatei ist schreibgeschützt.
  • Der Administrator hat das Löschen durch entsprechende Konfiguration beschränkt.

Versehentliche Löschvorgänge lassen sich gegebenenfalls über den Backupmanager rückgängig machen.

Textbausteinebenen

Videoeinführung

Textbausteine lassen sich nicht nur in einer Ordnerstruktur verwalten, sondern zusätzlich in mehreren Ebenen speichern; zum Beispiel zur Verwaltung einer Textbausteindatenbank in mehreren Sprachen.

Anwendungsbeispiel: Sie erstellen zunächst eine Ordnerstruktur, befüllen diese mit Textbausteinen in der Landessprache und erstellen anschließend mehrere Sprachversionen der gleichen Ordnerstruktur.

Beim Umschalten zwischen Ebenen ändern sich nur die Textbausteinbeschreibung und -inhalt. Die Ordnerstruktur, Autotexte, Tastenkombinationen und sonstige Einstellungen bleiben konstant.

Ebenenverwaltung öffnen

In der Ebenenverwaltung können Sie Ebenen erstellen und löschen.

Um die Ebenenverwaltung zu öffnen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht eine SQL Datenbank.
  3. Klicken Sie im Menübereich "Textbausteine" auf "Ebenen verwalten".

Die durch Fettschrift hervorgehoben Standard-Ebene lässt sich umbenennen, aber nicht löschen.

Ebene erstellen

Videoanleitung

Um eine neue Ebene zu erstellen:
  1. Klicken Sie in der Ebenenverwaltung unten links auf die Plus-Schaltfläche.
  2. Klicken Sie auf die neu erstellten Ebene und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen; zum Beispiel "Englisch" bei Einrichtung mehrsprachiger Textbausteine.
  3. Klicken Sie rechts daneben, um optional eine Tastenkombination zwecks Umschaltung auf diese Ebene zu definieren.
  4. Aktivieren Sie die Option "Unbearbeitete Ebenen hervorheben" in den Programmeinstellungen im Bereich "Anzeige", um noch unbearbeitete Textbausteine in der Baumansicht rotfarbig zu markieren.

Ebene wechseln

Wählen Sie im Menübereich "Textbausteine" des Hauptprogrammfensters die gewünschte Ebene oder betätigen Sie die entsprechend zugewiesene Tastenkombination.

Bei späterem Einfügen eines Textbausteins wird stets der Textbausteininhalt der gewählten Ebene eingefügt.

Ebene löschen

Videoanleitung

Um eine Ebene zu löschen:
  1. Markieren Sie in der Ebenenverwaltung die zu löschende Ebene.
  2. Klicken Sie unten auf das Mülleimersymbol.
  3. Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis.

Das Löschen einer Ebene löscht unwiederbringlich alle Textbausteine dieser Ebene und erfordert daher aus Sicherheitsgründen Master-Rechte (Siehe SQL Client Manager Handbuch).

Die Standard-Ebene lässt sich nicht löschen.

Hinweise zu Ebenen:

  • Die Ebenenfunktion erfordert eine SQL Datenbank. Lokale Textbausteindateien oder der PhraseExpress Server sind hierfür nicht geeignet.
  • Der Textbaustein-Dateiexport, die Textbausteinsuche, das Verschieben von Textbausteinen und weitere Funktionen in einer SQL Datenbank mit mehreren Ebenen berücksichtigen ausschließlich Inhalte der aktuell ausgewählten Ebene!

Extrafunktionen

PhraseExpress ist nicht nur eine Textbausteinverwaltung, sondern beinhaltet u.a. einen Dokumentengenerator, ein Outlook Add-In, eine mehrfache Zwischenablage, Textvervollständigung, Berechnungsfunktionen, Rechtschreibkorrektur und eine Browsersuche.

Weitere Funktionen sind als kostenlose Erweiterungen auf unserer Internetseite erhältlich.

Mehrfache Zwischenablage

Videoanleitung

Der System-Textbausteinordner Zwischenablagespeicher sichert die letzten Textinhalte der Zwischenablage und wird unter Einstellungen » Funktionen aktiviert.

Die Tastenkombination STRG-ALT-V öffnet das Auswahlmenü des Zwischenablagespeichers. Diese einstellbare Tastenkombination ist leicht erlernbar, da zur bekannten Windows Tastenkombination STRG-V einfach die ALT-Taste hinzukommt.

Markieren Sie den Zwischenablagespeicher-Systemordner in der Baumansicht des Programmfensters für weitere Einstellmöglichkeiten:

  • Definition einer Tastenkombination oder eines Autotexts für den Aufruf des Zwischenablagespeichers.
  • Automatisches Leeren des Zwischenablagespeichers beim Beenden des Programms.
  • Maximale Anzahl der Zwischenablageeinträge.
  • Entfernen von Leerzeichen vor und hinter den Zwischenablageinhalten ("Trimmen").
  • Entfernen etwaiger Textformatierungen.
  • Beschränkung auf bestimmte Programme, um von diesen keine Zwischenablageinhalte mehr aufzunehmen.
  • Bei aktiviertem Doublettenfilter werden bereits gespeicherte Inhalte gefiltert und bei wiederholtem Kopieren automatisch an den Anfang des Zwischenablagespeichers verschoben.
  • Mittels Makrofunktion {#INSERT…} kann ein bestimmtes Element des Zwischenablagespeichers in anderen Textbausteine verwendet werden.
  • Der Zwischenablagespeicher kann mittels {#FORMPHRASECOMBO…} in einem Formular angezeigt werden.
  • Bei Bedarf können Sie den Zwischenablagespeicher verschlüsseln.
  • Der Inhalt von System-Textbausteinordnern wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet. Verschieben Sie nützliche Inhalte aus System-Textbausteinordnern bei Bedarf in ihren Textbausteinbestand, weil sie "flüchtig" sind und von neueren Inhalten überschrieben, bzw. je nach Konfiguration beim Beenden von PhraseExpress gelöscht werden.

Vorschlagsfunktion

Videoanleitung

PhraseExpress erstellt mit der einzigartigen Vorschlagsfunktion aus wiederholten Texteingaben automatisch Textbausteine im System-Textbausteinordner "Textvorschläge".

Die Funktionen ist zunächst deaktiviert und kann unter Einstellungen » Vorschlagsfunktion konfiguriert werden:

  • Wiederholt eingegebene Wörter vorschlagen
  • Wiederholt eingegebene Sätze vorschlagen
  • Wiederholte Rechtschreibkorrekturen vorschlagen

Je nach aktivierter Option bietet Ihnen PhraseExpress während Ihrer gewohnten Arbeit am Rechner die Vervollständigung von zuvor wiederholt eingegebenen Texteingaben an.

PhraseExpress benötigt hierzu eine kurze "Gewöhnung" an Ihren individuellen Schreibstil und ist beschränkt auf die Eingabe vollständiger Sätze inklusive Satzzeichen, gefolgt von entweder einem Leerzeichen oder einem Zeilenumbruch.

Durch Anlernen mit bereits von Ihnen geschriebenen E-Mails oder Textdokumenten kürzen Sie diese Trainingsphase ab.

Unerwünschte Vorschläge entfernen Sie mit der rechten Maustaste aus dem Auswahlmenü. Diese werden in einer Tabuwörterliste vermerkt, die Sie in den Einstellungen des Textvorschlagsordners bearbeiten können.

Markieren Sie den Ordner in der Baumansicht des Hauptprogrammfensters, um weitere Optionen zu erhalten. Hier können Sie zum Beispiel Wörter definieren, die unter keinen Umständen gelernt werden sollen.

Die Vorschläge erscheinen abhängig von folgenden Parametern:

  • Mindestwortlänge, wie in den Einstellungen des Textvorschlagsordners eingestellt.
  • Mindestbuchstabenanzahl für Vorschläge, wie unter Einstellungen » Auswahlmenü definiert.
  • Textfilter, wie Einstellungen » Vorschlagsfunktion konfiguriert.

Sofern Passwörter keine Leer- oder Satzzeichen beinhalten, sollten diese im Regelfall nicht vorgeschlagen werden. PhraseExpress kann global von bestimmten Programmen ausgeschlossen werden, in denen Sie vertrauliche Eingaben vornehmen.

Wenn keine Vorschläge erscheinen, hilft das Kapitel "Fehlersuche".

Die Funktion funktioniert sprachunabhängig, jedoch nicht mit asiatischen Sprachen.

Rechtschreibkorrektur

Videodemo

Die Rechtschreibkorrektur realisiert PhraseExpress mit der Autotextfunktion.

Beispiel:

Die Autokorrektur-Textbausteindatei beinhaltet z.B. den Autotext "vro" mit dem dazugehörigen Textbaustein "vor". Wann immer Sie nun versehentlich "vro" tippen, erkennt PhraseExpress diesen Autotext und ersetzt diese Eingabe mit dem Textbaustein "vor".

Bei unerwünschten Tippfehlerkorrektur hilft das Kapitel "Unerwünschte Textersetzungen".

PhraseExpress kann Microsoft Word Autotext/AutoKorrektur-Einträge importieren, um diese in allen Programmen zu nutzen.

Rechtschreibkorrektur-Dateien stehen in mehreren Sprachen als kostenlose Downloads zur Verfügung.

Bei Verwendung einer SQL Textbausteindatenbank empfehlen wir die Rechtschreibkorrektur-Dateien nicht in der SQL Datenbank, sondern in einer separaten, lokal gespeicherten Textbausteindatei zu speichern.

Satzanfang groß schreiben

Bei aktivierter Option "Einstellungen » Funktionen » Großschreibung am Satzanfang" korrigiert PhraseExpress einen versehentlich kleingeschriebenen Satzanfang in einen Großbuchstaben um.

Beachten Sie die wichtigen Hinweise hierzu!

Doppelte Großbuchstaben korrigieren

Bei aktivierter Option "Einstellungen » Funktionen » Doppelte Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren" korrigiert PhraseExpress einen zweiten Großbuchstaben eines Wortanfang nach anschließender Eingabe eines Kleinbuchstabens automatisch in einen Kleinbuchstaben

Beachten Sie die sehr wichtigen Hinweise hierzu!

Berechnungen

Videodemo

PhraseExpress kann bei laufender Texteingabe mathematische Formeln mit dem Rechenergebnis ersetzen.

Geben Sie hierzu einfach eine Formel ein und PhraseExpress schlägt Ihnen nach Abschluss mit einem Gleichzeichen die Ersetzung mit dem Rechenergebnis vor.

Die Berechnungsfunktion wurde mit gewöhnlichen Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie hierzu die Textbausteindatei "Sonderfunktionen" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Browsersuche

Videoanleitung

Mit der Browsersuche recherchieren Sie beliebige markierte Texte bequem im Internet:

  1. Markieren Sie den zu suchenden Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Betätigen Sie STRG-F8 und PhraseExpress öffnet ein Auswahlfenster.
  3. Wählen Sie die Internetseite, auf der nach dem markierten Begriff gesucht werden soll.

PhraseExpress öffnet die ausgewählte Internetseite mit der Recherche zum markierten Suchbegriff.

Die Browsersuche wurde mit Makrofunktionen realisiert. Laden und importieren Sie die Textbausteindatei "Browsersuche" von unserer Internetseite, auf der wir kostenlose Erweiterungen anbieten.

Sie können die Tastenkombination zum Aufrufen der Browsersuche, wie bei jedem anderen Textbaustein auch, ändern.

Textbausteine gemeinsam nutzen

Für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen auf mehreren Rechnern bietet PhraseExpress folgende Optionen:

PhraseExpress kann mehrere o.a. Datenquellen gleichzeitig laden und verwenden.

Der Zugriff auf gemeinsam genutzte Textbausteine lässt sich auf bestimmte Benutzer, Workgroups oder Domänen beschränken.

Gemeinsamer Dateizugriff

Mehrere PhraseExpress Installationen können die gleiche Textbausteindatei zum Beispiel von einem Netzwerklaufwerk laden und darin gespeicherte Textbausteine gemeinsam nutzen. Diese Methode empfiehlt sich für Textbausteindateien, die sich im laufenden Betrieb Einrichtung nicht/wenig ändern.

Um eine Textbausteindatei gemeinsam zu verwenden:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster auf dem Rechner, der die gemeinsam zu verwendende Textbausteindatei enthält.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie gemeinsam verwenden möchten.
  3. Wählen Sie den Befehl Datei » Speichern Unter… und geben Sie das gewünschte Netzwerklaufwerk (Dateiserver/NAS) an, auf das alle PhraseExpress Installationen Zugriff haben.
  4. Laden Sie diese Textbausteindatei in allen anderen PhraseExpress Installationen mittels Befehl Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei.

Fertig! Alle Anwender verwenden nun die gleiche Textbausteindatei.

Änderungen an der Textbausteindatei erkennen die anderen PhraseExpress Installationen beim Programmstart oder beim Speichern eigener Änderungen und führen die Änderungen automatisch zusammen. Bei gleichzeitiger Änderung des gleichen Textbausteins zeigt PhraseExpress Lösungsoptionen für solche Versionskonflikte.

PhraseExpress kann mehrere Textbausteindateien gleichzeitig laden. Es empfiehlt sich daher, neben einer gemeinsam genutzten Textbausteindatei zusätzlich eine zweite, persönliche Textbausteindatei auf dem eigenen Rechner zu verwenden, die beliebig häufig ohne Risiko eines Versionskonflikts geändert werden kann.

Wenn mehrere Anwender eine gemeinsam genutzten Textbausteine oft und mit hoher Wahrscheinlichkeit gleichzeitig ändern, empfehlen wir die Verwendung eines SQL- oder PhraseExpress Servers, um Schreibkollisionen und Synchronisationsproblemen zu vermeiden.

Sie können Textbausteine auch mit einer Mac Installation austauschen (Weitere Infos finden Sie hier: PhraseExpress für Mac Handbuch).

Cloudsynchronisation

PhraseExpress unterstützt Clouddienste, wie zum Beispiel Dropbox, iCloud Drive oder Google Drive, um Textbausteine mit mehreren Windows Clients, PhraseExpress für Apple Mac, PhraseExpress für iPhone/iPad oder PhraseExpress für Android zu synchronisieren.

  • Verwenden Sie auf allen Rechnern das gleiche Clouddienst-Benutzerkonto. Dies entspricht nicht zwingend dem zur Anmeldung am Rechner genutzten Konto.
  • Die Cloudsynchronisierung über das Internet benötigt einige Zeit. Speichern verschiedene Anwender Textbausteinänderungen unmittelbar hintereinander, bevor die Textbausteindatei über das Internet an alle anderen Rechner verteilt wurde, entstehen Synchronisationskonflikten. Schränken Sie daher die Schreibrechte auf wenige Anwender ein, um dieses Risiko zu verringern. PhraseExpress für Windows bietet Optionen zur Behebung von Versionskonflikten.
  • Bearbeiten mehrere Anwender die gemeinsam genutzten Textbausteine oft und mit hoher Wahrscheinlichkeit gleichzeitig, empfehlen wir die Verwendung eines SQL- oder PhraseExpress Servers, um Zugriffskollisionen zu vermeiden.
  • Externe Textbaustein-Änderungen werden bei PhraseExpress Programmstart und beim Speichern der Textbausteindatei berücksichtigt.

Windows

Um Textbausteine mittels Cloud zwischen mehreren Windowsrechnern zu synchronisieren:

Videoanleitung

  1. Installieren Sie auf allen Rechnern eine Cloudsynchronisationssoftware (Google Drive, iCloud Drive, OneDrive, o.ä.). Verwenden Sie auf allen Rechnern das gleiche Clouddienst-Benutzerkonto!
  2. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster auf dem Rechner, der die gemeinsam zu verwendende Textbausteindatei enthält.
  3. Markieren Sie in der Baumansicht die Textbausteindatei, die Sie gemeinsam verwenden möchten.
  4. Wählen Sie den Befehl Datei » Speichern Unter… und geben Sie als Speicherziel das Dateiverzeichnis des Clouddienstes an.
  5. Schließen Sie das Hauptprogrammfenster und warten Sie, bis der Clouddienst die Datei auf alle Rechner verteilt hat. Dies kann eine Weile dauern.
  6. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster auf den anderen Rechnern.

    PhraseExpress erkennt die Textbausteindatei im Cloudsynchronisationsordner automatisch und bietet die Einbindung als weiteren Dateizweig in der Textbaustein-Baumansicht an.

    Bei deaktivierter automatischer Erkennung verwenden Sie den Befehl Datei » Öffnen » Cloud-Textbausteindatei oder laden Sie die Textbausteindatei manuell.

PhraseExpress bindet die Textbausteindatei als neuen Dateizweig in Ihren Textbausteinbestand ein.

Sie können Textbausteine aus Ihrem Bestand in den Cloud-Textbausteinzweig verschieben/kopieren und bei Bedarf die zuvor bereits vorhandene Textbausteindatei entfernen.

Der Passwortschutz sichert Textbausteindateien in der Cloud vor unberechtigtem Zugriff.

Apple Mac

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit PhraseExpress für Mac synchronisieren. Starten Sie die Synchronisation vom Mac aus, weil die Windows Version Textbausteindateien vom Mac laden kann (nicht jedoch andersherum).

Anleitung für Apple Mac

Apple iPhone/iPad

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit iPhones/iPads synchronisieren. Hierzu ist zwingend Apple iCloud Drive erforderlich.

Starten Sie die Synchronisation vom iPhone/iPad aus, weil die Windows Version Textbausteindateien vom iPhone/iPad laden kann (nicht jedoch andersherum).

Anleitung für iPhone/iPad

Google Android

PhraseExpress für Windows kann Textbausteine auch mit Android Smartphones/Tablets synchronisieren. Hierzu ist zwingend Google Drive erforderlich.

Starten Sie die Synchronisation vom Android Gerät aus, weil die Windows Version Textbausteindateien vom Android Gerät laden kann (nicht jedoch andersherum).

Anleitung für Android

PhraseExpress Server

Der PhraseExpress Server stellt eine zentrale Textbausteindatei mit professioneller Client-Server Architektur für mehrere Anwender im lokalen Netzwerk bereit.

Vorteile/Besonderheiten:
  • Sobald ein Anwender die Textbausteindatei bearbeitet, ist das Bearbeiten für alle anderen Anwender gesperrt, um Versionskonflikte zu verhindern.
  • Clients laden die Textbausteindatei vollständig in den lokalen Speicher und gewährleisten damit schnelles Einfügen der Textbausteine.
  • Benutzer und Lizenzen werden zentral im Client Manager verwaltet.
  • Bei unterbrochener Netzwerkverbindung verwenden die PhraseExpress Clients eine temporär zwischengespeicherte Kopie.

PhraseExpress Clients finden den PhraseExpress Server mittels "UDP broadcast polls" automatisch im lokalen Netzwerk. Alternativ wählen Sie im Hauptprogrammfenster den Befehl Datei » Öffnen » Mit PhraseExpress Server verbinden.

Aktivieren Sie die Netzwerkunterstützung in den Clients unter Einstellungen » Netzwerk.

Weitere Informationen finden Sie im PhraseExpress Server Handbuch.

SQL Server

PhraseExpress kann sich ab der Professional Edition über den Menüpunkt Datei » Öffnen » Mit SQL Server verbinden mit einem Microsoft oder FireBird SQL Server verbinden, um Textbausteine im Unternehmen bereitzustellen.

Vorteile/Besonderheiten beim Einsatz eines SQL Servers:
  • Empfohlen ab ca. 25 Anwendern.
  • Mehrere Anwender können die Textbausteindatenbank gleichzeitig bearbeiten (Videodemo).
  • Transaktionsbasierte Datenbankzugriffe verhindern Synchronisationskonflikte.
  • Textbausteine lassen sich im Auswahlmenü nach Nutzungshäufigkeit/-datum sortieren.
  • Historie der Änderungen aller Textbausteine mit Rollback-Funktion.
  • Textbausteinorganisation in mehreren Ebenen (zum Beispiel für mehrsprachige Textbausteine)
  • Ein als "Master" definierter Anwender kann seine Client-Programmeinstellungen für alle anderen Anwendern zentral vorgeben.
  • Textbausteininhalte werden im Moment des Ausführens des Textbausteins vom Server geladen. Dies minimiert den lokalen Speicherplatzbedarf der Clients. Das Einfügen dauert jedoch etwas länger, als bei einer lokal gespeicherten Textbausteindatei.
  • Die Textbausteindatenbank steht am Client bei unterbrochener Netzwerkverbindung nicht zur Verfügung. Wenn Sie Ihre SQL Textbausteine unterwegs benötigen, ziehen Sie diese per Drag & Drop in der Baumansicht in eine lokale Textbausteindatei.

Die PhraseExpress Clients finden einen SQL Server mittels "UDP broadcast polls" automatisch im lokalen Netzwerk, sofern der PhraseExpress SQL Client Manager im Hintergrund läuft. Dieser antwortet mit den SQL Server Verbindungsdaten.

Zur manuellen Verbindung wählen Sie im Hauptprogrammfenster den Befehl Datei » Öffnen » Mit SQL Server verbinden.

Aktivieren Sie die Netzwerkunterstützung in den Clients unter Einstellungen » Netzwerk.

Weitere Informationen finden Sie im SQL Client Manager Handbuch.

Textbausteindateien

Textbausteindateien haben die Dateiendung .pxp und beinhalten die Textbausteinordnerstruktur, alle Textbausteine und weitere Einstellungen (Tastenkombinationen, Autotexte, Programmbeschränkungen und Zugriffsrechtebeschränkungen).

PhraseExpress kann Textbausteindateien laden, speichern, entladen, verschieben, importieren, exportieren und mit einem Passwort schützen.

PhraseExpress kann mehrere folgender Textbaustein-Datenquellen laden:

Symbol Speicherort

Lokale Datei

Lokale Textbaustein­datei

Der Standard- Dateiname lautet phrases.pxp, sofern Sie keinen anderen Namen für die Datei vergeben haben.

Die Textbaustein­datei kann sich auf einer lokalen Festplatte des Computers oder einem "NAS" Netzwerk­laufwerk befinden.

Mehrere Anwender können die gleiche Textbaustein­datei laden.

PhraseExpress Server

PhraseExpress Server

Beispiel IP-Adresse: 192.168.123.121

Die Textbaustein­datei wird von einem PhraseExpress Server geladen.

SQL Server

SQL Server

Beispiel: SQLEXPRESS:phrases

PhraseExpress bezieht Textbausteine von einem Firebird oder Microsoft SQL Server.

Cloud synchronized file

Textbaustein­datei in einem lokalen Cloud Synchronisations­Dateiverzeichnis

Die Textbaustein­datei befindet sich in einem Datei­verzeichnis eines Cloud Speicherdienstes, wie zum Beispiel Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.

Die Datei unterscheidet sich lediglich durch das Symbol von einer gewöhnlichen lokal gespeicherten Textbaustein­datei.

Die Textbausteine aller Datenquellen fasst PhraseExpress in den Textbausteinmenüs und in der Baumansicht des Programmfensters nahtlos zusammen.

Die oberste Textbausteindatei in der Baumansicht hat einen gewissen Vorrang: In dieser werden neue Textbausteine gespeichert, die mittels Menübefehl "Neuer Textbaustein", bzw. der Tastenkombination STRG-ALT-C erstellt werden. Die Reihenfolge der Textbausteindateien können Sie mittels Klicken & Ziehen in der ersten Hierarchie-Ebene der Baumansicht verschieben.

Die meisten unter dem Menüpunkt "Datei" befindlichen Befehle beziehen sich auf die aktuell in der Baumansicht markierte Textbausteindatei.

Lokale Textbausteindatei laden

Videoanleitung

Um eine Textbausteindateien zu laden:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Öffnen » Lokale Textbausteindatei.
  3. Wählen Sie die Textbausteindatei.
  4. Wählen Sie, ob die neue erstellte Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Eine bereits geladene Textbausteindatei wird beim Ersetzen nicht gelöscht, sondern lediglich nicht mehr von PhraseExpress geladen und verbleibt auf der Festplatte.

Textbausteindatei importieren

Videoanleitung

Um eine PhraseExpress Textbausteindatei zu importieren:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü die Schaltfläche Import
  3. Wählen Sie die zu importierende PhraseExpress Textbausteindatei.
  4. Wählen Sie, ob die neue erstellte Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Der Inhalt der importierten Datei wird zur bestehenden Datei hinzugefügt.

Für den Import von Dateien anderer Formate und Drittanwendungen hilft Kapitel "Import externer Daten"

Textbausteindatei speichern

So speichern Sie eine lokale Textbausteindatei unter einem anderen Dateinamen-/ort:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren in der ersten Ebene der Baumansicht den gewünschten Textbausteindateizweig.
  3. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Speichern Unter… und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis-/namen.

Die Datei wird an dem angegebenen Ziel gespeichert und zukünftig von dort geladen.

Wenn Sie den Dateispeicherort nicht ändern möchten, verwenden Sie stattdessen die Exportfunktion.

Passwortschutz

Videoeinführung

So sichern Sie Textbausteindateien gegen unbefugten Zugriff:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie die zu schützende Textbausteindatei in der linken Baumansicht
  3. Wählen Sie den Befehl Datei » Passwortschutz für [Dateiname] aktivieren.

Die Textbausteindatei ist anschließend per AES Verschlüsselung geschützt.

Ohne Passwort sind die Daten unwiderbringlich verloren! Wir kennen keine Hintertür für die Verschlüsselung.

Textbausteine exportieren

Videoanleitung

So exportieren Sie Textbausteine:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie einen beliebigen Textbaustein/Textbausteinordner oder Textbausteindatei.
  3. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Exportieren… und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis-/namen.
    Alternativ ziehen das markierte Element einfach auf dem Desktop.

Eine exportierte Textbausteindatei kann wieder in PhraseExpress geladen oder importiert werden.

Ein etwaig aktivierter Passwortschutz bleibt in der exportierten Datei aktiv!

Neue Textbausteindatei erstellen

So erstellen Sie eine neue lokale Textbausteindatei:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie aus dem Hauptmenü: Datei » Öffnen(!) » Lokale Textbausteindatei.
  3. Geben Sie den Dateispeicherort und Namen der zu erstellenden Datei an.
  4. PhraseExpress kann mehrere Textbausteindateien gleichzeitig laden. Wählen Sie, ob die neue Datei eine bisher geladene Datei ersetzen oder als weiterer Dateizweig hinzugefügt werden soll.

Eine bereits geladene Textbausteindatei wird im Falle des Ersetzens nicht gelöscht, sondern lediglich nicht mehr von PhraseExpress geladen und verbleibt auf der Festplatte.

Bei mehreren geladenen Textbausteindateien müssen sich die Dateinamen unterscheiden.

Textbausteindatei entfernen

Videoanleitung

Um eine Textbausteindatei zu entfernen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren in der ersten Ebene der Baumansicht den zu löschenden Textbausteindateizweig.
  3. Betätigen Sie die Entf-Taste, klicken Sie auf das Mülleimersymbol unterhalb der Baumansicht oder wählen Sie Bearbeiten » Entladen.

PhraseExpress bietet an, die dazugehörigen Datensicherungen zu löschen.

Die Textbausteinquelle wird beim Entfernen aus PhraseExpress nicht von der Festplatte gelöscht! Es wird lediglich der Textbausteinzweig aus dem Textbausteinbestand in PhraseExpress entfernt.

Aktuellen Speicherort ermitteln

Um den Speicherort einer Textbausteindatei zu ermitteln:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der ersten Ebene der Baumansicht den Textbausteindateizweig.
  3. Wählen Sie Datei » Eigenschaften

Das darauffolgende Eigenschaftenfenster zeigt den Dateipfad zur Textbausteindatei an. Durch Klicken auf den Dateipfad öffnen Sie diesen im Windows Dateiexplorer.

Textbausteindatei verschieben

Um eine Textbausteindatei zum Beispiel auf einen neuen Rechner zu übertragen:
  1. Exportieren Sie die gewünschte Textbausteindatei.
  2. Übertragen Sie die exportierte Datei auf den neuen Rechner.
  3. Laden Sie die übertragene Textbausteindatei auf dem neuen Rechner.

Die Textbausteindatei beinhaltet alle Textbausteine mit Beschreibung, Autotext und Tastenkombination, Programm- und Zugriffsbeschränkungen und die Ordnerstruktur.

Datensicherung

PhraseExpress speichert frühere Versionen lokaler Textbausteindateien entsprechend gewählter Einstellungen.

Um eine frühere Version der Textbausteindatei wiederherzustellen:
  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der ersten Ebene der Baumansicht die gewünschte Datei.
  3. Wählen Sie den Befehl Datei » Frühere Dateiversion wiederherstellen
  4. Wählen Sie die gewünschte frühere Version aus der Auswahlliste.

PhraseExpress tauscht die aktuell geladene Textbausteindatei mit dem gewählten Versionsstand aus. Diesen Vorgang können Sie mit dem gleichen Verfahren wieder rückgängig machen.

Die Option ist in folgenden Fällen deaktiviert:
  • Die Datensicherungsdatei fehlt oder ist mit einem Dateischreibschutz versehen.
  • Der Dateipfad zu den Datensicherungen steht nicht zur Verfügung oder ist ungültig (zum Beispiel bei geänderten Zugriffsrechten bei Netzwerklaufwerken).
  • Es wurden noch keine Datensicherungen erstellt.
  • Die Datensicherung wurde in den Einstellungen deaktiviert.
  • Datensicherungen einer passwortgeschützten Textbausteindatei sind mit dem gleichen Passwort versehen.
  • Sichern Sie Ihre Textbausteindateien regelmäßig auf weitere externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden! Hierzu eignet sich die Exportfunktion.
  • PhraseExpress erstellt nur für lokale Textbausteindateien eine Datensicherung. Für System-Textbausteinordner, wie zum Beispiel dem Clipboard Manager legt PhraseExpress keine Datensicherung an.
  • Der PhraseExpress Server verwendet eine eigene, zentrale Datensicherung, die über den Client Manager konfiguriert wird.
  • Bei Nutzung eines SQL Servers verwenden Sie das hierfür gegebenenfalls bereitgestellte Backupsystem.

Offline Caching

Wird eine Textbausteindatei von einem Netzwerklaufwerk oder einem PhraseExpress Server geladen und ist die Netzwerkverbindung zum Beispiel aufgrund einer Reisetätigkeit unterbrochen, wechselt PhraseExpress automatisch auf eine lokale Kopie der Textbausteindatei, damit Sie PhraseExpress auch von unterwegs nutzen können.

Bei Wiederverbindung mit dem Netzwerk wechselt PhraseExpress automatisch wieder auf die Textbausteindatei im Netzwerk.

Offline erstellte Datensicherungen werden bei Wiederverbindung zusammengeführt, wenn der Datensicherungsspeicherort auf einem Netzwerklaufwerk liegt.

Bezieht der PhraseExpress Client seine Lizenz über einen Server, verwendet der Client unterwegs eine temporäre Lizenz, die nach einiger Zeit abläuft. Die Arbeitsplatzinstallation muss sich dann wieder mit dem PhraseExpress Server verbinden, um die temporäre Lizenz zu erneuern. Sie können den Status und den Status der temporären Lizenz unter Hilfe » Über PhraseExpress prüfen.

Import externer Daten

PhraseExpress kann externe Dateien, ganze Dateiverzeichnisse inklusive Ordnerstruktur, Microsoft Word AutoCorrect und Autotext Einträge und gesendete Microsoft Outlook E-Mails importieren.

Beim Importieren werden externe Daten zur aktuell geladenen Textbausteindatei hinzugefügt. PhraseExpress kann statt Daten zu importieren, Textbausteindateien alternativ auch laden oder in der Cloud synchronisieren.

Text-/Bild-/Excel-/CSV-Dateien

Um externe Dateien in PhraseExpress zu importieren:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Ziel-Textbausteinordner.
  3. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche Import
  4. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Alternativ ziehen Sie eine oder mehrere Datei(en) oder ganze Dateiverzeichnisse mit der Maus in den gewünschten Zielordner der Textbaustein-Baumansicht.

Die weiteren Schritte hängen vom Dateityp ab:

Importart Beschreibung

Der Inhalt der externen Datei wird als Kopie in PhraseExpress gespeichert.

Vorteile:

  • Die Originaldatei kann verschoben oder gelöscht werden, weil die Inhalte innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei gespeichert werden.
  • Das Einfügen des Dateiinhalts geschieht sehr schnell, weil der Inhalt nicht erst von der externen Quelldatei geladen werden muss.

Nachteil:

  • Die Datei kann je nach Dateiformat innerhalb der PhraseExpress Textbausteindatei erheblich mehr Platz benötigen, als sie als eigenständige separate Datei einnimmt. Sie sollten diese Option daher nur sparsam einsetzen, wenn eine Einbettung unbedingt erforderlich ist.

Es wird ein neuer Textbaustein mit der Makrofunktion {#INSERTFILE …} und Verweis auf die externe Datei erstellt. Beim Aufruf des Textbausteins wird der Inhalt der externen Datei dynamisch geladen und ausgegeben.

Vorteile:

  • Die Makrofunktion benötigt nur sehr wenig Speicherplatz in der Textbausteindatei.
  • Es wird stets der aktuellste Inhalt der Quelldatei eingefügt, falls sich die Datei zwischenzeitlich geändert hat, weil sie zum Zeitpunkt des Ausführens des Textbausteins geladen wird.

Nachteile:

  • Das Ausführen des Textbausteins dauert länger, weil die Datei erst zum Zeitpunkt des Ausführens geladen wird.
  • Die externe Datei darf nicht verschoben oder gelöscht werden, weil ansonsten der Verweis auf die externe Datei ins Leere läuft. In diesem Fall wird das Makro von PhraseExpress ignoriert.
  • Wenn Sie die Textbausteindatei auf einem anderen Rechner verwenden, muss die Quelldatei unter dem gleichen Dateipfad verfügbar sein.

Es wird ein neuer Textbaustein erstellt, der die externe Datei mit der Makrofunktion {#OPEN …} mit dem dazugehörigen Programm öffnet.

Beispiele:

  • Wenn Sie auf diese Weise eine Microsoft Excel .XLS Datei importieren und den Textbaustein später aufrufen, dann öffnet PhraseExpress die entsprechende Excel-Datei in MS Excel.
  • Wenn es sich bei der externen Datei um eine URL Verknüpfung handelt, öffnet PhraseExpress die entsprechende Internetseite im Standardbrowser.

PhraseExpress kann aus jeder Zeile einer Quelldatei einen separaten Textbaustein generieren.

Jede Zeile kann einen Textbaustein und optional einen Autotext beinhalten, die jeweils mit einem oder mehreren Trennzeichen ("Separator") voneinander getrennt sind.

Beispiel: Eine Textdatei enthält eine Liste mit jeweils einem Wort und einer dazugehörigen Abkürzung pro Zeile, die in diesem Fall jeweils durch drei Unterstriche voneinander getrennt sind.

Sie müssen PhraseExpress dann im folgenden Dialog nur noch die gewünschte Reihenfolge Textbaustein » Autotext mitteilen.

Anschließend erstellt PhraseExpress einen Textbausteinordner mit dem Namen der importierten Textdatei und für jede Zeile der Textdatei einen separaten Textbaustein.

Mit den erweiterten Bearbeitungsbefehlen können Sie anschließend die Textbausteininhalte, Beschreibungen oder Autotexte für alle Textbausteine im Ordner in einem Rutsch anpassen.

Voraussetzungen für die zu importierende Textdatei

Videodemo eines Excel Imports

Gegebenenfalls müssen Sie Textdateien vor dem Import anpassen, damit diese in PhraseExpress zeilenweise ausgelesen werden kann:

  • Die Liste muss in einer unformatierten .txt Textdatei vorliegen.
  • Pro Zeile darf nur je ein Textbaustein und optional die dazugehörige Autotext-Abkürzung enthalten sein.
  • Die Reihenfolge von Textbaustein <-> Autotext ist unwichtig, muss aber für alle Zeilen beibehalten werden.
  • Der Separator muss in jeder Zeile identisch sein.
  • Der Separator kann mehrere Zeichen beinhalten, darf aber in seiner Gesamtheit nicht im restlichen Text vorkommen.

Bei Berücksichtigung dieser Regeln ermittelt PhraseExpress den Separator in den meisten Fällen automatisch. Diesen können Sie ihn im Importdialog auch manuell anpassen.

PhraseExpress kann Dateien ganzer Dateiverzeichnisse importieren und dabei auch die Dateiordnerstruktur in der Textbausteinbaumstruktur abbilden.

Für jede zu importierende Datei lässt sich hierbei separat die gewünschte Importmethode wählen (Einbetten, Verknüpfen, etc.).

 

MS AutoCorrect/Autotext

PhraseExpress kann Microsoft Office AutoCorrect und Autotext-Einträge zur Nutzung in allen Programmen importieren, statt nur in Word oder Outlook.

Videoanleitung

Um AutoKorrektur und Autotext-Einträge aus Microsoft Office zu importieren:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Ziel-Textbausteinordner.
  3. Klicken Sie im Hauptmenü auf das kleine Dreieck der Schaltfläche Import » MS AutoKorrekturen.

Nach dem Import bietet PhraseExpress eine Deaktivierung der MS Office AutoKorrektur-Funktion an, um eine doppelte Erkennung von Tippfehlern zu verhindern. Sie erhalten ansonsten Textersetzungen mit doppelten Buchstaben, weil sowohl PhraseExpress, als auch Office versuchen wird, AutoKorrekturen vorzunehmen.

Alternativ sperren Sie die importieren AutoKorrektur-/Autotexteinträge aus Microsoft Word und Outlook mit der PhraseExpress Programmbeschränkungsfunktion aus.

Der Textbausteinordner mit den importierten AutoKorrektur- und Autotext-Einträgen wird automatisch auf privat gesetzt, weil jeder Anwender individuelle AutoKorrektur-Einträge verwendet. Diese Einstellung können Sie selbstverständlich ändern, wenn Sie im Netzwerk eine gemeinsam genutzte AutoKorrektur-Datenbank verwenden möchten.

Der Import von Autotext/AutoKorrektur-Einträgen ist auf 255 Zeichen pro Element beschränkt. Dies scheint eine Einschränkung von Microsoft Office zu sein.

MS Outlook E-Mails

PhraseExpress kann aus Ihren bereits geschriebenen Outlook E-Mails einzelne Sätze extrahieren und als separate Textbausteine speichern.

So importieren Sie gesendete Outlook E-Mails:
  1. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  2. Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Ziel-Textbausteinordner.
  3. Klicken Sie im Hauptmenü auf das kleine Dreieck der Schaltfläche Import » Microsoft Outlook E-Mails.
  4. Wählen Sie das gewünschte E-Mail Benutzerkonto aus.
  5. Gewähren Sie PhraseExpress bei Erscheinen einer Outlook Warnmeldung gegebenenfalls Zugriff.
  6. Konfigurieren Sie den Importfilter, um eine Untermenge der extrahierten Sätze zu filtern. Sie können damit zum Beispiel nur häufig verwendete Sätze mit einer gewissen Mindestlänge filtern.

PhraseExpress importiert die gefilterten Sätze in einen neuen Textbausteinordner des gewählten Zielordners.

Anschließend können Sie die Textbausteinliste redigieren, Autotexte oder Tastenkombinationen für einzelne Sätze definieren oder für alle Textbausteine die Autotext-Option SmartComplete wählen, um eine Vervollständigung angeboten zu bekommen, wenn Sie den Anfang eines häufig verwendeten Satzes tippen.

Mac TextExpander

Um Textbausteine von SmileOnMyMac TextExpander zu importieren:
  1. Öffnen Sie TextExpander.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Textbausteingruppe, und wählen Sie "Save a Copy Of Group…".
  3. Wählen Sie als Speicherziel zum Beispiel den Desktop.
  4. Beenden Sie TextExpander und kopieren Sie die Datei auf den Windowsrechner.
  5. Öffnen Sie das PhraseExpress Hauptprogrammfenster.
  6. Markieren Sie in der Baumansicht den gewünschten Ziel-Textbausteinordner.
  7. Klicken Sie im Hauptmenü die Schaltfläche Import
  8. Wählen Sie die soeben aus TextExpander exportierte Textbausteindatei.

PhraseExpress unterstützt unformatierte Textbausteine und eine Auswahl von TextExpander Makrofunktionen. Diese werden in das PhraseExpress Format konvertiert. Apple-/Javascript wird zur Zeit nicht unterstützt. Jedoch beinhaltet PhraseExpress eine eigene, sehr leistungsfähige plattformübergreifende Makrosprache.

Verschiedenes

Lizenz-Registrierung

Bei professioneller Nutzung oder bei Verwendung erweiterter Funktionen muss PhraseExpress mit einem Lizenzschlüssel einmalig freigeschaltet werden.

Bei Nutzung eines SQL- oder PhraseExpress Servers werden die Clients automatisch vom Server lizenziert (siehe Handbuch zum PhraseExpress Server, bzw. SQL Client Manager).

Wenn Sie PhraseExpress auf einzelnen Rechnern ohne Server oder auf einem USB Stick verwenden:

  1. Markieren und kopieren Sie den gekauften Lizenzschlüssel, der mit "PEX…" beginnt, mit der Tastenkombination CTRL-V in die Zwischenablage.
  2. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  3. Wählen Sie im Bereich "Hilfe" den Befehl Zur kommerziellen Nutzung freischalten.
  4. Klicken Sie in das Eingabefeld, und fügen Sie den Lizenzschlüssel aus der Zwischenablage mit der Tastenkombination CTRL-V ein.
  5. Bestätigen Sie die Registrierung mit der Schaltfläche Registrieren.

Nach erfolgreicher Registrierung über das Internet erscheint in der Programm-Titelleiste je nach gekaufter Lizenz der Text "PhraseExpress Standard", "PhraseExpress Pro", bzw. "PhraseExpress Enterprise" und der Lizenzschlüssel ist an die Hardware gebunden.

Sie benötigen bei dieser Lizenzierungsmethode pro Rechner (bzw. pro USB Stick bei Verwendung im portablen Modus) jeweils einen separaten Lizenzschlüssel.

PhraseExpress sendet und speichert Lizenzschlüssel zusammen mit einer Hardware ID über das Internet an unseren Lizenzserver zur Lizenzbindung an die Hardware.

Hinweise bei portabler Nutzung

  • Um Ihre PhraseExpress Lizenz für den USB Stick zu registrieren, darf sich auf dem Gast-PC keine PhraseExpress Installation befinden! Wenn sich auf dem Gast-PC bereits eine PhraseExpress Installation befindet, wird der Lizenzschlüssel an den Gast-PC gebunden und nicht an den USB Stick. Entfernen Sie PhraseExpress daher vollständig (inklusive aller Einstellungen) vom Gastrechner, wenn Sie die Lizenz an den USB Stick binden möchten.
  • Mit Registrierung ist der Lizenzschlüssels an die USB Hardware gebunden.
  • Beenden Sie PhraseExpress nach der Registrierung, um sicherzustellen, dass die Registrierung auf den USB Stick gespeichert wird!

Lizenz-Deregistrierung

Um einen registrierten Lizenzschlüssel auf einem anderen Rechner nutzen zu können, muss dieser zunächst von der aktuellen Installation deregistriert werden:

  1. Öffnen Sie das Hauptprogrammfenster.
  2. Wählen Sie im Bereich "Hilfe" den Befehl "Über PhraseExpress".
  3. Bestätigen Sie die Registrierung mit der Schaltfläche "Lizenz entfernen".

Wenn Sie PhraseExpress vor der Lizenzentbindung bereits von Ihrem Rechner entfernt hatten, können Sie die Deregistrierung nachholen, indem Sie PhraseExpress erneut installieren, den Lizenzschlüssel registrieren und anschließend gleich wieder de-registrieren.

Zur Lizenzentbindung sendet PhraseExpress den Lizenzschlüssel zusammen mit einer Hardware ID über das Internet an unseren Lizenzserver.

Wartungsverlängerung

So erneuern Sie die Wartung einer registrierten Installation:

  1. De-registrieren Sie die Lizenzschlüssel mit abgelaufender Wartung
  2. Registrieren Sie die neuen Lizenzschlüssel, die Sie Kauf Ihrer Wartungsverlängerung erhalten haben.

Lizenzstatus prüfen

Den Lizenzstatus und die Restlaufzeit der Wartung können Sie im Hauptprogrammfenster über den Menüpunkt Hilfe » Über PhraseExpress abfragen.

Zeitersparnisberechnung

Nach dem ersten PhraseExpress Start ermittelt das Programm im Hintergrund Ihre Tippgeschwindigkeit. Anhand der Anzahl eingefügter Textbausteine kann PhraseExpress damit überschlägig die gewonnene Zeit-/Kostenersparnis berechnen.

Beispiel:

Angenommen, Sie müssen immer wieder den Satz "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot auf Basis unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie auf unserer Internetseite http://www.jetztalleskaufen.de finden." schreiben.

Für diese 119 Zeichen benötigt ein durchschnittlicher Tipper wohl mindestens 30 Sekunden. Mit Hilfe von PhraseExpress ist dieser Satz als Textbaustein jedoch in weniger als 5 Sekunden ausgewählt und eingefügt.

PhraseExpress erspart Ihnen also mindestens 25 Sekunden pro Ausführung dieses Textbausteins. Die automatische Korrektur von Tippfehlern, die PhraseExpress nebenbei erledigt, sei hier nicht einmal berücksichtigt.

Bei einem angenommenen Stundensatz von 20 Euro erspart Ihnen PhraseExpress demnach überschlägig 14 Cent pro Ausführung des Textbausteins (20 Euro/Stunde * (30 Sekunden - 5 Sekunden) / (60 Sekunden * 60 Minuten) = 0,14 Euro).

Unter Hilfe » Statistik oder einem Klick auf die Statistik-Statuszeile im Programmfenster erhalten Sie eine Übersicht über Ihre individuelle Zeitersparnis.

PhraseExpress verwendet die in den Windows Regionaleinstellungen eingestellte Währung. Die Statistik funktioniert nur für unformatierte Texte. Makrofunktionen können das Ergebnis beeinflussen. Die Statistikfunktion ersetzt keine genaue Zeit-/Leistungserfassung.

Die Erfassung leistungsabhängiger Daten über Mitarbeiter kann aufgrund von Arbeitnehmerschutzbestimmungen untersagt sein. Bitte prüfen Sie, ob sie die Zeitersparnisberechnung in Ihrem Unternehmen legal eingesetzt werden darf.

Die Funktion kann unter Einstellungen » Funktionen deaktiviert werden.

Bei Verwendung eines PhraseExpress/SQL Servers deaktivieren Sie die Statistikfunktion durch Ausblenden der Spalten "Zeitersparnis" und "Geldersparnis" im Monitor des Client Managers.

Autostart

Während der Installation wurden Sie gefragt, ob PhraseExpress mit jedem Rechnerstart automatisch gestartet werden soll. Hierfür wird eine Programmverknüpfung in den Windows Autostart-Ordner abgelegt.

Dies können Sie unter Einstellungen » Funktionen nachträglich konfigurieren.

Temporär deaktivieren

Deaktivieren Sie PhraseExpress ohne Beenden des Programms durch Klick auf das Startleistensymbol bei gedrückter STRG-Taste. Das Ausrufezeichen des Startleistensymbols wird dann grau dargestellt.

Nochmaliges Klicken bei gedrückter STRG-Taste reaktiviert PhraseExpress wieder.

Unter Einstellungen » Tastenkombinationen können Sie eine Tastenkombination für diese Aktion definieren.

Updateprüfung

Videoanleitung

PhraseExpress prüft in regelmäßigen Abständen über das Internet, ob eine Aktualisierung für das Programm verfügbar ist.

Sie können die automatische Prüfung unter Einstellungen » Netzwerk konfigurieren, bzw. (de)aktivieren.

Zur manuellen Prüfung wählen Sie den Hilfe » Jetzt auf Softwareaktualisierungen prüfen.

Bei der Prüfung auf Softwareaktualisierungen werden eine Hardware ID und gegebenenfalls Ihr Lizenzschlüssel an unseren Update-Server gesendet. Stellen Sie sicher, dass PhraseExpress die Firewall zwecks Prüfung auf Softwareaktualisierungen passieren kann.

Die Softwareaktualisierung wird bei Verwendung eines PhraseExpress/SQL Servers auf der lokalen Arbeitsplatzinstallation deaktiviert. In diesem Fall zeigt stattdessen der Client Manager den Versionsstand aller Arbeitsplatzinstallationen zentral an. Damit wird verhindert, dass einzelne Anwender ihren Client aktualisieren und damit gegebenenfalls die Kompatibilität im Netzwerkverbund verlieren.

Die Installation von Softwareaktualisierungen erfordert Administratorrechte.

Deinstallation

  1. Falls die Installation lokal mit einem Lizenzschlüssel registriert wurde, entfernen Sie zunächst die Lizenzschlüsselbindung.
  2. Beenden Sie PhraseExpress
  3. Deinstallieren Sie das Programm mit der Windows Funktion zum Entfernen von Programmen.

Falls Sie PhraseExpress nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Markieren Sie unter dem Register "Prozesse" den Eintrag "PhraseExpress.exe" und beenden Sie den Prozess. Wiederholen Sie danach die Deinstallation.

Referenz

Dateizustände

Das Symbol in der ersten Ebene der Baumstruktur zeigt den aktuellen Status für alle Elemente unterhalb dieser Ebene an:

Symbol Erläuterung

Normal

Alles OK - Textbausteine können bearbeitet werden und Autotexte/ Tastenkombinationen sind aktiv.

Offline

Die dazugehörige Datei konnte nicht geladen werden (zum Beispiel aufgrund einer Netzwerk­unterbrechung) und es wird währenddessen eine lokale Kopie der Original­datei verwendet (Offlinedatei).

Zugriffsbeschränkt

Für die Elemente wurden Zugriffsbeschränkungen definiert.

Deaktiviert

Tasten­kombinationen und Autotexte für diese Elemente wurden deaktiviert. Zum Reaktivieren mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und "Autotext/ Tastenkombination aktiv" wählen.

Bearbeitung gesperrt

Die Bearbeitung ist gesperrt, weil ein anderer Anwender diesen Textbaustein bearbeitet. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen wurde, wird die Bearbeitung wieder freigegeben. Alternativ erscheint dieses Symbol auch, wenn bei Verwendung eines SQL Servers ein anderer Anwender das Element zwischenzeitlich gelöscht hat. Durch Drücken von F5 können Sie den Status aktualisieren.

Keine Schreibrechte

Die Textbaustein­datei ist schreibgeschützt oder Sie haben keine Schreibrechte. Die Textbausteine lassen sich verwenden, aber nicht bearbeiten.

Passwortschutz

Die Textbaustein­datei ist mit einem Passwort geschützt.

Programmzustände

Das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste illustriert verschiedene Programmzustände:

Farbe Erläuterung

rot

Alles perfekt! PhraseExpress ist betriebsbereit.

rot

Prima! PhraseExpress gibt gerade einen Textbaustein aus, wartet auf eine Anwender­eingabe oder führt eine Automatisierung durch.

weiss

PhraseExpress ist für die aktuelle Anwendung deaktiviert. Mögliche Gründe:

  • Die aktuelle Anwendung wurde mit Administrator­rechten gestartet (vgl. Wikipedia) während PhraseExpress mit normalen Benutzer­rechten gestartet wurde (oder umgekehrt). Aus Sicherheits­gründen kann PhraseExpress keine Textbausteine mit abweichenden Rechten einfügen. Starten Sie entweder PhraseExpress mit Administrator­rechten oder die Ziel­anwendung mit Benutzer­rechten.
  • PhraseExpress wurde per Programm­beschränkung in der aktuellen Anwendung gesperrt.

weiss

PhraseExpress ist mit dem Laden oder Speichern der Textbaustein­datei beschäftigt.

grau

PhraseExpress ist temporär deaktiviert.

Tastenkombinationen

Folgende Tastenkombinationen werden im Hauptprogrammfenster verwendet:

Tasten­kombination Verwendung
STRG-N Erstellt einen neuen Textbaustein an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-O Erstellt einen neuen Ordner an der aktuellen Markierung in der Baumansicht.
STRG-H Öffnet den Suchen & Ersetzen-Dialog.
STRG-M Verschiebt die markierten Elemente in einen anderen Textbaustein­ordner.
STRG-S Speichert alle geladenen Textbaustein­dateien ohne das Programmfenster zu schließen.
STRG-A Markiert alle Elemente innerhalb der aktuellen Textbaustein­ordnerebene.
STRG-2/3 Wechselt zwischen Zwei- /Dreispaltenansicht im Hauptprogrammfenster.
STRG -C, -X, -V Zwischenablage­operationen: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen
F1 Öffnet diese Programmhilfe.
F5 Lädt die aktuell markierte Textbaustein­datei erneut, bzw. aktualisiert ihren Status.
Entfernen Löscht das aktuell in der Baumansicht markierte Element.
ESC Minimiert das Einstellungs­fenster.
ALT-F4 Minimiert/Beendet PhraseExpress.
Pfeiltasten In der Baumansicht dienen die Pfeil­tasten zur Navigation in der Baumstruktur, bzw. zum Auf- und Zuklappen der Ordner.
STRG- SHIFT- Links/Rechts Erweitert/Minimiert alle Textbaustein­ordnerzweige
STRG-Auf/Ab Verschiebt die Baumansicht innerhalb des Anzeige­fensters um ein Element nach oben/unten.
SHIFT-Auf/Ab Erweitert die aktuelle Markierung auf das vorherige/nächste Element.
STRG-SHIFT-Auf/Ab In der Baumansicht wird zum ersten/letzten Element gesprungen.
BildAuf/-Ab Springt zum ersten/letzten aktuell sichtbaren Element innerhalb der aktuellen Textbaustein­ordnerebene.
SHIFT-BildAuf/-Ab Erweitert die aktuelle Markierung auf alle oberen/unteren aktuell sichtbaren Elemente der gleichen Textbaustein­ordnerebene.
Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element innerhalb der aktuellen Textbaustein­ordnerebene.
STRG-Pos1/Ende Springt zum ersten/letzten Element des gesamten Textbaustein­bestandes.

Im Textbausteininhaltsfeld sind einige Tastenkombinationen für das schnelle Einfügen von Makrofunktionen reserviert.

Dateispeicherorte

PhraseExpress speichert Daten und Einstellungen in folgenden Dateien und Verzeichnissen:

Datei Speicherort

phrases.pxp

Textbaustein­dateien beinhalten die Textbaustein- Ordnerstruktur mit alle Textbausteinen und deren Autotext-/ Tastenkombination- Konfigurationen, sowie alle Zugriffsrechte- Definitionen.

Wenn Sie Ihre PhraseExpress Daten auf einen neuen Rechner übertragen möchten, kopieren Sie diese Datei auf den neuen PC.

Sichern Sie diese Datei regelmäßig auf externe Datenträger, um Datenverlust zu vermeiden!

Die Standard­vorgabe einer lokalen Textbaustein­datei ist das Windows Anwenderdaten­verzeichnis für alle Anwender: C:\Users \Public \Documents \PhraseExpress\

Der Speicherort kann abweichen, wenn Sie nach der Erst­installation eine andere Textbaustein­datei geladen oder erstellt haben.

Bei Betrieb von einem USB Speicher muss sich die Textbaustein­datei in einem beliebigen Verzeichnis dieses USB Speichers befinden.

Bei schreibgeschützter Textbaustein­datei deaktiviert PhraseExpress die Menüpunkte zum Erstellen und Bearbeiten von Textbausteinen.

clipboard.pxp
lastused.pxp
autolearn.pxp

Diese System- Textbaustein­ordner beinhalten die Inhalte des Zwischenablage­speichers, zuletzt verwendete Textbausteine und Vorschlags­funktion.

Bei Deaktivierung dieser Funktionen wird die dazugehörige Datei von PhraseExpress gelöscht.

Diese System-­Textbaustein­dateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht geändert werden.

Persönliches Anwender­datenverzeichnis: C:\Users \Benutzer \Documents \PhraseExpress\

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich diese Dateien im Programm­verzeichnis.

customdic_de_DE Eigene Rechtschreibkorrekturen der internen Rechtschreibprüfung.

words.pal

Diese Datei enthält das Wörterbuch der Textvorschlags­funktion.

Bei Deaktivierung der Vorschlags­funktion wird diese Datei von PhraseExpress gelöscht.

Diese Datei ist verschlüsselt und wird ausschließlich von PhraseExpress verwaltet.

config.xml

Diese Konfigurations­datei beinhaltet alle Programm­einstellungen.

Persönliches Anwendungs­daten­verzeichnis: C:\Users \Benutzer \AppData \Roaming \PhraseExpress\

  • Die Installations­routine erstellt die Konfigurations­datei config.xml mit einigen Einstellungs­vorgaben zunächst in das Anwendungs­datenverzeichnis für alle Anwender: C:\ProgramData \PhraseExpress\. Befindet sich beim ersten PhraseExpress Programmstart noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungs­verzeichnis, dann liest PhraseExpress die Konfigurationsdatei zunächst aus dem Anwendungsdaten­verzeichnis für alle Anwender und speichert sie anschließend in das persönliche Anwendungs­verzeichnis. Von dort werden die Einstellungen dann auch bei jedem weiteren Programmstart ausgelesen.

    Somit dient die im Anwendungs­datenverzeichnis für alle Anwender befindliche Konfigurations­datei als Einstellungs-­"Vorlage" für alle Benutzer des Rechners, die PhraseExpress das erste Mal starten.

Bei Betrieb von einem USB Speicher befinden sich die Konfigurations­datei stets im Programm­verzeichnis und wird nicht auf dem Gastrechner gespeichert.

bei schreib­geschützter Konfigurations­datei deaktiviert PhraseExpress den Menüpunkt "Einstellungen", um eine Fehl­konfiguration seitens unerfahrener Anwender zu verhindern.

 

pexdesktop.xml

Diese Datei beinhaltet die Einstellungen von Desktopmenüs mit Koordinaten, Fenstergrößen und Einstellungen.

Bei Verwendung eines SQL Servers werden die Desktopmenü- Daten nicht in diese Datei, sondern in der SQL Textbaustein­datenbank getrennt für jeden Benutzer gespeichert.

Persönliches Anwendungs­datenverzeichnis:

C:\Users \Benutzer \AppData \Roaming \PhraseExpress\

phrases_cache.pxp

Textbaustein­dateien mit Namenzusatz "_cache" und einem zufälligen Code beinhalten jeweils den letzten Stand der Textbaustein­datei.

Bei nicht verfügbarer Original- Textbaustein­datei (zum Beispiel bei einer unterbrochenen Netzwerk­verbindung), nutzt PhraseExpress diese Datei temporär, bis die Originaldatei wieder zur Verfügung steht.

Temporäre Dateien werden von PhraseExpress verwaltet und dürfen nicht eigenhändig geändert oder verschoben werden.

Der Netzwerkcache ist nicht für Textbaustein­dateien erforderlich, die auf der lokalen Festplatte gespeichert sind, weil diese ständig verfügbar sein sollte.

/PhraseExpress­Backup/*

Sofern kein abweichender Dateipfad für die Datensicherung gewählt wurde, erstellt PhraseExpress im Anwendungs­daten­verzeichnis Daten­sicherungen der letzten 99 Änderungen lokaler Textbaustein­dateien.

Schutz gegen Fehlbedienung

Die PhraseExpress Benutzeroberfläche lässt sich zum Schutz vor Bedienfehlern einschränken:

Einschränkung Konfiguration

Ändern der Programm­einstellungen sperren

Bearbeiten von Textbausteinen sperren

  • Starten Sie das PhraseExpress Programm mit dem Kommandozeilenparameter -noedit
  • Setzen Sie einen Datei- Schreibschutz auf die Textbaustein­datei(en).
  • Bei Verwendung des PhraseExpress Server oder eines SQL Servers entfernen Sie im Register "Monitor" des (SQL) Client Managers für die entsprechenden Anwender das Häkchen in der Spalte "S".

Kommandozeilenparameter

Programmdatei

PhraseExpress kann mit Kommandozeilenparametern gestartet werden, um bestimmte Funktionen aufzurufen.

Kommandozeilenparameter Erläuterung

-DEBUG

Erstellt auf dem Desktop einen Dateiordner "Debug_PhraseExpress" und eine Datei Debug_PhraseExpress_Datum_Uhrzeit.txt , die Informationen enthält, um uns bei der Fehlersuche zu helfen, wenn es beim Betrieb zu Problemen kommt. Senden Sie uns diese Datei auf Anfrage. Sie können Sie zuvor mit Notepad öffnen und auf vertrauliche Informationen prüfen und diese gegebenenfalls entfernen.

Zusätzlich wird ein weiteres Register in den PhraseExpress Einstellungen eingerichtet, das den Inhalt der debug.txt Datei anzeigt.

Diese Option sollte nicht im normalen Betrieb eingesetzt werden, weil die debug.txt Datei sehr groß werden kann und PhraseExpress verlangsamt.

Diesen Fehlersuchmodus können Sie auch ohne Kommandozeilenparameter mittels gedrückter SHIFT-Taste während des PhraseExpress Programmstarts aktivieren.

-CONFIGFILE=

Dieser Kommandozeilenparameter startet PhraseExpress mit einer im Dateipfad angegebenen Konfigurationsdatei.

Beispiel: PhraseExpress.exe -configfile=c:/meinedaten/meinekonfig.xml

Beim Beenden speichert PhraseExpress die aus der Konfigurationsdatei entnommenen Werte in die Konfigurationsdatei des Benutzers am üblichen Dateispeicherort.

-READONLY

PhraseExpress lädt die Textbausteindateien, als ob sie schreibgeschützt sind und entfernt alle Menübefehle und Optionen zum Erstellen oder Ändern von Textbausteinen aus der Benutzeroberfläche.

-NOSETTINGS

Entfernt alle Menübefehle zum Ändern von Programmeinstellungen.

-NOEXIT

Entfernt den Menübefehl zum Beenden von PhraseExpress aus dem Startleistensymbol.

-PORTABLE

Startet PhraseExpress im portablen Modus, auch wenn PhraseExpress nicht von einem USB Speichermedium gestartet wurde.

-LICENSE=…

Zur automatisierten Registrierung des Lizenzschlüssels bei Einzelplatzinstallationen (ohne Server).

Auf Anfrage tauschen wir separate Lizenzschlüssel (25+) in einen einzelnen Lizenzschlüssel, der für die entsprechende Anzahl Installationen verwendet werden kann.

Verwenden Sie diesen Kommandozeilenparameter nicht bei Einsatz eines PhraseExpress oder SQL Servers. In diesem Fall werden die Lizenzschlüssel zentral im (SQL) Client Manager registriert.

-SHUTDOWN

Beendet PhraseExpress. Damit können zum Beispiel Backupanwendungen vor dem Erstellen einer Dateisicherung der Textbausteindatei PhraseExpress programmgesteuert herunterfahren.

Installationsdatei

Videoanleitung

Die PhraseExpress Installationsdatei kann zwecks Übergabe bestimmter Parameter und Einstellungen mit Kommandozeilenparametern gestartet. Dies ist interessant für die automatisierte Softwareverteilung im Unternehmensnetzwerk:

/SILENT, /VERYSILENT, /SUPPRESSMSGBOXES

Unterdrückt bei der Installation den Installationsassistenten und etwaige Hinweisdialoge.

/SQLSERVER=XY|Server:Laufwerk:Pfad\phrases.pexsql

Übergibt der Installationsroutine den Speicherort der SQL Datenbank. Ersetzen Sie die Platzhalter "X" und "Y" entsprechend Ihrer SQL Konfiguration:

  • X=0 bei Benutzerauthentifizierung seitens des SQL Servers.
  • X=1 bei Benutzerauthentifizierung durch die Windows Benutzeranmeldung.
  • Y=0 bei Verwendung eines Firebird SQL Servers.
  • Y=1 bei Verwendung eines Microsoft SQL Servers.

Folgendes Beispiel definiert eine Microsoft SQL Serverbindung mit Windows Benutzerauthentifizierung:

/SQLSERVER=11|myserver.mydomain.org:d:mydata\phrases.pexsql

/SQLLICENSE=XY|Server:Laufwerk:Pfad\license.pexlic

Bei Verwendung von Kommandozeilenparameter /SQLSERVER sucht PhraseExpress an der gleichen Position nach der Lizenzdatenbank.

Wenn die Lizenzdatenbank in ungewöhnlichen Konfigurationen getrennt von der Textbausteindatenbank gespeichert ist, geben Sie mit zusätzlichen Kommandozeilenparameter /SQLLICENSE den Lizenzdatenbankpfad an.

Ersetzen Sie die Platzhalter "X" und "Y" entsprechend Ihrer SQL Konfiguration:

  • X=0 bei Benutzerauthentifizierung seitens des SQL Servers.
  • X=1 bei Benutzerauthentifizierung durch die Windows Benutzeranmeldung.
  • Y=0 bei Verwendung eines Firebird SQL Servers.
  • Y=1 bei Verwendung eines Microsoft SQL Servers.

Folgendes Beispiel verbindet mit einem, hier mittels IP Adresse definierten, Firebird SQL Server und SQL Server Benutzerauthentifizierung:

/SQLLICENSE=00|192.168.123.251:d:daten\license.pexlic

/SERVER=IP Addresse:Port

Übergibt bei Verwendung des PhraseExpress Servers die IP Adresse und Port des PhraseExpress Servers.

Beispiel: /SERVER=192.168.100.223:1026

/ServerUDPPort=Portnummer

Bei automatischer PhraseExpress Serversuche sendet die Arbeitsplatzinstallation UDP broadcast polls über UDP Port 1037. Diesen Port können Sie über diesen Kommandozeilenparameter anpassen.

Beispiel: /ServerUDPPort=1062

/ListenUDPPort=Portnummer

Nachdem der PhraseExpress Server einen UDP broadcast poll erhalten hat, schickt der PhraseExpress Server seine IP Adresse über den mit diesem Kommandozeilenparameter konfigurierbaren UDP Port zurück.

Beispiel: /ListenUDPPort=1035.

Folgende Kommandozeilenparameter sollten nicht bei Verwendung eines PhraseExpress oder SQL Servers verwendet werden, weil dies Einstellungen zentral über der Client Manager vorgenommen werden:

/LICENSE=Lizenzschlüssel

Übergibt Stand-Alone Installationen den Lizenzschlüssel zwecks automatisierter Registrierung.

Jede Installation benötigt einen separaten Lizenzschlüssel. Auf Anfrage erstellen wir bei Kauf ab 25 Lizenzen auch einen einzelnen Lizenzschlüssel für die Registrierung der entsprechenden Anzahl mehrerer Installationen.

/PHRASEFILE=D:\pfad\dateiname.pxp

Übergibt Stand-Alone Installationen den Textbausteindateipfad. Verwenden Sie diesen Kommandozeilenparameter nicht bei Verwendung mit einem PhraseExpress Server oder SQL Server!

/NOSTATS deaktiviert die Statistikfunktion.

/NOCONFIG deaktiviert den Zugriff auf Programeinstellungen zum Schutz vor Fehlkonfiguration seitens unerfahrener Anwender.

/NOEDIT deaktiviert das Erstellen/Ändern von Textbausteinen.

Das für PhraseExpress verwendete Installationsmodul "InnoSetup" bietet weitere Kommandozeilenparameter.

Makrofunktionen

Besuchen Sie die Seite "Makrofunktionen".

Programmeinstellungen

Besuchen Sie die Seite "Einstellungen".

Fehlersuche

Besuchen Sie die Seite "Fehlersuche".

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