PhraseExpress v12 - Dokumentengenerator Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Systemvoraussetzungen

Der Dokumentengenerator hat folgende Systemvoraussetzungen:

  • PhraseExpress Enterprise Edition v12 (Download). Der Dokumentengenerator kann ohne Lizenz unverbindlich getestet werden.
  • Installiertes Microsoft Word/Office.

Verwendung

Videodemonstration

Mit dem Dokumentengenerator erstellen Sie komplette Dokumente aus einer Textbausteinliste, die Sie mit wenigen Mausklicks aus Ihren Textbausteinen zusammenstellen:

Dokumente generieren

Dank der Implementierung des Dokumentengenerators als Makrofunktion kann dieser mit anderen PhraseExpress Makrofunktionen kombiniert werden und ist auch nicht auf die "Dokumenterstellung" beschränkt.

Dokumenterstellung

  1. Rufen Sie einen Textbaustein auf, der die {#DOCGEN …} Makrofunktion beinhaltet.
  2. Damit öffnet sich der oben gezeigte Dokumentengenerator. Demovolagen für den Dokumentengenerator können Sie von unserer Internetseite kostenlos herunterladen.
  3. Ziehen Sie die gewünschten Textbausteine von der linken Seite in die rechtsseitige Textbausteinliste. Sie können Textbausteine auch einfach doppelklicken oder mit den Pfeiltasten arbeiten.
  4. Klicken Sie OK, um das Dokument in eine zuvor geöffnete Zielanwendung einzufügen oder speichern Sie es in eine Datei.

Vorschaufunktion

  1. Markieren Sie in der Textbausteinliste alle Textbausteine, die für die Dokumentvorschau berücksichtigt werden sollen
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau.
  3. PhraseExpress öffnet ein Fenster mit der Vorschau der zuvor ausgewählten Elemente der Textbausteinliste.

Klicken auf Vorschau bei gedrückter STRG-Taste wählt die vollständige Textbausteinliste.

Dokumentvorlagen

Einmal erstellte Textbausteinlisten können für eine zukünftige Wiederverwendung als Vorlage gespeichert werden.

Der Clou: Der Dokumentengenerator speichert Dokumentengenerator-Vorlagen in Form eines gewöhnlichen Textbausteins mit einer Kette von {#INSERT …} Makrofunktionen, die Textbausteine entsprechend der erstellten Textbausteinliste abrufen und damit das Dokument erzeugen.

Diese Vorlage-Textbausteine, die in dem, mittels Parameter -TEMPLATESFOLDER definierten Textbausteinordner gespeichert werden, können Sie auch ohne Dokumentengenerator direkt aufrufen oder mittels {#INSERT …} Makrofunktion innerhalb anderer Textbausteine wiederverwenden.

Die Schnellsuche oben links im Dokumentengenerator findet Textbausteine auch in großen Textbausteindatenbanken innerhalb weniger Tastendrücke:

  1. Rufen Sie den Dokumentengenerator auf.
  2. Nach Tippen einiger Buchstaben wechselt der Fokus automatisch in die Schnellsuche, die den gewünschten Textbaustein bereits während des Tippvorgangs eingrenzt.
  3. Drücken Sie einmal Pfeil-Ab, um in das Suchergebnis zu wechseln und Pfeil-Rechts zum Übernehmen des aktuell markierten Textbausteins in die Textbausteinliste.
  4. Mit ENTER wird das Dokument generiert und ausgegeben.

Fertig!

 

Die ESC-Taste löscht die aktuelle Sucheingabe, und der vollständige Textbausteinbestand wird wieder angezeigt.

Einrichtung

Der Dokumentengenerator wird in PhraseExpress über die Makrofunktion {#DOCGEN …} aufgerufen:

  1. Erstellen Sie einen neuen Textbaustein.
  2. Fügen sie im Textbausteininhaltsfeld die Makrofunktion {#DOCGEN …} über den Menübefehl Makros » Textbausteinverwaltung » Dokumentengenerator hinzu.
  3. Definieren Sie zum Aufruf des neuen Textbausteins optional eine Tastenkombination oder einen Autotext. Alternativ lässt sich der Textbaustein natürlich auch über das Textbausteinmenü des Startleistensymbols aufrufen.

Fertig!

Optionale Parameter

{#DOCGEN -TITLE Fenstertitel -PHRASESFOLDER Autotext -TEMPLATESFOLDER Autotext -DEFAULTTEMPLATE Autotext -FILE Zieldatei.doc(x) -FILETEMPLATE Wordvorlagendatei.dot(x)}

Parameter Erläuterung

-TITLE

Definiert den Titelzeilentext des Dokumentengenerator-Fensters.

-PHRASESFOLDER

Definiert den Textbausteinordner/-datei über seinen Autotext, der als Wurzelelement in der linksseitigen Baumansicht angezeigt wird.

Damit begrenzen Sie die Textbausteinauswahl auf der linken Seite des Dokumentengenerator auf einen bestimmten Teil Ihres Textbausteinbestands.

Ohne diesen Parameter werden alle Textbausteine aller Textbausteindateien (ohne Systemordner) zur Auswahl angeboten.

-TEMPLATESFOLDER

Definiert den Textbausteinordner per Autotext, in dem neu erstellte Vorlagen gespeichert werden. Ohne diesen Parameter werden Vorlagefunktionen aus dem Dokumentengenerator ausgeblendet.

-DEFAULTTEMPLATE

Wählt eine bereits erstellte Vorlage anhand ihres Autotexts vor. Die geladene Textbausteinliste kann dann noch geändert werden.

-FILE

Bei Angabe einer .txt/.rtf/.doc(x) Zieldatei speichert der Dokumentengenerator das generierte Dokument direkt in eine Datei, statt es in ein Zielprogramm einzufügen. NEU

Wenn nur ein Pfad ohne Dateiname angegeben wird, dann öffnet sich ein "Speichern Unter" Dialog mit dem Pfad als Vorgabe.

-FILETEMPLATE

Definiert eine .dot(x) MS Word Vorlagendatei, die zum Generieren des Dokuments verwendet wird. Wenn ein Pfad ohne Dateinamen angegeben wird, dann wird im Dokumentengeneratorfenster eine Vorlagenauswahl gezeigt. NEU

-SEQUENTIAL

gibt das Dokument schrittweise aus, statt diese intern vor dem Einfügen zusammenzufassen.

Fehlersuche

Fehlt in Ihrer Textbausteindatei ein Beispiel zur Verwendung des Dokumentengenerators?

Laden Sie einfach die Dokumentengenerator Beispieldatei kostenlos von unserer Internetseite herunter.

Fehlt die Vorlagenfunktion?

Wenn das Vorlagen-Auswahlmenü im Dokumentengenerator-Fenster fehlt, dann wurde dies von PhraseExpress explizit aus einem der folgenden Gründe ausgeblendet:

  • Es wurde kein Parameter -DEFAULTTEMPLATE zusammen mit einem Autotext für einen Textbausteinordner angegeben, der die Vorlagen aufnehmen soll.
  • Sie haben keine Schreib(!)rechte auf den Textbausteinordner, der die Vorlagen enthalten soll.
  • Prüfen Sie auch, ob PhraseExpress generell Schreib-, bzw. Bearbeitungsrechte hat (Siehe PhraseExpress Clienthandbuch).

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