Textbausteine verwalten

PhraseExpress verwaltet Textvorlagen inklusive Textformatierung, Bilder und Tabellen:

Hauptprogrammfenster

PhraseExpress organisiert Textbausteine übersichtlich in einer hierarchischen Ordnerstruktur. Diese lassen sich blitzschnell per Tastenkombination oder Autotext-Abkürzung abrufen.

Alternativ stehen die Textbausteine in einem praktischen Auswahlmenü bereit:

Textbausteinmenü

Textbausteine im Netzwerk nutzen

Alle Mitarbeiter im Unternehmen können gemeinsam auf Textbausteine im Netzwerk zugreifen.

Die zentrale Textbausteinverwaltung gewährleistet einen aktuellen Stand auf allen Arbeitsplätzen.

Zugriffsrechte lassen sich für jeden Textbaustein separat einstellen:

Zugriffsrechte

Vorteile
  • Jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf für ihn relevante Textbausteine.
  • Das Ändern der Textbausteine lässt sich auf bestimmte Benutzergruppen beschränken.

Flexible Textbausteinverwaltung

PhraseExpress kann mehrere Textbausteindateien und -datenbanken gleichzeitig laden:

Beschränkung auf bestimmte Programme

Textbausteine können auf bestimmte Programme beschränkt werden:

Programmbeschränkung

Arbeiten Sie zum Beispiel an einem juristischem Dokument, erkennt PhraseExpress dies automatisch anhand des Dokumententitels und aktiviert thematisch geeignete Textbausteine automatisch. Wechseln Sie in Ihre Emailanwendung, zeigt PhraseExpress Antwortvorlagen für die E-Mailkorrespondenz.
Vorteile
  • Schnelleres Arbeiten dank aufgeräumter, themenbezogener Textbausteinmenüs.
  • Mehr Komfort, da die manuelle Auswahl der Textbausteindatenbanken entfällt.
  • Weniger Fehler, da irrelevante Textbausteine gar nicht erst zur Auswahl stehen.

Import bestehender Dokumente

Bestehende Textdateien importieren Sie kinderleicht mit der Maus durch Hineinziehen der Dateien in das Programm:

Import per Drag & Drop

 

PhraseExpress kann Excel- und CSV-Dateien zeilen- und spaltenweise importieren:

CSV und Excel Import

 

Mit PhraseExpress lassen sich sogar ganze Dateiverzeichnisse in PhraseExpress überführen:

Dateiverzeichnisimport

Unterstützte Textdateien werden inklusive der Ordnerstruktur importiert. Für jede Datei, bzw. Dateityp lässt sich separat das Einbetten oder die Verknüpfung der externen Daten auswählen.

Mehrsprachige Textbausteine

Für Anwender, die häufig zwischen mehreren Sprachen bei der Arbeit wechseln, sind die mehrsprachigen Textbausteine genau die richtige Funktion.

Die Textbausteinstruktur kann mit einem Tastendruck auf eine andere Sprache gewechselt werden.

Corporate Identity Anpassung im Nu

Mit PhraseExpress v13 können Sie das Erscheinungsbild aller RTF Textbausteine in einem Rutsch anpassen:

Schriftartenaenderung

Anwendungsbeispiele
  • Ändern Sie bestimmte Schriftformatierungen oder Schriftgrößen mehrerer Textbausteine.
  • Vereinheitlichen Sie unterschiedliche Schriftarten/-größen auf einen Standard.
  • Passen Sie die Formatierung für alle Textbausteine oder für einen bestimmten Textbausteinordner an.

Komfortable Makrobearbeitung

Die Erstellung von Makrofunktionen erfordert keine Programmierkenntnisse. Die dialoggestützte Makroeingabe steht sogar bei verschachtelten Makrofunktionen zur Verfügung:

Makrobearbeitung

Mit einem Doppelklick öffnet sich der Makroeingabedialog des verschachtelten Makros zur einfachen Anpassung der Parameter.

Textbausteinverknüpfungen

Textbaustein-Verknüpfungen funktionieren ähnlich wie Dateiverknüpfungen im Windows Explorer und ermöglichen die redundanzfreie Wiederverwendung von Textbausteine in verschiedenen Textbausteinordnern:

Verknuepfungen

Anwendungsmöglichkeiten:
  • Nutzen Sie Textbausteine in verschiedenen Textbausteinordnern, ohne diese doppelt speichern zu müssen.
  • Fassen Sie Textbausteine aus unterschiedlichen Textbausteinordnern in einem weiteren Textbausteinordner zusammen.
  • Verwenden Sie Textbausteine in einen weiteren Ordner mit abweichender Sortierung.
  • Der System-Textbausteinordner "Zuletzt verwendet" verwendet zur Redundanzvermeidung nun ebenfalls Verknüpfungen.